Sistema de Gestão Eletrônica

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Secretariado
Sistema de Gestão Eletrônica
GED: conceito, benefícios e aplicabilidade
Geralmente, ao falar em arquivos, pensa-se primeiramente naqueles grandes arquivos de
aço que eram muito comuns nas empresas ou até mesmo em arquivos menores com algumas
gavetas. Porém, cada vez mais as organizações estão optando por gerenciar arquivos
eletronicamente. Os formatos de arquivos foram evoluindo à medida que o tempo passou, assim
como tantas outras ferramentas utilizadas no contexto das organizações.
Tal fato ocorreu por diversas necessidades, sendo uma delas o espaço físico, que está
cada vez mais escasso. Uma outra necessidade é a de localizar com mais rapidez os
documentos arquivados, o que possibilita realizar as atividades com mais agilidade. Por isso,
existem muitas empresas que oferecem serviços de gestão eletrônica de documentos (GED).
Conceito
Com a utilização da tecnologia para realizar tarefas de organização e gerenciamento de
informações, logo pensa-se no uso de computadores. Por meio deles, são gerenciados sistemas
e base de dados com a finalidade de organizar arquivos.
A GED é uma forma de arquivar, organizar e controlar os arquivos digitais em uma
empresa. Além disso, tal forma de gerenciamento de arquivos pode ter origem em arquivos
físicos que passarão por um processo para se tornarem digitais.
Conforme Reis e Santos (2015), “GED é um conjunto de procedimentos informatizados
com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental”. Portanto, o gerenciamento
eletrônico de documentos é feito por meio de algumas etapas que resultarão na informatização
dos documentos.
Você verá neste material as tecnologias de automação de arquivos que fazem parte da
GED. São elas:
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 Document management (DM)
 Document imaging (DI)
 Records and information management (RIM)
 Workflow
DM
O document management (DM) refere-se ao gerenciamento de documentos digitais, pois,
quando os documentos são criados eletronicamente, eles devem ser gerenciados. Então, o DM
controla quem acessa os documentos, gerando mais segurança aos arquivos. Além disso, ele
atribui localizadores lógicos, ou seja, indexação, que nada mais é do que a classificação e a
ordenação dos documentos. 
Assim, o DM controla as versões da documentação, além das datas em que foram
realizadas alterações nos documentos e quem as realizou, ou seja, identifica os usuários.
Portanto, essa tecnologia também mantém um histórico dos documentos controlados por ela.
Tanto para o profissional de secretariado quanto para a organização, o DM pode ser de
grande valia, pois auxilia no controle e na organização de documentos digitais.
DI
Assim como os documentos de texto, as imagens também devem ser arquivadas
adequadamente. Para tanto, existe o document imaging (DI), que gerencia as imagens digitais. A
tecnologia de imagem é utilizada com o intuito de gerar mais rapidez à busca, ao manuseio e ao
encaminhamento da documentação, pois existe uma grande quantidade de documentos em
papel ou em microfilmagem.
O DI gerencia o arquivamento e a recuperação de documentos por meio de programas,
utilizando ferramentas específicas para captar, armazenar, visualizar, distribuir e imprimir
imagens da documentação. 
Existe uma grande diferença entre digitalização e digitação. A primeira consiste em utilizar
equipamentos que façam o escaneamento dos documentos para que estes estejam disponíveis
em meio digital. A segunda é o ato de digitar textos por meio de um teclado físico ou virtual.
O termo “digitalização” deve ser pensado aqui como “transformar um arquivo físico em um
arquivo eletrônico”, pois é exatamente o que acontece. 
A transformação ocorre da seguinte forma: as imagens dos documentos são captadas por
meio de equipamentos chamados de scanners. O trabalho dos scanners é converter a
documentação física – seja ela de papel, seja de microfilme – em uma imagem digital. 
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Segundo Reis e Santos (2015), a mídia que foi gerada é “um mapa de bits (dígitos
binários), não existindo uma codificação por caracteres”. Eis mais uma grande diferença entre
digitalização e digitação: a digitação é codificada por meio das letras disponíveis em um teclado.
O processo de digitalização que faz parte de DI é definido por Reis e Santos (2015) como
“a reprodução, por varredura eletrônica, de documentos já existentes em outros suportes,
permitindo a visualização do documento em um terminal ou a sua impressão em papel”. Com
isso, diversas maneiras diferentes de acesso à informação tornam-se possíveis, pois o produto
gerado por meio da digitalização – ou seja, a mídia digital gerada – poderá ser disponibilizado na
Internet e na intranet da organização. 
Atualmente, muitas empresas já mantêm diversos documentos disponíveis para os
colaboradores dentro da própria intranet, principalmente quando existe uma padronização de
documentos na organização que deve ser seguida pelos colaboradores. Portanto, os
documentos devem ser acessíveis, para que todos possam utilizá-los rapidamente e de forma
padronizada.
Um exemplo é o documento de solicitação de benefícios (como vale-transporte, vale-
refeição, plano de saúde etc.). Ele pode ser disponibilizado na intranet das empresas para que
seja preenchido pelos colaboradores interessados em adquirir algum dos benefícios. Então, o
colaborador acessa o arquivo digital, o preenche e o envia ao setor responsável. 
O exemplo citado refere-se a um processo de solicitação de benefícios que se tornou mais
ágil devido à disponibilidade dos documentos em meio digital. Se os colaboradores precisassem
dirigir-se ao setor, solicitar o documento para preenchê-lo, preenchê-lo e depois devolvê-lo, o
processo já seria muito mais demorado. Percebe-se, assim, que a digitalização é muito bem
vista na maioria das organizações porque facilita os processos, agilizando o fluxo de trabalho.
Porém, antes de digitalizar os documentos, o estado de conservação deles deve ser
observado. Caso a empresa disponibilize aos colaboradores o contrato social original, por
exemplo, ela deverá verificar se ele está legível para que possa proceder à digitalização. O
contrato social fica disponível às vezes porque existem muitos setores ou departamentos que
precisam dele para fins de cadastro com outras empresas, por exemplo. Ainda assim, é possível
disponibilizá-lo com acesso restrito, no qual somente os setores autorizados podem acessar
determinados documentos.
O importante é que os documentos mais antigos recebam um tratamento: desde
desamassar as páginas até retirar clipes e grampos. Além disso, o documento deve estar o mais
limpo possível, auxiliando na qualidade da digitalização.
Após o processo de tratamento dos papéis, eles são digitalizados com o auxílio do scanner
e arquivados digitalmente no sistema de GED para que fiquem disponíveis aos colaboradores e
aos usuários.
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Veja a seguir a imagem do processo de digitalização:
Figura 1 – Processo de digitalização
Fonte: Reis; Santos (2015).
Até aqui você viu exemplos de digitalização de documentos realizadas dentro das próprias
organizações. Porém, imagine aquelas empresas que emitem muitos documentos e não têm
estrutura para digitalizar todos eles.
Um hospital, por exemplo, gera dezenas ou centenas de prontuários, fichas e exames de
pacientes. Imagine todos os documentos do estabelecimento guardados por anos, pois quando
não existia tecnologia de GED não havia como digitalizar todos eles.
Muitas instituições estão conseguindo transformar seus arquivos de papel em arquivos
digitais, e, para tanto, nem sempre é necessário ter estrutura e pessoal disponíveis, pois existem
empresas que realizam esse serviço para empresas e instituições que não conseguem realizá-
lo.
Como é, de fato, o trabalho nessas empresas?
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Você sabe como a GED funciona na prática? Clique no vídeo a seguir e observe um
exemplo.
As empresas que prestam serviços de GED são contratadas pelos clientes e geralmente
ficam responsáveis pelo transporte dos documentos e pela devolução ou pela incineração
destes, com todos os riscos previstos (como divulgação de informações) nos contratos firmados
entre os clientes e as empresas prestadoras de serviços de GED. Além disso, existe um termo
de confidencialidade dos dados que é assinado por tais empresas, as quais se comprometem a
não divulgar informações ou deixá-las acessíveis a outras pessoas. 
O processo basicamente consiste no transporte dos volumes de documentos até um
armazém ou um depósito que ficará guardando os documentos até que eles sejam tratados,
digitalizados e disponibilizados na plataforma de GED. As empresas que prestam esse serviço
têm pessoas qualificadas para desenvolver as atividades de separação, tratamento,
digitalização, indexação e disponibilização da documentação. 
O fim do processo, ou seja, depois que tudo estiver disponível em ferramenta de GED, é
incinerar os documentos. Geralmente, as empresas optam por incinerar os arquivos, pois o
custo para devolver a documentação pode ser muito alto. Inclusive, parte-se do princípio de que,
depois que a documentação foi digitalizada, não será mais necessário fazer a guarda dela. 
RIM
O records and information management (RIM) gerencia o ciclo de vida da documentação
por meio automatizado, utilizando softwares específicos, seja qual for a mídia em que o
documento se encontra. Essa gestão informatizada passa pela elaboração, pelo
armazenamento, pelo processamento, pela manutenção, pela disponibilização e até pelo
descarte da documentação. O controle é feito categorizando os documentos e utilizando as
tabelas de temporalidade.
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Perceba o quanto a tecnologia trabalha pelo homem. Em uma pequena empresa, por
exemplo, o processo até poderia ser mais fácil, pois poderia ser feito manualmente. Contudo,
grandes empresas precisam controlar os documentos e saber quais podem ser descartados,
mesmo que digitalmente. Seria muito complicado fazer o controle manual, talvez até impossível.
Workflow
Workflow é o gerenciamento dos fluxos de trabalho, ou seja, é a ferramenta que permite
gerenciar de forma ágil todos os processos de negócio das organizações. Ele permite
acompanhar constantemente as atividades. Além disso, por meio dele é possível obter um
aumento de produtividade objetiva e seguramente. O sistema de workflow também permite
integrar diversas ferramentas e tecnologias específicas.
A ferramenta de workflow é muito utilizada para observar todo o fluxo que o documento
percorre dentro de uma organização. Um exemplo constante nas empresas é utilizar o
workflow como uma ferramenta de protocolo, na qual o documento é enviado de um
departamento para o outro, e a cada mudança é designado um status para aquele documento.
Isso quer dizer que, se for uma solicitação de compra que precisa ser validada por alguns
setores, o documento vai sendo encaminhado e validado pelos setores correspondentes até
chegar com todas as autorizações ao setor de compras, tudo por meio eletrônico, agilizando os
processos de trabalho.
Além disso, o workflow garantirá ao remetente do documento consultar o setor onde este
se encontra para que possa controlar a cobrança em algum setor específico. O mais adequado é
que o documento não permaneça muito tempo parado em um setor, mas, sim, siga o fluxo o
mais rápido possível para garantir a rapidez e a agilidade do processo.
Benefícios
Os benefícios da GED podem ser de vários tipos, pois ela auxilia diversos setores das
empresas, bem como ajuda na redução de papéis, o que impacta positivamente a relação das
empresas com o meio ambiente.
Ademais, reduzem-se também os custos com cópias, pois, muitas vezes, as empresas têm
o hábito de enviar cópia impressa para diversos departamentos. Com a utilização da GED, o
número de impressões diminui e, consequentemente, a economia é garantida.
Outro benefício é a rapidez, ou seja, a agilidade na localização dos documentos, pois
documentos físicos permanecem em arquivos que precisam ser acessados manualmente.
Muitos documentos físicos precisam ter um controle, que pode ser feito por meio de uma
planilha. Portanto, para acessá-los, é preciso consultar a planilha para verificar em qual arquivo
está o documento e depois ir até o arquivo e procurar a pasta onde o documento está. 
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Com a tecnologia de GED, é possível realizar uma busca pelo nome, pelo tipo, pelo
número (como o documento foi registrado). Localizando o documento, já é possível acessá-lo
imediatamente. 
A tecnologia de GED é tão útil que o usuário poderá acessar o documento de várias
formas, ou seja, pela intranet, pela Internet, pelas pastas da rede, enfim, por todos os canais
disponibilizados pela empresa. 
Além disso, com a utilização da GED, outro benefício é a liberação de espaços físicos onde
os arquivos ficavam. Portanto, a empresa ganhará espaço para utilizá-lo como melhor convier.
Por exemplo, muitas empresas não conseguem expandir por falta de infraestrutura. Tendo mais
espaço para alocar pessoas, as organizações conseguem expandir áreas e departamentos.
Inclusive, as áreas que muitas vezes são destinadas aos arquivos físicos podem ser
aproveitadas como áreas de lazer para os colaboradores da empresa (por exemplo, uma área
de leitura com uma biblioteca compartilhada). Tudo dependerá das necessidades de cada
empresa. Porém, é interessante descobrir novos usos para espaços antigos que não eram
utilizados antes.
Outro ponto que pode chamar muito a atenção das empresas para investirem em GED é
que, com a praticidade da ferramenta, a produtividade dos colaboradores pode aumentar. Isso
porque, em vez de perderem tempo fazendo buscas em arquivos físicos, os funcionários
poderão atender a outras demandas. 
Muitas vezes, quando um arquivo inativo precisava ser acessado, os funcionários tinham
que se organizar para ir até o arquivo e procurar determinado documento, o que levava tempo e
disposição, pois nem todas as empresas depositam os arquivos adequadamente. Então, se os
colaboradores não precisarem mais se deslocar para o arquivo, eles poderão produzir mais e,
consequentemente, gerar mais valor para as organizações.
Ainda, com a tecnologia de GED é possível ser mais ágil com relação ao atendimento a
outras organizações, sejam clientes externos, sejam fornecedores. Caso seja necessário, por
exemplo, encaminhar um documento ou acessar alguma informação, basta entrar na plataforma
e consultar o que se deseja. Assim, as empresas tornam-se mais ágeis no atendimento.
Imagine que você atua como profissional de secretariado e é designado a localizar um
contrato que está arquivado há anos. Sem a tecnologia de GED, você precisaria consultar
planilhas para verificar o local onde o documento está arquivado. Em contrapartida, utilizando a
GED, você poderia acessar o documento rapidamente e deixar a sua gestão satisfeita com tanta
agilidade.
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A diminuição da burocracia nas empresas também pode ser citada, pois muitas vezes são
necessários diversos documentos para fazer determinado processo. Com a utilização da GED,
tais documentos podem ser otimizados, e a burocracia e o tempo de resolução de problemas
são reduzidos.
Com certeza, existem diversos outros tipos de benefícios, pois cada organização tem suas
particularidades e suas necessidades. Portanto, a GED agrega muito para todos, e cada
empresa saberá aproveitar o máximo dessa ferramenta.
Aplicabilidade
Conhecendo os conceitos de GED, o profissional de secretariado pode colocar em prática
algumas das atividades vistas até o momento. Mesmo que você não tenha todas as ferramentas
citadas, comece a pensar emcomo você pode contribuir para a digitalização de documentos. 
Caso você tenha somente arquivos físicos, analise quais deles poderiam se transformar em
arquivos digitais, observando sempre o tempo de guarda dos documentos e a necessidade de
ter a documentação original.
Por exemplo, as correspondências que são recebidas e emitidas pela organização onde
você atua podem ser mantidas em formato digital. Assim, você já reduz um pouco de papel na
sua área de trabalho. Converse com a sua gestão para alinhar o que vocês julgam realmente
necessário manter como arquivo físico.
Quanto às correspondências emitidas, caso sejam guardadas em arquivo digital, você
poderá imprimi-las se for necessário. Além disso, é muito comum que as correspondências
sejam encaminhadas por correio eletrônico, o que já foi um avanço tanto para a economia de
impressões quanto para a agilidade e a rapidez no envio dos documentos.
Ademais, as assinaturas digitais já são muito utilizadas em empresas privadas e em alguns
órgãos públicos. A Junta Comercial do Estado do Rio Grande do Sul, por exemplo, já
automatizou seus processos e hoje recebe documentação por meio digital. Portanto, para fazer
uma solicitação, basta se cadastrar e enviar os documentos de forma on-line para que sejam
analisados e recebam o parecer por meio eletrônico também.
Existem leis que dispõem sobre a digitalização e a informatização de documentos (públicos
ou privados) e prontuários médicos.
Sendo assim, você, como profissional de secretariado, poderá auxiliar a sua gestão no
momento de aplicar a GED, pois é fundamental saber o que as leis específicas preconizam.
Aliás, caso você venha a trabalhar na área da saúde, também é importante conhecer a
legislação específica, pois já existem muitos hospitais, clínicas e profissionais médicos que
atuam com o prontuário eletrônico.
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Já é uma realidade que cada vez mais os papéis serão eliminados, seja qual for o motivo
(praticidade, economia, redução de impacto no meio ambiente etc.).
Observe as leis a seguir:
A Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de
documentos em meios eletromagnéticos:
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a
reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.
Art. 2º (VETADO).
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de
documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto
nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos
estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de
valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei
nº 13.874, de 2019)
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o
disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento
original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos
armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela
Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito
jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de
1968, e de regulamentação posterior. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
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§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização,
Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja
reprodução conterá código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º
deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no
sistema financeiro nacional. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico,
que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a
técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a
presença de tais requisitos. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da
confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de
certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-
los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que
utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou
equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização,
permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Art. 5º (VETADO).
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de
acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 7º (VETADO).
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República.
DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
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Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
A Lei n.º 13.787, de 27 de dezembro de 2018, dispõe sobre a digitalização e a utilização de
sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de
paciente.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1º A digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o
armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente são regidas por esta Lei e pela Lei nº
13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 2º O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a
assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.
§ 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos
documentos originais.
§ 2º No processo de digitalização será utilizado certificado digital emitido no âmbito da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito.
§ 3º O processo de digitalização deve obedecer a requisitos dispostos em regulamento.
Art. 3º Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização,
observados os requisitos constantes do art. 2º desta Lei, e após análise obrigatória de comissão
permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para
essa finalidade.
§ 1º A comissão a que se refere o caput deste artigo constatará a integridade dos
documentos digitais e avalizará a eliminação dos documentos que os originaram.
§ 2º Os documentos de valor histórico, assim identificados pela comissão aque se refere o
caput deste artigo, serão preservados de acordo com o disposto na legislação arquivística.
Art. 4º Os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do
acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.
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Parágrafo único. Os documentos oriundos da digitalização de prontuários de pacientes
serão controlados por meio de sistema especializado de gerenciamento eletrônico de
documentos, cujas características e requisitos serão especificados em regulamento.
Art. 5º O documento digitalizado em conformidade com as normas estabelecidas nesta Lei
e nos respectivos regulamentos terá o mesmo valor probatório do documento original para todos
os fins de direito.
§ 1º Para fins do disposto no caput deste artigo é mandatório que a guarda, o
armazenamento e o manuseio dos documentos digitalizados também estejam em conformidade
com as normas estabelecidas nesta Lei e nos respectivos regulamentos.
§ 2º Poderão ser implementados sistemas de certificação para a verificação da
conformidade normativa dos processos referida no caput deste artigo.
Art. 6º Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os
prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.
§ 1º Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou
digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos
e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e
probatórios.
§ 2º Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.
§ 3º O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a
confidencialidade das informações.
§ 4º A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na
forma de regulamento.
§ 5º As disposições deste artigo aplicam-se a todos os prontuários de paciente,
independentemente de sua forma de armazenamento, inclusive aos microfilmados e aos
arquivados eletronicamente em meio óptico, bem como aos constituídos por documentos
gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica.
Art. 7º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 27 de dezembro de 2018; 197º da Independência e 130º da República.
MICHEL TEMER
Torquato Jardim
Gustavo do Vale Rocha
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Você estudou neste material o conceito, os benefícios e o uso da GED e pôde perceber o
quanto é importante implantá-la nas empresas. Mesmo que a empresa onde você trabalhe seja
de pequeno porte, você pode utilizar um scanner, que muitas vezes é um recurso da própria
impressora. Com ele, você pode digitalizar alguns documentos e diminuir os arquivos físicos.
Inicie fazendo um planejamento e um levantamento dos tipos de documento que estão
arquivados em papel. Assim, você poderá organizá-los e definir quais deles serão digitalizados.
Faça um pequeno projeto e apresente-o para a sua liderança. Nele, você pode inserir todos
os benefícios que a GED pode oferecer. Caso a empresa tenha orçamento disponível, ela
poderá conhecer mais os conceitos de GED e até adquiri-la, principalmente se houver muitos
documentos arquivados ou para arquivar. Portanto, mostre-se proativo. Aproveite que você tem
acesso à gestão da empresa e dê essa sugestão.
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