Super Apostila Nota 11 Arquivologia Cap.4 Métodos de Arquivamento

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Super Apostila Nota11 
Capítulo 4 – Métodos de 
Arquivamento 
 
Prof. Blener Araujo Carvalho 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
1. Introdução e objetivos dessa apostila....................................... 3 
2. Sistema de Busca.................................................................. 3 
3. Métodos de Arquivamento...................................................... 4 
3.1 Métodos Básicos.................................................................. 6 
3.2 Métodos Padronizados.......................................................... 24 
4. Alfanumérico........................................................................ 25 
5. Tipos de Arquivamento.......................................................... 27 
6. Vamos praticar..................................................................... 27 
 
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1. Introdução e objetivos dessa apostila. 
 
Bom dia, Boa tarde, Boa Noite, Boa Madrugada amigo/amiga concurseiro! 
Neste capítulo vamos conhecer uma das matérias mais complicadas dentro 
do estudo da arquivologia. Daí você me pergunta: “Mas complicada por 
quê?” e eu te respondo, complicada porque é uma matéria muito técnica e 
cheia de detalhes para aprender, então o que o tio vai pedir de vocês é que 
tenham paciência e calma quando forem analisar os métodos de 
arquivamento, se atentem as suas características principais (bancas adoram 
misturar características e conceitos!), e que prestem bastante atenção aos 
exemplos que vou dar para vocês. 
Se não entenderem bem um método NÃO passem para o seguinte, 
estamos combinados? Então segura na mão do tio e vem! 
 
2. Sistemas de Busca 
Nível de cobrança em concurso: Grande 
 
Os métodos de arquivamento são divididos dentro de dois sistemas 
denominados SISTEMAS DE BUSCA. O primeiro grupo é o SISTEMA 
DIRETO, o segundo é o SISTEMA INDIRETO. 
SISTEMA DIRETO é o grupo composto pelos métodos que possibilitam a 
busca do documento sem o auxílio de qualquer instrumento de pesquisa ou 
qualquer outro auxílio. 
Ex.: Alfabético, Geográfico. 
SISTEMA INDIRETO é o grupo composto pelos métodos que necessitam 
de um instrumento de pesquisa para localizar os documentos. 
Ex.: Numérico (será necessária a utilização de um índice alfabético para 
encontrar o número que corresponde ao documento procurado). 
Atenção! O método alfanumérico não se encaixa em nenhum dos dois 
grupos citados. Por ser composto pela combinação de letras e números ele 
é considerado um método semi-indireto. 
3. Métodos de Arquivamento 
 
Quando decidimos organizar um arquivo passamos pela difícil decisão de 
escolher qual método vamos adotar, pois para fazer essa escolha é 
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necessário que o método seja adequado às finalidades da instituição. O 
método adequado irá possibilitar o eficiente acesso aos documentos, o que 
no final das contas, é o objetivo principal do arquivo. 
Cada método de arquivamento é determinado pela natureza dos 
documentos que serão arquivados e pela estrutura da instituição. 
Para a escolha do método é necessário analisar o documento levando em 
consideração: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a 
que se refere o documento), local, número, data e assunto. Com base 
nessas informações é necessário identificar qual desses elementos é o mais 
importante e mais procurado para localizar o documento. Dependendo do 
resultado, os documentos serão organizados em ordem alfabética, ordem 
geográfica, ordem numérica ou ordem cronológica. 
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Podemos dividir os métodos de arquivamento em Básicos e 
Padronizados: 
 
Obs.: Grave este desenho! Ele vai ajudar a memorizar todos os métodos de 
arquivamento! 
 
Olha como a banca pode te cobrar esse assunto: 
1. (IADES/Assistente Administrativo - CONAB) Em função do caráter 
integrado de algumas atividades de arquivo, julgou-se oportuno dividir em 
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cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: protocolo; 
expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; e, destinação. A esse 
respeito, o arquivamento preconiza um método que pode ser dividido em 
duas classes: básicos e padronizados. Considerando essa informação, 
assinale a alternativa que apresenta um método de arquivamento 
pertencente à classe padronizada. 
 a) Alfabético. 
 b) Geográfico. 
 c) Automático. 
 d) Ideográfico. 
 e) Numérico. 
 
Gabarito: Letra C. 
Percebeu como o desenho ajuda? Os métodos Alfabético, Geográfico, 
Ideográfico e Numérico pertencem a classe dos métodos Básicos. Somente 
o método Automático está na classe Padronizada. 
 
3.1 Métodos Básicos: 
Nível de concurso: Grande 
 
3.1.1 – Método alfabético 
O método alfabético é o mais simples e consiste na organização dos 
documentos em rigorosa ordem alfabética, seguindo todas as regras de 
alfabetação. O método é indicado caso o elemento do documento a ser 
considerado seja o nome. O método alfabético, por não necessitar de 
consultas em instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos 
é um método direto. 
As notações das guias podem ser abertas ou fechadas. Aberta: A, B, C, D, 
Aa, Ba, Ca, Ce, etc. Fechada: Aa-Al, Ba-Bi, Bi-Bu. 
Obs.: Notações das guias refere-se a identificação que será colocada em 
etiquetas ou divisórias de pastas! 
Vantagens do método alfabético: rápido, direto, fácil e barato. 
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Desvantagens do método alfabético: quando o volume de documentos é 
muito grande a quantidade de erros de arquivamento aumenta devido ao 
cansaço visual, fadiga e as diversas formas de grafia dos nomes. 
Para que o método alfabético seja corretamente aplicado é necessária a 
aplicação das regras de alfabetação. 
Regra 1: Considera-se primeiramente o último sobrenome e em seguida o 
prenome. 
Ex.: Alan Ferreira Pinto 
Maria Josefina Souza 
Anibal Gonçalo 
Paulo Teixeira 
Vítor Teixeira 
 
Arquivado: 1º - Gonçalo, Anibal 
 2º - Pinto, Alan Ferreira 
 3º - Souza, Maria Josefina 
 4º - Teixeira, Paulo 
 5º - Teixeira, Vítor 
Obs.: Quando os sobrenomes são iguais organizamos pelo prenome. 
 
Regra 2: Sobrenomes que possuam ligação por hífen ou que sejam 
compostos por substantivo + adjetivo não devem ser separados. 
Ex.: Fernando Castelo Branco 
 Paulo Vila-Lobos 
 Maria Monte Claro 
 
Arquivado: 1º - Castelo Branco, Fernando 
 2º - Monte Claro, Maria 
 3º - Vila-Lobos, Paulo 
 
Regra 3: Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou são 
seguem a regra 2, não se separam. 
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Ex.: Abgail Santa Clara 
 Barbára São Tadeu 
 José Santo Cristo 
 
Arquivado: 1º - Santa Clara, Abgail 
 2º - Santo Cristo, José 
 3º - São Tadeu, Bárbara 
Regra 4: As iniciais abreviadas em prenomes tem precedência na 
ordenação de sobrenomes iguais. 
Ex.: Abgail Araujo 
A. Araujo 
 Amanda Araujo 
 
Arquivado: 1º - Araujo, A. 
 2º - Araujo, Abgail 
 3ºAraujo, Amanda 
Regra 5: Os artigos e preposições como a, o, de, da, d’, e, uma, um não 
são considerados na ordenação. 
Ex.: Alberto de Almeida 
 Ricardo de Araujo 
 Arnaldo d’Andrade 
 Lucas da Câmara 
 
Arquivado: 1º - Almeida, Alberto de 
 2º - Andrade, Arnaldo d’ 
 3º - Araujo, Ricardo de 
 4º - Câmara, Lucas da 
 
Regra 6: Os sobrenomes que indicam grau de parentesco não são 
considerados na ordenação (Filho, Júnior, Sobrinho, Neto). 
Ex.: Arnaldo Araujo Filho 
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 Daniel Siqueira Júnior 
 André Matheus Ferreira Neto 
 
Arquivado: 1º - Araujo Filho, Arnaldo 
 2º - Ferreira Neto, André Matheus 
 3º - Siqueira Júnior, Daniel 
 
Regra 7: Os títulos serão colocados após o nome entre parênteses e não 
são considerados na alfabetação. 
Ex.: Ministro Fernando Henrique Cardoso 
 Dr. Pedro Campos 
 Prof. Jonas Araujo 
 
Arquivado: 1º - Araujo, Jonas (Prof.) 
 2º - Campos, Pedro (Dr.) 
 3º - Cardoso, Fernando Henrique (Ministro) 
 
Regra 8: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. 
Essa regra não se aplica a nomes espanhóis e orientais. 
Ex.: John Russo 
 George A. Romero 
 Sam Raimi 
 
Arquivado: 1º - Raimi, Sam 
 2º - Romero, George A. 
 3º - Russo, John 
 
Regra 9: As partículas de nomes estrangeiros podem ser consideradas 
parte integrante do nome na alfabetação. 
Ex.: Sara O’Conner 
 Giulio di Capri 
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 Eleonor O’Brien 
 
Arquivado: 1º - Capri, Giulio di 
 2º - O’Brien, Eleonor 
 3º - O’Conner, Sara 
 
Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, 
que é o sobrenome da família paterna. 
Ex.: Francisco Fernandéz Valdez 
 Tuco Salamanca y Baños 
 Antonio Pina y Molinero 
 
Arquivado: 1º - Fernandez Valdez, Francisco 
 2º - Pina y Molinero, Antonio 
 3º - Salamanca y Baños, Tuco 
 
Regra 11: Os nomes orientais são registrados como se apresentam. 
Ex.: 1º - Shinji Mikami 
 2º - Hideo Kojima 
 3º - Abdul Alhazred 
 
Arquivado: 1º - Abdul Alhazred 
 2º - Hideo Kojima 
 3º - Shinji Mikami 
 
Regra 12: Os nomes e razões sociais de empresas, instituições ou órgãos 
governamentais são ordenados como se apresentam, sem considerar os 
artigos e preposições. Admite-se a colocação dos artigos iniciais ao final do 
nome entre parênteses. 
Ex.: Ministério da Integração 
 Banco do Brasil 
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 A Mundial Importações Ltda. 
 
Arquivado: 1º - Banco do Brasil 
 2º - Ministério da Integração 
 3º - Mundial Importações Ltda. (A) 
 
Regra 13: Nos títulos de congressos, reuniões, assembleias, etc, os 
números (arábicos, romanos ou escritos) serão colocados ao final do nome 
entre parênteses. No caso de nomes igual a ordenação pode ser feita pelo 
número ao final do nome. 
Ex.: VI Encontro de Concurseiros do Brasil 
 3º Congresso de Arquivologia 
 Quarto Encontro Regional de Música 
 
Arquivado: 1º - Congresso de Arquivologia (3º) 
 2º - Encontro de Concurseiros do Brasil (VI) 
 3º - Encontro Regional de Música (Quarto) 
 
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As instituições podem adotar regras diferentes das apresentadas conforme 
a suas necessidades. 
 
 
 
Veja como cai na sua prova: 
2. (FUNCAB/ANS – Técnico Administrativo) Os documentos devem 
ser guardados dentro de pastas ou caixas. O arquivamento por nomes 
segue 13 regras, chamadas alfabetação. Seguindo essas regras, como os 
nomes Rogério Castelo Azul, Camilo São Bernardo, Ronaldo de Alencar, 
Juan Lopez Diaz, Ornar Saad serão arquivados? 
a) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, Ronaldo de; 
Diaz, Juan Lopez; Omar Saad. 
OBS.: Critério de ordenação: podem ser adotados dois critérios para a ordenação dos nomes. 
 Letra por letra: segue-se a ordem alfabética letra a letra do nome. 
o Ex.: Monte Alegre 
Monte Branco 
Monteiro 
Monte Mór 
Montenegro 
Monte Sinai 
 Palavra por palavra: considera-se a ordenação do nome por palavras inteiras. 
o Ex.: Monte Alegre 
Monte Branco 
Monte Mór 
Monte Sinai 
Monteiro 
Montenegro 
 
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b) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, Ronaldo de; 
Lopez Diaz, Juan; Saad, Omar. 
c) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, Ronaldo de; 
Lopez Diaz, Juan; Omar Saad. 
d) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, Ronaldo de; 
Juan Lopez Diaz; Omar Saad. 
e) Azul, Rogério Castelo; Bernardo, Camilo São; Alencar, Ronaldo de; 
Diaz, Juan Lopez; Saad, Omar. 
 
Gabarito: Letra C. Note que aqui temos um pouco de cada regra, nome 
espanhol que segue o primeiro sobrenome, nome oriental que se 
mantem como se apresenta, nome com substantivo+adjetivo e nome 
composto por são, santo, santa. 
3. (Cesgranrio/ANP – Técnico Administrativo) Um setor de arquivo 
precisa organizar os documentos das seguintes pessoas: 1) Luiz 
Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos 
Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo Moreira 
Filho. 
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de 
alfabetação, como ficam organizados tais documentos? 
 
a) 5,4,3,1,2 
b) 5,3,2,4,1 
c) 5,3,2,1,4 
d) 4,3,1,5,2 
e) 4,1,5,3,2 
Gabarito: Letra E. A chave e lembrar das regras mais incomuns, como o 
sobrenome Monte Claro (Substantivo+adjetivo), ou em Lucia Maria de 
Almeida a preposição “de” não acompanha o sobrenome, ou em Arlindo 
Moreira Filho o sobrenome Filho é parte integrante do sobrenome, etc. 
 
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3.1.2 – Método Geográfico 
O método geográfico leva em consideração o elemento local e 
procedência. Ele faz parte do sistema direto. As maior vantagem desse 
método é ser um método fácil e ser direto, a desvantagem é que exige duas 
classificação (local e nome do correspondente). 
Podemos ordenar por: 
 Nome do estado, cidade e correspondente: Quando aplicarmos 
essa ordenação devemos dar preferência as capitais na alfabetação. 
 
Ex.: 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Goiás Goiânia (Capital) Figueiredo, João 
Goiás Inhumas Araujo, José 
Rio do Norte Natal (Capital) Souza, Mário 
 
 Nome da cidade, estado e correspondente: Quando aplicarmos 
essa ordenação o nome da cidade será alfabetada sem preferência 
das capitais. 
Ex.: 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Inhumas Goiás Araujo, José 
Goiânia (Capital) Goiás Figueiredo, João 
Natal (Capital) Rio Grande do Norte Souza, Mário 
 
 Nome do país, cidade e correspondente: Quando aplicarmos esta 
ordenação levaremos em conta primeiro o nome do país, em seguida 
o nome da cidade, dando preferência para as capitais na alfabetação. 
 
Ex.: 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
Brasil Brasília (Capital) Carvalho, André 
Brasil Angra dos Reis Souza, Pedro 
Inglaterra Londres (Capital) O’conner, Sarah 
 
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Note como isso pode ser cobrado: 
4. (CESPE/FUB/Técnico em Arquivo) A respeito de arquivamento eordenação dos documentos de arquivo, julgue o item subsecutivo. 
De acordo com o método geográfico de ordenação, as pastas devem ser 
distribuídas pela procedência dos documentos. 
Certo ou Errado? 
 
Gabarito: Certo! Note que o elemento que importa no documento quando 
utilizamos o método geográfico é justamente a procedência ou o local dos 
documentos. 
 
5. (Funcab/MPOG – Atividade técnica Arquivologia) Considerando o 
arquivamento geográfico por estado, cidade e correspondente, a 
alternativa que virá primeiro no método de alfabetação é: 
a) Alagoas, Maceió, Arildo Bragato. 
b) Acre, Acrelândia, Ari Bastos. 
c) São Paulo, Campinas, Arildo Braga. 
d) Amapá,Amapá,Ariane Barros. 
e) Acre, Rio Branco, Ari Bragança. 
 
Gabarito: Letra E. Lembra da regra das capitais que diz que elas têm 
precedência sobre as demais cidades quando ordenamos pelo estado? 
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3.1.3 – Método Numérico 
O método numérico deve ser utilizado quando o elemento a ser considerado 
no documento é o número. Este método é considerado indireto, pois para 
que seja possível a pesquisa é necessário um índice que recebe o nome de 
índice alfabético, nesse índice encontramos a informação de em que 
número o documento foi arquivado. 
O método número é dividido em três métodos: Simples, cronológico ou 
dígito terminal. 
3.1.3.1 – Método numérico simples 
No método numérico simples um número é atribuído a um cliente ou 
instituição (geralmente em forma de pastas) que são ordenados em ordem 
numérica. Cada documento pertencente aquele cliente ou instituição será 
arquivado naquele número de pasta. 
Quando o número de uma pasta vagar, ou seja, quando deixar de existir 
aquele cliente ou instituição é possível a sua reutilização para um novo 
cliente ou instituição. 
Esse método é muito utilizado em arquivos especiais e especializados. 
Segundo o professor George Melo Rodrigues suas vantagens são o menor 
índice de erros de arquivamento e a maior rapidez no arquivamento. Suas 
desvantagens são a necessidade de utilização de um índice (dupla 
pesquisa), a leitura não-convencional dos números e a ordenação dos 
documentos conforme o sistema utilizado. 
3.1.3.2 – Método numérico cronológico 
Para utilizar este método é necessário levar em consideração além do 
número a data do documento. Aqui o documento é numerado e não a 
pasta, como ocorre no método numérico simples. Cada documento é 
ordenado em rigorosa ordem numérica. 
Depois que o documento recebe um número de protocolo e é autuado ele 
passa a ser denominado processo. 
Diferente do que acontece no método numérico simples, quando uma pasta 
vagava, aqui quase não é possível o aproveitamento de um registro. Só é 
possível aproveitá-lo se o documento for da mesma data do registro 
anulado. 
3.1.3.3 – Método numérico digito-terminal 
Este método surgiu da necessidade de se reduzir o número de erro de 
arquivamento em grandes volumes de documentação. 
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Neste método os documentos são numerados sequencialmente e em 
seguida dispostos em três grupos de dois dígitos. Note que é necessário que 
o número possua ao menos seis dígitos, portanto, quando o número não 
possuir seis dígitos ele será completado com zeros. 
A leitura é feita sempre da direita para a esquerda. Veja o exemplo: 
NUMÉRICO SIMPLES DÍGITO TERMINAL ORDENAÇÃO 
16.533 01-65-33 03-43-00 
34.300 03-43-00 01-65-33 
234.568 23-45-68 23-45-68 
456.678 45-66-78 45-66-78 
 
No método dígito terminal o cada grupo de dois dígito recebe um nome, da 
direita para a esquerda. O primeiro conjunto é o primário, o segundo 
secundário e o terceiro terciário. 
Para se localizar um documento com o número 234.568 nesse método 
devemos primeiro localizar os documentos de final 68, em seguida os 
documentos com o grupo secundário 45, e, finalmente, localizar o 
documento de número 23. 
Ex.: 
 
 
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Veja como é simples: 
 
6. (FGV/TJ-GO – Analista Judiciário/Arquivologia) Observe os 
seguintes exemplos de codificação de documentos: 
I – 56.29.32 
II – 2.1.3 
III – 6532/2004 
 
Eles são usados respectivamente nos seguintes métodos de classificação: 
 a) duplex, unitermo e dígito-terminal; 
 b) dígito-terminal, duplex e numérico-cronológico; 
 c) unitermo, decimal e numérico-cronológico; 
 d) decimal, numérico-simples e numérico-cronológico; 
 e) unitermo, decimal e numérico-simples. 
 
Gabarito: Letra B. Nessa questão a banca questionou à cerca dos métodos 
de classificação dígito-terminal, duplex e numérico-cronológico conforme os 
exemplos apresentados! 
3.1.4 – Método ideográfico 
O método ideográfico ou por assunto é utilizado quando o assunto é o 
elemento a ser considerado no documento. Consiste no agrupamento dos 
documentos de acordo com seu conteúdo. 
O método ideográfico é subdividido em Alfabético e Numérico. 
3.1.4.1 – Alfabético 
Geralmente o método ideográfico alfabético é utilizado quando a quantidade 
de assuntos é pequena. O método alfabético se subdivide em dicionário ou 
enciclopédia. 
No método ideográfico alfabético dicionário a ordenação é realizada em um 
único nível, por assuntos isolados em ordem alfabética. 
Ex.: 
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Assuntos Método ideográfico alfabético 
dicionário 
Cursos Cursos 
Exposições Exposições 
Pesquisa Extensão 
Extensão Impressão 
Impressão Pesquisa 
 
No método ideográfico alfabético enciclopédia a ordenação é realizada por 
meio de níveis hierarquizados, agrupando os assuntos do geral para o 
específico, aqui existe uma subclassificação. 
Ex.: Assuntos: Cursos, Exposições, Pesquisa, Extensão, Impressão. 
 
Olha como pode ser cobrado esse assunto: 
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7. (Funcab/MPOG – Atividade Técnica Arquivologia) - Um 
arquivista, ao classificar as atividades rotineiras de uma instituição 
pública, utiliza o seguinte esquema na organização de seus documentos: 
PESSOAL 
Admissão 
Dispensa 
Exoneração 
Licenças 
Capacitação 
Para tratamento de saúde 
Prêmio 
Transferências 
 
ORGANIZAÇÃO 
Organogramas 
Regulamentos 
A estrutura apresentada acima retrata uma ordenação: 
 
a) duplex. 
b) unitermo. 
c) dicionária. 
d) enciclopédica. 
e) sistemática. 
 
Gabarito: Letra D. Repare na estrutura apresentada, note como ela segue o 
conceito de hierarquia! Logo das opções só pode ser enciclopédia! 
 
3.1.4.2 – Numérico 
Os métodos numéricos ideográficos são divididos em duplex, decimal e 
unitermo ou indexação coordenada. 
 Duplex: é um método que divide a documentação em classes e 
subclasses, partindo do geral para o específico. Esse método oferece 
a possibilidade da abertura ilimitada de classes. A sua grande 
desvantagem é que se as classes não forem bem definidas podem 
ocorrer repetições desnecessárias. 
Ex.: 
1. Cursos 
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1.1 De graduação 
1.1.1 Arquivologia 
1.1.2 Arquitetura 
1.1.3 Direito 
1.2 De mestrado 
1.2.1 Arquivologia 
1.2.2 Arquitetura 
1.2.3 Direito 
1.3 De doutorado 
1.3.1 Arquivologia 
1.3.2 Arquitetura1.3.3 Direto 
2. Pesquisa 
2.1 Arquivologia 
 2.1.1 Estudo de usuários 
 2.1.2 Conservação e restauro em papel 
2.2 Arquitetura 
2.3 Direito 
 
 Método decimal: 
O método decimal é baseado no sistema decimal criado por Melvil Dewey. 
Sistema decimal de Dewey divide o saber humano em nove classes 
principais e uma geral (10 classes). Cada uma dessas classes é dividida em 
subclasses (9 principais e uma geral). Cada uma dessas subclasses também 
pode ser dividida em mais nove classes principais e uma geral (divisões, 
grupos, subgrupos, subseções, etc), e assim por diante. 
 
Ex.: Veja a seguir um exemplo do sistema decimal de Dewey 
Classes 
0 Obras Gerais 
1 Filosofia 
2 Religião 
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3 Ciências Sociais 
4 Filologia 
5 Ciências Puras 
6 Ciências aplicadas 
600 Ciências Aplicada 
610 Medicina 
 611 Anatomia 
 612 Fisiologia Humana 
 613 Higiene Pessoal 
 614 Clínica Médica 
 614.1 Cardiologia 
 614.2 Sistema Respiratório 
 
As vantagens do método decimal são que os assuntos ficam reunidos por 
grupos e as classes podem ser expandidas infinitamente. Como limitação 
encontramos apenas dez números destinados para a classificação e a 
necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituição. 
 
 Unitermo ou indexação coordenada: 
O método unitermo consiste em atribuir ao documento (ou grupo de 
documento) um número de registro sequencial, de acordo com a sua 
entrada no arquivo. Após a numeração o documento será analisado e dele 
serão retiradas as informações necessárias para a produção de uma ficha-
índice, contendo palavras-chave que identifiquem os elementos contidos no 
documento. 
Para cada palavra-chave é criada uma ficha de palavra-chave. Essa ficha 
é dividida em 10 colunas numeradas de 0 a 9. O número de registro então 
será anotado na coluna correspondente ao último dígito do mesmo. 
Ex.: Ofícios 1234, 2345, 6789, 7884 e 9000. 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
9000 1234 2345 6789 
 7884 
 
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Para localizar um documento ele deve constar ao mesmo tempo nas fichas 
que contém as palavras chaves quando comparadas. 
Esse método é recomendado para arquivos especializados e especiais. 
 
Ex.: Imagine que queremos encontrar um documento que trate sobre um 
filme de terror dirigido por Sam Raimi nos anos 80. Escolheríamos as 
palavras chaves do documento e olhamos nas fichas. 
 
Ficha 1: Raimi, Sam 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
610 324 666 888 
 
Ficha 2: Filmes de Terror 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
610 666 787 
 
Ficha 3: Filmes dos anos 80 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
610 666 909 
 
Note que os únicos documentos que contém ambas as palavras chaves são 
os 610 e 666. Logo esses documentos tratam sobre um filme de terror 
dirigido por Sam Raimi nos anos 80. 
Observe como a banca pode te cobrar esse assunto: 
8. (CESPE/FUB/2014 – Técnico de Arquivo) A respeito de 
arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, julgue o item 
subsecutivo. 
O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos. 
Certo ou Errado? 
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Certo. 
9. (CESPE/MPE-PI/2012 – Técnico Ministerial) Uma vantagem do 
método duplex sobre o método decimal é a possibilidade de abrir novas 
classes de acordo com a necessidade da instituição. 
Certo ou Errado? 
Certo. 
10. (CESPE/CNPQ/2011 – Assistente) Por meio do método de 
arquivamento decimal, utilizado no código de classificação de documentos 
de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos, é atribuído, para cada 
documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente. 
Certo ou Errado? 
Errado. Aqui o examinador tentou misturar o conceito do método decimal 
com o conceito do método unitermo ou indexação coordenada. 
3.2 – Métodos padronizados: 
Podemos citar como métodos padronizados o variadex, o automático, o 
soundex, o rôneo e o mnemônico. 
O variadex é o mais conhecido e utilizado, já os demais não são utilizados 
no Brasil. 
 Variadex: 
O método variadex consiste em atribuir cores associadas à letras do 
alfabeto, objetivando a rápida localização e arquivamento de 
documentos. 
O método basicamente divide o arquivo em setores menores 
delimitados pelas cores. 
LETRAS CORES 
A, B, C, D e abreviações Azul 
E, F, G, H e abreviações Amarelo 
I, J , K, L, M, N e abreviações Vermelho 
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O, P, Q e abreviações Laranja 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e 
abreviações 
Verde 
 
As cores da tabela podem ser alteradas conforme a necessidade. 
As cores são atribuídas à segunda letra do nome de entrada, ou seja, 
o nome Paulo Ribeiro é arquivado como “Ribeiro, Paulo”, portanto a 
sua segunda letra é o i em Ribeiro, então esse documento receberia a 
cor azul. 
 Soundex: 
Esse método se baseia no som das palavras, levando em 
consideração a pronúncia e a letra inicial, agrupando sons próximos e 
semelhantes. 
 Rôneo: 
Consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico 
ordinário. Atualmente esse método está em desuso. 
 Automático: 
Nesse método as guias e pastas já indicam as divisões das letras do 
alfabeto. 
4. Alfanumérico 
Esse método não é considerado nem básico nem tão pouco padronizado. 
O método alfanumérico utiliza uma tabela onde se divide o alfabeto e o 
relaciona a uma ordem numérica crescente. Essa tabela utiliza notações 
fechadas. 
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Ex.: 
LETRA NÚMERO LETRA NÚMERO 
Aa-Af 1 Ca-Ch 6 
Ag-Al 2 Ci-Cz 7 
Am-Az 3 Da-Dl 8 
Ba-Bl 4 Dm-Dz 9 
Bm-Bz 5 Ea-Ez 10 
 
Baseado nessa tabela os nomes Alan Araujo, Marcos Ernesto, Joaquim 
Carvalho seriam arquivados na seguinte ordem: 
1 - Araujo, Alan (Dentro da divisão 1 - Aa-Af) 
2 – Carvalho, Joaquim (Dentro da divisão 6 – Ca-Ch) 
3 – Ernesto, Marcos (Dentro da divisão 10 – Ea-Ez) 
 
Após a separação por divisão, os documentos serão ordenados dentro das 
mesmas em ordem alfabética. 
 
Olha como isso cai na prova: 
11. (CS-UFG/IFGO – Auxiliar em administração) A administração de 
documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de 
arquivamento. Para a organização desse sistema existem várias formas ou 
métodos de arquivamento. O método que consiste em dar cores aos 
diversos grupos de letras é o método 
 a) mnemônico. 
 b) variadex. 
 c) específico. 
 d) dúplex. 
 
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Gabarito: Letra B. O método que associa cores a segunda letra da entrada é 
o variadex. 
12. (CESPE/TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO) O método de 
arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e 
números, pertence ao sistema indireto. 
Certo ou Errado? 
Gabarito: Errado! Lembre-se que o alfanumérico não é nem básico nem 
padronizado, nem direto e nem indireto! 
5. Tipos de Arquivamento 
O tipo de arquivamento consiste na posição em que o documento é 
acondicionado. Ele pode ser Horizontal ou Vertical. 
No tipo de arquivamento horizontal os documentos são acondicionados uns 
sobre os outros, geralmente em gavetas, estantes, etc. As espécies de 
documentos geralmentesão mapas, plantas, etc. 
No arquivamento vertical os documentos são acondicionados uns atrás dos 
outros, por exemplo em pastas suspensas. 
 
Vamos Praticar! 
1. (CESPE/TJ-AL – Técnico Judiciário) Assinale a opção correta, a respeito 
de técnicas de ordenação de arquivo. 
 a) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente 
no documento. 
 b) Na ordenação numérico-cronológica, numera-se pasta de arquivo e não 
documento. 
 c) A ordenação alfabética é método direto e utiliza o nome para dispor os 
documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento auxiliar. 
 d) A ordenação por assunto não tem regras ou métodos evidentes. 
 e) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja 
cidade e não estado, a capital deve ser destacada. 
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2. (CESPE/TRE-RJ – Técnico Judiciário) A disposição de documentos pelo 
nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo. 
Certo ou Errado? 
3. (CESPE/STM – Técnico Judiciário) Por meio do método Variadex, 
atribui-se um número ao documento, em ordem crescente, de acordo 
com a entrada deste no arquivo. 
Certo ou Errado? 
4. (CESPE/STM – Técnico Judiciário) No método numérico simples, 
um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário 
consultar um índice para localizar o documento. 
Certo ou Errado? 
5. (CESPE/STM – Analista Judiciário) Os métodos básicos de 
arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. 
Certo ou Errado? 
6. (UFMT/IF-MT – Auxiliar de administração) O método de 
arquivamento mais simples quando o elemento principal é o nome 
denomina-se método alfabético. Sobre esse método, marque V para as 
afirmativas verdadeiras e F para as falsas. 
( ) É um método indireto, porque a pesquisa requer uso de índice auxiliar 
para localização do documento. 
( ) As fichas ou as pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, 
respeitadas as normas gerais para a alfabetação, por guias divisórias, com 
as respectivas letras. 
( ) Na regra de alfabetação com nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome. 
( ) Nas situações em que a pessoa física possui sobrenomes agrupados por 
hífen, faz-se necessária, segundo a regra de alfabetação, sua separação. 
 
Assinale a sequência correta. 
 a) V, V, F, V 
 b) F, V, V, F 
 c) F, F, V, F 
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 d) V, F, F, V 
7. (FUNCAB/MPOG – Atividade Técnica) Considere os nomes a seguir: 
1. Dr. Ricardo Teixeira 
2. Professor Arnaldo do Couto 
3. General Roberto d'Andrade 
4. Leila da Câmara 
5. Paulo de Almeida 
A sequência correta para arquivamento das pastas de documentos por 
método alfabético é: 
 a) 5,3,4,2,1. 
 b) 1,3,4,5,2. 
 c) 5,3,1,4,2. 
 d) 4,2,3,1,5. 
 e) 1,4,3,2,5. 
 
8. (COVEST-COPSET/UFPE – Auxiliar de Administração) Entre os 
métodos de arquivamento, o alfabético é subdividido em específico, 
geográfico, mnemônico e variadex. Descreve corretamente o método 
variadex, a seguinte alternativa: 
 a) é representado por palavras dispostas alfabeticamente e é um dos mais 
difíceis processos de arquivamento. 
 b) consiste em agrupar as pastas por assunto e apresenta a dificuldade de 
se escolher o melhor termo ou expressão. 
 c) tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, 
ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a 
informação. 
 d) busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na 
busca da informação no material de arquivo. 
 e) método de arquivamento indireto, pois necessita de consulta anterior a 
um índice. 
 
9. (UFES/UFES – Assistente de administração) Segundo Paes (2008), 
pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois sistemas, os diretos e 
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os indiretos. Sobre a diferença entre os dois sistemas, segundo a autora, é 
CORRETO afirmar: 
 a) O sistema direto é aquele em que é necessário consultar um índice ou 
código para acessar o documento, diferentemente do indireto, no qual a 
busca é feita no local de guarda do documento. 
 b) A diferença entre os dois sistemas é apenas a forma como se manuseia 
o documento: o indireto indica o uso de EPI (Equipamento de Proteção 
Individual) e o direto dispensa essa proteção individual. 
 c) O sistema direto é aquele cujo produtor assinou diretamente no 
documento e o indireto é aquele cuja assinatura do produtor está em forma 
eletrônica. 
 d) Nos sistemas diretos os documentos são arquivados diretamente pelo 
produtor, e no sistema indireto o arquivamento é executado por profissional 
técnico específico ou por empresa de custódia externa. 
 e) Os sistemas diretos são capazes de permitir buscar o documento 
diretamente no local onde está guardado, diferentemente do indireto, no 
qual é necessário consultar um índice ou código, que remeta ao documento. 
 
10. (FCC/TRE-RR – Técnico Judiciário) No arquivo corrente de uma 
repartição pública, a correspondência recebida é ordenada pelo nome do 
remetente, de acordo com as regras de alfabetação. Observe a relação de 
remetentes abaixo. 
 
1. Universidade Federal de Roraima 
2. Universidade Estadual de Roraima 
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
6. Ministério de Minas e Energia 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
 
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A sequência alfabética de tais correspondentes é 
 a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3. 
 b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2. 
 c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1. 
 d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2. 
 e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1. 
 
 
GABARITO: 
 
1-C 2-E 3-E 4-E 5-C 6-B 7-A 8-C 
9-E 10-E 
 
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