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Aula 04
Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular (Com Videoaulas) 2021
Autor:
Ricardo Campanario
Aula 04
3 de Janeiro de 2021
03243277906 - Clovis Bernardoni Junior
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Sumário 
Sistemas & Métodos de Arquivamento ....................................................................................................... 3 
1 - Considerações Iniciais ........................................................................................................................... 3 
2 - Organização e Administração de Arquivos ....................................................................................... 5 
2.1 - Introdução ........................................................................................................................................ 5 
2.2 - Levantamento de dados ................................................................................................................ 5 
2.3 - Análise dos dados coletados ........................................................................................................ 5 
2.4 - Planejamento ................................................................................................................................... 6 
2.5 - Implantação e acompanhamento ................................................................................................ 8 
3 - Operações de Arquivamento ............................................................................................................ 11 
3.1 - Introdução ...................................................................................................................................... 11 
3.2 - Inspeção ......................................................................................................................................... 11 
3.3 - Estudo ............................................................................................................................................ 12 
3.4 - Classificação .................................................................................................................................. 12 
3.5 - Codificação .................................................................................................................................... 12 
3.6 - Ordenação ..................................................................................................................................... 12 
3.7 - Guarda de documentos............................................................................................................... 13 
4 - Métodos de Arquivamento ................................................................................................................ 15 
4.1 - Introdução ...................................................................................................................................... 15 
4.2 - Métodos Básicos ........................................................................................................................... 21 
4.3 - Métodos Padronizados ................................................................................................................ 36 
4.4 - Método Alfanumérico .................................................................................................................. 38 
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5 - Modelos de arquivo e tipos de pastas ......................................................................................... 40 
6 - Terminologia Arquivística Aplicada .................................................................................................. 50 
7 - Considerações Finais .......................................................................................................................... 57 
Questões Comentadas ................................................................................................................................. 58 
Gabarito .......................................................................................................................................................... 87 
Resumo ........................................................................................................................................................... 88 
 
 
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SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
1 - Considerações Iniciais 
Olá pessoal! 
Vamos hoje para a quinta aula de nosso curso completo de Arquivologia. Força que já estamos nos 
aproximando da metade do curso! 
Você já deve ter percebido que os assuntos vão se desenvolvendo e eu vou pautando os temas dentro 
de uma determinada ordem que vai causando uma relação proposital entre tudo que estamos estudando. 
Começamos com a introdução ao tema central de nossos estudos, a Arquivologia, falando de 
princípios e conceitos. Depois entendemos os principais elementos que protagonizam tudo que estamos 
estudando: os documentos e os arquivos. Na última aula, passamos a conhecer um pouco mais a vida dos 
dois dentro da Arquivística, quando falamos das três idades documentais e das diversas funções arquivísticas. 
Veja que começamos a discutir a vida dos documentos, desde o seu nascimento (Criação / Produção), 
até o momento que ele se "aposenta" ou mesmo "morre", ou seja, quando ele é arquivado de forma 
definitiva ou eliminado, respectivamente. Todo esse processo é permeado pelo que chamamos de Gestão 
de Documentos. 
A Gestão de Documentos é um tema muito abrangente. Na próxima aula entraremos nele ainda mais 
a fundo, mas hoje já começamos a tratar de temas que estão diretamente relacionados a ela. Hoje 
começaremos a estudar os Métodos de Arquivamento e outras práticas que acontecem nos arquivos que 
nos introduzem no mundo da Gestão Documental. 
Quando formos falar na aula de hoje de Métodos de Arquivamento (especialmente as regras de 
alfabetação), preste atenção nos exemplos e pratique. Este é o tipo da matéria que a aula teórica precisa de 
complementação com a prática. 
O próprio livro eletrônico trará exemplos resolvidos e várias questões ao final, mas treinar ainda mais 
sempre é bom. Busque mais questões e pratique. Tente assistir o vídeo da aula para complementar as 
explicações teóricas e exercitar ainda mais o tema. 
Falaremos ainda sobre temas como Organização e Administração de Arquivos e Operações de 
Arquivamento, que também são temas introdutórios à Gestão de Documentos, que abordaremos na aula 
seguinte. 
Esses dois temas são curtos e objetivos e trazem conceitos que precisam ser entendidos e, de 
preferência, memorizados. 
 
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Ao final da aula, seguindo nossa rotina, trarei mais uma vez termos do DBTA, relacionados a aula, 
para debatermos e reforçarmos alguns conceitos, além de tocar em pequenos pontos que, eventualmente, 
não tenham sido enfatizados ao longo da aula. 
Definições literais, especialmente do DBTA, são sempre cobradas em provas de Arquivologia e, do 
jeito que estamos fazendo, a cada uma de nossas aulas você estuda um pouquinho da íntegra do DBTA. No 
final, ou pertinho da prova, basta uma revisão geral e você estará pronto para encarar a banca! 
Relembro que ao longo da aula usaremos conceitos teóricos de estudiosos do tema, seguidos de 
explicações e exemplos e, ao final das discussões, geralmente teremos questões específicas sobre o assunto 
tratado, ajudando no entendimento e na fixação dos conceitos. 
Tento sempre trazer as questões mais recentes disponíveis, mas, às vezes, por razões pedagógicas, é 
necessário usar questõesum pouco mais antigas para ilustrar alguns pontos específicos ou chamar atenção 
de algum conteúdo ou formato de cobrança da banca, especialmente aqueles de maior incidência. 
Abaixo seguem meus contatos para dúvidas e sugestões. 
Vamos em frente! 
Instagram: https://www.instagram.com/ricardocampanario 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2 - Organização e Administração de Arquivos 
2.1 - Introdução 
A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou departamento de 
uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de trabalho. São essas etapas 
que caracterizam o que as bancas costumam cobrar como "Organização e/ou Administração de arquivos". 
São elas: 
o Levantamento de dados 
o Análise dos dados coletados 
o Planejamento 
o Implantação e acompanhamento 
 
Após o cumprimento destas etapas parte-se para o arquivamento propriamente dito, o que veremos 
ao longo da aula de hoje. Mas, antes, vamos entender cada uma dessas etapas. 
2.2 - Levantamento de dados 
A primeira das quatro etapas é o Levantamento de dados. 
Lembre-se que consideramos sempre que o arquivo é um conjunto de documentos recebidos ou 
produzidos por uma entidade e no decorrer de suas atividades. Isso confere o caráter orgânico e cumulativo 
(entre outros) que já estudamos em relação aos arquivos. 
Pois bem, sendo assim, é necessário em primeiro lugar que a pessoa responsável pela atividade de 
arquivamento conheça profundamente a entidade (sua estrutura, objetivos e funcionamento) para que 
possa de fato compreender e avaliar o real significado de toda e qualquer documentação produzida pela 
organização. 
Este levantamento passa pelo estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e 
regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e formulários mais 
frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento, consultas e 
empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro "saber" arquivístico. 
Esse levantamento inicial permitirá que os encarregados pela atividade possam iniciar seus trabalhos 
com conhecimento do cenário e das verdadeiras demandas da organização. 
2.3 - Análise dos dados coletados 
Com todos os dados acima disponíveis, o arquivista ou profissional responsável estará apto a analisar 
a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico (lembra-se que falamos dele algumas aulas atrás?) com o 
objetivo de formular, propor e implementar alterações e ações no sistema em vigor. 
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Apenas relembrando, o diagnóstico pode ser Maximalista - usado no caso de amplos estudos de 
questões estruturais, metodológicas e políticas de grandes arquivos ou serviços arquivísticos - ou 
Minimalista - quando a análise está focada em organizações específicas, em que geralmente o arquivista 
está envolvido com a situação a ser diagnosticada e incumbido de planejar meios para propor soluções aos 
possíveis problemas. 
Neste momento o responsável estará comparando a situação real da instituição com a sua estrutura, 
sua documentação e seus planos, fruto dos dados coletados na primeira etapa do processo. 
O resultado dessa comparação é justamente a geração de uma análise que aponte os problemas que 
impedem o funcionamento ideal da atividade e um plano de melhoria e acompanhamento do processo 
estudado. 
2.4 - Planejamento 
Superadas essas duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode partir para o 
Planejamento, ou seja, a formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições legais 
levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando. 
Vários temas devem ser considerados na elaboração do plano: posição do arquivo na estrutura da 
instituição, centralização ou descentralização, coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de 
arquivamento, normas de funcionamento, recursos humanos, instalações e equipamentos, constituição dos 
diferentes arquivos e recursos financeiros. Ufa! Realmente é um plano completo e complexo! Vamos 
entender um pouquinho mais cada uma das etapas acima listadas. 
POSIÇÃO DO ARQUIVO 
O ideal é que o arquivo de uma instituição, do ponto de vista hierárquico, posicione-se sempre no 
ponto mais elevado possível, ou seja, vinculado à liderança da organização. 
Como a estrutura arquivística vai atender de maneira transversal praticamente todas as áreas e 
funcionários da instituição, a adoção desse posicionamento minimiza os problemas entre áreas no dia a dia 
da operação. 
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO 
Essa é outra decisão que deve ser tomada na fase de planejamento. 
Em relação ao arquivo corrente, qual será seu posicionamento: centralizado ou descentralizado? 
A centralização tem diversas vantagens como a melhor capacitação do pessoal envolvido, 
padronização de normas e procedimentos, delimitação de responsabilidades, redução de custos e de 
espaços alocados à atividade, etc. 
Por outro lado, uma centralização muito rígida do arquivo corrente pode trazer dificuldades quando 
da existência de uma entidade geograficamente pulverizada, de caráter nacional por exemplo, e com 
unidades administrativas de caráter autônomo e fisicamente distantes umas das outras. 
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Nesses casos a descentralização deve ser analisada, mas com cuidado, procurando-se manter 
arquivos junto a cada um dos departamentos, preservando todos os documentos daquela área de atuação 
reunidos. 
COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS 
Especialmente nos casos em que a decisão foi pela opção da descentralização, é fundamental ter uma 
coordenação central com funções normativas, orientadoras e controladoras. 
Em linhas gerais a área coordenadora presta assistência, estabelece normas, promove a organização 
e integração dos arquivos e treina e orienta o pessoal envolvido. 
ESCOLHA DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Sobre este tema falaremos com muito mais profundidade logo mais, ainda nesta aula, mas, de modo 
geral, é importante que nesse momento o responsável decida pelo "mix" de métodos que será adotado. 
Mesmo dentro de uma única instituição dificilmente um único método será empregado em função 
das características peculiares de cada arquivo e das funções exercidas pela organização. De qualquer forma, 
é impossível identificar determinado sistema ou método como o mais adequado, sem antes conhecer a 
documentação a ser tratada. 
O importante aqui é que, com base na análise da instituição, suas atividades e características, defina-
se qual será o método principal a ser empregado e quais serão os métodos auxiliares, escolhendo um 
composto que esteja integrado e gerando o melhor resultado possível no que tange ao recebimento, 
tramitação, guarda, difusão e eliminação de documentos. 
NORMAS DE FUNCIONAMENTO 
Visando a continuidade e uniformização dos trabalhos, essa é a hora de estabelecer regras e normas 
básicas de funcionamento caso as atuais e levantadas previamente não sejam suficientes. Objetivo é 
adaptar eventuais novas regras às rotinas, formulários e normas já existentes. 
RECURSOS HUMANOS 
É necessário planejar qual a força de trabalho necessária e, especialmente, treiná-la. 
Hoje é muito comum diagnosticar a falta de conhecimento técnico por parte das pessoas envolvidas 
em atividades de arquivamento. Essa é a hora de diagnosticar essa lacuna e colocar em prática um plano 
para supri-la. 
INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS 
Assim como a atenção dispensada ao recurso humano, o profissional à frente desta iniciativatambém 
deverá se preocupar com as questões logísticas e operacionais do arquivo. 
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A localização física do arquivo, por exemplo, é de fundamental importância levando-se em conta 
questões como iluminação, umidade, temperatura e preservação em geral dos documentos em questão. 
Ainda importantes são as decisões a respeito do equipamento que será utilizado em suas instalações, 
o que pode ser dividido em materiais de consumo (como fichas, pastas, guias, etc.) e materiais permanentes 
(como armários, estantes, fichários, etc.). 
Especialmente em relação ao equipamento, a busca deve ser por materiais que gerem ao arquivo 
economia de espaço, conveniência do serviço, capacidade de expansão, invulnerabilidade e resistência. 
CONSTITUIÇÃO DOS DIFERENTES ARQUIVOS 
Além da necessidade óbvia do arquivo corrente - indispensável em qualquer plano ou atividade 
arquivística - o encarregado do planejamento deve pensar também nos demais arquivos necessários para a 
organização. 
A constituição de um arquivo permanente para o recolhimento de documentos vitais e, 
possivelmente, a implantação de um arquivo intermediário, em função do volume e descentralização, 
devem ser também analisados e planejados nessa etapa do processo. 
RECURSOS FINANCEIROS 
Aqui é muito importante lembrar aos responsáveis pela organização que a verba necessária não deve 
ser apenas aquela para a implementação do plano e das alterações levantadas ao longo desse processo de 
diagnóstico e planejamento. 
É muito importante que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua manutenção ao longo 
dos meses e anos seguintes, após a implementação do plano gerado nesta etapa. 
2.5 - Implantação e acompanhamento 
Finalizado todo esse processo o especialista encarregado do planejamento estará em condições de 
elaborar um documento final composto por três partes fundamentais: 
o Situação real encontrada 
o Análise e Diagnóstico 
o Plano de Ação 
A partir daí parte-se para a implementação do plano e, quando for possível concluir que as iniciativas 
estão funcionando a contento, recomenda-se o registro de todo o plano e novo modelo de funcionamento 
em um manual, o Manual de Arquivo que, em linhas gerais, deve conter: 
o Apresentação, objetivos e abrangência 
o Informações sobre os arquivos da instituição 
o Organogramas e fluxogramas 
o Conceitos gerais do arquivo 
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o Detalhamento das rotinas utilizadas 
o Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos 
O Manual deve ser revisado e atualizado periodicamente, com o objetivo de abranger as mudanças 
que certamente surgirão ao longo do processo. 
 
(CONSULTEC/TRE-SC/Analista Judiciário Arquivologia/2014) As fases sequenciais de organização de uma 
unidade de arquivo estão corretamente indicadas na alternativa 
a) planejamento / levantamento de dados / implantação e acompanhamento / análise dos dados coletados. 
b) levantamento de dados / diagnóstico / análise dos dados coletados / planejamento / implantação e 
acompanhamento. 
c) diagnóstico / planejamento / levantamento de dados / implantação e acompanhamento. 
d) identificação / diagnóstico / planejamento / implantação / acompanhamento e avaliação. 
e) diagnóstico / planejamento / implantação / acompanhamento e avaliação. 
Comentário: 
Esta questão é ótima para relembrarmos a estrutura que acabamos de estudar. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Logo no início da aula falamos que as etapas que devem ser percorridas ao longo da Organização ou 
Administração de arquivos são: levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e 
implantação/acompanhamento. Mas você deve estar perguntando: e onde está o diagnóstico?? Pois é... 
Na definição clássica do tema, a atividade de diagnóstico está embutida na etapa de análise dos dados 
coletados. Nesse momento o líder da iniciativa compara os dados obtidos com os objetivos, estrutura e 
normas da organização e realiza o diagnóstico, assim como falamos em aula. 
Dessa forma a alternativa B é completamente adequada ao que acabamos de estudar e está correta! 
Nas demais alternativas temos erros muito evidentes, que também nos ajudariam a resolver a questão. 
Na letra A a ordem das atividades está claramente errada. A análise dos dados coletados aparece por último, 
quando na verdade é uma das primeiras etapas, a que dá subsídio para o encarregado iniciar suas análises e 
a atividade de diagnóstico. 
A alternativa C inverte a ordem entre diagnóstico e levantamento de dados. A ordem é inversa. Impossível 
fazer um diagnóstico sem ter dados coletados previamente. 
A letra D erra ao trazer a etapa identificação logo no início, no lugar do levantamento de dados. A ordem das 
demais etapas segue uma lógica aceitável e poderia confundir, mas o uso do termo "identificação" torna a 
alternativa definitivamente errada. 
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Por fim, na letra E o examinador também embaralha alguns dos conceitos que são oficialmente utilizados 
pela comunidade arquivística, procurando mais uma vez confundir o candidato. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3 - Operações de Arquivamento 
3.1 - Introdução 
Mudando de assunto, vamos agora entrar mais a fundo na atividade de arquivamento. Ainda não nos 
seus tipos, sistemas e métodos, que abordaremos mais adiante, mas sim na atividade específica de se 
arquivar os documentos. 
A atividade da guarda documental deve sempre ser realizada com muito cuidado e atenção. Não é 
qualquer documento que pode ser arquivado de maneira indistinta. 
O futuro da documentação de uma organização, ou seja, a sua preservação, localização e acesso, 
depende primordialmente do bom ou do mau tratamento que é dispensado a esse documento em sua fase 
corrente, ou seja, antes do arquivamento! 
Esses eventuais problemas, fruto de um mau tratamento ao longo de sua idade corrente, podem e 
devem ser detectados e saneados no momento em que o documento chega à etapa de guarda, ou seja, no 
momento do seu arquivamento. 
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo em locais 
de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de etapas. Quanto melhor e 
mais rigorosamente estas etapas forem cumpridas, melhor será o estado de arquivamento dos documentos 
e, portanto, melhor e mais eficiente será o futuro arquivístico da respectiva organização. 
Tais etapas são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre onde uma 
termina e a outra se inicia. Vamos examinar cada uma delas. Atenção, pois, algumas bancas se referem a 
este processo completo como Classificação ou Rotina de arquivamento. As etapas são: 
o Inspeção 
o Estudo 
o Classificação 
o Codificação 
o Ordenação 
o Guarda de documentos 
3.2 - Inspeção 
Nesta etapa inicial o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao 
arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o 
arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação atribuída será 
mantida ou alterada. 
É verdade que a grande parte dos documentos que são enviados ao arquivo é de fato candidata ao 
arquivamento, porém, não é raro encontrar equívocos como despachos assinados por autoridades semRicardo Campanario
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competência para tal ou mesmo o envio equivocado ao arquivo de documentos que estavam destinados a 
outras unidades administrativas. 
Há ainda os casos em que os documentos não só devem ser arquivados, mas podem também conter 
instruções para anexação, apensamento ou para que aguardem alguma outra exigência antes do efetivo 
arquivamento. Tudo isso deve ser checado nesse momento. 
3.3 - Estudo 
O estudo é a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que 
assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e quais as suas eventuais 
referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo documento ou coisa parecida). 
3.4 - Classificação 
Na etapa de classificação o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá identificar os 
assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas. 
A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente do nível de 
conhecimento do responsável em relação as funções da organização para a qual trabalha. Lembra quando 
falávamos do levantamento de dados da organização (estudo da estrutura, regimento, normas e 
organograma)? Então... 
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento certamente não 
poderá fazer uma boa classificação nesse momento. 
3.5 - Codificação 
Na codificação o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação, 
conforme análise na etapa anterior. 
A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização posterior. 
3.6 - Ordenação 
A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. 
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter todos os 
documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o arquivamento. 
Essa etapa tem dois grandes objetivos: 
o Agilizar o arquivamento 
o Racionalizar o trabalho 
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3.7 - Guarda de documentos 
A guarda é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu resultado. 
Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, 
estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, o trabalho pode ser um 
sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local errado pode ficar perdido por 
longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado. 
Por fim - e após a guarda do documento - temos a atividade de empréstimo (retirada e controle) que 
ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são retirados dos arquivos para 
consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução. 
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego de recibos 
e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova tramitação do 
documento. 
 
 
(FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo/2018) Uma vez classificados e tramitados, os documentos deverão ser 
arquivados, obedecendo, de acordo com o código de classificação de documentos de arquivo do Conarq, 
às seguintes operações, na ordem indicada: 
a) supervisão, organização e guarda. 
b) inspeção, ordenação e arquivamento. 
c) exame, arranjo e arquivamento. 
d) vistoria, distribuição e guarda. 
e) controle, destinação e armazenamento. 
Comentário: 
Mais uma boa e recente questão para relembrarmos a estrutura que acabamos de estudar. 
A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Veja que a banca traz uma série de procedimentos que devem ser seguidos ANTES do respectivo 
arquivamento. É exatamente o que acabamos de estudar. E quais são as etapas que discutimos? Inspeção, 
estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda/arquivamento, correto? 
Olhando as alternativas e buscando a ordem correta - visto que a banca traz essa observação - apenas a letra 
B fornece resposta aceitável. Só avaliando o primeiro termo das alternativas já podíamos matar a questão 
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pois termos como "supervisão", "exame", "vistoria" ou "controle" não fazem parte do universo que 
estudamos, ok? 
Dessa forma, inspeção -> ordenação -> arquivamento formam uma sequência correta e compatível com o 
que acabamos de debater. 
Na letra A o uso dos termos supervisão e organização estão equivocados. 
A alternativa C traz o arranjo, que nada tem a ver com as ações prévias ao arquivamento. Além disso, sugere 
ainda, de maneira equivocada, o termo exame no início da cadeia proposta. 
A letra D erra ao trazer os termos vistoria e distribuição, ambos inexistentes no tema que estudamos. 
Por último, na letra E, a banca fala em controle e destinação, outros termos também estranhos ao que 
acabamos de estudar. É verdade que temos o controle da retirada ao longo da atividade de empréstimo, mas 
isso é apenas uma coincidência de termos empregados a essa altura. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4 - Métodos de Arquivamento 
4.1 - Introdução 
Agora chegamos à parte mais importante da aula, o arquivamento em si. Como vimos anteriormente, 
o arquivamento é o conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. 
Antes de partir para os métodos de arquivamento, vale conhecermos os tipos de arquivamento com 
base na disposição física dos seus documentos. É a posição em que eles são dispostos que distingue o tipo 
de arquivamento e não a forma dos móveis ou da estrutura física do arquivo. São apenas dois: 
HORIZONTAL 
Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou 
estantes. Formato bastante utilizado pra plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos 
permanentes. 
Seu uso não é aconselhável para arquivos correntes e para documentos com alta frequência de uso 
pois para se consultar um documento é necessário retirar todos aqueles que estão sobre ele. 
VERTICAL 
Documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, sem 
necessidade de remover os demais documentos ao redor. 
Indicado para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes. 
 
 
TIPOS DE 
ARQUIVAMENTO
HORIZONTAL
(plantas, mapas e desenhos 
/ arquivos permanentes)
VERTICAL
(documentos ou fichas 
/ demais arquivos)
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(UFMT/Pref. de Cáceres-MT/Assistente Administrativo/2017) Sobre tipos de arquivamento de 
documentos, analise as afirmativas. 
I - O tipo de arquivamento horizontal é o mais indicado para ser usado no arquivo corrente. 
II - O tipo de arquivamento vertical possibilita rápida consulta documental. 
III - O tipo de arquivamento horizontal é amplamente usado para plantas, mapas e desenhos. 
IV - O tipo de arquivamento vertical dispõe os documentos uns sobre os outros e usa-se no arquivo 
permanente. 
Estão corretas as afirmativas 
a) I e IV, apenas. 
b) II e III, apenas. 
c) II, III e IV, apenas. 
d) I, II e III, apenas. 
Comentário: 
Boa questão para exercitarmos o que acabamos de ver em tipos de arquivamentos.Antes de analisar as 
alternativas vamos discutir cada uma das afirmativas: 
I - O tipo de arquivamento horizontal é o mais indicado para ser usado no arquivo corrente - Vimos que não. 
O arquivamento horizontal dificulta a consulta e é indicado para arquivos com menor frequência de uso, 
portanto, está errada. 
II - O tipo de arquivamento vertical possibilita rápida consulta documental - Está correta. O arquivamento 
vertical é indicado para arquivos correntes justamente por permitir a rápida consulta e manuseio dos 
documentos. 
III - O tipo de arquivamento horizontal é amplamente usado para plantas, mapas e desenhos - Também está 
correta. São documentos de menor frequência de consulta e, por suas características, exigem um tipo 
especial de arquivamento, nesse caso o horizontal, conforme trazido pela banca. 
IV - O tipo de arquivamento vertical dispõe os documentos uns sobre os outros e usa-se no arquivo 
permanente - Não está correto. O tipo vertical de arquivamento dispõe os documentos uns atrás dos outros 
e não uns sobre os outros. Por isso é indicado para arquivos de alta frequência de consulta, como os arquivos 
correntes e não os permanentes. 
Dessa forma temos F, V, V e F. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
 
 Bem, vamos conhecer agora os métodos de arquivamento. 
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 Em um programa de gestão de documentos a atividade de arquivamento é provavelmente a mais 
enfatizada pois, como já estudamos, a função essencial dos arquivos é disponibilizar o acesso à informação 
ao interessado de forma rápida, simples e desburocratizada. Caso isso não aconteça, o processo (seja ele 
organizado ou não) simplesmente não funciona. 
Dessa forma, o sucesso do arquivamento está diretamente ligado à rápida localização dos 
documentos quando são procurados. A escolha dos métodos de arquivamento é provavelmente a principal 
responsável por isso. 
Já vimos que muito provavelmente um arquivo adotará diferentes métodos de arquivamento de 
acordo com as características de cada um dos seus conjuntos ou fundos documentais. Nem todo método 
serve para todo tipo de arquivo. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado as suas 
finalidades. 
Segundo Marilena Leite Paes: 
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem 
arquivados e pela estrutura da entidade. 
Dessa forma, cabe ao arquivista determinar qual o melhor método em cada caso e escolher o mix 
ideal de métodos para que toda a instituição arquivística funcione da melhor forma. 
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos e 
Padronizados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CLASSES DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 
 
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO 
Antes de entrar nas classes e nos métodos propriamente ditos, vale lembrar que os métodos acima 
(divididos em classes) pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto. 
No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado. 
Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. Para 
efeito de prova, sabendo isso você certamente já gabarita a questão relativa a esse tema. Veja abaixo: 
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Finalmente, há ainda o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números. 
Ele não está incluído em nenhuma das classes de métodos (básicos e padronizados) e é 
considerado do sistema semi-indireto. É importante conhecê-lo pois é uma exceção, às 
vezes cobrada em prova. 
Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova: 
 
 
MÉTODO SISTEMA 
ALFABÉTICO DIRETO 
GEOGRÁFICO DIRETO 
NUMÉRICO INDIRETO 
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO - DIRETO 
NUMÉRICO - INDIRETO 
ALFANUMÉRICO SEMI-INDIRETO 
 
 
 
SISTEMA DIRETO
Busca do documento é feita 
diretamente no local onde ele se acha 
guardado
SISTEMA INDIRETO Busca do documento é feita por meio da consulta de um índice ou código
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(QUADRIX/CONRERP 2 (SP/PR)/Assistente Administrativo/2019) Julgue o item. 
Métodos de arquivamento numéricos são indiretos, pois exigem consulta a índices alfabéticos, que 
fornecem o número correspondente ao documento arquivado. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Métodos de arquivamento numéricos são mesmo indiretos. Não se busca o documento diretamente em 
contato com eles. Primeiro se consulta um índice alfabético de busca de identificação numérica para, aí sim, 
ir buscar o documento fisicamente. 
Em resumo, no sistema direto de busca, a busca é feita diretamente pelo nome, enquanto no sistema 
indireto de busca há índices alfabéticos de busca por identificação numérica, como no caso acima. 
 
Dessa forma, métodos numéricos são indiretos e métodos alfabéticos são diretos. Guarde isso pois cai em 
prova!! 
Vamos agora entender cada um dos métodos. Essa é uma parte da aula bastante teórica e que, ao 
contrário, costuma ser cobrada em prova também com exercícios práticos, portanto é importante que você 
resolva os exercícios propostos aqui e nas questões comentadas ao final do livro eletrônico. 
 
 
 
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4.2 - Métodos Básicos 
MÉTODO ALFABÉTICO 
Esse é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. Nesse 
método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem 
ser respeitadas e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 regras de ordenação. 
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato. 
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é muito 
grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos nomes e mesmo equívocos na aplicação das 
regras de alfabetação e ordenação abaixo. 
Vamos a elas: 
Regras de Alfabetação 
REGRA 01 - Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
ANDRÉ ROBERTO RIGOTTO FONSECA, FERNANDO MARTINS 
FERNANDO MARTINS FONSECA GALLO, THIAGO SILVA 
 THIAGO SILVA GALLO RIGOTTO, ANDRÉ ROBERTO 
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
ZULEIKA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, JULIO 
MARIANA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, MARIANA 
 JULIO CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, ZULEIKA 
REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
MARIO CASTELO BRANCO CASTELO BRANCO, MÁRIO 
JOSE VILLA-LOBOS SILVA-SANTOS, MARCELO 
 MARCELO SILVA-SANTOS VILLA-LOBOS, JOSE 
 
 
 
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REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
REINALDO SÃO PEDRO SANTA BRANCA, GISELE 
GISELE SANTA BRANCA SANTO CRISTO, ABIGAIL 
 ABIGAIL SANTO CRISTO SÃO PEDRO, REINALDO 
REGRA 04 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedênciana classificação de sobrenomes 
iguais. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
R. SILVA SILVA, R. 
ROBERTO SILVA SILVA, ROBERTO 
 SAUL SILVA SILVA, SAUL 
REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados 
(ver também regra 9). 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
Maria do Socorro Abreu, Marta d' 
Marta d'Abreu Almeida, Ailton de 
Ailton de Almeida Silva, Benedito da 
Benedito da Silva Socorro, Maria do 
Saulo de Andrade Trigo Trigo, Saulo de Andrade* 
* Note que se o artigo/preposição estiver localizado junto a outro sobrenome que não o último, isso não influencia a 
regra que considera sempre o último sobrenome para fazer a ordenação alfabética. No caso de "Saulo de Andrade Trigo", o que 
vale para a ordenação é "Trigo", mesmo que a preposição esteja localizada antes de "Andrade". Cuidado! 
REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são 
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
RICARDO DE OLIVEIRA FILHO DANTAS SOBRINHO, MARCIO 
MARIO DANTAS JUNIOR DANTAS JUNIOR, MARIO 
MARCIO DANTAS SOBRINHO OLIVEIRA FILHO, RICARDO DE 
* Note que na ordenação acima "Dantas Sobrinho" vem antes de "Dantas Junior" pois o critério leva em conta a 
comparação entre "Marcio" e "Mario", que devem ficar nesta ordem, apenas quando os nomes são iguais é que o grau de 
parentesco deve ser considerado para a ordenação alfabética. Veja abaixo e cuidado! 
 
 
 
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Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de 
distinção. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
LEONEL MIRANDA SOBRINHO MIRANDA FILHO, LEONEL 
LEONEL MIRANDA NETO MIRANDA NETO, LEONEL 
 LEONEL MIRANDA FILHO MIRANDA SOBRINHO, LEONEL 
REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, 
entre parênteses. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
MINISTRO SERGIO ANDRADE ALMEIDA, DIÓGENES (PROFESSOR) 
PROFESSOR DIÓGENES ALMEIDA ANDRADE, SERGIO (MINISTRO) 
CAPITÃO PAULO MORAES MORAES, PAULO (CAPITÃO) 
 DOUTOR VINICIUS ZENO ZENO, VINICIUS (DOUTOR) 
REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de 
nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11). 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
SARAH GOLDBERG DAVIDSON, MARTIN 
PAUL PFEIFER GOLDBERG, SARAH 
 MARTIN DAVIDSON PFEIFER, PAUL 
REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é 
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
Paolo di Caprio Caprio, Paolo di 
Michel Du Pont De Gutierrez, Juan 
 Juan De Gutierrez Du Pont, Michel 
Steve O´Brian Mac Alister, John 
John Mac Alister O´Brian, Steve 
REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome da família do pai. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
Jose de Oviedo y Baños Arco y Molinero, Angel del 
Francisco de Pina de Mello Oviedo y Baños, Jose de 
Angel del Arco y Molinero Pina de Mello, Francisco de 
REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam. 
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CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
LI YUTANG AL BEN-HUR 
HAO CHEN HAO CHEN 
AL BEN-HUR LI YUTANG 
REGRA 12 - Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e 
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados 
entre parênteses após o nome. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
PETROBAS CARLOS DE CAMPOS & CIA. 
THE GUARDIAN FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS 
EL PAIS GUARDIAN (THE) 
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PAIS (EL) 
 CARLOS DE CAMPOS & CIA. PETROBRAS 
REGRA 13 - Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os 
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
11A. JORNADA DA ARTE MODERNA CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA (III) 
PRIMEIRO ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS (PRIMEIRO) 
III CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA JORNADA DA ARTE MODERNA (11A.) 
 
Ufa! São 13 regras e cada uma com os seus detalhes, mas, fique atento. É um tema que exige a 
memorização dos critérios, mas que não é complexo. Tão logo você faça alguns exercícios, tenho certeza que 
você vai absorver de forma natural a maioria dos critérios. 
Isso representa muito do que acontece no estudo da matéria de Arquivologia. Exige esforço, atenção 
aos detalhes e memorização, porém o conteúdo muitas vezes é simples! 
 
 
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(IDECAN/AGU/Arquivista/2019) Sobre tipos de arquivamento de documentos, analise as afirmativas. 
De acordo com o método de arquivamento alfabético, organize as entradas para os nomes a seguir: 
a) João Pedro Filho 
b) Antônia Sá de Pinho 
c) Mariana Monte Castelo 
d) Úrsula do Monte Calvo 
e) Ataíde Dias Júnior 
Assinale a alternativa que traga a ordem de alfabetação correta. 
a) d – c – b – a – e 
b) e – d – c – a – b 
c) c – b – a – e – d 
d) b – c – e – d – a 
e) e – d – a – b – c 
Comentário: 
Antes de mais nada vamos colocar cada um dos elementos da forma que deve ser considerado para, em 
seguida, ordená-los de acordo com a ordem alfabética: 
João Pedro Filho - note na regra 6 que os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, 
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética. Portanto: Pedro Filho, João 
Antônia Sá de Pinho - regra 5. Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são 
considerados: Pinho, Antônio Sá de. 
Mariana Monte-Castelo - o sobrenome Monte-Castelo possui hífen, portanto se aplica a regra 2. Nesse caso: 
Monte-Castelo, Mariana. 
Úrsula do Monte Calvo - neste caso, "Calvo" é um adjetivo portanto aplica-se a regra 2: Monte Calvo, Úrsula 
de 
Ataíde Dias Júnior - regra 6, que já vimos no primeiro nome analisado: Dias Junior, Ataíde. 
Temos, portanto, a seguinte ordem alfabética: 
Dias Junior, Ataíde, letra e. 
Monte Calvo, Úrsula de, letra d. 
Monte-Castelo, Mariana, letra c 
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==62cfa==
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Pedro Filho, João, letra a. 
Pinho, Antônio Sá de, letra b. 
Dessa forma temos e, d, c, a, b. A alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
 
(IADES/CRN 3/Assistente Técnico/2019) Quanto às regras de alfabetação para arquivamento de nomes, 
assinale a alternativa correta. 
a) Branco, Camilo Castelo. 
b) São Paulo, Alberto. 
c) Alvares Cabral, Pedro. 
d) Filho, Antonio Almeida. 
e) Alberto di Capri, Georgio. 
Comentário: 
A alternativa A ignora a regra 2 que diz que sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam. Dessa forma o correto seria: Castelo Branco, Camilo. 
Na alternativa B a regra 3 foi corretamente aplicada: sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou 
São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. A alternativa B é a 
correta e é o gabarito da questão.A alternativa C não leva em conta a regra 1: nos nomes de pessoas físicas considera-se o ultimo sobrenome 
e depois o prenome. O correto seria Cabral, Pedro Alvares. 
A alternativa D não interpreta corretamente a regra 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco 
como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética. Nesse caso o correto seria: Almeida Filho, Antonio. 
Por último, a alternativa E também considera de forma equivocada a regra 9: as partículas dos nomes 
estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome 
quando escritas com letra maiúscula. Neste caso teríamos: Capri, Georgio Alberto di. 
Bem, mais não acabou... 
Ainda dentro do método alfabético, além das regras de alfabetação, precisamos conhecer as regras 
de ordenação. Mas calma porque essa é bem curtinha! 
Regras de Ordenação 
 Na regra de ordenação, o importante é saber qual o critério que o examinador está usando, pois, as 
duas regras que veremos, são válidas e auto excludentes, ou seja, ao se escolher uma, descarta-se a outra. 
A forma provável desse tema aparecer em prova é a banca dizer qual a regra que está sendo usada e 
pedir para você ordenar os itens ou, ao contrário, apresentar uma lista de itens ordenada e pedir para você 
apontar qual a regra de ordenação utilizada. 
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LETRA POR LETRA - Independente das palavras completas, considera-se cada uma das letras, na 
ordem que aparecem. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
MONTENEGRO MONTE ALEGRE 
MONTE MOR MONTE BRANCO 
MONTE ALEGRE MONTEIRO 
MONTE SINAI MONTE MOR 
MONTEIRO MONTENEGRO 
MONTE BRANCO MONTE SINAI 
PALAVRA POR PALAVRA - Nesta regra considera-se primeiro a palavra, depois parte-se para a 
primeira letra da palavra seguinte. Antes disso a primeira letra da palavra seguinte não tem relevância para 
a ordenação. 
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE 
MONTENEGRO MONTE ALEGRE 
MONTE MOR MONTE BRANCO 
MONTE ALEGRE MONTE MOR 
MONTE SINAI MONTE SINAI 
MONTEIRO MONTEIRO 
MONTE BRANCO MONTENEGRO 
Bem, agora sim encerramos o método alfabético, mas, ainda dentro dos métodos básicos, temos 
outras três subdivisões, como já vimos. São os métodos geográfico, numérico e ideográfico. Vamos a eles! 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é mais um método do sistema direto, assim como o alfabético. Seu uso é 
indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no documento é a sua 
procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências. 
Tem como principais vantagens ser direto e de fácil manuseio. Por outro lado, como exige duas 
classificações (local e nome do correspondente) traz um pouco de complexidade. 
A ordenação neste caso pode ser feita por cidade, estado ou país. 
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ORDENAÇÃO POR ESTADO / CIDADE / CORRESPONDENTE - Quando se organiza o arquivo 
priorizando o estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da 
ordem alfabética em relação as demais cidades listadas 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
BAHIA SALVADOR LOBO, ALFREDO 
BAHIA ILHÉUS GAMA, BASILIO 
PERNAMBUCO RECIFE MOURA, PAULO 
PERNAMBUCO BELO JARDIM GUIMARÃES, LUCIO 
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO 
SÃO PAULO SANTOS COSTA, MARIANA 
ORDENAÇÃO POR CIDADE / ESTADO / CORRESPONDENTE - Quando o principal elemento para a 
identificação dos arquivos é a cidade (e não o estado, como acima), deve-se adotar a ordem alfabética das 
cidades, independente do estado ao qual pertençam. Neste caso não há qualquer destaque para as capitais. 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
BELO JARDIM PERNAMBUCO GUIMARÃES, LUCIO 
ILHEUS BAHIA GAMA, BASILIO 
RECIFE PERNAMBUCO MOURA, PAULO 
SALVADOR BAHIA LOBO, ALFREDO 
SANTOS SÃO PAULO COSTA, MARIANA 
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO 
ORDENAÇÃO POR PAÍS - Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o próprio país 
em primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas após a 
capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância. 
PAIS CIDADE CORRESPONDENTE 
BOLIVIA LA PAZ MORALES, HUGO 
BOLIVIA SANTA CRUZ DA LA SIERRA SANCHEZ, EVO 
ITÁLIA ROMA PACELLO, PAOLO 
ITÁLIA FLORENÇA BERTOLUCCI, PIERO 
PORTUGAL LISBOA BONAVIDES, FREDERICO 
PORTUGAL ESTORIL DURÃO, VASCO 
 
 
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(IADES/CRN 3/Assistente Administrativo/2019) Quando o principal elemento para o arquivamento é a 
procedência, utiliza-se o método de arquivamento 
a) temático. 
b) alfanumérico. 
c) geográfico. 
d) termodigital. 
e) numérico- cronológico. 
Comentário: 
O método geográfico é um método de sistema direto que é preferido quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é a procedência ou local. 
Dessa forma a alternativa C é a correta e é o gabarito da questão. 
Na alternativa A o examinador traz o método "temático", que sequer existe entre os métodos estudados. 
Na B o método em questão é o alfanumérico, que não é um método classificado nem como básico e nem 
como padronizado. Além disso ele é o único considerado de sistema semi-indireto. Não é o mais indicado 
para casos nos quais o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local. 
Na letra D o examinador cita o método "termodigital", que não existe. O examinador certamente tenta 
confundir o candidato em relação aos métodos Dígito-terminal ou o método Unitermo (Básico Ideográfico 
Numérico). 
Por último, na letra E a banca traz o método numérico cronológico, método este adotado em quase todas as 
repartições públicas. Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método 
indireto visto que também é necessária a consulta a um índice para a localização de um documento. Também 
não é o método indicado para casos nos quais o principal elemento a ser considerado em um documento é 
a procedência ou local. 
MÉTODO NUMÉRICO 
O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência em um documento é um 
número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos métodos alfabético e 
geográfico), o método numérico é considerado indireto. 
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de 
arquivamento para localização. Já vimos que quando a busca é feita em outro lugar que não propriamente 
nos documentos, o método é considerado indireto. 
Existem três tipos de métodos numéricos (todos indiretos!): método simples, método cronológico e 
método dígito-terminal. Vamos estudá-los a partir de agora: 
Método Numérico Simples 
O método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, 
obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro. 
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Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego deste 
método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados (por isso é um 
método indireto!). 
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e 
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros). 
 
Você se lembra das classificações de arquivos que já estudamos? Se não se lembra, volte lá para 
revisar. Esse é um assunto quevocê já deve dominar neste momento! 
Vamos exemplificar para ficar mais fácil. 
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA 
SECRETARIA DA FAZENDA 1 
REGINA AUGUSTO DA SILVA 2 
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3 
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4 
BANCO SANTANDER 5 
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6 
Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que foram recebidas. A 
primeira correspondência a chegar tinha como remetente a Secretaria da Fazenda, depois veio mais uma, 
de Regina Augusto da Silva e assim por diante, até a última, do Estratégia Concursos. 
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração de cada 
um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas regras. Veja abaixo: 
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA 
BANCO SANTANDER 5 
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6 
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3 
SECRETARIA DA FAZENDA 1 
SILVA, REGINA AUGUSTO DA 2 
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4 
Dessa forma, quem estiver procurando o documento, consulta o índice (não se esqueça que é um 
método indireto) e, em seguida, localiza a pasta que contém os documentos do remetente buscado, que 
está organizada por ordem numérica. 
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Por fim, vale destacar que correspondentes eventuais serão arquivados em pastas "Miscelânea", 
representadas por "M", evitando a abertura desenfreada de pastas, o que poluiria o arquivo. 
Método Numérico Cronológico 
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta feita quem é 
numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no sistema público por meio 
do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros eletrônicos), ou seja, uma numeração única 
e sequencial que é atribuída aos documentos produzidos e recebidos. 
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto visto que 
também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento. 
Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas com os 
números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais fácil trabalhar 
com números do que com letras. 
Método Numérico Dígito-Terminal 
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de arquivamento de 
grande volume de documentos que têm com elemento principal de identificação o número. 
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita 
para a esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao contrário do que estamos 
acostumados. 
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem de leitura 
não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização. 
Parece confuso, né? Vejamos: 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES NOVA ORDEM MÉTODO DÍGITO-TERMINAL 
56.212 21-87-03 
86.212 05-62-12 
94.217 08-62-12 
218.703 09-42-17 
672.789 97-26-89 
972.689 67-27-89 
Note que os números são ordenados de forma crescente (do menor para o maior), usando-se para 
isso o último grupo de dois dígitos, do lado direito: 03, 12, 12, 17, 89 e 89. Quando ocorre o empate (12 x 12 
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ou 89 x 89), analisa-se o dígito do meio (26 menor que 27) ou, persistindo o empate, o grupo da esquerda 
(05 menor que 08). Essa é a lógica. 
Outro ponto importante e que você deve ter estranhado pois ainda não expliquei: quando o número 
é composto por menos de 5 dígitos, 0 (zeros) são acrescentados a sua esquerda, portanto, no exemplo 
acima, 56.212 tornou-se 05-62-12. 
Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é importante lembrar que a 
contagem é feita da direita para esquerda. Sendo assim, veja o exemplo a seguir: 
 
21-87-03 
03 - GRUPO PRIMÁRIO 
87 - GRUPO SECUNDÁRIO 
21 - GRUPO TERCIÁRIO 
 
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) 
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de 
fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além de tornar necessário o completo 
conhecimento das atividades da instituição. É recomendado para grandes massas documentais e grandes 
quantidades de assuntos. 
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a subjetividade da 
classificação, cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, todos os assuntos relativos as 
atividades da organização devem estar registrados sob títulos principais e subdivididos em títulos específicos, 
partindo-se sempre do genérico para o específico. 
O conhecimento profundo das atividades da instituição é requerido pois a confecção do plano de 
classificação exigirá um mapeamento completo do funcionamento da organização, assim como um 
levantamento detalhado de toda a sua documentação. 
O método ideográfico subdivide-se em alfabético e numérico, o primeiro um sistema direto e o 
segundo, indireto. Em seguida, novamente se subdivide, como vimos na introdução deste capítulo. Relembre 
abaixo: 
Método Ideográfico ou por Assunto 
• Alfabético (sistema DIRETO) 
o Dicionário 
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o Enciclopédico 
• Numérico (sistema INDIRETO) 
o Duplex 
o Decimal 
o Unitermo ou Indexação Coordenada 
Vamos entender cada uma dessas subdivisões. 
O método ideográfico alfabético, em geral, deve ser utilizado quando o volume e a diversidade de 
assuntos da documentação alvo de arquivamento são pequenos. 
Método Ideográfico Alfabético Dicionário 
Assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à sequência de letras. 
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico 
Assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. 
 
 
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Este e outros exemplos desta aula foram inspirados ou extraídos de "Arquivo: Teoria e Prática" - Marilena Leite Paes 
Método Ideográfico Numérico Duplex 
Quando se fala de métodos numéricos - mesmo que dentro da subclasse dos ideográficos - devemos 
lembrar sempre que, além do esquema ou plano de classificação, é necessário elaborar um índice alfabético 
remissivo, ou seja, estamos falando de métodos do sistema indireto. 
Esse procedimento em geral facilita a localização. Por meio da aposição de um número ao 
documento torna-se fácil localizá-lo no momento da busca, bastando para isso efetuar a consulta ao índice 
acima citado. 
No método Duplex a documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do geral para o 
particular e não há limite para a criação de novas classes (ao contrário do método decimal que veremos na 
sequência), o que é uma grande vantagem quando os dois são comparados. 
Por outro lado, se as classes não forem bem definidas e forem criadas de forma desordenada, 
poderemos encontrar documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em mais de um lugar, o que 
acontece demais na prática! 
Veja abaixo um exemplo e note a ordenação do geral para o particular e a independência da 
ordenação alfabética: 
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Método Ideográfico Numérico Decimal 
O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey e hojeé 
universalmente conhecido. 
A divisão dos assuntos novamente parte do geral para o particular e cada classe é novamente dividida 
em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex que acabamos de estudar. 
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 principais e uma 
reservada para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da atividade da organização para 
que todos os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. Esse procedimento acaba criando certa 
complexidade para o método, assim como a limitação imposta pelo limite das classes que podem ser 
utilizadas. 
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com determinado 
tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam nomenclaturas fáceis de serem retidas 
na memória. 
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte inteira do 
número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e pode ter um, dois, três ou 
mais algarismos. Veja a seguir: 
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Método Ideográfico Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada 
Por fim temos o método ideográfico numérico unitermo, também chamado de indexação 
coordenada. Este método não tem sua aplicação recomendada a arquivos convencionais, mas vem sendo 
utilizado com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. 
Nesse método atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com 
sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no momento em que ele é 
procurado. 
Após numerado, o documento é analisado e são identificadas as suas principais características e 
palavras-chave, que servirão para pesquisa posterior: nome, assunto, datas, acontecimentos, objetos, etc. 
Todos esses dados serão transferidos para uma ficha índice. 
Essa ficha deverá ser arquivada respeitando a ordem alfabética e deverá ser consultada para que se 
possa descobrir quais os números dos arquivos que tratam daquele assunto. 
4.3 - Métodos Padronizados 
Nos métodos padronizados (lembre-se sempre que são duas classes de métodos: básicos, que 
acabamos de estudar, e padronizados, ok?), foram empregadas também as cores, como recurso para a 
organização dos arquivos, ao lado dos números e letras, como já estudado. 
Os métodos padronizados mais conhecidos são o variadex, o automático, o soundex, o rôneo e 
mnemônico. Vamos a cada um deles: 
MÉTODO VARIADEX 
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos auxiliares. 
O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos documentos. 
O funcionamento do método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, diminuindo o 
campo de pesquisa. 
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Neste método trabalha-se com 5 cores, conforme abaixo: 
 
Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma das letras 
do alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial, 
ok? Dessa forma, em cada letra do alfabeto teremos as 5 cores representadas. 
 
NOMES ENTRADA CORES 
C. FORD, S.A. C. (ABREVIAÇÃO) OURO 
DEROSO, MARIO ROBERTO DEROSO ROSA 
FINAMORE, ROBSON FINAMORE VERDE 
FLORENCIO, AUGUSTO JOSÉ FLORENCIO VERDE 
POMERODE, ANTONIO POMERODE AZUL 
TREMURA, LUIS TREMURA PALHA 
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, visto que 
reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis. 
MÉTODO AUTOMÁTICO 
No método automático os documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões 
das letras do alfabeto. 
É um método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é cobrado em 
concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui. 
MÉTODO SOUNDEX 
Já no método soundex as unidades de arquivamento são ordenadas por código, independentemente 
da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética 
e pela pronúncia dos nomes. 
É mais um método que não tem aplicação prática no Brasil. 
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MÉTODO RÔNEO E MNEMÔNICO 
Os métodos rôneo e mnemônico são considerados obsoletos. 
Enquanto no rôneo combinam-se letras, números e cores, no mnemônico, criam-se mnemônicos 
(esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista. 
4.4 - Método Alfanumérico 
Por fim temos o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números. 
Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e nem entre os 
padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-indireto, ou seja, nem direto e nem 
indireto. 
O método alfanumérico trabalha com uma tabela que abrange divisões do alfabeto, previamente 
planejadas pelo profissional responsável por sua elaboração. Todas são numeradas em ordem crescente. 
Abaixo temos um exemplo para que possamos materializar o que estamos discutindo: 
DIVISÕES DO ALFABETO NÚMERO DA PASTA 
AA-AF 1 
AG-AL 2 
AM-AS 3 
AT-AZ 4 
BA-BL 5 
BM-BZ 6 
CA-CH 7 
... 8 A 88 
YA-YZ 89 
ZA-ZZ 90 
 Desta forma o arquivamento dos nomes deveria acontecer conforme abaixo: 
NOME PASTA 
ALVELADE, JOÃO ROBERTO 2 
CAMPANATTI, RENATO 7 
BOZELLI, JUAN 6 
ZANOTTA, EDUARDO 90 
O método alfanumérico tem como desvantagem a prévia determinação das divisões alfabéticas, 
devendo-se ter o cuidado de definir as quebras (Aa-Af, Ag-Al, etc.) de modo que contenham número similar 
de registros em seu conteúdo. 
Bem, após conhecermos e estudarmos todos os métodos de arquivamento, vale novamente salientar 
que só há um jeito de apontar qual o método ideal para cada tipo de arquivo: conhecendo a documentação 
a ser tratada e as características e funções da organização para a qual o arquivo presta os seus serviços. 
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Já vimos que é praticamente impossível apenas um método endereçar todas as demandas 
arquivísticas de uma organização. 
 Cabe, portanto, ao arquivista responsável, levando em conta os tipos (natureza dos documentos) e 
a demanda institucional (estrutura da entidade), escolher o melhor mix de métodos que dê à atividade 
arquivística a maior eficiência possível para a guarda, localização e preservação de documentos. 
 
(AOCP/FUNPAPA/Auxiliar em Administração/2018) O método alfanumérico de arquivamento 
a) combina números e assuntos na organização dos documentos. 
b) combina letras e números na organização dos documentos. 
c) combina imagens e números na organização dos documentos. 
d) combina letras, imagens e origem do documento na sua organização. 
e) utiliza apenas números na organização dos documentos. 
Comentário: 
Acabamos de ver no estudo do método alfanumérico que ele é constituído por uma combinação de letras e 
números. 
Dessa forma a alternativa B é a correta e é o gabarito da questão. 
Na alternativa A o examinador traz os assuntos. Os assuntos não são considerados no método alfanumérico, 
apenas os nomes. 
Na alternativa C mais uma vez o examinador traz elemento estranho ao método: imagens. 
Na D lista novamente imagem e a origem do documento, que também não interessam ao método 
alfanumérico. 
Por último, na leta E restringe o método à utilização de números e se esquece do uso das letras,que 
compõem as divisões alfabéticas que deverão ser utilizadas na classificação dos documentos (Aa-Af, Ag-Al, 
etc. 
 
 
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5 - Modelos de arquivo e tipos de pastas 
 É comum encontrarmos diferentes tipos de pastas utilizadas na organização dos mais variados tipos 
de arquivos. Além das pastas, também são utilizados caixas e envelopes. Vamos entender um pouco mais 
desse assunto. 
PASTAS E CAIXAS 
 Entre as pastas os modelos mais comuns são: 
• Pasta Suspensa 
• Pasta AZ 
• Pasta Catálogo Ofício 
• Pasta L 
• Pasta Sanfonada 
• Pasta Grampo (grampo-trilho) 
• Pasta com Aba Elástico 
 A pasta suspensa é a mais facilmente encontrada e é muito utilizada nos arquivos correntes (ou de 
primeira idade). 
 Além de ser utilizada em arquivos e armários, possui a funcionalidade de uma pasta de mesa para 
armazenar documentos e papéis, bastando para isso retirar sua haste plástica. 
 Dentro da pasta suspensa são agrupados os mais variados tipos de documentos, sempre soltos, como 
ofícios, memorandos e contratos. Todos eles são ordenados nas respectivas pastas e guardados em arquivos 
e gavetas ou armários. 
 Seu nome deriva do fato de ficarem suspensas durante o período de armazenamento. 
 Para efeitos de organização, geralmente possuem guias (projeção) nas quais são anotados os 
assuntos, nomes ou interessados a quem se referem os documentos nela guardados. 
 
 
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 A pasta AZ é também muito utilizada na organização de documentos em geral. Com ela é possível 
ordenar documentos de arquivo e diferentes tipos de textos. É considerada instrumento indispensável em 
escritórios, escolas e outros tipos de estabelecimento. 
 Contém um gancho central no qual os documentos são inseridos, após serem perfurados. 
 Quanto ao armazenamento, é geralmente armazenada em pé em armários ou estantes. 
 Cuidado para não se confundir pois, embora seu nome induza à utilização da ordem alfabética, 
permite também a organização numérica, geográfica, ideográfica ou qualquer outra. 
 É também muito utilizada em arquivos correntes, dentro de unidades produtoras de documentos, ou 
seja, nas áreas de trabalho e não, efetivamente, de arquivo. 
 
 Indo adiante, a pasta catálogo ofício é bastante utilizada nos âmbitos escolar, acadêmico, e em 
ambientes corporativos ou residenciais, permite a organização dos mais variados documentos. 
 São as pastas mais indicadas para guardar documentos que não possam sofrer rasuras. Funcionam 
como uma espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em cada página plástica. A 
durabilidade desse tipo de pasta é uma de suas características mais marcantes. 
 
 A pasta L também tem como característica sua durabilidade e geralmente é utilizada como divisória 
dentro de unidades maiores de acondicionamento. 
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 Podem ser de diferentes cores, permitindo variados tipos de organização e a adoção de subdivisões 
dentro de outras pastas. 
 Muito utilizadas em arquivos pessoais e não profissionais. 
 
 A pasta sanfonada também é utilizada em diferentes ambientes, como escolas, universidades, 
escritórios e seus respectivos arquivos, até mesmo residenciais. 
 Apresentam várias divisórias, permitindo que os documentos possam ser organizados e separados 
de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. Dessa forma 
também permite o emprego de diversos métodos de arquivamento. 
 
 A pasta grampo ou pasta grampo-trilho possui grampos (ou trilhos) que permitem que você prenda 
os documentos na pasta após perfura-los. É possível também acondicionar os documentos em páginas 
plásticas e, aí sim, prendê-los no grampo-trilho, protegendo-os contra rasuras ou outros danos. 
 
 Finalmente, temos as pastas com aba-elástico, que permitem a organização de documentos em 
geral, prevenindo conta amassados ou demais danos. Usadas tanto em ambiente residencial como 
institucional, possuem abas retráteis e elásticos em suas extremidades, permitindo o fechamento. 
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 Em relação às caixas, é muito comum a utilização das caixas box ou caixas de arquivo (as vezes 
chamadas de caixas de arquivo-morto, ao contrário do que prega a Arquivística). Podem ser de papelão ou 
de plástico (chamadas também de polionda). 
 Comumente empregadas nos arquivos intermediários, possuem tamanho indicado para o 
acondicionamento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando guardadas. 
Permitem a afixação de etiquetas (ou mesmo dados ou códigos escritos a mão) em sua área externa, 
facilitando a organização e a adoção dos mais variados métodos de arquivamento. 
 
 Vamos agora aos diferentes tipos de arquivos. 
ARQUIVOS 
 O mais comum é o arquivo de gavetas. Nele os documentos são geralmente armazenados em pastas 
suspensas. É muito utilizado nos arquivos correntes e torna muito prática a consulta aos documentos 
arquivados, permitindo o acesso direto a todos eles. 
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 Temos ainda o modelo de arquivo destinado ao armazenamento de fichas, também conhecido por 
fichário. Este tipo de arquivo vem perdendo espaço em função da informatização dos processos 
arquivísticos, mas ainda pode ser encontrado em arquivos ou instituições que utilizam as fichas como 
método de organização, como clínicas médicas ou odontológicas, academias e mesmo bibliotecas ainda não 
informatizadas. 
 
 Por fim temos os arquivos deslizantes. Estes são formados por diversas fileiras de estantes que 
correm sobre trilhos, permitindo que sejam deslizadas sem muito esforço pelo usuário. 
 Permite a maximização da utilização do espaço, pois não exige espaço entre as estantes (corredores), 
visto que elas são deslizadas e deslocadas no momento da consulta sendo novamente “encostadas” após a 
atividade. 
 Por outro lado exige significativo investimento para a implantação e manutenção do sistema. É 
comumente utilizada por organizações com alto volume documental e pequeno espaço arquivístico. 
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 Em geral não existe modelo certo ou errado para o emprego, seja quando falamos sobre pastas ou 
quando falamos sobre arquivos. Tudo isso depende do cenário encontrado na organização, que deve 
escolher os melhores métodos de arquivamento e os equipamentos ideais a serem utilizados de acordo com 
suas necessidades e acervo. 
 Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão 
arquivística na organização. 
 Desta forma esta decisão estará nas mãos do Arquivista ou do profissional responsável pela gestão 
arquivística na organização. 
 
 
(IBFC/EMDEC/Assistente Junior/2019) Para arquivar um documento é importante utilizar embalagens que 
protejam os documentos durante o período em que estarão guardados. A esse respeito, assinale a 
alternativa correta. 
a) A pasta A-Z é armazenada em pé, geralmente em armários e estantes. É organizada apenas pela ordem 
alfabética, não sendo possível organizar pela ordem numérica ou