Aula 01 04 Arquivologia

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E t t 1 • Noções de Arquivologia para DPU{somente para os cargos de Agente Administrativo, S ra eg1 a Analista Técnico-Administrativo e Técnico em Assuntos Educacionais) 
e o N e u R s o s Teoria e exercícios comentados 
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini - Aula 01 
AULA 01 - Técnicas de organização de arquivos: teoria 
das três idades, classificações em arquivos, 
classificações dos arquivos. Diplomática. 
SUMÁRIO PAGINA 
Sumário 
Bibliografia Básica ........................................................................................... 1 
1 . Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................................... 3 
1.1. Princípios e Conceitos ..... ..... .. ......................... ........... ... ... ...... .. ............ 3 
1.2. Documentos .......................................................................................... 4 
1.2.1.Classificação de documentos de arquivo . .. ..... .. .. .. ..... .. ..... .. ......... ... 6 
1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) .................. 15 
1 .3. Órgãos de Documentação .................................................................. 19 
1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ... ..... .. ........... ..... .. ..... .. ........... ..... .. ..... .. ... 23 
1.5. Princípios ............................................................................................ 26 
1.6. Classificação dos arquivos .................................................................. 33 
1.6.1. Estágios da Evolução ....... ..... .. ........... ..... .. ..... .. ........... ..... .. ..... .. ... 36 
Questões Comentadas .................................................................................. 39 
Questões Propostas ...................................................................................... 80 
Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me 
resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo 
edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada. 
Bibliografia Básica 
Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina 
(só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar). O curso e 
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várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem 
ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que 
quero dizer. Veja só: 
htto ://www .arauivonacional .aov. br /Media/Dicion%20T erm%20Arauiv. odf 
O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que 
encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas 
questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, à medida que 
você consulta, seu conhecimento sedimenta. 
htto://www.conara.arauivonacional.aov.br/Media/oublicacoes/recomendaes o 
ara a oroduo.odf 
Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo 
que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É 
mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no 
espírito até hoje. 
htto://www.conara.arauivonacional.aov.br/media/oublicacoes/resaate/recome 
ndacoes resaate acervos comoleta.odf 
O assunto é um tanto raro em provas, mas sempre que houver tempo, você 
deve se aprimorar. Este anexo da Resolução 34 do CONARQ esclarece os 
cuidados que devem ser tomados com acervos danificados pela água. E lembre-se: 
raro não quer dizer que não pode cair! :P 
E você professor, vai encostar-se à cadeira enquanto eu me viro para achar a 
resposta? Lógico que não!. Eu irei desvendar a Arquivologia com vocês, de maneia 
que os conceitos se tornem claros, e pareça que você já nasceu sabendo. E se 
mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, o 
seu professor vai funcionar, ou morrerá tentando. 
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1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia 
1.1. Princípios e Conceitos 
Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá 
trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova). 
Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história. 
O termo "arquivo" não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela 
frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a 
denominação "arché". que denominava o "palácio dos magistrados". 
Com a evolução do conceito, chegamos à palavra "archeion". que denomina 
o "local de guarda e depósito de documentos" (este conceito já está mais 
próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos). 
Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino "archivum", que 
também identifica o "luaar de auarda de documentos e outros títulos". 
Qualquer semelhança com certo capitão fictício é mera coincidência .. . 
Cuidado para não explodir o turno todo. 
Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais à frente, 
devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia. 
Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma 
matéria bem legal e útil). 
É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção, 
principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não 
é difícil, embora bastante teórico. 
As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje. 
E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem 
este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra 
ininteligível). 
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A arauivoloaia é uma ciência. Já a arauivística é o nome aue se dá ao 
conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta 
ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do 
CONARQ. 
"O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao 
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política 
nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema 
Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão 
documental e à proteção especial aos documentos de arquivo." ···· 
Para você obter acertos em uma prova de arquivologia é fundamental 
que você conheça o significado de muitos termos utilizados nessa disciplina. 
Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas 
estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com 
o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço. 
1.2. Documentos 
Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao 
atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um 
objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionarseus esforços a algum 
objeto ). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está 
ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda 
uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada. 
Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de "instituição", operam um 
elemento básico: o Documento. 
Documento é todo e qualquer reaistro de informacão. 
indeoendentemente de sua forma ou suoorte físico. Ou seja, um documento 
pode ser uma foto, um papel, um mapa. um cartão. um filme. fitas, CDs, disquetes, 
enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um 
momento. 
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Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a 
acepcão ampla da palavra. não estamos detalhando a sua forma ou o meio 
material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação, 
qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos 
falando de documento. 
Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um 
"documento de arquivo". 
Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio 
físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo? 
Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se 
denomina suporte. Como exemplos de suportes podemos apontar o papel; o papel 
fotográfico ; a película fotográfica; fitas de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um 
DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente palpável e que permite o registro de 
informações. 
Simplificando as coisas para você, caro aluno: 
Suporte (meio material)+ Registro (ideia, informação)= Documento. 
E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda 
apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra 
se achar melhor. 
Pode ser também que você se depare com o conceito de unidade de 
arquivamento. Vamos falar um pouquinho sobre isso. 
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística menciona duas unidades 
de arquivamento em toda publicação: o dossiê e o processo. 
Mas vamos devagar: 
Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de 
classificação, arranjo, armazenamento e notação. 
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Uma unidade de arquivamento constitui-se de um conjunto de documentos 
que é tratado como uma coisa só no que se refere a sua classificação, arranjo, 
armazenamento e notação. 
Confuso? Então pense neste exemplo: você entrou com um processo na 
Receita Federal para obter uma restituição de Imposto de Renda de exercício 
passado. Apresentou alguns documentos: o seu pedido, cópia do seu CPF, 
comprovantes de despesas médicas e alguns comprovantes de pagamento. 
Veja: são todos documentos diferentes uns dos outros, mas, o que vai 
acontecer com eles. Simples: o servidor vai pegar todos eles, procurar uma capa de 
papel cartão, abrir dois buracos nas folhas, prender tudo junto e imprimir uma 
etiqueta com o número do processo. 
A partir daquele momento, os documentos não são controlados 
individualmente, mas todos eles serão controlados unicamente por aquele número 
de processo atribuído a toda unidade de arquivamento. 
Dito isto, aí vão as defin ições: 
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de 
uma acão administrativa ou judicial. que constitui uma unidade de arquivamento. 
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto 
(ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 
unidade de arquivamento. 
É isso! 
1.2.1.Classificação de documentos de arquivo. 
As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as 
seguintes. 
- Quanto ao aênero do documento. 
- Quanto à l#i4"if.iifid·ftfdfilfilif.]]I 
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- Quanto à forma 
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- Quanto ao formato 
- Quanto à natureza do assunto 
Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as 
classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu 
mostrar os exemplos. Olha só: 
A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo 
conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de 
documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação. 
Gênero Documental Definição 
São documentos nos quais a informação se manifesta 
na forma escr ita ou textual. É o tipo de documento 
Escritos ou textuais mais comum atualmente, cujos exemplos 
compreendem os contratos, relatórios, certidões e o 
que mais você conseguir imaginar 
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra 
"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". 
Iconográficos Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de 
uma imagem estática. Slides e Fotografias são 
excelentes exemplos. 
Tranquilo , são documentos cujas informações estão 
Sonoros armazenadas na forma de áudio. São raros os 
exemplos ultimamente de documentos puramente 
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora. 
Falamos de documentos na forma de " imagem em 
Filmográficos movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo 
de documento. 
Gravados em meio digital, demanda ndo, em função 
Digitais desta característica, equipamentos eletrônicos para 
sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento 
digital 
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Cartográficos 
Micrográficos 
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Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e 
plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. 
Através do uso de escala, representam grandes áreas 
através de imagens reduzidas. 
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. 
A microfilmagem é um processo que será visto 
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a 
microficha exemplos deste tipo. 
E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística: 
"Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus 
caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem 
processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, 
como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos 
cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos 
eletrônicos, documentos filmográficos". 
Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais 
detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em 
função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a 
atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: às vezes é necessáriomediação técnica para acessar a informação. 
Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma 
máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um 
projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as 
vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e 
seus respectivos equipamentos. 
Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as 
informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais 
precisa. 
Sem muito segredo. Em frente. 
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A espécie documental é definida través do as ecto externo d 
oc:umentc· assumido através das informações que nele estejam contidas. Não 
em nada a ver com o suoorte do documento. mas com a natureza d 
nformacão aue ele oretende oassa 
Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de 
serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões, 
:;.1,.t.ifi!if,j,[.fijil11f41h•&J•ii4H4'Mh,lll .. lk·i1illl1lc·lttm·Uf.i.tS4Bif4foH'2Ut&tl 
~ntSti·fal11llM'·*·MiU.t.n11za,,1.c:1.mMt-141·fa§f4-i·t:i·t.f411,,fo,h.ff!. A certidão 
normalmente atesta uma situação tática passada ou presente, ao passo que o 
contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão 
assiná-lo. 
Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma 
espécie documental. 
A partir do momento que ll.Hfü.t-1·14·HI45h·i·fS4§•fa4fS,f,f411M51IMW4 
tureza do assunto abordado teremos o ioo documental . Quando uma 
certidão atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de 
tempo no serviço público que determinada repartição possui em seus 
assentamentos, esta classificação se torna um tipo documental . 
Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja 
só: 
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Contrato 
{Espécie) 
Certidão 
{Espécie) 
( Contrato de l ( Certidão de Tempo ) 
'---' Prestação de Serviços 
l (Tipo Documental} J - de Serviço (Tipo l Dcumental) J 
I 
' r l Certidão de Contrato de Venda Distribuição de Feitos = 
--l (Tipo Documental) (Tipo Documental) J 
O tioo é um detalhamento da esoécie. assim como a esoécie é um 
rmitillff,,fü,lt.1.t.1~m,f4M 
Graficamente: 
Gênero (Textual) Espécie (Certidão) 
Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica? 
Espécie Documenta · "i•n!J,.fi•i•tf gênero documental que reúne tipos 
documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, 
decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, 
planta relatório." 
E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo 
Documental. 
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Tipo Documental: "Divisão de s écie documental que reúne 
documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à 
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São 
exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, 
decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, 
litogravuras, serigrafias, xilogravuras.". 
É o que alguns doutrinadores chamam de "actio" e "conscriptio". 
Gelou né? Relaxa meu filho. 
. · nt.~ri ÍIO ·é associado à espécie documental (a palavra latina, na origem, 
significava "composição"), enquanto a "actio" seria o propósito a ser obtido por esta 
espécie. 
Viu como seu professor procura suavizar as coisas? . Se eu só jogasse os 
conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria . 
Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei 
antes. Mas, caso seu examinador vá direto ao conceito, você estará pronto do 
mesmo jeito . 
Resumindo a história: 
Jm•rãíitt + partícula "de" + função a ser desempenhada pelo documento 
= tipo documental 
Sim, sim , até agora dependemos bastante do conceito de "formato" , mas ele 
logo mais será visto. 
Passando adiante. 
A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação 
se atenta ao estágio de producão do documento (se completo ou ainda em fase 
de elaboração). Veja as classifi cações mais comuns: 
- Minuta (Rascunho) 
- Original 
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- Cópia 
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Formato. por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está 
bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar 
origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte 
"papel ", livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos. 
E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim : a 
classificacão auanto à natureza do assunto. 
Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu 
enunciaria os níveis de sigi lo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada 
um, passando adiante. 
Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às 
Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu 
salário seja divulgado na internet. 
Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações, 
o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O 
que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado . 
Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso 
da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só 
agora aqui). 
A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre 
documentos ostensivos e sigilosos. 
Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgacão não prejudica a 
administracão. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas, 
exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificu ldade à 
entidade (no seu caso, a Administração Pública). 
Em contrapartida, os documentos siailosos. em razão de sua natureza, 
devem ser de conhecimento restrito. demandando cuidados especiais no trato, 
custódia e divulgação de suas informações. 
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Veja a classificação atual: 
Período Máximo Prorrogação do Tipo de Informações do Nível de Sigilo de Manutenção Exemplos 
do Sigilo Período Documento 
Excepcional grau de 
Não há segurança. Só devem 
Ultrassecreto 25 anos previsão deser conhecidos por Segredos de Estado, 
prorrogação pessoas intimamente Planos de Guerra. ligadas ao seu 
manuseio. 
Informações parciais 
Alto grau de Segurança. extraídas de 
Não há Podem ser do assuntos 
Secreto 15 anos previsão de conhecimento de ultrassecretos. 
prorrogação pessoas autorizadas Operações militares, 
funcionalmente a tanto. operações 
econômicas. 
Não há Informações capazes de Projetos, programas 
Reservado 05 anos previsão de comprometer planos e governamentais e 
prorrogação operações suas respectivas governamentais ordens de execução. 
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais 
prevista e a classificação "confidencial" foi suprimida. Anteriormente, um documento 
poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de 
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a 
interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual). 
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem 
reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito. 
Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela. 
Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições 
finais e transitórias: 
Art. 35 (VETADO) 
§ 12 É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública 
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federal, sobre o tratamento e a classificação de informações 
sigilosas e terá competência para: 
[ ... ] 
Ili - ororroaar o orazo de siailo de informacão classificada 
como ultrassecreta. semore oor orazo determinado. 
enauanto o seu acesso ou divulaacão ouder ocasionar 
ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do 
território nacional ou arave risco às relacões 
internacionais do País. observado o orazo previsto no § 
1° do art. 24. 
§ 2o O prazo referido no inciso Ili é limitado a uma única 
renovação. 
Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a 
Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo. 
E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso Ili do artigo 35. 
E já que tocamos no assunto, vamos dar uma espiada no Decreto 7.724/2012 
(que regulamenta a Lei 12.527/2011 no âmbito do Executivo Federal), nos artigos 
relacionados ao que acabamos de ver: 
Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, 
instituída nos termos do§ 1 o do art. 35 da Lei no 12.527, de 
2011 , será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: 
1 - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; 
li - Ministério da Justiça; 
Ili - Ministério das Relações Exteriores; 
IV - Ministério da Defesa; 
V - Ministério da Fazenda; 
VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; 
VI 1 - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da 
República; 
VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da 
República; 
IX - Advocacia-Geral da União; e 
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X - Controladoria Geral da União. 
Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser 
designado por ato do Presidente da Comissão. 
Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações: 
[ ... ] 
IV - prorrogar por uma umca vez, e por período 
determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de 
sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, 
enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar 
ameaça externa à soberania nacional, à integridade do 
território nacional ou grave risco às relações 
internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta 
anos o prazo total da classificação; 
Basicamente o mesmo texto, com o mesmo significado, só que um pouco 
mais detalhado (note que o inciso IV especifica o prazo pelo qual a prorrogação 
pode ser feita, coisa que a Lei 12.527/2011 não fazia). Aliás, é exatamente o que se 
deve esperar de um Decreto em relação à Lei que aquele busca regulamentar. 
1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) 
Esse assunto pode aparecer com outro nome em alguns editais: tipologia 
documental. 
Heloísa Liberalli Belloto (outra autora cujos textos são recorrentes em 
provas), contrapõe o estudo da tipologia documental ao da diplomática. 
Em linhas gerais, a diplomática se dedica a estudar a finalidade do 
documento em si, buscando reconhecer sua: 
1 - Autenticidade relativamente à espécie, conteúdo e finalidade do 
documento 
2 - Datação (época em que o documento foi produzido) 
3 - Proveniência do documento (sua origem) 
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4 - Transmissão do documento (seria sua "movimentação" ao longo da 
história) 
5 - Fixação do texto 
Veja que os temas com os quais a diplomática se importa não se referem ao 
documento em seu conjunto (no contexto do arquivo) e sim, quanto ao documento 
em si. Sua estrutura e sua autenticidade. 
Por outro lado, o estudo da tipologia documental busca entender a lógica 
orgânica do documento (você vai entender esta expressão ainda nesta aula, se 
acalme). 
Assim, a tipologia documental está preocupada com o cumprimento de uma 
função pelo documento dentro do contexto de uma instituição, ou, melhor ainda, 
com relação a suas atividades. E é nisto que você deve prestar atenção para sacar 
a aplicação prática da teoria . 
A tipologia arquivística busca reconhecer em cada documento: 
1 - Proveniência 
2 - Vinculação à competência e atividades da entidade acumuladora 
3 - Associação entre a s écie documental e o tipo documental 
4 - Conteúdo do documento 
5 - Datação 
Repare que a proveniência do documento ganha destaque, bem como 
questionamentos a respeito de sua relação com as atividades da entidade. O 
próprio conteúdo do documento cai lá pra baixo quando pensamos em análise 
tipológica, justamente porque não é mais tão importante saber o que está 
escrito no documento, e sim como ele se insere no contexto da instituicão. 
E como nem só de teoria vive o concurseiro, apresento a vocês, 
textualmente, as espécies documentais mais comuns que aparecem em prova. De 
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todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos. O manual do qual 
retirei as definições pode ser encontrado neste link: 
htto ://biblioteca. olaneiamento .aov. br /biblioteca-tematica-1 /textos/redacao-
of ici al-e-n ormalizacao-tecn i ca-dicas/texto-31 -aoosti la-com oleta-de-redacao-
oficial. odf 
Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que 
precisará conhecerpara quando começar a trabalhar). E tem todos os tipos 
imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a 
prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez). 
E já aviso, tem mais uma penca de espécies documentais, amarradas a mais 
um grupo vasto de tipos, de tal forma que o que segue é só uma amostragem das 
espécies mais comuns. Achou outra espécie documental ou tipo documental e está 
com alguma dúvida: posta no fórum que eu vou correndo te ajudar. 
ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos 
fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por 
comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo 
com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em 
livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que 
redige os termos de abertura e de encerramento. 
ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que 
ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem 
conhecimento, a favor de uma pessoa. 
CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou 
jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, 
convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações. 
CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou 
assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em 
repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também 
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chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do 
original. 
CIRCULAR: Comunicação oficial , interna ou externa, expedida para 
diversas unidades administrativas ou determinados funcionários. 
CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando 
criar direitos e obrigações recíprocas. 
CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para 
assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo 
órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a 
criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem 
pessoal. 
DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação 
administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato. 
EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao 
público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc. 
MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre 
unidades administrativas de um mesmo óraão, que podem estar 
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma 
forma de comunicação eminentemente interna. 
OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de 
informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha 
caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações 
realizadas entre dirigentes de entidades públicas. podendo ser também dirigidos à 
entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa. 
PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos 
submetidos à sua consideração; indica a solução. ou razões e fundamentos 
necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente. 
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REQUERIMENTO: Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder 
Público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o 
prejudique. 
Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real 
significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link, 
verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os 
coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos, 
deveria conhecer). 
Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor 
no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa em seus 
mínimos detalhes. 
1.3. Órgãos de Documentação 
Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao 
manuseio e guarda de documentos. 
Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso 
estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que 
definamos cada um deles. 
E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui 
suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo 
outro. 
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Acompanhe 
iniciais: 
1. Museus 
2. Biblioteca 
3. Arquivos 
4. Centros de 
Documentação 
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o quadro para as noções 
•Locais onde a informação documentada pode ser 
conservada (instituições de custódia) 
• São instituições que colocam à disposição do público 
coleções de peças e objetos culturais. 
•Relaciona-se a objetos de valor cultural, podendo 
também estar presentes objetos tridimensionais. 
• As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura . 
• Os documentos estão associados à ideia de coleção 
(foram reunidos por vontade de alguém) 
•Pode haver vários exemplares. 
• Ocorre acumulação de documentos, têm natureza 
orgânica, atingem a sua situação por um processo 
natural. 
•Não são documentos colecionados. Normalmente o 
documento é único, tendo sido produzido e acumulado 
apenas conforme o necessário. 
• São locais que agrupam os mais diversos tipos de 
documento. 
" 
O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que 
estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo. e o 
orooósito dado oor cada instituicão ao mesmo (finalidade a que se propõem). 
Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os 
acervos são formados. 
Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo. é importante também que 
você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus. bibliotecas. 
centros de documentação). E adivinha meu caro : cai em prova! 
O CESPE (2011 Correios) já fez a seguinte afirmação: "A distinção entre 
documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem S!.. o 
emprego desses documentos.". 
Pois bem, vamos às definições mais específicas: 
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Museu : Um museu é, primordialmente, uma instituicão de interesse 
público. O seu principal propósito é colocar à disposicão do público conjuntos 
de pecas e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem 
mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de 
documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo, 
nãoé "consultado" pelo público com o propósito de obter informações. 
Mas professor: eu quero ir ao museu para obter informações sobre a história 
das civilizações! Não estaria evidente meu propósito de obter informações? 
Eu digo: você está trabalhando com um conceito bastante amplo de 
informação. Para fins da nossa disciplina, somente chamaremos de documento 
arquivístico aauele aue foi criado ou recebido oriainalmente oara atendimento 
das finalidades da instituicão. 
Uma informação fixada em suporte que buscava resolver determinado 
assunto tratado pela instituição. 
Já que o antigo Egito surgiu, vamos brincar com ele. O papiro (ou antes dele, 
os pedaços de pedra talhados) no qual o coletor de impostos controlava a 
arrecadação é um documento de arquivo, já que foi criado pela entidade para 
resolver um assunto inerente às suas funções. 
O sarcófago foi originalmente criado para guardar o faraó. Não havia assunto 
administrativo que pudesse ser resolvido através daquele objeto, ou ao menos, não 
há assunto administrativo que pudesse ser resolvido através das informações 
fixadas naquele suporte. Ninguém consultava o sarcófago lá na época, atrás de 
informações. 
É com esse enfoque que você deve distinguir os documentos do arquivo das 
peças de museu. 
Centros de Documentacão: Esses daqui aaruoam documentos de todos 
os gêneros. qualquer que seja a fonte. À primeira vista, é como se os centros de 
documentação nem mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, 
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isto não é de todo verdade. O centro de documentacão tem uma finalidade: 
informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização. 
Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino, 
onde estão dispostas todas as informações das ... hum ... revistas de Direito da 
Universidade de São Paulo ... Esta base de dados somente se presta a informar as 
revistas que estão ali disponíveis. 
Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado 
nesses ambientes), e frequentemente cobrado em prova. 
Comecemos pela doutrina: 
"Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não 
produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para 
estudo, pesquisa e consulta". Bem compacto 
A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com 
finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator 
importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos 
custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas 
atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou 
aquisição. 
E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um 
exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade 
enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e 
não dão a mínima pra isso. 
A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma colecão. 
A palavra propósito também é importante: a acumulacão de documentos na 
biblioteca é intencional. e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja 
educar o seu público. 
Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje. 
Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina: 
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"Arquivo é a acumulacão ordenada de documentos. em sua maioria 
textuais. criados oor uma instituicão ou oessoa. no curso de sua atividade. e 
oreservados para a consecucão de seus objetivos. visando à utilidade que 
ooderão oferecer no futuro". 
E aqui vai mais uma, também cobrada em prova: 
"A principal finalidade dos arquivos é servir a administracão. 
constituindo-se. com o decorrer do temoo. em base do conhecimento da 
história". 
Esmiucemos. 
O Arauivo tem como funcão a auarda e a preservacão de documentos. 
para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam, 
orimordialmente. servir adeauadamente aos usuários destas informacões. 
Além disso. os documentos e informações precisam estar organizados, para 
que possam ser acessados e a sua informação compreendida. 
A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como 
mera decorrência das atividades da instituicão a aue está liaado. É um 
processo natural e gradativo. 
Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por 
sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um 
arquivo são mantidos juntos para que. desta forma. reflitam o funcionamento e as 
atividades da instituição a que estão ligados. 
Os documentos do arauivo dão testemunho das atividades da 
institui cão. 
1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) 
O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para 
nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de "coisas". A 
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mesma palavra "arquivo" compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas 
agora e no transcorrer das aulas. 
Veja os significados mais utilizados em provas: 
- Arauivo é o coniunto de documentos criados ou recebidos por uma 
instituicão. no decorrer de suas atividades. preservados para aarantir a 
consecucão de seus obietivos; 
- Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de 
documentos: 
- Arauivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos 
encontra-se conservado. 
- Arquivo é o nome dado à instituicão cujo objetivo seja o de guardar e 
conservara os documentos. 
E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu, 
sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga: 
"Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e 
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas 
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos 
futuros". 
Essa primeira definição é encontrada na obra de Marilena Leite Paes, 
doutrinadora frequentemente consultada pelas bancas. Contudo, referido conceito 
foi formulado pela primeira vez por Solon Buck, ex-arquivista norte-americano. 
Mas nem mesmo nossas queridas bancas organizadoras, do alto de suas 
torres de marfim, poderão negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08 
de janeiro de 1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados. 
Lá, em seu artigo 22, temos também uma definição de arquivo: 
Art. 22 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os 
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
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públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, 
em decorrência do exercício de atividades esoecíficas. bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor 
popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora 
para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os 
documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive, 
vibrariam com a medida). 
Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesia 
da função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém 
viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a 
proveniência e organicidade dos documentos, dará testemunho das atividades da 
instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional. 
Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho 
várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações 
para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo 
novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo, 
refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha 
pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para 
as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia). 
Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em 
outras, mais específicas. 
- Promover a auarda de documentos aue circulam na instituicão. 
uti lizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e 
eficiente (lembra-se do llRGD?). 
Garantir a oreservacão dos documentos. acondicionando-os 
adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de 
destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais 
como temperatura e umidade. 
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- Atender aos cedidos de consulta e desarauivamento de documentos 
pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações. 
Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia 
principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você 
simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativas 
erradas terão de se afastar dos fundamentos da disciplina. 
1.5. Princípios 
Princípios, de maneria bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de 
regras dentro de determinada disciplina. 
Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará 
questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos 
princípios que vou relacionar. 
Entenda: nenhuma reara de arauivoloaia ou arauívistica ooderá entrar 
em conflito com estes orincíoios. justamente porque as rearas são construídas 
tendo os orincíoios como auia. Isto, meu caro aluno, não auer dizer aue os 
orincíoios não possuam excecões. só quer dizer que a excecão não pode virar 
reara. 
Mãos à obra! 
Proveniência 
Também denominado princípio do respeito aos fundos. este princípio tem 
a seguinte premissa: "Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa 
devem manter sua individualidade. sem jamais se misturarem aos de origem 
diversa.". 
A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito 
disto: 
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"Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido 
oor uma entidade coletiva. oessoa ou família não deve ser misturado aos de 
outras entidades produtoras." 
E faz todo o sentido, como veremos abaixo. 
Eu sei que "jamais" é uma palavra meio forte para concurso, mas este 
princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos "jamais" e 
"nuncas" que você deve ponderar antes de excluir a alternativa. 
Lembre-se: o arquivo busca demonstrar. através do acúmulo de 
documentos. o modo de funcionamento da instituicão. Não faz sentido, tendo 
este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois 
descaracterizaria aquilo que PAES chamou de "base do conhecimento da história". 
E as bancas adoram este assunto: 
ESAF (ANA 2009): "A base teórica das intervenções arquivísticas, que 
garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística 
é o princípio da proveniência". 
Já a FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: "Quando os arquivos originários 
de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de 
origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência. ". 
Você também encontrará este princípio como "princípio do respeito aos 
fundos", ou similar francês. 
E agora, somente neste ponto, você está pronto para entender o que significa 
"fundo aberto" e "fundo fechado". Só relembrando: 
Fundo: "Conjunto de documentos de documentos uma mesma proveniência. 
Termo que equivale a arquivo". 
A definição se um fundo é aberto ou fechado depende justamente do fato de 
a entidade produtora encontrar-se ou não em atividade. Veja só: 
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Fundo Aberto: Fundo ao qual oodem ser acrescentados novos 
documentos em função do fato de a entidade orodutora continuar em atividade. 
Fundo Fechado: Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, 
documentos em função de a entidade orodutora não se encontrar mais em 
atividade. 
Repare na diferença entre eles e sua relação com o princípio da 
proveniência: uma entidade mantém o seu próprio arquivo. Contudo, uma vez que 
não se encontre mais em atividade, deixou de produzir ou receber documentos. E 
agora, já que não pode mais produzir ou receber documentos em função de suas 
atividades, e documentos de origem (proveniência) diversa não podem se misturar 
àquele fundo, a consequência é uma só : aquele fundo encontra-se definitivamente 
fechado. Lindo, não? 
Organicidade 
Está relacionado ao termo "orgânico". Todos os seres vivos (e, portanto, 
seres orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, 
que, apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e 
estudando para virar funcionário público). 
Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de 
Terminologia Arquivística: 
"Relacão natural entre documentos de um arquivo em decorrência das 
atividades da entidade orodutora". 
Os documentos mantêm relacões entre si. como oartes de um 
oraanismo. Ou, melhor ainda, os documentos são oroduzidos e recebidos. 
naturalmente. como resultado das atividades desenvolvidas em uma 
oraanizacão. seja ela pública ou privada. 
A organicidade garante a organização dos documentos, de maneira que 
estes reoroduzam. da maneira mais fiel oossível. a oróoria estrutura da 
entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípioda proveniência. sendo enxergado como decorrência lógica deste. 
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Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em 
decorrência das atividades da entidade produtora. 
CESPE 2011 Correios: "A organicidade do arquivo se verifica na relacão 
que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito 
acumulador. seja ele pessoa física ou jurídica.". 
E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza. Veremos mais tarde o 
princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado, pois as bancas podem 
citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta 
afirmação) sem. no entanto. estar se referindo necessariamente a ele 
(cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação. 
CESPE (2011 EBC): "O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre 
do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como 
resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou 
privada.". 
FCC (2011 TRT-23!!): "Ao definir arranjo como o processo de agrupamento 
dos documentos singulares em unidades significativas e também o de 
aaruoamento de tais unidades entre si, numa relacão igualmente significativa, 
Schellenberg evoca o princípio da organicidade.". 
Pertinência 
Leva em consideração o assunto (o tema). independentemente da 
proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas 
classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância. 
Veja o que diz o Dicionário: 
"Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por 
assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também 
chamado orincíoio temático". 
Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa 
ser pertinente (apropriada) ao tema requerido ©. 
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Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o 
princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é 
o "assunto", e não "documentos produzidos ou recebidos pela instituicão", 
dificilmente se conseguirá atentar a ambos. 
Alguns vão mais longe: afirmam sem medo alaum aue o princípio da 
pertinência não tem mais aplicacão na Arquivística. O próprio Dicionário de 
Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal princípio já 
não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das gerações 
futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão corajoso. A 
banca pode ou não comparti lhar deste entendimento, então, vou nos proteger o 
ensinando. 
Entretanto, o orincíoio da oroveniência é a viaa mestra da arauivística. 
Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer 
conflito entre oertinência e oroveniência. fiaue com este. 
(CESPE 2011 Correios) : Quando há necessidade de se reclassificar os 
documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a 
classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência. 
Cumulatividade 
Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o 
arquivo é uma formacão espontânea. natural, progressiva e sedimentar. (FCC 
2011) 
Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de 
documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio 
acúmulo que se obtém o arquivo. 
Muito importante: 
Lembre-se que os documentos de arauivo não são colecões!!!! 
Da ordem original (ou da ordem primitiva) 
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Está relacionado ao arranjo original dos arquivos. é o "princípio segundo o 
qual o arauivo deveria conservar o arranio oela entidade coletiva. pessoa ou 
família que o produziu." (ESAF 2010). 
Aliás, este orincíoio reoresenta a oróoria aarantia da oraanicidade dos 
documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o 
arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve. 
Da territorialidade 
Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos 
servicos de arauivo do território em aue foram oroduzidos. 
Acaba por ter dois desdobramentos: 
Proveniência territorial : os documentos deveriam permanecer nos arquivos 
do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem. 
quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja. onde foram produzidos. 
Pertinência territorial : os documentos deveriam ficar nos arquivos do 
território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se, 
pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento. 
Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios. ora como meras 
características dos documentos. relacionadas aos princípios apresentados. Quer 
sejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça: 
lmoarcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros. 
livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos 
quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou 
ambições, eles simplesmente registram. 
Oraanicidade- Os documentos refletem características da oraanizacão 
aue o oroduziu . Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, 
como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização. seja ela pública 
ou privada. 
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Naturalidade- Decorre da maneira como os arauivos se oriainam. 
naturalmente, em decorrência da acumulacão de documentos. 
Autenticidade - Os documentos são produzidos. recebidos, armazenados 
e conservados de acordo com orocedimentos reaulares aue oodem ser 
comorovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo 
conteúdo do documento oriainal. 
Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como 
fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um 
fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original. 
Acessibilidade- Característica que está relacionada à possibilidade de 
localizacão. recuperação, apresentação e interpretação do documento. 
Unicidade Os documentos de arauivo têm caráter único. 
indeoendentemente da existência de outro documento semelhante ou tido 
como igual (como outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada 
um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em 
um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela 
Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi 
produzida através de umprocesso de fotocópia. 
Desta forma. cada documento do arquivo normalmente é produzido em 
uma única via. ou então. em número limitado de cópias. 
Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico. ligando os documentos 
uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é 
separado de seu coniunto ele oerde muito do seu sianificado. 
Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de 
serem cobrados em prova. Existe uma infinidade de muitos outros surgindo 
enquanto a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem 
quando fazia provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto). 
Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o 
bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo, 
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não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de 
prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo, 
pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula. 
E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta 
nela. 
1.6. Classificação dos arquivos 
Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não 
existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis. 
Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for 
alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada). 
Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais 
lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes: 
- quanto às entidades mantenedoras; 
- quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para 
a aula de gestão de documentos); 
- quanto à extensão de sua atuação; 
- quanto à atureza do document 
No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização dos 
quadros abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em 
prova. 
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1 
Federal 
1 
• 
Igrejas 
Firmas 
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Públicos 
1 
1 
Estadual 
• 
Institucionais 
Sociedades Associações 
Comerciais 
Corporações 
. 
Municipal 
Instituições 
Educacionais 
Companhias 
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Fonte: PAES, Marilena Leite 
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Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são 
bem intuitivas e simples: 
- Arauivos Setoriais: aqueles estabelecidos iunto a óraãos ooeracionais. 
servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa 
história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao 
invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário. 
pode-se resolver juntar todos eles em um ... arquivo ... próximo ao setor, para que 
fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados. 
- Arquivos aerais ou centrais : estes recebem os documentos correntes 
orovenientes de diversos óraãos aue intearam a estrutura da instituicão, 
centralizando as atividades do arauivo corrente. Pensando na estrutura do 
Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda 
Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a 
fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à 
Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF), o qual 
possui. entre outras unidades, o nosso querido arquivo geral. um órgão inteiramente 
dedicado a receber processos e armazenar documentos. 
Quase terminando ... 
No tocante à natureza dos documentos. depois de muita briga entre os 
integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um 
acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis. do 
contrário. não tem razão de existir). 
Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos. e a chance de o 
examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme: 
- Arquivo Especial : este arquivo tem sob sua guarda documentos com 
variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte). 
A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser 
fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes .. . encontra-se basicamente de 
tudo. 
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Merecem tratamento especial em seu armazenamento. bem como em 
seu reaistro. controle e conservacão. 
- Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro 
arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça). 
Chama-se de arauivo esoecializado aauele aue oossui sob sua custódia 
documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com 
exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito ... 
acredito que você tenha entendido a ideia. 
Mas essas foram bobinhas . A próxima é uma classificação que vai te 
assombrar pelo resto do curso. 
1.6.1. Estágios da Evolução 
Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte. 
Veja o quadro: 
Arquivo de 
Primeira Idade 
(corrente) 
Arquivo de 
Segunda Idade 
(intermediario) 
Arquivo de 
Terceira Idade 
(permanente) 
Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados 
neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a 
seguinte diferenciação: 
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"Os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas 
categorias: valores primários, oara a oróoria entidade onde se oriainam os 
documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores 
orivados." 
"Os documentos nascem do cumorimento dos obietivos oara os auais 
um órgão foi criado: administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é 
lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em 
arquivos por aoresentarem valores que oersistirão oor muito temoo ainda 
depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de 
interesse pra outros que não os utilizadores iniciais" · 
Guarde com muito carinho essa definição do Schellenberg e volte a ela 
sempre que achar que não entendeu a diferença de valor primário e secundário. O 
autor sintetizou tudo que você precisa saber sobre documentos correntes e 
permanentes! 
Pois bem, quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associeesse valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O 
documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas 
finalidades. 
Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre 
ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário, de 
interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais 
lembrado em provas é o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil 
não possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionário público, eu não 
respondo mais à Coroa Portuguesa já tem um tempinho ... ), o seu valor histórico é 
inquestionável. uma vez que retrata a estrutura estatal da época. 
Assim sendo, atente às suas definições: 
- Arquivos Correntes (Primeira Idade): Estes arquivos são constituídos de 
documentos freauentemente consultados oela instituicão. Uma vez sendo 
frequentemente consultados (ou com potencial para serem consultados a qualquer 
momento), seus documentos devem ser armazenados próximos aos escritórios 
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e reoarticões que a eles recorrem. Sua principal característica deve ser o fácil 
acesso. 
Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o 
seu próprio armário de processos (você também vai sonhar com ele, acredite). 
Como os processos (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos) 
são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição. 
Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o 
seu próprio armário de processos (você também vai sonhar com ele, acredite). 
Como os processos (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos) 
são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição. 
- Arauivos Intermediários (Segunda Idade): Agora, os documentos 
deixaram de ser freauentemente consultados, mas a instituicão que os produziu 
ou recebeu ainda pode precisar deles. Ainda assim, como seu uso não é 
constante, não há necessidade de aue estes arauivos esteiam oróximos à 
instituicão. e nem mesmo precisam ser facilmente acessados. Aliás, é bom que se 
diga que os documentos do arquivo intermediário nem mesmo ficarão ali para 
sempre, o que lhes garantiu a alcunha de "purgatório". O melhor exemplo deles 
também são processos . Quando eu trabalhava no TRT. os processos ainda em 
curso ficavam em prateleiras, bonitinhos e no lugar. Entretanto, quando eram 
arquivados. iam para caixas de papelão e eram empilhados em uma sala que 
permanecia trancada. Se eu precisasse de algum processo dali (que apenas eram 
armazenados para aguardar o decurso de prazo prescricional), eu teria de procurar 
a caixa, e pegar o processo dali de dentro. 
- Arquivos Permanentes (Terceira Idade): Até agora, todos os documentos 
que citei oossuíam algum valor administrativo (os processos que ficavam comigo 
estavam ali para serem trabalhados). Entretanto. veremos na próxima aula que os 
documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de natureza 
administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuírem algum valor 
histórico ou documental. serão armazenados no arquivo permanente da 
instituição. 
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Cada uma destas fases corresponde a uma maneira diferente de conservar 
os documentos, daí a importância desta classificação. E fique tranquilo, a próxima 
aula conterá estes temas, com muito mais profundidade. 
Espero que tenha gostado dessa aula! Sugestões, dúvidas e o que quer que 
você ache que eu mereça saber, estou lá no fórum para isso! 
Até a próxima. 
Questões Comentadas 
1. CESPE - EPF - PF - 2009 O documento de arquivo somente adquire 
sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a 
estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 
Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a 
matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao 
mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de 
documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes 
documentos provêm. 
Vamos rever as definições, começando pela proveniência: 
"Os arquivos originários de uma instituicão ou pessoa devem manter sua 
individualidade. sem jamais se misturarem aos de origem diversa." 
E agora, organicidade: 
"Relacão natural entre documentos de um arquivo em decorrência das 
atividades da entidade orodutora". 
Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando 
separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que 
estejam se relacionando "com os meios que o produziu". 
Item Certo. 
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2. CESPE - PPF - PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada 
vez mais importante nas instituições, possibi lita a tomada de decisão segura e o 
atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação, 
julgue o próximo item, referente a arquivologia. 
O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos 
colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. 
Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro como dissemos 
anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo "coleção", mas não 
fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer 
documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o 
extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da 
República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão? 
Sim! Devem ser colocados junto aos processos da unidade? Certamente que não. 
Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que 
estes documentos certamente terão origem em instituições diversas. 
Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é 
documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não 
confunda as coisas. 
Item errado. 
3. FCC - TJAA -TRE SP - 2012 Original, cópia, minuta e rascunho -
diferentes estágios de preparação e transmissão de documentos - correspondem 
ao conceito de: 
a) espécie. 
b) formato. 
c) forma. 
d) suporte. 
e) tipo. 
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Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta, 
falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da 
forma por ele assumida. Letra c) 
4. ESAF - ATA MF - MF - 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro 
de documentação,