[Apostila] - ORÇAMENTO MATRICIAL - Stratec

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Stratec 
Material Educativo
Orçamento Matricial
ORÇAMENTO MATRICIAL
UMA NOVA VISÃO PARA A 
ELABORAÇÃO E O 
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
META 
REDUÇÃO DE R$ 9.500.000,00 NOS 
DISPÊNDIOS E DESPESAS
Roteiro da Apresentação
 Preparação da base orçamentária
 Preparação para definição das metas
 Definição preliminar das metas
 Negociação e consolidação do orçamento
1ª Etapa - A Elaboração do Orçamento Matricial
1
2
3
4
2ª Etapa - Controle Orçamentário
 Acompanhamento dos gastos
 Auditoria
5
6
3ª Etapa - Organização do Projeto
 Formação das equipes e forma de atuação7
ANTES, ALGUNS CONCEITOS 
SOBRE GERENCIAMENTO
Fator crítico de sucesso 
LIDERANÇA
MÉTODO
CONHECIMENTO
DO 
PROCESSO
PROATIVA
Modelo Mental
No. 1
ADMINISTRAÇÃO 
E GERENCIAMENTO
Administração
de
Empresas
Liderança
Conhecimento
Finanças
Recursos Humanos
Logística
Fabricação
Marketing
Vendas, etc
Clima Organizacional
Liderança Executiva
Governança
Manter Metas
Atingir Metas
Estabelecer Metas
Cultura Organizacional
Potencial das pessoas
A
C
P
D
Método
O que é Método?
Método =
“Processo para se atingir resultados”.
Método para Atingir Resultados: 
PDCA
Modelo Mental
No.2
Princípios
 Quem não mede não gerencial
 Gerenciar é atingir metas
1ª Etapa
Processo de 
Elaboração do 
Orçamento Matricial
Proposta de Gestão Orçamentária
ORÇAMENTO MATRICIAL
•Exame detalhado dos gastos
•Metas de redução específicas 
para cada área 
•Desafios compatíveis com o 
potencial de ganho 
•Ônus da prova com os 
gerentes
VISÃO 
ORÇAMENTÁRIA
Elaboração 
do 
OrçamentoP
A Gestão do Orçamento 
Através do PDCA 
DC
A
Controle 
Orçamentário
Os Princípios do Orçamento 
Matricial
Princípios Significado
1) Controle 
Cruzado
Gastos controlados por duas 
pessoas (donos de entidades 
e pacotes)
O Princípio do 
Desdobramento do Custo
$
$
$ $
$ $
Presidente
Diretorias
(Entidade)
Centros de Custo Pacotes de Gastos
Variáveis
Atividades
$
O Princípio do 
Controle Cruzado
Gestor Gestor Gestor
Dono da Entidade
Gestor
do pacote
Gestor
do pacote
Dono do 
pacote
Gestor Gestor Gestor
Dono da entidade
Gasto 
“a” - $
Gasto 
“b” - $
Gasto 
“z” - $
Gasto 
“” - $
Gasto 
“” - $
Gasto 
“” - $
...
...
Matriz Corporativa
Dono: Presidente
Os Princípios do Orçamento 
Matricial
SignificadoPrincípios
1) Controle 
Cruzado
Gastos controlados por duas 
pessoas (donos de entidades 
e pacotes)
2) Foco no 
desdobramento 
do gasto
Os gastos são desdobrados até 
o nível onde são realizados
Os Princípios do Orçamento 
Matricial
Princípios Significado
1) Controle 
Cruzado
2) Foco no 
desdobramento 
do gasto
Gastos controlados por duas 
pessoas (donos de entidades 
e pacotes)
Os custos são desdobrados até 
o nível onde são realizados
3) Acompanhamento 
sistemático
Esforço direcionado à partir 
de comparações sistemáticas 
e controle detalhado dos 
gastos
O Princípio do 
Acompanhamento Sistemático
 Acompanhamento Mensal do Resultado -
“Gestão à Vista”
 Reuniões para Controle de Gastos
Cobertura de Estoque
1
1 ,2
1 ,4
1 ,6
1 ,8
2
2 ,2
2 ,4
2 ,6
2 ,8
3
Nov Dez Ja n Fev Mar Abr Mai Jun J ul Ag o Set
*
Melhor
Meta
Índice de
cobertura de
estoque
Média
97
 Auditoria de Procedimentos
Premissas do Orçamento 
Matricial
 Resultado orçamento matricial
IGUAL ao resultado contábil
 Reais históricos
 Correta alocação dos lançamentos 
contábeis
Processo de Elaboração do 
Orçamento Matricial
Negociação e 
Consolidação 
do Orçamento
Definição 
Preliminar 
das Metas
Preparação 
para Definição 
das Metas
Preparação 
da Base
Orçamentária
•Definição de Pacotes e Variáveis
•Definição de Entidades e Níveis
•Definição de Donos, Coordenadores e Gestores de 
Pacotes e Entidades
Preparação da Base 
Orçamentária
Elementos básicos para a gestão do 
“Orçamento Matricial”
Pacotes 
de Gastos
Quais são 
os gastos
Entidades 
da Empresa
Onde 
ocorrem os 
gastos
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Definição e Objetivo 
de Pacotes
• Agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à 
natureza do lançamento que as originaram. 
PACOTES
VARIÁVEIS DE PACOTES
• Representam o nível de abertura da contabilidade.
OBJETIVOS
• Montar uma estrutura contábil-gerencial 
• Facilitar a análise e compreensão sobre a alocação de gastos
• Gerenciar sua evolução ao longo do tempo
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Como São Formados 
os Pacotes
250
Despesas
Administrativas
Salários e Encargos Sociais
Aluguel de Imóveis 30
Custos Fixos 
de Produção
Salários e Encargos Sociais
Aluguel das Instalações Fabris
500
60
“DRE”
Aluguel de Veículos 25
865
Aluguel das Instalações Fabris
Aluguel de Veículos
Aluguel de Imóveis
25
60
30
Aluguéis
Salários e Encargos Sociais da Produção 500
250
Pessoal
Salários e Encargos Sociais da Administração
Pacotes
865
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Exemplo de Pacotes e 
Variáveis (Gastos)
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
VARIÁVEIS
Locação de veículos leves
Loc. de veículos pesados
Locação de ônibus 
Gasolina
Álcool
Óleo Diesel
Peças e assessórios
Seguros 
Apoio logístico
Manutenção de veículos
PACOTES
Terceiros
Aluguéis
Despesas de Apoio
Legais e Fiscais
Utilidades e Insumos
Pessoal
Frota
Propaganda
Frota
Definição e Objetivo 
de Entidades
• Unidades da estrutura organizacional (funcional ou por projeto)
ENTIDADES
NÍVEIS DE ENTIDADES
• É o desdobramento das entidades, de acordo com a estrutura 
organizacional, desde unidades corporativas até centros de 
custo
OBJETIVO
• Estabelecer uma clara definição da responsabilidade 
gerencial pelo controle dos gastos
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Exemplos de Entidades
PresidênciaEmpresa
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Dir. Com.Dir. Finan Dir. Oper.Entidades
FinanceiroCentros de
Custo
MKT Intercâmbio Pessoal
Vice-Pres
Donos, Coordenadores
e Gestores
Coord. Coord. Coord. 
Dono da 
Entidade
Coord.
Coord.
Dono do 
pacote
Matriz Corporativa
Dono: Presidente Dono da 
Entidade
Dono da 
Entidade
Dono do 
pacote
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Negociação e 
Consolidação 
do Orçamento
Definição 
Preliminar 
das Metas
Preparação 
para Definição 
das Metas
Preparaçãoda Base
Orçamentária
• Análise preliminar das variáveis
• Definição de Atividades, Parâmetros e Indicadores
• Definição de “Clusters”
• Preparação do Software e coleta de dados
Processo de Elaboração do 
Orçamento Matricial
Análise Preliminar das Variáveis
Indicadores
 item de controle 
para definição da 
meta e 
acompanhamento
Atividades
 detalhamento do 
último nível do 
plano de contas
 valores 
gerenciados no 
nível operacional 
 definidas pelos 
coordenadores e 
gestores de pacote
Parâmetros
 critério de 
comparação
Variáveis
Pacote
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Priorizar variáveis e verificar 
potencial de ganho
Atividades, Parâmetros 
e Indicadores
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
= X
1
Economia
no Parâmetro
CONSUMO
ESPECÍFICO
(kg detergente/m2)
Gastos com Telefonia Fixa
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
Adm.
Central
Financeiro Comercial Logística Industrial Engenharia
Entidades
R
$/
Fu
nc
io
ná
ri
o
PREÇO
UNITÁRIO
(R$/kg detergente)
Gastos com Telefonia Fixa
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Filial São
Paulo
(capital)
Filial Salvador Filiar São
Paulo
(interior)
Filial Porto
Alegre
Filial Curitiba Filial Recife Filial
Fortaleza
Entidades
R
$/
 fu
nc
io
na
rio
2
Renegociação 
de Contratos
GASTO
(R$/m2)
Comparação entre indicadores 
para definição de metas
Comparar indicadores
Identificar “Clusters”
Agrupar entidades
Entidades: Administrativa, 
Comercial, Industrial, etc...
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
O que são “Clusters”?
Gastos com telefone fixo - Diretoria Comercial
Exemplo
Característica
Pontos de venda/entidade
São agrupamentos de entidades com características em 
comum que podem ter seus resultados comparados
Rio de Janeiro
Minas Gerais
Ribeirão Preto
Brasília 
Goiânia
Entidades
Cluster A
MG - 3.500 PDV
Ribeirão Preto - 3.180 PDV
Cluster C
Brasília - 1.730 PDV
Rio de Janeiro - 2.600 PDV
Goiânia - 2.400 PDV
Cluster B
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
Utilizar mesma base de dados da Contabilidade
PRÉ- REQUISITO:
Levantar dados para definição das metas 
orçamentárias
OBJETIVOS PRINCIPAIS:
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas 
para análises comparativas entre o real e orçado
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
• Coletar dados da DRE
• Inserir parâmetros e indicadores para cálculo dos valores
da situação atual 
• Apresentar os gastos por pacote e entidade
Levantar dados para definição das metas 
orçamentárias
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Desenvolvimento de Software
para Coleta de Dados
• Apresentar dados por pacote e entidade para 
os seus gestores
Acompanhar resultados mensais e gerar consultas 
para análises comparativas entre o real e orçado
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Processo de Elaboração do 
Orçamento Matricial
Negociação e 
Consolidação 
do Orçamento
Definição 
Preliminar 
das Metas
Preparação 
para Definição 
das Metas
Preparação 
da Base
Orçamentária
•Definição preliminar das metas corporativas por diretoria e 
por pacote 
•Análise dos dados coletados e estabelecimento das 
“réguas” nas entidades das diretorias
•Definição preliminar das metas nas entidades
•Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de 
Redução de Gastos”
Análise dos dados coletados e 
estabelecimento das “réguas”
nas entidades
Definição preliminar das metas 
nos níveis das entidades
Definição das Metas
Definição das “Propostas de 
Padrões” e “Planos de Redução 
de Gastos”
Definição das Metas 
“Top-Down”
Corporativo
Entidades
Níveis das 
Entidades
1
2
3
4
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Definição preliminar das 
metas corporativas
Definição Preliminar das 
Metas Corporativas
As metas do orçamento matricial são 
definidas por pacotes
Como
- Analisar os valores propostos de redução de 
custos por diretoria que impactam em cada 
pacote
- Analisar o potencial de ganho das demais 
contas que compõem seu pacote, totalizando a 
meta de redução global do pacote
Marcos Elias Jacques G. José Pereira Dr. José Pereira
Donos de 
Pacotes
Pacotes Variáveis Administrativo Comercial Industrial Total Pacote
Marcos Pessoal 5440 3264 2176 10880
Elias Salários e Ordenados 2700 1620 1080 5400
Honorários 500 300 200 1000
Vale Transporte 100 60 40 200
Vale Refeição 200 120 80 400
PIS 250 150 100 500
FGTS 200 120 80 400
INSS 300 180 120 600
Gratificações 90 54 36 180
Aviso Prévio 80 48 32 160
Salário Educação 45 27 18 90
13o Salário 450 270 180 900
Férias 450 270 180 900
Benefícios Indiretos 75 45 30 150
Marcos Despesas 810 486 324 1620
Elias de Apoio Telefone 500 300 200 1000
Viagens 250 150 100 500
Jornais e Revistas 60 36 24 120
Total de Gastos 9375 7365 7760 24500
Entidades e Donos de Entidades
RESPONSÁVEL: Presidente- Dr. José Pereira
Meta Corporativa
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Total de Gastos 9375 7365 7760 24500
Dr. José Pereira
Total Pacote
10880
5400
1000
200
400
500
400
600
180
160
90
900
900
150
1620
1000
500
120
Metas de Redução de 
Custos por pacotes
Matriz Corporativa da CCPR
Entidade: CCPR
Dono: Dr. José Pereira Campos Filho
Dono da Entidade
Coordenador da 
Entidade
Dono 
Coordenador do 
Pacote
Entidades
Pacotes Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta % Meta $ Meta %
Marcos E. Osvaldo Pessoal
J. Pereira Maurício B.
Utilidades e 
Insumos
Marcos E. Humberto Despesas de Apoio
Marcos E. Otacílio Financeiro
Marcos E. Aécio Terceiros
J.Gontijo Juarez Aluguéis
Marcos E. Jaques Coura Legais e Fiscais
J.Gontijo Joaquim F.
Despesas de 
Comercialização
J.Gontijo Otto Propaganda
J.Gontijo Maurício B. Perdas
Marcos E. João Aurélio Veículos
J. Pereira Rosário Capital Empregado
Total Entidades
Meta do 
Presidente
José Pereira
Rosário
Assessoria da 
Presidência
Total 
Pacotes
Marcos Elias
Osvaldo
Diretoria 
Administrativa
Jacques Gontijo
Joaquim
Diretoria Comercial
José Pereira
Maurício Borges
Diretoria Industrial
Gastos realizados em mais 
de uma Entidade
•Definição de Parâmetros•Comparações sistemáticas
•Clusters quando necessário
•Análise do potencial de 
redução
Ex:Telefone 
Gastos realizados em 
apenas uma Entidade
Ex: Despesas com 
Tarifas Bancárias
Análise dos Dados Coletados
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
“Réguas” nas Entidades
Diretoria Comercial
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Cluster CCluster BCluster A
Gastos com Telefonia Fixa
0
50
100
150
200
250
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Entidades
R
$/
Fu
nc
io
ná
ri
o
Cluster CCluster BCluster A
Premissas para “Traçar a Régua”
Não basear em valores extremos
Negociação entre donos e gestores de pacotes e 
entidades
Estabelecimento de metas atingíveis e 
desafiadoras
Resultados obtidos devem ser suficientes para 
garantir o alcance das metas corporativas
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Alberto P. Sérgio T. Ricardo S. Gilberto Dr. Jacques
Pacotes Variáveis Rio de Janeiro
Minas 
Gerais
Ribeirão 
Preto
Brasília
Total Pacote
Pessoal 490 1306 816 652 3264
Salários e Ordenados 1620
Honorários 300
Vale Transporte 60
Vale Refeição 120
PIS 150
FGTS 120
INSS 180
Gratificações 54
Aviso Prévio 48
Salário Educação 27
13o Salário 270
Férias 270
Benefícios Indiretos 45
Despesas 330 220 170 70 486
de Apoio Telefone 45 120 75 60 300
Viagens 150
Jornais e Revistas 36
Total de Gastos 1505 2346 1456 1673 7365
Entidades e Gestores de Entidades
Entidade: Comercial
Dono de
Entidade:
Dr. Jacques Gontijo
Meta na Entidade
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Telefone 45 120 75 60 300
7365
Gastos com Telefonia Fixa
0
20
40
60
80
100
120
140
160
Dpto Vendas Leite Depto Vendas Derivados
Níveis
R$
/ f
un
ci
on
ar
io
Gerência Regional Vendas Minas Gerais
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
“Réguas” nos Níveis das Entidades
Meta nos Níveis da Entidade
Humberto P. Sérgio R. Sérgio T.
Gestores de 
Pacotes
Pacotes Variáveis
Dpto. Vendas 
Leite
Dpto. Vendas 
Derivados
Total Pacote
Rubens Pessoal 305 300 1306
Salários e Ordenados 780
Honorários 100
Vale Transporte 70
Vale Refeição 70
PIS 20
FGTS 39
INSS 50
Gratificações 15
Aviso Prévio 5
Salário Educação 10
13o Salário 80
Férias 60
Benefícios Indiretos 7
Valéria Utilidades 120 100 220
Telefone 80 40 120
Viagens 95
Jornais e Revistas 5
Total de Gastos 1740 606 2346
Entidade: Ger. Reg. Vendas Minas Gerais
Dono de
Entidade:
Sergio T.
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Telefone 80 40 120
2346
Resumo para Estabelecer 
as Metas nas Entidades
1
2
3
4
Montagem das árvores de 
indicadores para as variáveis R$/mês
Identificação 
dos clusters
Região 
Norte
Região 
Sul
Região 
S.P
Até 2.000
PDV
2.001a 
3.000 PDV
Acima
3.001 PDV
Definição preliminar 
das metas
Pacote
Ganho/
PerdaMeta Real
Terceiros
Pessoal
Aluguéis
Etc
Realização das comparações 
sistemáticas dentro dos clusters
Gastos com telefonia fixa
0
20
40
60
80
100
120
Filial
Salvador
Filial Recife Filial
Fortaleza
Filial Porto
Alegre
Filial
Curitiba
Filial São
Paulo
(capital)
Filiar São
Paulo
(interior)
Filiais
R$
/ f
un
ci
on
ar
io
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Caminho para Redução 
dos Gastos
Preço por 
minuto
“Renegociação 
de Contratos”
Preço por minuto
Custo Original
NOVO 
CUSTO
Total de min. 
falados
X
“Padrão”
=
Custo total de 
telefone fixo 
“Régua”
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Elaboração dos Padrões 
de Procedimentos
O Que São “Padrões 
de Procedimentos”
• “Políticas”
• “Regulamentos”
• “Padrões 
Operacionais”
Como fazer para 
se atingir o nível 
previsto de gastos 
estabelecido pela 
“régua”
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Políticas Corporativas
1) Deve-se utilizar o serviço de linha direta Embratel para 
ligações interurbanas onde o sistema estiver disponível
2) Deve-se manter atualizado e divulgar internamente as 
grades de horários e tarifação promocional fornecidas pela 
Embratel
3)Etc....
Exemplos de Políticas Corporativas para 
redução de custos com telefonia
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Gastos com Telefonia Fixa
0
50
100
150
200
250
Minas Gerais Ribeirão Preto Rio de Janeiro Goiânia Brasília
Entidades
R$
/F
un
cio
ná
rio
Aplicação de Políticas 
Corporativas nas Entidades
1) Deve-se utilizar o serviço de linha 
direta Embratel para ligações 
interurbanas entre as Filiais Minas 
Gerais, Ribeirão Preto e Rio de 
Janeiro
2)Etc....
1) Manter atualizado e divulgar 
internamente as grades de horários 
e tarifação promocional fornecidos 
pela Embratel
2)Etc....
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Cluster CCluster BCluster A
Exemplos de Padrões
Existem padrões 
que auxiliam na 
redução de 
gastos, porém 
não são 
decorrentes das 
Políticas 
Corporativas
POP’s
Procedimento Operacional 
Padrão para “Testes 
Industriais”
Procedimento Operacional 
Padrão para “Utilização 
de Cartuchos para 
Impressão”
Procedimento Operacional 
Padrão para “Assepsia de 
tanques”
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Negociação e 
Consolidação 
do Orçamento
Definição 
Preliminar 
das Metas
Preparação 
para Definição 
das Metas
Preparação 
da Base
Orçamentária
•Negociação das metas
•Revisão e aprovação dos padrões propostos
•Consolidação do Orçamento
Processo de Elaboração do 
Orçamento Matricial
Revisão e aprovação dos 
padrões propostos
1
2
3
Negociação das metas
Consolidação do Orçamento
Negociação e Consolidação 
do Orçamento
Corporativo
Entidades
Níveis das 
Entidades
Negociação das Metas 
“Botton- Up”
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Negociação das Metas nasDiversas Entidades
Entidade: Depto Adminstração
 Marcos A Nádia João Alberto Humberto 
 Sete Lagoas Brasília Goiânia BH 
 Depto 
Administ. 
 Gestor Pacote 
Junior Pessoal 50 500 700 250 1.500 
Antônio Terceiros 25 30 45 300 400 
André Desp. de Apoio 30 20 30 20 100 
Julho Utilidades 10 75 95 20 200 
Everton Financeiro 50 5 25 20 100 
Etc.. Etc... 20 50 50 10 130 
 GASTOS FIXOS 185 680 945 620 2.430 
Entidade / Responsável
Dono da Matriz
Humberto F.
•Negociação das 
metas de cada 
pacote para as 
diversas entidades
•Negociação das 
metas de cada 
Entidade para os 
diversos pacotes
•Ajuste das metas 
nas entidades da 
matriz
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Aprovação final pelos Donos de 
Pacotes
Revisão e Aprovação 
dos Padrões
Apresentação 
dos Padrões 
Corporativos para 
as Entidades
Sugestões de ajustes 
pelos Gestores de 
Pacotes nas 
Entidades
Revisão dos padrões 
corporativos pelos 
Coordenadores de Pacotes 
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Consolidação do Orçamento
Comprometimento dos donos de 
pacotes e entidades com as metas da 
matriz corporativa perante o Presidente
CONSOLIDAÇÃO DO 
ORÇAMENTO
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
Preenchimento das 
Matrizes Orçamentárias 
Revisadas e Aprovadas
Consolidação do Orçamento
Divulgação do Orçamento 
e dos Padrões Aprovados 
para todos os níveis
Negociação e
Consolidação
do Orçamento
Definição
Preliminar
das Metas
Preparação
para Definição
das Metas
Preparação
da Base
Orçamentária
2ª Etapa
Controle 
Orçamentário
Controle Orçamentário
ACOMPANHAMENTO 
DOS GASTOS
AUDITORIA
Qual o segredo do 
sucesso?
Controle Orçamentário
ACOMPANHAMENTO DOS 
GASTOS
Objetivo
- Mensurar valor orçado x valor real dos 
gastos
- Informar a ocorrência de anomalias 
para a análise e tomada de ações 
corretivas
Equipe OM Gestores de 
Pacote/Entidade
Dono da Matriz
Levantar os dados 
previsto X realizado 
por pacote
Obter os resultados dos 
gastos para seu pacote 
em cada entidade
Preparar “Relatório de 
Anomalia”
Coordenadores de 
Pacote/Entidade
Acompanhamento Mensal dos 
Gastos
Aprovar “Relatório de Anomalia”
Apresentar relatório 
consolidado para diretoria
Atualizar Gestão à Vista 
e identificar resultados 
ruins
Apresentar “Relatório de 
Anomalia”
Acompanhamento Semanal 
dos Gastos
Equipe OM Gestor de Pacote/ 
Entidade
Dono da Matriz
Levantar os dados 
previsto X realizado por 
pacote
Obter os resultados dos 
gastos para seu pacote em 
cada entidade
Atualizar Gestão à Vista e 
identificar resultados ruins
Ação corretiva “in loco”
Quando Atuar Corretivamente
Limite de tolerância
• 5% ou 10% acima da meta
• Proposto pelos donos de 
pacote
• Vermelho 
• Amarelo (2 meses consecutivos)Quando Utilizar 
o Relatório de 
Anomalia?
Gasto dentro do nível de tolerância
Gasto acima do limite de tolerância
Gasto igual ou abaixo da meta
Relatório de Anomalia
Pacote
Realizado Não realizado
Em 
andamento
Ocorreu 
Impedimento
X
X
Variáveis do 
Pacote 
Desvio 
R$ (%)
Responsável Prazo
Combustível
Ana Paula 
Costa
20/Abr
Viagens Roberto Alves 20/Abr
Mês Acumulado
2.300,00 27.600,00
2.200,00 29.256,00 
Desvio absoluto (R$) 100,00 1.656,00
4,35% -6,00%
Relatório de Anomalia
Medidas Corretivas
Definir política de abastecimento para 
utilizar apenas combustível comum
Mar/2000
Comercial (Filial Fortaleza)
Marcos Martins
Negociar Valor da Tarifa de Telefonia Celular
Realizar convênios com hoteis para redução de tarifas
Gestor da Entidade
Ações Previstas
Definir política para utilização de taxi 
comum
Causas Prováveis
Aumento do preço do 
combustível acima do previsto
Utilização de taxi especial
 Limite de Tolerância (%)
Utilidades
Variação (%)
Meta do Pacote (R$)
Realizado (R$)
Gestor do Pacote
5%
José Carlos dos Santos
Mês
Entidade
P D
C A
Troca de Experiências
Experiência com a redução de gastos
Divulgação das DICAS via Intranet, reuniões mensais, etc
Instalação de modem para 
transmissão de dados
Troca da copiadora X pela 
impressora Y
Reunião Mensal de 
Acompanhamento das Metas
Gestores de Pacote/Entidade 
apresentam relatório de anomalia 
ao Dono da Matriz 
Apresentação dos resultados ruins
Aprovação do Plano de Ação 
Controle Orçamentário
AUDITORIA
- Realizada por uma equipe interna da Unimed
- Auditoria contábil em todas as entidades
- Auditoria no cumprimento dos padrões 
(Regulamentos)
- Análise e orientação sobre anomalias e ações 
corretivas
Auditoria 
Características
 Pelo menos uma vez por ano em todas as
entidades
Frequência
 Solicitada pelos donos de pacote em 
unidades específicas
Auditoria Esporádica
Auditoria
Tipos de Falta
1) Falta Leve
Exemplos:
- Erro nos lançamentos contábeis 
- Erro na interpretação dos padrões
Ações Corretivas:
- Registro dos erros encontrados 
- Orientação sobre o correto lançamento
2) Falta média
Exemplos:
- Repetição de faltas leves
- Atraso nos lançamentos 
- Situações de risco fiscal/ trabalhista
Auditoria
Tipos de Falta
Ações Corretivas:
- Orientação e advertência formal com cópia 
para o Dono da Entidade
3) Falta Grave
Exemplos:
- Repetição de faltas médias
- Uso inadequado dos recursos da empresa
- Manipulação dos registros contábeis
Auditoria
Tipos de falta
Ações Corretivas:
- Registro formal da falta
- Decisão a cargo da Diretoria
3ª Etapa
Organização do 
Projeto
Organização do Projeto
Estrutura Básica para a Elaboração e Controle do 
Orçamento Matricial
Equipe 
Proativa
Gestores 
De
pacotes
Gestores 
de 
Entidades
Comitê de 
Liderança
Diretoria
Liderança 
do Projeto
Saide
Papéis e Responsabilidades
Líder do Orçamento Matricial: Dr. Alcimar
• Liderança e coordenação do projeto Orçamento Matricial
Apoio / assistende do líder: Saide
• Levantar informações ou direcionar pessoas que possam levantar
informações relativas ao conteúdo de cada subitem de despesa,
esclarecendo aos gestores dos pacotes a natureza dos lançamentos
contábeis efetuado nas diversas contas contempladas no Orçamento
Matricial;
• Prestar eventuais esclarecimentos aos Gestores de Pacotes quanto
à metodologia de trabalho do OM;
• Fornecer informações ou direcionar pessoas que possam fornecer
informações técnicas referentes às questões contábeis e financeiras
para a solução de problemasenvolvendo a elaboração do Orçamento
Matricial.
Papéis e Responsabilidades
Equipe Proativa
• Analisar as famílias definidas, seus subitens de despesas e sua
importância;
• Auxiliar os gestores de pacotes na definição dos parâmetros para
análise dos subitens de despesas;
• Proceder à definição dos indicadores específicos e dos clusters;
• Elaborar a comparação de todos os subitens de gastos, dentro dos
respectivos clusters;
• Fornecer orientação metodológica sobre métodos e ferramentas
gerenciais (aplicação do PDCA, plano de ação, elaboração de
políticas e padrões de gastos corporativos).
Papéis e Responsabilidades
Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. 
Suas principais atribuições são:
• Analisar detalhadamente o conteúdo de seu pacote de gastos nos 
centros de custo;
• Definir parâmetros de clusters para cada subitem de gastos de sua 
responsabilidade;
• Definir metas preliminares com base em comparação entre as 
unidades;
• Estabelecer regulamentos de gastos das contas contábeis sob sua 
responsabilidade;
• Negociar as metas junto às entidades;
Papéis e Responsabilidades
Gestor de Pacotes
Funcionário responsável pelo resultado de um determinado pacote de gastos. 
Suas principais atribuições são:
• Elaborar e executar os planos de ação;
• Identificar as unidades e gastos que apresentam desvios
(anomalia)
• Solicitar o relatórios de anomalia da equipe, com análise por
subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação do relatórios de
anomalia, verificando a correta identificação da causa e a
consistência das contramedidas.
Papéis e Responsabilidades
Gestor de Entidades
Diretor responsável pelo resultado da diretoria sob o seu comando. Suas 
principais atribuições são:
• Atuar no alcance das metas relativas a sua entidade;
• Identificar as unidades e despesas que apresentam desvios
(anomalias);
• Solicitar os relatórios de anomalia da equipe, com análise de cada
subitem de despesa;
• Realizar a reunião formal para apresentação dos relatórios de
anomalia, verificando correta identificação da causa e a consistência
das contramedidas;
• Elaborar e executar os planos de ação.
Cronograma
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
PRESIDENTE
CRONOGRAMA RESUMO DAS ETAPAS DO PROJETO OM ATUALIZAÇÃO
SAIDE
10/6/2007
UNIMED SÃO LUÍS
S
T
A
T
U
S
ETAPAS
JAN FEV
DR. ALCIMAR
APOIO/ASSISTENTE 
DO PROJETO
SET OUTAGO
1. PREPARAÇÃO DA BASE ORÇAMENTÁRIA
2. PREPARAÇÃO PARA DEFINIÇÃO DAS METAS
NOV DEZJUN JUL
LEGENDA
PREVISTO
EM ANDAMENTO NO PRAZO
EM ANDAMENTO FORA DO PRAZO
PARADO
CONCLUÍDO
JUN
2008
3. DEFINIÇÃO PRELIMINAR DAS METAS
6 ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
2007
4. NEGOCIAÇÃO E CONSOLIDAÇÃO DAS METAS ORÇAMENTÁRIAS
5. PREPARAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO
MAR ABR MA
Próximos Passos
Treinar gestores de pacote e entidade dentro das matrizes.
Apoio da equipe Proativa.
Acompanhar e analisar os resultados através das 
“Matrizes de Acompanhamento”. Todo o material esta 
disponível no icone “Orçamento Matricial” base Notes.
Elaborar “Relatório de Anomalia” para as Reuniões de 
Acompanhamento do mês de Junho.
“Dar a partida e assumir o Controle !!!!”