Atividade estruturada contas a pagar

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Faculdade Estácio Euro-Panamericana de Humanidades e Tecnologias
Curso de Administração
Atividade Estruturada
Melhorias na Empresa Pense Farma.
Contas a Pagar 
Cotia (SP)
2017
Professor Coordenador do Curso 
Nome: 
Assinatura: _____________________________ 
Professor Orientador 
Nome: 
Assinatura: _____________________________ 
SUMÁRIO
Introdução 
 
O Que é contas a pagar ................................................................................5
Departamento Contas a Pagar......................................................................6
Importância do Setor Contas a Pagar..........................................................6
Rotinas do Contas a Pagar...........................................................................7
Obrigações Do Setor.....................................................................................8
Oportunidade de melhorias..........................................................................9
Conclusão......................................................................................................10
Referências Bibliográficas...........................................................................11
Introdução
Atualmente, as empresas não dão o devido valor ao departamento de contas a pagar. Um departamento que se destaca por manter a credibilidade da organização, honrando e cumprindo seus compromissos não é valorizado como tal. Ao contrário de que muitos pensam as rotinas desempenhadas pelo departamento não se resumem a pagamento de boletos. A complexidade das tarefas vai muito, além disto, e devem ser executadas com responsabilidade.
O presente trabalho tem como objetivo apresentar uma breve análise do departamento de contas a pagar e ressaltar a importância deste departamento que causa impactos diretos para a empresa. Tal como identificar as oportunidades de melhorias dentro do departamento que é um grande influenciador na tomada de decisões. 
O que é o contas a pagar?
Contas a pagar são basicamente as obrigações financeiras que a empresa assume com seus fornecedores. Na grande maioria das vezes, as empresas tem dinheiro para pagar os compromissos mas falta organização! Não ter o controle sobre o que tem que ser pago pode significar um grande perigo para a empresa.
 As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.
 Portanto para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam sistema gerador de informações que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
 As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro. 
 A gestão financeira é uma área vital para a sobrevivência de uma empresa, saber como controlar as contas a pagar e a receber de sua empresa é tarefa obrigatória para quem quer manter uma boa saúde financeira. Dessa maneira, finanças mal geridas podem levar uma organização à falência. Ter controle sobre os pagamentos recebidos e fazer um planejamento para que as contas sejam pagas em dia sem deixar o caixa desfalcado é fundamental para conseguir manter a saúde financeira de uma organização. Essa tarefa requer muita atenção e planejamento, e muitos empreendedores ainda têm dificuldades em conseguir fazer o gerenciamento de seus negócios de forma 
eficaz. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para o auxiliar a controlar as contas e os pagamentos recebidos da sua empresa sem comprometer seu caixa!
Departamento contas a pagar
O departamento ou a gestão de contas a pagar de uma empresa, ou organização é a responsável por fazer toda a gestão dos compromissos que são assumidos por essa instituição. O departamento deve cuidar para que os pagamentos sejam efetuados assim que os contratos estejam todos corretos.
É de responsabilidade do departamento de contas a pagar, preparar os processos de pagamento, assim como cuidar para que esses pagamentos sejam efetuados dentro do prazo de vencimento, cabe ao departamento de contas a pagar fazer a prorrogação desses pagamentos quando houver necessidade.
Na gestão do departamento de contas a pagar, o setor deve controlar todos os contratos que estão firmados com a empresa, manter contato com os fornecedores a fim de facilitar o processo, até para obter vantagens em negociações financeiras.
A importância do setor contas a pagar.
A importância do departamento de contas a pagar se deve a sua posição administrativa e financeira, e que contribuem com informações para que a empresa tome as decisões mais vantajosas para grupo. Portanto o sistema de contas a pagar é importante para o sucesso da organização.
Rotinas do contas a pagar
Um Assistente de Contas a Pagar e Receber efetua o lançamento de notas fiscais de entrada e saída em sistema informatizado.
Está sob as responsabilidades de um Assistente de Contas a Pagar e Receber efetuar os lançamentos no sistema referente aos pagamentos, agendar e efetuar os pagamentos, emissão de cheques e lançamentos no sistema bancário. 
Efetuar os pagamentos relacionados aos recursos humanos: folha de pagamento e benefícios, fazer as baixas dos pagamentos, apropriar os pagamentos as contas de resultado, manter os arquivos de pagamentos, fazer a conciliação bancária e preparar os documentos para a área contábil, realizar emissão de boletos, controlar os recebimentos, manter e-mails e ligações para os clientes em atraso, efetuar as cobranças, controlar o fluxo de recebimento e preparar os relatórios de posição de recebimento, efetuar a triagem de notas, escaneamento das notas para o sistema, análise de notas separando vencimento, organização de e-mail funcional e indexação das notas no sistema, fazer o acompanhamento diário dos pagamentos a serem efetuados e lançamentos em banco on-line de pagamentos para liberação, fazer o acompanhamento e recolhimento de impostos, fechamento de movimento financeiro por empresa para conferência da auditoria e posterior envio à contabilidade, realizar emissão de relatórios on-line, emissão de boletos, cadastramento de contratos no sistema e acompanhamento de recebimentos de clientes, fazer o acompanhamento de inadimplentes e cobrança, realizar o contato com fornecedores e clientes.
 Para que o profissional tenha um bom desempenho como Assistente de Contas a Pagar e Receber além da graduação é essencial eu possua conhecimentos em sistemas ERP, lançamentos, baixas, relatório
Obrigações.
- Organizar e controlar Registros;
- Acompanhar as Contas a Pagar e a Receber;
- Elaborar um Fluxo de Caixa;
- Conciliar os movimentos bancários;
- Fazer previsão de Fluxo de Caixa
- Controlar disponibilidades financeiras no caixa e no Banco- Registrar e controlar os cheques devolvidos por qualquer irregularidade.
- De uma maneira simples, podemos dizer que as contas a Pagar referem-se a todos os compromissos que a empresa assumiu e que deverá quitar garantindo um “bom nome na praça”.
Estes compromissos assumidos foram na realidade a compra de algum produto, ou mercadoria, ou até mesmo serviços que foram prestados para empresa. São compras a prazo e, que representarão saídas do fluxo de caixa.
Também os salários dos empregados, por exemplo, que é pago mensalmente, contas diversas, despesas fixas que a empresa tem todos os meses e etc.,pertencem ao grupo de contas a pagar, pois a empresa deverá pagar.
Os pagamentos somente deverão ser efetuados após ser comprovado que o compromisso realmente existe e também que o produto ou serviço foi entregue em perfeitas condições conforme anteriormente acordado entre as partes.
O setor de contas a Pagar é o responsável em quitar todos os compromissos assumidos pela empresa, desde que eles foram devidamente constituídos e autorizados pela empresa. E isto deve ser feito com menor custo possível para a empresa.
O gestor sempre deverá encontrar meios para que a empresa pague suas contas em um maior prazo e ao menor custo.
Oportunidades de melhorias.
Para cuidar melhor do processo de contas a pagar da sua empresa, é preciso entendê-lo um pouco mais.
Ao contrário do que muita gente pensa, o objetivo de controlar as contas a pagar não se resume à tarefa de pagar boletos bancários, fazer depósitos e honrar compromissos com fornecedores. Trata-se, principalmente, de acompanhar as compras e contratos e garantir que todos os pagamentos sejam efetuados corretamente, após a constatação de que são verdadeiros e exatos, ou seja, que se está pagando pelo que realmente foi recebido ou consumido pela empresa.
Nas empresas, o responsável por esta atividade costuma ser o gerente financeiro ou assistente, e eles precisam gerir com atenção todos os compromissos que foram assumidos!
Nem sempre é possível ter um setor inteiro responsável pelas atividades de requisição de compras, cotação de material e aprovação. Mas quem quer que cumpra essas etapas na empresa precisa encaminhar uma cópia do pedido de compra para setor ou para o responsável pelo financeiro. A pessoa responsável pelas contas a pagar, se não for a mesma, precisa de uma cópia também. A última cópia deve ser enviada ao fornecedor.
Caso os produtos ou serviços recebidos estejam de acordo com os pedidos, é enviada a nota fiscal ao setor ou pessoa responsável pelos pagamentos. 
Esse acúmulo de papéis é comum em empresas que estão se organizando para crescer. Quem faz os pagamentos tem também outras funções atreladas, como o controle do estoque e das entradas e saídas.
A administração das atividades de contas a pagar e receber da empresa devem ser sempre combinadas com a contabilidade. Todas as movimentações financeiras devem ser demonstradas no fluxo de caixa e nas demonstrações de resultado da empresa.
Esse é um procedimento de alta responsabilidade. Deve ser efetuado com cuidado e controle. Até porque, por ser uma atividade-chave do financeiro, ela pode fornecer diversas vantagens, como permitir extrair informações seguras para a tomada de decisão.
Conclusão.
Este estudo teve como proposta a análise do uso do controle interno financeiro na carteira de contas a pagar dentro de uma empresa.
O sistema de controle interno evita transtornos com relação a fraudes e facilita a organização na tomada de decisão, pois com valores e relatórios corretos, a tomada de decisão fica mais rápida e pratica. 
O controle precisa fazer parte da rotina administrativa e financeira, sendo algo que precisa ser mantido, e conferido diariamente, pois se trata de um processo continuo de organização, com vistas nisso é preciso que as empresas busquem manter o os relatórios.
Assim os resultados obtidos poderiam ser confiáveis aos gestores, trazendo segurança na hora da tomada de decisão. 
Referências Bibliográficas
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ap/artigos/controle-de-contas-a-pagar,2d56164ce51b9410VgnVCM1000003b74010aRCRD
https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/departamento-de-contas-a-pagar/48508