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Informática Instrumental- UVB
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Aula 03: Introdução ao 
Microsoft Word e Microsoft 
Excel
Conceitos básicos e os primeiros contatos com as ferramentas
Objetivos da Aula
Os objetivos desta aula visam fazer com que você aprenda a gerar 
documentos em sua atividade profissional por meio do Word e 
Excel. 
Ao final desta aula, você deverá estar apto a dominar os recursos 
básicos do processador de textos para que possa criar documentos 
de qualidade profissional. Além disso, você deverá saber como 
explorar gradualmente outras possibilidades destas ferramentas 
para aprimorar o seu trabalho, e economizar tempo.
Introdução
Nesta aula, iniciaremos, de fato, a utilização do Word e do Excel, 
passando-se pelo funcionamento básico de cada um, e também por 
exemplos práticos que possam ser utilizados no dia a dia. 
Comparativamente, a principal diferença entre estas duas ferramentas 
é o fato de que uma gera textos e outra planilha. 
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Word – funcionamento básico do ambiente 
Quando iniciamos o programa, a maior parte da janela aparece 
sempre como um espaço em branco. Este espaço em branco 
especifica a página em branco que está pronta para receber o texto 
a ser digitado. A seguir, serão descritas as principais noções para que 
você saiba como aproveitar melhor este ambiente, e posteriormente, 
iniciaremos sua utilização.
Observe agora atentamente esta seqüência de informações:
•.Na parte superior da janela, há um menu onde será possível 
fazer diversas ações;
•.As barras de ferramentas são linhas de botões, com ícones 
ou letras. Muitos desses botões reproduzem as funções 
disponíveis nos menus, as quais servem como um atalho 
para a execução de algumas funções, enquanto que outros 
botões proporcionam acesso a recursos especiais;
•.Para apagar este caractere utilize a tecla Backspace ou Delete. 
A tecla Backspace apaga o caractere à esquerda; enquanto 
que a tecla Delete apaga o caractere à direita, a partir do 
ponto de inserção onde está o cursor;
•.O ponto de inserção é diferente do mouse, no qual o ponto de 
inserção fica piscando, enquanto você movimenta o mouse 
você por toda a tela;
•.No Word, quando o cursor do mouse está na área de edição 
de texto, ele tem a forma de um traço vertical com dois 
pequenos traços horizontais nas extremidades. Fora da área 
de edição de texto aparece sempre como uma seta, podendo 
também assumir outros formatos, dependendo da operação 
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•.Quando está na área de edição de texto, o cursor do mouse 
desaparece tão logo você comece a digitar, reaparecendo 
quando o mouse é movimentado;
•.O cursor do mouse pode ser usado para mover o ponto de 
inserção para qualquer posição dentro do documento. Basta 
posicioná-lo na posição desejada e clicar;
•.As teclas de setas também podem ser usadas para mover o 
ponto de inserção;
•.Duas características fundamentais a serem entendidas no Word 
são: a quebra de linhas, e a rolagem de texto;
•.A quebra de linhas ocorre automaticamente quando o ponto de 
inserção chega à extremidade direita da página. Você pode 
definir a forma da quebra de linhas, da seguinte forma: por 
meio da largura da página, e pelo tamanho das margens;
•.Se você inserir ou apagar um texto no meio de um documento já 
existente, as quebras de linha se ajustarão automaticamente 
para acomodar o novo texto;
•.Para forçar uma quebra de linha em determinado ponto do 
documento, basta pressionar a tecla Enter – a mais conhecida 
tecla existente -;
•.As quebras de linhas forçadas como o uso da tecla Enter não se 
ajustam automaticamente no caso de você inserir, ou apagar 
um texto no meio de um documento que já exista;
•.Para remover as quebras de linhas, basta posicionar o ponto de 
inserção sobre elas, e usar a tecla Backspace ou Delete;
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•.Quando o documento é grande e não cabe em uma só tela, o 
programa rola automaticamente o texto para cima. Assim, o 
usuário pode visualizar a parte do documento em que está 
trabalhando. Para ver outras partes do documento, basta 
clicar na barra de rolagem à direita da tela ou utilizar as teclas 
PageUp – Página para cima, e PageDown – Página para 
baixo;
•.As barras de ferramentas e outros elementos da tela podem ser 
ocultados para maximizar a área de edição do texto.
Trabalhando com o Word
Criando um novo documento
Iniciaremos nosso trabalho por meio da elaboração de um 
pequeno documento que será utilizado para atestar de, maneira 
prática, os conceitos acima mencionados.
Digite ou copie o texto abaixo em um documento novo do 
Word. Carregue o Word e, depois clique em Arquivo e Novo.
“...Agentes inteligentes de software são atualmente objetos de 
pesquisa em muitos campos tais como psicologia, sociologia 
e inteligência artificial. A definição de agentes é motivo para 
muitas controvérsias no campo da interação homem-máquina. 
O que é um agente? O que os faz diferentes de outras técnicas? 
Que funcionalidades devem ter? Estas são algumas das principais 
questões discutidas.
Uma variedade de abordagens e projetos usam o termo agentes 
desde interfaces de usuários adaptativas a complexos sistemas 
distribuídos. Segundo pesquisadores um agente deve possuir 
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algumas das características associadas com a inteligência humana: 
conhecimento, inferência, adaptabilidade, independência, 
criatividade, etc. É suposto que um usuário deva delegar uma 
tarefa ao agente e não comandar o agente para executar a tarefa. 
O que exatamente vem a ser esta assistência também é motivo 
para debates....”
Para salvar clique no menu arquivo e Salvar, ou senão clique 
no botão Na primeira vez em que o documento é salvo, 
surge a caixa de diálogo Salvar Como. Nela, você deve digitar 
um nome para o arquivo que conterá o documento.
Nota: Caso você esteja iniciando o Word, e não consiga localizar 
o arquivo no qual estará trabalhando, lembre-se atentamente dos 
recursos empregados para localização de arquivos. Para que isto 
não torne a acontecer, preste muita atenção na pasta em que o 
documento será gravado. 
Procure, agora, organizar seus trabalhos em pastas e subpastas, 
seguindo uma ordem que faça sempre sentido, e crie pastas 
com nomes coerentes.
Importante: Por exemplo: lucro_janeiro.doc poderá ser guardado 
na pasta chamada Faturamento.
Criando um novo documento
Para abrir um documento já existente, você deve clicar em Menu 
Arquivo, e depois em Abrir. Na parte inferior do menu 
Arquivo, devem aparecer os nomes dos últimos documentos 
utilizados, ou senão você deve utilizar o atalho, e depois 
selecionar a pasta onde deve estar o arquivo que você deseja 
procurar. Basta selecioná-lo, e clicar em Ok para carregar o 
arquivo.
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Caso você deseje, por exemplo, abrir uma aula da disciplina 
de Comunicação Empresarial, basta você ir até a pasta com o 
mesmo nome, e carregar o arquivo desejado. Com as demais 
disciplinas o procedimento deverá ser também o mesmo.
Edição de um documento
Editar um documento significa modificá-lo, de alguma forma. 
As alterações podem ser tanto no conteúdo do texto quanto na 
sua forma de apresentação.
Importante: Sempre após editar um documento, ou seja, depois 
de alterá-lo, você deve salvá-lo para que as alterações não se 
percam, e caso, você precise preservar a versão anterior do 
documento, salve a nova versão com um nome diferente, usando 
o comando Salvar Como no menu Arquivo.Seleção de texto
Para você poder alterar trechos inteiros de um documento, bem 
como mudar um parágrafo do relatório de despesas, ou ainda 
apagar uma página inteira, você precisa, antes de mais nada, 
selecionar o texto, ou seja, destacar o trecho do documento 
que vai ser modificado, para, então sim, poder aplicar sobre este 
trecho selecionado os comandos necessários.
O trecho selecionado muda de aparência, ficando em branco 
sobre o fundo preto (ou em outra cor que você determinar), ao 
invés do preto sobre o fundo branco. Qualquer alteração terá 
efeito sobre todo o texto selecionado.
Importante: Você pode desfazer uma seleção, basta dar um 
clique do mouse em qualquer ponto do documento, ou pressionar 
qualquer uma das teclas de seta.
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Para selecionar um texto usando o mouse, basta você localizar 
o inicio de onde queira selecionar, clicar e permanecer clicado, 
e depois arrastar o mouse até o fim do texto. Posteriormente, 
dê inicio à formatação do texto.
Formatação de caracteres
A formatação de caracteres, ou seja, das letras que compõem 
um texto, é extremamente simples, e de grande efeito visual, 
caso você necessite de um certo destaque ao seu trabalho.
Selecione o trecho a ser formatado, e depois clique em menu 
Formatar, e depois em Fontes. Caso queira utilizar o atalho 
deste menu, basta você clicar sobre qualquer uma das opções 
da caixa de ferramenta do menu de formatação.
Importante: Observe que nesta barra de ferramenta acima você 
pode escolher desde o estilo do parágrafo, o nome da fonte, o 
tamanho da fonte, os destaques das fontes como negrito, itálico, 
e sublinhado , bem como a orientação da fonte, ou seja, se ela vai 
estar alinhada ou não.
Alinhada do lado esquerdo
Centralizada
Alinha do lado direito
J u s t i f i c a d a
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Abaixo, vemos um exemplo, de como fica todo o texto 
selecionado no padrão, com seleção do texto em branco, e 
fundo preto.
Neste exemplo, podemos observar que todo o texto está 
justificado, ou seja, na formatação dos parágrafos, todos os 
espaços em branco à direita e a esquerda estão preenchidos, e 
o tamanho da fonte está em 12, e o tipo da fonte é Arial. 
Importante: No seu dia a dia, na redação de textos, procure manter 
os documentos comuns sempre neste padrão, para que não haja 
diferença de um com outro quando você imprimi-los. Agora, quando 
for apresentar alguma coisa, fique livre para a sua criatividade.
Excel - funcionamento básico do ambiente
O Excel está para uma calculadora, assim, como um processador de 
texto está para uma máquina de escrever. Ele serve, basicamente, 
para fazer cálculos dos mais simples aos mais complexos, com 
inúmeros recursos amais do que uma calculadora.
Nos cálculos mais simples, você digita sempre os números e 
operações exatamente, como faria em uma calculadora: se digitar 
5+3, será exibido o resultado 8. Já nos cálculos mais complexos, 
você digita os números e as fórmulas em que eles devem ser 
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usados, e a planilha faz todas as contas, automaticamente.
As planilhas são usadas sempre quando for preciso fazer cálculos, 
operações matemáticas, projeções, analisar tendências, elaborar 
gráficos, ou em qualquer manipulação necessária de números.
Numa planilha, você pode tratar com um variado número de 
informações de uma forma fácil e rápida, principalmente, se as 
mesmas fórmulas forem usadas para uma grande quantidade de 
dados. 
Por exemplo: um gerente de vendas pode listar todas as vendas 
realizadas pelos diferentes vendedores de uma loja. A planilha 
calculará automaticamente o valor da comissão de cada 
vendedor.
Se você mudar algum número, as fórmulas relacionadas serão 
atualizadas automaticamente. 
Por exemplo: um vendedor pode mudar o valor do frete de um 
produto, e ver seu novo valor de venda atualizado imediatamente, 
mesmo que isso envolva cálculos complexos.
É possível usar várias planilhas para cálculos parciais, e depois 
integrá-las. 
Um exemplo pode ser aplicado a uma indústria de bicicletas, onde 
se pode usar uma planilha para listar todos os componentes de um 
modelo, como o número de parafusos, tamanho da corrente, tipo 
do guidão, tamanho das rodas, etc, e para outros componentes.
Por fim, o programa calculará automaticamente os custos de cada um 
dos componentes, e no final, o custo total da bicicleta. Se houver uma 
mudança no preço de um dos componentes, os valores relativos a 
todas as bicicletas serão atualizados automaticamente.
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2.1 - Trabalhando com o Excel
Quando você cria uma planilha nova, a tela do computador é 
divididaQuando você cria uma planilha nova, a tela do computador é 
dividida em linhas e colunas formando uma grade, e a interseção de 
uma linha e coluna é chamada de célula.
As linhas são numeradas seqüencialmente, ao passo que as colunas 
são identificadas por letras também seqüenciais e; cada célula, pela 
linha e coluna que a forma. Uma célula pode conter números, texto 
ou fórmulas. 
Em geral, informações de mesma categoria são digitadas em uma 
coluna, mas esteja atento para o fato de que a estrutura não é rígida. 
Ou seja, você pode agrupar as informações por linha, ou por outras 
formas mais convenientes conforme o caso.
Como criar uma planilha
Normalmente uma planilha é criada em duas etapas:
1..Primeiro você determina os itens que deseja calcular, e as 
fórmulas a serem usadas para fazer esse cálculo;
2..Segundo, na fase de utilização da planilha, é preciso digitar os 
valores correspondentes a cada item, e os resultados serão 
calculados automaticamente.
Quando abrimos o Excel, já aparece um desenho básico de planilha 
na tela com a grade, a qual é formada por linhas e colunas.
Precisa-se, então, organizar as informações nestas linhas e colunas, e 
determinar uma região para cada tipo de informação.
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Como criar uma planilha
A grande possibilidade de utilizar inúmeras fórmulas é o que 
diferencia um programa de planilha de uma calculadora. 
Quando colocamosuma fórmula em uma célula, dizemos que o 
conteúdo dessa célula deve ser calculado em função dos valores 
contidos em outras células.
Numa planilha o preço total de uma venda é calculado, 
multiplicando-se o preço unitário pela quantidade vendida de 
produtos do mesmo tipo.
Por exemplo: Em determinada planilha, a coluna A registra 
a quantidade de produtos, e a coluna C traz o preço unitário 
do produto, enquanto que a coluna D mostra o preço total. O 
conteúdo de cada célula é calculado multiplicando-se os valores 
da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse cálculo seja 
feito automaticamente, devemos digitar a fórmula = A4*C4 na 
célula D4.
Importante: Quando modificamos o valor de A4, o valor de D4 é 
recalculado automaticamente de acordo com a fórmula registrada 
na célula.
Veja o exemplo da planilha abaixo:
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Importante: Veja o detalhe da fórmula apontado pela seta 
vermelha.
Escrevendo fórmulasPara escrever uma fórmula, no exemplo 
citado no item 2.1.2, vamos escrever fórmulas para calcular o 
faturamento total mensal (coluna F). Esse faturamento é a soma 
dos valores vendidos de cada produto, assim como o faturamento 
total de janeiro (célula F4) será a soma do faturamento de cada 
produto nesse mês (da célula B4 até a E4). Portanto, na célula F4 
digitaremos a seguinte fórmula:
=B4+C4+D4+E4
Isso indica para o programa de planilhaque o valor de F4 será a 
soma dos valores das células B4, C4, D4 e E4.
Copiando fórmulas
A fórmula de célula F5 é muito parecida com a fórmula da célula 
F4, e o mesmo acontece com todas as células até F15.
 
F4=B4+C4+D4+E4
F5=B5+C5+D5+E5
F15=B15+C15+D15+E15
Importante: Isso seria bastante trabalhoso digitar 12 vezes, 
correto? 
1. Posicione o cursor sobre a célula F4;
2. Clique no menu Editar e escolha o comando Copiar;
3. Pressione a tecla Enter;
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Automaticamente, o programa percebe que a fórmula mudou 
de linha, e que altera o seu conteúdo. Ao invés de copiar 
=B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequará a fórmula 
para cada linha. Assim, na célula F5 será escrito =B5+C5+D5+E5, 
na célula F6 =B6+C6+D6+E6, e assim por diante.Utilizando 
funções
Seguindo o exemplo anterior, iremos fazer a soma para calcular 
o faturamento anual de cada produto, o que é bastante parecido, 
e seria basicamente desta maneira: o faturamento anual de 
rodas é a soma do seu faturamento em cada mês. Na célula B17, 
poderíamos digitar a seguinte fórmula:
=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15
Importante: Quando a fórmula for muito grande, usaremos a 
Função SOMA do Excel, a qual facilita o cálculo, ao somar todas as 
células especificadas. Na célula B17, a fórmula será:
=SOMA(B4:B15)
A notação B4: B15 indica que devem ser utilizadas todas as 
células no Intervalo de B4 até B15, assim essa fórmula irá somar 
os valores em todas essas células, e exibir o resultado na célula 
B17.
Para copiar essa fórmula para as células de C17, D17 e E17, iremos 
usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa 
perceberá que elas foram colocadas em outra coluna e ajustará 
as referências das colunas automaticamente.
Assim, após copiar a fórmula para a coluna C17, teremos =SOMA(C4:
C15). Na célula D17 aparecerá =SOMA(D4:D15) e, assim por diante.
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Agora nossa planilha está completa, e basta digitar os valores 
unitários relativos a cada mês, e a cada tipo de produto, das linhas 
4 a 15, e das colunas B a E. O programa nos dará, automaticamente, 
os valores da linha 17 e da coluna F. O exemplo está a seguir:
Importante: Veja na seta vermelha acima a utilização da fórmula.
A rapidez é uma das grandes vantagens dos programas de planilha. 
Se você cometer um erro, ou quiser modificar o valor de uma 
célula, basta digitar o valor correto, e todos os outros valores serão 
atualizados automaticamente.
Com relação ao Word:
Nesta aula, você aprendeu como utilizar os recursos de personalização, 
tais como fontes, barras de ferramentas para tornar seu trabalho mais 
agradável e produtivo. Os inúmeros recursos do processador de texto 
devem estar sempre a serviço das necessidades reais do documento. 
Assim, um documento comercial ou legal deve sempre se enquadrar em 
determinadas regras para sua utilização.
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Com relação ao Excel:
Você aprendeu que as planilhas podem fazer desde contas simples 
até sofisticadas projeções matemáticas. No entanto, lembre-se de que 
para usar recursos avançados, você deve ficar atento à disciplina de 
matemática financeira para obter o conceito das fórmulas. 
Se for necessário escrever fórmulas muito complexas, verifique se não 
há uma função que possa simplificá-las.
Na próxima aula, iniciaremos os conceitos mais avançados destas duas 
ferramentas fundamentais para a utilização no seu dia a dia.
Glosário
Ícones: Figuras que representam textos ou significados;
Menu: Conjunto de opções para ações de programas, geralmente, 
dispostas na parte superior da tela;
Atalho: Caminho mais curto para se iniciar um programa, geralmente 
fica na tela inicial;
Cursor: Ponto em que o teclado está esperando você pressionar um 
tecla, geralmente fica piscando;
Caractere: Conhecido como cada letra, número ou símbolo 
digitado;
Caixa de diálogo: Qualquer ação que você faça com acerto, mas 
principalmente no caso de um erro cometido, o programa envia na 
tela uma informação para você saber sobre o acontecido;
Fonte: Conhecida como tipo de letra utilizada pelos programas.
Referências Bibliográficas
CATAPULT, Inc. MS Office 2000. São Paulo: Makron Books, 2000.,
Bibliografia Complementar
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AITKEN, Peter. 10 minutos para aprender Word 2000. São Paulo: 
Berkeley, 1999.
BRAGA, William. Windows XP IT Educacional. R. Janeiro: Alta books 
2002.
FULTON, Jennifer. 10 minutos para aprender Excel. São Paulo: 
Berkeley, 1999.
MICROSOFT PRESS. MS Excel 2000 passo a passo. São Paulo: 
Makron Books, 2000.
MICROSOFT PRESS. MS Word 2000 – passo a passo. São Paulo: 
Makron Books, 2000.
Sugestões Bibliográficas
NORTON, Peter. Introdução à Informática. São Paulo: Makron Books, 
1996.
WARNER, Nancy D. Microsoft 2000. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
MICHAEL, Halvorson; MICHAEL, Young. Microsoft Office 97 – Guia 
Autorizado Microsoft. São Paulo.