COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

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Curso Auxiliar Preparatório para o Concurso LC 1080/2008 
Comunicações Administrativas 
Comunicações Administrativas 
 
 
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Introdução 
O conteúdo dessa apostila tem por objetivo qualificar os servidores públicos inscritos no 
concurso de promoção nos conteúdos que serão exigidos nas provas do exame de 
avaliação de competência no módulo de competências Intermediárias, para aqueles que 
optaram pela área de Comunicações Administrativas. REFERE-SE EXCLUSIVAMENTE AO 
ITEM 2.2 DO ANEXO IV DO EDITAL 
Breve Histórico do Professor – Mediador 
PROFISSÃO : SERVIDOR PÚBLICO ESTADUAL desde 1982 
CARGO EFETIVO : EXECUTIVO PÚBLICO 
LOTAÇÃO : CASA CIVIL 
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA 
PALÁCIO DOS BANDEIRANTES - AV. MORUMBI 4500 – SALA 22 - TÉRREO 
ÁREA ATUAL DE ATUAÇÃO : Comunicação Administrativa - Gestão De Documentos (8 
ANOS) 
CARGO : DIRETOR TÉCNICO III 
Membro do grupo técnico para implementação do sistema de protocolo único do Estado 
e Administrador Central do Sistema Spdoc no período de 2008/2014 
Atualmente administrador Setorial do sistema Spdoc da Secretaria de Governo 
Instrutor no treinamento a 600 usuários do sistema spdoc 
Responsável pelo Serviço de Informações ao Cidadão da Secretaria do Governo 
Comunicações Administrativas – Contexto e Conceito 
É o conjunto de atividades, ações e procedimentos exercidos por agentes e autoridades 
públicas com o objetivo de comunicar, informar, manifestar através dos atos 
administrativos e documentos, como forma de comunicação dentro de um Órgão ou de 
uma instituição ou entre Órgãos e instituições, e, em alguns casos, dar conhecimento aos 
cidadãos em documentos de seu interesse, também através de atos administrativos. 
Incluem-se também como assuntos de interesse da área de Comunicações 
Administrativas as políticas arquivísticas e as ações de incorporação e utilização de 
tecnologias da informação na gestão de documentos. 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
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A Correspondência Oficial 
 
Redação Oficial e o Ato de Escrever 
Redigir um documento requer cuidado e atenção, principalmente quando se tratar de 
redação de atos administrativos e de comunicação do poder público. À maneira específica 
(formal e impessoal) Como essa redação deve ser elaborada e ao conjunto de 
características que devem ser observadas dá-se o nome de redação oficial. 
Apesar da importância do tema, redigir uma comunicação oficial não é tarefa tão 
complicada quanto parece. A simplicidade na redação oficial é condição essencial, opõe-
se ao rebuscamento, ao preciosismo exacerbado, que mesmo na redação de atos 
processuais é um recurso anacrônico. No entanto, simplicidade não significa simplismo, e 
sim melhores condições para compreensão do texto. 
Além da correção gráfica e gramatical, qualquer bom texto deve ser elaborado 
considerando-se recursos estilísticos. No caso da redação oficial, afora o cumprimento 
dessas regras de língua portuguesa, devem ser obedecidos, também, os princípios 
Administrativos. 
 
Princípios Administrativos na Redação Oficial 
Já que os princípios democráticos instituíram valores que favorecem a transparência, a 
moralidade e a prestação de contas, os atos administrativos exteriorizados em 
documentos devem, necessariamente, conter princípios administrativos pelos quais se 
pauta o serviço público. 
O princípio da legalidade, segundo o qual a administração pública só pode fazer o que é 
permitido por lei, deve ser representado por intermédio da fundamentação legal, 
elemento presumidamente comum em todos os atos. 
A isenção de interferência da individualidade, da subjetividade e da passionalidade de 
quem elabora o ato é exigida pelo princípio da impessoalidade. 
Alguns documentos administrativos, principalmente os relatórios, também devem ser 
norteados pelo princípio da presunção, que, além de abranger a legalidade, diz respeito à 
certeza dos fatos. 
Na padronização dos cabeçalhos, além da uniformidade, é representado o princípio da 
hierarquia, que discorre sobre a estruturação hierárquica entre os órgãos da 
administração pública. 
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O princípio da publicidade discorre sobre a ampla divulgação dos atos praticados pela 
administração pública, daí a obrigatoriedade de publicação dos atos no DOE. 
Embora não sejam princípios administrativos, e sim diretrizes que também orientam a 
redação oficial, a formalidade e a uniformidade também devem ser cumpridas. A 
formalidade deve ser seguida no uso das formas de tratamento adequado a cada 
autoridade. A uniformidade deve ser cumprida com o uso sistemático e padronizado dos 
elementos constitutivos dos atos administrativos (cabeçalhos, vocativos, fechos, 
identificação de signatário e outros). 
E por fim, uma redação oficial eficiente deve propiciar a qualquer pessoa entendimento 
sobre o enunciador, o enunciatário e o motivo da comunicação. Com isso, será atingida a 
eficiência, princípio constitucional administrativo inserido pela Emenda Constitucional 19, 
de 04/06/1998. 
 
Impessoalidade 
Num texto oficial não podem estar evidenciadas características que denotem a 
personalidade do autor do documento. Isso porque o ato administrativo deve ser redigido 
em nome do poder público, por meio da autoridade de um cargo, e não da pessoalidade 
do sujeito que o ocupa. 
A necessidade de tratamento impessoal dado aos atos oficiais é decorrente de um 
princípio constitucional. Isso porque os destinatários dos atos administrativos são os 
cidadãos, direta ou indiretamente, mesmo quando o ato é direcionado a outros órgãos 
públicos. 
Seguem algumas informações que ajudam a garantir a impessoalidade nos textos oficiais. 
Imparcialidade: evite manifestações de impressão pessoal. 
Exemplo: 
Na minha opinião,... (inadequado) 
Deve ser considerado... (adequado) 
Agrada-me essa idéia... (inadequado) 
Esse posicionamento é favorável... (adequado) 
Impessoalidade verbal: utilize conjugação impessoal sempre que possível, 
conjugando o verbo na terceira pessoa ou utilizando verbos na forma passiva. 
 
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Exemplo: 
Eu sei que o prazo é de uma semana. (inadequado) 
É sabido que o prazo é de uma semana. (adequado) 
Redigiram o ofício... (inadequado) 
O ofício foi redigido... (adequado) 
 
Formalidade 
Além de impessoalidade, as comunicações devem apresentar polidez, para denotar 
formalidade. Parte da formalidade necessária está contida no uso de pronome de 
tratamento; outra parte, na necessidade de uniformidade das comunicações. 
Impressa ou eletrônica, comunicação é contato humano, por isso, deve ser pautada pelos 
mesmos princípios de convivência pacífica da vida social. Para aliviar o tom imperativo, 
conseqüência da objetividade e da concisão, devem ser priorizadas palavras que 
expressem educação e respeito ao receptor, denotando cortesia e polidez. 
Uniformidade 
Obtém-se uniformidade quando são estabelecidos procedimentos, normas e padrões que 
facilitam e agilizam o trabalho de elaboração de textos. 
Para não comprometer a uniformidade da redação, além das regras de siglas e 
abreviaturas, devem ser seguidas as normas de padronização de: endereços e grafia de 
números, datas e dias da semana. 
Sobre o ato de escrever 
Clareza 
É a combinação do uso correto da sintaxe e vocabulário adequado, resultando na 
compreensão imediata do receptor. Isto é, texto claro e inteligível é aquele facilmente 
entendido e que dispensa releitura. Em geral, um texto bem escrito, de fácil 
compreensão, apresenta poucos adjetivos e advérbios e valoriza substantivos e verbos . 
Objetividade 
Linguagem objetiva é aquela direta, sem rodeios. Caracteriza-se por utilizar, sobretudo, 
substantivos e verbos, não deixandodúvidas quanto ao assunto proposto. 
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Embora tenha sentido muito próximo ao do conceito de clareza, a objetividade se difere 
pela exposição do resultado esperado com a redação, o que não necessariamente 
caracteriza um texto claro. Ou seja, o texto objetivo deve ser claro, mas o claro não 
precisa ser objetivo. 
Precisão 
A eficácia da comunicação é determinada pela clareza de idéias combinada com a 
precisão vocabular. Para alcançar a precisão, é importante saber o significado de cada 
palavra. 
Ter bom vocabulário facilita a exposição do pensamento, auxilia a argumentação e ajuda 
a atingir a concisão. Mas não se trata do uso de vocabulário rico, e sim de termos 
adequados à anunciação daquilo que se pretende transmitir. Para isso, o uso constante 
de um dicionário é recomendável. 
Concisão 
Quanto mais o texto for pensado, mais conciso ele será. Escrever bem é escrever o 
necessário. O que não significa uma escrita lacônica, que pode deixar a mensagem 
incompleta, grosseira e destituída de sentido. Devem ser cortados adjetivos em excesso, 
palavras supérfluas e repetidas. Em suma, deve-se eliminar o desnecessário sem 
comprometer o conteúdo da mensagem. 
Em texto oficial, redação concisa evita excesso de explicações, porque o propósito da 
mensagem não é a argumentação, e sim a decisão ou a comunicação. Por isso, quanto 
mais breve puder ser a redação oficial, melhor; evita mal-entendidos e interpretações 
discordantes. 
Coesão 
Redação coesa é aquela que apresenta união entre parte e todo. Essa união ocorre entre 
orações, parágrafos e seções de um texto, interligando coerentemente as idéias nele 
contidas. 
Nesse sentido, as conjunções são muito importantes. Por meio delas, o texto adquire 
coerência, coesão, harmonia e fluidez. As conjunções unem, ressaltam, explicam, 
comparam e contrapõem idéias. 
Quanto ao parágrafo, embora deva apresentar começo, meio e fim, não pode estar 
desconexo do restante do texto. O mesmo raciocínio serve para as orações que, apesar 
de ter ordem lógica (sujeito, verbo e complementos), não devem apresentar conteúdo 
incoerente com o texto. 
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Embora auxiliem a fluência do texto, conjunções e advérbios devem ser usados com 
moderação. O uso abusivo desses conectores compromete a coerência, a concisão e a 
harmonia do texto. 
Coerência 
Harmonia, coesão e lógica resultam na coerência da mensagem. Um texto coerente e 
logicamente estruturado agrega originalidade e precisão. Ou seja, a redação coerente 
converte todas as relações entre orações, frases e parágrafos numa unidade significativa, 
em que as partes fazem sentido em relação ao todo, à mensagem. 
Correção Gramatical 
Como correção gramatical compreende-se o padrão culto de linguagem, o respeito pelas 
particularidades da língua e as regras apropriadas para o seu uso perfeito. 
Erros gramaticais colocam em dúvida a autoridade do redator para tratar do assunto 
pretendido. Por isso, comunicação escrita correta é aquela livre de vícios de linguagem. 
É recomendável usar um dicionário sempre que houver incerteza acerca de algum termo 
ou construção lingüística. 
Harmonia 
Resultado do encontro de palavras coerentes e bem dispostas, redação com harmonia é 
aquela que soa bem, tem cadência e equilíbrio. Um texto harmônico evita a repetição de 
palavras, de sílabas com mesma sonoridade, e de encontros silábicos inadequados. 
A falta de harmonia, por sua vez, conduz à ambigüidade, impede a clareza, prejudica a 
fluidez do texto, e compromete a concisão. Experimente ler o texto em voz alta, isso 
ajuda a reconhecer a falta de harmonia, identificada por termos inadequados e 
desagradáveis ao ouvido. 
Vícios de Linguagem 
Na língua portuguesa, a freqüência dos mesmos erros de construção de frases e uso de 
palavras inadequadas é conhecida como vício de linguagem. Muitos dos maus hábitos são 
influências de outros idiomas, ou acontecem quando o redator pretende conferir estilo, 
usando figuras de linguagem e retórica, para valorizar o texto. 
No entanto, em redação técnica, o uso de recursos estilísticos é reprovado. Um texto 
técnico deve ser o mais claro, preciso e objetivo possível. Veja, a seguir, os principais 
vícios que devem ser evitados. 
 
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Ambigüidade 
É um dos principais problemas de qualquer tipo de redação. Detalhes fáceis de ser 
acertados na linguagem coloquial podem causar, quando redigidos, efeito de sentido 
totalmente diferente do que o emissor desejou expressar. 
Normalmente, esses equívocos ocorrem quando uma palavra ou termo está posicionado 
em lugar inadequado na oração, causando significado ambíguo. Quando a idéia é realçar 
parte da oração, usa-se ordem inversa. Mas tome cuidado; se não houver bom 
conhecimento sintático da língua, esse recurso pode tornar-se uma armadilha. 
Na oração construída em ordem direta, o risco de ambigüidade é muito menor. 
Redundância 
Um texto redundante compromete a credibilidade e a autoridade de quem o redigiu, 
porque denota falta de domínio do significado das palavras, falta de esmero na 
construção da oração ou falta de revisão. Além disso, prejudica a concisão e a clareza da 
comunicação. 
Pleonasmo 
Quando usado para reforçar uma mensagem, o pleonasmo se constitui em figura de 
linguagem e seu uso não apresenta problema algum. Porém, se usado 
desnecessariamente, o pleonasmo é uma redundância de informação, um vício. 
Dupla Negação 
Diferentemente da Matemática, a Língua Portuguesa admite o uso de duas negativas na 
mesma frase, sem que daí resulte um sentido positivo ("não vi nada", "nunca ninguém 
falou"). 
Porém, há algumas construções, em que a dupla negação prejudica o entendimento da 
mensagem. 
Uso da negativa (ninguém, nada, nem e outras) antes do advérbio não. 
Nem eu não vi. Ninguém não falou. (incorreto) 
Também não o vi. Ninguém falou. (correto) 
Nem eu o vi. Não foi falado. 
 Uso da partícula de negação (não, nem) junto com uma palavra de sentido negativo 
(evitar, impedir, nada). 
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A operação da polícia não impediu que os assaltantes fugissem. (não impedir = permitir) 
Se a dupla negação for empregada para fins estilísticos, a construção redundante se 
justifica; no entanto, para não prejudicar o entendimento, não é recomendado o uso 
desses estilos de linguagem na redação comercial e na oficial. 
Há termos redundantes que já estão cristalizados, mas nem por isso devem ser repetidos. 
Empolação 
Entende-se por texto empolado aquele que, ao intencionar a originalidade por meio de 
pretenso requinte, resulta em linguagem artificial, abundante de figuras, o que, além de 
prejudicar a clareza e a precisão, desacredita o redator. Ocorre empolação, quando: 
uma palavra ou expressão destoa, por desvio de sentido, do contexto em que 
está inserida. 
A taxa de desemprego na Grande São Paulo indicou o acréscimo de 17 mil pessoas ao 
universo de desempregados da região. 
Eram 500 sanduíches naturalmente escoltados por 50 caixas de cerveja... 
há derivação imprópria de palavras. 
O economista se compõe na sociedade como o profissional para o diagnóstico e a lidança 
com o cerne da condição do convívio... 
Em último caso, se o uso de termo inadequado der mais sentido ao texto, grafe-o entre 
aspas. 
É preferível, contudo, não usar esse recurso. Para evitar o vício, consulte o dicionário. 
 
Preciosismo 
Por, obrigatoriamente, ter que atender aos princípios que regem a redação oficial, os 
textos técnicos da administração pública costumam estar carregados de maneirismo que 
foge da linguagem natural, transformando o preciosismo em vício de linguagem muito 
comum nesse meio. 
Embora a intenção seja a cortesia e a polidez,esse recurso emprega artificialidade no 
texto. 
Apraz-nos dirigir a; conforme assunto ventilado; sem mais para o momento 
Aproveitamos o ensejo para renovar os nossos protestos de elevada estima e 
consideração. 
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Barbarismo 
O uso de palavras em sentido desvirtuado é o que se chama barbarismo. Acontece 
quando há: 
sentido impróprio de palavras. 
Infração em vez de inflação 
pronúncia imprópria de palavras. 
Rúbrica em vez de rubrica 
grafia imprópria de palavras. 
Destratar em vez de distratar 
 
Erro de Paralelismo 
Paralelismo é a coordenação da construção gramatical. São idéias similares organizadas 
numa forma gramatical idêntica que facilita a compreensão, tornando o texto claro. 
Incorre-se ao erro de paralelismo, quando a disposição dos elementos de uma oração, 
embora obedeça a uma sistemática linear, é feita com elementos semanticamente 
díspares – paralelismo semântico; ou quando há assimetria sintática entre 
complementos – paralelismo sintático. 
Erro de paralelismo semântico 
Há grande diferença entre os servidores e os computadores disponíveis na seção. 
[incorreto] 
Há grande diferença entre o número de servidores e o de computadores disponíveis na 
seção. [correto] 
Erro de paralelismo sintático 
No acidente, o servidor mostrou paciência, não ser medroso e ter inteligência. 
[incorreto] 
No acidente, o servidor mostrou paciência, coragem e inteligência. [correto] 
No acidente, o servidor mostrou ser paciente e corajoso, e ter inteligência. [correto] 
 
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Gerundismo 
É um vício de linguagem. A tradução da forma que faz sentido em inglês (construção de 
tempo futuro "We'll be sending you") perde total sentido em português: "Vamos estar 
enviando-lhe". 
Muitos são os palpites sobre a propagação desse vício: intenção de cortesia e polidez, 
tentative de isenção de responsabilidade, transmitir idéia de ação, e outras. É difícil 
precisar qual o sentido pretendido quando fazem uso inadequado do gerúndio, mais 
difícil ainda é compreender a difusão do hábito, já que essa forma sintática é mais 
complicada do que a flexão verbal correta em português. Todavia, a ressonância do vício 
já é fato. 
O gerúndio, entretanto, é uma forma verbal que compõe a língua portuguesa e é 
indispensável em alguns casos. Por isso, antes de condenar o uso da locução, é 
importante considerar seu contexto e empregá-lo corretamente. Veja como fazer isso. 
Em português, a principal função do gerúndio é indicar uma ação verbal 
contínua, 
inacabada; ou seja, o gerúndio flagra o processo verbal em andamento. 
Enquanto você almoçava, eu estava terminando o relatório que o diretor pediu. 
Mostra um futuro em relação a um outro futuro. 
Não poderei comparecer à próxima reunião porque estarei fechando o balanço mensal. 
Estrangeirismo 
Embora a influência de outros idiomas na língua portuguesa não seja advento recente, a 
globalização é uma das responsáveis pela proliferação dos modismos lingüísticos dos 
últimos tempos. A infiltração de palavras, expressões ou estruturas de idiomas 
estrangeiros na lingual portuguesa é conhecida como estrangeirismo. 
Passo a Passo da Redação 
O uso das siglas 
Na primeira citação de nome ou título é recomendável escrevê-lo por extenso, seguido da 
sigla entre parênteses. Da segunda citação em diante, basta usar a sigla. 
Tribunal de Contas da União (TCU) 
Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços (ICMS) 
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Os acrônimos, palavras formadas por sílabas ou partes das iniciais de um nome ou 
entidade, por motivo de simplificação foram considerados siglas também. 
Fundap (Fundação do Desenvolvimento Administrativo) 
Fazesp (Escola Fazendária do Estado de São Paulo) 
As regras para siglas são simples: 
 Sigla formada por até três letras é grafada com letras maiúsculas. 
ONU, CEP, RG, CPF 
 Sigla com mais de três letras é grafada com letras maiúsculas quando se pronuncia 
separadamente cada uma de suas letras. 
BNDES, INSS, ITCMD 
Sigla com pronúncia mista (parte soletrada e parte pronunciada como 
palavra) deve ser grafada com letras maiúsculas. 
GDFAZ [pronuncia-se gedefaz] 
Sigla com mais de três letras e pronunciada como palavra tem apenas a 
inicial grafada em maiúscula. 
Ibict, Otan, Unesp 
 No caso de siglas com grafia mista (maiúscula e minúscula), deve-se respeitar a forma 
própria. 
CNPq (Conselho Nacional de Conhecimento Científico e Tecnológico) 
MinC (Ministério da Cultura) 
 Não se usa ponto abreviativo para sigla. 
ISS USP [correto] 
I.S.S. U.S.P. [incorreto] 
Não há regras específicas para plural de siglas, mas alguns gramáticos 
recomendam o acréscimo da letra s (minúscula) no fim da sigla. 
IPVAs, CDs, Ufirs 
Se a sigla terminar com a letra s, o plural é definido pelo artigo antecedente. 
os VHS 
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Atenção: não se justifica o uso do apóstrofo para pluralizar siglas. O apóstrofo é usado 
para suprimir letra ou letras (copo d’água) e não para indicar plural. 
O uso de aspas 
As aspas devem aparecer antes do ponto final, contudo, se o sinal for de quem escreve, e 
não da pessoa citada, ficará depois do ponto final. 
Disse o diretor: “Quero funcionários comprometidos”. 
A utilização do sinal de pontuação depois das aspas é desnecessária, se já houver sinal 
antes delas. 
Diante do acontecido, o cidadão invocou o art. 5º, LXXVII, da Constituição Federal: “São 
gratuitas as ações de habeas corpus e habeas data, e, na forma da lei, os atos necessários 
ao exercício da cidadania.” 
O uso de parênteses 
Os parênteses ( () ) estabelece maior intimidade entre o redator e o leitor, isolando 
sintática e semanticamente uma idéia dentro do texto. 
Como ocorre com as aspas, o ponto vai fora do parêntese quando a expressão que ele 
encerra é apenas parte da oração. 
Merece menção especial o esforço dos tradutores (Carlos de Almeida e João dos Santos). 
E vai dentro quando toda a oração é por ele englobada. 
Sacos de dinheiro nas costas. (É a população trocando a velha moeda.) 
O uso dos pronomes de tratamento 
Uma das principais características do estilo da correspondência oficial, a polidez 
manifesta-se no uso adequado de palavras, no cuidado para evitar frases ásperas e no 
emprego adequado das formas de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a 
superiores, colegas e subalternos. No que diz respeito à utilização dos pronomes de 
tratamento, além da área de atuação da autoridade, (universitária, judiciária, religiosa, 
etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. 
O Manual de Redação da Presidência da República (Brasil, 2002, p. 11) dispensa, na 
comunicação oficial, uso de alguns termos que, embora sejam de uso freqüente, não 
fazem mais sentido na realidade em que vivemos. 
É dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo (ilmo.) para 
autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Basta que 
o termo seja substituído por Senhor. 
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É abolido o tratamento digníssimo (DD) porque a dignidade é pressuposto 
para que se ocupe qualquer cargo público. 
Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Deve-se 
empregá-lo em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de 
doutorado. Nos demais tratamento Senhor é o recomendado. 
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder 
é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo. 
Excelentíssimo Senhor Presidente da República: 
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional: 
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal: 
As demais autoridades serão tratadas comoo vocativo Senhor, seguido do cargo 
respectivo. 
Senhor Governador: 
Senhor Secretário: 
Senhor Juiz: 
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades 
tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: 
A Sua Excelência o Senhor [forma de endereçamento] 
Fulano de tal [nome] 
Governador do Estado de São Paulo [cargo ou função] 
Av. Morumbi, 4.500 - Morumbi 
05650-905, São Paulo, SP 
Às demais autoridades tratadas por Vossa Senhoria, terá a seguinte forma: 
Ao Senhor [forma de endereçamento] 
Fulano de tal [nome] 
Chefe de Gabinete da Secretaria da Saúde [cargo ou função] 
Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 188 
05403-000, São Paulo, SP 
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Nas orações em que são usadas formas de tratamento que incluem 
Sua/Vossa o verbo fica na terceira pessoa do singular. 
Vossa Excelência deve viajar. 
Para pluralizar a abreviatura do pronome de tratamento, basta usar a letra s 
antes do ponto da segunda palavra abreviada. 
V. Exas. [Vossas Excelências], V. Sas. [Vossas Senhorias] 
Padronização - Endereços 
Segundo as normas da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), o 
endereçamento adequado começa pela forma de tratamento, nome do destinatário, 
nome da rua, número, complemento, nome do bairro, cidade, unidade federativa (UF) e 
CEP. 
Os algarismos do CEP não devem ser separados por ponto, traço ou espaços em branco. 
Exceção ao hífen obrigatório que separa o radical do CEP (cinco primeiros dígitos) do seu 
sufixo (três últimos dígitos). Também não devem ser sublinhados ou mesmo precedidos 
por qualquer símbolo, sigla ou palavra, inclusive a palavra "CEP". Segue um modelo da 
forma correta de endereçamento: 
A Sua Excelência o Senhor 
Fulano de tal 
Governador do Estado de São Paulo 
Av. Morumbi, 4.500 
Morumbi 
São Paulo, SP 
05650-905 
Se não houver espaço suficiente para a ordenação acima, admite-se que na última linha 
constem, obrigatoriamente nesta ordem: número do CEP, cidade e estado ou sua sigla. 
A Sua Excelência o Senhor 
Fulano de tal 
Governador do Estado de São Paulo 
Av. Morumbi, 4.500 
05650-905, Morumbi, São Paulo, SP 
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Padronização - Grafia de números 
No que diz respeito à grafia de números, devem ser respeitadas as normas baixadas pelo 
Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (Conmetro). 
Se o texto for técnico, no qual é exigida linguagem própria (pareceres das áreas de 
economia, informática, etc.), os numerais devem ser grafados em algarismos arábico ou 
romano, conforme o caso. O mesmo deve ser seguido na elaboração de tabelas, gráficos, 
mapas e assemelhados. 
Observações: 
1) Para certos tipos de códigos e numerações, a grafia própria deve ser respeitada 
(emprego ou não de pontos, traços e outros sinais). 
2) Quando o contexto não for técnico, opte pela informação por extenso. 
um quarto (em vez de 25%) 
3) Quando pospostos ao nome, os algarismos são lidos como ordinais do primeiro ao 
décimo e como cardinais de 11 em diante. 
D. Pedro I (primeiro), João XXII (vinte e três). 
4) Números de 1,1 a 1,9 exigem a palavra milhão, bilhão, trilhão no singular, mas o verbo 
no plural. Foram gastos 1,9 milhão de reais na obra. 
5) A expressão um mil ou hum mil é cabível apenas no preenchimento de cheques. 
6) Para indicar quantia aproximada, deve-se usar apenas número redondo. 
Cerca de 3 mil servidores entraram em greve. (certo) 
Cerca de 2.890 servidores entraram em greve. (incorreto) 
7) Moedas pouco conhecidas devem ter seu nome referenciado por extenso na primeira 
menção, podendo-se, a partir de então, usar o símbolo respectivo. 
Padronização - Grafia de datas 
O ano pode ser registrado em quatro dígitos ou apenas com os dois últimos. 
Hoje é dia 25/9/2005 ou Hoje é dia 25/9/05 
O primeiro dia do mês deve ser grafado em algarismo ordinal. 
1/10/2005 ou 1/10/05 (incorreto) 
1º/10/2005 ou 1º/10/05 (correto) 
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Os anos devem ser escritos sem ponto ou espaço entre o milhar e a centena. 
O Brasil foi campeão nas copas de 1.958, 1.962, 1.970, 1.994 e 2.002. (incorreto) 
O Brasil foi campeão nas copas de 1958, 1962, 1970, 1994 e 2002. (correto) 
Em texto corrente, as datas devem ser escritas de forma plena; o primeiro 
dia do mês é designado em ordinal. 
A última Constituição brasileira foi assinada em 8 de outubro de 1988. 
Em 1º de maio é comemorado o Dia do Trabalho. 
Para um uso padronizado, que não comprometa a uniformidade, recomenda-
se o emprego de barra (/) para separar os números. 
2/9/2005 2/9/05 (correto) 
2.9.2005 2.9.05 (incorreto) 
2-9-2005 2-9-05 
Padronização - Grafia de horas 
Como o H (maiúsculo) é símbolo de hidrogênio e o m abrevia a palavra metro(s), o 
símbolo de hora(s) é h e o de minuto é min, conforme o Sistema Internacional de 
Unidades (SI). 
Por se tratar de símbolos e não siglas, os termos não são pluralizados. Raciocínio análogo 
para segundo(s), símbolo s. 
Não existe hífen na grafia de hora extra, porque, nesse caso, extra funciona como 
adjetivo, o mesmo que extraordinária. 
Na indicação de horário, o verbo ser concorda com o número mais próximo. 
São duas horas É uma hora 
São quinze para as três É um para as três 
Na redação comercial ou técnica, um dia deve ser considerado como um período de 24 
horas e não dois períodos de 12 horas; por isso, para se referir ao período da tarde, 
depois do meiodia, devem-se usar dois dígitos para grafar as horas: 
2h15 [incorreto] 14h15 [correto] 
Como o verbo sempre concorda com o predicativo, na expressão "0h" o verbo não é 
pluralizado, tampouco os complementos. 
Já é 0h. Cheguei em casa à 0h. [correto] 
Comunicações Administrativas 
 
 
18 
Já são 0h. Cheguei em casa às 0h. [incorreto] 
Isso posto, seguem as regras para grafia de horas. 
Quando a idéia expressar duração, usar grafia por extenso. 
Os diretores estiveram reunidos por três horas. 
Dois pontos (:) é sinal matemático de divisão, não deve ser utilizado para 
separar hora de minutos. O símbolo de minuto pode ser omitido. 
12h20min ou 12h20 [correto] 
12:20h [incorreto] 
Não devem ser utilizados 00 para indicar os minutos; se a hora for redonda, 
basta usar h. 
A reunião será às 9h. [correto] 
A reunião será às 9:00h. [incorreto] 
Quando ocorrer situação em que as horas estipulem duração (de... a), só haverá crase se 
o período for iniciado com a contração da preposição de com o artigo a. 
De 8h as 10h (correto) 
Não há ocorrência de artigo definido antes das horas. 
Das 8h às 10h (correto) 
De 8h às 10h (incorreto) 
Erro de paralelismo. Se não houver artigo a antecedendo a primeira indicação de hora, 
também não deverá haver artigo antecedendo a segunda. 
Padronização - Grafia de dias da semana 
Como a semana não é uma série numerada de feiras (3ª feira, “terceira-feira”), os dias 
sempre devem ser representados por extenso. 
Quarta-feira [correto] 4ª feira [incorreto] 
Quando ocorrer situação em que os dias da semana estipulem prazo (de... a), só haverá 
crase se o período for iniciado com a contração da preposição de com o artigo a. 
De segunda a sexta-feira [correto] 
Não há ocorrência de artigo definido antes dos dias da semana. 
Comunicações Administrativas 
 
 
19 
Da segunda à sexta-feira [correto] 
De segunda à sexta-feira [incorreto] 
Erro de paralelismo. Se não houver artigo a antecedendo o primeiro dia da semana, não 
deverá haver artigo antecedendo o segundo dia. 
Comunicações Administrativas 
 
 
20 
Atos Administrativos 
Oriundos do contexto da Revolução Francesa (1789), os atos administrativos foram 
criados para atender a uma necessidade presentedesde aquela época: a obrigatoriedade 
de a administração pública fundamentar legalmente seus atos. Com isso, surgiu o 
princípio da legalidade, uma das diretrizes norteadoras da atuação do estado, que a partir 
de então teve formas reguladas para exteriorização do poder exercido. Os atos 
administrativos são declarações do estado, complementares à lei ou à própria 
Constituição, que manifestam e produzem efeitos de direito. Com isso, é possível concluir 
que a finalidade e o conteúdo são imanentes ao próprio ato administrativo, podendo ser 
observadas no verbo que comumente o inicia: 
certificar, declarar, resolver, extinguir, deliberar, avisar, notificar, comunicar, criar e 
outros. 
A função administrativa dos atos formais e escritos é instrumentalizada em diversas 
formas que se diferenciam mais pela competência administrativa do sujeito do que pelo 
conteúdo de fato. Para exemplificar, podem ser relacionados: decreto, resolução, 
instrução, portaria, ordem de serviço, deliberação e outros. 
Quanto ao conteúdo, os atos administrativos formais escritos apresentam natureza e teor 
muito distintos. Entre esses podem ser citados: regulamento, licença, autorização, 
permissão, concessão, homologação, aprovação etc. São considerados oficiais todos os 
atos publicados no DOE, mesmo os atos com finalidade executiva, como é o caso dos 
contratos administrativos. 
Este manual discorre sobre: a) atos normativos, que guardam semelhança com os atos 
legislativos; b) atos processuais, similares aos jurisdicionais; e c) atos de comunicação, 
elaborados no exercício de funções administrativas. São atos administrativos todos os 
aqui relacionados ainda que com semelhança a atos elaborados pelos Poderes Legislativo 
e Judiciário. 
Atos Administrativos Normativos 
Entende-se por atos normativos os que estabelecem normas ou regras com vistas à 
correta aplicação da lei. 
Entre os três tipos de atos administrativos classificados por este manual, os normativos 
são os que apresentam abrangência mais ampla, necessitando de cuidado ainda maior 
durante sua elaboração. Sobre isso, o anexo do Decreto 4.176, de 28 de março de 2002 
relaciona “questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no 
âmbito do poder executivo”. 
Quanto às características estruturais, os atos normativos podem ser: 
Articulados: quando encerram mais de um comando. Os que contêm regras de 
Comunicações Administrativas 
 
 
21 
caráter geral recebem numeração renovada anualmente. 
Não articulados ou simplificados: quando o assunto tratado se auto-encerra 
(nomeação, designação, promoção, exoneração, dispensa e outros). Os não articulados 
não são numerados, sendo identificados pelo nome do interessado e pela data de 
publicação. Por terem estrutura mais simples, os atos não articulados não necessitam 
apresentar ementa. 
Conjuntos: quando dois ou mais órgãos publicam o ato conjuntamente. Geralmente, os 
atos conjuntos, por disporem de temas mais complexos, apresentam estrutura articulada. 
Dentre as estruturas expostas, os atos articulados apresentam maior complexidade na 
elaboração. 
 
Atos normativos não articulados 
Os atos administrativos não articulados apresentam menor complexidade na elaboração. 
Não são de difícil estruturação, pois praticamente são elaborados em texto corrido. Por 
terem estrutura mais simples, os atos não articulados não necessitam apresentar ementa. 
(nomeação, designação, promoção, exoneração, dispensa e outros). 
Obrigatoriamente vão conter: 
Cabeçalho: Deve conter a Hierarquia Administrativa em ordem decrescente e de nível e 
tamanho de fonte. 
 
 
Epígrafe: A denominação do ato normativo, a sigla (quando for o caso), e a marcação 
temporal devem ser grafados por extenso, em letras maiúsculas e em negrito. 
 
Exemplo: DECRETO DE 10 DE JANEIRO DE 2003 
Identificação da Autoridade: Nome Completo da Autoridade que está expedindo o ato. 
Indicação de Cargo: Cargo da autoridade que está expedindo o ato. 
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO 
CASA CIVIL 
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMETAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA 
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO 
Comunicações Administrativas 
 
 
22 
Fundamento legal da competência: Especificar a legislação que dá competência a 
autoridade de estar expedindo o ato 
Designação do ato: Expressão que vai designar o tipo de ato que está sendo expedido 
(Nomeia, Designa, Aposenta 
Texto do ato: Texto especificando todas as informações necessárias para a consecução 
do ato. 
Identificação do Signatário: Nome completo da autoridade que está expedindo e 
assinando o ato 
Quanto às medidas, a primeira linha deve ter 5,59 cm de distância da margem esquerda e 
as demais, 3,81 cm, tendo a margem direita 2,54 cm da borda da folha 
Geralmente, os Atos admnistrativos não articulados são Decretos, Resoluções, Portarias, 
pelas características dos seus assuntos. 
EXEMPLO: 
Decreto de 28-1-2010 José Serra, Governador do Estado de São Paulo, nos termos do art. 
20, II, da LC 180-78, Nomeia o abaixo indicado, habilitado em concurso público para 
exercer em caráter efetivo e em Jornada Completa de Trabalho, o cargo de Executivo 
Público, Ref. 1, Grau A, da Escala de Vencimentos Nível Universitário, a que se refere a LC 
1.080-2008, do SQC-III-QSDPD: 
Akitoshi Yokoyama, RG 8.061.129, vago em decorrência da aposentadoria de Raphael 
Baldacci Filho, RG 991.726 (D.O. 26-10-85). 
 
Atos normativos articulados 
 
Para melhor compreensão e leitura de atos normativos articulados, é necessário entender 
sua sistemática. 
 
Sistemática da articulação 
A articulação é organizada por agrupamentos de unidades, estabelecendo uma relação 
semelhante à de gênero e espécie. Quanto mais complexo, mais agrupamentos o ato 
terá, como é o caso do Regulamento do ICMS. 
As maiores unidades de agrupamentos em termos hierárquicos são as partes, que podem 
se desdobrar em Parte Geral e Parte Especial ou ser subdivididas em partes organizadas 
em numerais ordinais grafados por extenso. 
Comunicações Administrativas 
 
 
23 
Após as partes, seqüencialmente seguem os livros, os títulos, os capítulos, as seções e as 
subseções. Todas essas unidades de agrupamento devem ser grafadas em letras 
maiúsculas, identificadas por algarismos romanos e em negrito, ou caracteres que as 
coloquem em realce. 
Em seqüência às subseções, seguem os artigos, que também poderão compreender 
agrupamentos em Disposições Preliminares, Gerais e Finais. Os que não tiverem caráter 
permanente constituirão as Disposições Transitórias com numeração própria. Caso a 
disposição transitória tenha um único comando, este deverá ser grafado como artigo 
único. 
Até a subseção, os agrupamentos são apenas estruturais, para organizar o texto 
legislativo. Somente a partir do artigo é que essas unidades de agrupamentos são 
compostas pelo texto legislativo de fato. 
Parte -> Livro -> Título -> Capítulo -> Seção -> Subseção -> artigo -> parágrafo -> item -> 
inciso -> alínea 
Com isso, seguem as peculiaridades de cada parte que compõe o texto legal. 
Artigo 
 
O artigo representa a unidade básica de divisão, ordenado por numeração ordinal até o 
nono artigo (Art. 9º) e numeração cardinal a partir do décimo (Art. 10). No artigo, deve 
estar contido um único assunto em que é expressa a norma geral. Caso o assunto 
necessite de desdobramentos, a norma geral comporá o caput (cabeça de artigo), e as 
complementações, exceções e particularidades devem ser apresentadas em forma de 
parágrafos e incisos. 
Parágrafo 
Representado pelo sinal gráfico §, o parágrafo é a disposição secundária de um artigo em 
que é explicada ou modificada a disposição principal, o caput do artigo. O parágrafo 
também é ordenado por numeração ordinal até o nono artigo (§ 9º) e numeração 
cardinal a partirdo décimo (§ 10). Quando houver apenas um parágrafo, adota-se a 
expressão Parágrafo único, e não § único. Os textos dos parágrafos devem ser iniciados 
com letras maiúsculas e encerrados com ponto final (.). 
Item 
Item é o desdobramento do parágrafo que permite detalhar as complementações 
necessárias para o entendimento dos dispositivos. O item é grafado com números 
arábicos, seguidos de ponto: 1.; 2.; 3. Os textos dos itens devem ser iniciados com letras 
minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção do último item, que deverá 
ser encerrado com ponto final (.). Se a função do item é organizar o assunto tratado pela 
Comunicações Administrativas 
 
 
24 
alínea, não há sentido em alínea desmembrada em apenas um item, por isso, não pode 
haver item único. 
Inciso 
Para melhor compreensão do texto, há situações em que é necessário subdividir o 
assunto em partes. No contexto do artigo essa divisão se dá por meio dos incisos, 
unidades que discriminam o assunto tratado no artigo. Não se trata de complementação 
ou exceção, mas apenas subdivisão do assunto, que se tornaria de difícil compreensão se 
todo seu conteúdo fosse veiculado no caput do artigo. O inciso deve ser enumerado, 
seqüencialmente, por algarismo romano maiúsculo, seguido de hífen, sem a necessidade 
da grafia do termo inciso: I-; II-; III-. Os textos dos incisos devem ser iniciados com letras 
minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção do último inciso, que 
deverá ser encerrado com ponto final (.). Se a função do inciso é organizar o assunto 
tratado pelo artigo, desdobrando-o para esclarecê-lo, não há sentido em artigo 
desmembrado em apenas um inciso, por isso, não pode haver inciso único. 
e) Alínea 
As alíneas são unidades que tratam de particularidades ou complementações do 
conteúdo expresso no inciso e no item. São grafadas com as letras do alfabeto português 
em minúsculo de a a z, seguida de parênteses: a); b). Os textos das alíneas devem ser 
iniciados com letras minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção da 
última alínea, que deverá ser encerrada com ponto final (.). Se a função da alínea é 
organizar o assunto tratado pelo inciso, não há sentido em inciso desmembrado em 
apenas uma alínea, por isso, não pode haver alínea única. 
Alteração, vigência e revogação de atos normativos 
Sobre as regras para alteração, vigência e revogação, a LC 863/99 apresenta as seguintes 
orientações: 
a) Alteração 
Os atos normativos devem ser alterados mediante os critérios: 
Reprodução integral: quando a alteração for considerável, deve ser emitido um novo 
texto; 
Revogação parcial: quando forem alterados apenas alguns dispositivos; 
Substituição no próprio texto: quando houver acréscimo(s) de dispositivo(s) ou alteração 
de dispositivo(s) no próprio texto, devem ser observadas as seguintes regras: 
• artigos, subseções, seções, capítulos, títulos, livros e partes não podem ser 
renumerados. Devem ser utilizados os mesmos números de artigo ou 
Comunicações Administrativas 
 
 
25 
• agrupamento, seguido de letras maiúsculas, em ordem alfabética, tantas quantas 
forem suficientes para identificar os acréscimos; 
• os números de dispositivos revogados não podem ser reaproveitados; 
• é admissível reordenação interna das unidades de desdobramento de artigos, 
desde que identificada por alteração de redação, supressão ou acréscimo das 
letras maiúsculas NR (nova redação) entre parênteses, uma única vez ao final. 
 
b) Vigência 
A vigência do ato normativo deve ser indicada de forma expressa, sendo que a maior 
parte dos atos entra em vigor na data de sua publicação. Usualmente, a vigência é 
explicitada no penúltimo artigo do texto, antecedendo a cláusula de revogação. 
 
 
c) Revogação 
A cláusula de revogação, se necessária, ocorre no último artigo do texto. O artigo de 
revogação deve conter expressamente todos os atos ou disposições revogadas a partir da 
vigência do novo ato. 
Composição e formatação de atos normativos 
articulados 
 
Cabeçalho: Deve conter a Hierarquia Administrativa em ordem decrescente e de nível e 
tamanho de fonte 
 
 
 Epígrafe: A denominação do ato normativo, a sigla (quando for o caso), e a marcação 
temporal devem ser grafados por extenso, em letras maiúsculas e em negrito 
DECRETO Nº 47.981, DE 12 DE NOVEMBRO DE 2002 
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO 
CASA CIVIL 
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMETAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA 
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO 
Comunicações Administrativas 
 
 
26 
Ementa: síntese do assunto a ser tratado. Deverá ter destaque, situando-se à esquerda 
do texto, logo abaixo da epígrafe. Se alterar norma em vigor fazer referência ao número e 
ao objeto desta. A ementa deve estar 6,5 cm de distância da margem esquerda e 
espaçamento entre as linhas de 12 pontos. 
Exemplo: Dá nova redação ao artigo 1º do Decreto nº 44.036, de10 de junho de 1999, 
que dispõe sobre a classificação institucional da Secretaria da Educação. 
Preâmbulo: parágrafo que apresenta a fundamentação legal. No caso de decretos, o 
preâmbulo inicia-se com o nome do chefe do Governo e de seu cargo, em letras 
maiúsculas e em negrito, seguidos da expressão “no uso de suas atribuições legais” ou do 
fundamento legal que ampare o ato, em letras minúsculas sem negrito, terminando em 
vírgula. Os demais atos normativos articulados são iniciados com o cargo do titular da 
pasta em letras maiúsculas e em negrito. Após, deve seguir o fundamento legal que 
ampara o ato, em letras minúsculas e sem negrito, terminando em vírgula. Quanto às 
medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distância da margem esquerda e as demais 
linhas 2,5 cm, com espaçamento entre linhas de 24 pontos. 
Exemplo de preâmbulo: 
GERALDO ALCKMIN, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições 
legais, com fundamento no artigo 6º do Decreto-Lei nº 233, de 28 de abril de 1970 e com 
base no Decreto nº 47.567, de 1º de janeiro de 2003, 
Considerandos: motivações legais ou administrativas que fundamentam ou orientam a 
expedição do ato. Essas considerações são dispostas em parágrafos distintos, separados 
por ponto-e-vírgula (;). Se houver um único considerando, ele deve ser incorporado ao 
preâmbulo logo após a fundamentação legal. Havendo mais de um, devem ser articulados 
separadamente, com a expressão considerando em negrito. 
Quanto às medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distância da margem esquerda e as 
demais, 2,5 cm, com espaçamento entre linhas de 24 pontos. 
Expressão de comando: termo que expressa a finalidade do ato (decretar, resolver, 
decidir e outros). No caso de decretos, a expressão Decreta deve iniciar-se em outro 
parágrafo com maiúscula e demais minúsculas, seguida de dois pontos (:), com 
espaçamento entre as letras. Nos demais atos, a expressão de comando não é 
apresentada em parágrafo separado, nem possui grafia diferenciada. Ela simplesmente 
finaliza a fundamentação legal ou os considerandos, conforme o caso (ver exemplo de 
Resolução, p. 38 e de Portaria, p. 40). No caso dos decretos, a expressão de commando 
deve estar a 5 cm de distância da margem esquerda. 
Texto: conteúdo articulado, cláusulas de vigência e, se for o caso, de revogação. No que 
se refere às medidas, o artigo e sua numeração correspondente devem estar em negrito a 
5 cm de distância da margem esquerda da folha. As linhas seguintes devem ter 2,5 cm, 
com espaçamento entre linhas de exatamente 24 pontos. Os demais dispositivos (inciso, 
alínea, item e parágrafo), em termos de formatação, devem obedecer às mesmas regras 
referentes ao artigo. Não deve ser utilizado marcador para inciso, alínea ou item. 
Comunicações Administrativas 
 
 
27 
 Local e data: Quanto às medidas, devem estar a 5 cm de distância da margem esquerdada folha, com espaço para a data da assinatura. 
Identificação do signatário: A identificação do signatário deve constar à direita do texto, 
logo após local e data. Não há medidas explícitas para formatação. 
Referendos: no caso de decretos, após assinado e publicado no DOE, o ato normativo 
seguirá para o referendo do secretário de estado da área com a qual a matéria tratada 
tem vinculação. Nessa ocasião o nome da autoridade que deverá referendá-lo será 
acrescentado ao decreto pela unidade competente da publicação. 
Fonte: Courier New tamanho 12. 
Paginação: a partir da segunda página, à margem lateral direita. 
Margens: Superior: 3 cm; Inferior: 2,5 cm; Lateral direita: 1,5 cm; Lateral esquerda: 2,5 
cm. 
Uma vez apresentados elementos e características que compõem o ato normativo, 
seguem suas formas de exteriorização. 
 
Formas de atos normativos 
 
 
a) Decreto 
Destinado ao público em geral, o decreto tem a finalidade de regulamentar leis e dispor 
sobre organização administrativa, matérias tributária, orçamentária, financeira e de 
recursos humanos. Não é função do decreto apresentar conteúdo ou destinação 
definidos de modo exaustivo; para isso é necessária publicação de outros atos mais 
específicos. 
Competência: Governador do Estado. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, a). 
Estrutura: Parte -> Livro -> Título -> Capítulo -> Seção -> Subseção -> artigo -> parágrafo -
> item -> inciso -> alínea 
 
 
 
 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
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b) Resolução 
Ato normativo com a finalidade de complementar e normatizar legislação, orçamentária, 
financeira e de recursos humanos, além de dispor sobre todos os assuntos de 
competência de cada Secretaria. A resolução tem como destino o público em geral. 
Competência: Secretários de Estado. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, b). 
Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação 
de atos normativos articulados, considerando adaptações em: 
Preâmbulo: a composição da fundamentação legal deve ser iniciada com a expressão 
“O SECRETÁRIO DA . . . . . ”, seguido dos dispositivos legais, se for o caso, que 
fundamentam sua competência e da expressão “resolve:”. 
c) Portaria 
Ato normativo com finalidade de estabelecer procedimentos relativos a pessoal, 
organização e funcionamento de serviços, além de orientação quanto à aplicação de 
textos legais. A portaria é destinada ao público em geral e a unidades internas. 
Embora as portarias sejam classificadas como ato interno, que não obriga particulares 
porque os cidadãos não estão sujeitos ao poder hierárquico da administração pública, na 
Sefaz algumas portarias, como as publicadas pela Coordenaria de Administração 
Tributária - CAT, atingem particulares. Isso porque os contribuintes, mesmo não sujeitos 
ao poder hierárquico da Fazenda Pública Estadual, têm algumas obrigações a cumprir 
com relação ao Fisco. 
Competência: Coordenador, Presidentes, Diretores de departamento, de divisão e de 
serviço. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, II, a). 
Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação 
de atos normativos articulados, considerando adaptações em: 
Preâmbulo: a composição da fundamentação legal deve apresentar o cargo da 
autoridade (sem citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da 
expressão “expede a seguinte portaria:” ou “expedem a seguinte portaria conjunta:”. 
 
d) Instrução e Instrução Normativa 
São ordens escritas e gerais a respeito do modo e forma de execução de determinado 
serviço público, expedidas pelo superior hierárquico visando orientar os subalternos no 
Comunicações Administrativas 
 
 
29 
desempenho de suas atribuições, assegurando a unidade de ação no organismo, 
objetivando a execução das leis, decretos e regulamentos (CF/88, art. 87, § único, II). 
Obviamente, não podem contrariar tais epécies normativas. São de âmbito interno. 
No Estado de São Paulo eses atos são comuns nas áreas administrativas que funcionam 
verdadeiramente como um sistema, que são os casos do Sistema de Administração 
Financeira e Orçamentária, Sistema de Pessoal, Sistema de Transportes Internos, Sistema 
de Material e Patrimônio e Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, que possuem 
algumas regulamentações próprias e específicas. 
Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação 
de atos normativos articulados , considerando adaptações em: 
Expressão de comando: Em razão de não possuir apenas uma expressão como nos outros 
atos. Vai conter os seguintes dizeres “Expede o presente ato normativo” 
Competência: Coordenador, Presidentes, Diretores de departamento. 
e) Comunicado 
Ato usado para transmitir breve informação, interna e externa, de caráter geral. O 
comunicado tanto pode ter natureza normativa quanto informativa. Difere do aviso e da 
ordem de serviço, respectivamente, por ser expedido por autoridades competentes 
específicas e ser destinado a um público mais amplo. 
Competência: Coordenadores, Presidentes e Diretores de departamento. 
Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em composição e formatação 
de atos normativos articulados, considerando adaptações em: 
Preâmbulo: A composição do preâmbulo deve apresentar o cargo da autoridade (sem 
citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da expressão de comando, 
que deve variar de acordo com a finalidade do comunicado (“Comunica:”, “Esclarece 
que:”). 
 Texto: para articulação, deve ser utilizada a numeração progressiva. 
f) Deliberação 
Ato que tem como finalidade decidir, impor ordem ou estabelecer uma medida. Também 
destinada ao público em geral, a deliberação é semelhante à resolução, tanto no que diz 
respeito à estrutura quanto ao conteúdo. A diferença entre ambas está na autoridade 
competente que expede a deliberação, emanada de órgão colegiado (conselho 
administrativo ou deliberativo), no qual o poder de decisão é igualitário entre seus 
componentes, não centralizado numa só pessoa. 
Competência: Órgão colegiado. 
Comunicações Administrativas 
 
 
30 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/98 (art.12, I, c). 
Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação 
de atos normativos articulados, considerando adaptações em: 
Preâmbulo: como não há autoridade hierárquica em órgão colegiado, a composição do 
preâmbulo deve apresentar o nome por extenso do órgão colegiado, seguido de sigla (se 
for o caso), dos dispositivos legais (se for o caso) que fundamentam a instituição e/ou a 
competência do órgão colegiado e da expressão de comando “delibera:”. 
Atos normativos conjuntos 
Os atos administrativos conjuntos são aqueles que são expedidos por mais de uma 
autoridade, com o objetivo de regulamentar decretos, serviços e atribuições no âmbito 
de seus Órgãos. Geralmente expedidos por órgãos que regulem os sistemas 
administrativos do Estado, como são os casos do Sistema de Administração Financeira e 
Orçamentária, Sistema de Pessoal, Sistema de Transportes Internos, Sistema de Material 
e Patrimônio e Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, que possuem algumas 
regulamentações próprias e específicas. 
Esses atos são em geral Resoluções, Portarias, Instruções e Instruções Normativas 
Atos Processuais e documentos administrativos 
Atos processuais fazem parte de processos, administrativos ou judiciais, constituindo-se 
em peças processuais. Entenda-se processo como “conjunto de atos necessários e que 
devem ser praticados numa ordem preestabelecida, para esclarecimento da controvérsia 
e para obtenção de uma solução jurisdicional para o caso.” 
As peças processuaissão documentos apresentados de forma seqüencial, com origem em 
unidades distintas, eventualmente em órgãos diversos, e são assinados por servidores de 
níveis hierárquicos diferentes. O elemento comum que reúne as várias peças processuais 
num só processo é o objeto ou assunto. 
Por não serem documentos independentes, ou seja, somente apresentam sentido no 
contexto de um processo, nos atos processuais, após o cabeçalho apresentando a 
organização administrativa do órgão devem constar dados do processo. 
Todos os atos processuais devem ser iniciados com referência ao expediente que o 
motivou e finalizados com expressão de encaminhamento à próxima unidade que deverá 
responder ao processo. Também deve ser indicada a sigla da próxima unidade a ter de 
responder ao processo. 
 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
31 
Formas de atos processuais 
 
a) Despacho 
Ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciação. Destinado 
ao interessado e às outras unidades da administração pública, o despacho é usado para 
proferir uma decisão, uma ordenação ou sugerir o prosseguimento de um 
processo/expediente. 
Competência: Secretários, Secretário adjunto, Chefe de gabinete, Coordenador, 
Presidentes, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor de 
serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referência aos documentos 
administrativos que foram apreciados para expedição do despacho, seguida da referência 
do assunto tratado e da decisão ou encaminhamento da autoridade. 
- Fecho; 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; 
 
b) Informação 
Documento em que o servidor subordinado, atendendo à solicitação de alguma 
autoridade, presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situação. 
Assim como o despacho, o documento Informação também é destinado ao interessado e 
às outras unidades da administração pública. 
Em alguns órgãos, é comum as respostas aos processos serem genericamente chamadas 
de Informação. No entanto, a maior parte dos atos processuais com essa denominação 
tem forma já consagrada. Contudo, deve ser considerado Informação apenas o 
documento que já não for caracterizado como parecer, relatório ou despacho. 
Competência: Todos os servidores. 
Estrutura 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
32 
c) Parecer 
Documento que apresenta análise e/ou interpretação técnica de uma situação proposta 
em processo/expediente. A solução apresentada pelo parecer pode ser favorável ou não, 
mas sempre tem de ser justificada com fundamentação legal e/ou base jurisprudencial. O 
parecer é destinado ao interessado e às outras unidades da administração pública. 
Embora contenha enunciado opinativo, o parecer pode ter existência obrigatória no 
procedimento administrativo e também pode dar ensejo à nulidade do ato final. De 
natureza técnica, o parecer não pode ser contrariado por superior hierárquico, já que não 
prevalece a hierarquia administrativa no campo da técnica. 
Competência: Coordenadoria e diretoria de departamento. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; : 
- Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referência aos documentos 
administrativos que foram apreciados para expedição do parecer, seguida das 
considerações do técnico e de medidas sugeridas. 
- Fecho; 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; 
d) Decisão 
Documento que apresenta posicionamento adotado em cada processo submetido à 
apreciação do juiz. A decisão pode ser proferida em forma de voto. 
e) Relatórios 
No contexto da administração pública, relatório é um documento oficial comumente 
usado em duas situações: 
• a autoridade expõe a atividade de uma repartição ou apresenta relato de uma situação; 
• o servidor presta conta de seus atos a uma autoridade de nível superior. 
 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
33 
Atos de Comunicação e Documentos Administrativos 
Atos de comunicação têm como finalidade o estabelecimento de comunicação entre 
órgãos, entidades e pessoas. Alguns deles podem ter origem na administração pública e 
serem destinados ao setor privado, como é comum no caso do ofício. 
Este manual considera documentos administrativos aqueles que possuem finalidade 
executiva, mas que não são atos normativos nem processuais. 
Como já foi citado, a prioridade é o rigor na redação dos textos, considerando os 
princípios fundamentais explicitados no capítulo 1 deste manual, e também na 
padronização dos elementos constitutivos. No entanto, o ofício e o memorando deverão 
ser elaborados de acordo com a formatação que se segue. 
Diagramação padrão ofício 
- Margem esquerda: 2,5 cm; 
- Margem direita: 1,5 cm; 
- Identificação do documento: horizontalmente, a 2,5 cm do início da margem esquerda, 
e verticalmente a 5,5 cm da borda superior do papel; 
- Local e data: horizontalmente, a 1,5 cm do término da data, devendo coincidir com a 
margem direita; verticalmente, deve estar a 6,5 cm da borda superior do papel; 
- Vocativo: a 10 cm da borda superior do papel; horizontalmente, com avanço de 
parágrafo de 2,5 cm; 
- Avanço de parágrafos: equivalente a 2,5 cm; o texto inicia a 1,5 cm do vocativo; 
- Espaço entre os parágrafos do texto: 1 cm; 
- Fecho: centralizado, a 1 cm do texto; 
- Identificação do signatário: a 2,5 cm do fecho. 
 
Formas de atos de comunicação e documentos 
administrativos 
a) Apostila 
Ato com a finalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou retificar outro ato 
administrativo publicado anteriormente. Destinada ao interessado e às unidades de 
controle cadastral, a apostila é um documento complementar a um ato, confirmando as 
alterações publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os. 
Comunicações Administrativas 
 
 
34 
Usualmente, as apostilas retificam atos ou documentos referentes a: 
a) promoções; 
b) lotação em outro setor; 
c) majoração de vencimentos; 
d) aposentadoria; 
e) alteração de nome civil ou número de documento; e 
f) reversão à atividade. 
A apostila pode retificar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, 
mas a finalidade será sempre a mesma: retificação ou aditamento. 
Competência: Diretores de departamento, de divisão e de serviço. 
Fundamento legal da competência: Para unidades do Departamento de Recursos 
Humanos (DRH): Decreto 52.833/08 (art. 37, I, a). Para unidades do Departamento de 
Despesa de Pessoal do Estado (DDPE): Decreto 52.613/71 (art. 22, III). 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
- Dados do interessado: dados que identifiquem o interessado (RG, nome, cargo, UA, 
município...). Esses dados são variáveis de acordo com a motivação da apostila (ver 
exemplos). 
- Texto: quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve ser feita 
exposição sintética da correção (ou qualquer outro propósito que motive a expedição do 
documento), com referência ao ato originalmente publicado. Visando à preservação da 
data de validade, o texto deve mencionar expressamente número, dia e página do DOE 
em que o ato normativo original foi publicado. 
- Se a retificação ou o aditamento for feito em documento administrativo, o texto deve 
ser iniciado citando o cargo da autoridade competente seguido do fundamento legal que 
ampara o ato. Após, deve ser feita a exposição sintética da correção ou do aditamento e 
as razões que o motivaram. 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; 
Obs.: As apostilas do DRH obedecem a modelos padronizados 
Comunicações Administrativas 
 
 
35 
b) Ata 
Ata tem como a finalidade de registrar,de forma resumida, as ocorrências de uma 
reunião ou de um evento. Embora com representação sucinta, os relatos dos fatos 
transcritos numa ata devem apresentar o máximo de fidelidade e precisão. A ata é 
destinada aos participantes da reunião e aos demais interessados. 
Tradicionalmente, para impedir que sejam acrescentadas modificações posteriores, as 
atas são escritas em linhas corridas, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de 
parágrafos e com numerais grafados por extenso. As atas são assinadas por todos os 
participantes da reunião ou do evento, constituindo-se em documento com valor 
histórico. 
Atualmente, numa realidade contemporânea pautada pela velocidade de transmissão do 
fluxo informacional, o processo de elaboração das atas em muitos casos foi alterado, 
modificando também o caráter do documento. Hoje, é comum que as atas sejam 
transmitidas por correio eletrônico, sem assinatura, apresentando apenas o relato do 
conteúdo das reuniões ou dos eventos. Dessa forma, a ata não tem valor documental. 
Competência: Secretário da reunião. 
c) Atestado 
Documento com finalidade de comprovar fato, direito ou de discorrer sobre uma situação 
de conhecimento da administração pública. O atestado difere da certidão por ter 
natureza declaratória, já que afirma alguma ocorrência sobre a qual não consta registro, 
em caráter permanente, em poder de estado. 
Competência: Coordenador, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, 
Inspetor, Diretor de serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
- Texto: exposição clara do que está sendo afirmado, com dados que identificam o 
interessado (nome, RG, cargo/função-atividade, RS/PV/EX) e, quando for o caso, dados 
que identifiquem a unidade (Código de UA, UA, Município, mês e ano de referência). O 
atestado é comumente elaborado num único parágrafo; se houver mais de um, todos 
devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; 
Obs.: Os atestados do Departamento de Recursos Humanos obedecem a padronizados. 
Comunicações Administrativas 
 
 
36 
d) Certidão 
Documento com transcrição de fato ou ato administrativo que se encontra em 
registros/cadastros da administração pública. A certidão é um documento revestido de 
formalidades legais que deve ser fornecido por autoridade competente a pedido do 
solicitante, que solicita ao poder público a comprovação da existência ou inexistência de 
documento público que certifique sua conduta. A certidão difere do atestado por referir-
se a situação de natureza permanente (como a certidão de nascimento) e por referir-se 
apenas a documento que se encontra em poder da administração. Quando autenticada, 
a certidão tem força probatória de documento original. 
Competência: Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor 
de serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
- Texto: se possível, num só parágrafo devem constar: a) referência ao documento que 
determinou a expedição da certidão; b) quando for o caso, menção ao documento ou 
livro de que foi extraída a informação para elaborar a certidão; c) transcrição do 
documento original ou resumo descritivo do que foi encontrado; e d) termo de 
encerramento (“por ser verdade, firmo a presente certidão”; “Nada mais havendo...”; “O 
referido é verdade e dou fé”). 
Para evitar adulteração do texto, a certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem 
rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos e com numerais grafados por 
extenso. Em caso de erro, deve ser utilizado “digo”, seguido da palavra ou frase correta. 
As omissões podem ser acrescentadas no final do texto, sendo iniciadas por: 
“Em tempo”. 
- Local e data; (o alinhamento deve ser incorporado ao texto da certidão) 
- Identificação do escrevente/digitador: dados do digitador (rubrica e nome). Esses dados 
devem ser incorporados ao texto da certidão. 
- Visto 
 
e) Certificado 
Assim como a certidão, o certificado também é um documento que certifica a existência 
de um fato de que se é testemunha. No entanto, o certificado difere da certidão por ter 
qualidade de documento autêntico. Muitas vezes, certificado e atestado são utilizados 
Comunicações Administrativas 
 
 
37 
indistintamente por terem a mesma finalidade: afirmar a existência de um fato. No 
entanto, embora com a mesma função, o certificado deve ser expedido por autoridade 
competente. 
Outra forma de distinção entre atestado e certificado pode ser encontrada nos usos e 
costumes. Na conclusão de cursos e para atestar participação de eventos é mais comum a 
emissão de certificado, geralmente grafado em papel especial, formatado no sentido 
paisagem. Nessa situação, o certificado é semelhante ao diploma, porque declara a 
qualidade de dignidade conferida a uma pessoa. 
Competência: Diretor de departamento, delegado, diretor de divisão, inspetor, diretor de 
serviço e chefe de Posto Fiscal. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; : 
Obs.: Quando emitido à semelhança de diploma, o certificado não deve apresentar a 
organização administrativa do órgão. Basta que esteja expresso(s) o(s) departamento(s) 
que expede(m) o documento. O uso de logotipo é facultativo. 
- Identificação do documento; 
- Texto: exposição clara do que está sendo afirmado, com nome do interessado e dados 
que o identificam, se for o caso. O certificado deve ser elaborado num único parágrafo. 
Obs.: Nos certificados que atestam participação em evento ou curso, devem estar 
expressos no corpo do texto os dados sobre o evento: nome, período em que foi 
realizado e carga horária. Deve ser dado destaque (caixa alta, negrito, itálico) para o 
nome do participante e o nome do evento. 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; Quando se tratar de certificação de participação em evento 
ou curso, não há rigidez quanto ao alinhamento. 
f) Contrato Administrativo 
Documento que formaliza um acordo de vontades firmado entre a administração pública 
e o setor privado, ou entre órgãos da administração pública, para execução de obra, 
prestação de serviço ou outros objetivos de interesse público. O termo de contrato é 
indispensável em casos de compra com entrega futura, inclusive assistência técnica. O 
contrato administrativo é destinado às partes envolvidas. 
Para ter validade, o contrato administrativo deve ser celebrado de modo claro e preciso, 
obedecendo aos seguintes critérios: 
a) ser assinado por autoridade competente para empenhar despesa; 
Comunicações Administrativas 
 
 
38 
b) dispor sobre execução de serviços autorizados em lei; 
c) citar ato normativo que o autoriza; 
d) indicar minuciosamente serviços a serem realizados e seus respectivos preços; 
e) estar em conformidade com as propostas proferidas nas concorrências; 
f) ser lavrado em repartições às quais interesse o serviço acordado; 
g) respeitar as disposições de direito comum. 
Competência: Diretor de departamento, delegado, diretor de divisão, inspetor, diretor de 
serviço e chefe de Posto Fiscal. 
Estrutura: 
- Cabeçalho; (Embora o contrato seja um documento) administrativo, deve ser usado o 
cabeçalho para atos processuais, porque um contrato administrativo sempre gera um 
processo. 
- Identificação do documento; O documento deve ser denominado Termo de contrato, 
não somente Contrato. 
- Ementa: indicação dos partícipes e resumo do objeto. 
- Preâmbulo: parágrafo em que são dispostos dados sobre os partícipes e a 
fundamentação legal do ato. Os dados devem ser apresentados na seguinte ordem: a) 
data inteiramente por extenso, sem grafia de números arábicos ou romanos; b) sedee 
endereço do contratante, por extenso; c) qualificação jurídica do contratante; d) 
apresentação do contratante; e) apresentação do representante legal do contratante 
(nome, cargo ou função); f) ato normativo que atribui competência ao representante; g) 
apresentação da contratada; h) endereço da contratada; i) qualificação jurídica da 
contratada; j) apresentação do representante legal da contratada (nome, RG e CPF); k) 
referência a testemunhas; l) identificação de características específicas ao contrato, se for 
o caso, com respectivo fundamento legal; m) referência ao objeto; n) fundamentação 
legal que ampara o instrumento contratual (tanto a dos âmbitos federal, estadual e local; 
o) referência às cláusulas contratuais. 
Obs.: Apresentados os partícipes no preâmbulo, estes serão denominados Contratante (o 
estado) e Contratada (a entidade) em todo o restante do termo de contrato. 
- Texto: articulado por cláusulas que atendam às peculiaridades da matéria. Segundo o 
art. 55 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, o contrato administrativo deve, 
necessariamente, conter as seguintes cláusulas: 
- objeto e suas características; 
- regime de execução ou a forma de fornecimento; 
Comunicações Administrativas 
 
 
39 
- preço e condições de pagamento (critérios, data-base, periodicidade do reajuste dos 
valores, atualização monetária); 
- prazos (início da execução, conclusão e entrega); 
- crédito pelo qual ocorrerá a despesa, com indicação da classificação funcional 
programática e da categoria econômica; 
- garantias oferecidas; 
- direitos e responsabilidades das partes, penalidades cabíveis e valores das multas; 
- casos de rescisão; 
- reconhecimento dos direitos da administração pública em caso de rescisão por 
inexecução total ou parcial; 
- condições de importação (data, taxa de câmbio), quando for o caso; 
- vinculação ao edital de licitação ou ao termo que a dispensou ou não a exigiu, ao convite 
e à proposta do licitante vencedor; 
- legislação aplicável à execução do contrato; 
- obrigação do contratado em manter, durante toda a execução do contrato, 
compatibilidade com as obrigações por ele assumidas. 
Obs.: Todas as cláusulas contratuais devem ser redigidas com clareza e precisão, 
principalmente as que dispuserem sobre definição do objeto, direitos e 
responsabilidades. Essas cláusulas devem ser bem explicativas, já que são elas que geram 
obrigação de fazer ou de não fazer, de acordo com as especificidades acordadas. 
- Local e data; 
- Identificação dos signatários: identificação e assinatura dos representantes legais dos 
partícipes. 
- Identificação de testemunhas: assinatura, nome e número de RG e CPF de duas 
testemunhas. 
g) Convênio e Termo de cooperação 
Documentos utilizados para firmar acordos entre a Órgãos do Estado e outros órgãos e 
entidades. Destinados às partes envolvidas, o convênio e o termo de cooperação são um 
ajuste entre as partes para assunção de compromisso, mediante mútua colaboração, com 
objetivo de interesse comum. A principal diferença entre estes dois documentos e o 
contrato está no interesse das partes: no convênio e no termo de cooperação há 
convergência; no contrato, diferenças. 
Comunicações Administrativas 
 
 
40 
Os convênios celebrados pelo estado, por intermédio das secretarias de estado ou órgãos 
vinculados diretamente ao governador, dependem de prévia autorização do chefe do 
governo, exceto nas hipóteses em que o governador também seja signatário do 
documento. 
Conforme o §1º, art. 116 da Lei 8.666/93, a celebração de convênio depende de prévia 
aprovação de competente Plano de Trabalho proposto pela organização interessada, o 
qual deverá conter, no mínimo, as seguintes informações: 
a) identificação do objeto; 
b) metas; 
c) etapas de execução; 
d) plano de aplicação dos recursos financeiros; 
e) cronograma de desembolso; 
f) previsão de início e fim da execução das etapas e do objeto como um todo; 
g) se o convênio compreender obras ou serviço de engenharia, comprovação de que os 
recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente 
assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou sobre 
o órgão descentralizador. 
Obs.: Convênio é uma demonstração de que os atos administrativos ora são classificados 
pela ação executada, ora pela autoridade competente. A maior parte dos convênios é 
publicada como documento administrativo. Os convênios ICMS têm força de ato 
normativo, pois o Confaz, órgão colegiado que os promove, não tem autoridade 
hierárquica, não podendo emitir resoluções e similares. 
Competência: Secretários de Estado. 
Fundamento legal da competência: Decreto específico que trata da competência 
Estrutura e Exemplo: semelhante ao Contrato administrativo 
h) Edital 
Documento com a finalidade de anunciar ou tornar público, via imprensa ou afixação em 
lugares públicos, fato que deve ser conhecido pelo público em geral. 
Os editais recebem designação própria segundo seu objetivo (licitação, concorrência, 
concurso para provimento de cargos, citação, intimação, notificação etc.). A finalidade 
dos editais sempre será anunciar ou tornar público fato que deve ser conhecido. 
A Lei Federal 8.666/93 e o Decreto Estadual 40.399/95 apresentam regras de publicação 
de editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão. 
Comunicações Administrativas 
 
 
41 
O anexo do Decreto 42.224/97 apresenta modelo de abertura de edital de concorrência 
ou tomada de preço. 
i) Memorando e Memorando-circular 
Ato com a finalidade de comunicar o solicitar algo oficialmente. O memorando é uma 
modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que 
podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, 
portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna a determinado órgão 
do Governo. 
A principal função do memorando é empregar agilidade na comunicação interna, visando 
evitar a costumeira demora burocrática. Por isso, o texto do memorando deve ser 
simples, objetivo, preciso, conciso e claro. 
A única diferença entre o memorando e o memorando-circular é que este deve ser 
enviado a vários destinatários. 
Competência: Secretários, Secretários adjunto, Chefes de gabinete, Assessores de 
gabinete, Coordenadores, Presidentes, Diretores de departamento, Delegados, Diretores 
de divisão, Inspetores, Diretores de serviço, 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
- Local e data; 
- Invocação; 
Indicação de assunto: resumo do teor da comunicação, com alinhamento à direita. 
Texto: exposição clara e objetiva do objeto que motivou a elaboração do memorando. Os 
parágrafos devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. 
- Fecho; 
- Identificação do signatário; 
Diagramação; 
j) Notificação 
Documento com finalidade de notificar algo oficialmente, dando ao interessado ciência 
de procedimento administrativo, garantindo-lhe o direito à ampla defesa e ao 
contraditório. A notificação é destinada ao interessado envolvido no 
processo/expediente. 
Comunicações Administrativas 
 
 
42 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Local e data; 
- Endereçamento; 
- Indicação de referência: dados e assunto do processo sobre o qual o contribuinte terá 
de prestar contas. A indicação de referência deve ser alinhada à esquerda. 
- Identificação do documento; 
- Texto: deve conter as seguintes informações: a) pedido de comparecimento do 
destinatário; b) local indicado para o comparecimento; c) prazo para comparecimento; 
d) referência ao dispositivo legal que autoriza a ação (o ato de notificar); e) aviso das 
conseqüências caso a notificação seja negligenciada. 
Os parágrafos devem ser numerados para facilitarreferência pontual ao documento. 
- Identificação do signatário; 
 
 
k) Ofício e Ofício-circular 
Documento com finalidade de comunicar ou solicitar algo oficialmente, podendo ser 
destinado tanto a outros órgãos ou pessoas da administração pública quanto a 
instituições e pessoas do setor privado. 
A única diferença entre o ofício e ofício-circular é que este deve ser enviado a vários 
destinatários. 
A literatura técnica sobre o tema trata o ofício como um meio de comunicação 
exclusivamente externo, uma vez que para a comunicação interna há o memorando. 
Competência: Secretários, Secretários Adjunto, Chefes de gabinete, Assessores de 
Gabinete, Coordenadores, Presidentes, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de 
divisão, Inspetor, Diretor de serviço, Chefe de Posto Fiscal. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/98 (art.12, II, b). 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Identificação do documento; 
Comunicações Administrativas 
 
 
43 
- Local e data; 
- Vocativo; 
- Assunto (opcional): resumo do teor da comunicação, com alinhamento à direita. Cada 
ofício deve abordar um único assunto. 
- Texto: exposição do assunto, obedecendo à seguinte estrutura seqüencial: 
- Introdução: tem de apresentar, de forma objetiva, a finalidade do documento. 
Devem ser evitadas frases feitas para começar o texto, que pode ser iniciado de forma 
direta (“Informo que...”; “Encaminho ao senhor...”). A introdução deve ser redigida em 
apenas um parágrafo. 
- Desenvolvimento: detalhamento do assunto. Quando o ofício for acompanhado de 
outros documentos, estes devem ser citados no corpo do texto. 
- Conclusão: reafirmação da proposição que motivou o ato. A conclusão pode ser 
apresentada em apenas um parágrafo. 
Se o texto do ofício for muito longo, deve ser usada uma folha de continuação, que deve 
conter apenas a identificação do órgão e uma expressão para identificar o ato composta 
por: a) indicação do número da folha; b) identificação do documento; e c) data em 
formato resumido (dd/mm/aaaa). Essa expressão deve ser alinhada à esquerda. 
Ex.: OFÍCIO SSP nº 51 /2009 
Os parágrafos devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. 
- Fecho; 
- Identificação do signatário; 
- Endereço; 
- Iniciais (se for o caso) 
l) Ordem de serviço (OS) 
Documento interno e eminentemente operacional, que expede incumbência a um 
servidor ou a uma unidade administrativa. A ordem de serviço determina a realização de 
services e/ou regula procedimentos específicos para sua execução. É um ato destinado ao 
servidor, à unidade ou à empresa que deverá executar o serviço. 
Competência: Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor 
de serviço e Chefe de Posto Fiscal. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.177/98 (art.12, II, b). 
Comunicações Administrativas 
 
 
44 
Estrutura: 
- Cabeçalho; 
- Epígrafe; 
- Texto: exposição do assunto, seguido, se for o caso, da cláusula de vigência e de 
revogação. 
- Local e data; 
- Identificação do signatário; 
m) Requerimento 
Documento de tramitação exclusiva no âmbito da administração pública. O requerimento 
é uma petição de caráter individual (se houver mais de uma pessoa, passa a ser abaixo 
assinado ou memorial), que tem a finalidade de solicitar reconhecimento/concessão de 
um direito, legalmente previsto, a autoridade hierárquica competente. Apesar de 
fundamentado por legislação, a solicitação do requerimento não garante resposta 
favorável. 
Competência: Todos os servidores. 
Fundamento legal da competência: Lei 10.261/68 (art. 239); Lei 10.177/98 (art. 23) 
Estrutura: 
- Vocativo; 
- Texto 
- Introdução: nome, RG e cargo do requerente, seguidos da motivação do pedido. 
O preâmbulo pode ser elaborado em apenas um parágrafo. 
- Desenvolvimento: exposição do pedido, indicando a fundamentação legal do 
requerimento e os elementos comprobatórios do fato, se for o caso. Os parágrafos 
devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. 
- Fecho: expressão: “Nestes termos, peço deferimento.”. 
- Local e data; 
- Assinatura: apenas a rubrica, já que nome e cargo do servidor já foram identificados no 
corpo do texto. 
- Visto: expressão “De acordo.”, assinatura, nome e função do(s) superior(es) 
hierárquico(s), mediato e imediato. Esse recurso só deve ser usado se a autoridade 
destinatária não for imediatamente superior ao requerente. Se o(s) superior(es) 
Comunicações Administrativas 
 
 
45 
hierárquico(s) não deferirem o documento, é aconselhável que haja indicação da 
fundamentação legal que justifique a posição. 
Obs. 1: A competência administrativa para deferir ou não o requerimento varia de acordo 
com o objeto do documento, que deve estar expresso de forma clara e precisa. Mesmo 
quando o vocativo for referente à autoridade competente a despachar o requerimento, 
nos casos em que a autoridade destinatária for hierarquicamente superior dois níveis ou 
mais, os superiores hierárquicos intermediários devem dar visto no documento 
Obs. 2: Por ser um ato de caráter pessoal, o requerimento dispensa o cabeçalho que 
representa a organização administrativa e a identificação do documento, devendo ser 
iniciado diretamente pelo vocativo. 
Obs. 3: Se o requerimento for elaborado na forma indireta, 3ª pessoa do singular (Ex.: 
Fulano de tal, RG..., em vez de: Eu, Fulano de tal, RG...), o fecho deverá ser alterado para 
“Nestes termos, pede deferimento.”. 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
46 
Unidades Administrativas 
Definição 
Desdobramento da estrutura administrativa de órgão ou entidade estadual ao qual, pelas 
suas atividades ou localização, são designadas atribuições, responsabilidades e 
competências. 
Especificamente, no que se diz respeito à gestão documental, as Unidades 
Administrativas são os pontos de tramitação de documentos. 
 
Como se dividem 
 
Nas atuais estruturas dos Órgãos Estaduais o mais comum tem sido organizações com 
aproximadamente 5 níveis hierárquicos: Gabinete, Coordenadoria, Departamento, 
Divisão (Centros) e Núcleo. Muitos Órgãos não possuem Coordenadorias, ficando assim 
com 4 níveis hierárquicos. Existem também Unidades de Assessoria, que são as 
Assistências Técnicas e as Assessorias Técnicas. Para cada Unidade Administrativa é 
designado ou nomeado um responsável que dependendo da Unidade poderá ser um 
Coordenador ou um Diretor. 
 
Espécies documentais 
 
Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as 
espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram 
origem, quanto à forma de registro de fatos. 
No nosso dia a dia nós trabalhamos geralmente com três grupos de espécies de 
documentos 
Processos 
Definição: Unidade documental devidamente autuada, em que se reúne um conjunto de 
documentos materialmente indivisível, necessários à solução de uma pretensão, 
acumulados no decurso de uma ação administrativa, técnica ou judiciária. 
Devem ser obrigatoriamente autuados em processo todos aqueles expedientes e 
documentos que pelas suas características, e, que, para a resolução final do assunto 
Comunicações Administrativas 
 
 
47 
dependa de decisão administrativa, seja esta publicada em Diário Oficial ou não, para que 
se produza efeito. 
Podemos citar como exemplo um pedido de incorporação de uma determinada 
gratificação, deve ser autuado em processo, uma vez que haverá uma decisão que será 
baseada na legislação vigente e para ter seu efeito produzido deve ser publicada. 
Um pedido de compra ou uma contratação de serviço só poderão ser efetivados se for 
autorizada a realização da despesa por autoridade competente, e, que poderá ser 
precedido de licitação. Assim sendo,deve ser autuado em processo. 
Um processo, no decorrer de sua instrução, pode conter vários documentos avulsos 
sendo juntados a ele devido as suas características e necessidades. 
 
Expedientes (protocolados) 
 
Definição : Um ou mais documentos reunidos em torno de uma atividade, assunto ou 
interessado. 
Documento de caráter informativo que deve tramitar por várias Unidades de um 
determinado Órgão, recebendo apenas informações, manifestações e pareceres, onde 
não haja necessidade de alguma decisão de qualquer autoridade. 
Como exemplo podemos citar um ofício de um determinado Prefeito que solicita 
informações sobre a conclusão de um determinado projeto que ele deu entrada 
anteriormente. Esse documento deverá tramitar por diversas áreas até que a informação 
solicitada seja respondida. 
Um expediente, no decorrer de sua instrução, pode conter vários documentos avulsos 
sendo juntados a ele devido as suas características e necessidades. 
 
Documentos avulsos 
São aqueles documentos, sejam eles memorandos, requerimentos ou cartas que são 
recebidos por uma determinada Unidade que soluciona o assunto e já o arquiva. Não 
existe tramitação posterior. Enquadram-se nesse grupo de documentos as planilhas, 
quadros, certidões, requerimentos e outros mais. 
 
Num estudo realizado pelo Arquivo Público do Estado, chegou-se ao seguinte quadro de 
espécie de documentos mais comuns no Estado de São Paulo, que se enquadram como 
documentos avulsos: 
Comunicações Administrativas 
 
 
48 
abaixo-assinado escritura plano 
acórdão estatuto planta 
alvará expediente portaria 
apostila extrato precatório 
arte fatura prestação de contas 
artigo ficha processo 
ata fluxograma procuração 
atestado folha programa 
autorização folheto projeto 
aviso fórmula prontuário 
balancete formulário pronunciamento 
balanço foto proposição 
boletim grade proposta 
bilhete guia protocolado 
calendário histórico protocolo 
cardápio indicação prospecto 
carta informação prova 
cartão informe provisão 
cartaz Instrução quadro 
catálogo inventário questionário 
cédula laudo recenseamento 
certidão lei recibo 
certificado lista recorte/clip 
cheque listagem recurso 
circular livro regimento 
Comunicações Administrativas 
 
 
49 
comprovante mandado registro 
comunicação manifesto regulamento 
comunicado mapa relação 
contrato matéria relatório 
convenção medida provisória release 
convênio memorando representação 
convite memorial descritivo requerimento 
convocação minuta requisição 
credencial nota resolução 
cronograma notificação resumo 
currículo ofício sinopse 
declaração orçamento solicitação 
decreto ordem sumula 
deliberação organograma tabela 
despacho panfleto talonário 
diário pedido telegrama 
dicionário papeleta termo 
diploma parecer tese 
discurso partilha testamento 
dossiê partitura teste 
edital passaporte título de crédito 
emenda pauta Trabalho de Conclusão de 
Curso - TCC 
ementa petição traslado 
escala planilha vale 
 
Comunicações Administrativas 
 
 
50 
 
Documentos Externos 
Esse conceito de espécie de documentos, utilizado no sistema SPdoc, referem-se àqueles 
documentos que são oriundos de Órgãos e Entidades que não aderiram ao sistema e dele 
ainda não fazem parte. Documento pertencente a Órgão que ainda não aderiu ao SPdoc 
que tem toda a sua identificação pertencente ao respectivo órgão. Esses casos referem-
se geralmente a processos e expedientes. 
Comunicações Administrativas 
 
 
51 
REFERÊNCIAS 
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[1] Mas atenção para as exceções: Presidência, Supremo, Senado, Congresso, Assembléia 
e Bolsa (de Valores) se escreve sempre com maiúscula, mesmo em segunda menção.