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Curso Auxiliar Preparatório para o Concurso LC 1080/2008 Comunicações Administrativas Comunicações Administrativas 2 Introdução O conteúdo dessa apostila tem por objetivo qualificar os servidores públicos inscritos no concurso de promoção nos conteúdos que serão exigidos nas provas do exame de avaliação de competência no módulo de competências Intermediárias, para aqueles que optaram pela área de Comunicações Administrativas. REFERE-SE EXCLUSIVAMENTE AO ITEM 2.2 DO ANEXO IV DO EDITAL Breve Histórico do Professor – Mediador PROFISSÃO : SERVIDOR PÚBLICO ESTADUAL desde 1982 CARGO EFETIVO : EXECUTIVO PÚBLICO LOTAÇÃO : CASA CIVIL DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA PALÁCIO DOS BANDEIRANTES - AV. MORUMBI 4500 – SALA 22 - TÉRREO ÁREA ATUAL DE ATUAÇÃO : Comunicação Administrativa - Gestão De Documentos (8 ANOS) CARGO : DIRETOR TÉCNICO III Membro do grupo técnico para implementação do sistema de protocolo único do Estado e Administrador Central do Sistema Spdoc no período de 2008/2014 Atualmente administrador Setorial do sistema Spdoc da Secretaria de Governo Instrutor no treinamento a 600 usuários do sistema spdoc Responsável pelo Serviço de Informações ao Cidadão da Secretaria do Governo Comunicações Administrativas – Contexto e Conceito É o conjunto de atividades, ações e procedimentos exercidos por agentes e autoridades públicas com o objetivo de comunicar, informar, manifestar através dos atos administrativos e documentos, como forma de comunicação dentro de um Órgão ou de uma instituição ou entre Órgãos e instituições, e, em alguns casos, dar conhecimento aos cidadãos em documentos de seu interesse, também através de atos administrativos. Incluem-se também como assuntos de interesse da área de Comunicações Administrativas as políticas arquivísticas e as ações de incorporação e utilização de tecnologias da informação na gestão de documentos. Comunicações Administrativas 3 A Correspondência Oficial Redação Oficial e o Ato de Escrever Redigir um documento requer cuidado e atenção, principalmente quando se tratar de redação de atos administrativos e de comunicação do poder público. À maneira específica (formal e impessoal) Como essa redação deve ser elaborada e ao conjunto de características que devem ser observadas dá-se o nome de redação oficial. Apesar da importância do tema, redigir uma comunicação oficial não é tarefa tão complicada quanto parece. A simplicidade na redação oficial é condição essencial, opõe- se ao rebuscamento, ao preciosismo exacerbado, que mesmo na redação de atos processuais é um recurso anacrônico. No entanto, simplicidade não significa simplismo, e sim melhores condições para compreensão do texto. Além da correção gráfica e gramatical, qualquer bom texto deve ser elaborado considerando-se recursos estilísticos. No caso da redação oficial, afora o cumprimento dessas regras de língua portuguesa, devem ser obedecidos, também, os princípios Administrativos. Princípios Administrativos na Redação Oficial Já que os princípios democráticos instituíram valores que favorecem a transparência, a moralidade e a prestação de contas, os atos administrativos exteriorizados em documentos devem, necessariamente, conter princípios administrativos pelos quais se pauta o serviço público. O princípio da legalidade, segundo o qual a administração pública só pode fazer o que é permitido por lei, deve ser representado por intermédio da fundamentação legal, elemento presumidamente comum em todos os atos. A isenção de interferência da individualidade, da subjetividade e da passionalidade de quem elabora o ato é exigida pelo princípio da impessoalidade. Alguns documentos administrativos, principalmente os relatórios, também devem ser norteados pelo princípio da presunção, que, além de abranger a legalidade, diz respeito à certeza dos fatos. Na padronização dos cabeçalhos, além da uniformidade, é representado o princípio da hierarquia, que discorre sobre a estruturação hierárquica entre os órgãos da administração pública. Comunicações Administrativas 4 O princípio da publicidade discorre sobre a ampla divulgação dos atos praticados pela administração pública, daí a obrigatoriedade de publicação dos atos no DOE. Embora não sejam princípios administrativos, e sim diretrizes que também orientam a redação oficial, a formalidade e a uniformidade também devem ser cumpridas. A formalidade deve ser seguida no uso das formas de tratamento adequado a cada autoridade. A uniformidade deve ser cumprida com o uso sistemático e padronizado dos elementos constitutivos dos atos administrativos (cabeçalhos, vocativos, fechos, identificação de signatário e outros). E por fim, uma redação oficial eficiente deve propiciar a qualquer pessoa entendimento sobre o enunciador, o enunciatário e o motivo da comunicação. Com isso, será atingida a eficiência, princípio constitucional administrativo inserido pela Emenda Constitucional 19, de 04/06/1998. Impessoalidade Num texto oficial não podem estar evidenciadas características que denotem a personalidade do autor do documento. Isso porque o ato administrativo deve ser redigido em nome do poder público, por meio da autoridade de um cargo, e não da pessoalidade do sujeito que o ocupa. A necessidade de tratamento impessoal dado aos atos oficiais é decorrente de um princípio constitucional. Isso porque os destinatários dos atos administrativos são os cidadãos, direta ou indiretamente, mesmo quando o ato é direcionado a outros órgãos públicos. Seguem algumas informações que ajudam a garantir a impessoalidade nos textos oficiais. Imparcialidade: evite manifestações de impressão pessoal. Exemplo: Na minha opinião,... (inadequado) Deve ser considerado... (adequado) Agrada-me essa idéia... (inadequado) Esse posicionamento é favorável... (adequado) Impessoalidade verbal: utilize conjugação impessoal sempre que possível, conjugando o verbo na terceira pessoa ou utilizando verbos na forma passiva. Comunicações Administrativas 5 Exemplo: Eu sei que o prazo é de uma semana. (inadequado) É sabido que o prazo é de uma semana. (adequado) Redigiram o ofício... (inadequado) O ofício foi redigido... (adequado) Formalidade Além de impessoalidade, as comunicações devem apresentar polidez, para denotar formalidade. Parte da formalidade necessária está contida no uso de pronome de tratamento; outra parte, na necessidade de uniformidade das comunicações. Impressa ou eletrônica, comunicação é contato humano, por isso, deve ser pautada pelos mesmos princípios de convivência pacífica da vida social. Para aliviar o tom imperativo, conseqüência da objetividade e da concisão, devem ser priorizadas palavras que expressem educação e respeito ao receptor, denotando cortesia e polidez. Uniformidade Obtém-se uniformidade quando são estabelecidos procedimentos, normas e padrões que facilitam e agilizam o trabalho de elaboração de textos. Para não comprometer a uniformidade da redação, além das regras de siglas e abreviaturas, devem ser seguidas as normas de padronização de: endereços e grafia de números, datas e dias da semana. Sobre o ato de escrever Clareza É a combinação do uso correto da sintaxe e vocabulário adequado, resultando na compreensão imediata do receptor. Isto é, texto claro e inteligível é aquele facilmente entendido e que dispensa releitura. Em geral, um texto bem escrito, de fácil compreensão, apresenta poucos adjetivos e advérbios e valoriza substantivos e verbos . Objetividade Linguagem objetiva é aquela direta, sem rodeios. Caracteriza-se por utilizar, sobretudo, substantivos e verbos, não deixandodúvidas quanto ao assunto proposto. Comunicações Administrativas 6 Embora tenha sentido muito próximo ao do conceito de clareza, a objetividade se difere pela exposição do resultado esperado com a redação, o que não necessariamente caracteriza um texto claro. Ou seja, o texto objetivo deve ser claro, mas o claro não precisa ser objetivo. Precisão A eficácia da comunicação é determinada pela clareza de idéias combinada com a precisão vocabular. Para alcançar a precisão, é importante saber o significado de cada palavra. Ter bom vocabulário facilita a exposição do pensamento, auxilia a argumentação e ajuda a atingir a concisão. Mas não se trata do uso de vocabulário rico, e sim de termos adequados à anunciação daquilo que se pretende transmitir. Para isso, o uso constante de um dicionário é recomendável. Concisão Quanto mais o texto for pensado, mais conciso ele será. Escrever bem é escrever o necessário. O que não significa uma escrita lacônica, que pode deixar a mensagem incompleta, grosseira e destituída de sentido. Devem ser cortados adjetivos em excesso, palavras supérfluas e repetidas. Em suma, deve-se eliminar o desnecessário sem comprometer o conteúdo da mensagem. Em texto oficial, redação concisa evita excesso de explicações, porque o propósito da mensagem não é a argumentação, e sim a decisão ou a comunicação. Por isso, quanto mais breve puder ser a redação oficial, melhor; evita mal-entendidos e interpretações discordantes. Coesão Redação coesa é aquela que apresenta união entre parte e todo. Essa união ocorre entre orações, parágrafos e seções de um texto, interligando coerentemente as idéias nele contidas. Nesse sentido, as conjunções são muito importantes. Por meio delas, o texto adquire coerência, coesão, harmonia e fluidez. As conjunções unem, ressaltam, explicam, comparam e contrapõem idéias. Quanto ao parágrafo, embora deva apresentar começo, meio e fim, não pode estar desconexo do restante do texto. O mesmo raciocínio serve para as orações que, apesar de ter ordem lógica (sujeito, verbo e complementos), não devem apresentar conteúdo incoerente com o texto. Comunicações Administrativas 7 Embora auxiliem a fluência do texto, conjunções e advérbios devem ser usados com moderação. O uso abusivo desses conectores compromete a coerência, a concisão e a harmonia do texto. Coerência Harmonia, coesão e lógica resultam na coerência da mensagem. Um texto coerente e logicamente estruturado agrega originalidade e precisão. Ou seja, a redação coerente converte todas as relações entre orações, frases e parágrafos numa unidade significativa, em que as partes fazem sentido em relação ao todo, à mensagem. Correção Gramatical Como correção gramatical compreende-se o padrão culto de linguagem, o respeito pelas particularidades da língua e as regras apropriadas para o seu uso perfeito. Erros gramaticais colocam em dúvida a autoridade do redator para tratar do assunto pretendido. Por isso, comunicação escrita correta é aquela livre de vícios de linguagem. É recomendável usar um dicionário sempre que houver incerteza acerca de algum termo ou construção lingüística. Harmonia Resultado do encontro de palavras coerentes e bem dispostas, redação com harmonia é aquela que soa bem, tem cadência e equilíbrio. Um texto harmônico evita a repetição de palavras, de sílabas com mesma sonoridade, e de encontros silábicos inadequados. A falta de harmonia, por sua vez, conduz à ambigüidade, impede a clareza, prejudica a fluidez do texto, e compromete a concisão. Experimente ler o texto em voz alta, isso ajuda a reconhecer a falta de harmonia, identificada por termos inadequados e desagradáveis ao ouvido. Vícios de Linguagem Na língua portuguesa, a freqüência dos mesmos erros de construção de frases e uso de palavras inadequadas é conhecida como vício de linguagem. Muitos dos maus hábitos são influências de outros idiomas, ou acontecem quando o redator pretende conferir estilo, usando figuras de linguagem e retórica, para valorizar o texto. No entanto, em redação técnica, o uso de recursos estilísticos é reprovado. Um texto técnico deve ser o mais claro, preciso e objetivo possível. Veja, a seguir, os principais vícios que devem ser evitados. Comunicações Administrativas 8 Ambigüidade É um dos principais problemas de qualquer tipo de redação. Detalhes fáceis de ser acertados na linguagem coloquial podem causar, quando redigidos, efeito de sentido totalmente diferente do que o emissor desejou expressar. Normalmente, esses equívocos ocorrem quando uma palavra ou termo está posicionado em lugar inadequado na oração, causando significado ambíguo. Quando a idéia é realçar parte da oração, usa-se ordem inversa. Mas tome cuidado; se não houver bom conhecimento sintático da língua, esse recurso pode tornar-se uma armadilha. Na oração construída em ordem direta, o risco de ambigüidade é muito menor. Redundância Um texto redundante compromete a credibilidade e a autoridade de quem o redigiu, porque denota falta de domínio do significado das palavras, falta de esmero na construção da oração ou falta de revisão. Além disso, prejudica a concisão e a clareza da comunicação. Pleonasmo Quando usado para reforçar uma mensagem, o pleonasmo se constitui em figura de linguagem e seu uso não apresenta problema algum. Porém, se usado desnecessariamente, o pleonasmo é uma redundância de informação, um vício. Dupla Negação Diferentemente da Matemática, a Língua Portuguesa admite o uso de duas negativas na mesma frase, sem que daí resulte um sentido positivo ("não vi nada", "nunca ninguém falou"). Porém, há algumas construções, em que a dupla negação prejudica o entendimento da mensagem. Uso da negativa (ninguém, nada, nem e outras) antes do advérbio não. Nem eu não vi. Ninguém não falou. (incorreto) Também não o vi. Ninguém falou. (correto) Nem eu o vi. Não foi falado. Uso da partícula de negação (não, nem) junto com uma palavra de sentido negativo (evitar, impedir, nada). Comunicações Administrativas 9 A operação da polícia não impediu que os assaltantes fugissem. (não impedir = permitir) Se a dupla negação for empregada para fins estilísticos, a construção redundante se justifica; no entanto, para não prejudicar o entendimento, não é recomendado o uso desses estilos de linguagem na redação comercial e na oficial. Há termos redundantes que já estão cristalizados, mas nem por isso devem ser repetidos. Empolação Entende-se por texto empolado aquele que, ao intencionar a originalidade por meio de pretenso requinte, resulta em linguagem artificial, abundante de figuras, o que, além de prejudicar a clareza e a precisão, desacredita o redator. Ocorre empolação, quando: uma palavra ou expressão destoa, por desvio de sentido, do contexto em que está inserida. A taxa de desemprego na Grande São Paulo indicou o acréscimo de 17 mil pessoas ao universo de desempregados da região. Eram 500 sanduíches naturalmente escoltados por 50 caixas de cerveja... há derivação imprópria de palavras. O economista se compõe na sociedade como o profissional para o diagnóstico e a lidança com o cerne da condição do convívio... Em último caso, se o uso de termo inadequado der mais sentido ao texto, grafe-o entre aspas. É preferível, contudo, não usar esse recurso. Para evitar o vício, consulte o dicionário. Preciosismo Por, obrigatoriamente, ter que atender aos princípios que regem a redação oficial, os textos técnicos da administração pública costumam estar carregados de maneirismo que foge da linguagem natural, transformando o preciosismo em vício de linguagem muito comum nesse meio. Embora a intenção seja a cortesia e a polidez,esse recurso emprega artificialidade no texto. Apraz-nos dirigir a; conforme assunto ventilado; sem mais para o momento Aproveitamos o ensejo para renovar os nossos protestos de elevada estima e consideração. Comunicações Administrativas 10 Barbarismo O uso de palavras em sentido desvirtuado é o que se chama barbarismo. Acontece quando há: sentido impróprio de palavras. Infração em vez de inflação pronúncia imprópria de palavras. Rúbrica em vez de rubrica grafia imprópria de palavras. Destratar em vez de distratar Erro de Paralelismo Paralelismo é a coordenação da construção gramatical. São idéias similares organizadas numa forma gramatical idêntica que facilita a compreensão, tornando o texto claro. Incorre-se ao erro de paralelismo, quando a disposição dos elementos de uma oração, embora obedeça a uma sistemática linear, é feita com elementos semanticamente díspares – paralelismo semântico; ou quando há assimetria sintática entre complementos – paralelismo sintático. Erro de paralelismo semântico Há grande diferença entre os servidores e os computadores disponíveis na seção. [incorreto] Há grande diferença entre o número de servidores e o de computadores disponíveis na seção. [correto] Erro de paralelismo sintático No acidente, o servidor mostrou paciência, não ser medroso e ter inteligência. [incorreto] No acidente, o servidor mostrou paciência, coragem e inteligência. [correto] No acidente, o servidor mostrou ser paciente e corajoso, e ter inteligência. [correto] Comunicações Administrativas 11 Gerundismo É um vício de linguagem. A tradução da forma que faz sentido em inglês (construção de tempo futuro "We'll be sending you") perde total sentido em português: "Vamos estar enviando-lhe". Muitos são os palpites sobre a propagação desse vício: intenção de cortesia e polidez, tentative de isenção de responsabilidade, transmitir idéia de ação, e outras. É difícil precisar qual o sentido pretendido quando fazem uso inadequado do gerúndio, mais difícil ainda é compreender a difusão do hábito, já que essa forma sintática é mais complicada do que a flexão verbal correta em português. Todavia, a ressonância do vício já é fato. O gerúndio, entretanto, é uma forma verbal que compõe a língua portuguesa e é indispensável em alguns casos. Por isso, antes de condenar o uso da locução, é importante considerar seu contexto e empregá-lo corretamente. Veja como fazer isso. Em português, a principal função do gerúndio é indicar uma ação verbal contínua, inacabada; ou seja, o gerúndio flagra o processo verbal em andamento. Enquanto você almoçava, eu estava terminando o relatório que o diretor pediu. Mostra um futuro em relação a um outro futuro. Não poderei comparecer à próxima reunião porque estarei fechando o balanço mensal. Estrangeirismo Embora a influência de outros idiomas na língua portuguesa não seja advento recente, a globalização é uma das responsáveis pela proliferação dos modismos lingüísticos dos últimos tempos. A infiltração de palavras, expressões ou estruturas de idiomas estrangeiros na lingual portuguesa é conhecida como estrangeirismo. Passo a Passo da Redação O uso das siglas Na primeira citação de nome ou título é recomendável escrevê-lo por extenso, seguido da sigla entre parênteses. Da segunda citação em diante, basta usar a sigla. Tribunal de Contas da União (TCU) Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços (ICMS) Comunicações Administrativas 12 Os acrônimos, palavras formadas por sílabas ou partes das iniciais de um nome ou entidade, por motivo de simplificação foram considerados siglas também. Fundap (Fundação do Desenvolvimento Administrativo) Fazesp (Escola Fazendária do Estado de São Paulo) As regras para siglas são simples: Sigla formada por até três letras é grafada com letras maiúsculas. ONU, CEP, RG, CPF Sigla com mais de três letras é grafada com letras maiúsculas quando se pronuncia separadamente cada uma de suas letras. BNDES, INSS, ITCMD Sigla com pronúncia mista (parte soletrada e parte pronunciada como palavra) deve ser grafada com letras maiúsculas. GDFAZ [pronuncia-se gedefaz] Sigla com mais de três letras e pronunciada como palavra tem apenas a inicial grafada em maiúscula. Ibict, Otan, Unesp No caso de siglas com grafia mista (maiúscula e minúscula), deve-se respeitar a forma própria. CNPq (Conselho Nacional de Conhecimento Científico e Tecnológico) MinC (Ministério da Cultura) Não se usa ponto abreviativo para sigla. ISS USP [correto] I.S.S. U.S.P. [incorreto] Não há regras específicas para plural de siglas, mas alguns gramáticos recomendam o acréscimo da letra s (minúscula) no fim da sigla. IPVAs, CDs, Ufirs Se a sigla terminar com a letra s, o plural é definido pelo artigo antecedente. os VHS Comunicações Administrativas 13 Atenção: não se justifica o uso do apóstrofo para pluralizar siglas. O apóstrofo é usado para suprimir letra ou letras (copo d’água) e não para indicar plural. O uso de aspas As aspas devem aparecer antes do ponto final, contudo, se o sinal for de quem escreve, e não da pessoa citada, ficará depois do ponto final. Disse o diretor: “Quero funcionários comprometidos”. A utilização do sinal de pontuação depois das aspas é desnecessária, se já houver sinal antes delas. Diante do acontecido, o cidadão invocou o art. 5º, LXXVII, da Constituição Federal: “São gratuitas as ações de habeas corpus e habeas data, e, na forma da lei, os atos necessários ao exercício da cidadania.” O uso de parênteses Os parênteses ( () ) estabelece maior intimidade entre o redator e o leitor, isolando sintática e semanticamente uma idéia dentro do texto. Como ocorre com as aspas, o ponto vai fora do parêntese quando a expressão que ele encerra é apenas parte da oração. Merece menção especial o esforço dos tradutores (Carlos de Almeida e João dos Santos). E vai dentro quando toda a oração é por ele englobada. Sacos de dinheiro nas costas. (É a população trocando a velha moeda.) O uso dos pronomes de tratamento Uma das principais características do estilo da correspondência oficial, a polidez manifesta-se no uso adequado de palavras, no cuidado para evitar frases ásperas e no emprego adequado das formas de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos. No que diz respeito à utilização dos pronomes de tratamento, além da área de atuação da autoridade, (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa. O Manual de Redação da Presidência da República (Brasil, 2002, p. 11) dispensa, na comunicação oficial, uso de alguns termos que, embora sejam de uso freqüente, não fazem mais sentido na realidade em que vivemos. É dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo (ilmo.) para autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. Basta que o termo seja substituído por Senhor. Comunicações Administrativas 14 É abolido o tratamento digníssimo (DD) porque a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público. Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Deve-se empregá-lo em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso de doutorado. Nos demais tratamento Senhor é o recomendado. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo. Excelentíssimo Senhor Presidente da República: Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional: Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal: As demais autoridades serão tratadas comoo vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo. Senhor Governador: Senhor Secretário: Senhor Juiz: No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor [forma de endereçamento] Fulano de tal [nome] Governador do Estado de São Paulo [cargo ou função] Av. Morumbi, 4.500 - Morumbi 05650-905, São Paulo, SP Às demais autoridades tratadas por Vossa Senhoria, terá a seguinte forma: Ao Senhor [forma de endereçamento] Fulano de tal [nome] Chefe de Gabinete da Secretaria da Saúde [cargo ou função] Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 188 05403-000, São Paulo, SP Comunicações Administrativas 15 Nas orações em que são usadas formas de tratamento que incluem Sua/Vossa o verbo fica na terceira pessoa do singular. Vossa Excelência deve viajar. Para pluralizar a abreviatura do pronome de tratamento, basta usar a letra s antes do ponto da segunda palavra abreviada. V. Exas. [Vossas Excelências], V. Sas. [Vossas Senhorias] Padronização - Endereços Segundo as normas da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), o endereçamento adequado começa pela forma de tratamento, nome do destinatário, nome da rua, número, complemento, nome do bairro, cidade, unidade federativa (UF) e CEP. Os algarismos do CEP não devem ser separados por ponto, traço ou espaços em branco. Exceção ao hífen obrigatório que separa o radical do CEP (cinco primeiros dígitos) do seu sufixo (três últimos dígitos). Também não devem ser sublinhados ou mesmo precedidos por qualquer símbolo, sigla ou palavra, inclusive a palavra "CEP". Segue um modelo da forma correta de endereçamento: A Sua Excelência o Senhor Fulano de tal Governador do Estado de São Paulo Av. Morumbi, 4.500 Morumbi São Paulo, SP 05650-905 Se não houver espaço suficiente para a ordenação acima, admite-se que na última linha constem, obrigatoriamente nesta ordem: número do CEP, cidade e estado ou sua sigla. A Sua Excelência o Senhor Fulano de tal Governador do Estado de São Paulo Av. Morumbi, 4.500 05650-905, Morumbi, São Paulo, SP Comunicações Administrativas 16 Padronização - Grafia de números No que diz respeito à grafia de números, devem ser respeitadas as normas baixadas pelo Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial (Conmetro). Se o texto for técnico, no qual é exigida linguagem própria (pareceres das áreas de economia, informática, etc.), os numerais devem ser grafados em algarismos arábico ou romano, conforme o caso. O mesmo deve ser seguido na elaboração de tabelas, gráficos, mapas e assemelhados. Observações: 1) Para certos tipos de códigos e numerações, a grafia própria deve ser respeitada (emprego ou não de pontos, traços e outros sinais). 2) Quando o contexto não for técnico, opte pela informação por extenso. um quarto (em vez de 25%) 3) Quando pospostos ao nome, os algarismos são lidos como ordinais do primeiro ao décimo e como cardinais de 11 em diante. D. Pedro I (primeiro), João XXII (vinte e três). 4) Números de 1,1 a 1,9 exigem a palavra milhão, bilhão, trilhão no singular, mas o verbo no plural. Foram gastos 1,9 milhão de reais na obra. 5) A expressão um mil ou hum mil é cabível apenas no preenchimento de cheques. 6) Para indicar quantia aproximada, deve-se usar apenas número redondo. Cerca de 3 mil servidores entraram em greve. (certo) Cerca de 2.890 servidores entraram em greve. (incorreto) 7) Moedas pouco conhecidas devem ter seu nome referenciado por extenso na primeira menção, podendo-se, a partir de então, usar o símbolo respectivo. Padronização - Grafia de datas O ano pode ser registrado em quatro dígitos ou apenas com os dois últimos. Hoje é dia 25/9/2005 ou Hoje é dia 25/9/05 O primeiro dia do mês deve ser grafado em algarismo ordinal. 1/10/2005 ou 1/10/05 (incorreto) 1º/10/2005 ou 1º/10/05 (correto) Comunicações Administrativas 17 Os anos devem ser escritos sem ponto ou espaço entre o milhar e a centena. O Brasil foi campeão nas copas de 1.958, 1.962, 1.970, 1.994 e 2.002. (incorreto) O Brasil foi campeão nas copas de 1958, 1962, 1970, 1994 e 2002. (correto) Em texto corrente, as datas devem ser escritas de forma plena; o primeiro dia do mês é designado em ordinal. A última Constituição brasileira foi assinada em 8 de outubro de 1988. Em 1º de maio é comemorado o Dia do Trabalho. Para um uso padronizado, que não comprometa a uniformidade, recomenda- se o emprego de barra (/) para separar os números. 2/9/2005 2/9/05 (correto) 2.9.2005 2.9.05 (incorreto) 2-9-2005 2-9-05 Padronização - Grafia de horas Como o H (maiúsculo) é símbolo de hidrogênio e o m abrevia a palavra metro(s), o símbolo de hora(s) é h e o de minuto é min, conforme o Sistema Internacional de Unidades (SI). Por se tratar de símbolos e não siglas, os termos não são pluralizados. Raciocínio análogo para segundo(s), símbolo s. Não existe hífen na grafia de hora extra, porque, nesse caso, extra funciona como adjetivo, o mesmo que extraordinária. Na indicação de horário, o verbo ser concorda com o número mais próximo. São duas horas É uma hora São quinze para as três É um para as três Na redação comercial ou técnica, um dia deve ser considerado como um período de 24 horas e não dois períodos de 12 horas; por isso, para se referir ao período da tarde, depois do meiodia, devem-se usar dois dígitos para grafar as horas: 2h15 [incorreto] 14h15 [correto] Como o verbo sempre concorda com o predicativo, na expressão "0h" o verbo não é pluralizado, tampouco os complementos. Já é 0h. Cheguei em casa à 0h. [correto] Comunicações Administrativas 18 Já são 0h. Cheguei em casa às 0h. [incorreto] Isso posto, seguem as regras para grafia de horas. Quando a idéia expressar duração, usar grafia por extenso. Os diretores estiveram reunidos por três horas. Dois pontos (:) é sinal matemático de divisão, não deve ser utilizado para separar hora de minutos. O símbolo de minuto pode ser omitido. 12h20min ou 12h20 [correto] 12:20h [incorreto] Não devem ser utilizados 00 para indicar os minutos; se a hora for redonda, basta usar h. A reunião será às 9h. [correto] A reunião será às 9:00h. [incorreto] Quando ocorrer situação em que as horas estipulem duração (de... a), só haverá crase se o período for iniciado com a contração da preposição de com o artigo a. De 8h as 10h (correto) Não há ocorrência de artigo definido antes das horas. Das 8h às 10h (correto) De 8h às 10h (incorreto) Erro de paralelismo. Se não houver artigo a antecedendo a primeira indicação de hora, também não deverá haver artigo antecedendo a segunda. Padronização - Grafia de dias da semana Como a semana não é uma série numerada de feiras (3ª feira, “terceira-feira”), os dias sempre devem ser representados por extenso. Quarta-feira [correto] 4ª feira [incorreto] Quando ocorrer situação em que os dias da semana estipulem prazo (de... a), só haverá crase se o período for iniciado com a contração da preposição de com o artigo a. De segunda a sexta-feira [correto] Não há ocorrência de artigo definido antes dos dias da semana. Comunicações Administrativas 19 Da segunda à sexta-feira [correto] De segunda à sexta-feira [incorreto] Erro de paralelismo. Se não houver artigo a antecedendo o primeiro dia da semana, não deverá haver artigo antecedendo o segundo dia. Comunicações Administrativas 20 Atos Administrativos Oriundos do contexto da Revolução Francesa (1789), os atos administrativos foram criados para atender a uma necessidade presentedesde aquela época: a obrigatoriedade de a administração pública fundamentar legalmente seus atos. Com isso, surgiu o princípio da legalidade, uma das diretrizes norteadoras da atuação do estado, que a partir de então teve formas reguladas para exteriorização do poder exercido. Os atos administrativos são declarações do estado, complementares à lei ou à própria Constituição, que manifestam e produzem efeitos de direito. Com isso, é possível concluir que a finalidade e o conteúdo são imanentes ao próprio ato administrativo, podendo ser observadas no verbo que comumente o inicia: certificar, declarar, resolver, extinguir, deliberar, avisar, notificar, comunicar, criar e outros. A função administrativa dos atos formais e escritos é instrumentalizada em diversas formas que se diferenciam mais pela competência administrativa do sujeito do que pelo conteúdo de fato. Para exemplificar, podem ser relacionados: decreto, resolução, instrução, portaria, ordem de serviço, deliberação e outros. Quanto ao conteúdo, os atos administrativos formais escritos apresentam natureza e teor muito distintos. Entre esses podem ser citados: regulamento, licença, autorização, permissão, concessão, homologação, aprovação etc. São considerados oficiais todos os atos publicados no DOE, mesmo os atos com finalidade executiva, como é o caso dos contratos administrativos. Este manual discorre sobre: a) atos normativos, que guardam semelhança com os atos legislativos; b) atos processuais, similares aos jurisdicionais; e c) atos de comunicação, elaborados no exercício de funções administrativas. São atos administrativos todos os aqui relacionados ainda que com semelhança a atos elaborados pelos Poderes Legislativo e Judiciário. Atos Administrativos Normativos Entende-se por atos normativos os que estabelecem normas ou regras com vistas à correta aplicação da lei. Entre os três tipos de atos administrativos classificados por este manual, os normativos são os que apresentam abrangência mais ampla, necessitando de cuidado ainda maior durante sua elaboração. Sobre isso, o anexo do Decreto 4.176, de 28 de março de 2002 relaciona “questões que devem ser analisadas na elaboração de atos normativos no âmbito do poder executivo”. Quanto às características estruturais, os atos normativos podem ser: Articulados: quando encerram mais de um comando. Os que contêm regras de Comunicações Administrativas 21 caráter geral recebem numeração renovada anualmente. Não articulados ou simplificados: quando o assunto tratado se auto-encerra (nomeação, designação, promoção, exoneração, dispensa e outros). Os não articulados não são numerados, sendo identificados pelo nome do interessado e pela data de publicação. Por terem estrutura mais simples, os atos não articulados não necessitam apresentar ementa. Conjuntos: quando dois ou mais órgãos publicam o ato conjuntamente. Geralmente, os atos conjuntos, por disporem de temas mais complexos, apresentam estrutura articulada. Dentre as estruturas expostas, os atos articulados apresentam maior complexidade na elaboração. Atos normativos não articulados Os atos administrativos não articulados apresentam menor complexidade na elaboração. Não são de difícil estruturação, pois praticamente são elaborados em texto corrido. Por terem estrutura mais simples, os atos não articulados não necessitam apresentar ementa. (nomeação, designação, promoção, exoneração, dispensa e outros). Obrigatoriamente vão conter: Cabeçalho: Deve conter a Hierarquia Administrativa em ordem decrescente e de nível e tamanho de fonte. Epígrafe: A denominação do ato normativo, a sigla (quando for o caso), e a marcação temporal devem ser grafados por extenso, em letras maiúsculas e em negrito. Exemplo: DECRETO DE 10 DE JANEIRO DE 2003 Identificação da Autoridade: Nome Completo da Autoridade que está expedindo o ato. Indicação de Cargo: Cargo da autoridade que está expedindo o ato. GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMETAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Comunicações Administrativas 22 Fundamento legal da competência: Especificar a legislação que dá competência a autoridade de estar expedindo o ato Designação do ato: Expressão que vai designar o tipo de ato que está sendo expedido (Nomeia, Designa, Aposenta Texto do ato: Texto especificando todas as informações necessárias para a consecução do ato. Identificação do Signatário: Nome completo da autoridade que está expedindo e assinando o ato Quanto às medidas, a primeira linha deve ter 5,59 cm de distância da margem esquerda e as demais, 3,81 cm, tendo a margem direita 2,54 cm da borda da folha Geralmente, os Atos admnistrativos não articulados são Decretos, Resoluções, Portarias, pelas características dos seus assuntos. EXEMPLO: Decreto de 28-1-2010 José Serra, Governador do Estado de São Paulo, nos termos do art. 20, II, da LC 180-78, Nomeia o abaixo indicado, habilitado em concurso público para exercer em caráter efetivo e em Jornada Completa de Trabalho, o cargo de Executivo Público, Ref. 1, Grau A, da Escala de Vencimentos Nível Universitário, a que se refere a LC 1.080-2008, do SQC-III-QSDPD: Akitoshi Yokoyama, RG 8.061.129, vago em decorrência da aposentadoria de Raphael Baldacci Filho, RG 991.726 (D.O. 26-10-85). Atos normativos articulados Para melhor compreensão e leitura de atos normativos articulados, é necessário entender sua sistemática. Sistemática da articulação A articulação é organizada por agrupamentos de unidades, estabelecendo uma relação semelhante à de gênero e espécie. Quanto mais complexo, mais agrupamentos o ato terá, como é o caso do Regulamento do ICMS. As maiores unidades de agrupamentos em termos hierárquicos são as partes, que podem se desdobrar em Parte Geral e Parte Especial ou ser subdivididas em partes organizadas em numerais ordinais grafados por extenso. Comunicações Administrativas 23 Após as partes, seqüencialmente seguem os livros, os títulos, os capítulos, as seções e as subseções. Todas essas unidades de agrupamento devem ser grafadas em letras maiúsculas, identificadas por algarismos romanos e em negrito, ou caracteres que as coloquem em realce. Em seqüência às subseções, seguem os artigos, que também poderão compreender agrupamentos em Disposições Preliminares, Gerais e Finais. Os que não tiverem caráter permanente constituirão as Disposições Transitórias com numeração própria. Caso a disposição transitória tenha um único comando, este deverá ser grafado como artigo único. Até a subseção, os agrupamentos são apenas estruturais, para organizar o texto legislativo. Somente a partir do artigo é que essas unidades de agrupamentos são compostas pelo texto legislativo de fato. Parte -> Livro -> Título -> Capítulo -> Seção -> Subseção -> artigo -> parágrafo -> item -> inciso -> alínea Com isso, seguem as peculiaridades de cada parte que compõe o texto legal. Artigo O artigo representa a unidade básica de divisão, ordenado por numeração ordinal até o nono artigo (Art. 9º) e numeração cardinal a partir do décimo (Art. 10). No artigo, deve estar contido um único assunto em que é expressa a norma geral. Caso o assunto necessite de desdobramentos, a norma geral comporá o caput (cabeça de artigo), e as complementações, exceções e particularidades devem ser apresentadas em forma de parágrafos e incisos. Parágrafo Representado pelo sinal gráfico §, o parágrafo é a disposição secundária de um artigo em que é explicada ou modificada a disposição principal, o caput do artigo. O parágrafo também é ordenado por numeração ordinal até o nono artigo (§ 9º) e numeração cardinal a partirdo décimo (§ 10). Quando houver apenas um parágrafo, adota-se a expressão Parágrafo único, e não § único. Os textos dos parágrafos devem ser iniciados com letras maiúsculas e encerrados com ponto final (.). Item Item é o desdobramento do parágrafo que permite detalhar as complementações necessárias para o entendimento dos dispositivos. O item é grafado com números arábicos, seguidos de ponto: 1.; 2.; 3. Os textos dos itens devem ser iniciados com letras minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção do último item, que deverá ser encerrado com ponto final (.). Se a função do item é organizar o assunto tratado pela Comunicações Administrativas 24 alínea, não há sentido em alínea desmembrada em apenas um item, por isso, não pode haver item único. Inciso Para melhor compreensão do texto, há situações em que é necessário subdividir o assunto em partes. No contexto do artigo essa divisão se dá por meio dos incisos, unidades que discriminam o assunto tratado no artigo. Não se trata de complementação ou exceção, mas apenas subdivisão do assunto, que se tornaria de difícil compreensão se todo seu conteúdo fosse veiculado no caput do artigo. O inciso deve ser enumerado, seqüencialmente, por algarismo romano maiúsculo, seguido de hífen, sem a necessidade da grafia do termo inciso: I-; II-; III-. Os textos dos incisos devem ser iniciados com letras minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção do último inciso, que deverá ser encerrado com ponto final (.). Se a função do inciso é organizar o assunto tratado pelo artigo, desdobrando-o para esclarecê-lo, não há sentido em artigo desmembrado em apenas um inciso, por isso, não pode haver inciso único. e) Alínea As alíneas são unidades que tratam de particularidades ou complementações do conteúdo expresso no inciso e no item. São grafadas com as letras do alfabeto português em minúsculo de a a z, seguida de parênteses: a); b). Os textos das alíneas devem ser iniciados com letras minúsculas, encerrados com ponto-e-vírgula (;), com exceção da última alínea, que deverá ser encerrada com ponto final (.). Se a função da alínea é organizar o assunto tratado pelo inciso, não há sentido em inciso desmembrado em apenas uma alínea, por isso, não pode haver alínea única. Alteração, vigência e revogação de atos normativos Sobre as regras para alteração, vigência e revogação, a LC 863/99 apresenta as seguintes orientações: a) Alteração Os atos normativos devem ser alterados mediante os critérios: Reprodução integral: quando a alteração for considerável, deve ser emitido um novo texto; Revogação parcial: quando forem alterados apenas alguns dispositivos; Substituição no próprio texto: quando houver acréscimo(s) de dispositivo(s) ou alteração de dispositivo(s) no próprio texto, devem ser observadas as seguintes regras: • artigos, subseções, seções, capítulos, títulos, livros e partes não podem ser renumerados. Devem ser utilizados os mesmos números de artigo ou Comunicações Administrativas 25 • agrupamento, seguido de letras maiúsculas, em ordem alfabética, tantas quantas forem suficientes para identificar os acréscimos; • os números de dispositivos revogados não podem ser reaproveitados; • é admissível reordenação interna das unidades de desdobramento de artigos, desde que identificada por alteração de redação, supressão ou acréscimo das letras maiúsculas NR (nova redação) entre parênteses, uma única vez ao final. b) Vigência A vigência do ato normativo deve ser indicada de forma expressa, sendo que a maior parte dos atos entra em vigor na data de sua publicação. Usualmente, a vigência é explicitada no penúltimo artigo do texto, antecedendo a cláusula de revogação. c) Revogação A cláusula de revogação, se necessária, ocorre no último artigo do texto. O artigo de revogação deve conter expressamente todos os atos ou disposições revogadas a partir da vigência do novo ato. Composição e formatação de atos normativos articulados Cabeçalho: Deve conter a Hierarquia Administrativa em ordem decrescente e de nível e tamanho de fonte Epígrafe: A denominação do ato normativo, a sigla (quando for o caso), e a marcação temporal devem ser grafados por extenso, em letras maiúsculas e em negrito DECRETO Nº 47.981, DE 12 DE NOVEMBRO DE 2002 GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL DEPARTAMENTO DE GESTÃO DA DOCUMETAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO Comunicações Administrativas 26 Ementa: síntese do assunto a ser tratado. Deverá ter destaque, situando-se à esquerda do texto, logo abaixo da epígrafe. Se alterar norma em vigor fazer referência ao número e ao objeto desta. A ementa deve estar 6,5 cm de distância da margem esquerda e espaçamento entre as linhas de 12 pontos. Exemplo: Dá nova redação ao artigo 1º do Decreto nº 44.036, de10 de junho de 1999, que dispõe sobre a classificação institucional da Secretaria da Educação. Preâmbulo: parágrafo que apresenta a fundamentação legal. No caso de decretos, o preâmbulo inicia-se com o nome do chefe do Governo e de seu cargo, em letras maiúsculas e em negrito, seguidos da expressão “no uso de suas atribuições legais” ou do fundamento legal que ampare o ato, em letras minúsculas sem negrito, terminando em vírgula. Os demais atos normativos articulados são iniciados com o cargo do titular da pasta em letras maiúsculas e em negrito. Após, deve seguir o fundamento legal que ampara o ato, em letras minúsculas e sem negrito, terminando em vírgula. Quanto às medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distância da margem esquerda e as demais linhas 2,5 cm, com espaçamento entre linhas de 24 pontos. Exemplo de preâmbulo: GERALDO ALCKMIN, Governador do Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, com fundamento no artigo 6º do Decreto-Lei nº 233, de 28 de abril de 1970 e com base no Decreto nº 47.567, de 1º de janeiro de 2003, Considerandos: motivações legais ou administrativas que fundamentam ou orientam a expedição do ato. Essas considerações são dispostas em parágrafos distintos, separados por ponto-e-vírgula (;). Se houver um único considerando, ele deve ser incorporado ao preâmbulo logo após a fundamentação legal. Havendo mais de um, devem ser articulados separadamente, com a expressão considerando em negrito. Quanto às medidas, a primeira linha deve ter 5 cm de distância da margem esquerda e as demais, 2,5 cm, com espaçamento entre linhas de 24 pontos. Expressão de comando: termo que expressa a finalidade do ato (decretar, resolver, decidir e outros). No caso de decretos, a expressão Decreta deve iniciar-se em outro parágrafo com maiúscula e demais minúsculas, seguida de dois pontos (:), com espaçamento entre as letras. Nos demais atos, a expressão de comando não é apresentada em parágrafo separado, nem possui grafia diferenciada. Ela simplesmente finaliza a fundamentação legal ou os considerandos, conforme o caso (ver exemplo de Resolução, p. 38 e de Portaria, p. 40). No caso dos decretos, a expressão de commando deve estar a 5 cm de distância da margem esquerda. Texto: conteúdo articulado, cláusulas de vigência e, se for o caso, de revogação. No que se refere às medidas, o artigo e sua numeração correspondente devem estar em negrito a 5 cm de distância da margem esquerda da folha. As linhas seguintes devem ter 2,5 cm, com espaçamento entre linhas de exatamente 24 pontos. Os demais dispositivos (inciso, alínea, item e parágrafo), em termos de formatação, devem obedecer às mesmas regras referentes ao artigo. Não deve ser utilizado marcador para inciso, alínea ou item. Comunicações Administrativas 27 Local e data: Quanto às medidas, devem estar a 5 cm de distância da margem esquerdada folha, com espaço para a data da assinatura. Identificação do signatário: A identificação do signatário deve constar à direita do texto, logo após local e data. Não há medidas explícitas para formatação. Referendos: no caso de decretos, após assinado e publicado no DOE, o ato normativo seguirá para o referendo do secretário de estado da área com a qual a matéria tratada tem vinculação. Nessa ocasião o nome da autoridade que deverá referendá-lo será acrescentado ao decreto pela unidade competente da publicação. Fonte: Courier New tamanho 12. Paginação: a partir da segunda página, à margem lateral direita. Margens: Superior: 3 cm; Inferior: 2,5 cm; Lateral direita: 1,5 cm; Lateral esquerda: 2,5 cm. Uma vez apresentados elementos e características que compõem o ato normativo, seguem suas formas de exteriorização. Formas de atos normativos a) Decreto Destinado ao público em geral, o decreto tem a finalidade de regulamentar leis e dispor sobre organização administrativa, matérias tributária, orçamentária, financeira e de recursos humanos. Não é função do decreto apresentar conteúdo ou destinação definidos de modo exaustivo; para isso é necessária publicação de outros atos mais específicos. Competência: Governador do Estado. Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, a). Estrutura: Parte -> Livro -> Título -> Capítulo -> Seção -> Subseção -> artigo -> parágrafo - > item -> inciso -> alínea Comunicações Administrativas 28 b) Resolução Ato normativo com a finalidade de complementar e normatizar legislação, orçamentária, financeira e de recursos humanos, além de dispor sobre todos os assuntos de competência de cada Secretaria. A resolução tem como destino o público em geral. Competência: Secretários de Estado. Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, I, b). Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação de atos normativos articulados, considerando adaptações em: Preâmbulo: a composição da fundamentação legal deve ser iniciada com a expressão “O SECRETÁRIO DA . . . . . ”, seguido dos dispositivos legais, se for o caso, que fundamentam sua competência e da expressão “resolve:”. c) Portaria Ato normativo com finalidade de estabelecer procedimentos relativos a pessoal, organização e funcionamento de serviços, além de orientação quanto à aplicação de textos legais. A portaria é destinada ao público em geral e a unidades internas. Embora as portarias sejam classificadas como ato interno, que não obriga particulares porque os cidadãos não estão sujeitos ao poder hierárquico da administração pública, na Sefaz algumas portarias, como as publicadas pela Coordenaria de Administração Tributária - CAT, atingem particulares. Isso porque os contribuintes, mesmo não sujeitos ao poder hierárquico da Fazenda Pública Estadual, têm algumas obrigações a cumprir com relação ao Fisco. Competência: Coordenador, Presidentes, Diretores de departamento, de divisão e de serviço. Fundamento legal da competência: Lei 10.177/1998 (art. 12, II, a). Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação de atos normativos articulados, considerando adaptações em: Preâmbulo: a composição da fundamentação legal deve apresentar o cargo da autoridade (sem citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da expressão “expede a seguinte portaria:” ou “expedem a seguinte portaria conjunta:”. d) Instrução e Instrução Normativa São ordens escritas e gerais a respeito do modo e forma de execução de determinado serviço público, expedidas pelo superior hierárquico visando orientar os subalternos no Comunicações Administrativas 29 desempenho de suas atribuições, assegurando a unidade de ação no organismo, objetivando a execução das leis, decretos e regulamentos (CF/88, art. 87, § único, II). Obviamente, não podem contrariar tais epécies normativas. São de âmbito interno. No Estado de São Paulo eses atos são comuns nas áreas administrativas que funcionam verdadeiramente como um sistema, que são os casos do Sistema de Administração Financeira e Orçamentária, Sistema de Pessoal, Sistema de Transportes Internos, Sistema de Material e Patrimônio e Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, que possuem algumas regulamentações próprias e específicas. Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação de atos normativos articulados , considerando adaptações em: Expressão de comando: Em razão de não possuir apenas uma expressão como nos outros atos. Vai conter os seguintes dizeres “Expede o presente ato normativo” Competência: Coordenador, Presidentes, Diretores de departamento. e) Comunicado Ato usado para transmitir breve informação, interna e externa, de caráter geral. O comunicado tanto pode ter natureza normativa quanto informativa. Difere do aviso e da ordem de serviço, respectivamente, por ser expedido por autoridades competentes específicas e ser destinado a um público mais amplo. Competência: Coordenadores, Presidentes e Diretores de departamento. Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em composição e formatação de atos normativos articulados, considerando adaptações em: Preâmbulo: A composição do preâmbulo deve apresentar o cargo da autoridade (sem citar o nome), seguido dos dispositivos legais (se for o caso) e da expressão de comando, que deve variar de acordo com a finalidade do comunicado (“Comunica:”, “Esclarece que:”). Texto: para articulação, deve ser utilizada a numeração progressiva. f) Deliberação Ato que tem como finalidade decidir, impor ordem ou estabelecer uma medida. Também destinada ao público em geral, a deliberação é semelhante à resolução, tanto no que diz respeito à estrutura quanto ao conteúdo. A diferença entre ambas está na autoridade competente que expede a deliberação, emanada de órgão colegiado (conselho administrativo ou deliberativo), no qual o poder de decisão é igualitário entre seus componentes, não centralizado numa só pessoa. Competência: Órgão colegiado. Comunicações Administrativas 30 Fundamento legal da competência: Lei 10.177/98 (art.12, I, c). Estrutura: devem ser consultadas as orientações dispostas em Composição e formatação de atos normativos articulados, considerando adaptações em: Preâmbulo: como não há autoridade hierárquica em órgão colegiado, a composição do preâmbulo deve apresentar o nome por extenso do órgão colegiado, seguido de sigla (se for o caso), dos dispositivos legais (se for o caso) que fundamentam a instituição e/ou a competência do órgão colegiado e da expressão de comando “delibera:”. Atos normativos conjuntos Os atos administrativos conjuntos são aqueles que são expedidos por mais de uma autoridade, com o objetivo de regulamentar decretos, serviços e atribuições no âmbito de seus Órgãos. Geralmente expedidos por órgãos que regulem os sistemas administrativos do Estado, como são os casos do Sistema de Administração Financeira e Orçamentária, Sistema de Pessoal, Sistema de Transportes Internos, Sistema de Material e Patrimônio e Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, que possuem algumas regulamentações próprias e específicas. Esses atos são em geral Resoluções, Portarias, Instruções e Instruções Normativas Atos Processuais e documentos administrativos Atos processuais fazem parte de processos, administrativos ou judiciais, constituindo-se em peças processuais. Entenda-se processo como “conjunto de atos necessários e que devem ser praticados numa ordem preestabelecida, para esclarecimento da controvérsia e para obtenção de uma solução jurisdicional para o caso.” As peças processuaissão documentos apresentados de forma seqüencial, com origem em unidades distintas, eventualmente em órgãos diversos, e são assinados por servidores de níveis hierárquicos diferentes. O elemento comum que reúne as várias peças processuais num só processo é o objeto ou assunto. Por não serem documentos independentes, ou seja, somente apresentam sentido no contexto de um processo, nos atos processuais, após o cabeçalho apresentando a organização administrativa do órgão devem constar dados do processo. Todos os atos processuais devem ser iniciados com referência ao expediente que o motivou e finalizados com expressão de encaminhamento à próxima unidade que deverá responder ao processo. Também deve ser indicada a sigla da próxima unidade a ter de responder ao processo. Comunicações Administrativas 31 Formas de atos processuais a) Despacho Ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciação. Destinado ao interessado e às outras unidades da administração pública, o despacho é usado para proferir uma decisão, uma ordenação ou sugerir o prosseguimento de um processo/expediente. Competência: Secretários, Secretário adjunto, Chefe de gabinete, Coordenador, Presidentes, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor de serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referência aos documentos administrativos que foram apreciados para expedição do despacho, seguida da referência do assunto tratado e da decisão ou encaminhamento da autoridade. - Fecho; - Local e data; - Identificação do signatário; b) Informação Documento em que o servidor subordinado, atendendo à solicitação de alguma autoridade, presta esclarecimentos e elucida algum ponto impreciso sobre uma situação. Assim como o despacho, o documento Informação também é destinado ao interessado e às outras unidades da administração pública. Em alguns órgãos, é comum as respostas aos processos serem genericamente chamadas de Informação. No entanto, a maior parte dos atos processuais com essa denominação tem forma já consagrada. Contudo, deve ser considerado Informação apenas o documento que já não for caracterizado como parecer, relatório ou despacho. Competência: Todos os servidores. Estrutura Comunicações Administrativas 32 c) Parecer Documento que apresenta análise e/ou interpretação técnica de uma situação proposta em processo/expediente. A solução apresentada pelo parecer pode ser favorável ou não, mas sempre tem de ser justificada com fundamentação legal e/ou base jurisprudencial. O parecer é destinado ao interessado e às outras unidades da administração pública. Embora contenha enunciado opinativo, o parecer pode ter existência obrigatória no procedimento administrativo e também pode dar ensejo à nulidade do ato final. De natureza técnica, o parecer não pode ser contrariado por superior hierárquico, já que não prevalece a hierarquia administrativa no campo da técnica. Competência: Coordenadoria e diretoria de departamento. Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; : - Texto: no desenvolvimento do texto deve haver referência aos documentos administrativos que foram apreciados para expedição do parecer, seguida das considerações do técnico e de medidas sugeridas. - Fecho; - Local e data; - Identificação do signatário; d) Decisão Documento que apresenta posicionamento adotado em cada processo submetido à apreciação do juiz. A decisão pode ser proferida em forma de voto. e) Relatórios No contexto da administração pública, relatório é um documento oficial comumente usado em duas situações: • a autoridade expõe a atividade de uma repartição ou apresenta relato de uma situação; • o servidor presta conta de seus atos a uma autoridade de nível superior. Comunicações Administrativas 33 Atos de Comunicação e Documentos Administrativos Atos de comunicação têm como finalidade o estabelecimento de comunicação entre órgãos, entidades e pessoas. Alguns deles podem ter origem na administração pública e serem destinados ao setor privado, como é comum no caso do ofício. Este manual considera documentos administrativos aqueles que possuem finalidade executiva, mas que não são atos normativos nem processuais. Como já foi citado, a prioridade é o rigor na redação dos textos, considerando os princípios fundamentais explicitados no capítulo 1 deste manual, e também na padronização dos elementos constitutivos. No entanto, o ofício e o memorando deverão ser elaborados de acordo com a formatação que se segue. Diagramação padrão ofício - Margem esquerda: 2,5 cm; - Margem direita: 1,5 cm; - Identificação do documento: horizontalmente, a 2,5 cm do início da margem esquerda, e verticalmente a 5,5 cm da borda superior do papel; - Local e data: horizontalmente, a 1,5 cm do término da data, devendo coincidir com a margem direita; verticalmente, deve estar a 6,5 cm da borda superior do papel; - Vocativo: a 10 cm da borda superior do papel; horizontalmente, com avanço de parágrafo de 2,5 cm; - Avanço de parágrafos: equivalente a 2,5 cm; o texto inicia a 1,5 cm do vocativo; - Espaço entre os parágrafos do texto: 1 cm; - Fecho: centralizado, a 1 cm do texto; - Identificação do signatário: a 2,5 cm do fecho. Formas de atos de comunicação e documentos administrativos a) Apostila Ato com a finalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou retificar outro ato administrativo publicado anteriormente. Destinada ao interessado e às unidades de controle cadastral, a apostila é um documento complementar a um ato, confirmando as alterações publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os. Comunicações Administrativas 34 Usualmente, as apostilas retificam atos ou documentos referentes a: a) promoções; b) lotação em outro setor; c) majoração de vencimentos; d) aposentadoria; e) alteração de nome civil ou número de documento; e f) reversão à atividade. A apostila pode retificar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, mas a finalidade será sempre a mesma: retificação ou aditamento. Competência: Diretores de departamento, de divisão e de serviço. Fundamento legal da competência: Para unidades do Departamento de Recursos Humanos (DRH): Decreto 52.833/08 (art. 37, I, a). Para unidades do Departamento de Despesa de Pessoal do Estado (DDPE): Decreto 52.613/71 (art. 22, III). Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; - Dados do interessado: dados que identifiquem o interessado (RG, nome, cargo, UA, município...). Esses dados são variáveis de acordo com a motivação da apostila (ver exemplos). - Texto: quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve ser feita exposição sintética da correção (ou qualquer outro propósito que motive a expedição do documento), com referência ao ato originalmente publicado. Visando à preservação da data de validade, o texto deve mencionar expressamente número, dia e página do DOE em que o ato normativo original foi publicado. - Se a retificação ou o aditamento for feito em documento administrativo, o texto deve ser iniciado citando o cargo da autoridade competente seguido do fundamento legal que ampara o ato. Após, deve ser feita a exposição sintética da correção ou do aditamento e as razões que o motivaram. - Local e data; - Identificação do signatário; Obs.: As apostilas do DRH obedecem a modelos padronizados Comunicações Administrativas 35 b) Ata Ata tem como a finalidade de registrar,de forma resumida, as ocorrências de uma reunião ou de um evento. Embora com representação sucinta, os relatos dos fatos transcritos numa ata devem apresentar o máximo de fidelidade e precisão. A ata é destinada aos participantes da reunião e aos demais interessados. Tradicionalmente, para impedir que sejam acrescentadas modificações posteriores, as atas são escritas em linhas corridas, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos e com numerais grafados por extenso. As atas são assinadas por todos os participantes da reunião ou do evento, constituindo-se em documento com valor histórico. Atualmente, numa realidade contemporânea pautada pela velocidade de transmissão do fluxo informacional, o processo de elaboração das atas em muitos casos foi alterado, modificando também o caráter do documento. Hoje, é comum que as atas sejam transmitidas por correio eletrônico, sem assinatura, apresentando apenas o relato do conteúdo das reuniões ou dos eventos. Dessa forma, a ata não tem valor documental. Competência: Secretário da reunião. c) Atestado Documento com finalidade de comprovar fato, direito ou de discorrer sobre uma situação de conhecimento da administração pública. O atestado difere da certidão por ter natureza declaratória, já que afirma alguma ocorrência sobre a qual não consta registro, em caráter permanente, em poder de estado. Competência: Coordenador, Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor de serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; - Texto: exposição clara do que está sendo afirmado, com dados que identificam o interessado (nome, RG, cargo/função-atividade, RS/PV/EX) e, quando for o caso, dados que identifiquem a unidade (Código de UA, UA, Município, mês e ano de referência). O atestado é comumente elaborado num único parágrafo; se houver mais de um, todos devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. - Local e data; - Identificação do signatário; Obs.: Os atestados do Departamento de Recursos Humanos obedecem a padronizados. Comunicações Administrativas 36 d) Certidão Documento com transcrição de fato ou ato administrativo que se encontra em registros/cadastros da administração pública. A certidão é um documento revestido de formalidades legais que deve ser fornecido por autoridade competente a pedido do solicitante, que solicita ao poder público a comprovação da existência ou inexistência de documento público que certifique sua conduta. A certidão difere do atestado por referir- se a situação de natureza permanente (como a certidão de nascimento) e por referir-se apenas a documento que se encontra em poder da administração. Quando autenticada, a certidão tem força probatória de documento original. Competência: Diretor de departamento, Delegado, Diretor de divisão, Inspetor, Diretor de serviço, Chefe de Posto Fiscal e secretário de órgão colegiado. Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; - Texto: se possível, num só parágrafo devem constar: a) referência ao documento que determinou a expedição da certidão; b) quando for o caso, menção ao documento ou livro de que foi extraída a informação para elaborar a certidão; c) transcrição do documento original ou resumo descritivo do que foi encontrado; e d) termo de encerramento (“por ser verdade, firmo a presente certidão”; “Nada mais havendo...”; “O referido é verdade e dou fé”). Para evitar adulteração do texto, a certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos e com numerais grafados por extenso. Em caso de erro, deve ser utilizado “digo”, seguido da palavra ou frase correta. As omissões podem ser acrescentadas no final do texto, sendo iniciadas por: “Em tempo”. - Local e data; (o alinhamento deve ser incorporado ao texto da certidão) - Identificação do escrevente/digitador: dados do digitador (rubrica e nome). Esses dados devem ser incorporados ao texto da certidão. - Visto e) Certificado Assim como a certidão, o certificado também é um documento que certifica a existência de um fato de que se é testemunha. No entanto, o certificado difere da certidão por ter qualidade de documento autêntico. Muitas vezes, certificado e atestado são utilizados Comunicações Administrativas 37 indistintamente por terem a mesma finalidade: afirmar a existência de um fato. No entanto, embora com a mesma função, o certificado deve ser expedido por autoridade competente. Outra forma de distinção entre atestado e certificado pode ser encontrada nos usos e costumes. Na conclusão de cursos e para atestar participação de eventos é mais comum a emissão de certificado, geralmente grafado em papel especial, formatado no sentido paisagem. Nessa situação, o certificado é semelhante ao diploma, porque declara a qualidade de dignidade conferida a uma pessoa. Competência: Diretor de departamento, delegado, diretor de divisão, inspetor, diretor de serviço e chefe de Posto Fiscal. Estrutura: - Cabeçalho; : Obs.: Quando emitido à semelhança de diploma, o certificado não deve apresentar a organização administrativa do órgão. Basta que esteja expresso(s) o(s) departamento(s) que expede(m) o documento. O uso de logotipo é facultativo. - Identificação do documento; - Texto: exposição clara do que está sendo afirmado, com nome do interessado e dados que o identificam, se for o caso. O certificado deve ser elaborado num único parágrafo. Obs.: Nos certificados que atestam participação em evento ou curso, devem estar expressos no corpo do texto os dados sobre o evento: nome, período em que foi realizado e carga horária. Deve ser dado destaque (caixa alta, negrito, itálico) para o nome do participante e o nome do evento. - Local e data; - Identificação do signatário; Quando se tratar de certificação de participação em evento ou curso, não há rigidez quanto ao alinhamento. f) Contrato Administrativo Documento que formaliza um acordo de vontades firmado entre a administração pública e o setor privado, ou entre órgãos da administração pública, para execução de obra, prestação de serviço ou outros objetivos de interesse público. O termo de contrato é indispensável em casos de compra com entrega futura, inclusive assistência técnica. O contrato administrativo é destinado às partes envolvidas. Para ter validade, o contrato administrativo deve ser celebrado de modo claro e preciso, obedecendo aos seguintes critérios: a) ser assinado por autoridade competente para empenhar despesa; Comunicações Administrativas 38 b) dispor sobre execução de serviços autorizados em lei; c) citar ato normativo que o autoriza; d) indicar minuciosamente serviços a serem realizados e seus respectivos preços; e) estar em conformidade com as propostas proferidas nas concorrências; f) ser lavrado em repartições às quais interesse o serviço acordado; g) respeitar as disposições de direito comum. Competência: Diretor de departamento, delegado, diretor de divisão, inspetor, diretor de serviço e chefe de Posto Fiscal. Estrutura: - Cabeçalho; (Embora o contrato seja um documento) administrativo, deve ser usado o cabeçalho para atos processuais, porque um contrato administrativo sempre gera um processo. - Identificação do documento; O documento deve ser denominado Termo de contrato, não somente Contrato. - Ementa: indicação dos partícipes e resumo do objeto. - Preâmbulo: parágrafo em que são dispostos dados sobre os partícipes e a fundamentação legal do ato. Os dados devem ser apresentados na seguinte ordem: a) data inteiramente por extenso, sem grafia de números arábicos ou romanos; b) sedee endereço do contratante, por extenso; c) qualificação jurídica do contratante; d) apresentação do contratante; e) apresentação do representante legal do contratante (nome, cargo ou função); f) ato normativo que atribui competência ao representante; g) apresentação da contratada; h) endereço da contratada; i) qualificação jurídica da contratada; j) apresentação do representante legal da contratada (nome, RG e CPF); k) referência a testemunhas; l) identificação de características específicas ao contrato, se for o caso, com respectivo fundamento legal; m) referência ao objeto; n) fundamentação legal que ampara o instrumento contratual (tanto a dos âmbitos federal, estadual e local; o) referência às cláusulas contratuais. Obs.: Apresentados os partícipes no preâmbulo, estes serão denominados Contratante (o estado) e Contratada (a entidade) em todo o restante do termo de contrato. - Texto: articulado por cláusulas que atendam às peculiaridades da matéria. Segundo o art. 55 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, o contrato administrativo deve, necessariamente, conter as seguintes cláusulas: - objeto e suas características; - regime de execução ou a forma de fornecimento; Comunicações Administrativas 39 - preço e condições de pagamento (critérios, data-base, periodicidade do reajuste dos valores, atualização monetária); - prazos (início da execução, conclusão e entrega); - crédito pelo qual ocorrerá a despesa, com indicação da classificação funcional programática e da categoria econômica; - garantias oferecidas; - direitos e responsabilidades das partes, penalidades cabíveis e valores das multas; - casos de rescisão; - reconhecimento dos direitos da administração pública em caso de rescisão por inexecução total ou parcial; - condições de importação (data, taxa de câmbio), quando for o caso; - vinculação ao edital de licitação ou ao termo que a dispensou ou não a exigiu, ao convite e à proposta do licitante vencedor; - legislação aplicável à execução do contrato; - obrigação do contratado em manter, durante toda a execução do contrato, compatibilidade com as obrigações por ele assumidas. Obs.: Todas as cláusulas contratuais devem ser redigidas com clareza e precisão, principalmente as que dispuserem sobre definição do objeto, direitos e responsabilidades. Essas cláusulas devem ser bem explicativas, já que são elas que geram obrigação de fazer ou de não fazer, de acordo com as especificidades acordadas. - Local e data; - Identificação dos signatários: identificação e assinatura dos representantes legais dos partícipes. - Identificação de testemunhas: assinatura, nome e número de RG e CPF de duas testemunhas. g) Convênio e Termo de cooperação Documentos utilizados para firmar acordos entre a Órgãos do Estado e outros órgãos e entidades. Destinados às partes envolvidas, o convênio e o termo de cooperação são um ajuste entre as partes para assunção de compromisso, mediante mútua colaboração, com objetivo de interesse comum. A principal diferença entre estes dois documentos e o contrato está no interesse das partes: no convênio e no termo de cooperação há convergência; no contrato, diferenças. Comunicações Administrativas 40 Os convênios celebrados pelo estado, por intermédio das secretarias de estado ou órgãos vinculados diretamente ao governador, dependem de prévia autorização do chefe do governo, exceto nas hipóteses em que o governador também seja signatário do documento. Conforme o §1º, art. 116 da Lei 8.666/93, a celebração de convênio depende de prévia aprovação de competente Plano de Trabalho proposto pela organização interessada, o qual deverá conter, no mínimo, as seguintes informações: a) identificação do objeto; b) metas; c) etapas de execução; d) plano de aplicação dos recursos financeiros; e) cronograma de desembolso; f) previsão de início e fim da execução das etapas e do objeto como um todo; g) se o convênio compreender obras ou serviço de engenharia, comprovação de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou sobre o órgão descentralizador. Obs.: Convênio é uma demonstração de que os atos administrativos ora são classificados pela ação executada, ora pela autoridade competente. A maior parte dos convênios é publicada como documento administrativo. Os convênios ICMS têm força de ato normativo, pois o Confaz, órgão colegiado que os promove, não tem autoridade hierárquica, não podendo emitir resoluções e similares. Competência: Secretários de Estado. Fundamento legal da competência: Decreto específico que trata da competência Estrutura e Exemplo: semelhante ao Contrato administrativo h) Edital Documento com a finalidade de anunciar ou tornar público, via imprensa ou afixação em lugares públicos, fato que deve ser conhecido pelo público em geral. Os editais recebem designação própria segundo seu objetivo (licitação, concorrência, concurso para provimento de cargos, citação, intimação, notificação etc.). A finalidade dos editais sempre será anunciar ou tornar público fato que deve ser conhecido. A Lei Federal 8.666/93 e o Decreto Estadual 40.399/95 apresentam regras de publicação de editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão. Comunicações Administrativas 41 O anexo do Decreto 42.224/97 apresenta modelo de abertura de edital de concorrência ou tomada de preço. i) Memorando e Memorando-circular Ato com a finalidade de comunicar o solicitar algo oficialmente. O memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna a determinado órgão do Governo. A principal função do memorando é empregar agilidade na comunicação interna, visando evitar a costumeira demora burocrática. Por isso, o texto do memorando deve ser simples, objetivo, preciso, conciso e claro. A única diferença entre o memorando e o memorando-circular é que este deve ser enviado a vários destinatários. Competência: Secretários, Secretários adjunto, Chefes de gabinete, Assessores de gabinete, Coordenadores, Presidentes, Diretores de departamento, Delegados, Diretores de divisão, Inspetores, Diretores de serviço, Estrutura: - Cabeçalho; - Identificação do documento; - Local e data; - Invocação; Indicação de assunto: resumo do teor da comunicação, com alinhamento à direita. Texto: exposição clara e objetiva do objeto que motivou a elaboração do memorando. Os parágrafos devem ser numerados para facilitar referência pontual ao documento. - Fecho; - Identificação do signatário; Diagramação; j) Notificação Documento com finalidade de notificar algo oficialmente, dando ao interessado ciência de procedimento administrativo, garantindo-lhe o direito à ampla defesa e ao contraditório. A notificação é destinada ao interessado envolvido no processo/expediente. Comunicações Administrativas 42 Estrutura: - Cabeçalho; - Local e data; - Endereçamento; - Indicação de referência: dados e assunto do processo sobre o qual o contribuinte terá de prestar contas. A indicação de referência deve ser alinhada à esquerda. - Identificação do documento; - Texto: deve conter as seguintes informações: a) pedido de comparecimento do destinatário; b) local indicado para o comparecimento; c) prazo para comparecimento; d) referência ao dispositivo legal que autoriza a ação (o ato de notificar); e) aviso das conseqüências caso a notificação seja negligenciada. Os parágrafos devem ser numerados para facilitar
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