Aula 04 Extra

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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL
CARGO ESCRIVÃO – TEORIA E EXERCÍCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 04 – Extra 
Olá a todos! Tudo bem? Estão 100% nos estudos? 
Melhor que estejam, pois o grande dia está cada vez mais próximo! 
E, como prometi a vocês, estou trazendo este reforço para os estudos. 
Até a nossa segunda aula deste curso, o edital ainda não havia sido publicado.
Felizmente as diferenças entre o conteúdo do edital e do curso não foram
grandes. Então nesta aula vamos retomar o conteúdo da aula 02, para
adequá-la ao nosso edital. Além disso, estou corrigindo algumas “pequenas” 
falhas no texto ocasionadas pela utilização de uma nova ferramenta,
infelizmente não tão eficiente. 
O nosso conteúdo estudado será o seguinte: 
 Protocolos; 
 Classificação de documentos de arquivo; 
 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo;
 Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo. 
E, além disso, como acredito que estão muito bem preparados, vamos
ter um brevíssimo resumo do conteúdo, e uma bateria de exercícios
abrangendo questões de todo o curso! Ah, e detalhe: para mostrarem que são
muito bons, dessa vez o gabarito NÃO SERÁ COMENTADO! Quero que se
sintam o mais próximo possível do ambiente de prova. 
Como sempre, estarei disponível no e-mail e no fórum do curso para
ajudá-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contém sempre com meu
apoio! 
Então vamos começar, pois o caminho é longo e o tempo é curto! 
Prof. Mayko Gomes 
Julho/2012 
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Gestão de Documentos 
Vamos recorda o funcionamento da Teoria das Três Idades, pois é
fundamental o sem entendimento. 
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de
Evolução dos Arquivos (lembrem-se dessas expressões) afirma que os arquivos
podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que
são a corrente, a intermediária e a permanente. 
Todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma
instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos
ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à
criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não
está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação. 
Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primário; se
não fosse assim, não seria sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja,
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas
ao contrário, nem todo documento possui valor secundário. Este valor depende
de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente, ou seja,
uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o
valor). 
Assim, quando um documento “nasce” (já provido de valor primário) ele
está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda
documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que
guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam
destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua
o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado
permanentemente. 
Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico: 
Transferência Recolhimento Descarte 
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao 
arquivo permanente, ele não pode ser descartado. 
Corrente 
Descarte 
Intermediário Permanente 
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(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A eliminação de documentos 
permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente 
é possível mediante autorização da instituição arquivística pública 
correspondente à esfera de competência do órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de
valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem
ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. 
Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente
confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar
errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama
“transferência”, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama 
“recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, 
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para 
saber a qual arquivo se refere. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos 
arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de 
destinação. 
Resolução 
O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo
intermediário denomina-se “transferência”. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos 
documentos ao arquivo permanente. 
Resolução 
O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo
permanente denomina-se “recolhimento”. 
Dica de prova: Notem ainda que não há obrigação de o documento
passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são “recolhidos” do 
arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem
mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o
documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou
intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, 
mas pode ser pedido, então não custa saber. 
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Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três
Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. 
O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O
documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da
instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua
finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor
secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades,
como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais. 
O segundo documento é uma requisição de transporte para um
funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A
referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:
possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo,
perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário,
não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da
história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido
para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor
secundário: será descartado. 
Lógico, os documentos têm seu valor atribuído pela Tabela de
Temporalidade, mas mesmo sem ela é possível determinar quais documentos
terão valor secundário. São documentos relativos à criação de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas,
projetos de alterações, regimentos), e outros que se relacionem a fatos 
importantes em sua história. 
(Detran-PA/2006 – Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os 
documentos que comprovem o modo de organização e funcionamento da 
instituiçãoao longo de sua existência. 
Resolução 
O item está incorreto. Documentos que comprovam a história, origem e
evolução das instituições devem ser preservados permanentemente. 
A Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa
teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja, tem utilidade
administrativa. Assim, somente se fala em Gestão de Documentos nos
arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem
outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo. 
A Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Reparem que a Gestão 
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de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo
intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou
guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao 
uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda 
permanente. 
Resolução 
O item está correto. É exatamente o que preceitua o texto da Lei 
8.159/91, transcrito acima. 
A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se
justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais
utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse “excesso” em 
seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos
(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a
responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procura
reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos
e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando
necessário. 
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,
a utilização e a destinação. 
Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos
e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do 
documento, etc. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários,
cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e 
participar da seleção de recursos humanos para área arquivística. 
Resolução 
O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadas
atividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de
normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também a
definição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus
conhecimentos e aptidões. 
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Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade
principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se
movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho
necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de
busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento 
(avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras. 
(AGU/2010 – Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as 
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle
sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização e
recuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-
se nesta fase. 
Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é
determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo
intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste 
arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois
destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” 
para o arquivo permanente. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de 
documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta 
pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e 
equipamentos, e normatização do acesso à documentação. 
Resolução 
O item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a
criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fase
de destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de
acordo com sua importância. São elas: a avaliação, a elaboração de Tabela de
Temporalidade, a determinação de listas e editais de eliminação, de modos e
métodos de eliminação de documentos, a possibilidade de doação dos
documentos, etc. 
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Protocolo 
O protocolo é o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o
trâmite, isto é, a movimentação interna do documento no ambiente interno da
instituição. O protocolo é um conjunto de atividades que está inserido na fase
de utilização da Gestão de Documentos. 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam
controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavra
protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar: 
 O número atribuído ao documento quando capturado
pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de
protocolo o número de registro que o documento
recebe. Este número será a identificação do
documento dentro da instituição. È muito utilizado
em processos. 
 O caderno, ou outro equivalente, onde se
registra as movimentações internas do documento.
Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas
as anotações sobre a movimentação do
documento. O espaço é destinado para anotações
como o número do documento, a data de
recebimento e a assinatura do destinatário. 
 A unidade ou setor responsável pela 
distribuição e movimentação de 
documentos dentro da instituição. O 
protocolo é a porta de entrada e saída de 
documentos da instituição. Todos os 
documentos são recebidos, registrados e 
distribuídos aos destinatários. O mesmo 
ocorre com as movimentações internas: 
antes de seguir de um setor a outro, o 
documento deve passar pelo protocolo 
antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também
antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa. 
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e
classificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a
expedição como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca
considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas
questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade. 
Documento comnº de protocolo 
Protocolo para
recebimento e envio
de documentos 
Setor de Protocolo:
responsável pelo
recebimento, distribuição e
envio de documentos. 
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São atividades de recebimento e classificação: 
Recebe o documento; 
Separa os documentos oficiais dos particulares; 
Envia os documentos particulares aos seus destinatários; 
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; 
Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; 
Interpreta e classifica os documentos ostensivos; 
Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação. 
As atividades de registro e movimentação são as que tratam da
distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.
As atividades de expedição tratam da saída de documentos e
correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,
mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve
cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição. 
Dica de prova: As atividades de protocolo estão associadas às funções
de arquivo corrente! Pelas suas características, os arquivos correntes guardam
documentos que estão em uso freqüente ou constantemente consultados.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que
as atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e 
permanente. 
Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e
controle de documentos dentro da instituição. 
Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,
Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome do
setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. 
(EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de 
recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes 
e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de 
antecedentes. 
Resolução 
O item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as
correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação
dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e
enviadas a seus destinatários através do registro e movimentação. 
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(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de 
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo 
intermediário para a realização dessa atividade. 
Resolução 
O item está incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou
central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo
corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.
Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e
não ao intermediário e permanente. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do 
protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite 
documental. 
Resolução 
O item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando
induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de
Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo
intermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente
vinculado às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do
arquivo permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade
administrativa (sem valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre
protocolo e arquivo permanente. 
(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no 
protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na 
organização. 
Resolução 
O item está correto. Os metadados são os dados do documento, como
número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção,
etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de
controlar seu trâmite. 
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Classificação de Documentos de Arquivo 
Não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, estudada na
aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora são
as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao
documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de
documentos de uma instituição. 
Além disso, a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma
das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A
classificação do documento é feita no momento em que este chega ao
protocolo e pelo profissional que o recebeu. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação 
— entendida como identificação do assunto no documento, localização do 
assunto no código de classificação e anotação do código no documento para 
posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas. 
Resolução 
O item está incorreto. A classificação do documento é realizada por
qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. É no momento de sua
entrada ali que o mesmo recebe o código de classificação. 
A Classificação de Documentos é o ato de atribuir um código ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate. 
O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela
Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por
profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição. 
Quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo,
a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a
correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu
destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao
destinatário. 
Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro
afirmando que a atribuição de classificar os documentos é do arquivista, como
na questão acima, o que não é verdade: é responsabilidade do setor de 
protocolo. 
O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e
ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o
mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que
interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as
necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para 
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assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podem
ocorrer. 
Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão
constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural,
ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da
instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as
atividades desenvolvidas pela instituição. 
Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilizeo critério
de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha
optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda
vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por
exemplo. Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a
estrutura de uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois
seu objetivo foi definido no momento de sua criação. 
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funções da instituição que os
produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de
que tratam, independente da área de atuação da instituição. 
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Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com
a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e
tarefas. Sempre se vai do geral para o específico. 
Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular. 
(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional 
pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função. 
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Resolução 
O item está incorreto. Vimos que a opção pelo critério estrutural
pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto. 
Dica de prova: Por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar
o Código de Classificação para documentos da atividade meio, instituído para
eles, e ainda elaborar um código para documentos das atividades fim nos 
mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. 
Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades
públicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituições privadas
que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos à
atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da
atividade fim, cada instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio,
contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada para os documentos da
atividade meio. É o caso da Polícia Federal. 
A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este
fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são: 
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao
assunto de que trata o documento. 
E as rotinas de classificação são as seguintes: 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)
secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo); 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de 
arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação); 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo
à Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o
seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a
todos a responder muitos itens sobre o assunto. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a 
partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário 
elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário. 
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Resolução 
O item está correto. Os documentos, nos dois arquivos, têm a mesma
função: servir à administração. A classificação pode ser alterada quando o
documento é recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua função é outra:
servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princípio da Proveniência,
da Organicidade e da Ordem Original (aula 01), nada impede a reclassificação,
ou arranjo do conjunto documental. 
A Resolução nº 14 do CONARQ estabelece que a classificação dos
documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez
classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Então temos,
segundo a resolução: 
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900 
As classes 000 e 900 já foram destinadas aos documentos da atividade
meio, cabendo a cada órgão e entidade desenvolver as demais classes (de 100
a 800) de acordo com suas atividades fim. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o 
código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas 
atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela 
instituição arquivística pública federal. 
Resolução 
O item está incorreto. A parte que nos interessa está certa, pois as
entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades
fim. Contudo, o item está incorreto por que afirma que esse desenvolvimento
deve ser aprovado pela instituição arquivística federal, no caso o Arquivo
Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituição arquivística na
respectiva esfera de competência (federal, estadual, do DF ou municipal,
conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do
desenvolvimento das classes para a Polícia Federal deve sim ser aprovado pelo
Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes
para a Polícia Civil de um determinado estado fica sujeito à aprovação do
arquivo público deste estado. 
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Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo 
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical. 
Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os
outros, “deitados”, dentro do mobiliário (pilha). É indicado para arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e
dobras nos mesmos. 
Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos
outros dentro do mobiliário (fileira). É indicado para arquivos correntes, pois 
facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os métodos quanto os sistemas. 
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou
não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de
busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e
geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de
busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para
agregar o método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade 
parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos
de uma tabela para localizar uma estante,mas não para localizar uma gaveta
ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de
forma direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o
modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento
são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir
com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico,
geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco
métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos
observar (e guardar) os esquemas: 
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MÉTODOS BÁSICOS 
MÉTODO ALFABÉTICO 
O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o mais
pedido em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um
arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário
seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse
método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o
examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras. 
Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo
baixo, de fácil implantação e assimilação. 
Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do
arquivamento. 
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas
para recuperação da informação/documento. 
A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou
palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no
exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos
De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do 
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nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois
critérios: 
Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as
regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que vocês
as tenham decorado. Vamos a elas: 
Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e
depois o prenome. 
Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira 
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga 
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes 
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética
considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem
antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA 
Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos 
Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo 
Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel 
Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem 
antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. 
Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou 
ligados por hífen não se separam. 
Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique 
Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur 
Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor 
Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não
se separam. 
Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney 
Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos 
Pedro Carlos São Domingos ----------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos 
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Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. 
Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro 
Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo 
Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO 
SÃO considerados parte integrante do último nome. 
Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ 
Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ 
José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de 
Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto
e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO 
considerados na ordenação alfabética. 
Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura 
Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo 
Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar 
Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila 
Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na
ordenação analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R 
de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. 
Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro 
elemento para fazer a ordenação alfabética. 
Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato 
Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato 
Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato 
Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de
FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de 
SOBRINHO. 
Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles 
devem ficar entre parênteses após o nome completo. 
Ex: Ministro Guido Mântega ------------------ MÂNTEGA, Guido (Ministro) 
Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) 
Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) 
Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são
considerados pelo último sobrenome. 
Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles 
John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John 
Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill 
Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser
consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome
quando começadas com letra maiúscula. 
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Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di 
Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra 
Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta 
July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July 
Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, 
que indica a família do pai. 
Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches 
Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria 
Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez 
Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes) 
são registrados exatamente como se apresentam. 
Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED 
Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG 
Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD 
Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os 
ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO.Estes 
devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação.
Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE 
Fundação São Martinho ------------------ FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO 
O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) 
The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) 
El País ------------------------------------ PAÍS (El) 
Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e
assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°) 
XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) 
Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona) 
Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor
atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas,
registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. 
Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) 
Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ) 
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MÉTODO GEOGRÁFICO 
Esse método considera como elemento principal para recuperação da
informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por
usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local;
portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem. 
Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. 
Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas 
para busca e recuperação. 
Existem três formas de ordenação. Vamos a elas. 
Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por
estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as
cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. 
Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo 
Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge 
Acre – Capixaba – SANTANA, João 
Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas 
Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete 
Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio 
São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria 
Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em
ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco
vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das
demais pelo mesmo motivo. 
Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a 
ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. 
Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto 
Bahia – Salvador – GIL, Preta 
Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano 
Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação por
cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as
capitais. 
Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio 
Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto 
Ilhéus – Bahia – SILVA, João 
São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo 
Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos
países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as
demais cidades. 
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Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O) 
Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel 
Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim 
MÉTODO NUMÉRICO 
Considera como elemento principal o número para busca e recuperação
da informação/documento. 
Vantagens: diminui os erros de arquivamento. 
Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a 
agilidade na busca e recuperação da informação. 
Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas
para recuperação da informação (tabela ou índice). 
Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e
dígito terminal. Vamos a eles. 
Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastando
arquivar os documentos em ordem numérica. Deve-se apenas cuidar de
elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo
número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial
(ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham
a vagar (ficar sem uso). 
Ex: 1026 – 518 
(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o
seqüencial dentro da pasta) 
Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de busca e
recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em
sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüência
cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro
que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. 
Ex: 
01-02-2001/027 
(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O
formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma
reduzida, por exemplo) 
Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documento como
elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande
volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua 
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recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um
número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como
já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da
direita para a esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia 
(posição). 
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.
Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for 
repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
MÉTODO IDEOGRÁFICO 
Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não
é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas
subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção. 
Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado
principalmente em arquivos especializados. 
Desvantagens: muitas subdivisões 
Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois 
sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. 
O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a
alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas
subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica
está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a
unitermo. Vamos observar o esquema: 
O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O
GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM 
PRIMEIRO. 
APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES,
DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E
POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS. 
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Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são colocados
em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento
principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método
alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de
ordenação, enquanto este considera o assunto. 
Ex: 
Arquivo Corrente 
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Compras 
Distribuição 
Estoque 
Informática 
Livros 
Manuais 
Manutenção de Computadores
Protocolo 
Publicações 
Os temas estão divididos em ordem alfabética por assunto. Esses
assuntos são colocados na guia que separa os documentos. 
Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético, com
a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O
ESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem
alfabética, mas também haverá uma subclassificação. 
Ex: 
ARQUIVO CORRENTE
Protocolos 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
ARQUIVO PERMANENTE
ESTOQUE 
Compras 
Distribuição 
INFORMÁTICA 
Manutenção de computadores
PUBLICAÇÕES 
Livros 
Manuais 
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Vocês devem ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser
difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja comum a
outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a
materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a
classe comum às outras. 
Método numérico duplex: esse método é uma variação do enciclopédico.
Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico
antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada
de classes. 
Ex: 
1. ARQUIVO CORRENTE 
1-1. Protocolos 
2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
3. ARQUIVO PERMANENTE 
4. ESTOQUE 
4-1. Compras
4-2. Distribuição 
5. INFORMÁTICA 
5-1. Manutenção de computadores 
6. PUBLICAÇÕES
6-1. Livros
6-2. Manuais 
Vocês devem se atentar para o acréscimo da notação numérica. Os
números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse,
pertencendo a uma classe maior. 
Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil
Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É
conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber
humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento
geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas
em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e
se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão),
ela pode ou não existir. 
Ex: Classes 
0 – Geral 
1 – Departamento Pessoal 
2 - Arquivo 
Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 
100 DEPARTAMENTO PESSOAL 
110 Admissão 
111 Exame médico
112 Documentos 
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112.1 Documentos recebidos
112.2 Documentos pendentes 
113 Assinatura do contrato
120 Férias 
130 Demissão 
200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2 
Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de
apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das
atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho. 
Vocês também devem saber que esse é o método adotado em TODA A
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução n° 14 do
Conselho Nacional de Arquivo – CONARQ. 
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação
coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e
atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos
uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que 
se refere. 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse
método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a
dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas.
Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95
(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação 
com outros assuntos. 
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao
tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes
mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o
método duplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
15 55 18 26 05 
24 26 32 14 23 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
55 25 17 95 
07 48 33 47 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
58 95 06 15 
12 01 82 
São Paulo 
Admissão 
RAMOS, Edson, Carvalho 
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métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método 
unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico. 
Podemos perceber que o método de arquivamento agrupa os assuntos do
geral para o específico. O método que se baseia nesse critério é o
enciclopédico, indicado na alternativa de letra “A”. 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método
alfabético com a rapidez do método numérico. 
Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método
numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao
sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se
preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que vá além das
informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que
combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto. 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do
concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se
enquadram. Vamos a eles; 
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se
acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns
procedimentos: as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do
nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja
E – H e abreviações = rosa ou amarelo
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não
serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da
instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate
desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético,
apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma
combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com
sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários
fornecedores e clientes. 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da
semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque.
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuemsemelhança sonora (rima).
Por isso ficam arquivados próximos. 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por
combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos,
cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o
objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da
informação. 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona 
da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores. 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos
padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método
automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública,
somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil,
apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico
e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avanços
tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM
CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO
APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso
é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO
PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO
É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o
concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe 
pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos. 
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(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do 
tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o tipo horizontal é adequando para
arquivos permanentes, pois ali não há freqüência em consulta a documentos, e
para documentos em grandes dimensões, pois ajuda na sua preservação. 
(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem 
alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema 
numérico. 
Resolução 
O item está incorreto. O método alfabético não considera de forma
alguma nenhum sistema numérico para sua ordenação. Ainda, o método que
considera o assunto é o ideográfico. O alfabético considera apenas o nome do
correspondente. 
(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente 
ordenados, de acordo com as regras de alfabetação. 
Bezerra, Alberto Luiz 
Moreira, Maria Madalena 
Santos Cruz, Antônio. 
Resolução 
O item está correto. A ordenação dos nomes está de acordo com o que
ditam as regras de alfabetação. 
(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de 
documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra 
nomes de pessoas. 
Resolução 
O item está incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituições
e nomes de eventos. 
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(TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento 
geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na 
seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios. 
Resolução 
O item está correto. Nas formas 01 e 03 há a necessidade de priorizar as
capitais para a ordenação dos documentos. 
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 
Na fase de destinação de documentos é realizada a mais complexa das
atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada
pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser
formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito,
administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham
diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada
quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação,
assim como quando for necessário programar mudanças nessas ferramentas. 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são
resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da
Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela
determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como
sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o
esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da aula. 
Voltando à Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os
documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e
entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. 
Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ 
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Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo
de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a 
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
para a sua recuperação. 
Resolução 
O item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da
disposição física dos mobiliários no arquivo para melhor organizar os
documentos. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade 
deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por 
determinado órgão. 
Resolução 
O item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades,
como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda 
e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de 
avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da 
atividade-meio. 
Resolução 
O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela
de Temporalidade de Documentos. 
(MS/2010 – Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de 
destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação 
de documentos. 
Resolução 
O item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os
prazos em relação aos documentos, e também sua destinação. 
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(STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela 
de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 
Resolução 
O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é
uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos
arquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a
ocorrência, em alguns casos, do termo “enquanto vigora”, o tempo ainda é 
considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de
se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá
permanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter
freqüência em seu uso na metade do período de ano, ele ainda será corrente
até que se feche o ciclo do ano. 
O prazo de guarda dos documentos começa a contar da data da sua
produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, o prazo de
guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa.No arquivo intermediário,
o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência. 
Dica de prova: Não se esqueçam que a Tabela não define prazos de
guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram
deverão ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além
disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de
Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos pára no arquivo intermediário. 
(STM/2011 – Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de 
temporalidade, são precedidos das unidades de classificação. 
Resolução 
O item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, o
código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e
intermediário, e sua destinação final. 
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Resumo em Tópicos 
Arquivologia (ou Arquivística): Ciência ou disciplina que estuda os
arquivos. 
Arquivo: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade
no decorrer de suas funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,
etc); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de
documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com
a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,
divisão de arquivo, etc). 
Lembrete: O significado depende do contexto 
Documento: INFORMAÇÃO + SUPOTE 
Documento de Arquivo: 
Órgãos de Documentação: 
Órgão 
Aquisição de
documento 
Principal
Característica 
Objetivo Público 
Arquivo Acumulação 
Limitado nº de vias
ou cópias 
Provar e
Testemunhar 
Produtor/Acumulador 
Biblioteca 
Compra, Troca, 
Doação 
Inúmeros
exemplares 
Instruir e Educar Estudante/Cidadão 
Centro Doc. / Inf. Agrupamento 
Qualquer documento,
de qualquer fonte 
Informar Pesquisador/Cidadão 
Museu 
Compra, Troca, 
Doação, Empréstimo 
Tridimensionais Educar e Entreter Cidadão 
Classificação dos Arquivos: 
Entidade Mantenedora Públicos, Privados 
Públicos, Comerciais, Institucionais,
Pessoais ou Familiares (Leite Paes) 
Natureza dos Documentos Especiais ou Especializados (Técnicos) 
Extensão de Atuação Setoriais ou Centrais (Gerais) Somente os arquivos correntes 
Estágios de Evolução Corrente, Intermediário ou Permanente 
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Classificação dos Documentos: 
Gênero 
Textuais (Escritos), Iconográficos, Sonoros, Filmográficos, Informáticos
(Digitais, Eletrônicos), Cartográficos, Micrográficos, Audiovisuais 
Espécie / Tipologia Aspecto Formal Espécie acrescida de Função 
Forma Estágio de Preparação do Documento 
Formato Configuração Física do Suporte 
Natureza do Assunto Ostensivo (Ordinário) Sigiloso 
Dec. 4.553/02 (Ultrassecreto,
Secreto, Confidencial, Reservado)
Lei. 12.527/11 (Ultrassecreto, 
Secreto, Reservado) 
Princípios Arquivísticos: 
Proveniência (Respeito aos Fundos) 
Os documentos de um produtor não podem se misturar
aos de outro produtor. 
Organicidade 
Os documentos devem estar organizados de modo a
refletir a estrutura e atividades do produtor. 
Ordem Original (Natural) 
Os documentos devem manter a ordem que lhes foi
atribuída pelo produtor. 
Unicidade 
Os documentos são únicos em seu contexto e no seu
conjunto, mesmo que existam cópias ou vias. 
Indivisibilidade (Integridade Arquivística) 
O conjunto não pode sofrer alterações indevidas,
acréscimos, retiradas e mudanças não autorizadas. 
Cumulatividade 
Os documentos são acumulados de forma natural e
orgânica pelo produtor. 
Territorialidade 
Os documentos têm “jurisdição”, domicílio legal no
local onde foram produzidos. 
Teoria das Três Idades 
Os documentos passam por três fases durante seu
ciclo de vida: corrente, intermediário e permanente. 
Pertinência (Temático) 
Os documentos devem ser reclassificados por assunto
(está em desuso). 
Pertinência Funcional (Proveniência Funcional) 
Os documentos devem ser passados de uma
autoridade a outra para a continuidade administrativa. 
Pertinência Territorial 
Os documentos devem ser mantidos no local de que
trata seu conteúdo 
Proveniência Territorial 
Os documentos devem ser mantidos no local onde
foram produzidos. 
Acondicionamento: 
É a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-
se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). 
Armazenamento: 
é a guarda do documento propriamente dita, o seu arquivamento. É a
colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele,
ou o depósito. 
Teoria das Três Idades: 
Fases do arquivo que um documento pode percorrer durante sua
existência. 
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Gestão de Documentos: 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Atividades realizadas em três fases: produção, utilização e destinação. 
Protocolo: 
Protocolo é o conjunto de operações técnicas que visam controlar o
trâmite de documentos dentro de uma instituição. É atividade da fase de
utilização e pode significar: 
O número de registro de um documento; 
O caderno de registro de sua movimentação; 
O setor responsável pelo recebimento, distribuição e expedição. 
Classificação de Documentos: 
Atividade da Gestão de Documentos, na fase de utilização, que trata de
atribuir um código ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. 
O código de classificação será elaborado pela Comissão Permanente de
Avaliação, e atribuído ao documento no momento de sua entrada no protocolo
(salvo se for documento sigiloso). 
Arquivamento e Ordenação: 
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. 
Arquivamento Horizontal: documentos dispostos uns sobre os outros.
Arquivamento Vertical: documentos dispostos uns atrás dos outros. 
Sistemas de Arquivamento: direto, indireto, semidireto 
Métodos de Arquivamento: básicos (alfabético, geográfico, numérico,
ideográfico e alfanumérico) e padronizado (variadex, mnemônico, soundex,
rôneo e automático). 
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Lembrete: Atenção para as regras de alfabetação e formas de 
ordenação de cada método 
Tabela de Temporalidade: 
Ferramenta resultante dos trabalhos de avaliação de documentos da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 
Determina o prazo de guarda dos documentos, e anos, e sua destinação,
que pode ser eliminação ou guarda permanente. 
Microfilmagem: 
Técnica de copiar imagens dos documentos para microfichas,
regulamentada e com o principal objetivo de economizar espaço. 
Outros objetivos para o emprego da técnica: segurança, substituição,
complemento e preservação. 
Lembrete: Os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal dos
originais. 
Os documentos originais microfilmados podem ser eliminados, desde que
não estejam em trâmite E não tenham valor permanente. 
É obrigatória a extração de filme cópia, que deve ser guardado em local 
diferente do original, por motivo de segurança. 
Estágios do processo: preparo, microfilmagem, processamento eduplicação. 
Os microfilmes devem possuir sinaléticas da ISO 9878/1990 para
esclarecimento de sua situação. 
Automação: 
É a aplicação de ferramentas e inovações tecnológicas às rotinas,
procedimentos e materiais de arquivo. 
Vantagens: facilita e agiliza os processos, e permite maior controle sobre
os documentos. 
Desvantagens: rápida obsolescência, alto custo. 
GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão Eletrônica de
Documentos. 
Workflow: seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. 
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Requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação,
avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança,
armazenamento e preservação. 
Requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos, independência
de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a
legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a
usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho. 
Metadados: são definidos, segundo a Resolução, como informações
estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender,
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. 
Conservação, Preservação e Restauração: 
Conservação corretiva: Restauração, Alisamento, Desinfestação e
Limpeza. 
Conservação preventiva: Técnicas de Preservação. 
Técnicas de Restauração: banho de gelatina, tecido, silking, laminação,
laminação manual, encapsulação, reintegração ou reenfibragem, velaura,
reintegração cromática, planificação, montagem e costura. 
Noções de Preservação: Cuidados a serem tomados para evitar os danos
aos documentos, assim como aumentar sua durabilidade. 
Os cuidados são relativos à sua utilização, ao material empregado, ao
ambiente de armazenagem, aos processos, aos produtos, aos elementos
biológicos, químicos e físicos. 
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Exercícios 
E agora chegou o momento de analisar suas habilidades. Conforme
prometido, segue uma bateria de exercícios sobre todo o conteúdo estudado
no curso, de muitos concursos anteriores e SEM COMENTÁRIOS! Vamos testar
nossos conhecimentos, e caso tenham dúvidas em alguma questão, podem me
procurar. 
01 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Documento é toda informação registrada
em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e
pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas
diferentes épocas nos diversos lugares. 
02 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Pode-se denominar arquivo também a
instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de
fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização
dos arquivos. 
03 - (MS/2011 – Cespe/UnB) O termo suporte é utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contém informações
registradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel,
são:papiro, pergaminho , filme de acetato, fita magnética, disco magnético,
disco ótico, entre outros. 
04 - (TRE-GO/2009 – Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo
qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica,
acumulado naturalmente ao longo das atividades e preservado como prova de
tais atividades. 
05 - (TRE-MA/2009 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo são provas
de transações realizadas nas organizações. 
06 - (TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo se
originam no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma
instituição. 
07 - (TRE-GO/2009 – Cespe/UnB) Entende-se por documento de arquivo
a informação textual gerada oficialmente no decurso de ação administrativa ou
judicial de órgão público, fixada ou não em suporte. 
08 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) A função primária do arquivo é
funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento,
considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade. 
09 - (DFTrans/2008 – Cespe/UnB) Ata de reunião, relatório de atividades
e projeto de trabalho são exemplos de categorias documentais. 
10 - (MPE-RR/2008 – Cespe/UnB) Os sobrenomes que exprimem grau
de parentesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte 
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integrante do último sobrenome, mas são considerados na ordenação
alfabética. 
11 - (ME/2008 – Cespe/UnB) Considere os seguintes nomes: 
Antônio Silva
José Sousa 
B. dos Santos 
Roberto Teixeira Neto 
Carlos Monte Alegre 
Ministro Paulo de Tarso 
Antônia Heredia Herrera 
III Congresso Nacional de Arquivologia 
Aplicando-se corretamente as regras de alfabetação, a ordenação
alfabética dos nomes acima ficaria na forma apresentada a seguir 
Congresso Nacional de Arquivologia (III)
Heredia Herrera, Antônia 
Monte Alegre, Carlos 
Santos, B. dos 
Silva, Antônio 
Sousa, José 
Tarso, Paulo de (Ministro) 
Teixeira Neto, Roberto. 
12 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) Nome, local, número, data, e assunto
são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação
dos documentos de arquivo. 
13 - (ANATEL/2010 – Cespe/UnB) A análise cuidadosa do gênero e da
natureza dos documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é
suficiente para se determinar a escolha dos métodos principal e auxiliares de
arquivamento a serem adotados na organização da documentação corrente. 
14 - (FUB/2008 – Cespe/UnB) A codificação de um arquivo refere-se à
colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo
com a classificação e o método de arquivamento adotados. 
15 - (TRT-10/2004 – Cespe/UnB) Nos processos que tramitam no TRT,
em virtude da inserção freqüente de novos documentos, é indicado o uso de
hastes plásticas. 
16 - (MTE/2008 – Cespe/UnB) O MTE tem total autonomia para lidar
com seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que
oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a
arquivos. 
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17 - (Ibram/2009 – Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a
documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação
brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à
administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e
o desenvolvimento científico. 
18 - (FUB/2009 – Cespe/UnB) O método alfabético faz parte de sistemas
indiretos de arquivamento e necessita de índice para a localização dos
documentos. 
19 - (PF/2009 – Cespe/UnB) O protocolo é a porta de entrada e de saída
dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das
atividades dos arquivos correntes. 
20 - (TST/2008 – Cespe/UnB) Documentos correntes devem passar
obrigatoriamente pelo arquivo intermediário antes de serem recolhidos ao
arquivo permanente. 
21 - (MDS/2006 – Cespe/UnB) Denomina-se transferência a operação
pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo para outro, nas
diferentes fases de seu ciclo vital. 
22 - (MEC/2005 – Cespe/UnB) Como resultado da aplicação da Tabela de
Temporalidade, nas instituições públicas e privadas, a arquivística apresenta a
racionalização dos processos de transferência e de recolhimento dos
documentos. 
23 - (TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Cumprindo o ciclo vital, os
documentos são transferidos do arquivo