Gestão Documental e Arquivística

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Arquivística e gestão documental
Na sociedade do conhecimento, a informação é um recurso indispensável, sendo 
que as organizações, de todos os segmentos e portes, necessitam dela para sobre-
viver. As informações interferem no andamento do negócio, no processo gerencial, 
na tomada de decisão, no desenvolvimento e agregação de valor a um produto ou 
serviço. A grande problemática é ter a informação certa no momento certo, aquela a ser 
considerada em determinada decisão.
As informações que chegam aos tomadores de decisão, que circulam no interior 
da organização e que dela são divulgadas ao ambiente externo, muito dependem do 
trabalho dos profissionais de secretariado. O secretário é quem normalmente recebe 
as informações externas e faz o filtro, descartando as supérfluas e disseminando as 
pertinentes. Quando necessário, também é o secretário que vai em busca de informa-
ções externas para depois fornecê-las aos setores. Além disso, é papel do secretário 
disponibilizar informações ao ambiente externo, aos clientes, fornecedores, governo 
e associações.
Essa é uma das justificativas da importância deste capítulo, que trata da gestão 
da informação e dos documentos, visto que boa parcela dessas transações de informa-
ções entre ambiente interno e externo ocorre por meio de documentos, independen-
temente do seu suporte (físico, eletrônico ou digital). Assim, a vida das organizações é 
permeada por documentos, produzidos e recebidos, que disseminam informações. A 
gestão documental é responsável pelo controle sistemático da produção, uso, recep-
ção, manutenção e destinação final dos documentos, que se bem desenvolvida traz 
excelentes benefícios. Tanto a gestão da informação quanto dos documentos faz parte 
do trabalho secretarial.
Certos documentos (produzidos ou recebidos) devem ser conservados por de-
terminado tempo ou permanentemente, e outros podem ser descartados. Faz parte 
da gestão documental a avaliação criteriosa de cada documento e a elaboração da 
tabela de temporalidade, que define quais documentos e por quanto tempo devem 
permanecer arquivados, com o propósito de manter sob a guarda apenas aqueles com 
valor administrativo, jurídico ou histórico, que irão contribuir no processo decisório, na 
comprovação legal e construção da memória da organização.
Os arquivos, sejam físicos ou eletrônicos, devem cumprir sua função de tornar 
acessível e com rapidez a informação sempre que necessária; função essa comprometi-
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da em muitas organizações pela falta de cuidado com os documentos e falta de pesso-
as preparadas para desenvolver a gestão documental. Como resultado desse descuido 
com a documentação, tem-se salas, porões, labirintos abarrotados de pastas, materiais 
de expediente, objetos em desuso e também os documentos. Esses locais são comu-
mente chamados de depósito. Lá tudo se encontra, menos a informação que se procu-
ra. Nesses casos, os arquivos não cumprem seu papel.
O arquivamento não pode ser feito de qualquer forma. Deve respeitar normas, 
metodologias e leis, bem como atender as necessidades organizacionais e cumprir o 
seu papel de disponibilizar as informações. O que arquivar? Porque arquivar? Como 
arquivar? Por quanto tempo arquivar? São algumas indagações simples, mas que re-
presentam a complexidade do processo e evidenciam a importância de a organização 
ter em seu quadro funcional pessoas capacitadas nessa área. Com essa perspectiva, o 
presente capítulo busca preparar os alunos para a manutenção adequada dos arquivos 
e uso da informação, a partir da utilização de técnicas de gestão documental.
Arquivo: definições e finalidades 
Antes de tudo é necessário ter claro o que é arquivo, isto é, o seu conceito. Paes 
(1997, p. 121) define-o como o “[...] conjunto de documentos oficialmente produzidos 
e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e 
arquivados ou conservados para efeitos futuros”.
De forma semelhante, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 
27) conceitua arquivo como “[...] conjunto de documentos produzidos e acumulados 
por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de 
suas atividades, independentemente da natureza e do suporte”. O termo ainda pode 
referir-se ao serviço de conservação e acesso documental, ao espaço ou instalações 
onde funcionam arquivos e também aos móveis de guarda de documentos.
Arquivo, portanto, é o espaço de guarda e manutenção de documentos que são 
preservados para efeitos futuros e para resguardar a memória de quem os produziu. 
Já o arquivamento diz respeito à “[...] sequência de operações intelectuais e físicas que 
visam à guarda ordenada de documentos” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 26).
Assim, a finalidade principal dos arquivos “[...] é servir à administração, constituin-
do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. E a função 
básica “[...] é tornar disponível as informações contidas no acervo documental, sob sua 
guarda” (PAES, 1997, p. 20).
Já que arquivo está intimamente relacionado com documento, é pertinente 
também esclarecer esse termo. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística 
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(2005, p. 73) define documento como “[...] unidade de registro de informações, qual-
quer que seja o suporte ou formato”. Portanto, todos os registros audiovisuais (filmes), 
bibliográficos (livros, periódicos), cartográficos (mapas), digitais, fotográficos, sonoros 
e textuais são considerados documentos.
Diante da amplitude do termo documento, Medeiros e Hernandes (2003, p. 133) 
colaboram ao classificar a documentação a partir da natureza comercial, oficial e 
científica.
 Comercial: quando a documentação destina-se a fins comerciais e é originada 
e organizada por empresa privada.
 Oficial: quando a documentação tem a finalidade de auxiliar a administração 
pública.
 Científica: quando a finalidade da documentação é fornecer informações 
científicas ou didáticas.
Com base na natureza da documentação, Paes (1997) classifica os arquivos em 
público, institucional, comercial e pessoal.
 Público: congrega documentos produzidos por órgãos públicos federais, es-
taduais ou municipais.
 Institucional: reúne documentos de instituições educacionais, igrejas, socie-
dades, associações, entidades, corporações não lucrativas.
 Comercial: cujos documentos são produzidos por empresas, corporações, 
companhias.
 Pessoal: para designar arquivos de documentos familiares e de domínio 
pessoal.
Ainda, em razão da amplitude do termo documento, de acordo com a natureza 
do mesmo, existem outros dois tipos de arquivos, o especial e o especializado. O espe-
cial guarda documentos de diversas formas físicas (fotos, slides, disquetes, CD-ROM), 
que exigem tratamento especial desde o registro, armazenamento até a preservação. 
Já o especializado independe do formato físico dos documentos, mas possui informa-
ções pessoais, como os hospitalares, médicos, odontológicos, de imprensa e engenha-
ria (PAES, 1997).
Assim sendo, a finalidade da documentação é fornecer informações que possam 
contribuir na tomada de decisão seja do administrador e da autoridade pública, seja 
do pesquisador e indivíduo. Nas palavras de Medeiros e Hernandes (2003, p. 136): “A 
documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter estático 
de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, à 
pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisões”.
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Sabino e Rocha (2004, p. 85) acrescentam que os documentos também têm a fi-
nalidade de comprovação legal e fiscal. “Os documentos constituem provas, e devem 
ser tratados como um patrimônio daempresa, pois ele poderá, oportunamente, definir 
questões vitais da organização, ou ainda salvá-la de prejuízos, devido à não comprova-
ção de documentos legais ou fiscais”.
Para que os documentos cumpram a sua finalidade, no entanto, Medeiros e Her-
nandes (2003) sugerem o desenvolvimento de três fases com a documentação: reco-
lhimento, leitura e classificação.
O recolhimento diz respeito à busca de documentos úteis para aquilo que se 
deseja. Para tanto, é necessário conhecer as fontes, onde buscar tais documentos e 
informações confiáveis, bem como conhecer o assunto a ponto de poder julgar se tal 
documento é pertinente ou não. A leitura é a segunda fase e é fundamental para per-
ceber se o documento atende às necessidades e pode ser utilizado. Se o documento 
é pertinente, a próxima fase é classificá-lo de acordo com a metodologia já adotada 
pela organização para posteriormente ser arquivado. Por exemplo, se o método de 
arquivamento utilizado é o numérico, nesse momento será concedido o número a tal 
documento.
Até aqui, apresentamos definições e esclarecemos as finalidades dos arquivos e 
dos documentos, bem como evidenciamos as relações entre ambos. Com isso enten-
dido, podemos dar mais um passo para compreender os três estágios pelos quais os 
documentos passam e que determinam a existência de três tipos de arquivo.
Estágios da evolução dos documentos 
Os documentos passam por um ciclo, apresentam três estágios de evolução, 
conforme a frequência com que são consultados e idade. Os estágios são conhecidos 
como a teoria das três idades, sendo o primeiro conhecido como arquivo corrente, o 
segundo como intermediário e o terceiro como permanente. Vamos examinar cada um 
deles.
Arquivo corrente 
O arquivo corrente é composto pelos documentos de primeira idade, que estão 
em curso, por isso são consultados frequentemente. O Dicionário Brasileiro de Termino-
logia Arquivística (2005, p. 29) apresenta a seguinte definição: “Conjunto de documen-
tos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequen-
tes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.
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Nesse arquivo são guardados os documentos mais recentes, ou seja, as informa-
ções mais atualizadas, devendo, no entanto, ser feita a sua manutenção constante-
mente para que de fato detenha as informações atualizadas e possa ser uma fonte de 
pesquisa confiável no desenvolvimento das atividades e principalmente para a tomada 
de decisão. Fazer a manutenção aqui representa, ao receber um documento acerca de 
um assunto já em discussão, retomar os documentos já arquivados sobre esse assunto, 
analisá-los e acrescentar a informação nova. Não significa, porém, arquivar cópia de 
um documento já existente, mas arquivar um documento que traz uma informação 
nova que precisa ser considerada na análise do caso ou que serve de prova legal.
Normalmente esse tipo de arquivo é descentralizado, isto é, cada setor ou depar-
tamento da organização possui o seu arquivo corrente com os documentos recebidos 
e produzidos que tenham algum valor, e por isso merecem ser conservados. Com isso, 
o departamento pessoal irá manter sob sua guarda os documentos relativos ao seu 
setor. Já o departamento de contabilidade irá manter o seu arquivo corrente com os 
documentos recebidos e produzidos pela contabilidade, e assim cada setor da organi-
zação. A descentralização é importante justamente para poder manter no próprio local 
de trabalho os documentos de uso frequente, agilizando a sua recuperação.
Os documentos ficam no arquivo corrente enquanto vigentes, durante o ano em 
curso, ou o ano em curso e mais um. Isso significa que o departamento de contabilida-
de, em 2010, possui em seu arquivo corrente os documentos produzidos e recebidos 
em 2010 apenas, ou de 2010 e 2009. Passado esse período, os documentos que preci-
sam ser mantidos por certo tempo, definido na tabela de temporalidade, são dirigidos 
ao arquivo intermediário e os demais são descartados, pois não servem mais de base 
para atos administrativos e jurídicos, e nem possuem valor histórico.
Arquivo intermediário 
Os documentos de segunda idade são preservados no arquivo intermediário ou 
temporário. Trata-se do “[...] conjunto de documentos originários de arquivos corren-
tes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 
32). Esses documentos não estão mais em curso, mas devem ser mantidos, na empresa 
ou órgão que os produziu por determinado tempo estipulado por lei, ou pela própria 
organização, e passado esse tempo são descartados. Por isso a permanência dos docu-
mentos no arquivo intermediário é transitória, o que justifica o nome intermediário.
Tais documentos, embora não estejam em curso, são mantidos, pois poderão ser 
úteis para tratar de assuntos e fatos semelhantes ou idênticos. Portanto, também são 
consultados, porém com menor frequência. Além disso, são mantidos para efeitos de 
comprovação fiscal, jurídica. Por essa razão, o tempo de guarda de vários documentos 
é definido por leis, sendo que, esgotado esse tempo, não podem ser solicitados por 
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órgãos de fiscalização. Como exemplos, citamos o aviso prévio, que deve ser preserva-
do pela empresa por 2 anos, a folha de pagamento dos funcionários por 10 anos e os 
documentos relativos ao FGTS por 30 anos.
Normalmente a organização possui um único arquivo intermediário, que recebe 
os documentos dos diferentes arquivos correntes e os reúne num único ambiente. Em 
algumas organizações, é chamado de Centro de documentação, Arquivo central, justa-
mente porque centraliza os documentos de segunda idade de toda a instituição.
Como a permanência dos documentos nesse arquivo é transitória, deve haver um 
controle e metodologia eficiente de arquivamento. Os documentos, na maioria das 
vezes, são armazenados em caixas box, que devem conter a identificação completa do 
seu conteúdo e a data correta que pode ser eliminada, de acordo com a tabela de tem-
poralidade em vigor. As caixas são arquivadas numa ordem sequencial para facilitar o 
descarte. Todos os documentos constantes na caixa, no entanto, deverão ter o mesmo 
tempo de guarda para o descarte ser facilitado.
Durante o período que permanecem nesse arquivo, os documentos também 
estão à disposição da organização para consultas. Assim, na entrada de cada docu-
mento é feito o seu cadastro ou catalogação, especialmente se a massa documental 
é grande, com o auxílio de um software que tem por objetivo a localização rápida das 
informações. O documento é cadastrado no sistema que grava em qual caixa, prate-
leira, corredor, tal documento pode ser recuperado. Com isso, quando o documento 
é solicitado para consulta, o seu resgate é rápido. Quando precisam ser emprestados 
para outros setores, mais um controle eficiente é essencial, visto que se outra pessoa o 
solicitar enquanto o documento estiver emprestado, o sistema (controle) precisa infor-
mar que se encontra com Fulano de Tal, do Setor X.
Quanto maior o porte da organização, maior o fluxo de documentos e maior a 
massa documental no arquivo intermediário. Por outro lado, nas empresas menores, 
em que a quantidade de documentos é pequena, não há necessidade da constituição 
de arquivo intermediário, podendo-se manter os documentos no arquivo corrente até 
vencerem o prazo de guarda, posteriormente transportar os documentos com valor 
histórico ou guarda definitiva para o arquivo permanente e descartar os demais. Há 
casos, ainda, em que o arquivo intermediário funciona no mesmo ambiente que o per-
manente, cada qual com sua metodologia e controle.
Arquivo permanente 
Os documentos de terceira idade, que se conservam em razão de seu valor, seja 
documental ou histórico, são mantidosno arquivo chamado permanente. Tais docu-
mentos possibilitam conhecer o passado e a evolução de quem o produziu, da organi-
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zação e da sociedade, por isso em certos locais é chamado de arquivo histórico. O Di-
cionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 34) define como o “[...] conjunto 
de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.
São exemplos de documentos de guarda permanente: escrituras, contratos, esta-
tutos, livros de atas, cartas-patentes, fórmulas químicas, procurações, registro de em-
pregados, livros e registros contábeis etc.
Infelizmente, são poucas as organizações que dispensam o cuidado necessário ao 
arquivo permanente. É comum encontrar os documentos históricos em processo de 
deterioração, guardados juntamente com outros documentos que poderiam ter sido 
descartados há bastante tempo, com objetos em desuso e equipamentos danificados. 
Além disso, são guardados sem qualquer metodologia ou critério de arquivamento, de 
forma que se alguém desejar encontrar um documento específico muito dificilmente o 
encontrará. O visual que isso causa é muito negativo e, por essa razão, a maioria intitula 
o arquivo permanente de arquivo morto, descaracterizando totalmente a sua finalida-
de e importância de existir.
O descaso com o arquivo permanente é visível inclusive com o espaço que a orga-
nização destina para esse fim. Algo que pode ser caracterizado como fundo, depósito, 
porão, ou seja, o espaço que não serve para nada é o lugar do arquivo permanente. 
Normalmente, o espaço tem pouca ventilação e iluminação, muita umidade, o que 
ajuda a deteriorar a documentação. Esse tipo de estrutura, somado ao amontoado 
de objetos e documentos e ao cheiro característico do papel, acaba se tornando um 
habitat interessante para pragas e pequenos animais, o que só eleva o preconceito das 
pessoas acerca do valioso trabalho que é possível realizar em torno dos documentos 
e dos arquivos. O preconceito é tamanho que os funcionários somente vão até esse 
arquivo buscar um documento quando não têm outra saída.
Apesar disso, se percebe uma mudança de cultura no sentido de atribuir ao ar-
quivo permanente o seu real significado e relevância. Organizações públicas e priva-
das investem em estrutura específica e ideal para a preservação de documentos de 
guarda permanente. Além disso, contam com pessoas capacitadas para trabalhar o 
documento, desenvolver técnicas de conservação e a armazenagem, visando elevar a 
preservação do original.
Ao mesmo tempo, percebe-se uma evolução em termos tecnológicos de armaze-
nagem desses documentos em formato digital, cujo tempo de preservação é maior, a 
busca é facilitada e rápida, e o espaço físico utilizado para guarda é menor. Guimarães 
(2005) enfatiza que o método tradicional de processamento da informação vem sendo 
substituído pelo eletrônico, consequentemente a guarda tradicional dos documentos 
em arquivos físicos paulatinamente está se tornando automatizada, sendo que dados 
são gerenciados por todos os usuários simultaneamente.
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O Gerenciamento Eletrônico dos Documentos (GED) “[...] é uma técnica, um siste-
ma, uma metodologia para o tratamento e o processamento automatizado de docu-
mentos em papel e/ou suas cópias em microfilme” (AVEDON, 2002, p. 3). O GED consis-
te ainda numa
configuração de equipamentos, software e, normalmente, de recursos de telecomunicações baseada 
em computador e automatizada, que armazena e gerencia imagens de documentos – e seus índices 
codificados – que podem ser lidas por máquinas e processadas por computador para recuperação 
sob solicitação. (AVEDON, 2002, p. 11)
O gerenciamento eletrônico de documentos, que nada mais é do que a trans-
formação do documento físico em eletrônico ou digital, oferece várias vantagens 
facilmente percebidas, entre elas a quantidade de usuários que têm acesso à infor-
mação, auxílio à tomada de decisão; quantidade de estações de trabalho automatiza-
das; tempo de acesso à documentação; melhor atendimento aos clientes, respostas e 
dados consultados em menor tempo, redução considerável do espaço físico com os 
documentos e arquivos (AVEDON, 2002).
As vantagens apresentadas por essas tecnologias são significativas e se traduzem 
numa alternativa para reverter a situação deplorável principalmente dos documen-
tos permanentes e em menor proporção dos intermediários e correntes, desde que 
a organização faça investimento nessa área. A adoção do gerenciamento eletrônico 
de documentos, no entanto, não substitui os procedimentos de gestão documental, 
inclusive o GED somente será vantajoso se desenvolvido juntamente com a gestão dos 
documentos.
Gestão documental 
Para que os arquivos corrente, intermediário e permanente cumpram a sua fina-
lidade de armazenar e preservar os documentos, e a informação seja disponibilizada 
rapidamente quando necessária, é preciso adotar procedimentos de gestão documen-
tal, uma metodologia de tratamento da documentação desde a sua produção até a sua 
destinação final.
A Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arqui-
vos públicos e privados e outras providências, estabelece em seu artigo 3.º:
Art. 3.º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando 
à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Como pode se perceber na definição, a gestão documental comporta uma série 
de procedimentos em torno da documentação. Inicia no ato da produção do docu-
mento e o acompanha em todo o seu ciclo, até que seja descartado ou preservado 
definitivamente, por isso está presente nos três arquivos: corrente, intermediário e 
permanente. Contudo, que procedimentos são esses de gestão documental? É o que 
vamos esclarecer na sequência.
A gestão documental essencialmente é realizada em organizações já em funcio-
namento, que já produziram determinado conjunto de documentos. Algumas até pos-
suem um sistema de arquivamento que, na maioria das vezes, não atende as deman-
das e, por isso, sente-se a necessidade de aprimorá-lo.
Sendo assim, antes de iniciar a gestão documental, é necessário conhecer quem 
ela irá servir, o que, para Paes (1997), deflagra dois processos: levantamento de dados 
e análise dos dados. Buscam-se os documentos oficiais da organização: regimentos, 
estatutos, resoluções, normas, organogramas etc., para se identificar e compreender 
a estrutura, os objetivos, o funcionamento, a produção dos documentos, o fluxo das 
informações e dos documentos, os centros de poder e decisão, os documentos produ-
zidos e recebidos, os arquivos existentes.
De posse do diagnóstico da situação atual da documentação e dos arquivos, re-
aliza-se outro processo – o planejamento, que, quanto mais minucioso, melhor. Pode 
contemplar, entre outros elementos:
 equipamentos, móveis e acessórios que serão utilizados;
 centralização ou descentralização dos arquivos correntes;
 espaço e localização dos arquivos intermediário e permanente;
 previsão de investimentos financeiros;
 definição dos métodos de arquivamento após criteriosa avaliação.
Com essa base, a gestão documental é aplicada. Paes (1997) reúne os procedi-
mentos e técnicas relativas à gestão dos documentos em três fases: produção, utiliza-
ção e destinação, conforme a figura 1.
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Produção
Destinação Utilização
Figura 1– Gestão documental. 
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Quanto à produção dos documentos, o objetivo é reduzir a quantidade e tipos de 
documentos emitidos. A duplicação e vias desnecessárias são evitadas, bem como a 
variedade de modelos e formulários. Como é impossível guardar todos os documentos 
produzidos em razão do espaço, há que se disciplinar para que a produção documental 
ocorra de forma ordenada, obedecendo a critérios de real utilidade e abrangência dos 
objetivos a serem alcançados pelos documentos e arquivos. Com esses procedimentos 
já são eliminados inúmeros documentos que não são arquivados, nem no arquivo cor-
rente, e outros deixam de ser produzidos, racionalizando consideravelmente a massa 
documental da organização.
A fase de utilização inclui as atividades de protocolo, como recebimento, classi-
ficação, registro, distribuição, tramitação. Trata-se de definir toda a rotina a ser desen-
volvida na chegada de documentos, como classificar, onde registrar, quais distribuir e 
para quem. Enfim, quanto mais padronizado, menor possibilidade de erro na gestão 
da informação, mantendo e disseminando apenas aquelas necessárias e eliminando 
as demais logo na chegada. Essa fase inclui também procedimentos de organização e 
arquivamento dos documentos, que é a mais importante dentro da gestão documen-
tal. É nesse momento que a documentação que merece ser mantida será organizada 
de acordo com o método escolhido no planejamento e posteriormente arquivada. Por 
último, nesta fase, se definem as normas de recuperação da informação e de emprésti-
mos ou consultas de documentos.
No tocante à destinação dos documentos, se determina, mediante análise e ava-
liação dos documentos, o seu tempo de guarda: quais serão transferidos para o arqui-
vo intermediário, quais têm guarda permanente e quais serão descartados ao finalizar 
o tempo de curso. Portanto, é nesse momento que se elabora a tabela de temporali-
dade, com a relação e descrição dos documentos usados pela organização e o tempo Ar
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de guarda. Buscam-se dispositivos legais que orientam ou definem o tempo de guarda 
dos documentos. Não existindo legislação específica, a própria organização define 
o tempo de preservação com base na sua utilidade. Se a organização já possui uma 
tabela de temporalidade, neste momento cabe a sua revisão, a partir da análise e ava-
liação apuradas dos documentos.
Não existe um modelo pronto de tabela de temporalidade que possa ser usado, 
pois a documentação em cada organização é diferente e mesmo os documentos que 
têm tempo de guarda definido oficialmente poderão ser utilizados por dada institui-
ção por mais tempo. Por isso também a tabela de temporalidade somente pode ser 
utilizada após a aprovação pela autoridade competente, normalmente a maior do 
organograma.
Vencida essa parte, a gestão documental cumpriu as três fases: produção, utili-
zação e destinação. A produção e utilização são procedimentos desenvolvidos no ar-
quivo corrente. Quando os documentos passam para a segunda idade, são avaliados 
e definida a destinação, se são descartados ou transferidos para o arquivo temporário 
ou permanente.
A administração dos arquivos se completa com o processo de implantação e 
acompanhamento. Aqui cabe colocar em prática todos os procedimentos definidos, 
desde os de consulta, recebimento e produção dos documentos. Ainda, conscientizar 
todos os usuários da importância do uso disciplinado de tais procedimentos para o 
bom andamento e alcance das finalidades dos arquivos, pois muitos são os funcioná-
rios da organização que se envolvem com a mesma documentação e, se um não coo-
perar, todo o trabalho pode ser comprometido. Por fim, realizar o acompanhamento 
cotidiano a fim de perceber e corrigir qualquer falha nos procedimentos e arquivos.
Métodos de arquivamento 
Um dos procedimentos de gestão documental destacado está relacionado ao 
método pelo qual um conjunto de documentos será arquivado, tanto na fase corrente 
quanto na intermediária e permanente, que interfere diretamente na recuperação do 
documento, e, consequentemente, da informação. Dada a sua implicação, vamos dis-
correr um pouco mais a esse respeito.
O método de classificação dos documentos é escolhido no planejamento do ar-
quivo com base nos objetivos que determinaram a sua criação, ou seja, as necessida-
des organizacionais. A escolha do método também depende da estrutura da organiza-
ção, da natureza e volume da documentação e do perfil dos usuários. Como o arquivo 
deve servir à administração e a todos os usuários, a metodologia escolhida deverá ser 
acessível àquele perfil de usuário.
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Para definir o método de arquivamento de certa massa documental, observam-se 
os elementos constantes em tais documentos, e dentre os elementos, aquele que é 
mais solicitado ou que identifica tal documento. Conforme o elemento considerado se 
adota um método, como segue:
Elemento do documento considerado Método de arquivamento
Nome (remetente, destinatário ou a pessoa que se 
refere o documento) Alfabético
Local de origem do documento Geográfico
Número do documento Numérico
Assunto a que se refere o documento Assunto
Embora cada tipo e estrutura organizacional exija um método de arquivamento 
que atenda com eficiência e eficácia as suas finalidades, os métodos usualmente em-
pregados e considerados básicos são quatro: alfabético, geográfico, numérico e por 
assunto.
Antes de descrevemos cada um dos métodos, esclarecemos que, de acordo com 
o método adotado, o modo de recuperação do documento é feito pelo sistema direto 
ou indireto. O direto possibilita que a consulta e recuperação do documento seja feita 
sem a necessidade de se recorrer a um índice, ou seja, diretamente no local em que 
fora arquivado. Já o indireto exige o apoio de um índice que indica onde foi arquivado 
tal documento para ser localizado posteriormente. O método alfabético é um exemplo 
de sistema direto e o numérico de indireto.
Esclarecemos também que, atualmente, a tecnologia de informação disponível 
para auxiliar nesses processos de armazenagem e disponibilização de informações é 
vasta, e, com isso, esses quatro métodos básicos possuem variações, bem como exis-
tem outros métodos além desses que são adotados por organizações, com bom índice 
de segurança e vantagens para atender aos seus interesses. Em razão do propósito 
desse capítulo, que é fornecer conhecimento suficiente para o secretário administrar 
um arquivo, desde o seu planejamento até a sua manutenção, vamos nos deter nos 
métodos mais utilizados.
Método alfabético 
No método alfabético o elemento considerado é o nome de quem emitiu ou rece-
beu o documento. Assim, o arquivamento é feito em ordem rigorosamente alfabética 
de nome, nome por nome ou letra por letra.
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Constitui-se como método principal quando, por exemplo, em um consultório 
médico as pastas dos pacientes são arquivadas pelo respectivo nome do paciente. 
Também pode ser um método auxiliar quando a primeira classificação é feita por as-
sunto e, posteriormente, tais assuntos são arquivados em ordem alfabética.
Caracteriza-se pelo sistema direto uma vez que para consultar a pasta de um 
cliente basta procurá-la no armário, arquivada, na ordem alfabética das pastas. Pela 
simplicidade e rapidez de arquivamento e manuseio, é um método amplamente usado 
nas organizações tanto como principal quanto auxiliar. Por outro lado, quando a massa 
documental é grande, podem facilmente ocorrer equívocos na disposição da ordem 
alfabética, ocasionando transtornos e perda de tempo na recuperação da informação, 
por isso, não é recomendado paraarquivos volumosos.
Existem 13 regras chamadas de alfabetação, que determinam a ordem de arqui-
vamento dos documentos pelo método alfabético, conforme Tabela 2.
Tabela 2 – Regras de alfabetação
1 – Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome 
e depois o prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luisa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luisa
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do pronome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vítor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo 
ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a 
regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
(P
A
ES
, 1
99
7,
 p
. 
63
-6
7)
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4 – As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na 
 classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, José
5 – Os artigos e preposições tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, 
não são considerados (ver também regra n.º 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, 
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, 
mais não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs: os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de 
distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o 
nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Paulo Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo 
nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras n.os 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge
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9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. 
O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome, 
quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon
10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que 
corresponde ao sobrenome da família do pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Rios
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11 – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – 
 são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Li Yutang
12 – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais 
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, 
para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-
se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13 – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e asseme-
lhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão apare-
cer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3.º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.º)
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As regras de alfabetação funcionam como orientação e podem ser alteradas para 
melhor atender as necessidades da organização. O mais importante é utilizar o mesmo 
critério para qualquer documento, pois a padronização evita erros. O arquivamen-
to pelo último sobrenome da pessoa física (primeira regra) é um exemplo que nem 
sempre funciona, pois quando as pessoas casam ou se divorciam o sobrenome tende 
a mudar, causando problemas nos arquivos. Para evitar esses transtornos, já se adota o 
arquivamento pelo nome (prenome) e não pelo sobrenome.
Método geográfico 
Esse método, assim como o alfabético, pode ser utilizado como auxiliar e principal 
e seu sistema de busca também é direto e de fácil manuseio. O geográfico é preferido 
por aqueles que consideram a procedência ou local do documento como critério de 
classificação.
Normalmente as organizações que possuem relações comerciais ou filiais em di-
ferentes estados ou cidades, até mesmo países, adotam a localização numa primeira 
classificação dos documentos e, na sequência, a ordem alfabética. Nas empresas que 
possuem vendedores que atuam por região, o método geográfico é bem interessante 
porque é uma maneira de arquivar seus clientes próximos. Ao se solicitar as pastas dos 
clientes do vendedor X, fica bem simples de se buscar.
As divisões geográficas podem ser feitas por país, região, distritos, estado, cidade, 
bairros, conforme a necessidade. Para Paes (1997), no entanto, as melhores ordenações 
geográficas são:
 Estado, cidade e correspondente (nome).
 Cidade, estado e correspondente (nome).
Quando se organiza o arquivo por estados, as respectivas capitais devem apa-
recer por primeiro, independentemente da ordem alfabética. As demais cidades irão 
aparecer em ordem alfabética. Vejamos um exemplo:
Por estado:
Estado Cidade Nome dos clientes
Paraná
Curitiba
Barbosa, João
Santos, Paulo
Londrina
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
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Rio Grande do Sul
Porto Alegre
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Erechim
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Passo Fundo
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Por cidade:
Cidade Estado Nome dos clientes
Curitiba
Paraná
Barbosa, João
Santos, Paulo
Londrina
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
Erechim
Rio Grande do Sul
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Passo Fundo
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Porto Alegre
Almeida Filho,Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Método numérico 
Quando o elemento mais procurado ou utilizado do documento é o número, a 
escolha recai sob o método numérico de arquivamento. Ao produzir o documento, 
ele recebe um número, numa sequência lógica, sob o qual será arquivado. Utilizado 
principalmente quando o fluxo de documentos é grande, quando conta com o apoio 
de um sistema eletrônico.
Esse método é comum na área da saúde; cada requisição médica gera um número 
que é utilizado para acompanhar, arquivar e recuperar o pedido. Nas instituições de 
ensino também é amplamente utilizado. Quando o aluno faz matrícula, recebe um 
número, uma espécie de identidade, e utiliza esse número como identificação em 
todos os atos acadêmicos. Com o mesmo número, a instituição cria a pasta física do 
aluno, onde guarda seus documentos pessoais e da vida acadêmica. Essa pasta é ar-
quivada na sequência do número e sempre que surge algo a respeito desse aluno se 
recupera a sua pasta.
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Outro detalhe importante sobre esse método é que ele exige a elaboração e a 
consulta de índice para a recuperação do documento ou pasta é indireta. No exemplo 
das instituições de ensino, o software irá memorizar que o número X corresponde ao 
aluno X. Com isso, para recuperar a pasta do aluno, digita-se no sistema o seu nome e 
o sistema informa o seu respectivo número. Então a pasta é facilmente localizada na 
ordem numérica.
Além do método numérico simples, tem-se o numérico cronológico. Nesse caso, 
além da ordem numérica, se observa a data. Cada documento recebe seu próprio 
número de registro, relativo ao dia, e é ordenado rigorosamente em ordem numérica. 
A numeração normalmente recomeça a cada ano. Tem-se, por exemplo, processo n.º 
4.859, de 18 de junho de 2010. Ao arquivar os processos, juntam-se todos do mesmo 
dia e depois na ordem numérica. É o método mais adotado nas repartições públicas.
Em razão da tecnologia de informação disponível atualmente, esse método tem 
ainda outra variações e subdivisões mais complexas, mas que extrapolam as intenções 
deste capítulo.
Método por assunto 
Outro método considerado básico e amplamente utilizado nas organizações é o 
ideográfico ou por assunto. Toda a organização possui determinado volume de docu-
mentos que podem, com vantagens, ser arquivados por assunto, que são os referentes 
à administração interna e suas atividades-fim (PAES, 1997).
Para que esse método seja eficiente, no entanto, os assuntos sob quais os docu-
mentos serão arquivados precisam ser definidos após criteriosa interpretação da docu-
mentação e de pleno conhecimento da organização, seu funcionamento, objetivos e 
atividades, porque os assuntos deverão traduzir a dinâmica do negócio. A classificação 
deve ser clara o suficiente para que o mesmo documento não seja arquivado em mais 
de um assunto, caso contrário, gerará dúvidas e erros no momento de arquivar e de 
recuperar a informação.
Por essas razões, o método ideográfico não é considerado de fácil aplicação, 
embora forneça vantagens quando comparado aos demais. A opinião de Medeiros e 
Hernandes (2003, p. 168) segue nesta direção: “é um dos métodos mais difíceis de ar-
quivamento, já que se propõe organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade 
reside em escolher a melhor palavra para definir o assunto”.
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Não existem esquemas padronizados de classificação por assunto, cada organi-
zação define os seus conforme as suas peculiaridades. A recomendação é partir de 
conceitos gerais para particulares, definindo títulos principais que são subdivididos 
em secundários, terciários. O grau de detalhamento, maior ou menor, depende da ne-
cessidade da organização.
A título de exemplificação, numa imobiliária que presta serviços de venda e loca-
ção de imóveis, os assuntos poderiam ser assim classificados:
1.ª Posição 2.ª Posição 3.ª Posição 4.ª Posição
Locação
Apartamento
1 dormitório
Cadastro do imóvel
Certidão de débitos
Proposta de preço
2 dormitórios
Cadastro do imóvel
Certidão de débitos
Proposta de preço
3 dormitórios
Cadastro do imóvel
Certidão de débitos
Proposta de preço
Casa
Cadastro do imóvel
Certidão de débitos
Proposta de preço
Sala comercial
Cadastro do imóvel
Certidão de débitos
Proposta de preço
Venda
Apartamento
1 dormitório
Cadastro do imóvel
Contrato
Registro do imóvel
2 dormitórios
Cadastro do imóvel
Contrato
Registro do imóvel
3 dormitórios
Cadastro do imóvel
Contrato
Registro do imóvel
Casa
Cadastro do imóvel
Contrato
Registro do imóvel
Sala comercial
Cadastro do imóvel
Registro do imóvel
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No exemplo optou-se em alguns casos por três subdivisões e em outras por 
quatro, mas os assuntos poderiam ser ainda mais classificados. A sala comercial pode-
ria ser subdividida pelo tamanho, caso a empresa entendesse necessário. Outro des-
taque é que os assuntos, independentemente da posição, estão ordenados alfabetica-
mente, além de demonstrarem a hierarquia entre os assuntos. Nesse caso, adotou-se 
a classificação alfabética por assunto. O método por assunto ainda pode ser numéri-
co. A diferença desse último é que o assunto recebe um número que o caracteriza e 
também demonstra a hierarquia entre os assuntos. Consequentemente, os assuntos 
apareceriam:
 1. Locação
 1.1 Apartamento
 1.2 Casa
 1.3 Sala comercial
 2. Venda
 2.1 Apartamento
 2.1.1 com 1 dormitório
 2.1.2 com 2 dormitórios
 2.1.3 com 3 dormitórios
 2.2 Casa
 2.3 Sala comercial
Observe que funciona semelhante a um sumário. A numeração mais ou menos 
detalhada depende da necessidade, podendo haver quatro, cinco posições conforme 
o caso.
Um cuidado especial que se deve ter na definição dos assuntos é não confundir 
assunto (conteúdo) com o tipo físico do documento (contrato, correspondência rece-
bida etc.). O tipo físico é pertinente mas não deve ser adotado como primeira posi-
ção. Observe no exemplo que o tipo do documento vai aparecer apenas na terceira e 
quarta posição.
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Considerações finais 
Tratamos neste capítulo da finalidade dos documentos e dos arquivos, que em 
síntese é o fornecimento de informações confiáveis e atualizadas de maneira rápida 
aos usuários, a informação certa no momento certo. O arquivo permanente ainda tem 
a finalidade de construir a memória da organização a que serve, preservando a docu-
mentação de valor histórico.
Visando alcançar tais finalidades, no decorrer do capítulo foram apresentados e 
recomendados uma série de procedimentos de tratamento e arquivamento da docu-
mentação. Esses procedimentos são necessários, uma vez que há de se ter muito cui-
dado para não eliminar documentos que detenham informações importantes e, ao 
mesmo tempo, não congestionar os móveis e espaço de trabalho com documentos 
irrelevantes, sem qualquer valor. Com a gestão documental, praticamente a quanti-
dade de documentos eliminada é superior à preservada, facilitando que os arquivos 
corrente, intermediário e permanente cumpram o seu papel.
Há que se destacar, ainda, que o trabalho com a documentação e arquivos é pre-
cioso e compensatório, no entanto, nem sempre se tem disponível a estrutura adequa-
da para esse fim como, espaço físico, equipamentos, móveis, acessórios, mão de obra 
e tempo. A falta de atenção com os arquivos gera consequências negativas em vários 
processos organizacionais, além de prejudicar o visual do ambiente, que juntos lamen-
tavelmente descaracterizam as finalidades do arquivo. Os investimentos nesse campo 
podem ser considerados simbólicos quandocomparados a multas que a organização 
está sujeita a receber por não apresentar documentos solicitados por fiscalizações. 
Desse modo, fica evidente a emergência de mudanças culturais.
Aos profissionais de secretariado fica o desafio de promoverem mudanças para 
que os arquivos atendam suas razões de existência:
 racionalização da produção documental;
 acompanhamento das informações, bem como otimização da recuperação 
das mesmas;
 controle do fluxo dos documentos;
 avaliação cuidadosa do conteúdo dos documentos com base em critérios 
eficientes;
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 arquivamento apropriado dos documentos;
 conscientização dos usuários e tomadores de decisão da importância dos ar-
quivos e dos procedimentos de gestão documental.
Texto complementar
Gestão documental: 
aplicação da tabela de temporalidade de documentos (TTD) 
(VITALIS; ANDRIOLO, 2009, p. 85-98)
Gestão documental e a tabela de temporalidade 
A nova realidade do mundo empresarial é constituída pelos Sistemas Integra-
dos de Gestão, que contemplam itens como qualidade, meio ambiente, saúde e 
segurança. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), a documentação, que é de 
extrema relevância para a certificação por normas ISO e por outras, terá que ser con-
trolada e descrita nos manuais de gestão, assegurando que:
 exista um registro sistemático de procedimentos, de decisões e de eventos;
 nenhum documento esteja disponível para consulta, sem antes ter sido 
analisado e aprovado pelas pessoas autorizadas para isso;
 os documentos possam ser rápida e corretamente localizados;
 os documentos sejam periodicamente analisados e, quando necessário, re-
visados, com aprovação de pessoas autorizadas para isso;
 todos os locais de trabalho possam dispor das versões atualizadas dos do-
cumentos que lhes sejam pertinentes;
 todos os documentos obsoletos sejam removidos não só dos seus locais de 
origem, mas também dos locais de uso;
 os documentos relacionados a exigências legais ou à memória técnica sejam 
identificados e conservados (BALDAM, VALLE, CAVALCANTI, 2002, p. 23).
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Nesse sentido, a Gestão Documental ganhou ênfase. Nas mãos do profissional 
de Secretariado, o arquivamento passou de tarefa comum a mecanismo de guarda 
das principais informações da empresa, que não podem ser extraviadas, tampouco 
danificadas.
Os documentos constituem provas e devem ser tratados como um patrimônio 
da empresa, pois eles poderão, oportunamente, definir questões vitais da organi-
zação, ou ainda salvá-la de prejuízos, devido a não comprovação de documentos 
legais ou fiscais (SABINO; ROCHA, 2004, p. 85).
Segundo Nazário (2008), a Gestão Documental pode ser definida como todo 
processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos docu-
mentos que suportam as atividades operacionais, finais e estratégicas de uma em-
presa, área ou departamento, visando a guarda de maneira ágil e integrada.
Essas etapas fazem parte do ciclo de vida de documentos, que segundo os au-
tores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002) têm um maior acesso nas fases de criação, 
publicação e destinação, culminando com o uso ativo desse documento. Após sua 
utilização, o manuseio não é mais tão frequente, decaindo para as fases de pós-de-
cisão, arquivo e, finalmente, seu descarte.
Para acompanhar a vida dos documentos emitidos e gerados em uma orga-
nização, por exemplo, é necessária a elaboração de uma tabela de temporalidade 
documental (TTD). Paula (1995) considera a tabela um instrumento norteador desse 
acompanhamento. Segundo Paes (2002, p.106)a
Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação que determina os prazos em que os 
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos 
arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
Já Sabino e Rocha (2004) complementam que a tabela é o esquema do ciclo de 
vida documental da organização, elaborado após a análise da documentação. Atra-
vés dessa tabela, empresas e órgãos definem o que deve permanecer e o que deve 
ser descartado. As contribuições estão na agilidade em recuperar documentos e na 
eficácia sobre a gestão documental.
Paula (1995) relaciona mais benefícios, tais como: racionalização de espaço 
físico; velocidade de respostas às questões formuladas ao sistema; padronização 
e adequação de materiais arquivísticos; menor envolvimento de homem/hora 
na atividade de processamento de informações; melhoramento do processo de 
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tomada de decisões em todos os níveis organizacionais; contribuição à excelência 
pessoal considerando a satisfação do cliente e preservação da memória técnico- 
-administrativa.
Ao elaborar uma TTD, deve-se verificar os documentos / formulários que cir-
culam no setor ou empresa. Sabino e Rocha (2004) destacam que a tabela deve ser 
de conhecimento de todos os setores envolvidos e aprovados pela alta adminis-
tração. Os itens a serem contemplados são, na maioria dos exemplos: competên-
cias, atividades, documentos gerados, tempo de arquivamento, destino e índice de 
recuperação.
Os dados básicos a serem incluídos em uma tabela são: nome do órgão e da 
atividade administrativa, espécie e assunto do documento, existência de vias e/ou 
reproduções em outros setores, prazos de guarda nos arquivos corrente e interme-
diários, destinação (SABINO; ROCHA, 2004, p. 87).
As primeiras tabelas contemplavam itens como competências, que seriam os 
objetivos de determinadas atividades ou documentos gerados (planejar, coletar, 
controlar). Hoje, com a gestão por processos, a tendência está sendo listar os pro-
cessos da empresa ou setor, identificar as atividades neles relacionados e os docu-
mentos gerados.
Ao implantar a TTD, devem ser considerados os conceitos de tipos de arquivos, 
ou seja, saber que os documentos consultados com mais frequência serão armaze-
nados no Arquivo Corrente ou Ativo. Há também o Arquivo Intermediário, onde são 
arquivados os documentos de consulta mediana. Já no Arquivo Inativo ou Perma-
nente serão armazenados os documentos cuja frequência de busca é eventual, mas 
de valor fiscal, legal, técnico e/ou histórico.
A consequência da não utilização dessa Gestão Documental implicará na reor-
ganização frequente do acervo documental, conforme explica Paula (1995, p. 31)
A organização de uma massa documental que não esteja norteada por uma Tabela de 
Temporalidade, em pouquíssimo tempo necessitará novamente de uma reorganização, pois não 
se definindo por quanto tempo manter ou quando e o que deve ser expurgado, este acervo 
crescerá desordenadamente e estará de novo, em breve, precisando de nova triagem. O mais 
grave, é que se terá que retrabalhá-lo por inteiro, pois não há como separar o “joio do trigo” sem 
que se passe pasta por pasta.
Dessa forma, a Gestão Documental vem ganhando espaço através da aplicação 
da TTD, pois essa também é um dos dispositivos necessários para a implantação da 
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Qualidade Total e dos programas de certificação, visto que o destino dos documen-
tos da organização também é um ponto a ser avaliado pelos consultores. Esse tema 
é tratado no próximo tópico.
Metodologia e aplicação da tabela de temporalidade 
Para pôr em prática o desenvolvimento e a aplicação da tabela de temporalidade 
documental, utilizou-se a metodologia específica de Paula (1995), que define as 
etapas a serem executadas. Essas etapas foram compostas por:
 análise do setor: foi observado que na secretaria do setor são gerados e ar-
quivados todos os documentos comprobatóriosdas atividades. O espaço 
físico existente é pequeno, porém comporta o volume documental gerado 
até o momento. Como medida de prevenção, a criação da TTD regrou e eli-
minou alguns documentos que não são mais necessários, principalmente 
dos alunos egressos do curso;
 levantamento dos itens documentais: foi feito um levantamento da docu-
mentação arquivada, buscando as prioridades iniciais do trabalho, a iden-
tificação dos métodos e técnicas de arquivamento utilizadas, bem como o 
espaço disponível para a guarda desses documento.
Identificou-se que o método de arquivamento que prevalece é o alfabético, 
sendo que os documentos estão divididos em três blocos, sendo eles:
a) os documentos ativos correspondentes aos documentos dos alunos, que fre-
quentam o curso;
b) os documentos ativos gerais, que fazem parte das rotinas secretariais (atas, 
documentos recebidos, expedidos e regimentos);
c) os documentos do arquivo permanente, que foram alocados e separados de 
forma mais racional.
Os documentos bibliográficos (livros e trabalhos de conclusão). Materiais espe-
ciais (fotos, CDs) não possuem uma aplicação na tabela de temporalidade documen-
tal (TTD), por isso não foram incluídos no estudo;
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 embasamento legal: notou-se uma carência de material sobre esse tema 
quando desenvolvido o estudo. No âmbito nacional foram encontradas al-
gumas resoluções que serviram como base, como, por exemplo, a Resolução 
n.º 14, de 24 de outubro de 2001, aprova a Resolução n.º 4, de 28 de março 
de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Ar-
quivo para a Administração Pública e os prazos de guarda e a destinação de 
documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação 
de Documentos.
Quanto à digitalização de documentos, está tramitando no Senado Federal o 
Projeto n.º 146 de 2007, que trata da digitalização e arquivamento de documentos 
em mídia ótica ou eletrônica. Regulamentada está a Lei n.º 5.433, de 8 de maio de 
1968, amparada pelo Decreto n.º 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regula a mi-
crofilmagem de documentos oficiais, método pouco utilizado hoje pela evolução 
das tecnologias.
Com base no Regimento Interno do setor e do Regimento Geral da instituição, 
teve-se uma ideia do tempo de duração das atividades e dos eventos ocorridos du-
rante a vida acadêmica dos discentes dentro do curso, de acordo também com as 
necessidades e prioridades do setor. Buscou-se, também, o conhecimento do desti-
no da documentação junto a outros setores da universidade, com rotinas e formulá-
rios idênticos ou semelhantes.
 entrevista para a elaboração da TTD: procurou-se agendar com a coordena-
ção do curso reuniões para acompanhamento dos trabalhos e apresentação 
de modelos de tabelas de temporalidade.
Buscou-se contato com a Assessoria de Desenvolvimento Organizacional da 
instituição para ver o trabalho realizado em outros setores da instituição, com ati-
vidades e rotinas semelhantes. Para nossa surpresa, o modelo de tabela aplicado 
poderia ser substituído por outro que contemple os processos mapeados.
Assim, a antiga tabela, que tinha as colunas de “competências”, “atividades”, “do-
cumentos gerados pelas atividades”, “tempo de arquivamento na unidade”, “destino 
dos documentos” e “índice de recuperação”, teria a substituição do item “competên-
cia”, por “processo”, do qual as atividades fariam parte, conforme modelo da TTD de 
outro curso da instituição.
 definição do layout e criação do banco de dados coletados: os itens a serem 
contemplados são, na maioria dos exemplos encontrados: competências, 
atividades, documentos gerados, tempo de arquivamento, destino e índice 
de recuperação.
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177
A
rquivística e gestão docum
ental
A TTD começou a ser preenchida conforme o modelo aprovado em reunião. Na 
primeira coluna foram inseridos os “processos” que o setor executa, seguido por suas 
“atividades”, “documentação gerada por essas atividades”, “tempo de arquivamen-
to na unidade”, “destino dos documentos”. Procurou-se fazer o preenchimento do 
“índice de recuperação”, ou seja, palavra-chave para busca, no caso de digitalização e 
uso de algum software. Registra-se que a instituição utiliza o DocuWare para o geren-
ciamento eletrônico de documentos. Finalizou-se com a coluna de “legislação”. Ini-
cialmente, se fez um levantamento dos processos e atividades realizadas. Concluída 
essa etapa, houve uma reunião com a coordenação do setor para rever os prazos 
estabelecidos nas outras tabelas de temporalidade.
 organização e destinação dos documentos aos tipos de arquivos: com a fi-
nalidade de melhorar o método e as técnicas de arquivamento, nessa etapa 
procurou-se adequar e organizar os documentos do setor, definindo os do-
cumentos pertencentes ao acervo passivo e permanente do setor.
 elaboração da última versão da TTD e aprovação: finalizando a nova dispo-
sição dos arquivos, reuniu-se com a coordenação do setor para apresentar 
a versão final da tabela e apontar as melhorias iniciais no espaço físico. A 
coordenação irá submeter futuramente a tabela ao Colegiado do Curso, e 
instâncias superiores para aprovação. Sugeriu-se contatar o setor de GED da 
instituição para o início do trabalho de digitalização de alguns documentos; 
colocar a TTD em prática; e, à medida que forem ocorrendo eventos, como 
conclusão de curso e bancas de trabalhos de conclusão, descartar os docu-
mentos desnecessários àquele aluno.
Atividade
Explique as três principais fases da gestão documental.1. 
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