Arquivologia Aula 02

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ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTÉRIO DO TURISMO 
PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA 
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Olá, futuro servidor do Ministério do Turismo! 
 
E aí, como estamos na nossa caminhada rumo à aprovação? Todo 
mundo super animado e dedicado, eu espero! Sei que essa rotina de 
estudos e mais estudos é muito cansativa e, às vezes, a vontade que 
dá é de jogar tudo pro ar, não é mesmo? 
Mas não jogue não! Pense que, quando você estiver trabalhando na 
Ministério do Turismo, realizado e satisfeito, nem se lembrará dessas 
horas que você precisou gastar nos estudos. Veja o meu exemplo: eu 
sou muito feliz lá na Câmara, a ponto de me sentir muito abençoada 
por Deus por ter conseguido esse cargo com “somente” aquelas horas 
de estudo. Digo “somente” porque, se você pensar que, salvo 
condutas reprováveis, você poderá manter aquele cargo para o resto 
de sua vida, as horas, por mais que tenham sido muitas, parecem até 
poucas! 
Espero, com essas palavras sinceras, ter te motivado a começar essa 
semana com todo gás, cumprindo, à risca, o seu cronograma de 
estudos! 
Antes de começar os exercícios, vou te contar uma história, bem 
pequeninha. Eu tenho um amigo, amigão mesmo, que trabalhou, há 
alguns anos, no MTur. Foi o primeiro concurso em que ele foi 
aprovado! Nós nos conhecemos há muitos anos já e eu sempre gostei 
bastante de viajar. 
 
Quando ele assumiu no Ministério, o email dele institucional era o 
seguinte: fulano@turismo.gov.br. Aí, então, ele, muito brincalhão, me 
mandou um email assim: “Caramba, esse é o email dos seus sonhos, 
hein?! Imagine você com um carol@turismo”, rsrs. 
 
Ele, lá, trabalhou na assessoria do Ministro e fez várias viagens 
bacanas, acompanhando-o. Agora, deixa de conversa fiada e vamos à 
nossa aula. Hoje, estudaremos os métodos de arquivamento dos 
documentos, muitíssimos cobrados em concursos públicos, qualquer 
que seja a banca examinadora. 
 
 
1. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o tipo de sistema a que pertence o método 
de arquivamento alfabético. 
 
(A) Indireto 
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(B) Básico 
 
(C) Ideográfico 
 
(D) Padronizado 
 
(E) Direto 
 
Você já sabe que os arquivos correntes são muito consultados, não é? 
Imagine, agora, uma grande empresa, que precise arquivar vários 
documentos. Para recuperá-los, ela precisará adotar alguém método 
de arquivamento. E é a isso que a questão se refere. 
 
Existem vários métodos de arquivamento, capazes de atender às 
mais variadas entidades e seus respectivos documentos. O método é 
determinado de acordo com a natureza dos documentos e a natureza 
da entidade. 
 
Os métodos podem ser divididos em duas classes, a saber: 
 
BÁSICOS 
ALFABÉTICO 
GEOGRÁFICO 
NUMÉRICOS 
SIMPLES 
CRONOLÓGICO 
DÍGITO-TERMINAL 
IDEOGRÁFICOS 
ALFABÉTICOS 
ENCICLOPÉDICO 
DICIONÁRIO 
NUMÉRICOS 
DUPLEX 
DECIMAL 
UNITERMO 
 
PADRONIZADOS 
VARIADEX 
AUTOMÁTICO 
SOUNDEX 
MNEMÔNICO 
RÔNEO 
 
 
Todos esses métodos pertencem a dois sistemas, o direto ou indireto. 
Sistema direto é aquele que não necessita de índices ou de códigos 
para a recuperação da informação. Se os documentos estão 
ordenados por ordem alfabética, para encontrar, por exemplo, o 
documento do João, não será preciso um índice. Basta valer-se, nas 
pastas, da simples ordem alfabética. 
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Indireto, por sua vez, é o sistema que necessita que um índice ou 
código seja consultado para se localizar o documento. 
 
A exceção é o sistema semi-indireto, característico do método 
alfanumérico, aquele que utiliza letras e números combinados – 
guarde isto! 
 
A questão fala sobre o método alfabético, o primeiro do nosso 
esquema. É o método mais simples, desde que o elemento principal a 
ser considerado seja mesmo o nome. É um método direto, já que não 
necessita de índice ou código algum para a sua localização. Portanto, 
a resposta é letra “e”. 
 
Perceba que, na letra “b”, ele fala que o método alfabético é um 
método básico. De fato, é (veja na tabela acima). Mas “básico” é a 
classe a que o método pertence e não o sistema (este, classificado 
em “direto” e “indireto”). Percebeu a sutileza? 
 
Vamos aproveitar a questão para aprender tudo sobre o método 
alfabético? 
 
O número de pastas individuais depende do porte da entidade. Pode 
ser que, em uma entidade pequena, as letras A, B, e C sejam 
armazenadas em uma só pasta e, em uma entidade grande, a letra A 
tenha de ser dividida em várias pastas (de Aa – Ae, uma pasta; de Ae 
– Aj, outra pasta e assim por diante). 
 
Há, entretanto, um tipo especial de pasta que merece ser estudado: 
as pastas miscelânia. São documentos diversos (com até cinco 
unidades em cada uma das pastas) que, separados, não justificam a 
criação de uma pasta própria. Eles ficam aí, na pasta miscelânia, até 
que seja necessária a criação de uma pasta própria, devido ao 
aumento do número de documentos correspondente. 
 
A ordenação interna das pastas miscelânea deve obedecer à ordem 
alfabética, em primeiro lugar e, se necessário, à ordem cronológica. 
Além disso, podem ser arquivadas antes ou depois das pastas 
individuais. 
 
Vantagens do método alfabético: é direto, rápido, fácil e barato. 
 
Desvantagens do método: a literatura afirma que os erros no método 
alfabético são mais comuns, devido ao cansaço visual e à variedade 
gráfica nos nomes. Esses erros ficam mais frequentes quando o 
volume de documentos é considerável. 
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GABARITO: E 
 
2. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Acerca do método 
geográfico de arquivamento, assinale a alternativa 
correta. 
 
(A) O principal elemento a ser considerado é o nome. 
 
(B) É um método do sistema direto. 
 
(C) Quando se organiza o arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas por último. 
 
(D) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, 
deve haver um destaque especial para as capitais. 
 
(E) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não 
há a necessidade de dispô-los em ordem alfabética. 
 
O próximo método no nosso esquema é o geográfico. É método 
direto. É utilizado quando, em um documento, o local de procedência 
ou origem é dado relevante. 
 
Sobre o método geográfico, é interessante que você saiba, também, 
as vantagens e desvantagens do método: 
 
- Vantagens: é direto e de fácil manuseio. 
 
- Desvantagens: exige duas classificações, o local e o nome do 
correspondente. 
 
Já sabemos a resposta da questão, mas vamos analisar as outras 
alternativas. 
 
Letra “a”: Qual o método que considera, como principal elemento, o 
nome? O alfabético, como vimos acima - e não o geográfico. 
 
Para analisar as letras “c”, “d”, “e”, nós precisamos saber o seguinte: 
 
Há, basicamente, duas opções no arquivamento o método geográfico: 
 
a) Nome do estado, cidade e correspondente 
 
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Nesse caso, em que os documentos estão organizados por estado, a 
capital deve vir primeiro, independentemente de ordem alfabética. As 
outras cidades, porém, devem vir em ordem alfabética. Exemplo: 
 
 
 
Estado Cidade Correspondente 
Distrito Federal Brasília (capital) Pires, Juliana 
Distrito Federal Ceilândia Lopes, Priscila 
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Humig, Luiz Felipe 
Rio de Janeiro Búzios Bita, Maria de Lourdes
b) Nome da cidade, estado e correspondente 
 
Neste caso, como a cidade é o principal elemento (e não o estado), 
não há destaque para as capitais. Utiliza-se, somente, a ordem 
alfabética. 
 
Veja o exemplo: 
 
Cidade Estado Correspondente 
Brasília (capital) Distrito Federal Pires, Juliana 
Búzios Rio de Janeiro Bita, Maria de Lourdes
Ceilândia Distrito Federal Lopes, Priscila 
Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Humig, Luiz Felipe 
 
 
Quando for correspondência com outros países, alfabeta-se, primeiro, 
o país, seguido necessariamente da capital e do correspondente. 
 
Agora já podemos, então, justificar o erro das alternativas restantes. 
 
Letra “c”: quando se organiza os arquivos por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas primeiro. 
 
Letra “d”: quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, não 
há destaque para as capitais. 
 
Letra “e”: quando se organiza o arquivo pelo nome do país, há a 
necessidade de dispô-los em ordem alfabética. 
 
Ficou claro? 
 
GABARITO: B 
 
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3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A atribuição de um 
número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por 
exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, 
sem preocupação alguma com a ordem alfabética é 
característica do método 
 
(A) numérico cronológico. 
 
(B) numérico alfabético. 
 
(C) numérico simples. 
 
(D) dígito-terminal. 
 
(E) variadex-cronológico. 
 
Reveja a figura abaixo: 
 
BÁSICOS 
ALFABÉTICO 
GEOGRÁFICO 
NUMÉRICOS 
SIMPLES 
CRONOLÓGICO 
DÍGITO-TERMINAL 
IDEOGRÁFICOS 
ALFABÉTICOS 
ENCICLOPÉDICO 
DICIONÁRIO 
NUMÉRICOS 
DUPLEX 
DECIMAL 
UNITERMO 
 
PADRONIZADOS 
VARIADEX 
AUTOMÁTICO 
SOUNDEX 
MNEMÔNICO 
RÔNEO 
 
 
Releia o exercício e tente imaginar qual método seria aquele descrito 
pelo examinador. Quando ele diz “a atribuição de um número”, nos 
deixa a dica de que está falando de algum dos métodos numéricos, 
certo? 
 
Vamos, agora, descobrir a qual deles o examinador se refere. 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES: 
 
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Um número é atribuído às pessoas físicas ou jurídicas e um índice 
alfabético, remissivo, é utilizado. Além disso, é necessário manter um 
registro dos números utilizados até o momento, para evitar que 
sejam abertas duas pastas com o mesmo número. 
 
Duas observações importantes sobre esse método para concursos 
públicos: 
 
– nele, pode-se reutilizar o número de uma pasta que venha a vagar; 
 
– tem ampla utilização nos arquivos especiais e especializados. 
 
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO: 
 
Aqui, a data também precisa ser observada, além da simples ordem 
numérica. É a modalidade adotada em quase todas as repartições 
públicas. 
 
Nesse método, quando um registro é anulado, o número só é 
aproveitado se for distribuído na mesma data que o registro anterior. 
 
Vale a observação de que o método numérico cronológico é o único 
que dispensa o uso de pastas miscelânia, já que cada documento 
recebe seu próprio número de registro, perfazendo um único 
processo, em ordem numérica rigorosa. 
 
A desvantagem do método advém do fato de ele ser um método 
indireto, o que significa que a duplicidade de pesquisa é necessária. 
 
As vantagens, por sua vez, derivam da natureza do método: como é 
mais fácil lidar com números do que com letras, as possibilidades de 
erro no arquivamento são menores. 
 
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL 
 
O método dígito-terminal é utilizado quando do arquivamento de uma 
quantidade muito grande de documentos; no INSS, por exemplo. 
 
Os números, de 5 ou 6 dígitos, são arquivados a cada par. Para 
localizar o número 546.726, por exemplo, o procedimento é o 
seguinte: 
 
– separar o número em pares, iniciando pela direita: 54-67-26; 
 
– como se inicia pela direita, o grupo 26 é chamado de primário, o 67 
de secundário e o 54 de terciário; 
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– encontrar a pasta 26; em seguida, verificar as pastas cujo grupo 
secundário é o 67; por fim, localizar a pasta 54. 
 
Se o número a ser localizado tiver menos de 5 dígitos, são colocados 
zeros à esquerda, até que ele complete 6 dígitos. Após este 
procedimento, os passos a serem realizados são os mesmos listados 
acima. 
 
As desvantagens do método são a sua leitura não tradicional (que 
pode tornar-se um problema) e a disposição física dos documentos 
que o método exige. 
 
As vantagens são a redução de erros de arquivamentos (ele foi criado 
com esta intenção) e a rapidez na localização e também no 
arquivamento. 
 
Voltemos à questão. Precisamos definir a qual método numérico ela 
está se referindo. O método faz alguma menção à data de entrada 
dos documentos? Não, não faz. Já podemos descartar, portanto, o 
método numérico cronológico. 
 
O método faz, ainda, alguma menção à metodologia do método 
dígito-terminal? Tampouco. 
 
Resta-nos, portanto, marcar a opção que corresponde ao método 
numérico simples. Relendo o texto da questão, veja que ela está 
totalmente de acordo com este método. 
 
GABARITO: C 
 
4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) De acordo com as regras 
de alfabetação utilizadas no método alfabético, assinale 
a alternativa em que os nomes a seguir estão arquivados 
de maneira correta. 
 
João Antônio Silva 
Alberto Monte Azul 
William d’Almeida 
Roberto Carlos Sousa Júnior 
 
(A) Almeida, William d’ 
Monte Azul, Alberto 
Silva, João Antônio 
Sousa Júnior, Roberto Carlos 
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(B) Alberto Monte Azul 
João Antônio Silva 
Roberto Carlos Sousa Júnior 
William d’Almeida 
 
(C) Almeida, William d’ 
Azul, Alberto Monte 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
(D) D’Almeida, William 
Monte Azul, Alberto 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
(E) Azul, Alberto Monte 
D’Almeida, William 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
Esse assunto é muito cobrado em questões de concursos! Como 
arquivar os nomes? Existem 13 regrinhas para isso e você precisa 
estar afiado nelas para a sua prova. São bem tranqüilas, você vai 
ver. Vamos lá: 
 
1. Em nomes de pessoas físicas, o primeiro critério é o sobrenome e, 
depois, o prenome. Prenome é o nome que os nossos pais nos dão, 
como João, Maria, etc. 
 
Carolina Teixeira 
Gustavo Fernandes 
Fernando Ribeiro 
Tiago Lopes Fernandes 
 
Colocando os nomes acima, em ordem alfabética, tem-se que: 
 
Fernandes, Gustavo 
Fernandes, Tiago Lopes 
Ribeiro, Fernando 
Teixeira,Carolina 
 
Perceba como a ordem dos nomes se alterou, após a alfabetação. 
Note, também, que, em caso de sobrenomes iguais, prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
 
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2. Sobrenomes ligados por hífen ou compostos de um substantivo e 
um adjetivo não se saparam. 
 
Heitor Villa-Lobos 
Humberto de Alencar Castelo Branco 
Ludmilla Monte Verde 
 
Arquivam-se: 
 
Castelo Branco, Humberto de Alencar 
Monte Verde, Ludmilla 
Villa-Lobos, Heitor 
3. Os sobrenomes formados com as palavras “Santa”, “Santo” ou 
“São” também não se separam. 
 
Filipe Santo Cristo 
Marcelo Santa Rita 
Tainá São José 
 
Arquivam-se: 
 
Santa Rita, Marcelo 
Santo Cristo, Filipe 
São José, Tainá 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
 
L. Ferreira 
Lúcia Ferreira 
Lucimar Ferreira 
 
Arquivam-se: 
 
Ferreira, L. 
Ferreira, Lúcia 
Ferreira, Lucimar 
 
5. Os artigos e preposições, como a, o, de, d’, da, do, e um, uma não 
são considerados. 
 
Danielle da Rocha 
Dalva de Oliveira 
Renata Henriques d’Andrade 
 
Arquivam-se: 
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Andrade, Renata Henriques d’ 
Oliveira, Dalva de 
Rocha, Danielle da 
 
6. Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto ou Sobrinho, que 
exprimem grau de parentesco, são considerados parte do último 
sobrenome, mas, ainda assim, são desconsiderados na ordenação 
alfabética. 
 
Aloísio Barbosa Neto 
Caio Cordeiro Filho 
Igor Nazareth Sobrinho 
José Jayme Moraes Junior 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa Neto, Aloísio 
Cordeiro Filho, Caio 
Moraes Junior, José Jayme 
Nazareth Sobrinho, Igor 
 
Entretanto, há uma observação: os graus de parentesco podem ser 
considerados, desde que sirvam de elemento de distinção (leia-se: o 
grau de parentesco é o único nome que difere dos outros). Veja este 
exemplo: 
 
Aloísio Barbosa Neto 
Aloísio Barbosa Sobrinho 
Aloísio Barbosa Filho 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa Filho, Aloísio 
Barbosa Neto, Aloísio 
Barbosa Sobrinho, Aloísio 
 
7. Os títulos tampouco são considerados na alfabetação. São 
colocados após o nome completo, entre parênteses. 
 
Dra. Ana Beatriz Lopes 
General Luciano Rocha 
Ministro João Pedro Goés 
Professora Fernanda Coutinho 
 
Arquivam-se: 
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Coutinho, Fernanda (Professora) 
Goés, João Pedro (Ministro) 
Lopes, Ana Beatriz (Dra.) 
Rocha, Luciano (General) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, 
salvo os espanhóis e orientais, que serão estudados a seguir: 
 
Lucy Humig 
Phoebe Buffay 
Rachel Green 
Ross Geller 
 
Arquivam-se: 
 
Buffay, Phoebe 
Geller, Ross 
Green, Rachel 
Humig, Lucy 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros (como di, du, Mac, O’) 
podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte 
integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
 
Ronald Mac Donald 
Leonardo di Caprio 
Jean Du Pont 
Ryan O’Donnell 
 
Arquivam-se: 
 
Caprio, Leonardo di 
Du Pont, Jean 
Mac Donald, Ronald 
O’Donnell, Ryan 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados de forma diferente: pelo 
penúltimo sobrenome, já que ele corresponde á família do pai. 
 
Andrés Iniesta Luján 
David Villa Sánchez 
Iker Casillas Fernández 
 
Arquivam-se: 
 
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Casillas Fernández, Iker 
Iniesta Luján, Andrés 
Villa Sánchez, David 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são 
registrados como se apresentam. Não é necessário fazer modificações 
nos nomes para colocá-los em ordem de alfabetação. 
 
Li Ushizima 
Mukhtar Mai 
 
Arquivam-se: 
 
Li Ushizima 
Mukhtar Mai 
 
12. Os nomes de pessoas jurídicas (firmas, empresas, instituições e 
órgãos governamentais) devem ser transcritos como se apresentam. 
Entretanto, artigos e preposições não são considerados, para fins de 
ordenação. Desse modo, os artigos do início do nome são colocados, 
entre parênteses, após o nome, para facilitar a ordenação. 
 
Ponto dos Concursos 
Juliana Miranda Ltda. 
XK & Cia. 
The Library of Congress 
A Loja 
 
Arquivam-se: 
 
Juliana Miranda Ltda. 
Library of Congress (The) 
Loja (A) 
Ponto dos Concursos 
XK & Cia. 
 
13. Em títulos de congressos, conferências, reuniões, seminários e 
afins, os números – arábicos, romanos ou mesmo por extenso – são 
desconsiderados na alfabetação e, por isso, devem vir entre 
parênteses, ao final do nome. 
 
II Congresso de Arquivologia 
5º Seminário sobre a paz 
Primeira Conferência do Cespe 
 
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Conferência do Cespe (Primeira) 
Congresso de Arquivologia (II) 
Seminário sobre a paz (5º) 
 
Estas regras, todavia, não engessam a organização. Imagine que a 
organização tenha um funcionário chamado Joaquim Maria Machado 
de Assis, que é conhecido somente pelos sobrenomes: Machado de 
Assis. 
 
Ela pode, excepcionalmente, arquivá-lo como “Machado de Assis, 
Joaquim Maria”, desde que, em “Assis, Joaquim Maria Machado de”, 
haja uma remissiva (leia-se: uma observação deixando claro que os 
documentos do funcionário estão em outro local, especificado) para 
evitar dúvidas e desentendimentos futuros. 
 
Veja outro exemplo de exceção, com o objetivo de melhor servir à 
organização: 
 
João Mendes Leite Junior 
 
Deveria ser arquivado, em regra: Leite Junior, João Mendes. 
 
Pode ser arquivado, excepcionalmente, pelos nomes mais 
conhecidos: Mendes Junior, João Leite – desde que haja a remissiva. 
 
Observação: pode-se adotar, na ordenação, o critério de letra por 
letra ou o de palavra por palavra. 
 
Exemplo de critério letra por letra: 
 
Monte Claro 
Monteiro 
Monte Verde 
 
Esses mesmos dados, se classificados pelo critério palavra por 
palavra, serão assim ordenados: 
 
Monte Claro 
Monte Verde 
Monteiro 
 
Observe que, no critério letra por letra as letras são consideradas na 
alfabetação, independentemente do fato de a próxima letra a ser 
analisada pertencer ou não à palavra anterior. No critério palavra por 
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palavra, por sua vez, a palavra em que a letra se encontra influi na 
alfabetação. 
Em relação a essas regrinhas, não tem jeito, você terá de memorizá-
las. Mas não há motivo para pânico, não. Ao fazer exercícios, você vai 
perceber que acabará “internalizando” as regrinhas de maneira leve e 
natural. 
 
Então, para te ajudar nessa tarefa de memorizar essas benditas 
regrinhas, eu vou colocá-las nos comentários aos exercícios, todas as 
vezes em que elas forem necessáriasà resolução, pode ser? Assim, 
você não precisa ficar voltando às páginas para encontrar a regra 
correta e vai aprendendo-a, nem que seja por “osmose”, rs... 
 
Pois bem, voltando ao item, vamos lá, arquivar cada um dos nomes 
que o examinador nos deu. 
 
O primeiro nome é João Antônio Silva. Esse é simples, enquadra-se 
na primeira regra. 
 
1. Em nomes de pessoas físicas, o primeiro critério é o sobrenome e, 
depois, o prenome. Prenome é o nome que os nossos pais nos dão, 
como João, Maria, etc. 
 
Carolina Teixeira 
Gustavo Fernandes 
Fernando Ribeiro 
Tiago Lopes Fernandes 
 
Colocando os nomes acima, em ordem alfabética, tem-se que: 
 
Fernandes, Gustavo 
Fernandes, Tiago Lopes 
Ribeiro, Fernando 
Teixeira, Carolina 
 
Perceba como a ordem dos nomes se alterou, após a alfabetação. 
Note, também, que, em caso de sobrenomes iguais, prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
 
Arquiva-se: 
 
Silva, João Antônio 
 
O segundo nome é Alberto Monte Azul. Esse nome, por sua vez, 
utiliza a 2ª regra. 
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2. Sobrenomes ligados por hífen ou compostos de um substantivo e 
um adjetivo não se saparam. 
 
Heitor Villa-Lobos 
Humberto de Alencar Castelo Branco 
Ludmilla Monte Verde 
 
Arquivam-se: 
 
Castelo Branco, Humberto de Alencar 
Monte Verde, Ludmilla 
Villa-Lobos, Heitor 
 
Lembre-se que Monte Azul não se separa no arquivamento. Fica, 
portanto: 
 
Monte Azul, Alberto 
 
O terceiro nome é William d’Almeida. Releia a 5ª regra: 
 
5. Os artigos e preposições, como a, o, de, d’, da, do, e um, uma não 
são considerados. 
 
Danielle da Rocha 
Dalva de Oliveira 
Renata Henriques d’Andrade 
 
Arquivam-se: 
 
Andrade, Renata Henriques d’ 
Oliveira, Dalva de 
Rocha, Danielle da 
 
Arquiva-se, assim: 
 
Almeida, William d’ 
 
O quarto e último nome é Roberto Carlos Sousa Júnior. Reveja a 6ª 
regra: 
 
6. Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto ou Sobrinho, que 
exprimem grau de parentesco, são considerados parte do último 
sobrenome, mas, ainda assim, são desconsiderados na ordenação 
alfabética. 
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Aloísio Barbosa Neto 
Caio Cordeiro Filho 
Igor Nazareth Sobrinho 
José Jayme Moraes Junior 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa Neto, Aloísio 
Cordeiro Filho, Caio 
Moraes Junior, José Jayme 
Nazareth Sobrinho, Igor 
 
Entretanto, há uma observação: os graus de parentesco podem ser 
considerados, desde que sirvam de elemento de distinção (leia-se: o 
grau de parentesco é o único nome que difere dos outros). Veja este 
exemplo: 
 
Aloísio Barbosa Neto 
Aloísio Barbosa Sobrinho 
Aloísio Barbosa Filho 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa Filho, Aloísio 
Barbosa Neto, Aloísio 
Barbosa Sobrinho, Aloísio 
 
 O nome será arquivado: 
 
Sousa Júnior, Roberto Carlos 
 
Pronto, agora já sabemos, o gabarito é a letra “a”. Entendido? 
 
GABARITO: A 
 
5. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o método de arquivamento em que a 
documentação é dividida em classes, conforme os 
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta 
para a minúcia. 
 
(A) Método dígito-terminal 
 
(B) Método decimal 
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(C) Método variadex 
 
(D) Método alfanumérico 
 
(E) Método numérico duplex 
 
Imagino que você deva estar cansado já de tantos métodos de 
arquivamento, mas você vai perceber que, com o tempo, você vai 
ficar “craque” neles. Não é difícil não! É muita matéria, eu sei, mas 
na segunda ou terceira vez que você ler sobre eles, vai ficar mais 
seguro! Agora, nesta questão, nós vamos estudar novos métodos: 
 
Métodos ideográficos são aqueles que consideram o assunto na 
ordenação. Quase todas as organizações possuem certos documentos 
que devem ser arquivados por assunto. 
 
Antes de falarmos mais sobre os métodos ideográficos, volte ao texto 
da questão. Note que o examinador fala que a documentação é 
dividida “conforme os assuntos”. Opa, aí já está a primeira dica. Se a 
documentação é dividida por assuntos, o método é o ideográfico! 
Você não pode esquecer essa relação: métodos ideográficos 
consideram o assunto na ordenação! 
 
Os métodos de arquivamento não são de fácil aplicação, pois 
dependem da interpretação do conteúdo dos documentos. Ainda 
assim, é o mais aconselhável em grandes volumes de documentos de 
assuntos diversos. 
 
Não faça confusão entre a classificação dos métodos por assunto com 
a classificação por espécies documentais, como atas, contratos, 
telegramas, que é, também, muito comum. 
 
Se um candidato a algum concurso público desejar arquivar os seus 
documentos referentes aos estudos das mais diferentes matérias, 
poderá fazê-lo valendo-se do método ideográfico: 
 
Administração de Recursos Materiais 
 
Compras 
 
Estoque 
 
Supply Chain Management 
 
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Arquivologia 
 
Arquivos 
 
Métodos de arquivamento 
 
Microfilmagem 
 
Direito Administrativo 
 
Atos 
 
Contratos 
 
Lei nº 8.112 
 
Os métodos por assunto podem ser alfabéticos ou numéricos. 
 
a) Métodos alfabéticos 
 
Quando o volume de documentos é pequeno, deve-se adotar um dos 
métodos alfabéticos, a saber: 
 
Ordem dicionária: como em um dicionário, os assuntos são dispostos 
exclusivamente pela ordem alfabética, independentemente do 
assunto a que pertencem. No exemplo dado acima, dos arquivos de 
um concursando, as matérias ficariam assim arquivadas, em ordem 
dicionária: 
 
Arquivos 
 
Atos 
 
Compras 
 
Contratos 
 
Estoque 
 
Lei nº 8.112 
 
Métodos de arquivamento 
 
Microfilmagem 
 
Supply Chain Management 
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Ordem enciclopédica: como em uma enciclopédia, os documentos são 
ordenados, primeiramente, por assunto e, dentro de cada assunto, 
são ordenadas por ordem alfabética: 
 
Administração de Recursos Materiais 
 
Compras 
 
Estoque 
 
Supply Chain Management 
 
Arquivologia 
 
Arquivos 
 
Métodos de arquivamento 
 
Microfilmagem 
 
Direito Administrativo 
 
Atos 
 
Contratos 
 
Lei nº 8.112 
 
b) Métodos Numéricos 
 
Os métodos numéricos ideográficos mais conhecidos são o duplex, o 
decimal e o unitermo. 
 
Método Duplex: os documentos são divididos em classes, ilimitadas. 
Pode-se criar quantas classes quiser e isto exige certo cuidado, para 
não serem abertas classes desnecessárias. 
 
Ainda que uma classe não seja prevista inicialmente, ela pode ser 
criada assim que a necessidade surgir. Por exemplo, um concurseiro, 
ao arquivar seus documentos, não previu uma determinada classe. 
 
Com o decorrer dos estudos, descobriu que seria necessária a criação 
de outras classes para, abordar, por exemplo, o tema “métodos de 
arquivamento básicos”, separadamente. Para resolver aesta situação 
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e criar tópicos novos, não há o menor problema, já que as classes 
são ilimitadas. 
 
Se, antes, o arquivo dele estava assim: 
 
1 – Administração de Recursos Materiais 
 
1.1 Compras 
 
1.2 Estoque 
 
1.3 Supply Chain Management 
 
2 – Arquivologia 
 
2.1 Arquivos 
 
2.2 Métodos de arquivamento 
 
2.3 Microfilmagem 
 
3 – Direito Administrativo 
 
3.1 Atos 
 
3.2 Contratos 
 
3.3 Lei nº 8.112 
 
Agora, após a inclusão dos métodos básicos de arquivamento, ficará 
assim: 
 
1 – Administração de Recursos Materiais 
 
1.1 Compras 
 
1.2 Estoque 
 
1.3 Supply Chain Management 
 
2 – Arquivologia 
 
2.1 Arquivos 
 
2.2 Métodos de arquivamento 
 
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2.2.1 Básicos 
 
2.2.1.1 Alfabético 
 
2.2.1.2 Geográfico 
 
2.2.1.3 Numéricos 
 
2.2.1.4 Ideográficos 
 
2.3 Microfilmagem 
 
3 – Direito Administrativo 
 
3.1 Atos 
 
3.2 Contratos 
 
3.3 Lei nº 8.112 
 
A vantagem do método é clara: a abertura ilimitada de classes – por 
isso, é preferido em relação ao método decimal, a ser estudado a 
seguir. 
 
A desvantagem é a contrapartida da vantagem: ora, se podem ser 
abertas quantas classes forem necessárias, elas precisam ser 
cuidadosamente definidas, para não haver documentos que tratam do 
mesmo tema sendo arquivados em mais de um lugar. 
 
Método Decimal: criado com base no Sistema Decimal de Melvil 
Dewey, divide o conhecimento humano em nove classes principais e 
uma décima é reservada para os assuntos mais genéricos, que não se 
enquadram nas nove classes anteriores. 
 
A parte inteira do número é composta de três algarismos e a parte 
decimal depende do número de classes que dele deriva. Logo, pode 
não haver parte decimal ou ela pode ter dois, três, quatro ou mais 
algarismos. 
 
É necessário que a pessoa responsável pelo arquivo faça um estudo 
cuidadoso das classes, já que elas são limitadas em apenas dez. Mas, 
por outro lado, as subclasses podem ser expandidas ilimitadamente, 
desde que, é claro, cada uma delas tenha somente dez divisões. 
As vantagens do método são, além da possibilidade de expansão 
ilimitada das subdivisões dos assuntos, o fato de as nomenclaturas 
em que são agrupados os documentos serem de fácil memorização. 
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As desvantagens são a dificuldade de previsão antecipada de todas as 
classes, além da própria limitação da classe em si. 
 
Unitermo: também chamado de indexação coordenada. Sua utilização 
não é recomendada em arquivos convencionais, mas vem sendo 
aplicada, com sucesso, em arquivos especiais e especializados. 
 
Neste método, um número é atribuído a cada documento que dá 
entrada no arquivo. Após a numeração, uma análise do documento é 
feita, para identificar quais termos e palavras-chave podem ser dele 
extraídos. 
 
Cada palavra-chave recebe uma ficha com 10 colunas, numeradas de 
0 a 9. Nessa ficha, são anotados os números dos documentos que, 
em seu teor, possuem a palavra-chave. O número do documento é 
escrito na coluna de seu último algarismo. Por exemplo, o documento 
nº 326 deverá estar na coluna 6 e o documento nº 289 deverá estar 
na coluna 9. 
 
Veja a ficha abaixo, supondo que ela trate de “reuniões”: 
 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
0230 4281 0682 4963 8924 4955 7896 2317 3948 4329 
 6511 7634 3967 
 1847 
 
Portanto, todos os documentos inscritos nesta ficha, acima, tratam do 
tema “reuniões”. 
 
Ufa, acabamos os métodos ideográficos! Agora, vem a parte mais 
importante: saber identificar o método correto na questão e ganhar o 
pontinho na hora da prova! 
 
Como vimos, a questão fala, necessariamente, de um método 
ideográfico. Os itens “a”, “c” e “d” estão descartados, portanto. 
Restaram-nos as letras “b” e “e”, que são o método numérico decimal 
e o método numérico duplex, respectivamente. 
 
O livro que as bancas costumam utilizar como bibliografia é o 
Marilena Paes Leite (citado na bibliografia) que inicia o parágrafo a 
respeito do método duplex exatamente com essa definição: 
 
“Nesse método, a documentação é dividida em classes, conforme os 
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a 
minúcia”. 
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A diferença para o método decimal é que, aqui, remove-se a 
dificuldade apresentada por ele relativamente à previsão antecipada 
de todas as atividades, pois o plano inicial não precisa ir além das 
necessidades imediatas, sendo abertas novas classes à medida que 
outras necessidades forem surgindo. 
 
Percebeu esta outra sutileza? No método duplex, as classes são 
criadas de acordo com a necessidade (e é isto que a questão está 
afirmando) e não abertas previamente, como no método decimal. 
 
Em concursos públicos, é preciso ficar atento a cada detalhe que o 
examinador te dá para se chegar à resposta correta. 
 
GABARITO: E 
 
6. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A respeito do método 
variadex, assinale a alternativa correta. 
 
(A) É um tipo de método cronológico. 
 
(B) Utiliza as cores como elementos auxiliares para 
facilitar o arquivamento e a localização dos 
documentos. 
 
(C) É baseado no sistema decimal. 
 
(D) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura 
ilimitada de classes. 
 
(E) Dispõe os documentos na ordem dicionária. 
 
Dentre os métodos padronizados, tem-se o variadex, o automático, o 
soundex, o rôneo e o mnemônico. 
 
Para concursos públicos, é suficiente saber o variadex. Os outros, 
além de não serem abordados em provas de concurso público, são ou 
obsoletos ou não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. 
 
Método Variadex: a principal inovação é a utilização de cores, 
conforme a tabela abaixo: 
 
Letras Cores 
A, B, C, D e abreviações Ouro 
E, F, G, H e abreviações Rosa 
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I, J, K, L, M, N e abreviações Verde 
O, P, Q e abreviações Azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha 
 
Essas letras, na primeira coluna, correspondem à segunda letra do 
nome e não à primeira. Um nome como “Maria Figueiras” está nas 
pastas de cor verde, pois é assim ordenado: “Figueiras, Maria” e a 
segunda letra, é, portanto, a letra “i”, de cor verde. 
 
A grande vantagem do método é que, como várias letras são 
agrupadas juntas (na mesma cor), a chance de erros diminui 
consideravelmente. 
 
Pois bem, voltemos, portanto, à questão: 
 
Letra “a”: O método variadex não é um tipo de método cronológico, 
você já sabe disso! Método variadex sequer é método básico; é 
método padronizado! 
 
Letra “b”: Perfeito! Pois não foi justamente isso que vimos acima? O 
método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para 
facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. 
 
Imagine que sua memória seja um disco-rígido e que, nela,com 
tantas matérias para este concurso, você só possa gravar uma única 
palavrinha para levar para o dia da prova, em relação ao método 
variadex. Essa palavrinha seria, definitivamente, “cores”. Sempre que 
se falar neste método, lembre-se da utilização de cores. 
 
Letra “c”: O examinador viajou nesta alternativa. O método variadex 
não é baseado no método decimal, não! 
 
Letra “d”: O método que agrupa os assuntos, permitindo uma 
abertura ilimitada de classes é o duplex. 
 
Letra “e”: Ora, o método que dispõe os documentos na ordem 
dicionário, é o método ideográfico alfabético, ordem dicionária! 
 
GABARITO: B 
 
7. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) O código Ba-Bl = 5 é um 
exemplo de aplicação do método de arquivamento: 
 
(A) alfanumérico. 
 
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(B) alfabético simples. 
 
(C) variadex. 
 
(D) decimal. 
 
(E) cronológico. 
 
Pronto, esta questão exige o último método a ser estudado! 
 
Olhando rapidamente para ela, já podemos descartar as letras “c”, 
“d” e “e”, porque já sabemos o que são esses métodos e o código 
apresentado na questão não nos remete a nenhum deles, não é 
mesmo? 
 
Vamos descobrir, então, o que é o método alfanumérico. Como nós já 
estudamos nessa aula, ele não é considerado nem básico nem 
padronizado (tanto é que não está naquele esqueminha dos métodos, 
que já vimos várias vezes). 
 
Você se lembra das desvantagens do método alfabético? Veja só: a 
literatura afirma que os erros no método alfabético são mais comuns, 
devido ao cansaço visual e à variedade gráfica nos nomes. Esses 
erros ficam mais frequentes quando o volume de documentos é 
considerável. 
 
Essas dificuldades podem ser contornadas valendo-se de cores (como 
vimos, acima, no método variadex) ou por meio de números, como 
acontece no método alfanumérico! 
 
“Mas, Carol, como é que funciona esse método?” É o seguinte: um 
profissional fica responsável pela elaboração de uma tabela 
constituída de divisões do alfabeto, numeradas em ordem crescente. 
 
Exemplo: 
 
Aa-Al= 1 
 
Am-As = 2 
 
At-Az = 3 
 
Ba-Bl = 4 
 
Bm – Bz = 5 
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E assim por diante... 
 
Para a gente ver, na prática, como os nomes seriam arquivados neste 
método, veja abaixo: 
 
Fernando Alonso 
 
Maria Amaral 
 
Priscilla Brito 
 
Arquivam-se assim: 
 
Alonso, Fernando (Aa-Al= 1) 
 
Amaral, Maria (Am-As = 2) 
 
Brito, Priscilla (Bm – Bz = 5) 
 
Então, Fernando Alonso estará arquivado na pasta de número 1; 
Maria Amaral, na pasta de nº 2; Priscilla Brito, na pasta nº 5. 
 
Agora, ficou fácil responder a questão, não ficou? A resposta é letra 
“a”, método alfanumérico. A letra “b” refere-se a um método que 
sequer existe! 
 
GABARITO: A 
 
8. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Acerca do método 
numérico cronológico, assinale a alternativa correta. 
 
(A) Pertence ao sistema direto. 
 
(B) Numera-se a pasta e não o documento. 
 
(C) Quando se anula um registro, sempre se aproveita o 
número. 
 
(D) Além da ordem numérica, respeita-se a data do 
documento. 
 
(E) A sua desvantagem é o pequeno grau de sigilo. 
 
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Essa questão é sobre o método numérico cronológico, que já 
estudamos nessa aula. 
 
Vamos lá: 
 
Letra “a”: O método numérico cronológico é indireto. Se você ainda 
estiver com dúvidas, volte na questão que aprendemos sobre ele. 
 
Letra “b”: Informação importante foi a que vimos acima: o método 
numérico cronológico é o único que dispensa o uso de pastas 
miscelânia, já que cada documento recebe seu próprio número de 
registro, perfazendo um único processo, em ordem numérica 
rigorosa. 
 
Ora, se cada documento recebe seu próprio número de registro, 
então se numeram os documentos. 
 
Letra “c”: Como vimos, quando um registro é anulado, existe a 
possibilidade de ele ser reaproveitado, mas somente se for distribuído 
na mesma data que o registro anterior. 
 
Essa situação, ainda que excepcional, invalida o item. 
 
Letra “d”: Corretíssima! Além da ordem numérica, respeita-se a data 
do documento. Não é à toa que ele é chamado de método numérico 
cronológico. 
 
Letra “e”: Como pode ser pequeno o grau de sigilo se são utilizados 
números? Lembre-se que é a modalidade adotada em quase todas as 
repartições públicas. 
 
GABARITO: D 
 
 
Encerramos, aqui, nossa segunda aula! Na próxima aula, veremos as 
matérias que ainda faltam (todas elas, fique tranqüilo!) e, também, 
procedimentos administrativos. 
 
Estou fazendo um esforço grande para coletar questões da 
FUNIVERSA e tentar manter nosso curso somente com questões 
dessa banca! 
Você deve ter percebido que não fizemos muitos exercícios, em 
quantidade, nesta aula. Mas, por outro lado, os exercícios estão 
exaustivamente comentados, indo além daquilo que a questão exigia, 
para te dar condições de chegar bem preparado à prova do 
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Ministério! Fique tranqüilo que, nesta aula de hoje, estudamos bem 
todos os métodos de arquivamento. Se este é o seu primeiro contato 
com a matéria, sugiro que você estude mais de uma vez nossa aula, 
para diferençar bem os métodos, um do outro. Certo? 
 
Estou à disposição no fórum de dúvidas, para qualquer 
eventualidade. 
 
Abaixo, como de costume, as questões comentadas nesta aula, caso 
você queira refazê-las e conferir seu desempenho. 
 
Um abraço e força na peruca, 
Carol 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
 
1. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o tipo de sistema a que pertence o método 
de arquivamento alfabético. 
 
A) Indireto 
 
B) Básico 
 
C) Ideográfico 
 
D) Padronizado 
 
E) Direto 
 
2. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Acerca do método 
geográfico de arquivamento, assinale a alternativa 
correta. 
 
A) O principal elemento a ser considerado é o nome. 
 
B) É um método do sistema direto. 
 
C) Quando se organiza o arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas por último. 
 
D) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, 
deve haver um destaque especial para as capitais. 
 
E) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não há 
a necessidade de dispô-los em ordem alfabética. 
 
3. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A atribuição de um 
número a cada cliente (pessoa física ou jurídica), por 
exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, 
sem preocupação alguma com a ordem alfabética é 
característica do método 
 
A) numérico cronológico. 
 
B) numérico alfabético. 
 
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www.pontodosconcursos.com.brC) numérico simples. 
 
D) dígito-terminal. 
 
E) variadex-cronológico. 
 
4. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) De acordo com as regras 
de alfabetação utilizadas no método alfabético, assinale 
a alternativa em que os nomes a seguir estão arquivados 
de maneira correta. 
 
João Antônio Silva 
Alberto Monte Azul 
William d’Almeida 
Roberto Carlos Sousa Júnior 
 
(A) Almeida, William d’ 
Monte Azul, Alberto 
Silva, João Antônio 
Sousa Júnior, Roberto Carlos 
 
(B) Alberto Monte Azul 
João Antônio Silva 
Roberto Carlos Sousa Júnior 
William d’Almeida 
 
(C) Almeida, William d’ 
Azul, Alberto Monte 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
(D) D’Almeida, William 
Monte Azul, Alberto 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
(E) Azul, Alberto Monte 
D’Almeida, William 
Júnior, Roberto Carlos Sousa 
Silva, João Antônio 
 
5. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Assinale a alternativa 
que apresenta o método de arquivamento em que a 
documentação é dividida em classes, conforme os 
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assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta 
para a minúcia. 
 
A) Método dígito-terminal 
 
B) Método decimal 
 
C) Método variadex 
 
D) Método alfanumérico 
 
E) Método numérico duplex 
 
6. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) A respeito do método 
variadex, assinale a alternativa correta. 
 
A) É um tipo de método cronológico. 
 
B) Utiliza as cores como elementos auxiliares para 
facilitar o arquivamento e a localização dos 
documentos. 
 
C) É baseado no sistema decimal. 
 
D) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura 
ilimitada de classes. 
 
E) Dispõe os documentos na ordem dicionária. 
 
7. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) O código Ba-Bl = 5 é um 
exemplo de aplicação do método de arquivamento: 
 
A) alfanumérico. 
 
B) alfabético simples. 
 
C) variadex. 
 
D) decimal. 
 
E) cronológico. 
 
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8. (MPE/GO – 2010 – FUNIVERSA) Acerca do método 
numérico cronológico, assinale a alternativa correta. 
 
A) Pertence ao sistema direto. 
 
B) Numera-se a pasta e não o documento. 
 
C) Quando se anula um registro, sempre se aproveita 
o número. 
 
D) Além da ordem numérica, respeita-se a data do 
documento. 
 
E) A sua desvantagem é o pequeno grau de sigilo. 
   
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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
 
1 E 
2 B 
3 C 
4 A 
5 E 
6 B 
7 A 
8 D