ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

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ORGANIZAÇÃO, 
Aplicação de conceitos na PRPPG- UNIFEI
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AGENDA
1- Contextualização da área e funções
2- Sistemas de informação
3- Descrição de cargos
4- Técnica de departamentalização
5- Layout da Unidade
6- Fluxograma de processos
7- Manual de processos
8- Organograma
9- Benchmarking
10- Avaliação crítica
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Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
MISSÃO: “A PRPPG existe para estimular e assessorar as Pesquisas e os Programas de Pós-Graduação pautados no trabalho compartilhado com foco na formação de nossos alunos.”
Pró-Reitor: Prof. Carlos Eduardo Sanches da Silva
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Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
Art. 5º. As Pró-Reitorias têm por finalidade a descentralização administrativa, a supervisão e a integração das diferentes áreas e atividades da UNIFEI, constituindo-se como instâncias estratégicas de apoio à Administração Central para garantir a consecução dos objetivos institucionais e a implantação das políticas definidas pelos Conselhos Superiores e pela própria Reitoria. (Regimento Interno da Administração Central)
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Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
Art. 8º. - As Pró-Reitorias terão Pró-Reitores nomeados pelo Reitor.
§ 1º. As Pró-Reitorias terão Pró-Reitores Adjuntos, designados pelos respectivos Pró-Reitores.
§ 2º. Os Pró-Reitores serão substituídos, em seus afastamentos e impedimentos legais, pelos Pró-Reitores Adjuntos e, em caráter transitório, por um dos Diretores de áreas, indicados pelos respectivos Pró-Reitores. (Regimento Interno da Administração Central)
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Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
Art. 9º. As Pró-Reitorias terão a seguinte estrutura administrativa:
Pró-Reitor;
Secretaria Administrativa;
Diretorias;
Coordenações. 
(Regimento Interno da Administração Central)
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Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
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Art. 1⁰. O presente regimento interno regulamenta a organização e funcionamento da Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (PRPPG) da UNIFEI-MG
Art. 2 ⁰. A PRPPG é um orgão de Assessoramento à reitoria, que tem como missão estimular e assessorar as pesquisas e os programas de pós-graduação tendo como foco a formação de nossos alunos. (Regimento Interno da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação)
Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
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Art. 3⁰. A PRPPG será constituída por:
Câmara de Pesquisa e Pós-Graduação;
Pró-Reitor, designado pelo Reitor;
Secretaria Administrativa;
Diretor de Pós-Graduação;
Diretor de Pesquisa e Inovação;
Coordenador de Pesquisa;
Coordenador do Núcleo de Inovação Tecnológica;
Coordenador Orçamentário e de Bolsas;
Coordenadores dos Programas de Pós-Graduação;
(Regimento Interno da Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação)
Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
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Estratégia de atuação na gestão e Instrumentos de levantamento de informações
Método utilizado no setor de Pós-graduação da UNIFEI (PRPPG), foi a entrevista, visto que foi a melhor forma de garantir veracidade nas respostas, e maior grau de participação e discussão entre os envolvidos.
Qual o objetivo da atividade? Segundo o Professor Carlos Eduardo Sanches da Silva, Pró-reitor da unidade, o objetivo da atividade é formar alunos com foco em solucionar problemas, ou seja, o projeto nasce para solucionar problemas ao redor das áreas que abrange a Universidade, a partir do interesse da comunidade acadêmica, são formados os grupos de pesquisa que norteiam a Pós-Graduação. 
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Estratégia de atuação na gestão e Instrumentos de levantamento de informações
b) Quais são os clientes (internos e externos)?
O Pró-reitor não classifica como clientes (internos e externos) e sim como stakeholders (grupos de interesse), e determina os processos internos: Reitoria, CONSUNI, CEPEad, DSI, PRG, DCF, PRAD, Procuradoria, DOB, Ouvidoria, Prefeitura, Unidades Acadêmicas; e os processos externos: RMPI, CAPES, CNPq, FAPEMIG e Fundações.
OBS: a maioria dos alunos da pós-graduação tem algum vínculo com a Unifei.
Forma de ingresso: Processo Seletivo.
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Sistemas de Informação
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Não diferente de outras organizações, o departamento de Pós-Graduação da Unifei necessita de uma formalização de informações para auxiliar na gestão. Foi formulada uma Matriz, Sistemas de informações (a). 
Na coluna vertical, à esquerda, é apresentada as atividades e na horizontal na parte de cima da matriz, os respectivos cargos que essas atividades são destinadas. A simbologia adotada tende a auxiliar na tomada de decisão, representando a descrição no quadro “Codificação”.
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Técnica de Departamentalização
Estrutura Funcional continuada da Gestão anterior devido a especialização de alguns servidores.
Facilita o trabalho devido ao perfil dos funcionários.
A gestão atual distribuiu as tarefas utilizando matriz de versatilidade
Apesar da redução do número de funcionários através do tempo, atualmente todos sao capacitados para realizar qualquer serviço do Setor.
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Descrição de Cargos
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Descrição de Cargos
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CONFORME REQUISITOS DE ADMISSÃO
Descrição de Cargos
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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
DESCRIÇÃO DOS CARGOS
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
DESCRIÇÃO DOS CARGOS
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES CONFORME REGIMENTO PRPPG
 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
Criada pela Lei nº 10.435, de 24 de abril de 2002
ATRIBUIÇÕES 
Layout da Unidade
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 ➣ O pró-reitor realizou mudanças no layout do prédio como unificar o escritório da pró-reitoria e do diretor de pesquisas.
➣ Assim melhorando a comunicação e a circulação de informações entre eles.
➣ Pontos negativos desse novo layout é a falta de privacidade em reuniões particulares.
 ➣ O pró-reitor tem a intenção de colocar um novo layout para a diretoria da universidade como um todo ficar mais próxima da parte operacional.
 
Layout da Sala de Aula
➣ As salas de aula tem seu modelo tradicional, cujo o professor está a frente dos alunos enfileirados.
➣ Características: leitura e explicação do professor com pouco tempo de realização de exercícios.
➣ Um modelo que pode ser utilizado é o de Sala de Aula Invertida.
➣ Características: os alunos estudam antes de irem para aula, assim, possibilitando o tempo de aprofundamento na matéria pelo professor. 
➣ O layout da Sala de Aula Invertida fica a critério do professor, podendo tirar os alunos de suas posicões enfileiradas.
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Fluxograma de Processos
Os processos escolhidos são baseados:
1 - Processo para os alunos manterem a bolsa de Mestrado ou doutorado, no curso de Engenharia de Produção. Fluxograma vertical
2 - Processo para Divulgação da Pós-graduação. Fluxograma vertical
3- Processo seletivo para Pós-graduação de Administração, foi escolhido um dos processos seletivos devido a variedade entre eles. Fluxograma vertical 
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Bolsa de PG
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Divulgação
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Processo seletivo
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Manual de Processos
A PRPPG- UNIFEI possui um manual dos processos, pelas quais todos os servidores membros têm acesso aos processos desenvolvidos pela autarquia.
O Manual é de acesso público, localizado no site https://unifei.edu.br/pessoal/procedimentos/
O próprio Professor Sanches afirmou que a grande maioria dos servidores da Pró Reitoria desconhecem
a existência do Manual de Processos
Sugestão: Conforme conversa e aconselhamento do Pró Reitor da unidade, as novas secretarias deveriam ter acesso ao manual físico ou on-line para maior preparo para a execução da função
 
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Organograma
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Benchmarking
Benchmarking Funcional: Implementação do sistema on-line Sucupira, que permite fácil acesso aos dados anuais de todos alunos PPG após benchmarking com outras Universidades
Benchmarking Interno: A PRPPG da UNIFEI em Itajubá serviu de benchmarking para o campus de Itabira quanto a:
Regularização de docentes que realizavam capacitação de maneira ilegal;
Criação de cursos de pós-graduação, fornecendo inclusive capital intelectual para auxiliar no processo
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Avaliação Crítica
Pontos Positivos
Disponibilização de entrevista á equipe pelo Pró-Reitor.
Explicação clara e com referências pelo Pró-reitor.
Gestão descentralizada com foco na eficiência.
Gestão inovadora e operacional.
Divisão de tarefas sem acúmulo para alguns funcionários 
O pró-reitor trabalha com a parte operacional 
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Avaliação Crítica
Pontos Negativos
Dificuldade em agendar horário para entrevista com o Pró-Reitor.
Falta de manuais ou procedimentos operacionais no setor .
Excesso de funções/operações para o setor.
Dificuldade na contratação de Perfis adequados para o Setor.
Trabalho extra ao pró-reitor devido a não departamentalização
O pró-reitor trabalha com a parte operacional 
Falta de divulgação e informações necessárias sobre a Pós-Graduação 
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Bibliografia 
https://www.unifei.edu.br/files/bolsas_comissao_040_criterio.pdf
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