BELLOTO, Heloísa L. Arquivos Permanentes Cap. 7 13 (pp.173 227)

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CAPITULO 11
o sentido da descri~ao documental
No i1mbito dos ;stll~~SIigados a teoria e a pdtica do arranjo e
da descri.;ao de arquivos permanentes, assume Ingar de proemin~ncia
o estabelecimento de urn elo suficiente e necessario entre a indagalj-ao
do pesquisador e sua solUljao. tamada passive] pelDS eharnaclos ins-
trumentos de pesquisa. Sua e1aboraljao criteriosa, cuidada e precisa,
rigof{)sa mesmo, e taTefa primordial do arquivista dos arquivos de ter-
ceira idade.
A descriljao e urna tarefa tfpica dos arquivos permanentes. Ela naD
eabe nos arquivDs corrente.'>,onde seu correspondente e 0 estabeleci-
mento dos c6digos do plano de 'dassificalj-ao - que acabam por servir
de refeT~ncia para a recuperaljao da informalJao -. assim como de ou-
tra.'>categorias de cantrale de vocabulario e indexal;ao que se usem para
o mesmo fim. Tampouco a descric;ao faz sentido no ambito dos arqui-
vos intermediarios, onde a frequc!:ncia de utilizal;ao secundaria e quase
nula. Nesses dep6sitos, para fins de esdarecimento, de informa~oes adi-
cionais e de testemunho ainda decorrentes do uso primario, os instru-
mentos de busca resumem-se aos pr6prios pIanos de classifica~ao. as
}istas de remessas de: papeis, as tabelas de temporalidade e aos quadros
gerais de: constitui~;io de fundos. Os conle:udos, a tipificac;ao dl'ls espe-
cies docume:nr.ais, as datas-baliza, as subscril;oes, as rdac;6es orgilnicas
entre os documentos. e a ligac;ao entre: func;ao e especie. enfim todos os
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elementos ligaclos as informa'T0es de intt!resse do historiaclor e que serao
objcto do trabalho descritivo .
Pocler-sc-ia perguntar se a ptimordialidade do trabalho, na fuu-
'fin arquivistica, nao caberia ao estabelecimento de funclos, quando do
arranja. Com efcito, nenhuma atividade que vise a transfer~ncia da in-
forma1fao cleve seTinidada scm que se pense antes Dum exato quadro de
arranja. 56 ele pode propordonar a indispensavel correlali=ao entre do-
cumentos da mesma serie, entre series do rnesmo grupo, entre gruPO$
do mesma funrlo. A descriyao feita no "mi6:do" - a que incide direta-
mente sabre 0 documento unitario, nao levanclo em conta seu mcin 0[-
gAnico - dificilmente revela ao historiarlor 0 real significado do mate-
rial analisado. Para que 0 trabalho descrito "flagre" realmente os con-
telidos nos seus contextos de produyao. 0 arranjo e sua ordena~ao inter-
na devem estar corretoS.
Se 0 fluxo da docllmentayao, ap6s sualltiliZayao primaria, obede-
cer aos criterios que permitem urn perfeito andamento, 0 eneaixe dos
documentos em sellS respectivos fundos, quando da passagem do arqui-
vo intermediario para 0 permanente, far-se-a de forma natural e auto-
matica. nao seodo tarefa que oeupe 0 arquivista eotidianamente. Ja a
descriyao - a elaborayao de guias, inventarias. cataIogos, indices e, es-
poradicamente. catilogos se1etivos - e funt;:ao permanente nos arqui-
vos de cust6dia, e feita por seus arquivistas cspecializados. A otimizayao
dos instrumentos depende tambem de que se saiba como trabalha 0 his-
toriador e que vocabulario usa E;IIlsuas in_clagayi)\;s.
as instrumentos de pesquisa .sao vitais p~r~'-0 processo historio-
grafico. Escolhido urn terna e aventadas as hip6teses de trabalho, 0 his-
toriador passa ao como e ao onde. Diante de urn sem-numero de fontes
utilizaveis, a primeira providencia, pela pr6pria essencia do metodo his-
t6rico, e a localiz.ayao dos testemunhos. Para tanto, farab 0 seu papel as
refer~ncias documentais em trabalhos publicados, 0 "colegio invisivel"
e 0 pr6prio conhecimento dos arquivos: as diferentes tipologias das
instituiyoes ja definem as especies documelltais que guardam e possi-
bilitam desellhar 0 perfil das informat;:5es cOlltidas. Ir da analise critj-
ca do material documentario ate a sintese e a interpretat;:ao e 0 cami-
nho a seguir.
a conhecimento previo das fontes - a detecyiio do material de
interesse - e proporcionado aos historiadores pelos arquivistas, atraves
dos chamados instrumentos de pesquisa. Etes constituem as vias de acesso
ao documento eustodiado pelos arquivos pennanentes, agindo como
desencadeadores dapesquisa. Esta claro que 0 documento de que 0 his-
toriador fara uso pode transcender essa cust6dia, prillcipalmente se se
leva em conta que documentos de arquivos pl1blicos administrativos
sao. em geral. documentos no sentido estrito e que a hist6ria se faz com
muito mais que isso. m
Hoi M tipos de docurnentos no sentido lato, considerando-se os
que nao tern 0 papel como suporte e os que ultrapassam as fronteiras da
arquivistica tradicionaI. Tal estado de coisas recentemente tern dado ori-
gem aapelos por parte de certos historiadores franeeses em favor de
uma nova arqmvistica para uma nova hist6ria. Urn redimensionamento
qas teorias arquivisticas tradiciol)..ai~, se impoe urgentemente ern rauo
nao .s6 dos novas documentos infonnoiticos como tambem da amplia-
cyaosem limites da pesquisa hist6rica. Mas e fora de duvida que 0 "docu-
mento de arquivo", tradicional e consistente, ocupa lugar de destaque
no trabalho historiogn1.fico.
as primeiros documentos escritos surgiram nao com a finalidade
de, posterionnente. se fazer com eles a hist6ria, mas com objetivos jurf-
dicos. funcionais e administrativos - documentos que 0 tempo torna-
ria hist6ricos. a desenvolvimento da vida economica e social, por sua
vez., tambem originou os documentos necessarios as transayoes, e tudo
isso veio a constituir Jontes documeq.tarias, custodiadas pelos arquivos.
Estes sao, assim, desde a Antiguidade, "fonte direta, fundamental e in-
discutive1. a qual todo historiador deve recorrer".134 as arquivos per-
manentes devem, pois, estar munidos de urn retrato credivel de seu acer-
vo, 0 que e conseguido atraves dos respectivos meios de busea.
Partindo-se das mais rudimentares listagens e dos inventarios mais
antigos. passando pela precisao e cientificidade do seculo XIX, ate a ra-
cionalizaya,o, a funcionalidade e. em alguns casas. a sofisticacyao de nos-
133KDeclara<;:~oescrita tevestida de forma determinada. sobre falos de nalureza jurrdka~
(Rodrigues; 1957, v.I., p. 339).
134Bautier, 1967:1.475.
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50S dias, as instrumentos de pesquisa tern percorrido pari passu os ca.
minhos da historiografia.
Desde 0 seculo XIII, a arquivlstica registra a existencia de inventa-
rios de documentos de wrias carounas francesas. Muitos desses velhos
instrumentos de pesquisa servem ainda haje de base para a elabora~o
de novos instrumentos. No Brasil, existem desde fins do secuIo XIX,
porem em pequeno Dumero e em editorat;ao nao-sistematica.l~A ver-
dade e que carecemos de levantamentos gerais dos arquivos existentes
no pais e de seus funclos. Na sua falta, DaO se pode avaliar a arquivalia
oacional brasileira. Os instrumentos com que contamos sao fragmenta-
dos em relac;ao ao todD, mas traduzem urn her6ico traba1ho, nao obstante
sec isolado e lento. Alem disso, apesar do elogiavel esfOft;O e da boa von-
tade com que foram feitos, alguns apresentam certa ambigilidade quan-
ta 3:normaliza'Yiio arquivistica internacional, notadamente quanto a ter-
minologia. '"
o trabalho do arquivista predsa revelar-se ao historiador desde 0
seu primeiro momento no arquivo; e esse trabalho que deve proporcio-
nar 0 encontro satisfat6rio entre pesquisador e documento, atrave. dos
instrumentos de pesquisa. A presenlja constante do arquivista junto a
mesa do pesquisador nao e necessaria, a nao ser em casas de esclared-
mentos fortuitos.
Contrariamente, Schellenberg afirma, a respeito dos instrumen-
tus de pesquis3,.que "nao conseguem esses, por bern preparados que
sejam, veicular todo 0 conhecimento que a mente do arquivista infor-
mado encerra. Nem tem como objetivo dispensar-lhe.cs'prestimos. Sao
simplesmente meios auxiliares.no verdadeiro sentido da palavra. e des-
tinados a ajudar 0 pesquisador na localiza~o dos materiais necessarios,
A experiencia do arquivista e. sempre. imprescindivel para acM-los mais
facil e copiosamente". Prosseguindo, a renomarlo arquivista norte-ame-
ricana endossa as palavras de Boyd Shafer, da Associsljia Hist6rica
Americana: "Talvez (r .. ) se impanha aos historiadores inteirar~se de que
nao ha substituta real para as rela~6es pessoais entre eles pr6prios e quem
tiver a cust6dia dos documentos importantes e especificos, e de que ne-
IJ~ Llasta ver 0 <:apflulo consagrado ils bihliogr;lfi'ls d~ fulll'~s ~ i\s mle~(,es <Iedocumenl<ls
clllllodrigucs,1957.
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nhum f61heto de instn.l~6es pode fazer as vezes de algumas perguntas
oportunas dirigidas a pessoa que manipula as documentos dia sim. dia
n30",]]01E provavel que "folhetos de instruljoes" nao forneyam mesrno
informa~6es tao cornpletas quanta as exigidas por urn pesquisador ex~
perirnentado. mas instrumentos de pesquisa bern planejados e executa-
dos podem perfeitamente fazl:-Io.
A execm;ao de instrumentos de pesquisa nao e, reconhelja-se, ta-
refa facil. Contudo, urge que os arquivistas levem em canta que a docu-
mentalj30 produzida e cumulativa e cresce assustadoramente, A proJife-
ra~ao de documentos de toda ordem amea~ desabar sobre os arquivOS,
bibliotecas. centms de documentaljiio e bancos de dados. Atualmente. ~
angustiante a preocupa~o de arquivistas, bibliotecarios e demais pro-
fissionais da documenta~ao. alem tambem dos historiadores. com rela-
~ao a apreensao de toda a massa de informa'Yiio produzida.
Existe perplexidade nao s6 com re4ljiio a quantidade de docu-
mentos, mas tambem com a pr6pria tipologia documental. Uma gama
infinita de novos testemunhos. de novas fontes que se abrem a pesquisa
hist6rica comelj3 a desafiar a familia dos instrumentos de pesquisa e a
sua estrutura c1assica. Sera que guias, invenrarios, caralogos e indices
tradicionais refletem as novas fontes, as inquietaljoes dos novos pesqui-
sadores e as novas tematicas da hist6ria? Ate oude a informatica agilizara
os meios de busca? Por outro Iado, os documentos legiveis por maquina
chegarao a ser rotineiros no trabalho arqwvistica?
A qualidade de urn arquivista transparece na precisao dos instru-
mentos de pesquisa que el.e.elabora .c.na ..mtdi4a em que seu trabalho
sa.tisfaz ao pcsquisador. Ao tomar claro e proficuo 0 encontro entre do-
cumento e historiador, ele estci cumprindo a missao que the foi confia-
da. Urn instrumento de pesquisa incompleto pode esterilizar uma pes-
quisa, uma vez que 0 consulente nao tern acesso ao acervo e que ne-
nhurn meia de busca sera refeito, dada a vastidao da documenta~ao a
ser descrita.
Qualquerque seja a orientaljao do trabalho hist6rico, 0 pesquisa-
dor necessita que 0 texto seja colocado ao seu alcance. Cabe portanto ao
Ill>Schdlenberg, 1980a:203-204.
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elaborador da descri.;;.:ao apreender, identificar, condensar e, :oem
distor~oes, apresentar todas as possibilidades de uso e apJk.a~aQ da clo-
cumenta~o por ele descnta, Se 0 histQriador cleve 5ubmeter-se as coor-
denadas que limitam sell trabalho. isto e, a e)(i.st~ncia de documentos
utilizaveis e a 16gka cla sua propria analise, interpreta~aoe slntese, 0
arquivista, por sell conhedmento do acervo e por sua tecnica de descri-
~ao, indexa.;;.:aoe resumo, pode fornecer-lhe dementos que, muitas ve-
zes, permaneceriarn para sempre ignoraclos, geranclo lacunas, distor.;;.:6es
graves ou mesmo fatais para a hi.storiografia.
S6 urn arquivo munida de urn guia geral de funclos, invenurios e
catalogos parciais, e cuja equipe de arquivistas pos.sa preparar em tempo
razoavel catalogos seletivos e edir;:oes de textos, quando pertinentes, es-
tara cumprindo sua fun~ao junto a comunidade dentifi<:a e ao meio so-
dal de que depende e a que serve.
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CAPItULO 12
o processo da descri~o: a norma Isad (G)
e os instrumentos de pesquisa
o arranjo em fundos torna 0 arquivo ~e'r~'anente orga~iza-
do e 16gico, mas a descrir;:ao e a tanica maneira de possibilitar que os
dados contidos nas series e/ou unidades documentais cheguem ate os
pesquisadores.
Nao se trata mais da utilizar;:ao do documento pelo produtor,
do seu valor prima rio, ligado it pr6pria razao de ser do ato escrito
consignado no documentoj a descrilYao destina-se aquele cuja tarefa
e explorar 0 que restou, ap6s ter-se cumprido a finalidade adminis-
trativa ou juridica do ato. Abre-se uma potendalidade informacio-
nal- valor secundario do document'o~ infinit'f~e~~t~"mais ampla
do que a estrita razio funeional que motivou a gerar;:io do documen-
to, e sem 0 comprometimento juridico que 0 valor primario neces-
sariamente carrega.
a processo da descrir;:ao consiste na elaborar;:ao de instrumentos
de pesquisa que possibilitem a identifiear;:io, 0 rastreamento, a localiza-
r;:io e a utilizar;:ao de dados.
Como os dep6sitos de arquivos, obviamente, llUllea sao de livre
aceS50, seu potencial de infonnar;:6es so chega ao usuario via instrulllen-
to de pesquisa. "A massa de informar;:6es contidas em lim arquivQ 50
tem utilidade quando instrul1lentos de pesqllisa que permitalll 0 a<.:esso
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a ela sao difundidos entre as usuanos."137 Partanto, a partir do arranjo,
as tarefas operacionais sao, obrigatoriamente, a descrisiio e a dissemina-
Ij=aodainforma(j=ao. 56 assim se chega a exploralj:ao dos fundos - a grande
meta dos arquivos permanentes, pela menos daqueles que naa se limi-
tam a cust6dia patrimonial.
Os instrurnentos de pesquisa sao, em essen cia, obras de referenda
que identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e amplitu~
des, as funclos. as series documentais e/ou as unidades documentais exis-
tentes em urn arquivo permanente. A denominalj:iio "instrumentos de
pesquisa" e a usual no Brasil e vern do £ranch instruments de recherche,
embora a arquivistica francesa tambern adote a exptessao instruments
de travail. Alguns espanh6is tambem Ilsam instrumentos de trabajo, mas
a maioria dos te6ricos e profissionais da Espanha adota 0 termo instru-
mentos de descripd6n. as arquivistas portugueses e dos paises lus6fonos
,-africanos chamam de meios de busca esses componentes do con;uoto de
instrumentos que nos dao acesso inteiectual ao documento. Na
arquivistica de lingua inglesa, a denomina~ao utilizada para essas mes-
mas publicac,:oes e finding aids.
H<i instrumentos de pesquisa genericos e globalizantes, como as
guias, ha os parciais, que sao detalhados e especificos, tratando de parce-
las do acelVO, como os inventarios, catUogos, catalogos seletivos e indi-
ces, e ha tambem a publicac,:ao de documentos na integra, a chamada
"ediljiio de fontes".
Vale lembrar que existem ainda os instrurnentos de uso interno,
"'''-''qii'e~rientam e subsidiam 0 trabalho do arquivista quanto ao'arrai1jo'e £"';F'-""'.'
descric,:ao dos documentos, como as listagens que acompanham os re-
colhirnentos; os esquemas da evolw;ao administrativa; as organogramas
atuais dos 6rgaos cu;a produc,:iio documental se deve recolher; os qua-
dras gerais de fundos, grupos e series; as tabelas de temporalidade, usa-
das originariamente nos arquivos centrais e intermediarios (para que se
tenha a dimensao e' a identifica'i=ao das baixas sofridas); os ficharios de
controle de vocabulario da indexac,:ao etc.
137Balldot. 1970:243.
Quanta aos instrumentos de pesquisa por definic,:ao, aqueles des-
tinados ao publico como meio de acesso informacional ao acervo, eles
devem constituir uma especie de familia hierarquica, na qual, 0 guia ocupa
o vertice. Tendo urn guia geral, 0 arquivo podera dispor do tempo ne-
cessario para ir efetivando, criteriosamente, seus trabalhos de descric,:ao
parcelada.
Anonna Isad (G)
Tradicionalmente,as operac,:oes blisicas da descric,:ao eram a iden-
tificaljiio do arquivo, do fundo au da parte dele a ser trabalhada; a carac-
terizaljiio diplornlitica, juridica e administrativa dos tipos documentais;
os limites cronol6gicos e quantitativos das series (se na vertente sum-
ria); ou 0 resultado da analise docurnentliria e da indexa~ao (se na ana-
'Utica) e, finalmente, a localizac,:ao do documento no acervb por meio de
c6digos topograficos. Hoje em dia, ap6s a orientac,:ao do Conselho In-
ternadonal de Arquivos para que a descric,:ao seja feita no sistema de
niveis, esses elementos continuarn ainda sendo essenciais, mas em outra
ordem e com outra apresentalTao. Trata-se das normas de descric,:ao
estabelecidas pelo conselho a partir de estudos que jli vinham sendo fei-
tos, prindpalmente na Inglaterra e no Canada, e que culminaram na
apresentac,:ao em 2000, ap6s algumas edic,:5esprevias a partir de 1992, da
International Standard Archival Description (General) - a Isad (G) -,
cuja traduljiio, na terminologia brasileua, consag~ou-se CO:,?9:"J;l<!J-:ma
Geral Internacional de Descric,:ao Arquivistica.
Desde a decada de 1980, alguns arquivistas, sobretudo os con-
gregados na Associac,:ao dos Arquivistas Canadenses, e 0 professor de
arquivistica da Universidade de Liverpool, na Inglaterra, Michael Cook,
pareciam se perguntar em relac,:ao a descri~ao 0mesmo que Schellenberg
se perguntara alguns aDOSantes relativamente ao arranjo: por que nao
uma harmoniza~ao universal? Por que nao ado tar nonnas internacio-
nais num segmento metodol6gico no qual a teotia arquivistica nao
fosse arranhada? Essa tambem era uma preocupac,:ao do Conselho In-
ternacional de Arquivos (CIA), tanto que este acabou por designar uma
comissao ad hoc para propor as referidas Dormas. Subgrupos cOl11e~a-
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ram a trabalhar desde 1990, cootanda com representantes de diversos
raises, incluinclo 0 principal te6rico do tema em foco, 0 professor
Michael Cook.
A comissao desenvolveu seus trabalhos em reuoi6es $ucessivas e
apresentou versoes previas, que receberam criticas e novas sugestoes.
Em 1996, a comissao tornou-se urn camite permanente do CIA e em
1999 surglU a edi(jao definitiva do trabalho, que foi divulgada no XIV Con-
gresso Internacional de Arquivos de Sevilha, realizaclo em setembro de
2000. A versao brasileira foi preparada par urn grupo de trabalho do
Arquivo Nadonal a partir de 1998, tendo sido publicada em 2001 uma
seguncla edi'iao.'~
o marco te6rico da norma ea rela~ao hierarquica, ja preconizada
anteriormente na descri(jao arquivlstica, e agora denominada estrutura
multinivel. A descrit?0 em niveis, do geral para 0 particular, foi apre-
sentada ainda nos anos 1980 no celebrado Manual de descriyao arquivtstica
de Michael Cook. Do ponto de vista da teoria arquivistica, 0 mais im-
portante na Isad e justamente 0 respeito que ela permite aos prindpios
~a proveni~ncia e da organicidade. A sucessao de campos e subcampos
que vao se abrindo, tornando a descrio:;ao proporcionalmente detalha-
da, propicia raciona1idade na elabora'rao e no usa, e facilidade de acesso
e de entendimento mutuo entre os arquivos que optaram pela norma.
o objetivo da Isad (G) e estabe1ecer diretrlzes gerais para a prepa-
ralf5.ode descri'roes arquivisticas, podendo ser usada juntamente com as
normativas nacionais dos varios paises-membros do CIA. Essas diretri-
zes abarcam'a identifica<;ao do nivel dos documentos que sequer des-
crever (se do arqulvo como urn todo, se de grupos au se<;oes, series all
itens/pe<;as documentais), do contexto, dos caracteres extrinsecos e in-
trinsecos dos documentos e de seus conteudos.
Cada nivel do arranjo corresponde a urn nivel de descri<;ao: fun-
do, grupo ou se'rao (set?0' na tradw;:ao feita pelo Arquivo Nacional bra-
sileiro), serie e item ou peo:;adocumental. Os elementos das respectivas
descri'r0es sao design ados por areas, a saber:
I.'" COll~dho lnternaciol1al de Ar<juiv(>s, 200] (versao brasileim da 2' edi~no aprovada em
1999); ver tambem Lopez, Z003.
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IJ area de identificao:;ao (nome e nivel da unidade que esta sendo descri-
ta; suas datas de prodm;:ao ou datas-limite. segundo 0 caso; sua di-
mensao e sua codifica<;ao, se houver);
CJ area de contexto de prodm;:ao (nome da entidade/pessoa fisica, his-
t6ria administrativa/biografia, hist6ria custodial (ou arquivistica) e
origem do recolhimento/aquisio:;ao);
Q area de conteudo e estrutura (os assuntos tratados e as espeeies do-
cumentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades
de pesquisa; 0 arranjo interno e informas:oes sobre" alterao:;oes na di-
mensao do conjunto);
[J area de acesso e uso (condis:oes legais, estado fisico do supotte, idio-
mas, outras descrio:;oes ja publicadas);
[J area de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados
aos descritos);
,i ;;0, [J area de notas (outras informao:;oes importantes que nao se acham oas
outras areas).
56 a descrio:;ao assim normalizada atingini a desejada normaliza-
o:;aouniversal e tenl todas as condiyoes para ser feita facilmente, de modo
informatizado e uniforme.
o exemplo a seguir permitira acompanhar de forma mais clara a
sucessao de dados descritivos preconizados pela norma Isad. Paralela-
mente, serao mostradas as maneiras mais tradicionais de eIaborar ins-
trumentos de pesquisa. Isto porque a feitura de instrumentos no forma-
,to Isad nao invalida de modo algum as instrumentos de pe~quisa de Y~Q
j<iconsagrado. A evidente adaptabilidade do novo sistema a programas
informaticos indica que, em futuro nao mnito distante, ele sera pratica-
mente a unica forma de acesso informadonal aos documentos. Por
outro lado, e perfeitamente possivel a conviv~ncia entre as duas ma-
neiras de descrever documentos de arquivo, com iguais niveis de ~xi-
to, a frm de atender satisfatoriamente a necessidade de informayao dos
consulentes.
Nesta 2° edi'rao de Arquivos permanentes, a explanao:;ao sobre ins-
trumentos de pesquisa abarca urn modelo de aplicao:;ao da nova norma,
mas conserva os modelos tradicionais canstantes da I' ediyao, com al-
gumas supressoes e acrescimos.
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Descri~ao pela norma Isad (G) do Fundo Conselho Geral da Provfn-
cia de Sao Paulo da Divisa.o do Acervo Hist6rico da Assemb16a Legislativa
do Estado de Sao PaulolJ9
1. Area de idenrificafiio (1.1 C6digo identificador; 1.2 Titulo da unida-
de de descris:ao; 1.3 Data-limite; 1.4 N[vel de descri~o; 1.5 Suporte e
dimensoes).
l.l. BRAALESP FCGP
1.2. Fundo Conselho Geral da Provincia
1.3. 1824-1834
1.4. Funda
1.5.2,5 metros lineares/16 caixas de documentos
2. Area de contextualizafiio (2.1 Nome do peodutar; 2.2 Hist6ria admi-
nistrativa/biografia do titular> no caso de arquivo pessoal; 2.3 Hist6-
ria custodial au arquivistica;2.4 Proc~ncia).
2.1 Brasil. Conselho Geral da Provincia de Sao Paulo.
2.2 Criado em 1824, a partir de determinatyio da Constituic;ao do Im-
perio (25-3.1824), 0Conse1ho Geral da Provincia de sao Paulo era
formado pot 21 membros e tinha como principal objetivo "propor,
discutir e deliberar sabre as neg6cios mais in teressantes de suas pro-
vincias. fonnando projetos peculiares e acomodados as suas locali-
clades e urg!ncias" (art. 83). as consellios gerais de provincia fun-
cionaram ate 1834. quando 0 Ato Adicional a Constituis:au as ex-
tinguiu. crianclo as assembleias legislativas provinciais.
2.3 0 fundo reline documentos do ertinto Conselho Geral da Provin-
cia de Sao Paulo. que e 0 6rgao que antecede a Assembleia
legislativa Provindal de Sao Paulo. documentos que sempre esti-
veram no Arquivo Hist6rico da assembIeia. mas de modo muito
desfalcado,provavelmente em razao de inc!ndios e inunda~oes
que as insta~ii~oes da assembleia sofreram, tanto em seu antigo
edifkio, 0 Palado Nove de Julho, no Parque D. Pedro, quanta no
Palacio 9 de Julho, no Ibirapuera, ambos oa cidade de Sao Paulo.
--------------_._---------------_._--_._ . ..,.,.----
•.•" Agrade<;u a arquivist.;j Marcia Pasim os dados referentes a aplica~;\o da norma Isad (G) aO
I'undo "Collselho l'rovinciar'.
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2.4 Quando a Assembleia Legislativa Provincial iniciou seus traba-
lhos em 1824, estes documentos ja se achavam em seu arquivo.
3. Area de conteUdo e estrutura (3.1 Ambito e conteudo; 3.2 Avali~o, eli-
minac;ao, temporalidade; 3.3 Incorporac;:oes; 3.4 Sistema de arranjo).
3.1 Documentos da Secretaria Geral (referentes as atividades-meio)
e os da mesa, das sess6es e das comiss6es ordinarias e das COnlls-
sOes extraordinarias (referentes as atividades-fim) do conselho,
que tinha atividade legislativa, mas sem autonomia, uma vez que
todas as resoluc;:oes deviam ser encaminhadas ao Governo Impe-
rial e a AssembIeia Geral no Rio de Janeiro. 0 conselho aprovava
as cootas das cAmaras municipais, as posturas munkipais e os re-
gulamentos das institui(j:oes municipais. tais como cemiterios,
matadouros, ;ardins etc.; tambem devia aprovar 0 or(j:amento pro-
vincial e por ele passavam as solicitac;:oes de verbas ao govemo.
".:•. "3.2 Trata-se -de fondo fechado do seculo XIX, nao mais passive! de
avaliac;:ao e elimina(j:ao.
3.3 Trata-Sf de £Undo fechado do seculo XIX, OlIo mais passive! de
incorpora~{jes.
3.4 Sistema de arranjo: foram estabelecidos tr~s grupos: Grupo Se-
cretaria Ceral (com 14 series); Grupo Comissoes Ordinarias (com
cinco subgrupos, e suas respectivas series) e Grupo Comissoes
Extraordinarias (com cinco subgrupos e suas respectivas series).
4. Area de condifoes de ucesso e uso (4.1 Condi(j:oes de acesso; 4.2 Coodi-
.s:0es.de reprodu(j:ao; 4.3 ldioma; 4.4 Caracteristicas fIsicas; 4.5 Ins~
trumentos de pesquisa).
4.1 A documenta(j:io foi digitalizada e esta disponivel para consulta
em meio eletrlmko.
4.2 A reprodu(j:io dos originais depende de autoriza(j:ao.
4.3 Portugu~s.
4.4 A documenta~ilo e constituida de documentos manuscritos, em
folhas avulsas ou em cademos de tam~nho oficio ou menor. A
tinta predominante ~ a ferrogaIica.
4.5 Guia do Ace.rvo Hist6rico. Sao Paulo: Alesp, 200 J •
5. Area das footes relacionRdas (documentos de interesse relaeionados
aos descritos).
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7.
Funda Assembleia Legislativa Provincial de sao Paulo. Acervo As~
sembIeia Legislativa do Estarlo de Sao Paulo. Divisao de Acervo His-
t6rico.
Area das notas (outras infonnafl1jes imporlantes que nao se aebam
em nenhuma das outras areas).
Para obter maior detalhamento sobre os documentos deste fundo
buscar descricrao no nivel dos grupos e subgrupos.
Area de contTole da descrifilo (informa~oes sabre 0 trabaJho de descri-
~o).
Descri~o realizada em 2000 de forma digital pela equipe da Divis30
do Acervo Hist6rlco da Assernbleia Legislativa do Estado de Sao Paulo.
Para a descri~ao do nive! dos grupos all s~es. abrangendo 0 COD-
tendo dos subgrupos au subseC;Dese das series, a unica mudan,? subs-
tandal ocorreria nos i~~ns 3.1 e 3.4, 4evendo constar de seu enunciarlo 0
seguinte:
1. Grupo Secretaria Geral (1826-1834 - duas caixas): contenrlo docu-
meDtas referentes a administrayao geral do conselho. como a corres-
pondencia de cncaminhamento de documentos de ou para outros
6rgaos do Governo Provincial, registros de protocolo$, instrulj:oes da
Secretaria de Estado de Neg6cios do Imperio. Tambem constam des-
te grupo documentos referentes ao tramite das decisoes tomadas peIo
conselho, que, nao possuindo a autonomia necessAria a atividade
legislativa, devia remeter todas as suas resolulj:5es ao Governo do
Imperio e it Assen;bl~ia Geral. Tais documentos sao: representa~es.
requerimentos, resoIu~oes, propostas, aMm de c6pias de decretos do
Governo Imperial.
Series
Anotafoes de mesa (1828-1829): contem relalj:oes e resumos dos
trabalhos das ~ssoes.
. ,. Atas de sessiio (1829): contem manuscritos das atas das sess6es d,o
Conselho Geral da Provincia.
Correspond~nci.a (1828-1834): contem oficios e cartas avulsos re-
cebidos pelo conselho referentes a encaminhamento de documell-
tos por outros 6rgiios do Governo Provincial e outras provindas,
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e congratulac;:6es pelo inlcio dos trabalhos. Cantem tambem mi-
nulas de ofkios enviados para 6rgaos do governo e particulares.
DedarafiJes de voto (1828-1829): declara)-6es de voto em separado
de conseJheiros em diversas sessOeS.
Decrdos do Govemo Imperial (1828-1834): impressos contendo
decretos do Governo Imperial sabre diversas materias de interes-
se do Conselho Geral da Provincia. A fun'?io dcsses documentos
nao ficou completamente clara. Mas trata-se possivelmente de
utilidade limitada a algum periodo ou procedimento ocorrido na
decada de 1830.
Emendas (1829-1834): contem algumas emendas a projetos de re-
soluyao e propostas de conselheiros.
lndicaflies (1828-1834): contem solicita~oes de encaminhamento
de materias para outras insU.ncias governamentais, de acordo com
a~"~~mpet~ndas constitudonais.
lnstruf/Jes da SecretaritJ de Estado de Neg6cios do Imperio (1830-
1833): contem ondos recebidos da Secretaria de Estado de Neg6-
cios do Imperio, com informac;:oes e instruc;:oes sobre materias
enviadas para deliberal;ao.
Pareceres do Conselho GeraJ(1828-1834): contem pareceres da mesa
referentes a diversas materias, ap6s deliberalfAo em sessao.
Propostas (1828-1834): contero propostas dos conselheiros para a
e1abora~ao de projetos. Como 0 Conselho Geral da Provincia nao
tinha autonomia legislativa, os projetos tomavam a forma de pro~
postas, a serem deliberadas e sancionadas pela Assembleia Geral
Legislativa.
Registros de protocolo (1828-1832): contem relal;oes de documcl1-
tos recebidos e remetidos pela Secretaria Sleral do Conselho, para
controle do arquivo.
Represenlafoes (1829-1834):contem minutas e projetos de repre-
sental;oes a serem enviadas ao Governo Imperial sobre materias
de delibera~ilo.
Requerimento~ de cormlheiros (1 828-1834): requeril1~,rntos de Cl1-
caminbamento de materias de discussao, internall1ente Oll para
outros 6rgaos do governo .
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Resolufoes (1829-1834): cantem projetos de resolu~o sabre diver~
sas materias a serem enviadas ao Governo Imperial para san~iio.
GTUpO Comiss{jes Ordindrias
Subgrupo Comissao Pmnanente (1824-1834 - quatro caixas): pri-
meira comissao especialmente criada para analise e discussio lias 50-
licitac;lies das cAmaras munieipais e particulares. contem pareceres e
requerimentos relativos a Constituierao e JustiliA. indUstria e Obras
Ptiblicas, Instruyao Publica; solidt3ifOes de verbas, ale:m de solicita-
'foes espedficas das camaras municipais.
Series
Parecerts e requerimentos (l824~ 1834): cantero documentos relati-
vas a solicita~oes das dunaras municipais nas roais diversas areas.
como Constitui,?-o e Justi,?,. IndUstria e Obras Publicas, Instnlyao
Publica, solicimyoes de ve~bas, alteraerlles de divisas e outras.
Subgrupo Contas e Fazenda (1826-1834 - quatro caixas): contem
dossies de aprova~o de contas de cAmaras municipais, or~amento
provincial e requerimentos relativos a so1icita~o de verbas.
Shies
Dossw de prestapio de contas das cdmaras municipais ( 1826~1834):
dossies contendo balan'rOs e orljamentos de reeeita e despesa das
clmaras municipais, alem de pareeer de aprovaljao de eootas pelo
conselho.. -.-.',-.
Orramento prewincial (1830~ 1834): estudos e minutas para a elabo-
ra~o das leis do on;amento provinciale do oryamento municipal,
eontendo previsao de receita e despesa para 0 periodo seguinte.
Pareceres e requerimentos (1829~1834): contem solicitaljoes de do~
ta~o de verbas e emprestimos para diversos fins, como realizaljao
de obras publicas, cobertura de deficit on;amentario. aumento de
vencimentos de funeionarios publicos.
Subgrupo Posturas (1826-1834 ~ urna eaixa): contendo requerimen-
tqs e projetos de posturas municipais, aMm de regulamentos de fun-
'~ionamento de instituic;:oes municipais (cemiterios, jardim publico,
prac;:a de mercado etc.).
~
Series
Propostas de posturas municipais (l829~1834); cantem dossies re~
fereotes a aprovalfio e altera~oes de c6digos de posturas munici~
pais, regulamentos especlficos de instituic;oes muoicipais, como
cemiterio, matadouro publico, jardim etc. Todos os dossik con~
tern pareceres, requerimentos e os artigos ou cOdigos de posturas
para alterac;ao au aprovac;ao.
Subgrupo Estatfsrica (1826~1834-1/2 caixa): contendo requerimen~
tos e pareceres sabre eleva~ao de categoria de ndeleos urbanos e esta~
belecimento de divisas territoriais.
Shies
Pareceres e requerimentos (1828-1834): contem documentos refe-
rentes a solicita~oes de eleva~o de categoria de 100000dades. de
capelas curadas para bairros, freguesias, vilas etc.; ~ e altera~
yin de divisas; e solicitaljoes de transfer~ncia de jurisdic;ao e de
anexa~ao de territ6rio.
Relat6rios injimnativos{1829-1833): contem relat6rios apresenta~
dos pelos distritos e vilas, com dados como limites e divisas, exis~
t!ncia de freguesias e capelas que podem ser elevadas. Esses rela-
t6rios estiio possivelmente ligados a elabora~ao da estatlstica pro-
vincial.
Subgrupo Comissao de Redarao (1829~1834 ~ uma caixa)
Series
Pareceres e ~jn.lft,asde textos legais (1829~ 1834): esta serie contem
minutas de propostas e projetos de resoluC;ao e representac;ao en~
viados a Comissao de Redac;ao para analise e padronizac;ao do tex-
to, e posterior aprova~ao em sessao.
3. Grupo Comissoes Extraordinarias
Subgrupo Caminho de Santos (l824~1834 - duas caws): comissao
formada para acompanhamento e fiscalizac;:ao das obras'de eonstru-
~ao do caminho de Santos.
Series
Dossies de pn:stafao de contas e Qndamento de obms (1819?-1834):
relat6rios de receitas e despesas das obras de constrw;ao da estra~
da e relat6rios de acompanhamento da ohra.
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Subgrupo Fala (1829-1832 - um pacate): comissao farmada para
discussao e an.il.ise das provid~ncias a serem tomadas a respeito das
neeessidades apresentadas pdo presidente da provincia durante a fala
de abertura das sess6es.
S~ries
Pareceres (1829-1832): cantem pareceres de comissao sabre pro.
vid~ncias relativas aos assuntos apresentados pelo presidente da
provincia.
Subgrupo Poderes (1824-l834 - l/2 eaixa): contendo pareceres e do-
cumentos referentes a e1ei<;aodos conselheiros.
Series
Pareceres (1830.1832): cantern pareceres d.a comissao sobre a elei-
<;iioe a diploma<;ii.o de conselheiros.
Solicitarao de dispensa (1828~.l~32): conte.~oflcios e pareceres de
solicita<;ao de dispensa dos trabalhos do conselho por conselhei-
ros eleitos.
O[icios de dip1omafii.o (1835-1883): c6pias de oficios enviados aos
deputados eleltos, acompanhando os diplomas, Em anexo, cons-
tam c6pias das aras de apura~.ao geral, contendo a lista dos depu-
tados eleiros e os votos que cada urn obteve,
Diplomas (1828): contern diplomas de const!lheiros eleitas. Trata-
St!, possivelmente, de documentos que n.ao foram remetidos aos
destinatarios em virtude de solicita~ao de dispensa do cargo.
Subgrupo Dizimos: comissao especial criada para avaliar questoes tri-
budnas.
Series
Pareceres (1830-1831): contem pareeeres sabre 0 rendimento e a
cobran~a de diversos impastos.
Subgrupo Pollcia: comissao eria.da pa.ra a analise e a solw;ao de ques-
toes administrativas do coLlselho.
Series
Pareceres e requerimentos (1828" 1833): contem documentos refe-
r~r;tes aD estabdedmento das despesas de expediente do consclho
e solicita~5es de provid~ndas admini.strativas.
---".-
Instrumentos de pesquisa
Cuia
Na familia dos instrumentos de pesquisa, 0 guia e 0 mais abran-
gente e 0 mais "popular", pols esta vazado numa Iinguagem que pode
atingir tambem 0 grande publico e nao especificamente os consulentes
t(picos de urn arquivo: historiadores e administradores. A estes devem
ser forneddos, com detalharnento progressivo,alern do: guia, instrumen-
tos de pesquisa mais espedficos e determinados.
"0 guia de arqllivo tern par finalidade propkiar uma visao de con-
junto dos servi~os de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber
quais sao sellS recursos, a natureza e 0 interesse dos £undos que ele abdga,
as instrumentos de pesquisa de que disp6e e as font.es complementares. f:
urn instrumento de pe'squisa descritlvo e felto com espirito pnitico. "1-40
Para os fins deste trabalho, entende-se por goia aquele referente
aos fundos de urn s6 arquivo e nio, por exemplo, aquele guia dos arqui-
vas publicos brasilelros que da as earacterfsticas gerais dos vados
reposit6rios de documenta~ao administrativa do pais. Tambern nao va-
mos nos ater ao tipo guia de fontes - urn levantamento de documentos
seledonados em varios fundos, ou ate mesmo em varios arquivos, sobre
urn tema (por exemplo, guia de hist6ria da musica: fontes em arqllivos
de Sao Paulo). Urn instrumento desse tipo, e que e urn trabalho muiHs-
simo ~em~Iaborado por;uma equipe categorizada do Conselho Inter-
nadonal de Arquivos/Unesco, e 0 Guia d~jOrltes para a hist6ria da Ame-
rica Latina, cobrindo as fontes existentes em arquivos europeus, e que j<i
1<0Os franasC$ distinglU'm guidc (instrumcnto pua oricntlr os [cilOru no conhccimfnto c
cxplora<;lo do.s fundm dc uquivo] de ~tt:lt~Hert:l1(raumo df {ados as fundo~ C c<llf<;.Oesde
urn arqwvo ou df urn oonjunto dc Hquivosl c dc ~rtlt {mHPHt:li,.c(re~ull1o do. gruf'o~, s<!rics
e subs<!ries de urn ou mais arquivm). 1;\ m pal5a de Ungua inglcsa adntam g"i,/COL' J.eti(lno/
guidc sc 0 inslrumcnto for conarncnte ~ fra<;:<'icsmfr10rfS que as fundos, 0 I\1C~Il1(]pr3ti.
cando os cSp.3.lIh6is (gull! Cgu{tJ de leccitlH). as itaiian05 I~m (l SIll/III, que wrrC5p'H1Uf 3(1
guidt frands. Il'scrv3ndo 3 dfnomina~iio inaia gcrcmlc para 0 dm g<!,,~ml<los fr~nasc, c
india .llllllmllrlQ para 0 <!Ml~~mlHll;'C(05 dad<l5 solodo '''pitulo COllcCHlclltc ~(), i,',tn.un~n-
lOSdc pt,quiS3 do Elscf'iu'{ ll'Xil~".., 1964).
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tern volumes publicados sohre Espanha, Holanda, Belgica. Vaticano e
Suecia, deveoda surgir Dutros mais. No que diz respeito a esse tipo de
guia, 0 Brasil passoll ~ wntar, no seculo XXI, com guias de fontes w-
tentes no exterior, (J)m() v~remos no adendo 3D capitulo 18, quando for
ahordado 0 projeto Resgate.
o guia de que trataremos diz respeito, basicamente, a urn sO dep6-
sito devidamente configurado como armazenador de documentat;ao ad-
rninistrativa estatica, ista e. em idade hist6rica. A normalizar;ao da edir;ao
do guia dos fundas de urn arquivo e suas formas de divulgar;ao sao os
objetivos deste segmento. Evidencia-se, assim, que as sugest5esaqui apre-
sentadas estao voltadas para arquivos do tipo permanente ou hist6rico.
Sendo 0 inslrumento de pesqllisa qm: visa sobretudo "a orienta-
r;ao dos pesquisadores no conhecimento e na utiliza~ao do acervo do
arquivo",141 0 guia serve tambem para divulgar e promover 0 arquivo
junto aDs meios escolares, administrativos e cmturais em g~ral- os da
comunidade, enfim -, uma publicidade que pode redundar na trans-
formar;ao de alguns elementosdessa comunidade em integrantes do pri-
meiro tipo de publico - 0 dos historiadores.
Cinco vertentesde dados devem ser abrangidas pelo guia:
o os referentes aD arquivo no sen lido t6pico: localizar;ao e fund ona-
mento; exigencias para ingresso; encaminhamento do usuariosegun-
do 0 tipo de pesquisa a que se propoe; organizar;ao interna dOlinsti-
tuir;ao em breves informar;oes etc.;
o os referentes aD arquivo COITlQjnstituir;iio il)tegsa~'lte de um todo ad-
ministrativo dentro das tr~s possibilidades - arquivos municipais,
arquivos estaduais e arquivos nadonais _,10 seu historico, sua posi-
'" Que t justamente como define Kguia" a terminologia ~rquivlstiCl brasileira, adl)tada pel~
A,social;ii.o dOl; Arquivi.>'la~ Iirasileifl)s. Cf. Migllti., 1976. 0 projeto 14:04.01 da Comis~o
de bludll de Terminologia Arquivlslic~ rut Assocta~ilo t\ruileirn de Normas Ttcnicu U.n-
firma a mesmil conccilLla~ao (l9~2).
1<) Nao nos prwcup~remos cum os arquivn, ccollomims <'Iou s(}~iais, lig~dos l inicialiva
pr;vada, rnesmo os de idnde hislbrica. Trala-se ~qlli de nOIJllaliznr a elnboml;ao de gllias de
arquivo, publicos pumn •."..']\'"s ,lOS!r~' njvci~ d~ admin;.tr~~~o, mllilo tmbora a si.temMi-
(a d~ elabDrJl;a •..•d •• urn gU;J p(>s.~ "",- ~tll.'>t~d.,cum ilSdevid., rt!,salva~, pJnl O:S~rquivll'
his'6,-ico. p~Jticulare~ (ewllollliws. sf)(i~i~ 0" de pe.,soas),
~
lYaona hierarquia governativa; sua jurisdir;ao, suas Tl~parti~oes, seu
pessoal tecnico e dentifico;
lJ os referentes aDs fundos: 0 quadro que formam e as informar;oes per-
tinentes a cada urn deles, iSlo e, condiljoes de reco1himento, datas
extremas, sinlese das series que comportam etc.;
lJ os referentes aDs servir;os paralelos prestados pelo arquivo: os de or-
dem pratica, como microfilmagem, eneadernar;ao, restaurar;ao,
reprografia etc.; e os de ordem cultural: cursos, eonferencias, exposi-
lYoes,simp6sios;
[J os referentes ao conjnnto das fontes contidas em sen aeervo como
potencial de informa.;iio hist6rica, destacando-se lemas e epocas em
que a consuJta ao acervo em pauta e indispensavel e/ou temas que
podem ser pesquisados em outros arquivos, foroecendo 0 nome des-
ses outros arquivos, cujo material completariaseu conjnnto de infor-
mar;oes. Dutra informar;:ao pertinente e a reta.yi'io dos instrumentos
de pesquisa de que 0 arquivo esta dotado, fazendo-se referenda ate
aDs ainda em andamento.
o conjunto das informar;oes requeridas pelo Conse1ho Interna-
donal de Arquivos para a edi.yio do Anuario de.4rquiyos,14J que engloba
instituir;:oes arquivisticas de todo 0 mundo, ja constitui um modelo de
guia, pois eobre os varios setores que podem interessar a pesquisadores
e/ou a visitantes. D conjnnlo de informar;oes compreende:
1. Nome do Arquivo.
2. EnderelYo.
3. Telefone.
4. Dias e horas de consulta.
5. Ferias e feriados.
6. Se a eonsulta e paga ou gratuita.
7. Se ha restrir;oes a consulta.
8, Se existe um servilfO de informat;6es.
9. Se pratica emprestimos de arquivo a arquivo.
10. Se pO.'lsui laborat6rio de microftlmagem.
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"J Sajr~m ••di~6es em 1955 e 1972.
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II. 5c:possui aparelhagem para leitura de microfilmes.
12. Nome do dirdor II: seus colaboradores diretos.
13. Qual OJ importlncia de ~us fundos (;\realassunto).
14.Quais as datas dos documentos mais antigos .
IS. Se 0 acervo tern carater eslritarnente hist6rico ou nao.
As regras francesas de dabora~o de guias de arquivo, 1~b quais
devem obedecer todos os arquivos dtpartamentais (uma vez que na Fran-
f? aisle uma unica orienta~o tecnica para todD 0 pais, oriunda dos
Archives NationaIes), parr-cern bastante claras, 16gicase racionais. Se-
gundo elI'S,em todo guia dr-vemfigurar.
1. Introdulj3o. lnformaljoes gerais e priticas.
Z. Hist6rico do arquivo II: de ~us fund os.
3. ~ roota com instrumentos de pesquisa. Quais?
4. Descrilj30 summa dos fundos.
5. Descrilj30 summa da biblioteca amiliar do arquivo.
6. Descrilj30 sumaria dr: seus servic;;osc:ducativos.IU
7. Descrii(3o sumalia dl' sellS5erviljosde reprodu~iio.
8. Localiza'Yao,em outros Clrquivos,de documentos de conteudo dim
ao do seu pr6prio acervo.
Depreende-se que 0 item 1 dos franceses corresponde aos II pri-
meir05 das Donnas do Anudrio e que 05 hens 2 e 4 correspondem aos
trts ultimos arrolad05 pela publica'Yaodo CIA.
Ao se eleger 0 aproveitamento des5as duas sistemoiticaspara a ela-
boraiY3ode guias de arquivos publicos(auescentando-lhes outros iteus
que se julgue pertinentes) como modelo ideal e passlvel de ser adotado,
deve-se ponderar que a ele podem ser anexados ou suprimidos elemen-
tos, evitando-se assim qualquer rigidez de normaliza'Yi!o,peatica incabivel
em arquivistica.
a importante e que a composi'Yaodo guia nao deixe de lado trts
itens fundamentais:_uma introdu'Y50' informa'Y0essobre 0 arquivo como
I" Publieadas 110mlmno 17dOlrevi~taArchivum (Pari~, 1971).
\., O~IIf'luivos d~parlamtntlli~ d~ Fmn~~COStUITlllJlller lllll Krvi~o df ~55i5Itllci~ao ensino
:;fcuno5rio e ~ comunidade em gcr••l denlro dos programa5 de e"uc;\~~Oconlinu"da, Vcr
copltu!o 14, ,tfc,ente ~ assi~ltnci;\ edm.liv~ em arquivus.
institui~o,edados rdativos aosfundos eaos servi'Yosque presta. ~ tam-
bern aconselhavel que se incluam fotografias, que podem ser do edificio,
de sua fachada, dos dep6sitos, da sala de Jeitura ou de alguns documen-
tos ilustrativos. A estrutura ideal do guia dO'e ser a seguinle:
I. Int7QduFiio
1.1 Identifica'Yio do arquivo e seu funcionamento: deve constar 0
nome complelo da instilui~o, sua dependtncia ;uridico-admi-
nislratin, ender~o, ldefone, horario de funcio.namento, e:\ig~n-
cias para ingresso.
1.2 Pequeno hist6rico da instituit;ao e de seus fundos: origem admi-
nistrativa do material que 1he compete recolher, datas e:\tremas
dos documentos/'6 breve descri'Yiiodos prazos e das sislemati-
cas de recolhimento.
1.3 Divisao interna do arquivo, com resu.mo das fun'YOesde suas va-
rias reparti'Y0es.Se nao se adotar esse criterio, pode-se simples-
mente reprodual 0 organograma do arquivo.
2. Informaroes rc1Qlivas QQS[undQs
2.1 Breve descrilj!o de cada fundo na ordem do arranjo geral do ar-
quivo, mencionando-se em primeiro Jugar 05 fundos fechados.
A descri'Yi!odeve conter 0 titulo do fundo no arquivo, sua ori-
gem, datas, enumeraylo de suas series e 0 tipo de acondidona.
mento (c6dices, latas, caius, ma'Yos),informando-se a quanti-
dade dessas unidades de arquivamento. 05 documentos excessi~
vamenle danificadose, portant6, int'i:r(1ifadosit consulta. devem
ser assinalados no guia, informando-se ainda se hoimicrofilmes
correspondentes it disposil<aodos interessados.
2.2 05 instrumenlos de pesquisa parciais (inventari05, indices etc.),
quando houver, d~em ser referendados com cital<aobibliogr~-
fica completa; se virtuais, quais 05 sites de acesso; 05 de cdii;ao
provis6ria e/ou preliminar, seja na forma de fichas, de paginas
----_._---- .--_.- .-.._------ -._-------
1.•••Se I normlliUl~~(>'lHlllivJslic~fur obedecid••, docummlui com nh\is dc 15 "llUSdcvclll
Sfr Tfcolhidos. Evjd~nd(I-~ea.,iim que l>glli~devc lei Illlvascdj~oc~.de te\l1pllS,'11\lempos,
tom a ~lu,JiUl<~OdD~fU11<105rcctl11-elllr~d\,s.
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ou de liveas manuscritos, devem tambem sec citados e apresell-
tados em suas respectivas condic;:oes forma is.
2.3 No casa de eertos fundos, cleve-se indicae a existencia de dOCll-
mentac;:ao semelhante, de interesse para 0 estudo do mesma as.
sunto, func;:aoou 6rgao a que se referem, quando estaestiver ar-
mazenacla em outfOS arquivos e/ou centros de documentas:ao.
2.4 Neste item, as consulentes devem sec informaclos se 0 arquivo
possui "microfllmes de complemento", isto ~, documentos Ie-
gitimamente pertencentes a outros arquivos, mas que, por seu
estrito relacionamento com adocumentac;:ao a que se reporta 0
guia, e.stao a disposic;:ao, in loco, para leitura, na forma repro-
duzicla.
3. Serviros
3.1 Biblioteca auxiliar: indicae sua existl!nda, apontando as princi-
pais co(e~oes (caso de periodicos antigos, por exemplo).
3.2 Laborat6rio de microfilmagem ou outras formas de reprodu~ao:
informar quais as condi~oes para servir ao usuario, se ha edic;ao
de documentos em microftlmes ou microfichas.
3.3 Assist~ncia educativa e cornunitaria: como entrar em contato com
os responsaveis par esse setor no arquivo; suas principais atri-
bui~es junto ao ensino de primeiro e segundo graus.
3.4 Promo~ao de exposi~oes, simposios, concursos e outros even-
tos, dtando os ji realizadosi assinalar a participa~ao sistematica
do arquivo em atividades de outras institui~oes.
Assim composto e publicado, 0 guia passa a fase da divulgac;ao.
Esta deve ser ampla, por~m criteriosa. Deve chegar ao publico adequa-
do. Para usa dos visitantes, pode ser feito urn extrato do guia, no qual
sao eliminados detalhes sobre as fundos, servindo mais como publici-
dade junto ao chamado "grande publico". Ja a edic;il.o compacta deve
chegar aos centros deyesquisa historica, as bibliotecas de outros arqui-
vas e as dos cursos de hist6ria, admini~tra\ao e arquivologia. 0 guia
deve tambem ser remetido as bibliotecas dos 6rgaos existentes, cujos
fundos estaticos estejam recolhidos no arquivo.
Tanto na composi~ao quanta nt! divulga~ao do guia de urn arqui-
vo evidencia-se sua fun~ao de oriellta~ao eftcaz e segura para 0 conhe-
T
cimenta dos fundos e do funcionamento da institui\ao. Nao descendo a
detalhes, mais proprios dos invent:1rios e dos catalogos parciais, 0 guia
deve obedecer a seu carater de inforrna\ao generica, sem no entanto per-
der 0 sentido de precisao e racionalidade .
Invenbirio
f: 0 instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documen-
tais ou partes do fundo. f: urn instrumento do tipo parcial, trazendo
descric;ao sumaria e nao analitica, esta pr6pria do catalogo.
A exemplo dos guias, os invent.1rios de arquivo podem ser publi-
cados ou virtuais, podendo ser impressos no momento desejado, total
ou parcialmente.
o fundamental no inventario e que nao se fa\a urna sele\iio, nao
se "pulem" documentos, sendo a sequencia dos verbetes, em geral, a
mesma da ordem no arranjo. 0 invent<1rio pode contemplar urn fundo
inteiro, urn so grupo au alguns deles, urna serie ou algumas delas, ou
rnesmo parte de urna delas.
Se comparado ao guia, nao ha grandes problemas no invent<1rio
entre a denominac;ao em portugu~s e em linguas estrangeiras. mas, no
que diz respeito aos demals instrumentos de pesquisa, convem que se
sedimente rapidarnente a terminologia brasileira para dirimir duvidas.
Isto porque hi diferen(j:as baskas no que toca a Fran'Y<\,aos Estados Uni-
dos e a Espanha, justa mente os palses de cujas arquivisticas a brasileira
tern deri,:ado e de cujas terminologias retiramos as terrnos espedficos
da area.
Nos Estados Unidos, 0 que charnamos de inventario recebe a de-
nomina\iio preliminary inventory. "As s~ries sao descritas nos National
Archives pelos inventarios preliminares ( ... ). 0 panigrafo descritivo da
entrada da serie deve mostrar as varios tipos doeumentais incluidos na
serie ( ... ); a for~a fisica ( ... J a substancia da serie tal como se reflete nas
suas origem (...) nas fuo<;oes (... J nos assuntos a que a serie diz respei-
to."I.' 0 vocabulo "preliminar", no caso, nao significa "previo", isto e,
1~1Sch~ll~nb~rg. 19550,112 4. 'r\ .~iq\li"is!3 A,Il~3 de M<Jra"5 ., Ca,lro (v." Cd.tlO et ,d.,
1935). propoe "invc:nlirio prelilllinar" pan! defilljr 0 instnLlIlentu no qUJI ", ""unid"d." de
u'lu;V3m.,nlQ~,io,6 bleVel11~llte idel1tificada~~.
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urna forma provis6ria que antcccdc a definitiva. 0 sentido que os norte-
americanos the empl"estarn e de "inicial", urn meio de busca ao qual se
recorre antes dos mais detalhados. Por detalhados entenda-se as instru-
mentos que descrevem documentos unilariamente. portanto as nossos
catalogos, para e1es lists.
Os [ranceses fazem tr~s usos diferendados da palavra inventaire,
Se topografi.co. corresponde ao nossa quadro de arranjo;148 se anaHtico,
aplica-se a cada uma das peeras de nrna serie. subserie, au cada urn dos
atos registrados em c6dkesj se sumario, 0 conteudo de cada coojuoto
entra sob uma rubrica caracterizando sumariamente cada urn de seus
elementos constitutivos.l49
JAa arquivistica espanhola pareee mais objetiva: "a qualidade de
anaUtico e intrinseca ao conceito de cataIogo. e a de sumario. enquanto
qualidade essencial, recai sobre 0 invent3.rio".I50 Evita-se assim a dife-
renciac;ao entre analjtico e sumario, tanto para as inventarios quanto
para os cataIogos, pnitica ainda em uso em alguns arquivos brasileiros.
A partir da publica~ao do Didondrio de terminologia arquivistica, 151 te-
IUOS adotado essa nomenclatura usada na Espanha, por ser simples e
objetiva: inventario para a descri'Yio coletiva, catalogo para a uniU,ria.
o tratam~to sumario proporcionado pelo inventario e 0 ideal
para a descric;ao de fundos. Estes, nos arquivos publicos, 530 constitui-
dos de enormes massas documentais. Como, mesma ap6s terem sido
critcriosamente eliminados, ainda se apresentam em quantidades consi-
deraveis, devem receber urna descri~ao sumaria. Ressalve-se que nao e
somente 0 volume do material versus a precariedade dos recursos hu-
manos e financeiros que provoca a oP'Yio pela inventaria'Yio mais abran-
gente. Ela se dotmuito mais em rauo das pr6prias caracteristicas do do-
cumento administrativo, que e peculiarmente repetitivo e nao pode ser
considerado fora dos conjuntos, deSvinculado dos dernais que possarn
retratar a dinamica adrninistrativa.
"" -lnvent6rio ropogr6lioo ~ n enUlnera,?o dus fundus e col~oes de um nrquivo nn ordnn
d~ seu IIrral1jo nIlS eslantat (Elsevier',laiam ..., 1964:39).
11" Elsevier's Jtxirot1 ... , 1964:39.40. Verifica-sc que a~ lluan~as que diferencinm a cona~;io
rranca~ da hr,lSlleira quanto II invenlarlos .s.'ioirrelev31\i'es, exceluando-s~ u uso topogrMico.
I~"Herrern, 1982:27.
'~I Ver ('""nlargo e Bellotto, 1996.
T
I
Tratando-se de rotinas funcionais, sao os documentos gerados/re-
colhidos dentro das fun~ ligadas as atividades-meio. Como, do ponto
de vista jurldico-administrativo, sao em -sua esmagadora maioria de gnar-
da permanente obrigat6ria, constituem normalmente a parcela maiordos
nossos arquivos publicos. $ao os documentos que os historiadores em
geral denominam "documentos sem assunto" .ISI Assim sendo, s6 variam
os clados que os individualizam (quase sempre nomes e dfras).
Destaque-se que os documentos que sao produto de atividades-fim,
pcla nao-obrigatoriedade de guarda ap6s 0 cumprimento cia razao que as
gerou, em geral sao alienados ou destnrldos, ern prejuizo das futuras pcs-
quisas. Alias, esta e uma das distor~Oes que os atuais sistemas municipais.
estaduais ou nacional de arquivos v!m procurando corrigir no Brasil, com
a implanta'Yio da gestao documental e das tabelas de temporalidade.
Evidenciam-se na inventarialjio as operaljoes blisicas da descri-
'Yio: caraeteriza~ao diplomatica e jurfdico-adminlstrativa do tipo docu-
mental, limites cronol6gicos e quantitativos das series e localizaljao no
acervo, atraves de c6digos topograficos. Sem a apresentaljao desses da~
dos essenciais, os funclos, ainda que perfeitarnente arranjados, nao per-
mitem a transfer~nda de informa~ao. Eles propiciam uma informat;!o
minima: tipologia (que, de certo modo, explicita a fimlji-o), loca1izaljio
no tempo e meio de acesso formal,
Nessa informa'Yi0 minima nao cabe 0 "assunto" como tal. Po-
rem, conhecer a que grupo ou seljao ou a que fundo pertencem as series
inventariadas pode resolver essa questao, pois as funljoes e a jurisdiljaodenunciam a area de atua'Yi0. Por exemplo: urn 6rgao administrativo
cuja compet~ncia seja a militar, a sanitaria ou a fazend.aria nao abrigara
132Nao ae confunda ~a"unto~ com a atividade ou a operayio que est~ impllcita no docmnen-
to, j~que este delu decorre, em cumprilllento de fun'r0es que cahem ao 6rgiio publicn no
exerdcio da sua cOl1lpet~llda. Quando se fala em c6digo de a5&onto 00 planus de da5&ific~~ao
por :assunto, sifitem'lica usada 005 arquivos correntes, esr'-sc falando sohretudo de "fullo;;1'Jes".
Exnnplo: Mno~M. Trata-~ de "rna s~rie, cup lipo de documento ~ 0 jurldica e adminis.
trativamenu clestinado a coosignar a. l\llmea~. £: a func;ao que os alOS escrilos nos d'KU-
menloS daquda sirie devem cumprir. Sell ~a.allnlo", como componente diversificantc, scria,
no mbimo. 0 nome do intercssado c 0 cargo para 0 qual foi nomcado. O,d, ;5&0nUllea .cria
conaiderado asallnlo peio h.istoriador,,~'(olli'i<lgradn entrada "assllntu", tao do conhecilllento
dos arqwvistas, elucida bastJ)1\~ (ssa questao, Definitiv;unenle, ° "[l>SlInto" dus "l'qu;vus 11~0
~ 0 "assunto" na acc~~() leiga, 1l~(l-;\l'<)lIivistie",du pcsquisador cmllum,
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S£RJE 9 - REPRESENTA<;:OESA MESA
Caracteriw;:ao: Documento dirigido pdo Conselho Provincial
col~tivamente ao Gove-roo Imp~rial. de
carateI' congratulat6rio. de estranheza ou dr
enc.aminhamento de resolu~Oes.
4. Notalj30 ou cola (conjunto d~ sigIas e nfuneros que idenlificam ou
locaJizam as unidad~s de arquivamento no acervo).
5. Obs~rvaljoes quanto ao ananjo, se houver.
Exemplo d~ inventario no arquivo perman~nle da Assembltia
LegisJativa do Estado de Sao Paulo, relativo as series do Fundo Conse-
Iho Geral da Provincia (1824-34):1>1
Foram lomadas apenas as series 8 ~ 9 para exemplificar:
S£RJE 8 - PROPOSTAS A MESA
Caracteriza~o: Sugestio inicial que os consdheiTOSfaziarn par
escrito para que seu int~Dto fosse discutido,
aprovado e tnmsfonnado ~m resoluftio. Con~
ttIn inicialmente as justificativas e. a seguir, os
itens da pcoposi~iiO antecedidos d. pll1JtvB
.pTOponbO•.
Datas-baliza: J 828-1834
QUlmtidad~: 39 unidades documentais
Notaftio: FFCGP, Lata I
Obsecv'lujoes: Iu propostas recd>em emendas. que podeJll con.stac como
marginalia na pr6pria folha de propo5ta, ou podem vir em pequenos pap6l;
anaos. Rttebcm 0 respectivo aprovado (ou nio) pan aula item lJue 0 t~-
nha sido na discussio.
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em suas series documenlais documento$ que extrapolem attibui.,Oes,
fun~oes. atividades e opera~6e5 relacJonadas ~s quest6es de de-fe-sae R-
guran~a. de saude ou de tcoDomia e finanljas. respectivamente.
Montagem do inventario
o corpus dos verbetes deve sec antecedido de uma introdUl;;iio, na
qual St esdare~a a situac;:iiogeral do fundo ou dos £Undos a inventariar e
o porqu~ de sua elei~o. em rela~o aos demais componentes do acervo.
Nesse t6pico devem tambem constar os temas reJeva.nles da pesquisa
para os quais esses item invtntariados podem form:cer dados importan-
les.; devem ainda sec explicitadas as tknicas usadas para a elaborat;:io
das verbetes. designando-se peculiaridades. se houver.
No mventirio oio St faz necessario 0 indict. a ni\o sec que se oplt
por u-ma inde.xa~~ direta. olio passando pela via dos verbetes unitArios,
como Sf: faz no catalogo. A nao s~r ~m casos especiallssimos. d~saconse-
Iha-s~ essa pratica. ~u ~mpr~go pod~ acabar anulando a grand~ vanta-
gem dos instrum~ntos summos: a brevidad~ d~ ~Iaborac;io. Ad~mais.
as shies cont~mpladas com inv~ntarilJt;iio sao. em g~ral, d~ cont~iido
administrativo. com "assuntos'" simiJares. 0 qu~ dispensa 0 (ndice de
assuntos como via de acesso do historiador ao documento.
o corpus e formado pela seqij~ncia d~ verbeles relativos as dif~-
r~nles series inv~ntariadas, sempre obedec~ndo ao arranjo.
A ord~m dos e1~menlos no verbete ~ a seguinte:
I. Car.u:tenzafiAo diplomatica-semlnlica-juridica-administraliva do tipo
documental ou da funljio administraliva qu~ originou a produljaol
recolliimento dos documentos componentes da serie descrita,lSJ
2. Datas-baliza (a do documento mais antigo ~ a do mais r~cent~ da
serie ou da sua parcela inv~ntariada).
3. Quantidades de dos::umentos ou de unidades d~ arquivamento.
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Dalas-baliza:
Quantidade:
Notatrao:
l820-1834
35 unidades documentais
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I~J1'Iil1efinj~Oe~d.15tjpologia$ devem ~r obtid.li em dicion6rjos jurldico.~dminiitrativo5.,
l)(IrrueIJllll'nh'iooibhogTJlia especializada, romad ••b peculiarjd:04ri'l!l(\raldas dos pr6prjo~
(IocllmCIJll>~.Vn" c'1pi1ll10.1.•.••Ialivo' djplom~tic;l I' ~ lipologil documental. Hoj••iii .1'
Will;) n>llI[:loss;irios lie esptcjes <iocomelll~is.
I""C.da 5trie tem dll;u.limile que. ernoora ~ iilulndo derJlro do peliodo ~brangido pdo
rondo, podem n.lo wjncidir necessarjamente com IS desle. 1510porqu~ hi shies das qUIi5
nlio rle5Iamdocumenlw do periodo i"ieill 01' final dB ;"sliluio;<lo.NOle-~ que I ~sptcie
docomental, nw exemplos ."Ieriores. repele-s"''OQ;:lituloe na uracleri~~~o. Nos nem.
plos, constil ~pe"BSno tltulo. Ambos os procfdimenlos sau lidl05, d~$d. que IJJlntidB n
I,mifolmidade em tD<iuu j"vellloirio.
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Catalogo
Eo instrumento que descreve .unitariamente as pe~as documen-
tais de urna serieau mais s~ries, ou ainda de urn ,anjuntc de documen-
tos, respeitada ou DaD a ordem da dassificayao.
Estabeledda essa conceitu8yao para 0 Brasil. e preciso que os ar-
quivistas brasileiros estejam aleolas as difeeentes caracterizayoes de ca-
tMago dos demais palses. notadamente quando vindas de autores larga-
mente difundidos no pals. £ 0 caso de Schellenberg ou de Antonia
Heredia. Segundo 0 arquivista norte-americana, as "cata10g05 de serie"
contem "informac;ao similar a prestada pelas inventarios (...), mas apa-
reeem oa fonna de ficha" (e curiosa notar que 0 capitulo referente a esse
tipo de mein de busea se encontra oa parte dedicada aos arquivos priva-
dos).}' para a renomada professora de Sevilha, que endossa a sistema-
tica usuar naEspanha, 0 objetivo do cat3.l0go e "fazer a descriC;ao da
pel? documental, entendendo-se como tal tanto 0 documento solto
(provisao real. carta, consulta) quanto a unidade arquivfstica {proces~
so, dossil!)D.
No catalogo, par ser a representa~o descritiva de documento por
documento, as seqiil!ncias dos dados necessarios a identificac;ao e ao re-
sumo sao as mesmas que as do inventario.
Esses instrumentos mais especificos, que tratam as unidades do-
cumentais uma a uma e sao chamados no Brasil, em geral, de cataIo-
gos, nos Estados Unidos chamam-se lists, sendo suas unidades deno-
minadas piecesY~ "As pel?S sao descritas nos National Archives em
Hstas ( ... ). Se compreensivas, cobrem todas as pec;as de determinada
serie au todas as pec;as de varias series ( ...); se seletivas, cobrem deter-
minadas pec;as de uma dada serie ou varias pec;as de vadas series ou
gropos (... ):'156
a tratamento analltico propordonado pelo catalogo aplica-se
melhor aos fundos p~ssoais, aos fundos fechados de 6rgaos de pe-
------------------------
ISSEm france;, p~que 0 EIJtv~r's/ai"m explicita ser a mellor unidade arquivlstiGi
indivislvcl. pode oonslituir-se. segundo as lerminologias france». inglesa e ilaii(\ll3,de IIJWI
ou varias pliginas c tambCm. evenlualmenle. de urn caderno ou urn yolu~~,"'-.
,••••Sdu:'llcnbe£g. 1955<1:1)4.5.
quena amplitude e curta dura'Yao (portanto, com produC;ao docu-
mental numericamente reduzida) ou aos casos em que, mesmo ha-
vendo grande quantidade de documentos, 0 arranjo nio e funcional,
nem hoi series homogeneas e l6gicas que possibilitem uma descriC;ao
coletiva.
AMm disso, podem receber descric;aounii3ria em catalogos os fun-
dos fechados de orgios muito antigos cujos documentos sofreram, com
o passar do tempo, baixas consideraveis, ou ainda series, partes ou con-
junto delas de especialissimo interesse e denso conteu'do.
Montagem do catalogo
A sequencia 16gica e ideal da produC;ao de instrumentos de pes-
quisa num arquivo permanente e a que conduz dO,goia aos inventarios e
.destes aos cat3l0gos. Essa pratica nao significa. contudo, que todoso~
fundos tenham necessariamente que receber tratamento uniforme. pois
estao referenciados no guia,
a quadro de arranjo e 0 guia, estes sim, sao indispensaveis. A par-
tir deles e que os fundos sao inventariados, a curto e a Jongo pra:zos. Por
outro lado, nem todos os fundos descritos na modalidade invenU.rio 0
serao na de cataIogo, A politica da descric;ao, discutida mais adiante,
estabelece as devidas prioridades.
Stndo urn instrumento do tipo parcial, a:finalidacle de urn catalo-
go uao e abarcar 0 acervo como urn todo, nem abarcar conjuntos de __,
'f~mios. Destina-se antes a descric;ao de: .,.----
o urn determinado fondo em lodos os itens documentais componen-
tes de suas series;
o algumas series, em todas as suas respectivas unidades;
o urna s6 serie au, ate mesmo, urna unidade de arquivamento, como
ocorre quando da produ~ao de cataIogos de c6dices (notadamente
os inautenticos), registros e cartuhirios e/ou dossies e ate processos,
se suficientemente volumosos e de valor substantivo.'57
C_,~. _,'I
I~JPara ~conceitualjiio de ((>di(('saultnlioos e inauttnt1c05. ver FonsecJ e Gougclo. 1985.
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2M ~ 2.
: A estrutura editorial do catalogo come~a corn uma introdu~o ~, >
~ na qual 0 autar (Oll antares) expOe (au expoem) a porqul! do trata- 'E 0 5~~ ..gJi;- g..g ~ ~
; ... .. . , .~~"" '0 O. .0 •. ~ ~ •
:; mento umtana. Nessa mtroduc;:io, e preclsD ressaltar a nio-umforml- E l! (3 g.:g. ~ G g :.! -g ~ o:Q:X '8. Q
• .lI 8. O~O ~- .l! •• ~> t., dade dos conte6.dos dos documentos. assim como a importi\ncia que ....,8 r<l"'C l!! III 'E . e,f lll.~ '" l!!If!. ~ a
o "U lila 3.Vl[l "'OU <::Ill''''..co ! .
~ passam tef para a pesquisa sobre eertos temas que serao, entio. E .& -8 ~ :G ilL 0 0'0;: B-III[l] Vl !(!! :
o 8-£ '" u. ~ ","'C E.Q-u ii 2 '1.0"8.2' B ~
;;: referenciados. il.s<t~~.~;;.l!! 8~il ~D:!:"':.i!........ ~5.'~~~ 19 "ii"'C lil . 0"'0 Li.I 0.-0.80..,v; oR !ii. on
Como no invenU.rio, tambem no catalogo devem ser expostas ~"'O,~~ .....•••jg -f!:2.:8 ~ ij.g . ~ ~ E ~ ~ ~ . ;:i :
as tecnicas empregadas na elaboralj:aodos quadros dos verbetes. Deve- 0 "8 ~ :g l-s ~!~"8 l5 ii~ -S ~ '" ~ ~ :ll~ .Q.~ 0~ •••• <:.~ E E <:.;:: 0", .o~~ •••
se ainda mencionar 0 tratamento diverso que se tenha dado a algum ~ -E ~ j E t::l~ ~::: -g ~ ::: ~ ~] -l ~ ~ -2 ii 8 ° G'
c~BE:J ~1II]8.'-c8..e"" •• "l:Jc:J.~¥~~ '-'
grupo ou a alguma unidade documental. Urn prefaco e/ou uma apre- 8 K 6 8 -8 ~ 8 K l{l:.t 1C88. ~ 8 e ~ ~ ~ ii -8 i~ ~
sentacraol)8 podern anteceder a introdulj:ao. esta feita pelos pr6prios :•
autores. :;
Ha duas modaliclades de formata~o do corpus do catalogo: por , , .. :2 ~ ~:2 :12:2 ~.~.
quadros ou por verbetes individualizados. ! III .gi ~&!'f; Ii ~ ~~ ~~~ ~~ ~ ~ ~ ~
Par quadros: usam-se quadros quando. havendo .dados comuns a ~ ~ ] .g II! ID ~ ..Q j! ..Q B••• j;:! .-E 'Eo ~ "u ..•
todos os documentos ciaserle descrita. nia h3.necessidade de serem re. :a !!l !!1 IIIEj ~<5 -'11 ~ 0 ~ QCL.::i!: 0.."l:J DDZ::i!: ~ ii2 ~
pctidos. bastando que cncimem colunas. Os exemplos foram tirados da ~o
descrilj:ioda Col~ Marcelo Schmidt. do aeervo do Arquivo Hist6rlco 0 0 :::~ - 0 •••
do Municipio de Rio Claro e de uma serle do Grupo Posta lndigena .~ i. ~ ~aOo Cl.. •.
Arariba (SP) do Fundo Servicrode Protelj:aoaos Indios. existeote na for- ~ '5 11 '" ~ ~ ~ ~ if 0
'- "l"l:J"'....-:"'Vl:J E
rna de microfilrne no Arquivo Permanente do Museu Paraeo5CEmma '" ~ ~ ~ ~ g E~ a aCl.. _ ~C:"Ur3;:: ",0
Goeld'd Bel' p.... .. .~ lS "'IQIII •••.- E~ -3 '"'0 III 01, e em•• ,.. ,.,' .. , . ...-.-' 0.. a..~ o:C .S.+-< ~ JI) i3!1i! ,?,~ I "'YE '" II> ~:::J cr 5 a.. a.. ~ ~ 0 U "' .•'
llI-'11fll "'OK.~fi}",,,, .so ~-.::"30
c 2:U «,-,"Cla<:.Q.e a<:~ ~~ ~ii2
.x:: ,2 0E ••• 'iii. .E E c: . . c:" I....... :J c: C::J
I'll'" ,_:J:J-.•• o;:Q 0 ..'- 0
~ ~ - ro ~
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1'"Siioredigidos, em geral, pela dire~~o do arquivo ou do 6rgio maior ao qual se subordina, C;; I I "'. ,.,,."
assim como podem ser feitos por mn espedalisla 111 area a que se rererem 01; conteLido5 .C .l!. N ~ g:: 0 •..•••
descritos. ~ z. -- ~ "l l-t1
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&sa modalidade pode ser usada para correspond~ncia. re1at6rios
(em gera1,ao mesmo de5tinatario. 0 chere on superior), contratos e ate
at05 normativos, considerando-se partes,mas 0 titulo. a autoria, 0 pream-
bulo. a ordem e a execu~ao,0 texta, as dausulas, 0 fecho e a valida~o. J60
Porverbe~: usam-se verbetes quando M.diversidade nas especies
dos documentos, prineipalmente nas series por fun'tao, 0 que modifica
tambem os dados conseqiientes.
Na sequenda.d.a seric podem ser feitos agrupam~ntos 16gicos(tam-
bern empregados no caso do inventario em quadros>, sem que signifi-
quem subseries (estas devem ser descritas uma por uma),,61 A d~scric;ao
e unitaria por documento, na ordem do arranjo au nao. Quanta a
editora't3.o,as partes que antecedem 0 corpus sao as mesmas;8. indicadas
para os inventArios.
A ordern interna dos dados nos verbetes deve ser a seguinte:
1. Espkie documental: se houver alguma peculiaddade quanto a forma
em que ela se apresenta, tal dado deve vir antes ou depois de sua
referblcia.'61 Exemplo: fragmento de oHeio au matono incompleto,
au ainda carta (fragmento). 163Se 0 documento estiver escrito em lin-
gua estrangeira, esta deve ser designada ap6s a espeeificatj8.oda espe-
cie.Ex~mplo: carta, em ingi!s, ...
160Ver Atienza. 1979c;e Null.ezContreras. 198Ia:41-44.
161 Sub$~riet urna divislo dOlsl!;rie,mas nlo quanta 11.seqiltncia cronoiogici ou quanto aD
usunto. Nuna ~ demais reiteru que, em arquivo, a (mica possibilidade de reunill.o por
auuiifo (quando'ni1;tomado como fun~o) l!;0 dossi~. Seu cmprego, entrdanto, deve $l'r
muito criterioso e I'Clmto. A su~rie t Ul1Ll$ubdivisio ou urn desdobramento da func;io
adrninistrativa qtn"gera 0 documento. Em geral, as $UbKrics correspondem is variantn ou
11.1driu opera~ necess6riu pall a ex«u~ de UIDaatiYidade.
INA ap«ie e 0 tipo doc::umenlaudevem ser identificado$ quando da opera.;:io de arranjo .
Para tanto sio necess;lrios e$ludos de diplomllilicae de adminisIJll~~O,no que concerne ~o
conhecimento da competf,ncia, das fun~Oes,das atividad~ e das opera~Oe~que geraram
Iquele$ doc::ummtos.
16~A diferen~a entre KfragmentoTI e "inwmpldo" reside, no primeiro caso, em tcr ~ido 0
documento originariamente comple1o, Ichando-lle agora desprovido d~ parlc subslancial
da sua totalidade. 51'nac for $ubstandal 0 trewo ~rdido, basta que isso $Cjaassinal~\slo110
tim do verbele. ~Incompldow f 0 drn::umento que estil=idcnt~mente inconclll$O,futo <:0-
mum no caso de ra5CUnhos.
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3.
Emissor: e a autoria, podendo ser uma entidade au uma pessoa. Pode
ser omitido, por estar implicito, ou porque a especie nan comporta.
Nesse caso, ap6s 0 nome complet"o, segue-se, nesta ordem: titulalf3:o,
cargo e fufil;ao, meSilla ad hoc, se for 0 caso. Exemplo: Bando de
Ant6nio Gomes Freire de Andrada, conde de Bobadella, governa-
dor e capitao-general do Rio de Janeiro, comissario da demarca-rao
do Tratado de Madri.
Desrinatario: e a quem se destina, podenda ser omitido, se implici-
to. Se for urn destinatario coletivo, pode ser omitido pela obviedade.
Exemplo: urn decreta do presidente da Republica regulando alga de
alcance nadonal destina-se aos brasileiros.
4. Funfao: retIete a intem;ao da criayao do documento, podenda ser
omitida, se impHcita.:eo expressa pelo verbo no gerundio. Tern aver
com a especie documental e as.dUllSnao podem se contradizer. Exem-
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plo: urn relat6rio nao pode baixar urna obrigalj:ao, como urna por-
tarm nao pode relatar uma inspelj:ao e assim por diante.
5. Afiio: e propriamente 0 tema do documento, a razao pela qual foi
criado. Nunca e omitida. :B0 "assunto" cujas variantes serao deter-
minadas pelos dados referidos nos itens 1 e 4.
6. Data t6pica:lugar de onde esta datado, 0 que nao significa necessa-
riamente 0 nome de uma cidade. Nunca e omitida, a nao ser que
nao conste, 0 que deve ser assinalado par "s.d.". Exernplo: "Da Sala
das Sessoes" ...i "'Acampamento" ... ; "Palacio de Nossa Senhora da
Ajuda"... ,'~"
7. Data CTono16gica:dia, mes (por extenso) e ano. Nunca e omitida, a
nao ser que nlio cooste, 0 que deveser assinalado par "s.d.".
8. Assinatura(s): exatamente como ocorre no documento, abreviada
como estiver. Pode ser precedida au nlio da designai;ao "as.".
9. Quantidade de papnas: qualquer pagina escrita, mesmo com uma
au duas palavras, deve ser contada.
10. Anexos ou observtlfoes: se houver, entre parenteses.
11. Notafiio de localizafao: a sigla da notac;:ao pode repetir-se au nao
ap6s cad~ verbete. :Bobrigat6ria a designai;ao, de forma bern clara,
da unidade de arquivamento.
~
Exemplos'64
1. Em que constam tados os dados:
_ carta, em franc5, de Janno Jackson, arquivista-bibliotecario da Societe de
Geographie de Paris, a Joao Martins da Silva Coutinho, agradecendo 0 envia de
trabalhos seus ~quela sociedade. Paris. 15 de novembro de 1888. as.: Janna,
Jackson. 2p. (No verso: lisla dos trabalhos enviados.) (fSC. Serie Correspond~n-
cia. ex. 1.)
2. Em que nao oeorre a emissor:
2.1 Por estar implicito:
-Postura municipal proibindo coleta noturna de lixo. Pa~o Municipal. 20 de
junho de 1952. as.: Thomaz de Aquino, prefeito municipal, lp. (f. Gab. Pref.
Posturas. C. 10.)
2.2 Porque a especie nao comporta:
- Tabela oornparativa da receita, despesa geral e POf quilOmetro, custo da unida-
de de trabalho util, cargas, passageiros, extensllo e bitola de diversas estradas de
ferro, segundo relat6rios do Ministerio da Agricultura e das companhias durante
os anos de 1877 e 1879,. S.d. 1p. (grande formato.) (FSC. Serie Desenhos tecni-
cos. C. 3.)
3. Em queniio ocarre 0 .destino, por estar implicito (em geral nos atos
normativos da autoridade suprema, pais se destinam a toOOsos cidadiios):
- Decreto-Iei que dispoe sobre 0 loteamento e a venda de terrenos para paga-
mento em presla<;oes. Rio de Janeiro. lOde dezembro de 1937. 116~ da Inde-
pendt!!ncia e 49g da Republica. as,: Getulio Vargas. Francisco Campos, 1p.
--------------~--------------_._----------
1MOs exemplos sao hiportlicos ou reais, no caso de 0 documento citado eJ(istir,mas ainda
.ti~oter sido descrito, ou jil constar de invent~rios publicados. Alguns sao em pan~ renis, elll
parte hipottticos, pam que se possa conllgurar meJhor a eUlllplifica~iiO.
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4. Em que nao oeorre a nm~o, por estar impUcita:
_ Relat6riode viagemde RobertoMoreira'Rlho,subpfocuradorda Procuradoriado
PatrimOniolmobil~rioe eadastro do Estado,sabre audiimdas de inst.rl.Jl;:iloe julga-
memo da ac;ilodisaiminat6riareferentea areas da comarcade Apia!.sao Paulo.24
de janeiro de 1941. (Formul6rioimpressae preenchido a maquina.)
5. Em que nao ocorre assinatura, nao por amissao, mas porque a espe-
de nao a rcquer:
- Perfillongitudinaldas principaisaltitudesentre Alagoinhase Queimadas, relacio-
nado com 0 percurso do prolongamenloda Estrada de Ferroda Bahia. s.d. 1p.
(grilnde formato, ms.)
6. Quando oeorre a indica~ao de anexos e/on observaC;oes:
_ Requerimentode ServoGo~1ves IlPrefeituraMunicipalde S<loPaulopara obter
o .nece~rio alinhamento"paraconstruiruma casa IIruaMariaMarcolina.5110Pau-
10,15- 1907.as. ilegfvel(a desigila(.aodo ~ llcha-se encoberta pelo selo) (ane-
xos:a plantada casa e parecerdo perilo).
No caso da especifiddade quanto a processos e dossib, I~ men-
ciona-se 0 "tema", seguido do nome do interessado e das datas-Iimite.
a nUmero de protocolo, que ainda poderia ter algoma razao de ser no
arquivo intermedilirio, nao tern valor no aiqtii~o permanente, sendo,
pais, urn dado a desconsiclerar.
as verbetes dos processos, consider~dos urna unidade documen-
tal, podern ser simplificados:
11\5Enquanto as serin sao s;qUblcias de documentos da mesma natureza, os proctSSOf810
oonjunto5 de documentos diferentes, mas seqUendalmente reunidos para qlle Ie complete
urn ato administrativo. Sell conjunto c indivisivel e olidal, sendo Sliamontagem feita duran-
te a tramitaorl0. Ii as dossi!s sao oonjunl:osde documentas diferente:s, nnidos em rado de
consulta ou da paquis.a;'e que podcm ser montados pelo admini5trador au pelo arquivista
ainda na instincia correme au, posteriormente, ji no arquivo permanente.
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- Processo relativea cooperao;:llono Setor Foldore para el(ibir;Oesde conjuntos de
congados.lnreressado:Jose PedroAIc~n1ara.sao Paulo,26 feY.1952/13 maio 1954.
6p. (FundoComissaoIVCenten~rio,Ser.Proc.'Cax. 1.)
au podem ser rnais detalhados, entrando-se, na descri~io. na re-
la~io dos seus componentes, na parte final do verbete:
- Processorelativoa solici1ao;:110de titulode posse de terras em Cubatao.Interessa-
da: BeneditaMartaRosade Jesus. Documentos datados de Cuootao,Santos e Sao
Pilulo,14mar. 1907/8 feY.1915 (Cons1am:requerimentoda interessada;processo
de justificao;:llO;termode assentada,de condus30 e de data;certidllode naturalizao;:llo;
provasde recolhimentode impastos;parecerf1l\lOraveJ;concessllodo tituloaos filhos
da_interessada,ja entao falecida).
(FundoSecretariada Agricultura.$&;.aoDiretoriade Terras,Coloniza~o e lmigral)io.
serie Processas,ex. 1.) .--.',' ~,
No caso dos dossi~s, a entrada e pelo titulo referente ao tema, SeJn-
pre espedfico. Sua descri~iio exige uma listagem, dada ,a diversidade ID-
terna de tipologi;,tS documentais, caracterfstica desses conjuntos. Toman-
do emprestado urn exemplo do Acervo Otavio Brandio, existente no
Arquivo Edgard Leuenroth da Unicamp, temos:
- Dossie: Indios:Anotar;Oesde terceiros sabre esllidos de OMvioBrandlloacerca
dos fndiosbrasileiros:hist6ria,condir;aode vida,lu1ase na«les; textosavulsossabre
o tema: artigosassinadi:lsper LuizPe:rgran(pseud.OB);artigosde terceiros;recor-
tes; crlticasde livros.
Para completar a montagem