TRABALHO SOBRE KANBAN 2.111

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TRABALHO SOBRE KANBAN
TEMAS ABORDADOS: KANBAN
ATIVIDADE: Projeto interdisciplinar
INTRODUÇÃO
Uma abordagem fundamental para melhorar da produção, Kanban é uma estrutura popular usada para implementar desenvolvimento de software ágil. Requer comunicação de capacidade em tempo real e transparência total do trabalho. Os itens de trabalho são representados visualmente em um quadro kanban, permitindo que os membros da equipe vejam o estado de cada peça de trabalho a qualquer momento.
Justificativa 
O que é Kanban:
o kanban é uma forma simples de gestão à vista, onde a utilização dos cartões em um quadro ou mural possibilita que as pessoas possam verificar rapidamente a situação do trabalho. Uma das principais vantagens da utilização da gestão à vista é que ela permite uma maior facilidade de assimilação das informações por parte da força de trabalho, pois estas estão sob a forma de gráficos, símbolos e diagramas. Outra vantagem é a transparência, pois todas as informações necessárias estão expostas a todos, permitindo melhor comunicação e maior integração.
Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão”ou “sinalização”.
Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série.
Nesses cartões são colocadas indicações sobre uma determinada tarefa, por exemplo, “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”. 
A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir. O método Kanban foi inicialmente aplicado em empresas japonesas de fabricação em série e está estreitamente ligado ao conceito de “just in time”. 
A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série.
O Kanban está relacionado com o conceito de Pull Systems (sistemas de produção puxados), a grande maioria das indústrias utilizavam o conceito de Push Systems (sistemas de produção empurrada). Um sistema de produção empurrada se caracteriza por iniciar a produção antes de ocorrer uma real demanda, ou seja, o processo recebe uma ordem de produção e executa, empurrando o resultado da operação atual para a operação seguinte. Um sistema de produção puxado se caracteriza por iniciar a produção quando um item é vendido, gerando demanda para a fabricação de outro, assim cada operação do processo é alimentada pela demanda da etapa anterior.
Benefícios do Kanban
Para ficar mais claro que você deve usar o Kanban e ainda hoje, vou dar alguns bons motivos para você utilizá-lo. No meu ponto de vista, a redução de desperdício e de custo sã os benefícios mais importantes para uma empresa/equipe que deseja ampliar seus objetivos. Deixa eu te mostrar todos eles:
Tempo de ciclo curtos, oferecendo recursos mais rapidamente;
Melhor gestão nas mudanças de prioridade;
Requer menos organização;
O processo é simplificado;
Maior visibilidade dos projetos;
Redução de desperdício;
Redução de custo;
Elimina atividades que não agregam valor para a equipe;
Melhora a motivação e desempenho da equipe.
Ele possui quatro princípios fundamentais, são eles:
Comece com o que você faz agora;
Concordar em buscar mudanças evolucionárias;
Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
Incentivar atos de liderança em todos os níveis.
No início desse artigo você pôde enxergar nos processos de fabricação da Toyota, elementos fundamentais do Kanban. Segundo David J. Anderson, o Kanban possui apenas seis práticas, são elas:
Visualizar o fluxo de trabalho (workflow)
Quando criamos um modelo visual do fluxo de trabalho da equipe, fica possível identificar o que realmente está sendo feito. O trabalho se torna visível, gerando uma serie de benefícios como, foco no “todo”, transparência e identificação de desperdícios. Todos podem enxergar o contexto do outro, levando instantaneamente o aumento da comunicação e colaboração. A visibilidade vai permitir que você perceba o impacto das mudanças.
Sempre que um gargalo é encontrado, você começa a imaginar um processo para sua resolução. O Kanban lhe proporciona uma visão ampla do que está sendo feito, em qual etapa, o que está pronto, quanto está pronto e o quanto a equipe consegue entregar, lhe concedendo previsibilidade. Dessa forma, você terá em mãos um maior planejamento e saberá quando assumir novas responsabilidades, pois conseguirá enxergar a capacidade de trabalho da equipe.
Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP)
A sigla WIP (Work in process) é muito usada quando falamos de Kanban e nada mais é do que o trabalho em andamento. Ao limitar o WIP, o ritmo da equipe se torna equilibrado, ela não se compromete com muito trabalho de uma só vez e reduz o tempo gasto em um item. Evitamos também problemas causados ​​pela alternância de tarefas, reduzindo a necessidade de priorizar constantemente itens. Um ótimo exemplo de WIP pode ser encontrado no palácio imperial do centro de Tóquio, no Japão. Lá o Kanban é utilizado como uma forma de sinalizar a necessidade de puxar mais trabalho.
Como assim? Usando Kanban em um parque? Sim, é necessário controlar o número de pessoas que estão dentro do parque, pois muitas o visitam e é preciso o mínimo de organização para que todos possam aproveitar da melhor maneira o passeio. Ao entrar no parque você recebe um cartão (kanban) e ao sair deve devolver o mesmo cartão, dessa forma se consegue saber a quantidade de pessoas que estão dentro do parque. Essas pessoas que estão dentro do parque é o que podemos relacionar como WIP (trabalho em andamento). Podemos enxergar então que o Kanban não é apenas um quadro branco, ele vai além e pode ser utilizado em vários contextos.
Gerenciar e medir o fluxo
Usando limites de trabalho em andamento você pode otimizar o seu sistema Kanban para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe, coletando métricas e até mesmo obtendo indicadores de problemas futuros. Dessa forma, fica possível otimizar o time to market, conhecido também, como lead-time. O Kanban promove a colaboração contínua e incentiva o aprendizado e a melhoria do seu trabalho. Porém, antes de melhorar é preciso saber onde. Você pode descobrir isso olhando e entendendo como o trabalho está fluindo, analisando as áreas problemáticas em que o fluxo está parado e indefinido, e em seguida implementando mudanças que favoreçam a melhoria. Torne a repetir esse ciclo para entender se realmente as mudanças estão tendo um impacto positivo ou não.
Tornar as políticas do processo explícitas
Há muitas maneiras de modificar um quadro Kanban para fazer políticas de processo explícitas. Uma delas, é redesenhar o quadro para especificar como os fluxos de trabalho devem ocorrer. Outra, é a utilização de limites de WIP para explicitar políticas sobre o quanto de trabalho em progresso podemos assumir. Não é possível melhorar algo que você não entende. Por isso, é preciso definir, divulgar e socializar o processo, assim todos terão uma ideia explícita de como as coisas funcionam e de como o trabalho realmente é feito.
Implementar loops de feedback
De acordo com a prática três, “gerenciar e medir o fluxo”, é necessário medir e otimizar o lead-time para que o processo se torne eficaz. Para saber isso, é necessário identificar o que os clientes pensam e quanto o produto contribui para atingir as suas necessidades. Há também a necessidade de loops de feedback dentro de um sistema Kanban para se certificar de entregar a funcionalidade esperada com a qualidade certa. Loops de feedback são também uma excelente maneira de minimizar riscos, dado que as decisões são validadas continuamente e os problemas de qualidade são exposto imediatamente.
Usar modelos para reconhecer oportunidades de melhoria
Se você não está melhorando continuamente, mas estácumprindo todos os outros requisitos do método Kanban, você está fazendo errado. É como utilizar uma metodologia ágil, mas não ser ágil. Não sei se já ouviu falar sobre Kaizen (não é Kaiser “cerveja”), mas ela é parte fundamental para usar o Kanban de forma eficaz. Kaizen é uma palavra que, geralmente, significa melhoria contínua. O Kanban sugere que modelos sejam usados para implementar mudanças contínuas, incrementais e evolutivas. 
Classificação de itens e hierarquia
A classificação de itens vai de equipe para equipe, não existe uma regra que dite quais tipos de itens devem ser utilizados, eles são definidos de acordo o processo de trabalho da equipe. Podemos citar alguns exemplos de item, como: Defeito, tarefas, estória de usuário, recurso, casos de uso, sugestão de melhoria, enfim, é possível classificar o item em diferentes tipos de demanda. Fica a seu critério identificar os itens referentes ao seu contexto, porém, leve em conta itens que referencie bem a classificação de seu quadro. Muitas vezes encontramos no Kanban itens que são mais abrangentes, requerendo assim uma hierarquia de rompimento. Vou citar para você três tipos de hierarquias que são comumente utilizadas, são elas:
Épicos (Epics)
Um épico é uma grande estória. Quando uma solicitação é muito extensa necessita ser quebrada em partes menores (estórias). Isso ajuda a manter princípios ágeis como, por exemplo, entregar software funcionando com frequência.
Estória de usuário (User Story)
Uma estória de usuário pode ser caracterizada como uma curta e simples descrição de um recurso. Ela pode ser contada a partir da perspectiva da pessoa que deseja a nova capacidade, usualmente de um usuário ou cliente do sistema. Para criar uma estória de usuário você pode seguir o seguinte formato: Como/Sendo <quem>, eu quero/gostaria/devo/posso <o que>, para que/de/para <porque/resultado>.
Tarefas (Tasks)
As tarefas são os elementos de uma estória. Por exemplo, se a estória de usuário é “Como usuário comum, eu quero me cadastrar na landing page através do formulário no topo, por que desejo receber o ebook prometido”, uma tarefa dessa estória poderia ser “Integrar API de email ao formulario”. Estórias de usuário que são muito pequenas, podem não ter a necessidade de ser divididas em tarefas.
Evidenciando um quadro Kanban
Podemos ver abaixo um típico quadro Kanban comumente utilizado por equipes de desenvolvimento de software. Nele podemos identificar muitos pontos interessantes. Então, vamos à eles.
Buffer
Perceba que este quadro contém 6 colunas (Fazer, Desenvolver, Fila p/ Teste, Teste, Implantar e Feito). A coluna que antecede o Teste (Fila p/ teste) é o que chamamos de Buffer. Buffer é o conceito de fila antes do gargalo, ou seja, é o que antecede a atividade e está aguardando para ser puxado. O Buffer faz com que a equipe mantenha um ritmo e priorize melhor o trabalho, pois desta forma sempre haverá trabalho disponível para ser puxado.
Priorização de itens
Veja que os cartões não estão bagunçados no quadro, ou seja, existe uma priorização de itens. Neste caso, os defeitos estão sempre acima, pois encadeiam uma maior prioridade, após eles as tarefas recebem um peso posterior e depois os recursos. A identificação pode ser feita por cores conforme a imagem acima ou por pontos. Essa priorização faz com que a equipe saiba em que trabalhar primeiro, agregando mais valor ao processo.
Limite WIP
Em cada coluna existe um número. Este número é o limite WIP, ou seja, o limite de trabalho em andamento que pode estar naquela coluna. Perceba, por exemplo, que a coluna “Desenvolver” ainda poderia receber mais um cartão.
Agora, vamos observar um outro quadro e identificar mais algumas características. 
Observe que continuamos com as mesmas colunas, porém, existe uma diferença se comparado ao quadro anterior. Existe uma divisão no quadro que separa o fluxo de trabalho em dois, mas por que?
Raias
Essa divisão é o que conhecemos como raias. O nome remete a uma raia de natação, onde um nadador possui velocidade ou direção diferente do nadador na raia ao lado. Essa é uma excelente forma de controlar a demanda, onde em cada raia um fluxo é distinto do outro. No nosso caso perceba que as raias são totalmente diferentes, por exemplo, na coluna “Fazer” a raia de cima possui um limite WIP de 3 cartões enquanto a raia abaixo possui um limite WIP de 6 cartões. As raias foram divididas por tipo de item (BUGS e TAREFAS), porém, você pode dividir de acordo a sua necessidade, podendo optar também por classe de serviço, prioridade ou tamanho.
Os cartões de parede (Cards Wall)
É importante que os cartões possuam informações simples e descritivas. Na imagem acima é possível perceber que a informação foi atribuída de maneira organizada, observe que no topo do cartão, da esquerda para direita, temos um código (#1234) que simboliza o número do item. Esse número poderia ser a representação de um código retirado de algum sistema de controle, onde lá mais informações poderiam ser encontradas. Ao lado, existe uma data (23/10/2014) que representa a entrada desse item, ela é considerável por que evidência o que está sendo mantido a mais tempo no sistema Kanban. Ela poderia também representar o limite, as vezes existem requisitos que precisem de uma data limite, sendo assim, é interessante analisar se para você é mais viável manter essa data como limite ou entrada, porém, caso decida por uma, faça os outros cartões seguirem o mesmo padrão, evitando assim confusões.
Logo abaixo temos uma descrição. Observe que ela é curta e simples, é sempre contada a partir da perspectiva da pessoa que deseja a nova funcionalidade. Normalmente, seguem um modelo simples como, por exemplo, “Como/Sendo <quem>, eu quero/gostaria/devo/posso <o que>, para que/de/para <porque/resultado>“. Por fim, duas inicias (K. B.) são vistas ao final do cartão, elas representam o nome do responsável naquele momento pelo item, no caso Kleber Bernardo, ou seja, eu.:) Você poderia também inserir o nome completo ou colar um avatar que representasse o responsável.
Uma equipe Kanban concentra-se apenas no trabalho ativamente em andamento. Depois que a equipe conclui um item de trabalho, retira-se o próximo item de trabalho do topo 
da lista de pendências. O proprietário do produto é livre para priorizar o trabalho na lista de pendências sem interromper a equipe, porque qualquer alteração fora dos itens de trabalho atuais não impactam a equipe. Contanto que o proprietário do produto mantenha os itens de trabalho mais importantes no topo da lista de pendências, a equipe de desenvolvimento tem certeza de que está retornando o valor máximo para o negócio. Portanto, não há necessidade de iterações de extensão fixa que você encontra no scrum.
PROJETO DE REDE DE OPERAÇÃO PRODUTIVA
 tempo de ciclo é uma métrica-chave para as equipes Kanban. O tempo de ciclo é a quantidade de tempo que uma unidade de trabalho leva para passar pelo fluxo de trabalho da equipe desde o momento que o trabalho é iniciado até o seu envio. Ao otimizar o tempo de ciclo, a equipe pode prever com confiança a entrega do trabalho futuro.
A sobreposição de conjuntos de habilidades leva a tempos de ciclo menores. Quando apenas uma pessoa detém um conjunto de habilidades, ela se torna um gargalo no fluxo de trabalho. Dessa forma, as equipes empregam as melhores práticas básicas, como revisão de código e ajuda em mentoria, para disseminar o conhecimento. Habilidades compartilhadas significam que os membros da equipe podem assumir um trabalho heterogêneo, o que otimiza ainda mais o tempo de ciclo. Isso também significa que, se houver um backup do trabalho, toda a equipe pode se mover para que o processo flua perfeitamente outra vez. Por exemplo, o teste não é feito apenas por engenheiros de controle de qualidade. Os desenvolvedores também o fazem.
Em uma estrutura Kanban, é responsabilidade de toda a equipe assegurar que o trabalho esteja avançando perfeitamente pelo processo.
Menos gargalosMultitarefa mata eficiência. Quanto mais itens de trabalho em movimento, em um determinado momento, mais troca de contexto, o que dificulta o caminho para a conclusão. É por isso que um usuário-chave do Kanban serve para limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP, work in progress). O trabalho em andamento limita gargalos e backups em destaques no processo da equipe devido à falta de foco, pessoas ou conjunto de habilidades.
Por exemplo, uma equipe de software típica pode ter quatro estados de fluxo de trabalho: "To Do", "In Progress", "Code Review" e "Done". Eles poderiam optar por definir um limite WIP de 2 para o estado de revisão de código. Isso pode parecer um limite baixo, mas há um bom motivo razão para isso: muitas vezes os desenvolvedores preferem escrever um novo código, em vez de gastar o tempo revendo o trabalho de outra pessoa. Um limite baixo encoraja a equipe a prestar atenção especial aos problemas no estado de revisão e a rever o trabalho de outros antes de levantar suas próprias revisões de código. Isso, em última instância, reduz o tempo total de ciclo.
Métricas visuais
Um dos valores centrais é um foco robusto na melhoria continua da eficiência e eficácia da equipe com cada iteração do trabalho. Os gráficos fornecem um mecanismo visual para as equipes garantirem a continuidade da melhoria. Quando a equipe pode ver os dados, é mais fácil detectar os gargalos no processo e removê-los. Dois relatórios comuns usados pelas equipes Kanban são os de gráficos de controle e os de diagramas de fluxo cumulativos.
Um gráfico de controle mostra o tempo de ciclo para cada problema, bem como uma média contínua para a equipe.
Dica Pro: O objetivo da equipe é reduzir a quantia de tempo que um problema leva para passar por todo o processo.Visualizar a queda da média do tempo de ciclo no gráfico de controle é um indicador de sucesso. 
Um diagrama de fluxo cumulativo mostra o número de problemas em cada estado. A equipe pode facilmente detectar bloqueios, visualizando o número de aumento de problemas em um determinado estado. Problemas em estados intermediários como "In Progress" (em progresso) ou "In Review" (em revisão) ainda não foram enviados aos  clientes, e um bloqueio nesses estados pode aumentar a probabilidade de conflitos de integração em massa quando o trabalho é incorporado a montante. 
Serviço constante
Sabemos que a integração contínua— a prática automática de criar e testar código incrementalmente ao longo do dia — é essencial para manter a qualidade. Agora é hora de atender à entrega contínua (CD,continuous delivery). A CD é a prática de liberar o trabalho aos clientes com determinada frequência: diariamente ou de hora em hora. O Kanban e a CD se complementam perfeitamente, porque ambas as técnicas se concentram na entrega just-in-time (e one-at-a-time) de valor.
Quanto mais rápido uma equipe puder oferecer inovação para o mercado, mais competitivo o produto estará no marketplace. E as equipes Kanban focam exatamente isto: otimizar o fluxo de trabalho para clientes.
Kanban e scrum 
 (Fonte, Pinterest)
Kanban e scrum compartilham alguns dos mesmos conceitos, mas têm diferentes abordagens. Eles não devem ser confundidos um com o outro. 
Fluxo contínuo
Entrega contínua ou a critério da equipe
Entrega contínua ou a critério da equipe
Sem funções existentes. Algumas equipes recorrerem à ajuda de um agile coach.
Algumas equipes misturaram os ideais do Kanban e scrum para o "scrumban." Eles tomam os sprints de extensão fixa e as funções a partir do scrum, e o foco nos limites de trabalho em progresso e tempo de ciclo a partir do Kanban. Porém, para as equipes que acabaram de começar com o agile, é altamente recomendável escolher uma metodologia ou outra e usá-la por um tempo. Você sempre pode iniciar aquela que for ideal mais tarde. 
Vantagens em Utilizar o KANBAN
Na redução de custos o Kanban permiti visualizar a diminuição de gastos que ocorre diretamente ao estoque e ao desperdício de recursos, isso ocorre devido a produção mais controlada, evitando comprar materiais desnecessários e garantindo que os produtos sejam armazenados pela ideia do estoque de seguro.
Com relação ao desperdício de recursos, o Kanban atua com tempo, equipamentos, mão de obra e materiais, fazendo com que mais itens sejam produzidos no mesmo tempo, com os mesmos recursos. Evita o desperdício dos materiais e não havendo o retrabalho do produto.
O kaban oferece as informações e processos sempre atualizados e é possível separar as atividades necessárias das não necessárias logo de imediato.
- Agilidade no atendimento a pedidos;
- Melhor aproveitamento do capital de giro;
- Menor área para armazenamento para o produto final;
- Explicitação, todos os níveis hierárquicos da produção, de gargalos industriais;
- Facilidade em se buscar o comprometimento do pessoal diretamente envolvido no setor produtivo;
- Diminui a necessidade burocrática de PCP – Planejamento e Controle da Produção;
- Apelo visual é compreensível ao mais baixo nível de instrução;
- Atenuação de atritos e tensões geradas por uma variabilidade positiva de vendas.
Desvantagens de se Utilizar O KANBAN
Uma desvantagem da ferramenta pode fazer com que você coloque tudo a perder. Isso porque, com a utilização dos cartões, sua produção fica mais “vulnerável”, principalmente quando o assunto são as incertezas ambientais, como atrasos, chuvas e trânsito. Os cartões não entendem esses imprevistos, nem mesmo as circunstâncias externas, e não enxerga isso dentro de seu sistema, o que pode causar certo prejuízo.
Outro problema é que a sua produção fica centralizada nas mãos dos funcionários da produção, e, se algum deles não for familiarizado com a ferramenta ou não tiver a instrução certa, tudo pode ir por água abaixo.
Permite estoques intermediários em todos os níveis produtivos fazendo com que os custos de manutenção de estoques sejam aumentados;
- Exige um planejamento mais aprimorado de layout, pois toda incorporação de novos produtos, além de sua área normal de montagem e acabamento solicita também a área de estoque intermediário;
- Em caso de interrupção brusca da produção de determinado produto, há maiores probabilidades de perda de materiais de toda a matéria-prima processada;
- Ocorre utilização e gasto com produtos e processos sem que haja a certeza da colocação do produto no mercado.
É uma miopia introduzir o Kanban com o propósito de não ter problemas. 
Os problemas de programação e controle da produção desaparecerão, mas surgirão outros tipos de problemas.
Cálculos do Kanban 
Cálculo da quantidade por cartão (tamanho do kanban):
  
Cálculo do número de cartões:
  
Estas fórmulas servem como ponto inicial no dimensionamento do kanban, mas o que se observar é que há muitas variáveis influenciam este processo, cuja análise não deve limitar-se ao resultado obtido destas equações. O dimensionamento dos cartões é feito com base na experiência dos funcionários. 
Ele leva principalmente em conta o tempo de setup e o ritmo de produção pretendido.
Os cartões Kanban
Dimensionamento dos cartões kanban: A fase de dimensionamento dos cartões talvez seja a fase mais importante do projeto do sistema kanban. Define-se, neste momento, a quantidade de estoque necessária entre os processos. Deve-se lembrar que o sistema kanban visa o mínimo nível de estoque possível. Segundo alguns autores, há duas fórmulas simplificadas para o cálculo do número de cartões e para o dimensionamento da quantidade de cada kanban.
Conclusão 
O Kanban é apenas mais uma ferramenta entre as outras para melhoria, redução de custos e eliminação de desperdício para uma empresa, para que um processo atinja sua mais elevada competitividade em relação ao conceito produção e a entrega na exata medida dos clientes.