Módulo IV Planejamento de cerimonias Unidade 3 O Check list Convites Roteiro para locutor

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Módulo IV - Planejamento de cerimonia 
Unidade 3 - O "Check-list". Convites. Roteiro para locutor. 
“Zelo com a aparência, jogo de cintura, e 
fidelidade ao governo para o qual presta serviço. 
Eis o receituário dos mestres de cerimônias 
dos palácios e prefeituras” 
Flávia Foreque 
Introdução 
Na unidade anterior você constatou que na realização de um evento ou cerimônia não cabe 
improvisação. Como afirma GIACAGLIA (2008:1), arranjos de última hora podem não só prejudicar o 
evento em si, como também comprometer de forma irremediável a imagem da organização. 
Por isso, na hora de implementar as ações constantes do planejamento feito deve-se ter muito 
cuidado para não deixar escapar nenhum detalhe, do mais simples ao mais importante. Nesta 
unidade, você tomará conhecimento de alguns aspectos relacionados com três tópicos importantes 
da organização de eventos: o “check-list”, os convites e o roteiro para locutor. 
O “Check-list” 
Como você aprendeu, a organização de um evento envolve diferentes e numerosas atividades. O 
check-list é a grande ferramenta do organizador de eventos. 
CIACAGLIA (2008:251) define como: 
 
Grande parte do sucesso de um evento reside num check-list completo que contemple todas as 
tarefas a serem executadas, discriminadas em planilhas que detalhem: 
 
Convites 
Você já reparou a importância que os noivos dão ao convite da sua cerimônia de casamento? E os 
pais com os convites para as festas de aniversário dos filhos? Se forem os quinze anos da menina, 
nem se fala, não é mesmo? O mesmo deve acontecer com os convites dos eventos, cerimônias e 
recepções oficiais. Sabe por que? Os convites revelam muito da importância que a instituição que 
convida deseja dar ao evento que irá promover. 
As normas de cerimonial preconizam que a boa qualidade dos impressos utilizados em eventos são 
uma forma de identificar e qualificar quem os usa. Assim, todo e qualquer convite encerra uma 
mensagem pela qualidade do papel, do envelope e da impressão, além da correção do tratamento e 
do endereçamento. 
É interessante que a Casa Legislativa estabeleça se possível categorias diferenciadas de convites, a 
serem utilizados de acordo com os diferentes tipos de eventos realizados. 
A título de exemplo, o Senado Federal possui padrão de convites e de material impresso, destinado a 
diferenciar os diversos eventos e cerimônias que realiza, em função de seu grau de importância. 
Nunca se esqueça, o convite sempre encerra uma mensagem pela: 
 
Mas, quem convidar? Esta é uma pergunta que chega a dar dor de cabeça aos organizadores de 
qualquer evento, ainda mais se for oficial. A elaboração da lista de convidados é uma tarefa que 
requer cuidados especiais. 
A lista deve ser cuidadosamente elaborada para se evitar situações desagradáveis. 
Em primeiro lugar, deve-se considerar a capacidade máxima do local do evento/cerimônia, que é o 
que determina de maneira geral o número de convidados, para em seguida, em função do objetivo 
do evento, decidir os convidados que farão parte da lista. 
O responsável pela organização dos eventos numa Casa Legislativa tem que cuidar para que o mailing 
esteja sempre atualizado de forma a evitar transtornos. Num mailing bem montado e atualizado 
devem constar os seguintes dados: nome completo, cargo, instituição, endereço completo com CEP, 
telefone, fax, e-mail para confirmação, e nome da(o) secretária(o) e telefone. 
Em cerimônias de posse ou homenagem é correto solicitar ao empossado ou homenageado a relação 
de pessoas que ele gostaria fossem convidadas. 
Hoje, com a informatização cada vez mais presente em nossas vidas é comum o envio de convites 
eletrônicos, usualmente encaminhados por e-mail. Bem como a utilização de cartões magnéticos 
para acesso a determinados tipos de eventos. 
Preste atenção com relação ao prazo mínimo de envio do convite. Dependendo do tipo do evento, 
uma antecedência mínima de expedição é exigida: 
 
Roteiro para locutor 
Em geral, os eventos requerem a elaboração de um roteiro para orientar a apresentação do locutor. 
Entretanto, alguns cuidados específicos devem ser observados na sua elaboração e leitura. O texto 
deve ser claro e objetivo, e impresso em fontes como Arial ou Times New Roman, em tamanho 14, 
para facilitar a leitura. E deve-se evitar, ao máximo, textos longos. 
Lembre-se: o destaque da cerimônia não é o locutor, mas este deve ter postura, voz clara e domínio 
do microfone. 
O roteiro, normalmente, divide-se em seis partes: título, acolhida, motivo ou tema, discursos, 
informações finais e despedida. 
TÍTULO 
 É o cabeçalho do roteiro. Contém o nome do evento, a instituição organizadora/promotora, 
a data, o local e o horário. 
ACOLHIDA 
 É a forma de saudação aos convidados e marca o início da cerimônia. Faz-se referência aos 
presentes, iniciando-se pelas mulheres, seguido dos cumprimentos usuais de bom dia, boa 
tarde ou boa noite. 
MOTIVO OU TEMA 
 Texto breve que explica a razão do evento, compreendendo, no máximo, dois parágrafos. 
DISCURSOS, FALAS E PRONUNCIAMENTOS 
 São ordenados em ordem crescente, conforme a precedência das autoridades que farão uso 
da palavra. 
INFORMAÇÕES FINAIS 
 Informações complementares sobre possíveis desdobramentos do evento, tais como 
apresentação de coral, lançamento de livro, convite para coquetel, etc. 
DESPEDIDA 
 É o encerramento da cerimônia. O locutor agradece a presença dos convidados e se despede 
com as formas usuais de bom dia, boa tarde ou boa noite. 
Muito bem! Você chegou ao final desta unidade. Reparou que só falta uma unidade para encerrar o 
curso? Então, vamos finalizar?