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MS AMS ACCESSCCESS Hiroo Takaoka AACCESSCCESS É um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD). Utilizando Access, é possível gerenciar os dados a partir de um único banco de dados. CCOMOOMO FFUNCIONAUNCIONA OO AACCESSCCESS Os dados são armazenados em Tabelas. Os dados podem ser adicionados, visualizados e atualizados utilizando Tabelas opção Modo Exibição ou Formulários on-line ou Consultas especiais. Os dados podem ser localizados e recuperados utilizando Consultas tipo seleção. Os dados podem ser impressos num layout específico utilizando Relatórios. CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE BBANCOANCO DEDE DDADOSADOS Para criar um banco de dados, recomenda-se seguir os passos abaixo: Especificar a estrutura de todas as tabelas que compõem o banco de dados; Definir os relacionamentos com integridade referencial entre as tabelas para ter um certo grau de proteção em operações de atualização destas tabelas; Alimentar as tabelas. Apesar de ser possível alimentar as tabelas antes de definirmos os relacionamentos, recomendamos alimentá-las após a definição dos relacionamentos. Se as tabelas já estiverem com os dados, ao impor a integridade referencial na definição dos relacionamentos, a existência de qualquer erro nestas tabelas (por exemplo, tipos diferentes de dados, dados faltantes etc.) fará com que o Access recuse a definição. JJANELAANELA DEDE AACCESSCCESS Banco de Dados em Branco Banco de Dados Recente Se o comando Banco de Dados em Branco não estiver disponível, dar clique no botão do Office e selecionar a opção Novo. Botão do Office BBANCOANCO DEDE DDADOSADOS EMEM BBRANCORANCO Ao selecionar a opção Novo, será exibida a janela ao lado. Digitar o nome do Banco de Dados que vai ser criado (Por exemplo, Controle Academico). Pressionar Criar. PPÁGINAÁGINA DEDE AACCESSCCESS Faixa de Opções Tabelas Formulários Relatórios Consultas Opção Criar Página de MS Office Access JJANELAANELA DEDE EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE TTABELAABELA Para abrir esta janela: Selecionar a guia de comandos Criar da Faixa de Opções. Selecionar o botão Design da Tabela. Em reposta, vai aparecer a janela abaixo: Especificação dos campos Propriedade do campo apontado EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE CCAMPOSAMPOS Tipos de dados Chave primária Mostra as propriedades do campo apontado (campo Número de matrícula) TTIPOSIPOS DEDE DDADOSADOS Texto. Para texto e números que não exigem cálculo (até 255 caracteres). Memorando. Para textos longos (até 64.000 caracteres). Número. Para cálculos (1, 2, 4, 8 bytes). Data/hora. Para datas (entre os anos 100 e 9999). Moeda. Para valores monetários usados em cálculos. Auto-numeração. Incrementa automaticamente de 1 em 1 a cada novo registro. Sim/não. Verdadeiro ou falso. Objeto OLE (Object Linking and Embedding). Planilhas, sons, documentos, imagens, etc. vinculados ou incorporados. Assistente de pesquisa. Cria campo para escolha de valores em lista ou outras tabelas. Exemplo de lista PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Tamanho. Só para texto e número. Texto até 255 caracteres Número Byte (1 byte). 0 a 255 Inteiro (2 bytes). -32.768 a 32.767 Inteiro longo (4 bytes). -2.147.483.648 a 2.147.483.647 Simples (4 bytes). -3,0402823E38 a 3,402823E38 Duplo (8 bytes). -1,79769...E308 a 1,79769...E308 PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Formato. Usado para definir o formato de exibição dos dados. Os formatos apenas atuam sobre a forma como o dado é mostrado na tela sem alterar a forma de armazenamento interno. Número Unidade Monetária (R$3.456,79) Padrão (3.456,79) Porcentagem (95,10%) Etc. Data Data geral (16/06/2013 17:34:23) Data completa (Domingo, 16 de junho de 2013) Data normal (16-Jun-2013) Etc. Texto Força todos os caracteres para maiúsculos (>) Força todos os caracteres para minúsculos (<) Etc. PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Casas decimais. Exibe um certo número de algarismos decimais ao usar um formato para um campo Número. Máscara de entrada. Usada para facilitar a entrada de dados (somente para texto e data). 0 Dígito (de 0 a 9, entrada obrigatória; sinais de mais [+] e de menos [-] não são permitidos) 9 Dígito ou espaço (entrada obrigatória, sinais de mais e de menos não são permitidos) # Dígito ou espaço (entrada não obrigatória; posições vazias convertidas em espaços, sinais de mais e de menos permitidos) L Letra (de A a Z, entrada obrigatória) ? Letra (de A a Z, entrada opcional) A Letra ou dígito (entrada obrigatória) a Letra ou dígito (entrada opcional) Etc. PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Legenda. Usada no lugar do nome do campo em consultas, formulários e relatórios. Valor padrão. Valor que inicia o campo. Regra de validação. Expressão que verifica a consistência dos dados de entrada. Texto de validação. Mensagem de erro a ser apresentada se a regra de validação não for satisfeita. PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Requerido. Indica que esse campo exige entrada de algum dado. Se não for requerido, esse campo admitirá o valor Nulo (dar Enter). Comprimento zero. Indica se a cadeia vazia (“”) para os campos texto constitui ou não uma entrada válida. Opções Requerido Comprimento zero Entrada Não distinguir os valores desconhecidos dos valores inexistentes Não Não Não aceita “” Não permitir campo em branco Sim Não Não aceita Enter e “” Distinguir valor desconhecido do valor inexistente Não Sim Aceita Enter e “” Permitir valor em branco somente quando não há nenhum dado Sim Sim Aceita apenas “” PPROPRIEDADESROPRIEDADES DODO CCAMPOAMPO Indexado. Criar índice para melhorar o desempenho da pesquisa. Não. Não criar um índice neste campo. Sim (Duplicação autorizada). Criar um índice neste campo. Sim (Duplicação não autorizada). Criar um índice exclusivo neste campo para impedir valores duplicados. Observação. A chave primária de uma tabela é automaticamente indexada. PPROJETOROJETO Curso Código Nome Aluno Número Nome Data Nasc Disciplina Código Nome Crédito Pertence Inscrito N 1 N N Nota 1 Freqüência Nota 2 Modelo de Entidades e Modelo de Entidades e RelacionamentoRelacionamento PPROJETOROJETO Curso Código do curso Nome do curso Aluno Número de matrícula Nome do aluno Data de nascimento Código do curso Disciplina Código da disciplina Nome da disciplina Número de créditos Aproveitamento Número de matrícula Código da disciplina Nota 1 Nota 2 Freqüência ∞ ∞ ∞ 1 1 1 Note-se que entre as tabelas há seguintes relacionamentos: •Relacionamento um-para-muitos entre as tabelas Curso e Aluno; •Relacionamento um-para-muitos entre as tabelas Aluno e Aproveitamento; •Relacionamento um-para-muitos entre as tabelas Disciplina e Aproveitamento. Banco de Dados RelacionalBanco de Dados Relacional TTABELAABELA CCURSOURSO Tabela Curso: Armazena os dados do curso. É composta de: Código do curso: Este código identifica o curso e portanto constitui a chave primária. Definir este campo como: texto(3); chave primária. Usar a máscara de edição LLL. Ela exige que sejam apenas letras (Exemplo: ead, eac etc.). Usar o formato “>” para exibir o código em letras maiúsculas (Exemplo: EAD, EAC etc.). Nome do curso: É o nome do curso. Definir este campo como: texto[30]; requerido; comprimento não nulo. TTABELAABELA CCURSOURSO TTABELAABELA CCURSOURSO TTABELAABELA CCURSOURSO Campo: Código do curso [Tipo: Texto(3)] Apenas letras Letras maiúsculas (exibição) Como o campo vai ser chave primária,essa opção será selecionada automaticamente. Só para outros idiomas Associar uma ação IME – Input Method Editor Três caracteres TTABELAABELA CCURSOURSO Marque a linha do campo que será chave primária (No exemplo, campo Código do curso). • Dê um clique no ícone da barra de ferramentas. • Note que na primeira coluna desta linha aparecerá o ícone . Ícone de Chave Especificação da Chave Primária TTABELAABELA CCURSOURSO Campo: Nome do curso [Tipo: Texto(30)] IME – Input Method Editor Só para outros idiomas Associar uma ação 30 caracteres TTABELAABELA AALUNOLUNO Tabela Aluno: Armazena os dados do aluno. É composta de: Número de matrícula: Este número identifica o aluno e portanto constitui a chave primária. Definir este campo como: número inteiro variando de1 a 9999; chave primária. Nome do aluno: É o nome do aluno. Definir este campo como: texto[30]; requerido; comprimento não nulo. Data de nascimento: É a data de nascimento do aluno. Definir como data/hora; requerido. Usar a máscara de edição “99/99/0000;0;_”. Ela exige que sejam digitados apenas algarismos nas posições onde aparece 0 e algarismos ou espaço nas posições onde aparece 9. O segundo argumento 0 indica que no banco de dados será armazenado o caractere especial “/”. Para não armazenar este caractere deveria ser usada a especificação 1. Código do curso : Este código identifica o curso. Definir este campo usando Assistente de Pesquisa; requerido comprimento não nulo. Note que este campo constitui chave estrangeira. Foi transposta da tabela Curso para indicar o relacionamento entre as tabelas Curso e Aluno. . TTABELAABELA AALUNOLUNO TTABELAABELA AALUNOLUNO No campo Código do curso usar Assistente de Pesquisa para criar campo para escolha de valores em lista ou outras tabelas. TTABELAABELA AALUNOLUNO Campo: Número de matrícula [Tipo: Número(Inteiro)] Como o campo vai ser chave primária, essa opção será selecionada automaticamente. 0 < Número < 10000 MensagemMaior que 0 e menor que 10000 Número inteiro TTABELAABELA AALUNOLUNO Marque a linha do campo que será chave primária (No exemplo, campo Número de matrícula). • Dê um clique no ícone da barra de ferramentas. • Note que na primeira coluna desta linha aparecerá o ícone . Especificação da Chave Primária Ícone de Chave TTABELAABELA AALUNOLUNO Campo: Nome do aluno [Tipo: Texto(30)] TTABELAABELA AALUNOLUNO Campo: Data de nascimento [Tipo: Data/hora] 19-jun-10 __/__/____ AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA lista TTABELAABELA AALUNOLUNO Campo: Código do curso [Tipo: Assistente de Pesquisa] Assistente de Pesquisa. Cria campo para escolha de valores em lista ou outras tabelas. Selecionar Tipo Assistente de Pesquisa. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Ao selecionar o Tipo Assistente de Pesquisa, vai aparecer a seguinte janela de diálogo: Selecionar a opção Eu quero que coluna de pesquisa procure os valores em uma tabela ou consulta. Avançar AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Marcar no menu Exibir a opção Tabelas e selecionar a Tabela Curso. Avançar. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Selecionar os dois campos, dando um clique no botão Avançar. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Classificar na ordem crescente o campo Nome do curso. Avançar. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Desligar a opção Ocultar coluna chave Avançar. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Selecionar o campo Código do curso. Avançar. AASSISTENTESSISTENTE DEDE PPESQUISAESQUISA Concluir. TTABELAABELA AALUNOLUNO Tamanho 3 O Assistente de Pesquisa criou para o campo Código do curso as seguintes propriedades. TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA o Tabela Disciplina: Armazena dados de disciplinas. É composta de: • Código da disciplina: Este código identifica a disciplina e portanto constitui a chave primária. Definir este campo como: texto(6); chave primária. • Nome da disciplina: É o nome da disciplina. Definir este campo como: texto[30]; requerido; comprimento não nulo. • Número de créditos: É o número de créditos da disciplina. Definir este campo como: número byte; requerido. TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA Campo: Código da disciplina [Tipo: Texto(6)] Como o campo vai ser chave primária, essa opção será selecionada automaticamente. Seis caracteres TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA Marque a linha do campo que será chave primária (No exemplo, campo Código da disciplina). • Dê um clique no ícone da barra de ferramentas. • Note que na primeira coluna desta linha aparecerá o ícone . Especificação da Chave Primária Ícone de Chave TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA Campo: Nome da disciplina [Tipo: Texto(30)] Trinta caracteres TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA Campo: Número de créditos [Tipo: Número(Byte)] De 0 a 255 (Ex.: 10) TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Tabela Aproveitamento: Armazena as notas e a frequência obtidas pelo aluno na disciplina. É composta de: Número de matrícula: É o número do aluno. Definir como número inteiro. Código da disciplina: É o código da disciplina. Definir como texto(6). Nota 1: É a nota da prova 1. Definir como: número simples com uma casa decimal, variando de 0 a 10. Nota 2: É a nota da prova 2. Definir como: número simples com uma casa decimal, variando de 0 a 10. Frequência: É a frequência do aluno na disciplina. Definir como número simples sem casas decimais. Usar formato “Porcentagem”. Observação: Nesta tabela nem Número de matrícula e nem Código da disciplina constituem isoladamente chaves primárias, pois basta observar que estes números se repetem na tabela. Entretanto, o par (Número de matrícula, Código da disciplina) nunca se repete e portanto identifica exatamente uma única linha da tabela. Desta forma obtemos uma chave primária composta de dois campos. Para definir a chave primária em Access basta selecionar os dois campos e em seguida apertar o botão de chave primária. TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Digitar número entre 0 e 1 (formato: porcentagem) TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO O par de campos Número de matrícula e Código da disciplina vai permitir a identificação única de cada registro da tabela. Mas, cada um destes campos isoladamente não vai permitir a identificação única de cada registro da tabela devido a duplicações. TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Campo: Número de matrícula [Tipo: Número(Inteiro)] Como o campo vai ser chave primária, essa opção será especificada automaticamente. Como este campo por faz parte da chave primária é indexado automaticamente. Este campo isoladamente pode ter duplicações. TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Campo: Código da disciplina [Tipo: Texto(6)] Como o campo vai ser chave primária, essa opção será selecionada automaticamente. Como este campo por faz parte da chave primária é indexado automaticamente. Este campo isoladamente pode ter duplicações. Seis caracteres TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Marque as linhas dos campos que serão chave primária (No exemplo, campo Número de matrícula e campo Código da disciplina). • Dê um clique no ícone da barra de ferramentas. • Note que na primeira coluna desta linha aparecerá o ícone . Especificação da Chave Primária Ícone de Chave TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Campo: Nota 1 [Tipo: Número (Simples)] 0 < Nota1 < 10 Mensagem Com uma casa decimal (Ex.: 9,4) Com casas decimais TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Campo: Nota 2 [Tipo: Número(Simples)] 0 < Nota 2 < 10 Mensagem Com uma casa decimal (Ex.: 9,4) Com casas decimais TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Campo: Frequência [Tipo: Número (Simples)] Ex.: 90% Com casas decimais CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE RRELACIONAMENTOSELACIONAMENTOS CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE RRELACIONAMENTOELACIONAMENTO Para exibir a janela Relacionamentos, selecionar Ferramentas de Banco de Dados na faixa de opções e, em seguida, selecionar o botão Relações . Em resposta, aparece a janela Relações . Para chamar a janela de diálogo Mostrar Tabela, clicar no botão Mostrar Tabela. Adicionar as quatro tabelas anteriormente construídas. As tabelas adicionadas podem ser arrastadas e redimensionadas até que fiquem visualmente legíveis. CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE RRELACIONAMENTOELACIONAMENTO Relacionamento entre as tabelas Curso e Aluno Para criar o relacionamento entre a tabela Curso e a tabela Aluno, clica-se sobre o campo Código do curso na tabela Curso (chave primária) e arrasta- se até o campo Código do curso na tabela Aluno (chave estrangeira). Para abrir a janela Editar relacionamento dar duplo clique no botão esquerdo do mouse. No caso deseja-se impor a integridade referencial para impossibilitar o cadastramento de alunos em cursos inexistentes na tabela Curso. Ao ligar esta opção passa a ser necessário especificar também qual é o tipo de relação. O tipo um-para-muitos já aparece selecionado porque é o padrão do Access. CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE RRELACIONAMENTOELACIONAMENTO Integridade referencial Relacionamento entre as tabelas Curso e Aluno Chave estrangeira Chave primária Um-para-muitos CCRIAÇÃORIAÇÃO DEDE RRELACIONAMENTOELACIONAMENTO Relacionamento entre as tabelas Aluno e Aproveitamento Para criar o relacionamento entre a tabela Aluno e a tabela Aproveitamento, clica-se sobre o campo Número de matrícula na tabela Aluno (chave primária) e arrasta-se até o campo Número de matrícula na tabela Aproveitamento (chave estrangeira). Abrir a janela Editar relacionamento dando duplo clique no botão esquerdo do mouse, ligar a opção Impor integridade referencial e selecionar Tipo de relação um-para-muitos. Relacionamento entre as tabelas Disciplina e Aproveitamento Para criar o relacionamento entre a tabela Disciplina e a tabela Aproveitamento, clica-se sobre o campo Código da disciplina na tabela Disciplina (chave primária) e arrasta-se até o campo Código da disciplina na tabela Aproveitamento (chave estrangeira). Abrir a janela Editar relacionamento dando duplo clique no botão esquerdo do mouse, ligar a opção Impor integridade referencial e selecionar Tipo de relação um-para-muitos. AALIMENTAÇÃOLIMENTAÇÃO DEDE DDADOSADOS A entrada de dados (registros) na tabela é feita através de folha de dados acionada através de duplo clique no nome da tabela desejada. Nome das Tabelas TTABELAABELA CCURSOURSO TTABELAABELA AALUNOLUNO TTABELAABELA DDISCIPLINAISCIPLINA TTABELAABELA AAPROVEITAMENTOPROVEITAMENTO Digitar número entre 0 e 1 (formato: porcentagem) TTABELAABELA NNOVOSOVOS CCURSOSURSOS CCONSULTAONSULTA Através da Consulta podemos: escolher campos específicos de tabelas específicas selecionar os dados através de critérios mostrar os dados em várias ordens obter dados de várias tabelas derivar dados a partir de dados existentes no banco de dados CCONSULTAONSULTA Página de MS Office Access Faixa de Opções Consultas Opção Criar EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE CCONSULTASONSULTAS Para criar uma nova consulta usando Design da Consulta: Selecione a guia de comandos Criar da Faixa de Opções. Selecione a opção Design da Consulta. Ao escolher a opção Design da Consulta, aparecerá a janela Consulta seleção sobreposta com a janela Mostrar tabela. EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE CCONSULTASONSULTAS Selecionar e adicionar as tabelas necessárias para a consulta Área de especificação da consulta. (Grade de Design) Área de exibição das tabelas selecionadas ÁÁREAREA DEDE EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DADA CCONSULTAONSULTA A especificação da consulta é feita através da linguagem QBE (Query By Example). Neste esquema criamos as consultas arrastando campos da área superior da janela para a área inferior. Na planilha QBE cada coluna contém informações a respeito do campo incluído na consulta. EEXEMPLOXEMPLO DEDE EEXPRESSÕESXPRESSÕES PARAPARA EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE CCRITÉRIOSRITÉRIOS DEDE SSELEÇÃOELEÇÃO */*/1993 >=1-jan-1992 e <=20-fev-1993 FFORMULÁRIOORMULÁRIO Página de MS Office Access Faixa de Opções Formulários Opção Criar EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE FFORMULÁRIOSORMULÁRIOS Para criar um novo formulário usando Assistente de Formulário: Selecione a guia de comandos Criar da Faixa de Opções. Selecione a opção Assistente de Formulário no menu Mais Formulários. Ao escolher a opção Assistente de Formulário, aparecerá a janela de diálogo do Assistente de formulário. Siga as indicações dadas pelas caixas de diálogo Assistente de formulário. Na última caixa de diálogo, clique no botão Concluir EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE FFORMULÁRIOSORMULÁRIOS Formulário Aluno gerado pelo Assistente de formulário EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE FFORMULÁRIOSORMULÁRIOS Ao final deste processo pode-se inspecionar a estrutura do formulário gerado, acionando o botão Modo Design. EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE FFORMULÁRIOSORMULÁRIOS Visualizar um formulário no Modo Design é como estar diante da bancada onde um projetista organiza seu projeto com as ferramentas necessárias para completá-lo. RRELATÓRIOELATÓRIO Página de MS Office Access Faixa de Opções Relatórios Opção Criar EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE RRELATÓRIOSELATÓRIOS Para criar um novo relatório usando Assistente de Relatório: Selecione a guia de comandos Criar da Faixa de Opções. Selecione a opção Assistente de Relatório. Ao escolher a opção Assistente de Relatório, aparecerá a janela de diálogo do Assistente de relatório. Siga as indicações dadas pelas caixas de diálogo Assistente de relatório. Na última caixa de diálogo, clique no botão Concluir EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE RRELATÓRIOSELATÓRIOS Relatório Aluno segundo curso gerado pelo Assistente de relatório. EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE RRELATÓRIOSELATÓRIOS Ao final deste processo pode-se inspecionar a estrutura do relatório gerado, acionando o botão Modo Design. EESPECIFICAÇÃOSPECIFICAÇÃO DEDE RRELATÓRIOSELATÓRIOS Visualizar um formulário no Modo Design é como estar diante da bancada onde um projetista organiza seu projeto com as ferramentas necessárias para completá-lo.
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