Aula_04-Operacoes e Controle de Estoques-PPT

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Prof. Roberto Tarantino
OPERAÇÕES E CONTROLES DE ESTOQUES
AULA 4 : INVENTÁRIOS E ACURACIDADE
OPERAÇÕES E CONTROLE DE ESTOQUES
AULA 4 : INVENTÁRIOS E ACURACIDADE
INVENTÁRIOS
O que são os inventários ? Os inventários são na verdade uma contagem , levado aos estoques é uma ferramenta de controle fundamental para a garantia de que as informações , principalmente de saldos, estão exatas.
Na execução do inventário vai obter-se um saldo chamado “ saldo físico” pois é aquele saldo que se constatou fisicamente através de contagem. Esse saldo físico será confrontado e comparado com o “saldo contábil” que é o saldo que está no banco de dados da empresa e foi obtido através das inúmeras operações de entradas e saídas num determinado período de tempo.
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 O inventário realizado periodicamente permite a apuração das quantidades reais dos itens estocados, assim como do valor total do estoque para efeito de balanço e demais demonstrações contábeis-financeiras. Permite, também, que os sistemas computadorizados de produção, como os sistemas de MRP, MRP II, ERP e similares, apresentem cálculos corretos da quantidade necessária de materiais a partir dos níveis de estoques corretos, além de demonstrar se a disciplina de movimentação do estoque ( FIFO / PEPS – primeiro que entra é o primeiro que sai), está sendo respeitada.
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Outra questão também bastante importante é quanto a forma de se fazer um inventário.
Se a empresa fez um bom investimento em Tecnologia da Informação e os processos tanto de entrada quanto de saída dos estoques são executados através de leitura de código de barras por equipamentos específicos , as contagens serão muito mais rápidas e precisa do que em estoques que são controlados de forma totalmente manual com uso intensivo de papel.
Quanto mais automatizada forem as operações do estoque , maior presteza e segurança serão as atividades de inventário.
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TIPOS DE INVENTÁRIOS
Existem dois principais tipos de procedimentos para inventários. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se adequa ao seu ambiente. 
 1 - Inventário geral
É um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data pré-fixada. É utilizado, usualmente, no fechamento contábil do exercício anual ou em inventários mensais/trimestrais, para “fechamento” dos custos de produção, ou verificação das informações do estoque.
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As desvantagens deste tipo de inventário são:
• Muitos itens para contar em pouco tempo
• Difícil coordenação dependendo do número de itens e dos volumes
• Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergências
• Falta de credibilidade nos estoques se a periodicidade for longa
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• Não orientado para as causas das divergências e sim para ajustes
• Empresa com operações paralisadas ou prejudicadas para realizar o inventário, envolvendo altos custos
• Processo de interesse contábil e não das operações envolvidas nas atividades fim da empresa
• Desenvolvimento de um péssimo comportamento do pessoal envolvido, de que
qualquer problema “o inventário depois acerta...”
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2 - INVENTÁRIO ROTATIVO:
É uma contagem física, feita de maneira contínua, dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados, de acordo com sua popularidade, a uma frequência normalmente diária . São considerados micro inventários , já que as contagens e conferências são executadas por endereços ou famílias de produtos, como itens classe A tendo prioridade , depois os itens classe B e finalmente os itens classe C, ou ainda a critério da empresa.
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Estas contagens são feitas normalmente na temporalidade diária, conforme já dito, quase sempre ao iniciar o dia de trabalho, com o compromisso de todo o estoque ser inventariado num prazo de 01 mês, quando se inicia novamente a contagem.
É importante frisar que os ajustes e rastreamentos de faltas ou sobras vão sendo feitos continuamente na medida que são detectados.
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PRINCIPAIS VANTAGENS:
• Contagem frequente dos itens mais movimentados (popularidade)
• Orientado para prevenção dos erros, já que o objetivo fundamental é encontrar e conciliar as divergências
• Contínuo aprimoramento das equipes pela percepção da responsabilidade de que os estoques devem ser mantidos permanentemente corretos
• Monitoração contínua dos índices de acuracidade através de gráficos que permitam identificar quando houver desvios da normalidade nos processos de controle de estoque
• Realização das contagens em pleno funcionamento das operações
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Uma desvantagem que pode ser levantada é a dificuldade de utilizar os funcionários dos depósitos diariamente para fazer as contagens. Neste caso o melhor a fazer é estabelecer uma pequena quantidade de horas diariamente, em um horário de menor nível de operações, para fazer o inventário rotativo de alguns itens de forma a não prejudicar o andamento do trabalho, ou selecionar alguns funcionários que terão como atribuição única a operação e análise do inventário.
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Podemos citar também um outro tipo de inventário , que é executado em situações específicas ,que é o :
Inventário por amostragem
É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Neste caso são contados apenas alguns itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere se os métodos de controle estão sendo bem executados.
Este método é muito recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida através de inventários rotativos e há uma exigência de auditoria ao final do exercício contábil para que sejam feitos inventários gerais (que são então substituídos pelos amostrais).
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ANÁLISE DOS RESULTADOS DOS INVENTÁRIOS
Após o término do inventário , são emitidos relatórios que contém o resultado final da contagem. Nos inventários gerais , esse relatório vai refletir todo o estoque , no rotativo irá demonstrar os endereços ou famílias de itens que foram inventariados.
Para que essas analises sejam feitas com exatidão e responsabilidade , é necessário que o sistema de informação da empresa permita um rastreamento correto e exato dos itens que tiveram uma diferença identificada.
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DIFERENÇAS POSITIVAS
O pessoal da operação costuma dizer que esses itens, que verificaram uma diferença positiva entre o saldo físico e o contábil , estão sobrando no estoque.
Logicamente esses itens não deram “cria” no armazém, essas diferenças são oriundas de um erro de movimentação na entrada ou na saída do item no estoque.
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DIFERENÇAS NEGATIVAS
Essas diferenças assim como nas positivas podem indicar um erro de movimentação ou ainda um extravio do item em algum momento.
Esse extravio será constatado após o rastreamento não constatar nenhum erro de movimentação do item.
Na hipótese de ser configurado um extravio , a recomendação é que a situação seja imediatamente relatada ao reporte superior e que o caso seja então passado para a área de segurança patrimonial.
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ACURACIDADE DOS ESTOQUES
O que é acuracidade de estoques?
Acuracidade
de estoque é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados.
Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual, não confere com o saldo real, dizemos que este inventário não é confiável ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível gerencial até o operacional.
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Uma informação errada dos saldos em estoque pode levar a uma decisão equivocada na área de planejamento de estoques ou compras, atrasar a produção ou até mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.
A = Nº de informações corretas X 100 
 Nº de informações verificadas
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Tomemos como exemplo , um inventário que contou 10.000 itens no estoque e 20 itens verificaram diferença ( não importa se positiva ou negativa ) , então poderíamos dizer que esse inventário não obteve uma acuracidade absoluta , e que o percentual de acerto foi :
 A = 20 x 100 = 0,2 99,8 % de acuracidade
 10.000
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COEFICIENTE DE TOLERÂNCIA DE DIFERENÇA
Isso quer dizer que após apurado o resultado do inventário e em havendo erro , ele estiver dentro do coeficiente pré-estabelecido , não há necessidade de rastreamento dos itens onde foram verificadas as discrepâncias e portanto não se faz necessária a justificativa daquelas diferenças.
No exemplo anterior a diferença encontrada foi de 0,2% , se esse resultado estiver dentro do padrão estabelecido para a tolerância , pode-se afirmar que esse inventário foi satisfatório.