APS - Reuniões e Projetos

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Reuniões e Projetos
Professor: Rodrigo Resende
Aluna: Rubia de Paiva Rodrigues Melo - 2º Período de Engenharia Civil – Doctum
Resumo
Uma reunião é um encontro de pessoas que visa a troca de ideias para fins específicos. Uma reunião é composta por três fases: planejamento, realização e acompanhamento.
Para a fase de o planejamento funcionar, é preciso estabelecer objetivos, selecionar os tópicos a serem discutidos, escolher os participantes e planejar e divulgar a agenda de convocação. Já na fase da realização, ocorre a reunião propriamente dita e obedece a preparação realizada na fase do planejamento. É importante definir quem conduz a reunião, quais os processos de realização e tomada de decisão, confecção da ata e responsabilidade para a fase de acompanhamento. Na fase do acompanhamento deve-se verificar as decisões tomadas, a comunicação dos possíveis desvios e a tomada de decisão da necessidade de uma nova reunião.
A reunião é uma boa saída para respostas rápidas coletivas, apresentação e/ ou resolução de problemas, tomada de decisão coletiva, troca de informações e experiência e quando há exigências legais. 
Por conseguinte, não é recomendável a realização de reuniões quando a comunicação for mais eficiente em outros meios (e-mail, telefone, etc), não houver preparo adequado, não puderem estar presentes as pessoas de maior importância ou existirem posições irreconciliáveis. Ou ainda que o assunto seja trivial.
Em projetos, ocorrem reuniões em momentos determinados, associados ao seu ciclo que veremos a seguir.
Reunião de partida (kick-off-meeting)
Essa reunião impõe o planejamento do projeto, ajuda na formação de consenso e estimula engajamento e integração da equipe. Também é discutido os aspectos técnicos, os prazos de entrega, a gestão de contrato, estratégias e etc.
Reunião de acompanhamento (follow-up meeting)
Estas reuniões verificam o andamento do projeto, relatando os principais marcos do projeto, com fatos e informações relevantes e soluções para possíveis problemas. Prepara-se uma ata com os dados relevantes.
Reuniões para registro e acompanhamento de problemas
São nessas reuniões que os profissionais de projetos identificam e delegam a solução desses problemas durante as reuniões de acompanhamento. Os problemas são obstáculos que podem impedir que a equipe atinja as metas e, para que eles sejam documentados, pode-se adotar um log de problemas, que poderá servir como base para seção das lições aprendidas.
Reuniões para registro de lições aprendidas
Lições aprendidas se referem à aprendizagem obtida no processo de realização do projeto. Estas devem ser capturadas e registradas para uso futuro, em situações similares.
Reuniões para registro e acompanhamento de mudanças
Os projetos não estão livres de mudanças e os pedidos devem ser, na medida do possível, formalizados e registrados em instrumentos apropriados. As mudanças devem ser analisadas quanto ao impacto do projeto. Também é importante registrar e arquivar as mudanças quanto ao projeto inicial.
Reuniões para registro e acompanhamento de ações corretivas e preventivas
Ações corretivas ou preventivas devem ser documentadas e são úteis para evitar desvios e problemas com prazos, escopo, custos, recursos humanos, qualidade, riscos e aquisições.
Reunião de encerramento ou de entrega do projeto (close out meeting)
Deve-se realizar, para o encerramento do projeto, uma reunião formal, com a presença do cliente, partes interessadas envolvidas, gerente do projeto e representantes da equipe. Deve-se fazer uma descrição resumida do projeto e os marcos principais. Realiza-se, também, a prestação de contas. Procede-se então à assinatura, pelas partes, de um termo de finalização e aceite do projeto e à entrega formal dos produtos decorrentes de sua realização. Após esta reunião, o projeto está encerrado.
Recomendações para obter melhores resultados em reuniões
Divulgue o assunto com antecedência, cumpra o horário da reunião, não aceite interrupções externas, respeite a diversidade de opiniões, faça sempre a ata da reunião e use recursos audiovisuais para reforçar ideias.