Gestão de Documentos

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Gestão de documentos
ARQUIVOS IMPRESSOS E ELETRÔNICOS EMPRESARIAL
Gestão
Ato de gerenciar
Termo relacionado à administração
Tem a finalidade de estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, regida por uma lógica.
Por meio da gestão, procura-se obter o máximo de resultados aproveitando os recursos disponíveis.
Grandes quantidades de documentos  localizar e utilizar a informação no tempo exato para a tomada de decisão com qualidade, confiabilidade e precisão.
Você sabia ?
De acordo com um estudo da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa. Já as grandes companhias perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$ 120.
O que é gestão de documentos?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
(Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo)
O que é documento?
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato
Material no qual são registradas as informações. (papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.)
Suporte
Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. (cartaz, planta, negativo etc.)
Formato
Documentos de arquivo
Todos os produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.
Documentos de arquivo
Formam um conjunto orgânico refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções
A função pela qual são produzidos é que determina sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato
Atenção!
O conceito de arquivo está sempre associado a um conjunto de documentos
Um documento isoladamente não tem razão de ser. Ele só tem significado dentro de um conjunto do qual é parte integrante.
Atenção!
Por descuido e desinformação, muitas vezes o arquivo permanente é considerado e chamado de “morto”, e isso é inadequado, pois este termo dá ideia de algo sem vida. Se fosse assim seria ilógico guardar documentos sem valor. Esta documentação é a matéria-prima da história, não devendo ser descartada.
Como surgiu a gestão de documentos?
Do inglês Record Management
EUA e Canadá – meados dos anos 1940.
Explosão documental após a segunda guerra mundial.
Necessidade de gerenciar toda a produção documental da época.
Ciclo de vida dos documentos 
(teoria das 3 idades)
Teoria desenvolvida depois da Segunda Guerra Mundial (1939-1945).
Os arquivos passam por três estágios de arquivamento, de acordo com o seu uso e a freqüência de consultas: 
Corrente
Intermediário
Permanente
Ciclo de vida dos documentos 
(teoria das 3 idades)
Cada uma dessas fases corresponde a procedimentos técnicos diferenciados. 
Os arquivos passaram a se preocupar com os documentos desde o momento em que são criados, passando pela tramitação e destinação final: eliminação ou guarda
Arquivo Corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Refere-se ao valor que o documento apresenta no uso administrativo para o órgão, razão primeira de sua criação.
Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
Valor Primário
Arquivo Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor probatório ou informativo (histórico).
Valor secundário
Valor probatório x Valor informativo
Valor probatório
Valor inerente aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções.
Valor informativo
Valor inerente aos documentos devido à informação que contêm sobre pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou fenômenos. Para fins de estudo ou pesquisa.
Avaliação
Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final.
Deve levar em conta os valores primário e secundário dos documentos.
Não é feita documento a documento (são analisadas as tipologias)
Objetivos
Racionalização do ciclo documental
Redução ao essencial da massa documental sem prejuízo da informação
Aumento do índice de recuperação da informação
Garantia de condições de conservação dos documentos de guarda permanente
Avaliação
Deve efetivar-se nos arquivos correntes.
Evitar transferência para arquivos intermediários de documentos que ainda não foram avaliados. (MASSA ACUMULADA)
É fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados. 
Classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo de produção, uso e acesso à informação arquivística. 
Manutenção dos vínculos orgânicos com a entidade geradora.
Massas acumuladas
Documentos ativos
Elimináveis de imediato
De valor intermediário
Documentos de valor permanente
A relação dos arquivos montados nos postos de trabalho com as massas acumuladas é de depósito.
Transferência se dá por questões de espaço físico, primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura
Massas acumuladas
A relação dos arquivos montados nos postos de trabalho com as massas acumuladas é de depósito.
Guardam aquilo que não é necessário guardar nos postos de trabalho.
Não há organicidade, recolhimentos periódicos, controle de fluxo.
Transferência se dá por questões de espaço físico, primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura.
Importância da gestão de documentos
Otimização da utilização do espaço e de recursos humanos. 
Promover a eficiência da administração e a simplificação do fluxo documental 
Ampliação do espaço físico para arquivamento
Aproveitamento de recursos humanos e materiais
Controle do processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação
Gestão de documentos e economia
redução da massa documental
deslocamento dos documentos de guarda intermediária para arquivos permanentes.
Tabela de temporalidade e destinação
Orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente.
Fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão produtor tomando-se como base o plano de classificação.
PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DE PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
1) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação;
3) Estudo da estrutura administrativa e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;
4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;
5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite;
6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;
7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
Gestão de documentos digitais
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meiode sistema computacional
A proliferação desse tipo de documento é um desafio enfrentado por todas as instituições arquivísticas hoje.
Documento digital - vantagens
Facilidade de cópia e transmissão
Facilidade de acesso
Flexibilidade
Cópias idênticas sem perdas
Documento digital - problemas
Dependência de um aparato de software e hardware para sua recuperação.
Fragilidade das mídias.
Rápida obsolescência das mídias e formatos.
Necessidade de migração dos suportes e atualização do formatos.
Aparente eternidade.
Pouco preparo das instituições arquivísticas. Necessidade de novas qualificações profissionais.
Preservação digital
Dificuldade de se garantir sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo.
Fidedignidade: Capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta (grau de completude de sua forma intelectual e controle de seus procedimentos de criação)
Autenticidade: capacidade de se provar que um documento arquivístico é o que diz ser (está ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia)
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Fotografias em preto e branco
T 12° C ± 1°C e UR 35
Preservação digital
Requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros
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Fotografias em preto e branco
T 12° C ± 1°C e UR 35
Preservação digital
Para ser utilizado como forma de armazenamento permanente
Atualização periódica tanto do meio de armazenamento, quanto dos sistemas.
Mudança de um meio físico para outro  atualização (refreshing). 
Mudança de um formato de arquivo para outro  migração. 
Emulação  desenvolvimento de sistemas que façam com que arquivos baseados em formatos antigos sejam lidos por programas mais atuais. 
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Fotografias em preto e branco
T 12° C ± 1°C e UR 35
Preservação digital
Um arquivo digital não pode ser guardado durante anos em local seguro, longe de agentes externos de degradação.
Preservar, no universo digital significa tomar ações pró-ativas com o intuito de evitar que a informação seja perdida.
O acesso passa de antítese da preservação para seu subproduto. 
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Fotografias em preto e branco
T 12° C ± 1°C e UR 35