SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL

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SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO REGIONAL DE SERGIPE
CENTRO DE EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA ALBANO FRANCO
ACÁCIA DE SOUZA MATOS SANTIAGO COSTA
ARTUR NASCIMENTO FERREIRA
CRISTIAN RAMON SANTOS CRUZ
GUSTAVO PRIETRO MOTA VIEIRA
	
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVAMENTOS
ESTÂNCIA
2018
ACÁCIA DE SOUZA MATOS SANTIAGO COSTA
ARTUR NASCIMENTO FERREIRA
CRISTIAN RAMON SANTOS CRUZ
GUSTAVO PRIETRO MOTA VIEIRA
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVAMENTOS
Trabalho apresentado ao Centro de Educação e Tecnologia Albano Franco – CETAF-EST como requisito para aprovação na unidade curricular Organização de Documentos e Arquivamentos do Curso de Assistente Administrativo do Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – SENAI, sob a orientação da Instrutora Daísa Dias.
ESTÂNCIA
2018
Arquivologia
 	A Arquivologia é uma Ciência disciplinar que visa o gerenciamento de todas as informações que possam ser registradas em documentos. Por conseguinte, utiliza-se métodos organizacionais e administrativos que facilitam a utilização dos documentos.
Arquivistica
São princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.
Documento
É qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.
Biblioteca
 São espaços destinados a coleções, que reúnem obras literárias ou científicas, jornais e revistas artificialmente em torno de um determinado tema.
Gêneros: 
Textuais, cartográficos, audiovisual, digitais.
Origem: 
Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais.
Processos de Aquisição:
Entrada de documento: 
São verificados minuciosamente para que não haja confusões organizacionais, pois se têm autorias diferentes.
Encomenda: 
O pedido de aquisição do livro deverá ser feito à livraria ou distribuidor num modelo pré-definido.
Verificação bibliográfica: 
O responsável pelo serviço deve verificar se o documento está disponível, ademais ajudará a ter um custo plausível do livro em comparações com outras livrarias.
Pesquisa:
 Aquando da solicitação de aquisição de nova bibliografia para a biblioteca, o responsável deve verificar se o produto já está na biblioteca ou se já está na lista de encomendas para evitar a duplicação do mesmo.
Método de avaliação: O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.
Método de classificação: Utiliza métodos predeterminados e existe conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.
Método descritivo: As séries (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.
Arquivo:
 É o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Origem: Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais.
Aquisição: Os documentos não são objetos de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo.
Método de avaliação: Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas.
Método de classificação: Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades.
Método descritivo: Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades fins da descrição.
Finalidade do Arquivo: O Arquivo atende a duas finalidades:
Finalidade administrativa: As informações contidas no arquivo servem como base no dia a dia da empresa, sendo elas referentes a todo o sistema administrativo da empresa ou instituição.
Finalidade histórica: Na qual o arquivo serve para relatar fatos históricos relativos à instituição ou a sociedade antecedente.
Função Do Arquivo: A função do arquivo é guardar e organizar os documentos da instituição pertencente.
Classificação dos Arquivos:
Os arquivos podem ser classificados com critérios diferentes, são eles:
Quanto à extensão: A extensão dos arquivos pode ser dividida em duas partes;
Setoriais: Na qual os arquivos são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
Gerais ou centralizados: São os que se destinam a receber os documentos correntes, organizando e centralizando, portanto, as atividades do arquivo corrente.
Quanto à evolução e frequência de uso:
Arquivo Corrente: São os documentos mais novos na qual é utilizado frequentemente na empresa.
 Arquivo Intermediário: São os documentos que não estão sendo utilizados com tanta frequência.
Arquivo Permanente: São os documentos já utilizados, mas que ficarão arquivados já que fazem parte da história da instituição.
Quanto às entidades mantenedoras: São divididos em Três:
Entidade mantenedora pública: 
São elas Estaduais, Municipais e Federais.
Entidade mantenedora privada: São elas arquivos de empresas privadas e arquivos pessoais.
Entidade mantenedora institucional: São elas Instituições educacionais, igrejas, corporações sem fins lucrativos, sociedades e associações.
Quanto ao acesso: São princípios de acesso aos arquivos na qual oferece orientação, revisão ou implementação de decisões para liberação ou restrição de documentos em instituições arquivísticas.
Quanto à natureza dos documentos: São divididos em dois:
Arquivos Especializados: São arquivos na qual retrata o conhecimento especifico de determinada área de atuação.
Arquivos Especiais: Recebem essa denominação devido ao formato físico ser diferente dos outros. 
Características do Arquivo:
Suporte: Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso.
Gênero: O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas.
Exemplos de gêneros do arquivo: São eles textuais, iconográficos, cartográficos, micrográficos, sonoros, filmográficos e digitais.
Formato dos arquivos:
É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresentam os documentos. São exemplos de formatos físicos: livros, fichas, caderno e pergaminho. Já o formato digital é mais abrangente sendo eles: PDF, EXE, AVI, TXT, DOC, entre outros.
Forma do arquivo: refere-se ao estágio de preparação dos documentos, se eles são pré-originais, originais ou pós-originais.
Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão.
Tipo: tipologia do arquivo é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento.
Tecnologias utilizados atualmente: São exemplos delas: Internet, computadores, aplicativos, smartphone.
Preservação dos arquivos: É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc.
Conservação dos arquivos: É o estudo e controle de causas quem podem danificar o arquivo, ademais será possível adotar práticas de prevenção do arquivo. Exemplo: Diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria.
Restauração dos arquivos: É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso. 
Agentes exteriores que danificam os arquivos: São agentes físicos, químicos e biológicos. Exemplos: Água, temperatura, microorganismos, inseto, roedores e o homem.
Higienização dos arquivos: A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os arquivos. Sendo assim é necessário a limpeza frequentemente, o método mais simples é a remoção do pó e demais sujidades a seco, denominada higienização mecânica a seco. 
Órgãos de documentação: Arquivo Nacional,CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, SINAR – Sistema Nacional de Arquivos, Lei 8159/91 – Lei dos Arquivos, SIGA – Sistema de Gestão de documentos de Arquivo.