PROJETO FESTA DE FORMATURA

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Universidade Federal do Pará 
Campus Universitário de Ananindeua 
Faculdade de Ciência e Tecnologia 
 
 
Francisca Lilian Gomes 
Felipe Quaresma da Silva 
Taciana Fernandes dos Santos 
 
 
 
 
PROJETO 
FESTA DE FORMATURA DA TURMA DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE 2017 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ananindeua – PA 
2018 
 
 
Francisca Lilian Gomes 
Felipe Quaresma da Silva 
Taciana Fernandes dos Santos 
 
 
 
 
PROJETO 
FESTA DE FORMATURA DA TURMA DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE 2017 
 
 
 
 
Trabalho avaliativo apresentado à disciplina Gerência 
de Projetos no 3º semestre do Curso Ciência e 
Tecnologia, Universidade Federal do Pará. 
Orientador: Prof. Dr. Adalberto Lima 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ananindeua – PA 
2017 
 
 
 
 
 
Sumário 
1. RESUMO .......................................................................................................................................... 4 
2. TERMO DE ABERTURA ..................................................................................................................... 5 
3. ESCOPO ........................................................................................................................................... 7 
4. DIRETRIZES DO PROJETO ................................................................................................................. 7 
5. ESTRUTURA ANALITICA DE PROJETO (EAP) FORMA GRÁFICA ........................................................ 7 
5.1 ESTRUTURA ANALITICA DE PROJETO (EAP) FORMA DE LISTA IDENTIFICADA ................................... 8 
6. PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO ....................................................................................... 8 
6.1 CRONOGRAMA .................................................................................................................................. 8 
7. PLANO DE GERENCIAMANETO DOS CUSTOS .................................................................................. 9 
8. PLANO DE GERENCIAMETO DE QUALIDADE ................................................................................... 9 
9. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ................................................................ 9 
10. PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES ....................................................................... 10 
11. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS ...................................................................................... 10 
12. PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES .............................................................................. 11 
13. ENCERRAMENTO ........................................................................................................................... 11 
14. CONCLUSÕES ................................................................................................................................. 11 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................................................. 12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
 
1. RESUMO 
A turma e ciência e tecnologia do ano de 2017, composta de 16 discentes, concluintes 
do 5º semestre letivo do curso de graduação superior da Universidade Federal do 
Pará, campus Ananindeua pretende realizar sua festa de formatura após conclusão 
do 6º semestre. Buscando organização e eficiência na realização do evento optou pelo 
projeto Festa de formatura que a empresa FLT Eventos juntamente com as partes 
interessadas desenvolveu. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. TERMO DE ABERTURA 
 
FESTA DE FORMATURA DA TURMA DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE 2017 
TERMO DE ABERTURA 
CLIENTE DISCENTES DA TURMA DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE 2017 
AUTOR FLT EVENTOS DATA 22/03/2018 
APROVADOR ANA CAROLINA SILVA CONFIDENCIAL (X) NÃO ( ) SIM 
 
RESUMO DAS CONDIÇÕES QUE DEFINEM O PROJETO 
A turma e ciência e tecnologia do ano de 2017, composta de 16 discentes, 
concluintes do 5º semestre letivo do curso de graduação superior da Universidade 
Federal do Pará, campus Ananindeua pretende realizar sua festa de formatura após 
conclusão do 6º semestre. Buscando organização e eficiência na realização do 
evento optou pelo projeto Festa de formatura. 
 
JUSTIFICATIVA DO PROJETO 
Devido a conclusão do curso, os discentes optaram pela contratação da empresa 
especializada em eventos, para organização e realização da festa. 
 
DESCRIÇÃO 
O projeto prevê a organização, estruturação e escolha do local, decoração, 
divulgação, buffet, datas e horários, recepção, entretenimento, roteiro de 
programação, possíveis riscos e imprevistos e as contratações. 
 
NOME DO GERENTE DE PROJETO, E SUAS RESPONSABILIDADES E 
AUTORIDADE 
Será designada para Gerente do projeto Taciana Fernandes, responsável pelas 
contratações e designações das tarefas, na qual tem autoridade, liderar e organizar 
seu organograma, fazer interação entre os stakeholdes e monitorar o andamento 
do projeto. 
 
PRINCIPAIS STAKEHOLDES E SEUS INTERESSES 
Representantes da turma Ana Carolina Silva e Daniel Seabra, cujos interesses 
são, qualidade e eficácia na organização, controle do andamento dos serviços 
acordados no projeto. 
 
PRODUTO E CRONOGRAMA BÁSICO 
Organização e realização da festa 
Início do projeto: 13/09/2019 
Data da realização: 11/01/2020 
Data de encerramento: 13/01/2020 
Escolha do Local: 14/09/2019 
 
0001 TERMO DE ABERTURA FLT EVENTOS PÁGINA 1/1 
 
 
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PREMISSAS E RESTRIÇÕES GERAIS 
Para um possível desconforto na organização do espaço, não exceder o limite de 
convidados. 
Caso ocorra a falta de energia elétrica durante a festa, deve-se ter um gerador de 
energia para dar continuidade da realização do mesmo. 
Não será permitida a entrada de pessoas no evento que não estejam na lista de 
convidados. 
Se não estiverem com todos os pagamentos efetuados até uma semana antes da 
data prevista para o evento, o mesmo não ocorrerá. 
Limite de orçamento R$ 150.000,00. 
 
COMITÊ DE MUDANÇAS 
Haverá uma equipe liderada pelo subgerente de projetos, Felipe Quaresma para 
análise de aprovação ou reprovação de qualquer eventual mudança que possa vir 
a acontecer no andamento do projeto. 
 
ESTIMATIVAS INICIAIS DE CUSTOS, RECURSOS E DURAÇÃO 
Custo total estimado em R$ 130.000,00 
Serão empregados Recursos humanos, financeiros, operacionais e 
organizacionais. 
Duração de 120 dias. 
 
NECESSIDADE DE SUPORTE PELA ORGANIZAÇÃO 
A organização prestará todo suporte necessário a turma em caso de possíveis 
imprevistos. 
 
CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES 
O controle e gerenciamento das informações do projeto serão realizadas pela 
equipe de comunicação que será liderada pela subgerente de projeto Francisca 
Lilian, serão utilizados todos os meios para que haja circulação de informação clara 
e filtrada. 
A divulgação e serviços gráficos também será responsabilidade da equipe de 
comunicação. 
 
0001 TERMO DE ABERTURA FLT EVENTOS PÁGINA 1/2 
 
 
 
______________________________________________________ 
Representante da turma 
 
______________________________________________________ 
Gerente de projetos 
7 
 
3. ESCOPO 
O projeto visa a realização da festa de formatura para 230 pessoas da turma de 16 
(dezesseis) formandos, da Universidade Federal do Pará, que acontecerá na 
Assembleia Paraense com término previsto para 13/01/2020. 
Ao término de um processo de três anos de estudos acadêmicos do curso de Ciência 
e tecnologia, os formandos objetivam uma comemoraçãoorganizada e satisfatória 
para encerrar com chave de ouro essa etapa de dedicação e esforço de suas vidas 
além de contar com: 
 Serviços de decoração, iluminação e sonorização; 
 Serviço de buffet; 
 Serviço de fotografia e filmagem; 
 Serviço de confecção de convites; 
 Recepção do evento; 
 Segurança e estacionamento coberto. 
4. DIRETRIZES DO PROJETO 
Para dimensionamento inicial o projeto irá se utilizar total de 16 formandos para o 
evento com 13 convidados cada, o coordenador do curso, 12 professores, o reitor e 
pró-reitor, totalizando 223 pessoas. 
5. ESTRUTURA ANALITICA DE PROJETO (EAP) FORMA GRÁFICA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PROJETO FORMATURA 
INFRAESTRUTURA ENTRETENIMENTO SERVIÇOS 
ESPAÇO 
DECORAÇÃO 
ESTACIONAMENTO 
DJ 
BANDA 
SEGURANÇA 
BUFFET 
FOTOGRAFO 
8 
 
5.1 ESTRUTURA ANALITICA DE PROJETO (EAP) FORMA DE LISTA 
IDENTIFICADA 
 
FASE 1 
1.1 REUNIÃO COM ALUNOS 
1.2 DEFINIR QUANTIDADE TOTAL DE RECURSOS 
1.3 ARRECADAR RECURSOS COM OS ALUNOS 
FASE 2 
 2.1 DEFINIR LOCAL PARA O EVENTO 
FASE 3 
 3.1 SOLICITAR E RECEBER ORÇAMENTOS 
 3.2 APROVAR FORNECEDORES 
FASE 4 
 4.1 CHECKLIST BUFFET 
 4.2 CHECKLIST SEGURANÇA 
 4.3 CHECKLIST BANDA 
 4.4 CHECKLIST SONORIZAÇÃO 
 4.5 CHECKLIST CONVITES 
 4.6 CHECKLIST DECORAÇÃO 
 4.7 CHECKLIST FOTOGRAFO 
 4.8 CHECKLIST SALÃO 
FASE 5 
5.1 FESTA 
5.2 FOTOS E VÍDEOS 
5.3 ENCERRAMENTO 
5.4 RESTANTE DE PAGAMENTOS 
5.5 RELATÓRIOS 
6. PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO 
6.1 CRONOGRAMA 
TAREFA DURAÇÃO INICIO TÉRMINO 
GERENCIAMENTO DO PROJETO 120 DIAS 13/09/2019 13/01/2020 
FESTA DE FORMATURA 90 DIAS 13/10/2019 12/01/2020 
PRAZO PARA CAPTAÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS 60 DIAS 13/09/2019 13/11/2019 
SALÃO 60 DIAS 13/10/2019 12/01/2020 
DECORAÇÃO 60 DIAS 13/10/2019 12/01/2020 
BUFFET 60 DIAS 13/10/2019 12/01/2020 
CONTRATAÇÕES 60 DIAS 13/10/2019 12/01/2020 
CONVITES 30 DIAS 13/12/2019 12/01/2020 
SONORIZAÇÃO 30 DIAS 13/12/2019 12/01/2020 
BANDA 30 DIAS 13/12/2019 12/01/2020 
SEGURANÇA 30 DIAS 13/12/2019 12/01/2020 
FOTOS E IMAGENS 15 DIAS 28/12/2019 12/01/2020 
EVENTO 1 DIA 12/01/2020 12/01/2020 
FECHAMENTO 30 DIAS 13/12/2019 13/01/2020 
 
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7. PLANO DE GERENCIAMANETO DOS CUSTOS 
SERVIÇO VALOR PREVISTO VALOR EXECUTADO 
SALÃO R$ 15.000,00 R$ 15.000,00 
SONORIZAÇÃO R$ 10.000,00 R$ 15.000,00 
BANDA R$ 30.000,00 R$ 30.000,00 
DECORAÇÃO R$ 10.000,00 R$ 15.000,00 
BUFFET R$ 35.000,00 R$ 45.000,00 
SEGURANÇA R$ 5.000,00 R$ 10.000,00 
FOTOGRAFO R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 
CONFECÇÃO DE CONVITES R$ 10.000,00 R$ 15.000,00 
TOTAL R$ 120.000,00 R$ 150.000,00 
 
8. PLANO DE GERENCIAMETO DE QUALIDADE 
REUNIÕES A CADA 15 DIAS COM OS 
SUBGERENTES DE CADA EQUIPE PARA 
AVERIGUAÇÃO DOS SERVIÇOS EM ANDAMENTO 
TODAS AS FASES 
AVALIAÇÃO DOS FORNECEDORES FASE 3 
EQUIPE DE COMUNICAÇÃO RESPONSÁVEL POR 
LEMBRAR A QUEM INTERESSA DESSAS 
REUNIÕES 
TODAS AS FASES 
ENTREGA DE RELATORIOS AO GERENTE TODAS AS FASES 
CONTROLE E MONITORAMENTO FEITO POR 
CADA SUBGERENTE E CONTROLE GERAL PELO 
GERENTE DE PROJETO 
TODAS AS FASES 
 
9. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 
GERENTE DO PROJETO 
SELECIONAR OS SUBGERENTES PARA CADA 
EQUIPE, DESIGNAR TAREFAS, CONTROLAR 
ORÇAMENTO, SOLUCIONAR CONFLITOS, 
ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES, 
GARANTIR O CUMPRIMENTO DOS PRAZOS, 
RESPONSÁVEL PELO PROJETO DESDE A 
INICIAÇÃO ATÉ O ENCERRAMENTO. 
RESPONSÁVEL PELO TREINAMENTO DOS 
SUBGERENTES. 
SUBGERENTE – COMITÊ DE MUDANÇAS 
RESPONSÁVEL PELA ANALISE DE POSSÍVEIS 
MUDANÇAS OU IMPREVISTOS DURANTE O 
ANDAMENTO DO PROJETO, RESPONSÁVEL PELA 
SELEÇÃO DA EQUIPE QUE FARÁ PARTE DO 
COMITÊ, DESIGNAR TAREFAS DENTRO DA SUA 
ÁREA DE TRABALHO E RESPONSÁVEL POR 
FILTRAR SOMENTE INFORMAÇÕES RELEVANTES 
AO GERENTE DE PROJETOS. 
RESPONSÁVEL PELO TREINAMENTO DOS 
MEMBROS DA EQUIPE. 
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SUBGERENTE – COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO 
RESPONSÁVEL PELA CIRCULAÇÃO DAS 
INFORMAÇÕES DENTRO DE TODAS AS ÁREAS 
DE SERVIÇO DO PROJETO, MANTER O GERENTE 
E OS SUBGERENTES INFORMADOS DAS 
REUNIÕES. TER DOMÍNIO DAS INFORMAÇÕES 
FILTRADAS E OBJETIVAS A SEUS RESPECTIVOS 
DETINATÁRIOS. 
RESPONSÁVEL PELO TREINAMENTO DOS 
MEMBROS DA EQUIPE. 
 
10. PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES 
EQUIPE DE GERENCIAMENTO DE 
COMUNICAÇÕES 
REUNIÃO COM TODAS AS PARTES 
INTERESSADAS, PARA OBTENÇÃO DE 
CONTATOS. 
PLANEJAMETO DO CALENDÁRIO DE REUNIÕES 
COM GERENTE E STACKHOLDES. 
FILTRO DAS INFORMAÇÕES: COMUNICAÇÃO 
OBRIGATÓRIA E INFORMATIVA. 
ORGANIZAÇÃO DAS EQUIPES DE ACORDO COM 
A EAP E SUA ORDEM DE IMPORTÂNCIA. 
 
11. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS 
RISCOS NÍVEL SOLUÇÃO 
CHUVA BAIXO HAVERÁ UMA EQUIPE DE 
RECEPÇÃO COM SOMBRINHAS 
E TOALHAS. 
FALTA DE ENERGIA ELETRICA MÉDIO LOCAL DISPÕE DE GERADOR 
PARA CONTINUAÇÃO DO 
EVENTO 
FALHA DOS FORNECEDORES MÉDIO GERENTE IRÁ PREVINIR QUE 
TODOS OS FORNECEDORES 
ESTEJAM NO PRAZO E TERÁ 
FORNECEDORES RESERVAS. 
ACIDENTES E BRIGAS BAIXO HAVERÁ UMA EQUIPE DE 
SEGURANÇA E UMA 
AMBULÂNCIA PARA 
QUALQUER EVENTUALIDADE. 
SUPER LOTAÇÃO BAIXO NÃO SERÁ PERMITIDA A 
ENTRADA DE PESSOAS QUE 
NÃO ESTEJAM NA LISTA DE 
CONVIDADOS. 
 
 
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12. PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES 
TAREFA RESPONSÁVEL FASE DE ACORDO COM EAP 
PESQUISA DE FORNECEDORES GERENTE DE PROJETOS FASE 3 
PESQUISA DE SERVIÇOS 
TERCEIRIZADOS 
GERENTE DE PROJETOS FASE 3 
AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS GERENTE DE PROJETOS FASES 3 
REUNIÃO COM SUBGERENTES GERENTE DE PROJETOS TODAS AS FASES 
ESCOLHA DOS FORNECEDORES GERENTE DE PROJETOS FASE 3 
ESCOLHA DOS SERVIÇOS 
TERCEIRIZADOS 
GERENTE DE PROJETOS FASE 3 
CONTRATOS GERENTE DE PROJETOS FASE 3 
ACOMPANHAMENTO DOS 
PEDIDOS 
GERENTE DE PROJETOS FASE 3, 4 E 5 
 
13. ENCERRAMENTO 
TAREFA RESPONSÁVEL 
ÚLTIMOS PAGAMENTOS GERENTE DE PROJETO 
RELATÓRIOS DE DESEMPENHO GERENTE E SUBGERENTES 
REUNIÃO COM STACKHOLDES PARA 
APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS 
GERENTE E SUBGERENTES 
FINALIZAÇÃO DO PROJETO PARA ENVIO AO 
PORTIFÓLIO 
GERENTE DE PROJETO 
AGRADECIMENTO ÀS EQUIPES GERENTE E SUBGERENTES 
 
 
14. CONCLUSÕES 
A equipe responsável pela elaboração do projeto Festa de Formatura, pôde observar 
que a organização é de suma importância no desenvolvimento de um projeto, que é 
necessário também se atentar para o que é realmente relevante e não fugir do plano 
traçado na Estrutura Analítica do Projeto. Ter uma visão clara e objetiva do escopo e 
amarrar a ele os nós que manterão o projeto firme e sem brechas, porém flexível e 
inteligente para aceitar mudanças sem comprometer suas premissas. 
A equipe se preocupou com todos os detalhes do projeto e procurou pensar em tudo 
o que poderia vir acontecer no andamento do projeto para que houvesse imprevistos 
indesejáveis ou impensados. 
 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS 
 
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. GUIA PMBOK 5ª. Ed – EUA: Project 
Management Institute, 2013.