Planilha de PDCA para custo logisticos

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PDCA
	PDCA
	Clique nos Botões para Elaborar seu PDSA
	Plan	Definir claramente o problema e reconhecer sua importância
	Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista
	 
	Descobrir as causas fundamentais
	Criar um plano para eliminar as causas fundamentais
	Do	Eliminar as causas fundamentais
	Check	Verificar se as causas foram eliminadas
	Se sim, seguir, se não, voltar ao passo 2
	Act	Alterar o padrão para que este inclua a mudança realizada
	Revisar todo processo de solução do problema, para trabalhos futuros
	Treinamentos Grátis e Materiais para te Ajudar na Execução do PDSA
Problema
	Um problema é o resultado indesejável de um trabalho (esteja certo de que o problema que será escolhido é o mais importante baseado em fatos e dados, não em achismos e opiniões. 
	Exemplo:	Perda de produção por parada de equipamentos, pagamentos em atraso, % de peças defeituosas, % de notas fora do sistema, número de reclamações de clientes
	Descreva o problema:
	Exemplo	Seus Indicadores
	Indicador de controle para medir o problema:	% de notas fora	a
	Indicador de verificação 1	Documentos recebidos	b
	Indicador de verificação 2	Problemas no sistema	c
	Indicador de verificação 3	d
Historico
	Observe gráficos, filmes ou fotografias para entender melhor o problema.
	Qual a frequência do problema?	Como ocorre?
	Quanto custa o problema, ou seja, o que estamos perdendo?
	Dados Históricos do Problema
	Indicadores	Metas
	Data	a	b	c	d	a	b	c	d
	Jan-14	50	25
	Feb-14	24	25
	Mar-14	17	25
	Apr-14	25	25
	May-14	32	25
	Jun-14	13	25
	Jul-14	39	25
	Aug-14	45	25
	Sep-14	30	25
	Oct-14	35	25
	Nov-14	42	25
	Dec-14	21	25
	Jan-15	21	25
	Feb-15	35	25
	Mar-15	38	25
	Apr-15	19	25
	May-15	24	25
	Jun-15	14	25
	Jul-15	46	25
	Aug-15	26	25
	Sep-15	20	25
	Oct-15	27	25
	Nov-15	48	25
	Dec-15	15	25
	Jan-16	38	25
	Feb-16	18	25
	Mar-16	26	25
	Apr-16	38	25
	May-16	13	25
	Jun-16	18	25
	Jul-16	37	25
	Aug-16	42	25
	Sep-16	20	25
	Oct-16	27	25
	Nov-16	20	25
	Dec-16	39	25
Responsáveis
	Descoberta das características do problema por meio da coleta de dados
	Equipe:
	Líder:
	Membro 1
	Membro 2
	Membro 3
	Membro 4
	Membro 5
	Membro 6
	Membro 7
	Membro 8
	Membro 9
	Membro 10
	Data Limite para resolver o problema:
Observar Dados
	Descoberta das características do problema por meio da coleta de dados
	Quanto mais tempo investir aqui, mais fácil será para resolver o problema. Não pule!
	Observe os gráficos que você coletou ou elabou na aba "Histórico" sob vários pontos de vista
	Tempo	Os resultados são diferentes pela manhã, tarde ou noite? Há diferença entre o dia da semana, feriados, etc?
	Local	Os resultados são diferentes em partes diferentes de uma peça, de um sistema, de um processo? Em locais diferentes (fábricas, centros de distribuição, lojas, Estado, país)?
	Tipo	Os resultados são diferentes dependendo do produto, materia prima, rotina, material usado, sistema?
	Sintonia	Os resultados são diferentes se os defeitos são cavidades ou porosidades, se o absenteísmo é por falto ou licença médica, se ap arada é por queima ou falha mecânica, etc?
	Outros	Há diferença se a umidade relativa do ar se altera? Temperatura ambiente, condições de instrumentos de medição, confiabilidade dos padrões, treinamento, quem é o operador, qual a equipe que trabalhou, quais as condições climáticas, etc
	5H1H	O que aconteceu no dia do problema? Quem? Quando houve? Onde ocorreu? Por quê? Como? Quanto custou? Colete dados para explicar estas dúvidas
	Construa vários gráficos de Pareto para definir quais grupos precisam de uma atenção especial, de acordo com a frequência em que ocorre. Assim, você conseguirá priorizar o problema! Aqui nossa preocupação NÃO é com as causas.
	Problemas	Ocorrência	%	% acumulada
	Problema 1	0
	Problema 2	0
	Problema 3	0
	Problema 4	0
	Problema 5	0
	Problema 6	0
	Outros	0
Observar Ação
	Descoberta das características do problema por meio da observação local
	A equipe deverá sair do escritório e ir até onde ocorre o problema para coletar informações suplementares que não podem ser obtidas na forma de dados numéricos. Utilize vídeo, fotografias, post-its, desenhos, esquemas, etc. Tudo que puderem utilizar para ganhar mais conhecimento sobre o problema, será válido.
	O que vocês aprenderam indo até o local? Liste aqui.
	Aprendizado 1
	Aprendizado 2
	Aprendizado 3
	Aprendizado 4
	Aprendizado 5
	Aprendizado 6
	Aprendizado 7
	Aprendizado 8
	Aprendizado 9
	Aprendizado 10
	Cronograma / Orçamento e Meta
	Fase	1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Análise
	Plano de ação
	Execução 
	Verificação
	Padronização
	Conclusão
	Qual o orçamento estimado?
	1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Horas.homem
	Equipamentos
	Análises
	Alimentação
	Testes
	Outros
	Qual a meta a ser alcançada?
	Indicador	Meta
	a
	b
	c
	d
Diagrama de Ishikawa
	Envolva todas as pessoas que possam contribuir na identificação das causas. As reuniões devem ser participativas. 
Diagrama de causa e efeito: anote o maior número possível de causas. Estabeleça a relação de causa e efeito entre as causas levantadas. Construa o diagrama causa efeito colocando as causas mais gerais nas espinhas maiores e as causas secundárias e terciárias nas ramificações. PARA ISTO, BASTA IR CLICANDO NOS RAMOS.
Defeitos em Matéria-prima
	Defeitos em matérias-primas (MP)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito MP1	0
	Defeito MP2	0
	Defeito MP3	0
	Defeito MP4	0
	Defeito MP5	0
	Defeito MP6	0
	Outros	0
Defeitos em Equipamentos
	Defeitos em equipamentos (Eq)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito Eq1	0
	Defeito Eq2	0
	Defeito Eq3	0
	Defeito Eq4	0
	Defeito Eq5	0
	Defeito Eq6	0
	Outros	0
Defeitos em Informações
	Defeitos relacionados ao sistema de informações (SI)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito SI1	0
	Defeito SI2	0
	Defeito SI3	0
	Defeito SI4	0
	Defeito SI5	0
	Defeito SI6	0
	Outros	0
Condições ambientais
	Defeitos nas condições ambientais (CA)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito CA1	0
	Defeito CA2	0
	Defeito CA3	0
	Defeito CA4	0
	Defeito CA5	0
	Defeito CA6	0
	Outros	0
Defeitos em Procedimentos
	Defeitos em procedimentos (Pro)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito Pro1	0
	Defeito Pro2	0
	Defeito Pro3	0
	Defeito Pro4	0
	Defeito Pro5	0
	Defeito Pro6	0
	Outros	0
Defeitos relacionados a pessoal
	Defeitos relacionados a pessoal (Pe)	Total	Porcentagem	Porcentagem acumulada
	Defeito Pe1	0
	Defeito Pe2	0
	Defeito Pe3	0
	Defeito Pe4	0
	Defeito Pe5	0
	Defeito Pe6	0
	Outros	0
Análise global
	Os dados lhe mostram as hipóteses mais prováveis dos defeitos principais
	Defeitos principais	Total	Porcentagem em relação ao total	Porcentagem acumulada
	Defeito 1
	Defeito 2
	Defeito 3
	Defeito 4
	Outros
Testes
	Análise das causas mais prováveis (verificação das hipóteses)
	 - Colete novos dados
sobre as causas mais prováveis
- Analise os dados coletados
- Teste as causas
	Depois de listar todas as hipóteses de defeitos e coletar dados para mensurar as possíveis causas, observe, por meio do Gráfico de Pareto da Planilha Análise Global (esta), as informações. 
	Se necessário, estratifique mais as hipóteses, coletando mais dados. Além disto, você pode utilizar o Histograma para avaliar a dispersão e gráficos de tendência (linhas) para avaliar a evolução. 
	Quais testes você deverá fazer para validar a relação entre as causas levantadas e o efeito indesejado?
Solução Causa
	Teste de consistência da causa fundamental
	 - Existe evidência técnica de que é possível bloquear?
- O bloqueio geraria efeitos colaterais indesejáveis?
- Coloque neste planilha os testes que evidênciam a eliminação possível da causa
	Se eliminar a causa é impossível, ou se for provocar efeitos indesejáveis (alto custo, retrabalho, complexidades), pode ser que a causa determinada ainda não seja a causa fundamental, mas um efeito dela. Transforme a causa no novo problema e pergunte outro porquê, voltando ao início deste processo.
Plano de Ação
	Elaboração da Estratégia de Ação - Toda Equipe
	 - Certifique-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais e não sobre seus efeitos
- Certifique-se de que as ações propostas não produzem efeitos colaterais. Se ocorrerem, adote ações contra elas.
- Proponha diferentes soluções. Analise a eficácia e custo de cada uma. Escolha melhor
	Elaboração do Plano de Ação
	Causa	Indicador Alvo	Meta	Item de Verificação	Tarefa (o que)	Quem	Quando	Onde	Como	Quanto	Obs
	Vazamento de óleo	Litros de óleo no tanque	10	Pressão óleo em 10 psi	Vedar furo com silicone	Zé	31.02 	Planta de Bala	Com aplicador de silicone SL02	R$ 10.00	Exemplo
Execução
	Treinamento
	 - Verifique quais ações necessitam da cooperação de todos e dê atenção máxima à eles
- Apresentem claramente as tarefas e a razão delas
- Certique-se que todos entenderam e concordam com as ações propostas 
	Plano e Cronograma
	Fase	1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Tarefa 1
	Tarefa 2
	Tarefa 3
	Tarefa 4
	Tarefa 5
	Tarefa 6
	Tarefa 7
	Tarefa 8
	Tarefa 9
	Registro
	 - Durante a execução, verifique fisicamente e no local em que as ações estão sendo efetuadas
- Todas as ações e os resultados bons e ruins devem ser registrados, com a data em que foram tomados
Comparar Resultados
	Comparação dos Resultados
	 - Devem-se utilizar os dados coletados antes e depois da ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis
- Os formatos usados na comparação devem ser os mesmos antes e depois da ação
- Converta e compare os efeitos também em termos monetários
	As ações foram efetivas? Os dados coletados antes e após a ação de bloqueio mostram redução nos resultados indesejáveis?
	Cliente Final
	Data	% de boletos emitido e enviados no prazo	Meta: 95% dos boletos emitidos e enviados no prazo	Indicador 2	Meta Indicador 2	Indicador 3	Meta Indicador 3	Indicador 4	Meta Indicador 4	Valor Economizado
	Jan-16	80%	90%	15	* 5	3.50%	3%	15	* 2
	Feb-16	82%	90%	12	* 5	3.20%	3%	25	* 2
	Mar-16	83%	90%	13	* 5	3.20%	3%	30	* 2
	Apr-16	86%	90%	4	* 5	3.90%	3%	22	* 2
	May-16	80%	90%	12	* 5	4.20%	3%	15	* 2
	Jun-16	89%	90%	8	* 5	4.50%	3%	10	* 2
	Jul-16	90%	90%	4	* 5	2%	3%	1	* 2
	Aug-16	91%	90%	* 5	3%	* 2
	Sep-16	92%	90%	* 5	3%	* 2
	Oct-16	95%	90%	* 5	3%	* 2
	Nov-16	90%	* 5	3%	* 2
	Dec-16	90%	* 5	3%	* 2
Padronizacao
	Elaboração ou alteração do padrão
	 - Esclareça no padrão "o que", "quem", "quando", "onde", "como" e principalmente "por que", para as atividades que efetivamente devem ser incluídas ou alteradas nos padrões já existentes
- Verifique se as instruções, determinações e procedimentos implantados no processo de Execução devem sofrer alterações antes de serem padronizados, com base nos resultados obtidos na Verificação
- Use a criatividade para garantir o não aparecimento dos problemas. Incorpore no padrão, se possível, mecanismos à prova de bobeira (poka yoke), de modo que o trabalho possa ser realizado sem erro por qualquer trabalhador
	Elabore o Padrão Novo com as alterações
	Procedimento Operacional Padrão	Padrão nº:	PF – IB - 01
	Criado em:	5/16/16
	Nome da tarefa:	Emitir e enviar boletos	Revisado em:	-
	Responsável:	Julião Santos	Nº da revisão:	-
	Material Necessário
	Acesso à Internet Banking	E-mail com o Pedido
	Nota Fiscal do Serviço	Planilha de Lançamentos
	Acesso ao sistema perfil vendedor
	PASSOS CRÍTICOS
	01 – RECEBER O E-MAIL COM O PEDIDO DA ÁREA DE VENDAS
	02 – RECEBER O E-MAIL COM A NOTA FISCAL EMITDA DA ÁREA FISCAL
	03 – ABRIR O E-MAIL DE VENDAS COM AS INSTRUÇÕES
	04 – ACESSAR O INTERNET BANKING
	05 – ACESSAR ABA COBRANÇAS -> EMITIR BOLETOS
	06 – PREENCHER OS DADOS DO BOLETO – NÚMERO DA NOTA FISCAL, VALOR, VENCIMENTO, JUROS E SELECIONAR O TIPO “PRESTAÇÃO DE SERVIÇO CONTRA EMISSÃO DE COMPROVANTE”
	07 – PREENCHER OS DADOS DO PAGADOR COM AS INFORMAÇÕES CONSTANTES NO E-MAIL DA ÁREA COMERCIAL
	08 – EMITIR BOLETO
	09 – BAIXAR PDF DO BOLETO
	10 – SALVAR BOLETO NA PASTA BOLETOS DENTRO DA PASTA ADMINISTRATIVO FM2S
	11 – ENVIAR, POR E-MAIL, AO CLIENTE BOLETO E NOTA EM ANEXO, COPIANDO A ÁREA COMERCIAL NO E-MAIL
	12 – REPORTAR OPERAÇÃO NA PLANILHA DE COBRANÇAS REALIZADAS
	13 – REPORTAR VENDA NO SISTEMA
	MANUSEIO DO MATERIAL
	01 – APÓS CADA EMISSÃO, FECHAR ACESSO AO INTERNET BANKING
	02 – APÓS LANÇAR A INFORMAÇÃO NA PLANILHA, SALVÁ-LA E FECHÁ-LA
	RESULTADOS ESPERADOS
	01 – BOLETO EMITIDO E ENVIADO AO CLIENTE
	02 – ÁREA COMERCIAL INFORMADA DO FATURAMENTO DO CLIENTE
	AÇÕES CORRETIVAS
	CASO O E-MAIL NÃO VENHA COM A NOTA FISCAL ANEXA, INFORMAR ÁREA FISCAL.
	CASO O E-MAIL DA ÁREA COMERCIAL NÃO TRAGA TODOS OS DADOS DO CLIENTE, SOLICITAR OS DADOS FALTANTES DIRETAMENTE À ÁREA COMERCIAL ANTES DE INICIAR A OPERAÇÃO.
	SE HOUVER PROBLEMAS NO INTERNET BANKING, REINICIAR O APLICATIVO E TENTAR REPETIR A OPERAÇÃO.
	SE HOUVER ALGUM PROBLEMA NÃO REPORTADO AQUI, CONSULTE A GERÊNCIA.
	APROVAÇÃO:
	__________________ _________________ __________________ _________________
	 Executor Executor Supervisor Gerência
	Treine todos no Novo Padrão
	 - Garanta que os novos padrões ou as alterações sejam transmitidas a todos os envolvidos
- Não fique apenas na comunicação por escrito. É preciso expor a razão da mudança, apresentar com clareza os aspectos importantes, e o que foi alterado
- Certifique-se de que os empregados estão aptos a executar o procedimento operacional padrão
- De treinamento no trabalho, no próprio local
- Coloque os documentos necessários ao melhor entendimento no local
	Auditoria
	Dê ao supervisor a incumbência de realizar auditorias periódicas na execução do padrão, para que o cumprimento seja garantido
Conclusão
	Liste os problemas remanescentes
	 - Relacione o quê e quando não foi realizado
- Mostre também os resultados acima do esperado
	Problemas remanescentes
	Problema:	Indicador
	Ação Sugerida:
	Problema:	Indicador
	Ação Sugerida:
	Problema:	Indicador
	Ação Sugerida:
	Resultados Acima da Meta
	Quais indicadores vocês melhoraram acima da expectativa?
	Quais os impactos financeiros destes resultados?
	Reflexão
	Cronograma:	Houve atrasos significativos ou prazos folgados demais? Quais motivos?
	Resposta
	Causa e Efeito	A elaboração do Diagrama Causa Efeito foi superficial? 
	Resposta
	Participação	Houve participação dos membros? O grupo era o melhor para aquele problema? As reuniões eram produtivas? O que melhorar?
	Resposta
	Comprometimento	As reuniões ocorreram sem problemas (faltas, brigas, imposições de ideias)?
	Resposta
	Técnica	O grupo melhorou a técnica de solução de problemas, usou todas as técnicas?
	Resposta