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Av.: Augusto de Lima, 527 – Centro - BH/MG 1 (31) 3274 1222 CURSO DE EXCEL BÁSICO A Treinar é uma escola com tradição na área de cursos de Informática, Tecnologia, Desenvolvimento Profissional e Educação a Distância. Oferece cursos do nível básico ao avançado, visando à formação completa para quem quer fazer diferença no mercado de trabalho. Presente em Belo Horizonte desde 1992, capacitou mais de 90.000 pessoas e possui mais de 150 cursos. Site www.treinarminas.com.br AVA: treinaremcasa.com.br/ava Sumário 1. UNIDADE 1 .......................................................................................................................... 4 1.1. Introdução ....................................................................................................................... 4 1.2. Conceitos Básicos ............................................................................................................ 4 1.2.1. Nomenclatura................................................................................................................... 4 1.2.2. Interface ........................................................................................................................... 6 1.2.3. Tipos de dados ................................................................................................................. 7 1.3. Editando planilhas e células .......................................................................................... 8 1.3.1. Localizando células ......................................................................................................... 8 1.3.2. Movendo, copiando e substituindo células ...................................................................... 9 1.3.3. Inserindo linhas e colunas .............................................................................................. 10 1.3.4. Excluindo linhas e colunas ............................................................................................ 10 1.3.5. Inserindo anotação na célula.......................................................................................... 11 1.3.6. Alterando a largura/altura de linha ou coluna ................................................................ 11 1.3.7. Ocultando e reexibindo linhas e colunas ....................................................................... 12 1.4. Trabalhando com as células ........................................................................................ 12 1.4.1. Movimentação pela planilha .......................................................................................... 12 1.4.2. Inserir e apagar dados .................................................................................................... 13 1.4.3. Desfazendo ou refazendo um comando ou ação ............................................................ 13 1.4.4. Sequências de dados ...................................................................................................... 13 1.4.5. Alça de preenchimento .................................................................................................. 15 1.5. Formatação de dados ................................................................................................... 17 1.5.1. Principais comandos ...................................................................................................... 17 1.5.2. Número .......................................................................................................................... 17 1.5.3. Alinhamento .................................................................................................................. 18 1.5.4. Fonte .............................................................................................................................. 18 1.5.5. Bordas ............................................................................................................................ 19 1.5.6. Preenchimento ............................................................................................................... 20 1.6. Gerenciamento de arquivos ......................................................................................... 20 1.6.1. Salvando um documento ............................................................................................... 21 1.6.2. Senhas de proteção do arquivo ...................................................................................... 21 1.6.3. Removendo senhas ........................................................................................................ 21 1.6.4. Bloqueando as células ................................................................................................... 22 1.6.5. Protegendo planilhas ...................................................................................................... 23 2. UNIDADE 2 ........................................................................................................................ 24 2.1. Operadores .................................................................................................................... 24 2.1.1. Operações básicas e ordem de cálculo .......................................................................... 24 2.2. Fórmulas e Funções ...................................................................................................... 24 2.2.1. Funções .......................................................................................................................... 24 2.2.2. Assistente de função ...................................................................................................... 25 2.2.3. Referência relativa e absoluto ........................................................................................ 25 2.2.4. Funções matemáticas ..................................................................................................... 27 2.2.5. Funções lógicas.............................................................................................................. 30 2.2.6. SE(TESTE_LOGICO; VALOR_SE_VERDADEIRO; VALOR_SE_FALSO) ........... 30 2.2.7. CONT.SE(INTERVALO; CRITÉRIOS) ...................................................................... 31 2.2.8. SOMASE(INTERVALO;CRITÉRIOS;INTERVALO_SOMA) .................................. 32 2.2.9. Aninhamento de funções ............................................................................................... 33 2.3. Formatação condicional ............................................................................................... 34 3. UNIDADE 3 ........................................................................................................................ 37 3.1. Gráficos ......................................................................................................................... 37 3.2. Tipos e subtipos .......................................................................................................... 39 3.2.1. Gráficos de colunas ....................................................................................................... 39 3.2.2. Gráficos de linhas .......................................................................................................... 41 3.2.3. Gráficos de pizza ........................................................................................................... 42 3.2.4. Gráficos de barras .......................................................................................................... 43 3.2.5. Gráficos de área .............................................................................................................44 3.2.6. Gráficos de dispersão (XY) ........................................................................................... 45 3.2.7. Gráficos de ações ........................................................................................................... 46 3.2.8. Gráficos de superfície .................................................................................................... 47 3.2.9. Gráficos de rosca ........................................................................................................... 48 3.2.10. Gráficos de bolhas ...................................................................................................... 48 3.2.11. Gráficos de radar ........................................................................................................ 49 3.3. Formatação de gráficos ............................................................................................. 49 3.3.1. Modificando um gráfico básico para atender às suas necessidades............................... 50 3.3.2. Estilos e Layouts de gráfico........................................................................................... 50 3.3.3. Adicionando formatação atraente ao um gráfico ........................................................... 51 4. UNIDADE 4 ....................................................................................................................... 52 4.1. Configurando Página ................................................................................................... 52 4.2. Guias de configuração .................................................................................................. 53 4.3. Impressão de planilha .................................................................................................. 54 1. UNIDADE 1 1.1. Introdução Lançado em 1987, o Excel atualmente é o aplicativo de planilha eletrônica mais utilizado no mundo atualmente, devido sua versatilidade em diversas áreas onde é necessária a execução de cálculos com precisão e velocidade. Por causa de seu grande conjunto de ferramentas e opções, muitos usuários ficam em dúvida sobre como utilizar os recursos do programa. Este curso visa resolver essas dúvidas e mostrar ao usuário como o Excel pode ser utilizado de maneira produtiva, tornando a tarefa de produzir planilhas mais fácil. Esta apostila tem como base o Excel 2013 e caso você esteja usando outra versão, sentirá diferenças na aparência dos menus ou na localização de alguns comandos. 1.2. Conceitos Básicos 1.2.1. Nomenclatura Antes de trabalhar com o Excel é importante saber as nomenclaturas do aplicativo, pois assim você saberá do que está sendo falado a qualquer momento. Devido ao fato de que o Excel foi inspirado em planilhas em papel, então muitas informações abaixo já serão conhecidas. As informações mais importantes a serem lembradas sobre o Excel são: Um arquivo produzido no Excel é chamado de PASTA DE TRABALHO. A extensão da pasta de trabalho normalmente é .xlsx; Cada pasta de trabalho pode ter várias PLANILHAS, e quando criamos um documento novo já existirão três planilhas (embora muitas pessoas chamem os dados digitados nas células de planilha, isso pode causar confusão, e é preferível chamar as informações digitadas em uma planilha de CONJUNTO DE DADOS); Cada planilha é dividida em LINHAS e COLUNAS, sendo as linhas indicadas por números e as colunas sendo indicadas por letras. As linhas são identificadas por números na lateral esquerda da tela, numeradas de 1 a 1.048.576 e as colunas são identificadas por letras de A até Z e de AA até XFD totalizando 16.384 colunas; O ponto de encontro (interseção) entre linhas e colunas chama-se CÉLULA; A célula exibida com uma borda em negrito, onde os dados serão guardados (digitados ou calculados) chama-se CÉLULA ATIVA. O quadradinho na parte inferior direita é a alça de preenchimento; O Endereço da célula é formado pela letra (ou letras) da coluna e o número da linha (exemplo: D4); Intervalo de células é o espaço que compreende uma célula e outra. No exemplo abaixo, o intervalo B2:D5 representa a coluna B e D, da linha 2 até 5. 1.2.2. Interface Agora que você possui as informações mais importantes, vamos entender a interface do Excel. A - Barra de Títulos Mostra o título ou nome do arquivo aberto no aplicativo e os botões de minimizar, maximizar e fechar, além da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Normalmente, existirão dois botões para fechar, sendo que o de baixo fecha o arquivo e o de cima fecha o aplicativo. B - Faixa de Opções Contém as guias onde se encontram a maioria dos comandos do Excel que serão usados na planilha. C - Barra de Fórmula Contém um atalho inserir funções no Excel, além de mostrar qual o real conteúdo de uma célula. D - Barras de Rolagem Utilizadas para deslocamento vertical e horizontal para visualização através da planilha. E - Indicadores de Colunas As colunas são identificadas por letras. Pode-se observar que as colunas das células selecionadas encontram-se em tom de azul. F - Indicadores de Linhas As linhas são identificadas por números. Pode-se observar que as linhas das células selecionadas encontram-se em tom de cinza azul. G - Guias de Planilhas Cada pasta de trabalho pode conter mais de uma planilha. H - Barra de Status Fornece informações atuais sobre a situação da planilha. 1.2.3. Tipos de dados O Excel é capaz de lidar com 5 tipos de dados: Número: algarismos de 0 a 9, números com vírgula (ou ponto, caso seja Excel em inglês), sinal de mais, sinal de menos, números entre parênteses e números em notação científica; Data: qualquer data válida no calendário do computador. As datas no Excel começam a ser calculadas a partir do dia 01 de janeiro de 1900; Hora: qualquer hora válida no relógio, podendo estar em formato de 24 horas ou 12 horas (padrão americano); Texto: letras de A até Z, símbolos de pontuação (,.;!? etc.) e caracteres especiais(!@#$%& etc.); Fórmula: qualquer um dos tipos anteriores, sendo antecedido por um sinal de igual (=); Agora digite o seguinte: Você encontrará 2 erros nesta imagem nas células B4 e C4. Você não viu o erro? Observe que o Excel coloca automaticamente números do lado direito e textos do lado esquerdo da célula. Como foram digitados valores inválidos nas células B4 e C4, o Excel passou a interpretar o conteúdo destas células como texto, por isso o conteúdo destas células está do lado esquerdo. Outro detalhe que você pode reparar está em A3, B3, E2, E3 e E4. Talvez você não saiba, mas no caso da célula A3, isso é uma característica da área financeira, onde os números negativos são muitas vezes retratados entre parênteses. Na célula B3 o Excel transformou o conteúdo em 10/mai/13, pois uma das características do Excel é mudar a aparência de números para um formato padronizado. Outro exemplo é escrever um valor monetário, como por exemplo, R$ 10,00. Caso você digite o símbolo monetário juntamente com o valor, o Excel vai converter o texto digitado em formatação e o número será entendido normalmente. Se você não entendeu, não se preocupe, pois na parte envolvendo formatação você verá isso. 1.3. Editando planilhas e células A edição de células é muito comum dentro do Excel, por issovocê encontrará atalhos para execução das tarefas mais comuns através do clique direito. 1.3.1. Localizando células Podemos localizar células através de seus endereços ou através de seus valores. Caso você saiba o endereço da célula desejada pode digitá-lo na caixa de nome, pressionando o Enter em seguida. Caso você esteja procurando um determinado texto dentro de sua pasta de trabalho pode contar com o recurso Localizar e Selecionar, presente na guia Página Inicial, grupo Edição. Depois escolha a opção Localizar... As demais opções existentes em Localizar e Selecionar permite selecionar as células dependendo do conteúdo. Através destes comandos você pode selecionar fórmulas, comentários, etc. com um clique. 1.3.2. Movendo, copiando e substituindo células O recurso de copiar e mover células aumenta sua produtividade, pois quando necessário você poderá copiar um conjunto de dados e copiá-lo, mantendo suas fórmulas, texto e formatações originais, bastando editar o que for conveniente. Para copiar ou mover um conjunto de dados é necessário selecioná-los primeiro, depois execute o comando Copiar (ou Recortar); comando este que pode ser localizado na guia Página Inicial, grupo Área de Transferência. Ao executar o comando, aparecerá ao redor da seleção um “caminho de formiga” indicando que o Excel está preparado para realizar a cópia/movimentação dos dados. Agora é só clicar em alguma célula da mesma planilha e de outra e executar o comando Colar. Depois que o processo de cópia das células ocorre, o Excel exibe um menu flutuante com opções de colagem, onde é possível alterar a maneira como o programa inseriu os dados. Desta maneira você pode copiar a largura das células originais, as formatações, colar como imagem, etc. 1.3.3. Inserindo linhas e colunas Para inserir uma linha ou coluna inteira, basta selecionar uma célula no local onde será inserida a linha/coluna. Então, clique em Página Inicial, Células, Inserir, e escolher entre adicionar linhas ou colunas. Será adicionada uma linha inteira acima da célula selecionada (ou uma coluna à esquerda). Observe que o comando Inserir célula também oferece a opção de inserir linha inteira. Para inserir um conjunto de várias linhas seguidas, ao invés de selecionar uma só célula, selecione várias células seguidas. O número de células que fazem este conjunto corresponderá ao número de linhas/colunas que serão inseridas. 1.3.4. Excluindo linhas e colunas Uma das maneiras que já vimos para excluir uma linha ou coluna inteira é selecionando uma célula no local onde será excluída a linha/coluna e seguir os procedimentos já explicados, escolhendo a opção “Excluir linha(s)” ou “Excluir coluna(s)”. A maneira mais prática de se excluir uma linha/coluna inteira é uma vez selecionada o local para exclusão, posicionar o cursor sobre o cabeçalho das linhas/colunas e apertar o botão direito do mouse. 1.3.5. Inserindo anotação na célula. Pode-se colocar uma breve anotação associada a uma célula, independente de seu conteúdo existir ou não. Clique na célula que conterá o comentário, clique em Revisão, Anotações, Anotação. Aparecerá uma caixa de texto, onde poderá ser digitado o comentário. Ao criar o comentário, a célula fica marcada com um ponto vermelho no canto superior direito e ao passar o ponteiro do mouse sobre a célula, o texto será exibido. Pode-se remover o comentário selecionando e clicando em Revisão, Anotações, Anotação. O comentário irá ficar em modo de edição, elimine seu conteúdo e clique em qualquer outra célula. Porém, a forma mais prática (e adequada) de remover a anotação é utilizando o recurso de Excluir comentários, conforme visto anteriormente. Basta apertar o botão direito do mouse, escolher a opção Excluir comentário. 1.3.6. Alterando a largura/altura de linha ou coluna Podemos alterar a largura de linhas e colunas de duas maneiras: através do mouse ou através dos comandos presentes no comando Formatar, dentro da guia Página Inicial, grupo Células. Para realizar a alteração da largura/altura das linhas ou colunas basta posicionar o mouse entre as linhas divisórias que separam os números das linhas (ou as letras das colunas) e caso seu mouse esteja na posição correta este tomará a aparência de duas setas. 1.3.7. Ocultando e reexibindo linhas e colunas Podemos alterar a largura de linhas e colunas de duas maneiras: através do mouse ou através dos comandos presentes no comando Formatar, dentro da guia Página Inicial, grupo Células. Para ocultar linhas e colunas é necessário selecionar estas linhas ou colunas em primeiro lugar, dentro do comando Formatar, localize a opção Ocultar e Reexibir e depois escolha entre ocultar linhas, colunas ou a planilha atual. Para reexibir uma linha ou coluna é necessária à seleção das linhas (ou colunas) vizinhas desta que está oculta, e depois retornar ao Comando Formatar, Ocultar e Reexibir e escolher a opção linhas ou a opção colunas. Para reexibir planilhas o processo é mais simples, bastando escolher a opção Formatar, Ocultar e Reexibir, Planilha, e escolher dentro da janela qual planilha você deseja tornar visível novamente. Ressalto que mesmo que uma planilha esteja oculta, você ainda poderá ler alguma informação desta, caso você esteja usando suas células em alguma fórmula em outra planilha. 1.4. Trabalhando com as células 1.4.1. Movimentação pela planilha Uma série de opções de movimentação está disponível através do teclado, a ponto do mouse ser desnecessário. Aprender estes atalhos tornará sua produtividade ainda maior! Teclas de direção – movem o foco de uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou direita. CTRL + teclas de direção – movem o foco para as margens da planilha atual. CTRL + SHIFT + teclas de direção – movem o foco para as margens da planilha atual e seleciona ao mesmo tempo. A lista completa com todos os atalhos do Excel pode ser localizada em http://tinyurl.com/atalhos-excel 1.4.2. Inserir e apagar dados Inserir informações no Excel é extremamente simples, bastando clicar em alguma célula e digitar. Depois de terminar sua digitação você pode teclar Enter ou Tab. Caso você digite em alguma célula por engano você pode teclar Esc que o texto não será inserido. Pra finalizar, caso você queira modificar o conteúdo da célula sem apagar o que já estava escrito, basta clicar na barra de fórmulas ou usar clique duplo ou então teclar F2. 1.4.3. Desfazendo ou refazendo um comando ou ação Qualquer operação que você tenha feito e depois se arrependeu pode ser facilmente desfeita através do comando Desfazer, que está na barra de acesso rápido ou então através do comando CTRL + Z. Outra opção é refazer um comando q tenha sido desfeito, bastando clicar em Refazer, que está na barra de acesso rápido ou então através do comando CTRL + R. 1.4.4. Sequências de dados As sequências de preenchimento são comandos que estendem o valor de uma ou mais células usando critérios especiais. Este comando está presente na guia Página Inicial, Edição, Preencher, Sequência. Observe que cada tipo de sequência possui alguns critérios que podem ser utilizados para o preenchimento das células vizinhas. Assim, somente usaremos esta caixa quando esses critérios forem necessários, já que os preenchimentos mais simples podem ser feitos com a alça de preenchimento. Vamos criar uma sequência onde os valores devem ser constantemente multiplicados por dois. Digitamos o valorda primeira célula e, com ela selecionada, abrimos a caixa Sequência. Selecionamos a opção Colunas para preencher as células verticalmente. Selecionamos o tipo de sequência Crescimento, que multiplicará os valores por uma fator constante. No nosso caso, o incremento será 2. O campo Limite determina que o preenchimento pare quando atingir o valor digitado (no caso 1 milhão). Depois do preenchimento podemos confirmar esta caixa e obteremos o seguinte resultado: 1.4.5. Alça de preenchimento Agora que você já produziu diversas planilhas pode ter se deparado com o fato de que digitar todas as fórmulas novamente em cada célula consome tempo. Justamente por isso o Excel dispõe da Alça de Preenchimento, que permite criar sequências de dados facilmente. A Alça de preenchimento é este quadrado que aparece no canto inferior direito de uma seleção: Através deste quadrado (que pode ser arrastado para qualquer direção) você pode preencher rapidamente sua planilha em segundos. Utilize esta planilha como exemplo: Quando utilizamos a alça de preenchimento, o Excel copia o conteúdo da célula selecionada e replica nas demais células. Depois de utilizada, a alça de preenchimento nos mostra um menu flutuante que permite modificar a cópia realizada. Se mais de uma célula for selecionada, a alça de preenchimento irá gerar uma progressão aritmética com base nos números selecionados. Ao utilizar a alça de preenchimento para copiar datas o Excel mostrará mais opções no menu flutuante, permitindo gerar sequências com mudança de dias, dias da semana (segunda a sexta), meses ou anos. Ao utilizar a alça de preenchimento com fórmulas, veremos que o Excel adaptará os endereços das células e com isso você não precisará digitar a mesma fórmula em mais de uma célula. Essa ferramenta não vai alterar os números digitados, somente dos endereços das células. 1.5. Formatação de dados 1.5.1. Principais comandos A formatação de células se assemelha a formatação que estamos acostumados a fazer no Word, mas temos opções extras envolvendo a formatação dos números e das bordas de texto. 1.5.2. Número Nessa guia pode-se alterar os formatos dos tipos de valores numéricos escritos no conteúdo das células, onde posso definir número de casas decimais, formatos de data, hora, moeda, etc. É aqui que se pode transformar um valor numérico em valor de data, de hora, contábil, moeda, entre outros. Alguns desses recursos também podem ser encontrados na guia Página Inicial, Número, mas o quadro Formatar células possui opções mais completas de formatação. 1.5.3. Alinhamento Além dos alinhamentos horizontais também localizados na guia Página Inicial, Alinhamento, encontram-se ainda os alinhamentos verticais, recuo, orientação do texto que pode ser escrito inclinado e algumas opções de controle de texto. Um comando útil existente nesta guia é “Quebrar texto automaticamente”, que permite a digitação de muito texto, sem precisar aumentar a largura da coluna. 1.5.4. Fonte Na guia fonte, pode-se alterar o tipo, o tamanho, efeitos, a cor da fonte e estilos como negrito, itálico, sublinhado, sobrescrito. Os principais recursos dessa guia podem ser encontrados também em Página Inicial, Fonte. 1.5.5. Bordas As linhas de grade que demarcam os limites das células na tela do Excel, não são impressas, por isso, se o usuário quiser que as bordas de sua tabela saiam na impressão, bordas devem ser inseridas no seu trabalho. Nessa guia, ele poderá escolher o estilo de linha, a espessura da linha, a cor da linha e quais serão as posições das bordas que irá utilizar. O recurso Bordas também pode ser localizado em Página Inicial, Fonte. 1.5.6. Preenchimento Os padrões de preenchimento são as cores de preenchimento do fundo das células de uma planilha. Nessa guia pode-se escolher também um padrão pré-definido de fundo. O recurso Padrões também pode ser localizado em Página Inicial, Fonte. Usando a ferramenta pincel. Para facilitar na formatação das suas células você pode utilizar o comando Pincel, que permite copiar a formatação do conteúdo, permitindo formatar rapidamente sua planilha. Para usar a ferramenta pincel é necessário selecionar a(s) célula(s) que já estão com a formatação desejada e depois clicar no botão da ferramenta, que pode ser localizada na guia Página Inicial, grupo Área de Transferência. Depois disso clique ou selecione as células que serão formatadas e o Excel fará a cópia da formatação entre as células. 1.6. Gerenciamento de arquivos Trabalhar com arquivos no Excel não difere de como trabalhamos com outros arquivos. Características como Propriedades, senhas, arquivos recentes estarão presentes tanto no Excel, Word, etc. Com base nisso, citarei somente os comandos mais importantes, como as proteções por senha. 1.6.1. Salvando um documento Escolha em que pasta deseja salvá-lo. Dê um nome para o arquivo. Escolha o tipo do arquivo. Em seguida clique em Salvar. Caso seja arquivo já salvo, clique na sequência Arquivo, Salvar. Se o arquivo for novo, mesmo escolhendo a opção Salvar, o Word, automaticamente, abrirá a janela Salvar como. 1.6.2. Senhas de proteção do arquivo O Excel possui um recurso de segurança onde é possível definir uma senha, evitando assim acesso indevido ao conteúdo da pasta de trabalho. Para ter acesso a tal recurso, dentro da janela Salvar Como, clique em Ferramentas, depois em Opções gerais e defina sua senha. Existem dois tipos de senha: proteção e gravação. A senha de proteção será solicitada quando a pessoa tentar abrir a pasta de trabalho, enquanto a senha de gravação será solicitada para que seja possível editar alguma coisa. Caso você queira editar esta pasta de trabalho você terá que usar sua senha para o desbloqueio, e caso você não se lembre da senha pode esquecer da ideia de editar a pasta de trabalho........ Outra opção interessante está na criação de um backup, gerando assim uma cópia anterior da pasta de trabalho. Essa cópia de segurança estará na mesma pasta que o documento, sendo assim você deve copiar esse backup para um lugar seguro, pois caso aconteça alguma coisa com seu computador, o backup terá sido em vão. 1.6.3. Removendo senhas Caso você queira é possível remover a senha da pasta de trabalho, bastando para isso escolher o comando Salvar Como, Ferramentas, Opções gerais e apague as senhas que você havia colocado anteriormente, e depois salve o documento. 1.6.4. Bloqueando as células Uma opção mais avançada do Excel é o recurso de bloquear células. O recurso de bloquear células permite que você determine quais células poderão ser editadas pelo usuário da planilha. Desta maneira o usuário poderá digitar em algumas células, enquanto células contendo fórmulas podem ser travadas impedindo edição acidental. Mas você já reparou que pode digitar livremente em qualquer célula, então onde está essa proteção? Por padrão todas as células do Excel já estão bloqueadas, mas ainda sim você pode editá-las, pois essa “trava” só será realmente ativada quando você utilizar o recurso de Proteger planilha, comando este que está presente na guia Revisão. Para bloquear/desbloquear algumas células, você precisa selecioná-las primeiro, e depois acessar o comando Formatar células, que pode ser encontrado com o clique direito do mouse ou então comos botões existentes nos grupos Número, Fonte ou Alinhamento (estes mini botões circulados na imagem abaixo). O comando para realizar o bloqueio/desbloqueio está na guia Proteção, e para configurar bastar alterar a opção Bloqueadas. Dependendo da configuração existente, a caixa Bloqueadas pode ter três estados: vazia (as células estão desbloqueadas), marcada com um quadrado (algumas células estão protegidas), ou marcada com um “v” (todas as células estão protegidas). 1.6.5. Protegendo planilhas O Excel conta com o recurso de proteger planilhas, que permite especificar o que pode ser feito com estas. Esta configuração é personalizada em cada planilha, aumentando o controle sobre os dados existentes em sua pasta de trabalho. Para que esta ferramenta tenha utilidade, primeiro é preciso definir se alguma célula precisará estar desbloqueada, e em caso afirmativo é necessário realizar o procedimento do tópico anterior. Depois de preparada, a planilha pode ser protegida através do comando Proteger Planilha, presente na guia Revisão. Dentro desta janela podemos definir quais operações são permitidas para o usuário da pasta de trabalho, e opcionalmente podemos digitar uma senha que manterá a planilha protegida caso alguém tente remover as proteções configuradas. Caso você queira editar esta planilha você terá que usar sua senha para o desbloqueio, e caso você não se lembre da senha pode esquecer da ideia de editar a planilha. 2. UNIDADE 2 2.1. Operadores 2.1.1. Operações básicas e ordem de cálculo Antes de começarmos a trabalhar com cálculos no Excel, devemos relembrar das bases matemáticas. A primeira coisa, a saber, está na simbologia utilizada no computador que é ligeiramente diferente daquela usada no papel. Os símbolos de multiplicação e divisão são diferentes, então devemos usar asterisco(*) ao invés do “xis” e barra (/) ao invés do sinal de divisão(÷). Agora que sabemos quais são os respectivos símbolos usados no computador, responda se estas contas terão o mesmo resultado: Caso você não lembre, podemos alterar a sequência de resolução de alguma conta utilizando parênteses. Mas, ao contrário do que fazemos no papel, não usamos chaves ou colchetes no Excel, e utilizaremos parênteses quando precisarmos aninhar as precedências. 2.2. Fórmulas e Funções 2.2.1. Funções As funções permitem que possamos fazer uma tarefa de maneira mais fácil. Por exemplo, digamos que você quisesse somar os números das células A1 até A5. Você poderia fazer da maneira mais comum aos iniciantes que seria =A1+A2+A3+A4+A5. Até aí tudo bem, mas digamos que você precisasse somar as vendas de uma loja de roupas com grande circulação; com certeza seria difícil fazer dessa forma, não é? Por isso o Excel possui as funções, que são comandos prontos pra serem utilizados, bastando saber quais dados fornecer, que o Excel retornará a resposta adequada. As funções podem ser divididas em diversas categorias, entre elas Matemáticas, Estatísticas, Lógicas, Financeiras, etc., e por causa desse grande conjunto de funções o Excel se tornou famoso. Caso você use o Excel em português (o mais provável), verá que algumas funções possuem acentos, com a função MÉDIA, mas o Excel é capaz de entender e colocará o acento por você. Cada grupo de funções tem sua própria sintaxe, mas podemos “ler” uma função sem grandes problemas. Um exemplo é a função SOMA: A célula G6 possui uma função de SOMA, e podemos ler este cálculo desta maneira: FAÇA A SOMA DE B6 ATÉ E6. Os dois pontos (:) indicam que todas as células entre B6 e E6 devem entrar no cálculo da soma. Outra opção seria substituir os dois pontos por ponto e vírgula(;) mas nesse caso serão somados somente as células B6 e E6. 2.2.2. Assistente de função O Excel conta com um recurso que facilita na criação de fórmulas, sendo conhecido como Assistente de Função. Esse recurso monta o cálculo por você, adicionando os parâmetros necessários. Para acionar o Assistente de função, você pode teclar SHIFT + F3 ou então ir até a guia Fórmulas, Biblioteca de funções, Inserir função. Vale lembrar que este recurso auxilia na produção de fórmulas, porém não é interessante usá-lo caso você esteja fazendo um cálculo mais complexo envolvendo funções aninhadas. Nesse caso, você poderá criar cada parte com o Assistente e a lógica que fará esse cálculo funcionar será sua, mas em minha opinião o mais interessante seria inserir manualmente o cálculo, pois dessa maneira será mais fácil encontrar e corrigir os erros, além de aumentar o aprendizado. 2.2.3. Referência relativa e absoluto Embora a alça de preenchimento reduza a quantidade de trabalho a ser executada no Excel, ela pode trazer problemas em alguns momentos, como nesta planilha: Nesta planilha queremos saber o preço do produto em diversos tipos de parcelamento, então podemos preencher a célula B9 com =B6/A9. Esta fórmula resolve o problema proposto, porém ao utilizar a alça de preenchimento veremos que diversas células mostrarão erro. Embora algumas células não estejam apresentando erro, ainda sim seu resultado está incorreto. Ao analisar as células incorretas podemos observar que o Excel modificou a célula B6 para B7, depois B8, etc. até a última célula afetada pela alça de preenchimento. Desta forma, precisamos indicar para o Excel que a fórmula não deve ter a célula B6 alterada na fórmula. Para isso precisamos utilizar o cifrão ($). O cifrão indicará ao Excel que este não deve alterar a célula, permitindo que a alça seja utilizada sem problemas. O cifrão pode ser utilizado de três maneiras diferente: Normal Travar coluna Travar célula Travar ambos B6 $B6 B$6 $B$6 Qual opção usar depende de análise do usuário, mas considerando o caso acima veremos que travar a célula ou travar ambos resolverá o problema de utilização da alça de preenchimento completamente. 2.2.4. Funções matemáticas As funções matemáticas permite realizar os cálculos mais simples de maneira eficiente. Você encontrará funções para somar, multiplicar, para fazer potências, etc., mas não existem funções para subtrair ou dividir. Algumas destas funções matemáticas podem ser acessadas através do botão AutoSoma , bastando clicar na seta ao lado do botão para escolher a função desejada. O AutoSoma localiza células próximas a célula selecionada e monta a fórmula automaticamente, mas é verificar se a fórmula está correta, pois as vezes este comando inclui células que não deveriam ter sido incluídas no cálculo corrente. SOMA(N1; N2) Como dito anteriormente a função SOMA fará a somatória dos números informados. Existe uma diferença entre usar esta função e escrever do modo antigo (=A1+A2+A3...) que é o fato desta função ignorar texto e células vazias (estão serão consideradas como zero). O que isso significa? Veja esta imagem: Se você digitar preencher uma planilha com estes dados verá que o primeiro cálculo resultará em erro #VALOR! O significado desse e outros erros será vista mais adiante, mas o ponto principal está no fato de que precisamos redobrar a atenção a fazer cálculos usando as operações básicas da matemática, pois o Excel entenderá que você está somando as informações corretas, ou seja, números. MÉDIA(N1; N2) A função média retorna a média aritmética dos números informados, seguindo a lógica da função SOMA, ou seja, excluindo células vaziase células com texto do cálculo. Não é necessário informar quantos números existem, pois a função se encarregará disso. MÁXIMO(N1; N2) A função Máximo retorna o maior número de uma lista, seguindo a lógica da função SOMA, ou seja, excluindo células vazias e células com texto do cálculo. Esta função é semelhante à função MAIOR, porém esta função permite escolher o segundo maior, o terceiro maior, etc. A sintaxe da função MAIOR é MAIOR(INTERVALO; K), onde k é um número que significa qual colocação você deseja (segundo maior, o terceiro maior, etc.). MÍNIMO(N1; N2) A função MÍNIMO (ou MIN, caso você esteja trabalhando com o Excel 2013 e posteriores) retorna o menor número de uma lista, seguindo a lógica da função SOMA, ou seja, excluindo células vazias e células com texto do cálculo. Esta função é semelhante à função MENOR, porém esta função permite escolher o segundo menor, o terceiro menor, etc. A sintaxe da função MENOR é MENOR(INTERVALO; K), onde k é um número que significa qual colocação você deseja (segundo menor, o terceiro menor, etc.). CONT.VALORES(N1; N2) A função CONT.VALORES conta o número de células que não estão vazias em um intervalo de células. Essa função conta as células contendo qualquer tipo de informações, incluindo valores de erros e texto vazio (""). Por exemplo, se o intervalo contiver um fórmula que retorna uma cadeia vazia, a função CONT.VALORES contará esse valor. A função CONT.VALORES não conta células vazias. CONT.NÚM(N1; N2) A função CONT.NÚM conta o número de células que contêm números e conta os números na lista de argumentos. Os argumentos que são números, datas ou uma representação de texto de números (por exemplo, um número entre aspas, como "1") são contados. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números não são contados. MULT(N1; N2) A função MULT permite a você multiplicar os números informados, seguindo a lógica da função SOMA, ou seja, excluindo células vazias e células com texto do cálculo. POTENCIA(BASE; EXPOENTE) A função POTÊNCIA permite resolver potenciações de maneira fácil, bastando informar a base e o expoente. Esta função segue a lógica da função SOMA, ou seja, excluindo células vazias e células com texto do cálculo. RAIZ(N1) A função RAIZ retorna o valor de uma raiz quadrada, por exemplo, =RAIZ(9). Lembre-se que você deve usar números positivos, caso contrário acontecerá o erro #NUM! Caso você queira outros tipos de raiz, uma opção será usar o macete abaixo: A célula J9 contém o número 125, J10 contém a raiz (no caso, 3) e dessa forma você poderá obter a raiz cúbica de 125. Este símbolo após o J9 é acento circunflexo. 2.2.5. Funções lógicas As funções lógicas permitem que o Excel seja capaz de tomar decisões, mas antes de usar essas funções vamos entender como funciona a lógica booleana. A lógica booleana se baseia no conceito de que a resposta de uma pergunta deve ser respondida com sim ou não, ou seja, só existem duas respostas possíveis. Com base nisso podemos entender e trabalhar com tarefas que envolvam esse tipo de lógica. 2.2.6. SE(TESTE_LOGICO; VALOR_SE_VERDADEIRO; VALOR_SE_FALSO) A função SE permite ao usuário automatizar algumas tarefas no Excel, deixando a decisão de tarefas por parte do programa. A Função SE possui esta estrutura: O teste lógico visa “pesar” uma afirmação, e caso a afirmativa esteja correta o Excel executará no que está no caminho do VERDADEIRO, caso contrário executará o que está no FALSO. Você tem que usar símbolos de comparação (>, >=, <, <=, <>, =), caso contrário não será um teste lógico. TESTE LÓGICO Nos campos VERDADEIRO e FALSO podemos colocar texto, números, cálculos, etc. Nesse caso acima podemos ver que a aprovação do aluno depende da Nota ser maior ou igual a 60 pontos. Abaixo temos um exemplo envolvendo o vale transporte, pode o valor pode ser descontado dependendo do valor do salário do funcionário. 2.2.7. CONT.SE(INTERVALO; CRITÉRIOS) Retorna o número de elementos que atendem a determinados critérios dentro de um intervalo de célula. NOTA maior ou igual a 60 “APROVADO” “REPROVADO” O primeiro parâmetro é o intervalo ao quais os critérios deverão ser aplicados e o segundo indica os critérios na forma de um número, uma expressão ou uma sequência de caracteres curinga. Esses critérios determinam quais células serão contadas. Se você quiser pesquisar um texto literal, coloque o texto entre aspas duplas e você pode usar os caracteres curinga — o ponto de interrogação (?) e o asterisco (*). Por exemplo, na figura abaixo estamos contando quantas vezes a palavra “maçãs” aparece no intervalo A1:A4. 2.2.8. SOMASE(INTERVALO;CRITÉRIOS;INTERVALO_SOMA) Adiciona as células especificadas por critérios específicos. Esta função é utilizada para localizar um intervalo quando você procura por um valor determinado. Por exemplo, digamos que em uma sala nós temos 40 pessoas onde 23 delas são do sexo feminino; a função SOMASE irá retornar 23. Intervalo é o intervalo aos quais os critérios deverão ser aplicados. Critérios é a célula onde o critério de pesquisa é mostrado, ou o próprio critério de pesquisa. Se o critério for escrito na fórmula, terá de ser encerrado por aspas. Você pode usar os caracteres curinga — o ponto de interrogação (?) e o asterisco (*). Intervalo de soma é o intervalo a partir do qual os valores serão somados. Se esse parâmetro não tiver sido indicado, os valores encontrados no parâmetro Intervalo serão somados. Nesse caso acima a função SOMASE retornará o valor das vendas das frutas. 2.2.9. Aninhamento de funções No Excel é possível utilizar funções dentro de funções, o que é chamado de aninhamento. Por causa dessa característica é possível alcançar resolução de problemas maiores, como por exemplo, no sistema escolar. No exemplo anterior vimos que um aluno precisa de Nota superior a 60 pontos e Frequência superior a 75%. Mas numa escola normal o aluno pode ser Aprovado, Reprovado ou então estar em Recuperação. Já vimos que a função SE só pode decidir entre dois caminhos, então como podemos programar o Excel para realizar o cálculo correto? Primeiro temos que aumentar o número de opções introduzindo uma nova função SE em um dos parâmetros (VERDADEIRO ou FALSO) e desta forma poderemos incluir mais do que duas opções. Vejamos como funcionaria a lógica do sistema escolar: Nota >= 60 E Freq. >= Freq. >= 75 S E S E Podemos observar que esta o aluno só poderá ser aprovado caso tenha Nota e Frequência dentro do mínimo esperado, caso contrário sua Frequência será usada como critério de desempate e desta forma saberemos se o aluno poderá passar por recuperação ou estará reprovado. Caso a Nota estivesse em J5 e a Frequência em K5 a fórmula ficaria assim: Outro exemplo de uso do aninhamento é o exemplo abaixo, onde podemos ver que existem três opções para contabilizar as vendas e os prêmios: 2.3. Formatação condicional Agora que você aprendeu algumas funções podemos aprender sobre Formatação Condicional. Essa ferramenta facilita a visualização de dados, pois quando alguma célula monitorada sofrer alteração no valor, o Excel irá automaticamente mudar a aparência desta célula. Primeiro precisamos de uma tabela para formatar, então digite isso: Agora que temos o que formatar, faça uma seleçãode D2 até D7, clique na guia Página Inicial, Estilos, Formatação Condicional. A ferramenta já vem pré-configurada com cinco categorias de opções diferentes, mas caso você queira, é só escolher alguma opção de formatação e depois modifica-la. Nesse caso nós configurar a ferramenta para colorir de vermelho a célula com o texto “Reprovado” enquanto a palavra “Aprovado” será colorida de verde. Embora já existam essas opções de cor por padrão, nós iremos usar a opção Nova Regra onde podemos ter maior controle sobre as formatações. Dentro de Nova Regra podemos ver as categorias que vimos antes e poderemos adaptar as opções conforme nossa necessidade. Como nossa formatação irá depender do texto que estará na célula iremos escolher a segunda opção. Podemos observar que uma frase será formada pela junção das configurações de cada caixa, então nós queremos a opção que formatará de vermelho nosso texto, por isso usaremos nossa ferramenta como mostrado acima. A formatação da célula será feita através do botão Formatar. Ao clicar neste botão a janela Formatar célula se abrirá e como já a vimos anteriormente será fácil formatar como mostrado na imagem. Ao clicar OK nesta janela você verá que as células com o texto “Reprovado” estarão em vermelho; agora é só você entrar novamente na opção Nova Regra e criar outra para os alunos que estão Aprovados. Em outro exemplo podemos ver a utilização das barras de cores, que funcionam como um pequeno gráfico, auxiliando na visualização de contraste entre os valore das vendas: 3. UNIDADE 3 3.1. Gráficos Os gráficos permitem a visualização de grandes quantidades de dados de maneira fácil. Existem diversos tipos de gráficos, desde barras, colunas, pizza, etc. Para criar um gráfico, primeiro devemos selecionar os dados que formarão o mesmo (lembre-se de utilizar a tecla CTRL para aumentar a seleção) Depois de termos os dados selecionados, devemos escolher uma opção de gráfico existente dentro da guia Inserir, grupo Gráficos. Podemos personalizar nossos gráficos através das Ferramentas de gráfico, trocando suas cores, layout dos elementos e movendo o gráfico para um planilha separada. A formatação do gráfico segue o mesmo padrão para todos os objetos do gráfico. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre algum item do gráfico para q apareça as opções relacionadas. Clique na opção Formatar... para que apareça o quadro de propriedades relativo ao selecionamento feito, possuindo uma quantidade de guias e recursos próprios. Veja o exemplo do quadro de propriedades da área de plotagem do gráfico. 3.2. Tipos e subtipos Modificando um gráfico básico para atender às suas necessidades Ao criar um gráfico ou modificar um tipo de gráfico existente no Excel ou Word, PowerPoint você poderá selecionar um dos seguintes tipos de gráficos. Importante A seguir veremos os tipos de gráficos que podem ser utilizados Gráficos de colunas Gráficos de linhas Gráficos de pizza Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos de dispersão (XY) Gráficos de ações Gráficos de superfície Gráficos de rosca Gráficos de bolhas Gráficos de radar 3.2.1. Gráficos de colunas Os dados organizados em colunas ou linhas em uma podem ser plotados em um gráfico de colunas. Os gráficos de colunas são úteis para mostrar dados alterados durante um período de tempo ou ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal, e os valores ao longo do eixo vertical. Gráficos de colunas têm os seguintes subtipos de gráficos: Colunas agrupadas e colunas agrupadas em 3D: Gráficos de colunas agrupadas comparam valores entre categorias. Um gráfico de colunas agrupadas exibe os valores em retângulos verticais 2D. Uma coluna agrupada em gráfico 3D exibe os dados usando apenas uma perspectiva 3D. Um terceiro eixo de valor (eixo de profundidade) não é utilizado. Você pode usar um tipo de gráfico de colunas agrupadas quando há categorias que representam: Intervalos de valores (por exemplo, contagens de itens). Disposições de escala específicas (por exemplo, uma escala Likert com entradas, como concordo totalmente, concordo, neutro, discordo, discordo totalmente). Nomes que não estão em nenhuma ordem específica (por exemplo, nomes de itens, nomes geográficos ou nomes de pessoas). Observação: Para apresentar dados em um formato 3D que use três eixos (um eixo horizontal, um eixo vertical e um eixo de profundidade) que você possa modificar, use um subtipo de gráfico de colunas 3D. Coluna empilhada e coluna 3D empilhada Os gráficos de colunas empilhadas mostram a relação dos itens individuais com o todo, comparando a contribuição de cada valor para um total entre as categorias. Um gráfico de colunas empilhadas exibe valores em retângulos 2D empilhados verticais. Um gráfico de colunas 3D empilhadas exibe os dados por meio de uma perspectiva 3D apenas. Um terceiro eixo de valor (eixo de profundidade) não é utilizado. Dica: Você pode usar um gráfico de colunas empilhadas quando houver várias séries de dados e quando desejar enfatizar o total. Coluna 100% empilhada e coluna 3D 100% empilhada: Os gráficos de colunas 100% empilhadas e os gráficos de colunas 3D 100% empilhadas comparam a contribuição de cada valor para um total entre as categorias (em porcentagem). Um gráfico de colunas 100% empilhadas exibe os valores em retângulos verticais 2D 100% empilhados. Um gráfico de colunas 3D 100% empilhadas exibe os dados por meio de uma perspectiva 3D apenas. Um terceiro eixo de valor (eixo de profundidade) não é utilizado. Você pode usar um gráfico de colunas 100% empilhadas quando houver duas ou mais séries de dados e você desejar enfatizar as contribuições para o todo, especialmente se o total for o mesmo para cada categoria. Coluna 3D: Os gráficos de colunas 3D usam três eixos que você pode modificar (um eixo horizontal, um eixo vertical e um eixo de profundidade) e comparam pontos de dados ao longo dos eixos horizontal e de profundidade. Você pode usar um gráfico de colunas 3D quando quiser comparar os dados entre as categorias e entre as séries igualmente, pois esse tipo de gráfico mostra as categorias ao longo dos eixos horizontal e de profundidade, enquanto o eixo vertical exibe os valores. Cilindro, cone e pirâmide: Os gráficos de cilindro, cone e pirâmide estão disponíveis nos mesmos tipos de gráficos agrupados, empilhados, 100% empilhados e 3D fornecidos para gráficos de colunas retangulares. Eles mostram e comparam os dados da mesma maneira. A única diferença é que esses tipos de gráfico exibem cilindros, cones e pirâmides em vez de retângulos. 3.2.2. Gráficos de linhas Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de linhas. Gráficos de linhas podem exibir dados contínuos ao longo do tempo, definidos em relação a uma escala comum e são, portanto, ideais para mostrar tendências em dados a intervalos iguais. Em um gráfico de linha, dados de categorias são distribuídos uniformemente ao longo do eixo horizontal, e todos os dados de valores são distribuídos igualmente ao longo do eixo vertical. Você deve usar um gráfico de linhas se seus rótulos de categorias são textos e estão representando valores uniformemente espaçados como meses, trimestres ou anos fiscais. Isso é válido especialmente quando existem várias séries — para uma série, considereo uso de um gráfico de dispersão. Você também deverá usar um gráfico de linhas se tiver vários rótulos numéricos uniformemente espaçados, especialmente em anos. Se você tiver mais de dez rótulos numéricos, dê preferência a um gráfico de dispersão. Gráficos de linhas têm os seguintes subtipos de gráficos: Linha e linha com marcadores: Exibidos com ou sem marcadores para indicar valores de dados individuais, os gráficos de linhas são úteis para mostrar tendências que surgem com o tempo ou categorias ordenadas, especialmente quando há muitos pontos de dados e a ordem na qual eles são apresentados é importante. Se houver muitas categorias ou os valores forem aproximados, use um gráfico de linhas sem marcadores. Linha empilhada e linha empilhada com marcadores: Exibidos com marcadores para indicar valores de dados individuais, ou sem, os gráficos de linhas empilhadas podem ser usados para mostrar a tendência da contribuição de cada valor com o tempo ou das categorias ordenadas. Observação: Gráficos empilhados adicionam os dados, o que pode não ser o resultado esperado. Além disso, como não é fácil ver que as linhas estão empilhadas, considere o uso de um tipo de gráfico de linhas diferente ou de um gráfico de área empilhado. Linhas 100% empilhadas e linhas 100% empilhadas com marcadores Exibidos com marcadores para indicar valores de dados individuais, ou sem, os gráficos de linhas 100% empilhadas são úteis para mostrar a tendência da porcentagem de cada valor participante com o tempo ou das categorias ordenadas. Se houver muitas categorias ou os valores forem aproximados, use um gráfico de linhas 100% empilhadas sem marcadores. Dica: Para uma melhor apresentação desse tipo de dados, considere o uso de um gráfico de área 100% empilhada. Linha 3D: Gráficos de linhas 3D mostram cada linha ou cada coluna de dados como uma barra de formatos 3D. Um gráfico de linhas 3D tem eixos horizontal, vertical e de profundidade que você pode modificar. 3.2.3. Gráficos de pizza Dados que estejam organizados somente em uma coluna ou linha em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de pizza. Os gráficos de pizza mostram o tamanho de itens em uma série de dados, proporcional à soma dos itens. Os pontos de dados em um gráfico de pizza são exibidos como uma porcentagem da pizza inteira. Considere a utilização de um gráfico de pizza quando: Você tiver apenas uma série de dados que deseja plotar. Nenhum dos valores que deseja plotar for negativo. Quase nenhum dos valores que deseja plotar for igual a zero. Você não tiver mais de sete categorias. As categorias representarem partes de toda a pizza. Gráficos de pizza têm os seguintes subtipos de gráficos: Pizza e pizza 3D: Gráficos de pizza exibem a contribuição de cada valor para um total no formato 2D ou 3D. Você pode puxar as fatias para fora de um gráfico de pizza manualmente a fim de enfatizá-las. Pizza de pizza e barra de pizza: Os gráficos de pizza de pizza ou barra de pizza exibem gráficos de pizza com valores definidos pelo usuário extraídos do gráfico de pizza principal e combinados em um gráfico de pizza secundário ou em um gráfico de barras empilhadas. Esses tipos de gráfico são úteis quando você deseja facilitar a identificação das pequenas fatias no gráfico de pizza principal. Pizza destacada e pizza destacada 3D: Os gráficos de pizza destacada exibem a contribuição de cada valor para um total e, ao mesmo tempo, enfatizam valores individuais. Os gráficos de pizza destacada podem ser exibidos no formato 3-D. Você pode alterar a configuração de explosão de pizza para todas as fatias e para cada fatia individualmente, mas não pode mover manualmente as fatias de uma pizza destacada. Dica Se você deseja puxar manualmente as fatias para fora, recomenda-se o uso de um gráfico de pizza ou gráfico de pizza 3-D. 3.2.4. Gráficos de barras Dados que esteja organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de barras. Os gráficos de barras ilustram comparações entre itens individuais. Considere a utilização de um gráfico de barras quando: Os rótulos dos eixos forem longos. Os valores mostrados forem durações. Gráficos de barras têm os seguintes subtipos de gráficos: Barras agrupadas e barras agrupadas em 3D: Gráficos de barras agrupadas comparam valores entre categorias. Em um gráfico de barras agrupadas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo vertical e os valores, ao longo do eixo horizontal. Uma barra agrupada em gráfico 3D exibe os retângulos horizontais em formato 3D. Ela não exibe os dados em três eixos. Barras empilhadas e barras empilhadas em 3D: Gráficos de barras empilhadas mostram a relação de cada item com o todo. Um gráfico de barras 3D empilhadas exibe os retângulos horizontais em formato 3D. Ele não exibe os dados em três eixos. Barras 100% empilhadas e barras 100% empilhadas em 3D: Esse tipo de gráfico compara a contribuição de cada valor para um total entre as categorias (em porcentagem). Um gráfico de barras 3D 100% empilhadas exibe os retângulos horizontais em formato 3D. Ele não exibe os dados em três eixos. Cilindro, cone e pirâmide horizontais: Esses gráficos estão disponíveis nos mesmos tipos de gráficos agrupados, empilhados e 100% empilhados fornecidos para gráficos de barras retangulares. Eles mostram e comparam os dados exatamente da mesma maneira. A única diferença é que esses tipos de gráfico exibem formas de cilindro, cone e pirâmide em vez de retângulos horizontais. 3.2.5. Gráficos de área Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de área. Gráficos de área enfatizam a magnitude da mudança no decorrer do tempo e podem ser usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência. Por exemplo, os dados que representam o lucro no decorrer do tempo podem ser plotados em um gráfico de área para enfatizar o lucro total. Exibindo a soma dos valores plotados, o gráfico de área mostra também a relação das partes com um todo. Gráficos de área têm os seguintes subtipos de gráficos: Área 2D e área 3D: Quer sejam exibidos em 2D ou 3D, os gráficos de área exibem a tendência de valores no decorrer do tempo ou outros dados de categoria. Os gráficos de área 3D usam três eixos (horizontal, vertical e profundidade) que você pode modificar. Como regra, você deve considerar o uso de um gráfico de linha, em vez de um gráfico de área não empilhada, pois os dados de uma série podem ser ocultados pelos dados de outra série. Área empilhada e área 3D empilhada: Gráficos de área empilhada exibem a tendência da contribuição de cada valor no decorrer do tempo ou outros dados de categoria. Um gráfico de área 3D empilhada é exibido da mesma maneira, mas usa uma perspectiva 3D. A perspectiva 3D não é um gráfico 3D real — um terceiro eixo de valor (eixo de profundidade) não é usado. Área 100% empilhada e área 3D 100% empilhada: Gráficos de área 100% empilhada exibem a tendência da contribuição de cada valor no decorrer do tempo (em porcentagem) ou outros dados de categoria. Um gráfico de área 3D 100% empilhada é exibido da mesma maneira, mas usa uma perspectiva 3D. A perspectiva 3D não é um gráfico 3D real — um terceiro eixo de valor (eixo de profundidade) não é usado. 3.2.6. Gráficos de dispersão (XY) Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de dispersão (XY). Gráficos de dispersão mostram as relações entre os valores numéricos em várias sequências de dados ou plotam dois grupos de números comouma sequência de coordenadas XY. Um gráfico de dispersão tem dois eixos de valores, mostrando um conjunto de dados numéricos ao longo do eixo horizontal (eixo X) e outro ao longo do eixo vertical (eixo Y). Ele combina esses valores em pontos de dados únicos e os exibe a intervalos irregulares, ou agrupamentos. Gráficos de dispersão costumam ser usados para exibir e comparar valores numéricos, como dados científicos, estatísticos e de engenharia. Considere a utilização de um gráfico de dispersão quando: Você desejar alterar a escala do eixo horizontal. Você desejar tornar esse eixo uma escala logarítmica. Os valores do eixo horizontal não estiverem uniformemente espaçados. Existirem muitos pontos de dados no eixo horizontal. Você desejar mostrar efetivamente dados da planilha que incluem pares ou conjuntos agrupados de valores e ajustar as escalas independentes de um gráfico de dispersão para revelar mais informações sobre os valores agrupados. Você desejar mostrar similaridades entre grandes conjuntos de dados em vez de diferenças entre pontos de dados. Você quiser comparar vários pontos de dados sem preocupação com o tempo — quanto mais dados forem incluídos em um gráfico de dispersão, melhor será a comparação. Com o objetivo de organizar dados em uma planilha para um gráfico de dispersão, você deve colocar os valores de X em uma linha ou coluna e, em seguida, inserir os valores de Y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes. Gráficos de dispersão têm os seguintes subtipos de gráficos: Dispersão com marcadores apenas Este tipo de gráfico compara pares de valores. Use um gráfico de dispersão com marcadores de dados , mas sem linhas se o uso de muitos pontos de dados e linhas de conexão tornar a leitura dos dados mais difícil. Também será possível usar esse tipo de gráfico quando não houver necessidade de mostrar a conectividade dos pontos de dados. Dispersão com linhas suaves e dispersão com linhas suaves e marcadores: Este tipo de gráfico exibe uma curva suave que conecta os pontos de dados. As linhas suaves podem ser exibidas com ou sem marcadores. Use uma linha suave sem marcadores se houver muitos pontos de dados. Dispersão com linhas retas e dispersão com linhas retas e marcadores : Este tipo de gráfico exibe linhas retas de conexão entre os pontos de dados. As linhas retas podem ser exibidas com ou sem marcadores. 3.2.7. Gráficos de ações Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma ordem específica em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de ações. Como o nome sugere, um gráfico de ações é usado mais frequentemente para ilustrar a flutuação de preços de ações. No entanto, esse gráfico também pode ser usado para fins científicos. Por exemplo, você poderia usar um gráfico de ações para indicar a flutuação de temperaturas diárias ou anuais. Você deve organizar seus dados na ordem correta para criar gráficos de ações. A maneira como os dados do gráfico de ações são organizados na planilha é muito importante. Por exemplo, para criar um simples gráfico de ações de alta-baixa- fechamento, você deve organizar seus dados com Alta, Baixa e Fechamento inseridos como títulos de colunas, nessa ordem. Gráficos de ações têm os seguintes subtipos de gráficos: Alta-baixa-fechamento O gráfico de ações de alta-baixa-fechamento é geralmente usado para ilustrar os preços das ações. Ele requer três séries de valores na seguinte ordem: alta, baixa e fechamento. Abertura-alta-baixa-fechamento Este tipo de gráfico de ações requer quatro séries de valores na ordem correta (abertura, alta, baixa e fechamento). Volume-alta-baixa-fechamento Este tipo de gráfico de ações requer quatro séries de valores na ordem correta (volume, alta, baixa e fechamento). Ele mede o volume usando dois eixos de valor: um para as colunas que medem o volume e outro para os preços das ações. Volume-abertura-alta-baixa-fechamento Esse tipo de gráfico de ações requer cinco séries de valores na ordem correta (volume, abertura, alta, baixa e fechamento). 3.2.8. Gráficos de superfície Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de superfície. Um gráfico de superfície é útil quando você deseja encontrar combinações vantajosas entre dois conjuntos de dados. Como em um mapa topográfico, cores e padrões indicam áreas que estão no mesmo intervalo de valores. Você pode usar um gráfico de superfície quando tanto as categorias quanto as séries de dados são valores numéricos. Gráficos de superfície têm os seguintes subtipos de gráficos: Superfície 3D Os gráficos de superfície 3D mostram tendências de valores em duas dimensões em uma curva contínua. As faixas coloridas em um gráfico de superfície não representam as séries de dados, mas a diferença entre os valores. Esse gráfico mostra uma exibição 3D dos dados, que podem ser imaginadas como uma folha de borracha disposta sobre um gráfico de colunas 3D. Ele é geralmente usado para mostrar a relação entre grandes quantidades de dados que normalmente seriam difíceis de identificar. Superfície 3D delineada Quando exibido sem cor na superfície, um gráfico de superfície 3D é denominado gráfico de superfície 3D delineado. Esse gráfico mostra somente as linhas. Observação Não é fácil ler um gráfico de superfície 3D delineado, mas ele é útil para plotar grandes conjuntos de dados com mais rapidez. Contorno Gráficos de contorno são gráficos de superfície exibidos de cima, similares aos mapas topográficos 2D. Em um gráfico de contorno, as faixas coloridas representam intervalos de valores específicos. As linhas em um gráfico de contorno conectam pontos interpolados de igual valor. Contorno delineado Gráficos de contorno delineado também são gráficos de superfície exibidos de cima. Sem faixas de valores na superfície, um gráfico delineado mostra somente as linhas. Observação Não é fácil ler gráficos de contorno delineado. Talvez seja necessário usar um gráfico de superfície 3D. 3.2.9. Gráficos de rosca Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em apenas uma planilha podem ser plotados em um gráfico de rosca. Como um gráfico de pizza, um gráfico de rosca exibe a relação das partes com um todo, mas ele pode conter mais de uma série de dados. Observação Não é fácil ler gráficos de rosca. Talvez convenha usar em seu lugar um gráfico de colunas empilhadas ou barras empilhadas. Gráficos de rosca têm os seguintes subtipos de gráficos: Rosca Gráficos de rosca exibem dados em anéis, nos quais cada anel representa uma série de dados. Se as porcentagens forem exibidas nos rótulos de dados, cada anel totalizará 100%. Rosca Destacada Como os gráficos de pizza destacada, gráficos de rosca destacada exibem a contribuição de cada valor para um total ao mesmo tempo em que enfatizam valores individuais, mas eles podem conter mais de uma série de dados. 3.2.10. Gráficos de bolhas Podem ser plotados em um gráfico de bolha dados que estão organizados em colunas em uma planilha, de tal forma que valores de X sejam listados na primeira coluna, enquanto valores de Y correspondentes e valores de tamanho de bolha estejam listados em colunas adjacentes. Por exemplo, você poderia organizar seus dados conforme mostrado no seguinte exemplo. Gráficos de bolhas têm os seguintes subtipos de gráficos: Bolhas ou bolhas com efeito 3D Os dois tipos de gráficos de bolhas comparam conjuntos de três valores, em vez de dois. O terceiro valor determina o tamanho do marcador da bolha. Também é possível exibir bolhas noformato 2D ou com um efeito 3D. 3.2.11. Gráficos de radar Os dados organizados em colunas ou linhas em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de radar. Gráficos de radar comparam os valores agregados de várias séries de dados. Gráficos de radar têm os seguintes subtipos de gráficos: Radar e radar com marcadores a cada ponto de dados Com ou sem marcadores para pontos de dados individuais, gráficos de radar exibem alterações em valores com relação a um ponto central. Radar preenchido Em um gráfico de radar preenchido, a área coberta por uma série de dados é preenchida com uma cor. 3.3. Formatação de gráficos 3.3.1. Modificando um gráfico básico para atender às suas necessidades Depois de criar um gráfico, você pode modificar qualquer um de seus elementos. Por exemplo, pode alterar a forma como os eixos são exibidos, adicionar um título ao gráfico, mover ou ocultar a legenda ou exibir elementos adicionais do gráfico. Para modificar um gráfico, siga um ou mais destes procedimentos: Alterar a exibição dos eixos do gráfico É possível especificar a escala de eixos e ajustar o intervalo entre os valores ou categorias exibidos. Para facilitar a leitura do gráfico, você também pode adicionar marcas de escala a um eixo e especificar o intervalo no qual aparecerão. Adicionar títulos e rótulos de dados a um gráfico Para ajudar a esclarecer as informações exibidas no seu gráfico, você pode adicionar um título ao gráfico, títulos de eixos e rótulos de dados. Adicionar uma legenda ou tabela de dados Você pode mostrar ou ocultar uma legenda, alterar seu local ou modificar as entradas dessa legenda. Em alguns gráficos, também é possível mostrar uma tabela de dados que exibe os códigos de legenda e os valores representados no gráfico. Aplicar opções especiais para cada tipo de gráfico Linhas especiais (como linhas de máximo e mínimo e linhas de tendência), barras (como barras superiores e inferiores e barras de erro), marcadores de dados e outras opções disponíveis para diferentes tipos de gráfico. 3.3.2. Estilos e Layouts de gráfico Em vez de adicionar ou alterar manualmente elementos do gráfico ou formatar o gráfico, você pode aplicar rapidamente ao seu gráfico um layout e estilo predefinidos. O Excel oferece uma variedade de layouts e estilos predefinidos. Entretanto, é possível ajustar um layout ou estilo, conforme necessário, fazendo alterações manuais no layout e no formato de elementos individuais do gráfico, como a área do gráfico, a área de plotagem, a série de dados ou a legenda do gráfico. Ao aplicar um layout de gráfico predefinido, um conjunto específico de elementos de gráfico (como títulos, legenda, tabela de dados ou rótulos de dados) é exibido em uma organização específica no seu gráfico. Você pode selecionar entre vários layouts fornecidos para cada tipo de gráfico. Ao aplicar um estilo predefinido de gráfico, o gráfico é formatado com base no tema do documento aplicado, de forma que ele corresponda a cores de tema e efeitos de tema (um conjunto de linhas e efeitos de preenchimento) da sua organização ou de seu gosto pessoal. Você não pode criar seus próprios layouts ou estilos de gráfico, mas pode criar modelos de gráfico que incluam o layout e a formatação de gráfico que deseja. 3.3.3. Adicionando formatação atraente ao um gráfico Além de aplicar um estilo predefinido de gráfico, você pode facilmente aplicar formatação a elementos individuais do gráfico, como marcadores de dados, área do gráfico, área de plotagem, números e texto nos títulos e rótulos para dar ao gráfico uma aparência atraente. É possível aplicar estilos de forma específicos e estilos de WordArt, além de formatar manualmente as formas e o texto dos elementos do gráfico. Para adicionar formatação, use um ou mais destes procedimentos: Preencher elementos do gráfico Você pode utilizar preenchimentos com cores, texturas, imagens e gradientes para chamar a atenção a elementos específicos do gráfico. Alterar a estrutura dos elementos do gráfico Você pode utilizar cores, estilos de linha e espessuras de linha para enfatizar os elementos do gráfico. Adicionar efeitos especiais aos elementos do gráfico Você pode aplicar efeitos especiais, como sombra, reflexo, brilho, bordas suaves, bisel e rotação 3D, às formas do gráfico, proporcionando uma aparência completa. Formatar texto e números Você pode formatar texto e números em títulos, rótulos e caixas de texto em um gráfico como faria com textos e números em uma planilha. Para destacar textos e números, é possível até mesmo aplicar estilos de WordArt. 4. UNIDADE 4 4.1. Configurando Página Um dos itens mais importantes a se considerar no momento da impressão é a configuração da página do documento e de suas características. Podemos mudar a orientação do papel (isto é, se a impressão será na horizontal ou na vertical), alterar as margens, acrescentar cabeçalho/rodapé, definir o tamanho do gráfico e a quantidade de impressão através do quadro Configurar página. O processo de configuração de uma página em um editor de planilha muito se assemelha ao mesmo processo no editor de texto. No Excel, o acesso à configuração da página se encontra em Layout da Página, Configurar Página. A guia Página permite a mudança de orientação (na impressão) da planilha e o tamanho do papel, orientação Retrato (Vertical), orientação Paisagem (Horizontal), além da qualidade de impressão. No quadro de configurações a qualquer momento é possível visualizar a impressão ou mandar Imprimir uma planilha. Já o botão Opções acessa diretamente as configurações da Impressora. 4.2. Guias de configuração A guia Margens permite a alteração das margens e a altura de cabeçalho e do rodapé. Ainda nesta guia, podemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal. A guia Cabeçalho/Rodapé permite a entrada de cabeçalho e rodapé de forma personalizada ou escolher um dos tipos pré-definidos. Ao clicar em Personalizar Cabeçalho ou Rodapé surge a seguinte tela onde os dados deverão ser digitados à esquerda, no centro ou à direita. Temos nessa janela alguns botões que adicionarão códigos que serão substituídos pelos textos adequados no momento da impressão: A guia Planilha permite selecionar a opção de impressão da planilha com linhas de grade e definição da área de impressão (faixa de células que serão impressas). Quando tiver somente um gráfico na página (ou se estiver selecionado), a guia Planilha muda para Gráfico, onde você poderá definir o tamanho do gráfico e a quantidade de impressão. No comando Imprimir títulos nós podemos definir algumas linhas ou colunas que irão se repetir caso você precise imprimir muitos registros. As opções existentes nesta guia podem ser encontradas na guia Layout de Página. 4.3. Impressão de planilha Para se imprimir um documento em um editor de planilha, é necessário ter uma impressora devidamente instalada no computador. Para imprimir uma planilha vá à guia Arquivo e escolha o comando Imprimir. Pode-se escolher o intervalo de impressão, imprimir apenas a planilha, o item selecionado ou a pasta de trabalho inteira com todas as suas planilhas. O número de cópias deverá ser definido e as configurações da impressora podem ser alteradas através do botão Propriedades. Ao se clicar no botão Imprimir o documento será enviado para a impressora.
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