Organização do Departamento de Gestão de Pessoas

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Como organizar meu departamento de gestão de pessoas?
1ºDefinir os departamentos dentro da empresa;
2º Detalhar os procedimentos de trabalho das funções desejadas;
3º Descrever funções e definir cargos;
Atribuições do Setor de Recursos Humanos
Recrutamento e seleção de pessoal;
Lotação de pessoal;
Avaliação de desempenho;
Cadastro de pessoal;
Descrição e analise de cargos;
Recrutar significa utilizar um conjunto de procedimentos para atrair candidatos com a qualificação especifica e capaz de ocupar cargos dentro da organização. É um comunicado através daquela organização divulga e oferece oportunidades de emprego que necessitam ser preenchidos.
Recrutar: é buscar o trabalhador ideal e fazer com que ele se interesse pelo serviço oferecido. Existem dois tipos de recrutamento, o interno e o externo.
O recrutamento interno consiste em filtrar perfis dentro da própria organização, através de fichas, avaliação de desempenho, o aproveitamento de estagiários, as promoções, os remanejamentos, etc. 
O recrutamento externo consiste em recrutar candidatos de fora da organização, tendo como vantagem trazer para a empresa um pessoal qualificado com outras competências e culturas.
No processo de recrutamento tem se que descrever as exigências do perfil desejado.
Nas empresas de pequeno porte geralmente a parte burocrática começa com a gestão de pessoas (seria ótimo se houvesse a inclusão desse setor no planejamento de 5 anos da empresa, para que sejam contratados mão de obra especializada para ajudar no andamento da empresa).
Cabe ao selecionador explicar para o contratado o que especificamente a empresa espera dele, quais resultados ele precisa ter para atingir as expectativas da empresa,(com isso pode se aplicar a avaliação de desempenho).
Na avaliação de desempenho e identificado quais as dificuldades do colaborador para poder trabalhar em cima de suas habilidades (complementar com treinamento adequado a deficiência do colaborador).
Sobre tudo a empresa ganha muitos pontos com seus colaboradores se tiver em dia com a folha de pagamento e benefícios que atendem seus colaboradores.
Dentro das partes burocráticas no RH, soluções tecnológicas (sistema via web, que fornecem soluções via internet, mantendo em ordem a documentação da empresa, de acordo com a legislação brasileira), ajudam a fazer coisas corriqueiras assim o os responsáveis pelos dados e documentos dispõem de tempo hábil para investir em outras atividades.
Planejamento estratégico aplicado aos pequenos negócios
O planejamento estratégico, mais do que a busca de um plano formal, é um rico processo de discussão de oportunidades e de análise da realidade da empresa.
O planejamento estratégico é uma grande oportunidade para construir, rever ou desenvolver a leitura da realidade de uma organização, onde leitura deverá ser crítica, coerente, completa, inteira, sistemática e compreensível, devendo ainda gerar confiança, segurança e clareza ao papel que a empresa quer assumir no mercado.
As empresas devem adotar o planejamento estratégico para implantar organização, direcionamento e controle; maximizar seus objetivos; minimizar suas deficiências e proporcionar a eficiência.
São etapas necessárias para se colocar em prática o planejamento estratégico:
Definir o negócio: dar um significado único para as suas atividades da empresa, a fim de evitar que ela seja percebida de maneira imprecisa;
Definir a visão de futuro, com o propósito de criar a imagem da empresa em um estado futuro ambicioso e desejável, relacionado essa imagem com a máxima satisfação dos clientes;
Definir a missão. Missão tem como origem o vocábulo “mitere”, que significa, a que foi enviado. É a razão de ser da empresa;
Definir os valores ou princípios filosóficos que regem as ações e decisões da empresa, segundo os quais ela age.
Com base nas definições do negócio, visão, missão e princípios filosóficos da empresa, os seus lideres, juntamente com sua equipe de colaboradores, realizarão uma análise do ambiente.
Inicialmente as equipes deverão avaliar os fatores internos do ambiente organizacional, segmentando-os em pontos fortes e pontos fracos, avaliando, dentre outros aspectos: a estrutura organizacional; as práticas funcionais; os fluxos de informações; a gestão financeira e o controle da gestão.
Considerando-se que a empresa está inserida em um sistema mais amplo e é influenciada pelo entorno do qual faz parte, pois é afetada pelas transformações do entorno e contribui também pelo processo de transformação deste entorno, após analisar o ambiente interno, a liderança e componentes da empresa, dentro de um processo de planejamento estratégico, deverá proceder à análise do seu ambiente externo.
Para isso, é preciso observar o seu macro-entorno, constituído dos aspectos econômicos, sociais, políticos, legais, ecológicos, tecnológicos e culturais, bem como o entorno da empresa, que são aspectos externos que influenciam o seu comportamento, composto por clientes, competidores e fornecedores.
Na análise do ambiente externo avaliam-se as ameaças e oportunidades.
Feitas as análises do ambiente interno e ambiente externo, devem-se estabelecer estratégias de longo prazo:
conjunto de ações que se pretende desenvolver num horizonte temporal acima de 02 anos;
Planos de curto prazo: conjunto de ações que se pretende desenvolver num horizonte temporal de 01 a 02 anos; e
as Metas: quantificação das ações dos planos para o cumprimento da missão da empresa.
Concluído o planejamento estratégico, resta monitorá-lo sistematicamente para que as empresas não voltem a ser levadas ao cotidiano caracterizado pela urgência e pela realização de atividades que não dão sentido à sua existência e que ainda ameacem a sua permanência em um mercado altamente competitivo.
*Isabel Ribeiro: Mestre em Gerenciamento Ambiental no Processo Produtivo com Foco em Produção Mais Limpa (Escola Politécnica – UFBA) e Assessora da Superintendência do Sebrae Bahia.
Referencia : http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/planejamento-estrategico-aplicado-aos-pequenos-negocios,d2cb26ad18353410VgnVCM1000003b74010aRCRD
RH estratégico segundo Chiavenato
Na visão de Chiavenato, as empresas e organizações dependem das pessoas que as constituem para atingir seus objetivos e cumprir suas missões. Para essas pessoas, as organizações constituem o meio pelo qual elas podem alcançar vários objetivos pessoais.
Para tanto, as estratégias organizacionais devem ser claras, objetivas e de fácil compreensão a fim de que tenham sentido para as pessoas. Visões aparentemente estratégicas podem perder sua riqueza de conteúdo e significado se forem muito amplas.
No entanto as estratégias por si só não garantem o sucesso, pessoas comprometidas e competentes são as responsáveis pela evolução dos projetos.
Uma gestão estratégica de pessoas é aquela na qual o RH busca criar um elo entre as pessoas e a estratégia da organização. É o alinhamento do planejamento do RH com o planejamento estratégico da organização.
O RH estratégico participa da elaboração do planejamento da organização para que, com base nesse planejamento, desenvolva o planejamento da sua área.
É necessário desenvolver uma série de ações em cada processo de gestão visando os objetivos da organização e o bem-estar das pessoas ligadas a ela.
Pensar o que o RH pode desenvolver com ou para as pessoas de forma a motivá-las a alcançarem resultados. O RH deve usar de ferramentas para propiciar o comprometimento dos colaboradores com a missão, a visão e os valores da organização.
O RH estratégico é capaz de influenciar não apenas o desempenho individual, mas também o da empresa, oferecendo estratégias possíveis que produzam resultados palpáveis em todos os níveis hierárquicos.
Os profissionais de RH devem estimular a construção de relacionamentos estáveis e confiáveis; ter conhecimento suficiente acerca da empresa e dos seus setores para se engajar nas discussões; certificar-se de que os sistemas operacionais básicos da sua área estão desenhados corretamente;participar dos processos tanto de elaboração como de execução das estratégias; conhecer a teoria e as ferramentas necessárias para identificar e administrar um talento.
Processos do RH Estratégico
Recrutamento e seleção
O RH deve ter critérios de seleção bem definidos para que esse processo ocorra da melhor maneira possível. Um processo mal realizado traz consequências sérias para a empresa, com impactos diretos no desempenho da mesma.
No processo de recrutamento e seleção, geralmente realiza-se o recebimento de currículos, entrevistas, provas seletivas, dinâmicas de grupos, dentre outras atividades.
Uma boa seleção inicia-se pelo conhecimento dos valores, das crenças, da pessoa que se está pleiteando para o cargo. Obviamente que não se conhece uma pessoa numa simples conversa de alguns minutos. Mas, se o profissional de RH souber valer-se de algumas táticas nesse processo, certamente poderá coletar informações que ajudarão na tomada de decisão.
Além da formação profissional e das competências, cada vez mais deve-se observar aspectos relacionados à personalidade das pessoas, o modo de vida, seus sonhos e expectativas.
É necessário que haja uma identificação das crenças da pessoa com os valores da organização para que aquela possa se comprometer com os objetivos organizacionais.
É fundamental recrutar pessoas que se identifiquem com o negócio da empresa para que elas não venham deixar a organização meses mais tarde.
Técnica versus personalidade
No mercado de trabalho, o currículo por si só, já não é mais um diferencial competitivo. Nos últimos anos, houve uma proliferação de universidades, proporcionando acesso à graduação e pós-graduação para muitas pessoas.
Nesse sentido, o que fará a diferença numa competição são os aspectos relacionados a personalidade das pessoas, como a facilidade de comunicação, a proatividade, a iniciativa e o bom relacionamento interpessoal.
Sabe-se que é muito mais fácil transmitir o conhecimento e desenvolver competências nas pessoas do que desenvolver atitudes. Atitude é uma característica própria da personalidade do ser humano e, assim como o caráter, não pode ser ensinada.
Objetivos alinhados
Realizada a seleção, é importante que o RH desenvolva atividades de integração desse novo funcionário. Nessa etapa, o gestor de RH deve proporcionar ao contratado que conheça a missão, a visão, os valores, os objetivos e estratégias organizacionais, para que este tenha clareza da razão pela qual a sua empresa existe, onde ela está querendo chegar, quais são suas metas, sua visão de futuro e que meios ela está empregando para alcançar o que almeja.
Conforme Chiavenato, quando todos os funcionários conhecem a missão e os valores que norteiam seu trabalho, tudo fica mais fácil de entender, inclusive saber qual o seu papel e como contribuir eficazmente para a organização.
Algumas empresas enviam cartas de boas-vindas aos novos funcionários, apresentam a empresa e sua estrutura, departamentos e colaboradores. Esse primeiro contato do novo funcionário com seu local de trabalho, com seus colegas e seus superiores é muito importante para deixá-lo mais à vontade em realizar suas atividades e diz muito sobre a cultura da organização.
Integração de colaboradores, cultura organizacional e gestão estratégica
Integração de colaboradores
Na visão do autor, o treinamento de integração busca uma adaptação e ambientação do novo colaborador num primeiro momento, tanto em relação ao ambiente social, com as pessoas que ele vai dividir sua rotina, quanto em relação ao espaço físico em si.
Para ele, é preciso que haja o planejamento de um programa de integração que possa oferecer ao novato as informações necessárias para desempenhar suas funções com maior segurança. Assim, a adaptação ocorre de forma mais rápida e duradoura.
Essa prática está diretamente relacionada aos aspectos da empresa que não podem ser apreendidos durante o processo seletivo. Eles são a estrutura de trabalho, recursos, os hábitos, vínculos, compartilhamento de informações, entre outros.
Cultura organizacional
Nesse sentido, a cultura organizacional terá grande peso no sucesso da integração, pois representa tanto esse conteúdo explícito que forma relações formais e informais, quanto a carga implícita que forma essa rede construída no ambiente organizacional.
Gestão estratégica
Uma característica marcante da gestão estratégica é essa preocupação com a empresa a curto, médio e longo prazo, o que faz com que se invista mais em políticas sólidas e enraizadas na organização, mas sempre com a possibilidade de modificá-las com base na sua eficácia.
Veja algumas vantagens da integração de colaboradores segundo Chiavenato:
reduzir a ansiedade dos novos colaboradores;
diminuir a rotatividade, conhecido como turnover;
otimizar tempo, evitando que se tenha que parar o trabalho futuramente para tirar dúvidas que poderiam ter sido explicadas;
desenvolver expectativas mais próximas da realidade, o que evita grandes surpresas ou frustrações.
Orientação, modelagem de cargos, avaliação de desempenho
O processo de aplicação envolve três pontos: a orientação, a modelagem de cargos e a avaliação de desempenho. Esse processo é fundamental e estratégico para a organização, pois se refere aos ajustes que serão necessários fazer, os quais são imprescindíveis para um bom desempenho dos funcionários e da organização como um todo.
Nesse momento o gestor de RH verifica se o trabalho está evoluindo, de que forma como estão distribuídas as pessoas nos seus respectivos cargos, se há necessidade de alguma intervenção, de ajustes, de movimentação de pessoal, realocação, mudança de funções, rever as atribuições, ou, ainda, de orientar melhor as pessoas para um desempenho mais eficiente.
O gestor de RH deve estar atento às necessidades, não somente da organização, mas, principalmente das pessoas. Se alguma pessoa não está rendendo o que deveria é porque algo está errado. Cabe ao gestor conversar com esta pessoa e verificar o que está acontecendo. O diálogo nesse processo é imprescindível. Para isso, os colaboradores precisam confiar no gestor, precisam vê-lo como um parceiro, alguém que poderá ajudá-los a resolver os problemas.
Hoje o papel do gestor de RH tem sido modificado, mas o importante é que em organizações empreendedoras ele deve ser a voz dos funcionários na diretoria e não o contrário.
Essa relação de líderes e liderados, quando bem construída, pode ser a solução de muitos problemas na organização. Assim, os colaboradores entenderão os problemas pelos quais a empresa passa e a ajudarão a se reerguer. Esta, por sua vez, manterá os empregos, implantará melhorias e dará benefícios aos seus funcionários.
Avaliação de desempenho
Há ainda, no processo de aplicação, a avaliação de desempenho, que é realizada em algumas organizações, tanto pelo supervisor de área e pelo gestor do RH, quanto pelo colaborador.
É uma espécie de feedback em que o colaborador terá uma avaliação do seu superior sobre o seu desempenho no trabalho, bem como poderá fazer o mesmo com o seu chefe.
O gestor de RH deve ter sensibilidade para perceber qual o momento certo de fazer essa avaliação para não comprometer os resultados. Por exemplo, quando a empresa está passando por problemas, está em um momento de crise, certamente não será a melhor ocasião para fazer avaliação de desempenho.
Da mesma forma, quando se está em épocas festivas, como festas de final de ano, as pessoas estão muito envolvidas e certamente vão falar somente coisas positivas. Essa avaliação deve ser periódica, mas num espaço de tempo razoável para que se possa verificar a evolução do funcionário.
Remuneração, programas de incentivos e benefícios
A remuneração refere-se aos salários, programas de incentivos e benefícios. Trata-se de um processo estratégico no RH, pois guarda uma grande ligação com a valorização do funcionário.
Os colaboradores precisam receber uma contraprestação digna, a fim de suprir suas necessidades. Quando um funcionário recebe um bom salário, se sente motivadoe cresce mais quando recebe elogios do gestor.
As pessoas têm necessidade não somente de uma boa remuneração, mas também de elogios e incentivos, de serem lembradas e notadas. E esse é um papel fundamental do gestor, não apenas chamar a atenção quando saiu algo errado, mas principalmente parabenizar o funcionário quando realizou algo bom.
Além da remuneração, propriamente dita há, ainda, uma série de outros benefícios que podem ser implantados nas organizações, como prêmios por mérito, quando o funcionário consegue bons resultados, planos de saúde, auxílio alimentação, descontos em farmácias, faculdades, comércio em geral, por meio de convênios firmados com a empresa, programas de saúde e qualidade de vida, remuneração variável, dentre outros.
Essas são formas de estimular a motivação dos funcionários para o trabalho, comprometimento com a organização, além de serem importantes estratégias para reter talentos.
Um dos maiores problemas da gestão de pessoas é a questão da rotatividade, a oferta de benefícios, além do salário, é uma estratégia que pode favorecer as políticas de valorização e retenção de profissionais.
Muitas organizações possuem ainda o Plano de Cargos, Carreiras e Salários, em que estão descritas as atribuições de cada cargo, bem como a remuneração respectiva. Esse documento, como o nome já diz, é um planejamento da evolução da carreira das pessoas nas organizações. E é muito importante que todos conheçam o mesmo para avaliarem quais são suas perspectivas de carreira na empresa e compararem com as suas visões de futuro.
Assim como as organizações tem um conjunto de objetivos que pretendem alcançar num determinado período, as pessoas também os têm. Quando esses objetivos não coincidem, então talvez seja o momento certo de mudar de empresa, buscar novas oportunidades de crescimento profissional, novas parcerias.
As pessoas têm expectativas de crescimento e evolução, assim é fundamental que elas saibam onde estão e o que precisam agregar em termos de atitudes, conhecimento e qualificação para crescerem e terem oportunidades dentro da organização.
O RH estratégico, em organizações empreendedoras, procura fazer com que seus colaboradores sejam felizes com seus empregos. Por isso, investe em muitas ações para proporcionar o bem-estar dos seus colaboradores. Além das ações já descritas anteriormente, o gestor de RH pode se valer ainda de algumas ferramentas estratégicas, como as pesquisas.
Pesquisas
Como exemplo, temos o diagnóstico motivacional, que é uma pesquisa de clima organizacional para medir o grau de satisfação dos colaboradores em relação ao horário de trabalho, a liderança, aos colegas, a remuneração, aos benefícios, dentre outros aspectos.
Há também a pesquisa socioeconômica em que a empresa pode contratar os serviços de um assistente social para visitar as residências dos colaboradores e verificar como eles vivem, quais são as suas necessidades e como a empresa pode ajudá-los.
Essas pesquisas trazem indicadores estratégicos para que a organização possa melhorar a vida dos seus funcionários e, assim, conseguir um melhor desempenho dos mesmos no trabalho, um ambiente organizacional sadio, aberto a mudanças, profissionais mais criativos, dentre outras vantagens.
A organização precisa estar atenta às necessidades dos seus colaboradores. Muitas vezes a empresa está tão ‘voltada para fora’, realizando ações sociais e internamente perde grandes oportunidades de realizar ações em prol do seu time.
Desenvolvimento e treinamento
O mercado de trabalho no Brasil vem se modificando bastante ao longo dos últimos anos. A falta de mão de obra qualificada é um dos grandes problemas do mercado brasileiro.
Com foco na produtividade, as empresas passaram a procurar profissionais mais qualificados. Para reverter esse problema, muitas organizações têm investido no desenvolvimento dos seus colaboradores, com treinamentos e bolsas de estudos para formar profissionais mais qualificados.
No entanto, a falta de cursos adequados e o valor elevado para ampliar o investimento são algumas das dificuldades apontadas pelas empresas. Mas, para que a organização seja competitiva é necessário investir na qualificação das pessoas, pois são elas que trazem os resultados esperados.
Entretanto, tal questão não é tão simples, muitas empresas não têm essa visão, acham que a questão da qualificação é responsabilidade de outras figuras sociais, do poder público, das universidades, do sistema, das escolas técnicas e profissionalizantes.
Há também o problema da jornada de trabalho. A maioria dos trabalhadores cumpre uma jornada de 40 a 44 horas semanais, não tendo tempo, nem disposição, para realizar cursos de capacitação para o trabalho.
O empresariado, por sua vez, resiste em fazer formação continuada dentro da jornada de trabalho, mesmo sendo efetivamente uma qualificação para o aumento da produtividade. É um direito muito difícil de ser conseguido. Cabe ao gestor negociar isso da melhor forma possível e propiciar aos colaboradores, além de cursos funcionais de capacitação, treinamentos voltados às práticas das funções
Existe, ainda, receio por parte dos empresários em investir na qualificação do colaborador e, posteriormente, as empresas concorrentes o contratarem. É um risco mesmo, levando em consideração a rotatividade do mercado de trabalho brasileiro, isso pode acontecer.
Porém, organizações empreendedoras são autoconfiantes e assumem esse risco, investem nas pessoas para o seu próprio desenvolvimento.
Em pesquisa recente publicada na revista EXAME, foi revelado que o trabalhador brasileiro recebe metade do treinamento de um americano. De acordo com os dados, enquanto um profissional brasileiro recebe 16,6 horas de treinamento por ano, o americano recebe 31,5 horas nesse mesmo período de tempo.
Enxerga-se essa situação como uma das principais questões envolvidas na baixa produtividade do Brasil em relação aos demais países, a falta de investimento em treinamento e desenvolvimento.
Relações trabalhistas, higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho
Esses são aspectos muito importantes que precisam de atenção especial do RH, que deve buscar o apoio de profissionais especializados nessas questões, afinal são processos de manutenção.
As atividades envolvidas nesse processo são essencialmente preventivas, por isso, há uma tendência em não as priorizar.
Além disso, os custos são onerosos, o que dificulta ainda mais conscientizar a direção da organização da importância de se realizar esses investimentos. Cabe ao gestor de RH saber argumentar para negociar essas questões.
A resistência das empresas resulta da combinação de diversos fatores, quais sejam a ausência de uma visão social e histórica do papel da organização no contexto contemporâneo, despreparo gerencial, sobretudo, porque faltam teoria, método e ética nas práticas de gestão, mentalidade centrada no lucro, produtividade, resultados, concepção empobrecida do sentido do trabalho humano, que tende a pensar o trabalhador como peça de engrenagem; receio de perder o poder de decisão, dentre outros.
É responsabilidade da organização, zelar pela saúde e bem-estar dos seus colaboradores.
Banco de dados e sistemas de informações de RH
Esse processo é muito importante, nele estão inseridas as atividades de registros, de manutenção dos bancos de dados e dos sistemas de informações de RH, controles, frequência, produtividade, balanço social e auditoria em recursos humanos.
Esses registros servem de subsídios para a tomada de decisão na área de RH. Por meio do processo de monitoração se define também os critérios de avaliação e adequação permanentes das políticas, normas e procedimentos de recursos humanos.
Além disso, obter dados sincronizados e que possam ser acessados a todo momento, de qualquer lugar, são outras características dos sistemas de informação, o que aumenta a confiabilidade nos processos e a velocidade das operações.
Um sistema de informação é um conjunto de componentes que funcionam de maneira integrada para facilitarplanejamento, controle, análise e as decisões tomadas pelo setor e a empresa no geral. Com isso, é capaz de substituir recursos e otimizar tempo e gastos.
Tratando-se de um RH estratégico, a palavra otimização é justamente o que se procura. Otimizar, no contexto organizacional, consiste em explorar ao máximo um investimento, realizando o maior número de funções de uma vez, sem perder eficiência e qualidade.
Para isso, é de extrema importância haver um planejamento por trás de cada ação, pois ele que definirá as diretrizes que farão parte das estratégias da empresa, prevendo riscos, calculando resultados e criando alternativas para as possíveis consequências.
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