MODULO 2

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MÓDULO II
NO SECRETARIADO DISCIPLINA É PALAVRA 
CHAVE
A secretaria ou o secretário é a comunicação da empresa
A comunicação ainda é uma falha grave na maioria das
empresas, e isso nem sempre ocorre por falta de ferramentas
ou por funcionários não capacitados.
As mudanças ocorreram velozmente, estamos no
terceiro milênio e a secretária assumiu papel importante
dentro das organizações, é uma alavanca impulsionadora para
tomada de decisões, desempenha sua função com ousadia e
competência, diante de toda essa responsabilidade ela ainda
não tem o poder de decisão em suas mãos.
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Para a comunicação ser eficaz precisam-se levar em
consideração diversos aspectos, como cultura, nível social,
contexto, meio e todas as formas de ruído existentes no
processo.
Visando o papel da(o) secretária(o) é imprescindível
para que a comunicação da empresa seja eficiente que a
mesma tenha conhecimentos de informática e boas noções de
texto, além de desempenhar com qualidade todas as suas
demais funções.
A comunicação tem se mostrado de fundamental
importância para as empresas na forma como estas se
relacionam com seu ambiente, na implementação das
estratégias organizacionais, no desenvolvimento da imagem
da empresa, na formação de sua cultura organizacional, entre
vários outros aspectos (TORQUATO, 2002; KUNSCH, 2003).
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O secretariado se encarrega de toda parte burocrática
da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e
organizando todos os papéis referentes, além disso, realiza
todo intermédio entre os clientes e as pessoas físicas com seu
superior ao telefone, analisando sua agenda e seus
compromissos.
Esse profissional é parte fundamental de um escritório,
pois é quem mantém todos os documentos em ordem, para
que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo
com o que ela preparou.
O secretariado é a comunicação da empresa com o
mundo externo.
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• Na comunicação interna do secretariado as rotinas se
alteram, envolvendo os membros da organização numa
situação nova, a partir de novas relações de trabalho, que
podem se alternar entre temporárias e definitivas.
• Com isso mudam costumes, normas de
relacionamentos, procedimentos de trabalho, mecanismos
de coordenação, hierarquias, relações entre setores e entre
empresas, e até mesmo valores, chegando a modificar a
cultura da empresa.
• Externamente, a empresa pode se envolver em
mudanças no seu ambiente de atuação, no foco estratégico,
levando-a a buscar novos clientes, produtos ou serviços e
relações empresariais que também faz parte da
comunicação do secretariado.
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Contudo, uma eficácia de comunicação é a estratégia
de ensino, que segundo Gil “é proporcionar o aprendizado dos
treinandos” (1994, p. 75).
Para a utilização desse recurso o profissional de
Secretariado deve saber que:
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• Diferenças Individuais: todos os seres humanos possuem
diferenças em sua capacidade de aprendizado, por isso o
profissional de Secretariado deve observar sua equipe e se
for necessário dar atenção especial a quem obter maior
dificuldade no aprendizado
• Motivação: é originada no interior dos organismos e, por esse
fator o secretário tem que escolher métodos específicos para
alcançar a motivação de sua equipe.
• Atenção: ocorre quando há motivação e cabe ao secretário
buscar atenção de sua equipe, devendo estar sempre de bom
humor, entusiasmo e possuir um bom recurso instrucional;
• Feedback: à medida que o secretário demostra para sua
equipe o seu desempenho, a motivação ocorre.
• Transferência: os conhecimentos adquiridos que são
transmitidos para outras pessoas.
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Se já se sabe o porquê se vai falar no local, o orador vai
ver o que deve ser falado quais as informações que devem ser
transmitidas ou não transmitidas a seu público, quando vai ser
falado, que tempo ele tem para apresentar, a quem vai ser
apresentado o tema, o nível de conhecimento do público sobre
o tema para que o profissional possa ter uma base de como vai
ser a comunicação e por fim deve-se ver quanto vai ser gasto se
for o caso.
Por isso a importância constante do falar e do calar.O
profissional deve estar atento ao momento de calar, caso
contrário vai acabar não atingindo os objetivos esperados.
O comunicador deve estar atento aos gestos, pois,
segundo Ribeiro a palavra representa apenas "7% da
capacidade de influenciar pessoas, enquanto que, o tom de voz
representa 38% do poder da comunicação e a postura corporal
55% desse poder" (1993, p. 20).
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Somente conhecimentos técnicos não levam o
profissional ao sucesso, mas o profissional que conhecer
técnicas da comunicação oral, gestual e escrita, somadas a este
conhecimento se destacará nas reuniões, nos encontros, com
um colega onde e com quem ele for falar independente de
ocasião.
Confúcio disse: "Diga-me, e eu escuto; Mostre-me, e eu
vejo; Deixe-me fazer, e eu entendo" (Weiss,1991, p. 50).
O profissional deve esta atento, pois se estiver
apresentando sobre um tema ele vai utilizar recursos como
slides, filmes, dinâmicas entre outros. Porém, se o mesmo
estiver ensinando como se utilizar uma máquina este obterá
maiores resultados se disponibilizar uma para aprendizagem do
seu público presente, e tirar as dúvidas no momento da
apresentação.
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Outra pesquisa apresentada por Weiss (1991, p. 50)mostra
que "falar para as pessoas reduz a aprendizagem a 25%. Mostrar
e dizer faz com que ela aumente cerca de 50%. Mostrar, dizer e
deixar fazer faz com que ela atinja mais que 75%"
Qualquer pessoa pode comprovar estes resultados na
prática e comprovar que só realmente aprendemos a fazer algo
quando praticamos.
Com estes estudos ficam claros que a comunicação oral
é um instrumento indispensável para o sucesso da Comunicação
Organizacional, portanto deve ser estudado com maior
profundidade por todos que compõem o organograma da
empresa.
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