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Aula 9 – Comunicando resultados 
 
Comunicando resultados 
 
Há dois momentos em que a Auditoria emite documentos, durante o processo de auditoria de sistemas, ao 
detectar uma falha, quando estiver verificando um ponto de controle, e ao final do trabalho. Caso a auditoria 
seja extensa, podemos também emitir um relatório parcial sobre nossas preocupações a respeito das falhas 
encontradas no sistema. 
 
Tão logo uma falha seja detectada, ela deve ser comunicada, verbalmente, à gerência auditada. O objetivo 
desta comunicação verbal é a breve solução e o acordo de viabilidade de correção da ação a ser tomada. 
Após a verificação da acuidade do fato levantado, uma referência deve ser preparada e aprovada pela 
gerência da Auditoria. Essa referência é um comentário ou registro do fato encontrado. 
 
Após o término do trabalho de campo, devemos preparar um relatório que comentará o resultado de nosso 
trabalho. Esse relatório será baseado nas falhas e recomendações emitidas nas referências. Todas as 
referências materiais que não forem resolvidas devem ser incluídas no relatório como falhas e serão elas que 
servirão de base para darmos a “nota” do relatório. 
 
Se uma referência foi resolvida, ela será citada no relatório como tendo sido levantada e resolvida a 
contento, durante a auditoria, na parte de Sumário e Conclusões do relatório. 
 
Não emitimos o relatório final sem uma prévia discussão com o auditado. Para tanto, emitimos um relatório 
DRAFT (rascunho), sem a parte de conclusões e enviamos para os envolvidos (auditado e sua gerência, 
Gerência de Risco, Gerência Financeira e/ou quaisquer outras gerências da empresa que tenham relação com 
o objeto da auditoria, incluindo a gerência da Auditoria). Somente após reunião, onde o rascunho do 
relatório foi discutido e chegou-se a um consenso, é que emitimos a versão final do relatório. 
 
Uma resposta formal do relatório final é solicitada, a não ser que o relatório tenha sido satisfatório e 
nenhuma falha tenha sido levantada. 
 
Todos os documentos emitidos pela auditoria devem ser acompanhados (follow-up) até a sua definitiva 
conclusão. 
 
 
 
Prestando atenção na construção de opiniões e pareceres 
 
Os relatórios devem ser construídos em linguagem impecável, devem ser sucintos e objetivos. Vamos ver 
como não cair em armadilhas que podem gerar dupla interpretação do que escrevemos. 
 
Devemos descrever uma falha de forma clara, direta e sucinta: 
- Usar voz ativa. 
- Frases curtas. 
- Não misturar fatos com opinião. 
- Não usar nomes próprios (exemplo: incompetência de fulano). 
- Sempre que possível, quantificar (se a amostra for pequena, não mencionar percentual). 
- Siglas devem ser explicitadas na primeira vez que aparecem. 
 
Leia agora o texto "Revisão de uma falha detectada". 
09AS_doc04.pdf 
Audiência do relatório de auditoria 
 
Diferentes níveis de gerência requerem diferentes partes da informação. Quanto mais perto você chega do 
alto escalão, mais resumido você deve ser! 
Identifique as necessidades de sua audiência: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Questões a serem ponderadas 
 
Quem lerá o relatório? 
 
O que o leitor deve saber? 
 
Eles querem todos os detalhes? 
 
Quanto eu posso definir? 
 
Está sendo fácil para o leitor obter as informações que ele quer? 
 
Lembrem-se: Executivos não têm muito tempo para ler. Eles gostam de gráficos, pela facilidade de 
visualização. Deixe os detalhes para os técnicos (no nosso caso, nos anexos) 
 
Prove que seu relatório vale o tempo do leitor se: 
 
- O leitor obtém a informação que ele necessita, sem ter que procurar no relatório por ela. 
- O leitor tem informação pertinente para a sua posição 
- A informação é acurada, honesta e objetiva. 
 
Esquematizando seus pensamentos 
 
Escrever em círculos - aparenta ao leitor que o escritor tem: 
 
- Insegurança no objetivo da matéria escrita. 
- Insegurança quanto ao ponto que o escritor quer atingir. 
- Inabilidade em selecionar as palavras corretas. 
- Inabilidade em estruturar adequadamente sua escrita. 
 
Como você pode evitar escrever em círculos? 
 
Sabendo o propósito do relatório. 
Sabendo para quem o relatório será endereçado. 
Sabendo exatamente o que você quer dizer antes de escrever. 
Preparando um guia. 
Escolhendo cada palavra cuidadosamente: Palavras precisas geram pensamentos acurados, imediatos e 
eficientes. 
Evitando cacófatos (ex: por cada). 
 
Garantindo um bom relatório 
 
3 regras para um bom relatório: 
 
1 - Evite linguagem pomposa e dura. 
 
2 - Evite linguagem técnica desnecessária (você pode deixar os executivos constrangidos). 
 Mantenha o linguajar técnico para os técnicos. 
 
3 - Use linguagem concreta e específica: 
 
Forneça detalhes suficientes. 
Evite uso excessivo de generalidades (ex: vários, muitos, todos, pessoas, certos etc.). 
Seja claro. 
 
Por que verbalizar antes de escrever? 
 
- Organiza os seus pensamentos. 
 
- Permite deixá-lo sentir como se estivesse comunicando-se diretamente com alguém. 
 
Dá a você a oportunidade de expressar seus pensamentos da maneira que você normalmente faz: 
verbalmente. 
 
Objetividade: 
 
Um relatório deve apresentar: 
 
Uma descrição correta e clara das falhas de modo a evitar má- interpretação e mau entendimento. Devem ser 
incluídas informações de tamanho dos testes ou métodos de seleção de itens para teste, de modo que o leitor 
possa relacionar tal informação ao total da atividade e às falhas. 
 
Objetividade na escrita: 
 
- Permite que os fatos falem por si só. 
- É menos aberto à disputas/discussões. 
- É mais convincente. 
- Não pode ser facilmente mal interpretado. 
- Coloca comentários na perspectiva certa - evita o trivial. 
 
Escrita não abrasiva 
 
É aquela escrita que faz críticas ou recomendações sem ofender o leitor. 
 
Para evitar escritas abrasivas: Críticas e recomendações devem ser feitas forte o suficiente para causar ao 
leitor uma ação. Para evitar ser abrasiva, uma crítica deve ser direcionada ao problema em mãos, não a um 
indivíduo, departamento ou posição. 
 
Escolha as palavras certas. Algumas palavras são abrasivas por definição; outras são abrasivas pelo contexto 
na qual elas são usadas ou onde elas são colocadas! 
 
Sendo específico: 
 
Vago: Um número significante de erros aparece no relatório 
Melhor: Onze erros foram encontrados no relatório de 98 clientes listados 
 
Escrita vaga pode ser abrasiva se: 
- Forçar o leitor a interpretar seus comentários; 
- Deixar seus comentários abertos para questionamentos ou dúvidas; 
- Puder não fazer seu parecer como você queria. 
 
Escrita suficiente: 
- Não deixa dúvidas sobre o que você está falando. 
- Mantém o relatório “em movimento”. 
- É mais objetivo. 
- Elimina palavras desnecessárias (principalmente os adjetivos!). 
- Reduz o tamanho do relatório o qual tende a maior ênfase. 
 
Legibilidade: 
 
Se você adquirir todos os direitos substanciais à patente, apropriadamente, antes da invenção, é reduzida à 
prática (testada e operada com sucesso, sob condições operacionais) para um considerável pagamento ao 
inventor, acima do valor de seus interesses, você pode obter uma taxa especial de tratamento discutida 
abaixo, provando que você não é funcionário do, ou parente do inventor como descrito abaixo. 
 
O que está errado? 
- Muito longo / confuso / tudo está qualificado / é chato 
 
Melhorando: 
Se você comprar todos os direitos substanciais de uma patente, antes que um inventor o coloque emuso, 
acima do valor de seus interesses, você pode obter uma taxa especial de tratamento conforme descrito 
abaixo. 
 
Regras para legibilidade: 
 
Mantenha as frases moderadamente curtas - mas varie o tamanho e a construção. 
 
Escolha palavras do dia-a-dia quando puder. 
 
Use sempre verbos ativos, se puder. 
 
Seja específico, concreto. 
 
Elimine palavras sempre que você possa fazê-lo. 
 
“CHECLIST PARA ESCREVER RELATÓRIOS” e “Relatório de Referência (ou Falhas e 
Recomendações)” 
09AS_doc02.pdf 
 
Composição de um relatório de auditoria 
 
 
Endereçado ao executivo responsável pela área auditada. 
Diz qual o relatório anexado (interino ou final). 
Solicita que seja dada uma resposta, ao executivo maior, da auditoria, se for o caso, fornecendo uma data 
limite para esta resposta. 
Solicita que cada falha/recomendação seja confirmada, ou não, e solicita a correção da mesma e em que 
prazo. 
Enumera os copiados do relatório. 
 
 
Escreve, sucintamente, os objetivos da auditoria neste sistema. 
 
Saiba mais sobre esse assunto 
09AS_doc04 (1).pdf 
 
 
Relatório feito pelo executivo responsável da área/sistema auditado, quando solicitado a fazê-lo. 
 
A resposta deve indicar, para cada falha/recomendação apontada, se o executivo concorda ou discorda da 
falha. Quando ele concordar, deve conter a data de ação corretiva. Em caso de discordância, a mesma deve 
ser justificada. 
 
No caso de relatório satisfatório (sem falhas apontadas), um memorando deve ser encaminhado à auditoria 
para conhecimento de recebimento do relatório. 
 
Atividade proposta 
 
Escrita não abrasiva é aquela que faz críticas ou recomendações sem ofender o leitor.