Proc. Adm - Aula 8 - Execução e Controle

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Curso Superior de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas
Processos Administrativos
Aula 8
Execução e Controle
Prof. Murillo Soares
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Execução e Controle
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Execução e Controle
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Execução e Controle
Objetivos
Explicar a relação entre os processos de planejamento, organização, direção e controle;
Definir execução e controle;
Estabelecer a relação entre controle e avaliação de desempenho;
Definir a palavra autocontrole e explicar a importância desse conceito para a administração moderna.
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Processo de Execução
O processo de execução consiste em realizar atividades, por meio da aplicação de energia física, intelectual e interpessoal, para fornecer produtos, serviços e ideias. São exemplos de atividades de execução:
Elaborar planos e realizar as atividades nele previstas;
Preparar um trabalho escolar;
Realizar uma tarefa operacional, como montar um automóvel, preencher um formulário ou atender um cliente;
Ministrar uma aula.
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Processo de Execução
A execução de atividades baseia-se nos processos de planejamento, organização e execução.
Os planos evoluem à medida que a execução avança, sendo detalhados e modificados, para incorporar novas decisões e para implementar ações corretivas.
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Processo de Controle
No processo administrativo, controle não tem o significado popular de ficalização. Controle é o processo de produzir e usar informações para tomar decisões, sobre a execução de atividades e sobre os objetivos. As informações e decisões de controle permitem manter uma organização ou sistema orientado para seu objetivo (ou seus objetivos).
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Processo de Controle
O processo de controle fornece informações e possibilita tomar decisões sobre:
Objetivos que devem ser atingidos por uma organização;
Desempenho da organização ou sistema em comparação com os objetivos;
Riscos e oportunidades no trajeto desde o início das atividades até o objetivo;
O que deve ser feito para assegurar a realização dos objetivos;
A eventual necessidade de mudar o objetivo.
Trata-se de um monitoramento ou acompanhamento.
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Processo de Controle
Controlar em essência, é um processo de tomar decisões que tem por finalidade manter um sistema na direção de um objetivo, com base em informações contínuas sobre as atividades do próprio sistema e sobre o objetivo.
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Processo de Controle
Os componentes de um sistema de controle são:
 Padrões de controle;
 Aquisição de informações;
 Comparação e ação corretiva.
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Processo de Controle
2.1 Padrões de controle
É preciso saber o que controlar. Os padrões de controle são extraídos diretamente dos objetivos (resultados esperados), das atividades que devem ser realizadas e dos planos de aplicação de recursos. Ex.: se você se compromete com a entrega de um produto, com determinadas especificações de qualidade, até o dia tal, consumindo não mais do que R$ 1,00, esses dados são seus padrões de controle. Os padrões de controle estão registrados nas ferramentas de planejamento: cronograma, orçamentos, planilhas de recursos, especificações de qualidade entre outras.
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Processo de Controle
2.2 Aquisição de informações
O processo de controle depende de informações sobre o andamento das atividades e o progresso em direção aos objetivos. Trata-se de um processo de monitoramento ou acompanhamento. No sistema de informações deve-se definir: qual informação deve ser produzida, como e em que momento deve ser obtida.
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Processo de Controle
2.3 Comparação e Ação Corretiva
Na etapa final, a informação sobre o desempenho real é comparada com os objetivos ou padrões. Com base nessa comparação pode-se iniciar uma ação para corrigir ou reforçar a atividade ou desempenho. A comparação pode indicar três situações:
 Desempenho real igual ao esperado;
 Desempenho real abaixo do esperado;
 Desempenho real acima do esperado.
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Processo de Controle
2.3 Comparação e Ação Corretiva
2.3.1 - Desempenho real igual ao esperado
Quando o objetivo é realizado, uma ação de reforço pode ser apropriada. Por exemplo, um prêmio de incentivo para a equipe que atingiu as metas;
2.3.2 – Desempenho real abaixo do esperado
Uma ação corretiva deve ser posta em prática para fazer o desempenho chegar até o nível desejado. Por exemplo, mais recursos podem ser aplicados. Em certos casos, algum tipo de punição pode ser aplicado, como multas para o motorista que não respeita o limite velocidade. Ou ainda o objetivo pode estar superestimado, sendo necessário reduzi-lo.
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Processo de Controle
2.3 Comparação e Ação Corretiva
2.3.3 – Desempenho real acima do esperado
A ação de reforço, neste caso, tem a finalidade de sustentar um desempenho que ultrapassou o objetivo, ou um desempenho acima da média. Por exemplo, um número maior de funcionários pode ser alocado ao departamento de produção, para atender um volume de vendas maior que a previsão. Ou uma equipe de funcionários pode ser premiada por um desempenho excepcionalmente elevado.
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Processo de Controle
2.4 Recomeço do Ciclo de Planejamento
A informação produzida pelo processo de controle permite tomar decisões sobre novos objetivos e novos padrões de controle.
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O Fator Humano no Processo de Controle
Os conceitos até agora vistos pressupõem a utilização da informação para a tomada de decisões que garantem a realização dos objetivos. No entanto, os fatores humanos interferem com os sistemas de controle e vice-versa.
Um exemplo são as placas de velocidade nas rodovias, elas informam a velocidade máxima permitida. Alguns motoristas tomam a decisão de respeita a informação fornecida pelas placas ou não.
No final das contas, tudo depende
das pessoas.
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O Fator Humano no Processo de Controle
A aceitação das pessoas é uma das condições para a eficácia dos sistemas de controle. Esse e outros aspectos comportamentais precisam ser examinados. Temos:
 Tipos de controle;
 Resistência aos sistemas de controle;
 Avaliação do desempenho
 Autocontrole.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.1 – Tipos de controle sobre as pessoas
Muito do seu comportamento é controlado, sem que você se dê conta disso. Os controles que agem sobre o comportamento das pessoas podem ser divididos em três grupos:
 Controle formal;
 Controle Social;
 Controle Técnico.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.1 – Tipos de controle sobre as pessoas
3.1.1 – Controle Formal ou pressão formal
É a possibilidade de um gerente utilizar o poder racional-legal de seu cargo para induzir ou inibir algum comportamento. O controle formal utiliza diversos mecanismos: punições, recompensas e sistemas combinados de planejamento, controle e avaliação de desempenho, como a administração por objetivos. A simples existência de um chefe já é uma forma de controle formal.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.1 – Tipos de controle sobre as pessoas
3.1.2 – Controle Social
É aquele exercido por um conjunto de pessoas sobre qualquer um de seus membros, para ajustarem seu comportamento às crenças, valores e normas criadas por esse mesmo grupo. Trata-se da conformidade social. Vestir-se e falar como os colegas são exemplos de comportamentos com conformidade social. Não importa se careca do subúrbio, executivo da Avenida Paulista, punk ou surfista, você faz parte de uma tribo e está amarrado dentro de um sistema de conformidade social.
As punições variam desde a censura até a exclusão de alguém que não aceita a conformidade social.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.1 – Tipos de controle sobre as pessoas
3.1.3 – Controle
Técnico
É a exigência de que alguém comporte-se de determinada maneira, independentemente de chefes ou colegas.
São controles muitas vezes sutis. Como os relógios, que mostram até quando trabalhar. As faixas de rodagem, que determinam em que direção seguir. As máquinas e as linhas de montagem, cuja velocidade define a intensidade do trabalho humano. Os orçamentos, que estabelecem o limite de dispêndios.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.2 – Resistência ao Controle
A resistência ao controle é um comportamento humano que afeta a maneira como as organizações são administradas. O principal motivo para a resistência ao controle é o sentimento de perda da liberdade, um dos valores centrais da existência humana. No entanto, objetivos e padrões de controle são parte do processo de administração e precisam ser compatíveis com as pessoas. Para tornar o processo de controle mais compatível com as pessoas é preciso:
Definir os padrões de controle de forma que sejam reconhecidos como legítimos e necessários para o desempenho da organização;
Promover a participação das pessoas na definição e avaliação de seu próprio desempenho;
Ser flexíveis para possibilidades com o erro.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.3 – Avaliação do Desempenho
Umas das mais importantes finalidades do processo de controlar é dar ao gestor elementos para fornecer feedback aos integrantes de sua equipe. Para tal, um feedback após uma avaliação de desempenho deve ser:
 Rápida;
 Ter descrição em lugar de julgamento – descrever as expectativas os resultados atingidos e o que deve ser feito para igualar os dois;
 Ter administração de recompensas – conceder prêmios e principalmente orientar o comportamento.
 Ação corretiva – desde uma simples advertência até a demissão.
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O Fator Humano no Processo de Controle
3.4 – Autocontrole
A disciplina interior é o melhor substituto para a obediência forçada pelos controles de qualquer outro tipo. O autocontrole é uma das ferramentas da autogestão. Como todas as outras ferramentas, depende de compromisso e disciplina interior. Criar uma cultura orientada para o compromisso e a disciplina interior é um dos principais desafios do gestor moderno.
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Outras formas de controle
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AUDITORIA INTERNA
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AUDITORIA EXTERNA
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Classificação (tipo de controlador)
Controle interno
Quando realizado na organização pela própria empresa. Ocorre em todos os departamentos da empresa. Forma de controle interno centralizado.
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Classificação (tipo de controlador)
Controle externo
Realizado por um profissional especializado ou por uma organização de auditoria externa ou independente. É uma forma de assegurar a sinceridade e transparência dos procedimentos de todos os envolvidos.
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Quem pode exercer a auditoria
O profissional competente da área que conheça bem a atividade relacionada à auditoria.
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Execução e Controle
Classificação do controle quanto ao nível
Estratégico
Tático
Operacional
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Nível estratégico
É possível preparar uma empresa para o futuro. Contudo, é necessário traçar diferentes cenários para se preparar. Através de relacionamentos com, dirigentes de bancos, outros empresários, visitas a outros países, leitura de publicações de renome é possível antecipadamente descobrir o que pode vir a acontecer.
Existem autores que são especialistas em cenários, sendo estes os mais consultados: Alvin Toffler, John Naibitt, Peter Drucker, quando vivo, entre outros.
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Execução e Controle
Nível tático
Controla o que deve e o que está sendo feito anualmente em termos de resultados departamentais (vendas, produção, pessoas, finanças, etc.). 
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Nível tático
Para controle no nível intermediário (tático) existem planos que exigem controle anual a partir de controle mensal.
Plano
Departamento
Planode lucro (orçamento)
Financeiro
Planode Lançamento de Produtos
Marketing
Plano de Vendas
Marketing
Plano de Produção
Produção
Plano de Pessoas
RH / Gestão de pessoas
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Execução e Controle
Nível operacional
Controla o que está sendo feito diariamente, semanalmente e mensalmente em termos de resultados em comparação do que foi planejado.
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Execução e Controle
Nível operacional
Exemplos de controle operacional:
Relatório de vendas por:
Relatório de produção:
Finanças
Cliente
Diária
Fluxode caixa
Vendedor
Semanal
Despesasdepartamentais por mês
Período
Mensal
Produto
Por produto
Entre outros
Por processo de fabricação
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Execução e Controle
Abrangência do controle
Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o controle serve de fechamento. Da mesma forma como ocorre com o planejamento, a abrangência do controle também pode ser feita no nível global, no nível departamental e no nível operacional.
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Execução e Controle
Abrangência do controle
Controle
Conteúdo
Extensão de Tempo
Amplitude
Estratégico
Genérico, sintético e abrangente
Longo prazo
Macroorientado.Aborda a empresa como uma totalidade
Tático
Menos genéricoe mais detalhado
Médio Prazo
Aborda cadaunidade da empresa separadamente
Operacional
Detalhado,específico e analítico
Curto prazo
Microorientado.Aborda cada tarefa ou operação apenas.
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Execução e Controle
Exercício
Eficácia de Sistemas de Controle – Cáp.14 “Execução e Controle”
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