Redação Administrativa Aula 01 SESI

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Redação Administrativa 
 
Unidade I - A Escrita Profissional 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Olá! Você está na unidade 1 do curso Redação Administrativa. Nesta primeira aula, você vai 
conhecer a importância dos documentos empresariais e sua aplicação no contexto 
corporativo. 
 
O que é a comunicação? 
 
 
Comunicação é a ação de fazer-se comum a todos ou a muitos; participação, aviso, notícia, 
convivência. Comunicar significa tornar comum e compreensível a mensagem que estamos 
transmitindo ao outro. 
 
De acordo com Medeiros (1998), “da eficácia da comunicação depende o resultado do 
desempenho de uma empresa.” Com essa explicação, apontada por Bosco, perceba que 
a comunicação é uma via de mão dupla. 
 
Acabou a era do emissor autoritário ditando ordens para receptores passivos. A empresa é 
um evento comunicativo permanente; ela é movida à comunicação, que potencializa a 
sinergia entre investimentos, pessoas, processos e tecnologias. 
 
Situação bastante recorrentes em empresas com falha de comunicação é a dificuldade de 
implementar soluções criativas e inteligente no local do trabalho, pois os funcionários não 
conseguem compreender as sugestões de melhoria e informações que são transmitidas em 
reuniões improdutivas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para você se situar no mundo globalizado e ampliar seus conhecimentos, conheça 
algumas palavras mais usadas nas empresas modernas: 
 
• Comunicação 
• Informação 
• Tecnologia 
• Imaginação 
• Criatividade 
• Competências 
• Lucratividade 
 
 
Quando nos comunicamos, devemos sempre levar em consideração: 
 
 
• Quem é a pessoa com quem vamos nos comunicar? 
• O que quer dizer? 
• Como transmitir as informações? 
• Como se certificar de que conseguimos convencer o receptor? 
 
 
Diante de uma situação que mostra a importância de comunicar pensando no interlocutor, ou 
seja, em quem irá receber a mensagem, devemos nos preocupar em dominar o assunto e 
também saber transmitir a mensagem de forma eficiente. 
 
Sendo assim, um bom comunicador consegue falar com o interlocutor de maneira formal, 
porém acessível, de forma concisa em suas palavras. Articular as informações com bons 
argumentos, exemplos e comparações, devendo ainda observar a receptividade do seu 
ouvinte, seja percebendo as expressões ou até mesmo perguntando se compreendeu, de 
modo a atingir os objetivos propostos. 
 
 
 
Antes de passar para o próximo assunto, vamos nos lembrar de alguns pontos importantes 
vistos até aqui! 
- A comunicação é fazer-se entender. 
- Para se comunicar é importante que você saiba: 
• com quem se comunica; 
• se a linguagem é ou está apropriada à realidade do seu receptor; 
• qual mensagem pretende comunicar; 
• ir direto ao assunto, procurando sempre ser objetivo; 
• que a clareza é fundamental para a que a comunicação aconteça. 
 
 
 
Adequação da linguagem (formal/informal) 
 
 
Nesta aula, você também vai aprender a utilizar a linguagem mais adequada à comunicação 
escrita profissional, própria do mercado de trabalho. Ela deve ser simples, porém formal, com 
o cuidado de evitarem-se os vícios da oralidade, como gírias, problemas gramaticais e termos 
inadequados ou desconhecidos pelo seu interlocutor (com quem se fala). 
Com certeza, isso prejudicará a comunicação que, por sua vez, comprometerá a sua imagem e 
a de sua empresa. 
 
 
O que é a LINGUAGEM? 
 
 
Linguagem é a capacidade humana de comunicação. Uma vez que buscamos o aperfeiçoa- 
mento em produção de documentos profissionais, é importante saber que a linguagem escrita, 
especificamente, é um importante canal de comunicação com o cliente, por isso bons textos 
protegem o capital social de seus relacionamentos. 
O grau de formalidade entre indivíduos que participam do ato comunicativo também deve ser 
levado em consideração. Assim, fique atento às situações em que você se encontra, pois elas 
podem exigir um grau: 
 
Formal: linguagem na forma padrão, conforme o estilo escrito. É o caso da escrita de textos 
técnicos e jornalísticos. Usamos a linguagem formal quando falamos com uma autoridade ou 
escrevemos cartas e documentos oficiais. Nesse caso, empregamos com mais rigor as regras 
gramaticais. 
 
Exemplos: 
 
 
“A Seleção nacional de futebol deixa hoje Macau rumo à Coreia do Sul, mais propriamente a 
Seul, onde vai ficar instalada durante a primeira fase do Campeonato.” 
“Tudo o que provoca o riso exalta o espírito do homem e lhe dá prazer, permitindo-lhe por 
momentos, esquecer as preocupações e atribulações que frequentam a vida. Assim, vós, 
vedes que o riso é bom para todos e que aquele que sabe provocá-lo no momento e no lugar 
certo é digno de elogios.” (Minois). 
 
 
Informal: Usamos a linguagem informal no dia a dia, quando falamos com 
os amigos e familiares, escrevemos cartas, bilhetes, diários etc. Nesse 
caso, não seguimos rigorosamente as regras gramaticais, usamos gírias 
e expressões populares. 
 
 
 
 
Outros exemplos de uso formal e informal da língua: 
“Venho solicitar a V.S. a concessão de auxílio-doença.” 
“Quero te pedir um grande favor.” 
Um bilhete aceitando um convite feito por um amigo para um coquetel pode ser redigido 
assim: 
 
 
 
“Caros Mário e Lourdes, 
 
 
Agradecemos muito o convite para sua festa na próxima sexta-feira. É claro que 
ficaremos encantados em comparecer. Você acha que haverá algum problema se 
levássemos o irmão de Viviane que estará hospedado lá em casa por essa época? 
Achamos que não haveria problema, mas caso haja, por favor ligar para nós. 
Agradecemos muito por ter-se lembrado de nós. 
Afetuosamente, 
 
João José e Viviane” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nesta Unidade, podemos concluir que, ao comunicarmos, podemos usar tanto a linguagem 
formal quanto a informal. A primeira exige postura, cuidado e sofisticação; a segunda 
caracteriza-se pela descontração, distração e desobediência à gramática na produção de 
textos orais ou escritos. 
 
Portanto, é importante saber quando usar cada uma dessas linguagens nos diversos 
contextos. 
Estilo e linguagem do moderno texto empresarial 
 
 
Com a Globalização, o mercado mundial tornou-se muito competitivo, com a necessidade 
de discriminar os procedimentos e padrões diários nas empresas, exigindo objetividade nas 
informações, minimização o “refazer”, diminuindo o intervalo de tempo entre os fatos e as 
ações (providências), visando à sobrevivência e o lucro. 
Para Miriam Gold (2002), podemos observar essas mudanças a partir dos documentos 
empresariais, que sofreram alterações importantes quanto ao estilo da linguagem e à 
disposição dos elementos, a saber: 
 
“Década de 60 
Estilo: PROLIXO – uso e abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês, subterfúgios. 
Disposição dos elementos: DENTEADO – com espaços na margem esquerda e na abertura 
dos parágrafos”. 
“Década de 90 
Estilo: OBJETIVO – apresentação das informações necessárias com clareza. 
Disposição dos elementos: BLOCO – uma única margem vertical do lado esquerdo”. 
 
Vamos rever alguns pontos importantes sobre estilo e linguagem? 
 
 
• A linguagem formal tem a ver com a comunicação aprimorada, que utiliza vocábulos 
específicos, técnicos, incomuns, além de conhecimentos gramaticais como concordância, 
regência, emprego da vírgula, ortografia, etc. 
 
• A linguagem informal é usada no cotidiano familiar, popular; é descontraída e sem 
obediência às normas gramaticais. 
 
 
• O estilo dos textos empresariais é formal, claro, objetivo e usa apenas informações 
necessárias à comunicação. 
 
 
Qualidades da redação negocial/ profissional 
 
 
Para que sua mensagemseja compreendida e, assim, atraia bons negócios para a sua 
organização, elencamos algumas das principais características da redação profissional. Vejamos: 
Objetividade – relativa ao alvo que se pretende atingir: 
Comece pelo mais importante: 
• Qual é o objetivo de sua comunicação? O que você pretende com ela? O que espera que seu 
leitor faça ao terminar de lê-la? 
• Não deixe as informações mais importantes para o final nem as espalhe pelo texto. 
• O primeiro parágrafo é o lugar certo para resumir o essencial da comunicação. 
 
 
Vá direto ao ponto: 
• Evite rodeios. É engano achar que ir diretamente ao assunto é sinônimo de grosseria ou 
rudeza. Na comunicação negocial, quanto mais direto for o texto, maior a eficácia do processo. 
• Ao ler uma mensagem assertiva, o leitor terá mais segurança para tomar sua decisão sobre o 
assunto. 
 
Clareza – qualidade do que é claro ou inteligível, que se compreenda bem: Use 
palavras de entendimento geral: 
• Evite termos complexos ou técnicos. Os grandes comunicadores usam palavras comuns, o 
que favorece a compreensão e a empatia entre comunicador e leitor. 
Construa frases de fácil leitura: 
• Inversões linguísticas e estilo rebuscado podem ser itens valorizados na literatura. Na 
comunicação de negócios, os excessos estilísticos se transformam em ruído, atrapalhando a 
compreensão e distanciando o leitor do emissor. 
Não deixe dúvidas: 
• Muitas vezes, as dúvidas são criadas pela falta de precisão nas informações. Ou, então, por 
uma abordagem genérica, que tangencia os objetivos da mensagem, mas não os atinge. 
Algumas pessoas não percebem que estão deixando dúvida, outras agem intencionalmente para 
esquivar-se da responsabilidade pelo que escrevem. 
• Não pressuponha nada em relação ao leitor, pois todo pressuposto atrapalha a comunicação. 
Explique e detalhe o necessário para que o leitor se posicione em relação à informação. 
 
Precisão – exatidão de cálculos, e rigor sóbrio de linguagem: 
 
 
Transmita informações numéricas: 
• sempre que possível, seja específico em relação a quantidades, valores e prazos. 
Quantifique: 
• muitos, poucos, bastante, alto, baixo, tudo isso é subjetivo. O que é grande para um pode ser 
pequeno para o outro. Prefira os números, eles são mais concretos – valores, volumes, 
porcentagens, etc. 
• o conceito de urgência também depende do ponto de vista. Explicite os prazos. 
Use argumentos concretos: 
• evite a argumentação inconsistente e genérica. Não prossiga com a comunicação antes de 
ter clareza sobre quais são os reais resultados que pretende obter. 
 
Concisão – exposição das ideias em poucas palavras, brevidade: 
Utilize frases curtas: 
• frases longas atrapalham a concentração e geram a leitura cansativa e pouco produtiva. 
Diga apenas o essencial: 
• ao escrever imagine-se no lugar do leitor. 
• economize a paciência do seu leitor. 
Resuma suas ideias: 
• Sintetize seus pensamentos. Tente produzir textos ricos, mas concisos. 
 
 
Persuasão – a arte de convencer o interlocutor: 
 
 
Use o texto como instrumento para “vender ideias”: 
 
 
• Mostre que suas propostas são adequadas. 
• Persuadir não é enganar, é elaborar uma argumentação convincente e direcionada, que estimule 
o leitor a seguir determinada conduta ou escolher determinado caminho. 
• Evite adjetivos que nada acrescentam. 
• A melhor argumentação é aquela que contém dados claros e bem apresentados. 
 
 
Para “vender” uma ideia, não basta conhecer e dominar o assunto, é necessário conhecer também os 
prazos, dados e quantidades, sendo objetivo, claro e principalmente conciso ao transmitir sua mensagem. 
A persuasão somente será possível se o receptor entender claramente a ideia transmitida. 
 
 
Coerência – dar sequência lógica ao texto: 
 
 
• é a conexão de sentido entre as palavras para formar uma mensagem harmônica. 
 
 
Eficiência – domínio das técnicas para realizar corretamente uma tarefa, no caso, a produção 
de texto. 
 
 
Eficácia – diz respeito a realizar a tarefa certa, no momento oportuno 
(adequado, apropriado, com razões convincentes e convenientes), 
para alcançar o objetivo. Originalidade – consiste na forma de um 
redator dizer o que tem para transmitir: 
• Está ligada ao estilo do escritor, à sua maneira peculiar de passar suas 
 ideias. 
 
 
 
Correção gramatical – a correção é a obediência à gramática. 
 
 
• Usar a gramática de forma correta gera credibilidade. 
• Quanto maior o nível de conhecimento do receptor, maior deve ser a atenção do redator 
quanto à correção gramatical. Daí a necessidade de estudar sintaxe, concordância verbal e 
nominal, colocação pronominal e colocação dos termos na oração. 
 
Todas essas características devem ser levadas em consideração para construção de um bom 
texto. Fornecer o conteúdo não basta, é preciso ser eficiente na linguagem do texto para que ele 
posse ser facilmente transmitido e entendido. 
A originalidade permite propor formas eficazes para a transmissão da mensagem. 
 
Enfim, percebemos que tão importante quanto saber o que comunicar é saber expressar. 
Devemos pensar no interlocutor e nas formas de transformar sua mensagem para que ela seja 
recebi- da e compreendida por todos da melhor forma possível.