ESTUDO DIRIGIDO O Respeito aos Fundos em Arquivística (Duchein)

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF 
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS 
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
ALUNA: MARCELLY RAMOS COSTA
DUCHEIN, Michel. O Respeito aos Fundos em Arquivística: princípios teóricos e problemas práticos. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, p.14-33.
Fundos é mais ou menos o conjunto de documentos cujo acréscimo é efetuado no exercício das suas atividades
O princípio fundamental do arquivo: o respeito dos Fundos
É mais fácil enunciá-lo do que defini-lo do que aplicá-lo.
Problemas: 
1- A dificuldade de definir o Fundos em relação à hierarquia dos organismos produtores de arquivo. As vezes, não são organismos bem definidos que possuam uma personalidade jurídica precisa e estável. Ou, a complexidade funcional e laços de subordinação entre os diversos níveis do organismo dificultam a definição do Fundos.
Dentro dessa dificuldade, ele adota duas posições: 
Maximalista: define o Fundos ao mais alto nível, que a verdadeira unidade de função situa-se no topo.
Minimalista: consiste em reduzir o Fundos ao nível menor, considerando que a verdadeira unidade de função seja o que forma o conjunto.  
Nunca houve uma solução para esse problema
Por isso, propõe-se que para definir o organismo produtor de Fundos de Arquivos de guardar alguns critérios
Para produzir um Fundos o organismo (publico ou privado) deve possuir um nome e uma existência jurídica própria resultante de uma lei, ata, decreto etc
Deve possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto tendo valor legal
Sua posição na hierarquia administrativa deve ser definida pela ata que lhe deu origem
Deve ter chefe responsável 
A sua organização interna deve ser conhecida e fixada num organograma (é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles)
Consequências após essas aplicações
Separa as divisões de um organismo que não respondam às condições requisitadas pra produzir Fundos
Mesmo que subordinado a outro organismo e possuindo uma existencia juridica e um nivel de competências próprias produz um Fundos
Órgãos dependentes de outros e que produzem seu Fundos, os arquivos são próprios
Noção nova: hierarquia de Fundos dos organismo produtores, que traz a subordinação de certos Fundos em relação à outros.
2- As variações de competência dos organismos produtores de arquivo (para o arquivista é um falso problema)
São os problemas que levantam as variações de competências dos organismos. Aspectos:
Caso de supressão (o organismo produtor, ao longo do tempo, suprime uma das suas atribuições por já não corresponder a uma necessidade)
Caso de criação de competências: atribuições novas ao organismo (o contrário do caso de supressão)
Caso de transferência de competências: mistura dos dois primeiros casos
Caso de competências temporárias: atribuições que são necessárias mas temporariamente.
O fundos de um organismo que sofreu várias adições, supressões, transferências etc possuirá documentos refletindo todas essas variações, o que dificulta a reconstrução para a administração ou pra cronologia dos trabalhos.
Para isso muitos propõe que substituam a noção de fundos pela de record speries que seria seguimentos de documentos independentes do contexto administrativo, independente de qual seja a sua proveniência.
Logo vislumbramos o velho sistema de Natalis de Wally: classificação por tema.
O real problema é quando há transferências de papeis entre organismos. Em principio, os documentos pertencem ao primeiro organismo até a data de transferência mas infelizmente acontece que para exercer a nova competência o segundo organismo recolhe pelo menos uma parte dos documentos do primeiro organismo de acordo com a competência transferida.
Soluções proposta:
Os documentos que foram transferidos de um organismo para outro, deverão pertencer ao que os recolheu.
(mais duas)
3- Noção de proveniencia de um Fundos
Solução:
Quando um Fundos foi desmembrado ou integrado ao Fundos de outro organismo, ao ponto de perder a identidade e sua individualidade deve ser considerado como proveniente do organismo que o recolheu. Neste caso a noção de proveniencia esta ligada aquela de entrega e não a de produção.
4- Fundos “abertos” e Fundos “fechados”
Quando um organismo é suprimido, o Fundos de arquivo automaticamente é “encerrado” ou “fechado” quando são antigas. Mas atualmente há a administração moderna e é muito difícil saber quando um organismo para de existir ou muda de nome ou de lugar no sistema administrativo.
Um Fundos só fica completo quando é encerrado.
Os arquivos franceses, incluindo Natalis, negam a separar “arquivos correntes” de “arquivos historicos” pois pertencem ao mesmo fundo e não podem ser separados.
Soluções:
Se há uma evidente continuidade de competência entre os organismos (o suprimido e o novo), então, concluímos que foi uma troca de nomes ou uma modificação do organismo antigo e que seu Fundos não foi encerrado. Mas se há duvidas, o Fundos do organismo suprimido deve ser considerado como encerrado e um Fundos novo deve ser reaberto.
Se um organismo suprimido transfere suas competências pra outro organismo que já existia, o Fundos do que foi suprimido é encerrado e o do outro organismo continua mas com distinção.
Se um novo organismo é criado pra exercer as competências de vários organismos, vale como o exemplo acima
Um Fundos fica aberto até que o organismo que o produz é vivo, e que isso pode durar indefinidamente. Portanto, é de lhe aplicar um tratamento dinâmico que preserve a noção de unidade do Fundos.
5- O respeito dos Fundos implica o respeito da sua classificação interna de origem?
O ponto mais delicado ligado as dificuldades: Os exemplos não dizem nada, pelo menos na versão primitiva, da classificação interna dos documentos no Fundos.
Nem arquivistas, nem historiador etc tem que restabelecer o que o tempo destruiu salvo raros casos onde a reconstituição exata e segura são possíveis. Devemos portanto rejeitar o método de restauração .
A aplicação desse princípio é repleta de dificuldades.
Umas acerca das variações de competências de organismos produtores de arquivo: a estrutura interna reflete essas variações. Mas pior é que as vezes os organismos produtores tem respeito pelo “principio de estrutura” quando classificam seus arquivos correntes.
Geralmente os arquivos de grandes divisões internas de um organismo ficam mais individualizados e independentes, às vezes por comodidade funcional mesmo.
Temos também as supressões e acréscimos de competências. Isso acaba acumulando arquivos de várias proveniências, com classificações diversas, que são misturados na transferência etc que traz uma ideia sumária de desordem no momento da sua entrega nos depósitos de arquivo.
Então, o que é feito do respeito da estrutura interna dos Fundos?
Os dois princípios (princípio de estrutura e o de proveniencia) decorrem um do outro da concepção orgânica dos arquivos, que pe fundamental. Não podem ser dissociados.
Para determinar as possibilidades de aplicar as classificações dos Fundos o princípio do respeito de estrutura interna, deve-se distinguir os casos que pretendem soluções diferentes:
Caso de organismo de estrutura simples (geralmente organismo de importância fraca em relação ao número de pessoas que empregam onde os afazeres não são distribuídos ou não há sessões onde cada um possua uma atribuição precisa e estável): Se o organismo pratica uma qualquer classificação, o arquivista deve respeitá-la, melhorando se necessário, mas esse respeito não é obrigatório se a classificação é defeituosa. Ou se a classificação não for sistemática, o arquivista pode dar ao Fundos a classificação que melhor lhe prouver julgar. Não havendo, portanto, respeito da estrutura dos Fundos.
Caso de organismos de estruturas complexas (organismo que possui um leque de empregados e várias atribuições,divididos em setores onde cada um tem sua função definida por atribuições do organismo): os papéis produzidos por essas divisões constituem um conjunto que o respeito da estrutura manda que fiquem agrupados. Daí toma como base de classificação essas divisões. Infelizmente, essas divisões costumam ser instáveis, mudam com a frequência que tende a crescer no mundo moderno.
Com essas dificuldades, há duas soluções:
Quando não tão instáveis: Para conservar as divisões funcionais do organismo como base de classificação de Fundos, temos que dividir o Fundos por ordem cronológica ou períodos delimitados pelas mudanças de estrutura e classificar os documentos correspondentes a cada período formando o todo.
Quando muito instáveis: Deve-se renunciar a tomar essas divisões como base de classificação do Fundos e considerá-lo como um Fundos de organismo simples sem divisão interna.
Deve-se respeitar a classificação dada aos fundos pelos organismos que os produziram?
Dificuldades:
A classificação dada pelos organismos produtores nunca é concebida sobre um longo período de tempo porque tem utilidade funcional e pragmática e não históricas. Mas admitindo que essa dificuldade seja ultrapassada, há outras. Por um lado, a classificação dada por um organismo produtor pode somente afetar algumas facções ou setores, por outro, essa classificação pode ser efetuada por métodos estrangeiros ao método arquivístico e se aproximar da classificação das bibliotecas ou dos centros de documentação, contrárias ao princípio dos Fundos.
Por isso, seria ilusório procurar ter sistematicamente a classificação dada pelo organismo produtor como base de classificação arquivística.
Então, antes de adotar a solução, deve-se assegurar que:
A classificação dada pelo organismo produtor foi efetivamente realizada e conservada e não se ficou por uma simples intenção
Esta classificação foi perseguida por um período de tempo longo
Que não é incompatível com o princípio do respeito ao Fundos
Que ela englobe bem todos os documentos que compõem o Fundos ou divisão do Fundos de que diz respeito tratar.
Se estas condições não são reunidas, devemos renunciar a continuação da classificação dada pelo organismo produtor e fazer como se o Fundos nunca tivesse qualquer classificação antes de chegar nas mãos do arquivista.
Respostas para a questão do respeito da estrutura interna dos Fundos:
Quando um Fundos se compõe de divisões pelas divisões funcionais do organismo produtor, elas devem ser tomadas o mais que possível com base na classificação arquivística mas podemos ser obrigados a renunciá-las se as divisões funcionais mudam frequentemente de estrutura e atribuições.
Quando um Fundos possui uma classificação dada pelo organismo de entrega, ela pode ser conservada como base de classificação na condição de ser estável, sobre um período longo, compatível com o princípio do respeito dos Fundos, e caso contrário o arquivista pode inspirar-se dessa classificação pro seu próprio trabalho, mas não segui-lo cegamento.
Em todo caso, o arquivista pode dar ao Fundos ou a divisão, em toda medida do possível, sobre a estrutura interna do organismo produtor, mas sem ser obrigado a refletir na sua classificação os detalhes e as variações dessa estrutura.
A classificação dos Fundos por partes cronológicas: quando se trata de um Fundos encerrado proveniente de um organismo cuja estruturas internas e atribuições sofreram mudanças profundas. Mas para os Fundos abertos, assim como para os Fundos encerrados cuja composição reflete as mudanças de estrutura e atribuições sofridas pela organismo produtor, a classificação por partes cronológicas é uma necessidade prática que se impõe aos arquivistas.
Mas há três regras para isso não causar um desmembramento dos Fundos:
As partes cronológicas escolhidas como base da classificação devem ser longas para construir um conjunto de arquivos coerentes
Essas partes devem corresponder a períodos bem definidos na vida do organismo
É preciso que todos os documentos que corresponda a essa parte cronológica sejam reunidos de maneira que a totalidade dessa parte seja tratada simultaneamente.
Após seguidas essas três regras, podemos proceder o tratamento de cada parte cronológica como se se tratasse de um Fundos encerrado. Mas, por ser fragmentos, deve tratar cada parte com o máximo de semelhança em relação às partes anteriores para facilitar o trabalho do próximo pesquisador.
Logo, vemos que o tratamento por partes cronológicas não é contraditório com o respeito da estrutura interna dos Fundos pois ele se aplica a cada parte cronológica interior.
Este tratamento só pode ser empreendido depois de muito tempo de encerrado da parte cronológica visada para ter certeza que nenhum documento correspondente a esta parte tenha ficado no organismo de origem.