Gerenciamento das comunicações e boas práticas na condução de reuniões

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Gerenciamento das comunicações e 
boas práticas na condução de reuniões
Jeferson Farias e Ana Carolina Greef
Introdução
Vamos refletir sobre questões relacionadas à comunicação? Você conhece as características, 
ferramentas e técnicas para um gerenciamento de sucesso das comunicações de um projeto? Pode-
ria apontar diferentes tecnologias e modelos de comunicação? Sabe a importância que as reuniões 
bem conduzidas têm para o projeto? Sabe dizer, ainda, qual a melhor forma de se conduzir uma 
reunião? Pois estes serão nossos assuntos a seguir.
Objetivos de aprendizagem
Ao final desta aula, você será capaz de:
 • entender os principais processos e técnicas para elaborar o plano de comunicação e 
condução de reuniões.
1 Processo Gerenciar as Comunicações
Inicialmente, é importante você entender que o planejamento do gerenciamento de comuni-
cações do projeto é idealizado e elaborado a partir de diferentes técnicas e ferramentas descritas 
pelo guia PMBOK (2012). 
Uma vez definido esse plano, é necessário aplicá-lo. Por isso, o processo de gerenciamento 
das comunicações é fundamental para o sucesso do projeto.
FIQUE ATENTO!
Durante o ciclo de vida do projeto, é necessário garantir que os métodos, técnicas, 
modelos e tecnologias definidos no plano de comunicações sejam aplicados. 
Perceba que o processo Gerenciar as Comunicações objetiva garantir a execução do que foi 
planejado. Nesse processo, as informações são criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e 
disponibilizadas de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.
Entenda que o principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação 
eficiente e eficaz entre as partes interessadas (PMBOK, 2004).
Figura 1 – Fluxo de informações precisa ser eficiente
Fonte: Viktor88/Shutterstock.com.
FIQUE ATENTO!
Lembre-se de que o gerenciamento das comunicações de um projeto é uma ativi-
dade constante, pois o gerente de projetos e sua equipe estão interagindo entre si 
e com as demais partes interessadas ao longo de todo o esforço do projeto. Além 
da distribuição de informações relevantes, esse processo visa garantir que as infor-
mações sejam geradas, recebidas e compreendidas adequadamente (CARVALHO; 
RABECHINI JUNIOR, 2015).
Conheça a seguir algumas técnicas e considerações muito úteis para o gerenciamento eficaz 
das comunicações, apresentadas no PMBOK (2004):
 • modelos de emissor-receptor: incorporação de ciclos de feedback com o intuito de 
oferecer interação/participação, além de remover barreiras de comunicação. Nesse 
modelo, um emissor envia uma mensagem a um receptor, que interpreta essa mensa-
gem. Se o receptor compreende ou não a mensagem, envia um feedback, ou seja, um 
retorno ao emissor da comunicação (CARVALHO; RABECHINI JUNIOR, 2015);
 • escolha dos meios de comunicação: quando usar a comunicação escrita ou oral, rela-
tórios formais ou informais,presencialmente ou via e-mail;
 • estilo de redação: uso adequado da linguagem escrita, seja com orientações ou com 
textos;
 • técnicas de gerenciamento de reuniões: preparação de uma agenda para a reunião e 
resolução de conflitos;
 • técnicas de apresentação: impacto da linguagem corporal e aplicação de recursos 
visuais;
 • técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos;
 • técnicas de escuta: confirmar e esclarecer o entendimento.
Agora que entendemos o papel do processo Gerenciar as Comunicações de um projeto, vamos 
estudar algumas técnicas para o gerenciamento das comunicações na empresa. Acompanhe!
2 Técnicas para o gerenciamento das comunicações
Nesse tópico, vamos entender que, além do planejamento das comunicações, o processo 
Gerenciar as Comunicações orienta também a utilização de determinadas ferramentas e técnicas, 
indicadas pelo PMBOK (2004), sendo elas:
Tecnologias de comunicações: a escolha das tecnologias de comunicações, como e-mail ou 
sistema de troca de mensagens, pode variar de um projeto para outro conforme a urgência, dispo-
nibilidade, formação das pessoas, e também varia no decorrer do ciclo de vida de um projeto, por 
isso a escolha deve ser apropriada às informações que estão sendo comunicadas (PMBOK, 2004).
Métodos de comunicação: sabendo que podem existir barreiras e possíveis desafios no pro-
cesso, como a distância entre as pessoas da equipe, a necessidade de treinamento e falhas no 
entendimento de alguma comunicação, o foco é assegurar que as informações criadas e distribu-
ídas sejam recebidas e compreendidas (PMBOK, 2004). 
É importante você entender que a compreensão de informações enviadas pelo emissor pos-
sibilita a resposta pelo receptor da comunicação, gerando uma situação de troca e compartilha-
mento entre ambos.
Figura 2 – Resposta de receptores a uma comunicação
Fonte: Dooder/Shutterstock.com.
Sistemas de gerenciamento das informações: as ferramentas de gerenciamento e distribui-
ção das informações do projeto podem ser (PMBOK, 2004):
 • gerenciamento de documentos;
 • gerenciamento de comunicações eletrônicas;
 • softwares para gerenciar projetos.
Relatórios de desempenho: os relatórios e a distribuição deles envolvem a coleta e a análise 
periódica do que foi planejado para o momento em questão no projeto ou do que foi alcançado em 
termos de resultado na última vez em que houve uma verificação, em relação ao que está sendo 
alcançado no momento presente do projeto, para entender e comunicar seu andamento e seu 
desempenho, prevendo seus resultados (PMBOK, 2004).
Lembre-se de que os relatórios precisam fornecer informações no nível apropriado para cada 
público. Para cumprir essa função, o formato pode variar do mais simples ao mais elaborado. 
Além disso, os relatórios podem ser periódicos sobre todo o projeto ou sobre um aspecto especí-
fico, como custos ou cronograma, por exemplo (CARVALHO; RABECHINI JUNIOR, 2015). 
EXEMPLO
Os relatórios de desempenho mais elaborados podem incluir, como indicado pelo 
PMBOK (2004):
 • análise do desempenho;
 • análise de previsões de projeto;
 • situação dos riscos;
 • trabalho concluído;
 • trabalho a ser realizado;
 • resumo das mudanças aprovadas;
 • outras informações relevantes.
Nesse tópico, você conheceu as características de algumas técnicas de gerenciamento das 
comunicações. A seguir, vamos entender a importância das habilidades interpessoais nesse processo.
3 Habilidades interpessoais e gerenciamento 
das comunicações
Você conhece ou se lembra das habilidades interpessoais? Vamos recapitular rapidamente 
cada uma delas, conforme Bruzzi (2014):
 • liderança;
 • desenvolvimento da equipe;
 • motivação;
 • comunicação;
 • empatia – compreender outras pessoas;
 • tomar decisões;
 • habilidade de negociação;
 • estabelecimento de confiança junto à equipe;
 • gestão de conflitos;
 • capacidade de guiar as pessoas para realizarem suas tarefas e obter resultados de 
qualidade.
Você pode perceber que, além de a comunicação ser uma habilidade interpessoal, ela tam-
bém permeia praticamente todas as outras.
SAIBA MAIS!
Amplie seus conhecimentos a partir da leitura do capítulo 1, “Conhecendo o que vamos 
fazer”, do livro “A Comunicação na Gestão de Projetos: melhorando a comunicação 
(maior razão do sucesso ou fracasso) nos projetos com o apoio da comunicação 
social”, de Airton Molena. O capítulo aborda os conhecimentos necessários ao bom 
planejamento e gestão de comunicações.
Lembre-se de que, durante todo o projeto, o gerente e sua equipe precisam trocar informa-
ções para tomar decisões, como planejar o orçamento, determinar os recursos, negociar preços, 
avaliar riscos. 
Figura 3 – Reuniões permitem avaliar riscos e decidir 
Fonte: Maxim Blinkov/Shutterstock.com.
É fundamental ter em mente que a equipe de gerenciamento e demais stakeholders preci-
sam realizar reuniões que garantam o repasse correto dasinformações (CARVALHO; RABECHINI 
JUNIOR, 2015).
4 Reuniões e o gerenciamento das comunicações
Compreenda que a entrega dos resultados do projeto ocorre porque o gerente do projeto rea-
liza seu trabalho por meio do esforço de sua equipe e de outras partes interessadas. Dessa forma, 
a aplicação das habilidades de comunicação, principalmente por meio de reuniões, como indicam 
Carvalho e Rabechini Junior (2015), é extremamente necessária.
A resolução de conflitos, a negociação, o desenvolvimento da equipe, a motivação, a orienta-
ção da equipe e a tomada de decisões, indicados por Bruzzi (2014) como competências relaciona-
das à gestão das comunicações, podem ser trabalhados por meio de reuniões.
FIQUE ATENTO!
Você consegue imaginar em que situações a prática de realizar reuniões não fun-
ciona corretamente? Frequentemente, as reuniões não funcionam quando ocorre a 
falta de planejamento (agenda, horário, materiais, suportes), a falta de liderança e a 
indisciplina dos participantes.
É importante ressaltar que é papel do gerente de projetos organizar a reunião, planejando-a 
previamente para que ela seja produtiva e útil ao projeto (CARVALHO; RABECHINI JUNIOR, 2015).
EXEMPLO
Para otimizar as reuniões, você pode seguir alguns passos, como:
 • agendar reuniões periódicas com antecedência;
 • definir o escopo ou objetivo da reunião;
 • definir a pauta com as entregas e resultados esperados;
 • definir o tempo limite, cronograma da reunião;
 • distribuir a pauta e cronograma com antecedência;
 • convocar apenas quem realmente for necessário para a reunião;
 • permitir que as pessoas conheçam de antemão a sua responsabilidade 
individual;
 • documentar o que foi discutido em reunião e seus resultados.
SAIBA MAIS!
Além das práticas destacadas neste tópico, você pode encontrar mais dicas valiosas 
para uma reunião eficaz no artigo “6 estratégias para manter o foco de uma reunião”, 
de Claúdia Gasparini. Acesse em: <http://exame.abril.com.br/carreira/6-estrategias-
para-manter-o-foco-de-uma-reuniao/>.
Figura 4 – Equipe
Fonte: OPOLJA/Shutterstock.com.
Até aqui, você estudou os esforços e as técnicas que o gerente de projetos pode utilizar 
para gerenciar com sucesso as comunicações. A seguir, fique atento a outros pontos importantes 
sobre o papel das reuniões e da comunicação.
É preciso que você entenda que o uso da ferramenta de reuniões faz parte da rotina de um 
ambiente de projetos.
Entenda ainda que reuniões bem planejadas, agendadas e executadas auxiliam a equipe a 
obter êxito em seus projetos com mais facilidade.
Fechamento
Nesta aula, você teve a oportunidade de: 
 • compreender a importância de reuniões bem conduzidas para o projeto;
 • conhecer técnicas para desenvolver reuniões de forma eficaz;
 • conhecer as características, ferramentas e técnicas para elaborar o plano de comunica-
ção e conduzir o gerenciamento de sucesso das comunicações de um projeto.
Referências 
BRUZZI, Demerval Guilarducci. Gerência de projetos. 2. ed. Brasília: Senac, 2014.
CARVALHO, Marly Monteiro de; RABECHINI JUNIOR, Roque. Fundamentos em Gestão de Projetos: 
construindo competências para gerenciar projetos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2015. 
GASPARINI, Cláudia. 6 estratégias para manter o foco de uma reunião. Disponível em: <http://
exame.abril.com.br/carreira/6-estrategias-para-manter-o-foco-de-uma-reuniao/>. Acesso em 15 
jan. 2017.
MOLENA, Airton. A comunicação na gestão de projetos: melhorando a comunicação (maior razão 
do sucesso ou fracasso) nos projetos com o apoio da comunicação social. 1. ed. Rio de Janeiro: 
Ciência Moderna, 2011.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de 
Projetos (Guia PMBOK). 5. ed. EUA: PMI, 2012.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Geren-
ciamento de Projetos (PMBOK). 3. ed. PMI, 2004.