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Procedimentos Administrativos
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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
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Correspondência
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, pro-
duzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela 
que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. 
Marilena Leite Paes
• Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são chamados de 
correspondência;
• Correspondência interna é a correspondência trocada entre setores ou 
áreas de uma mesma instituição;
• Correspondência externa é aquela trocada entre uma instituição e outras 
entidade e/ou pessoas físicas;
• Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de 
interesse específico das atividades da instituição;
• Correspondência particular é a de interesse pessoal de funcionários/ser-
vidores da instituição.
QUESTÕES DE CONCURSO
1. (FUNCAB/SESC-BA) Correspondência é a comunicação escrita, expedida 
ou recebida por entidades coletivas, pessoas ou famílias. Dentro do gênero 
de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por 
se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que 
as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio. 
Quanto ao destino e procedência, as correspondências se classificam em:
a. pública e privada.
b. ostensiva e sigilosa.
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c. externa e interna.
d. primária e secundária.
e. corrente e permanente.
Comentário
As correspondências podem ser trocadas dentro do órgão público ou entre 
órgãos distintos.
 
2. (QUADRIX/CRO/GO) Os termos geralmente adotados pela comunidade ar-
quivística brasileira consideram que é uma comunicação escrita, recebida 
(passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, car-
tões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser inter-
na ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente.
a. correspondência
b. legado
c. dossiê
d. catálogo
e. processo.
3. (CESPE-UNB/FUNDAC-PB) A correspondência externa é aquela trocada en-
tre os órgãos de uma mesma instituição.
Comentário
A correspondência externa é trocada entre órgãos diferentes.
4. (CESPE-UNB/EMBASA) Qualquer espécie de comunicação escrita que cir-
cule nos órgãos ou entidades – exceto os processos – é denominada corres-
pondência. Quanto à sua natureza, ela pode ser interna ou externa, oficial ou 
particular, recebida ou expedida. Quanto ao grau de sigilo, a correspondên-
cia oficial pode ser ostensiva ou sigilosa.
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Comentário
Atenção à exceção quanto aos processos.
5. (CESPE-UNB/MPS) Correspondência é o nome dado a todas as espécies de 
comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os 
processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida 
ou expedida.
PROCESSO
Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma 
ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
Dicionário de Terminologia Arquivística
Portaria 5/2002 – MPOG:
Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais 
detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres téc-
nicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. 
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6. (QUADRIX/CRO/PR) Processo é um conjunto de documentos que impliquem 
responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao escla-
recimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante 
sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de ou-
tros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Comentário
Atenção ao conceito de processo e sua tramitação.
7. (QUADRIX/FUND.ABC) Qual o termo geralmente usado na administração 
pública para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, 
e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação admi-
nistrativa ou judiciária?
a. Guia.
b. Índice.
c. Processo.
d. Recolhimento.
e. Fundo.
AUTUAÇÃO
Portaria Interministerial 1.677/2015
Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocoliza-
dora, visando à formação de processo.
Atenção!
A Portaria Interministerial 1.677/2015 revogou a Portaria 5/2002 do MPOG e 
trouxe novos conceitos e novas formas de tratar correspondências de modo a 
atualizar informações que já estavam defasadas na portaria anterior.
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• O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;
• Todas as folhas são numeradas sequencialmente;
• Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;
• Os dados básicos são cadastrados em um sistema;
• É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da insti-
tuição;
• É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados. 
• O setor de protocolo normalmente fica localizado na entrada do órgão 
público.
• Exemplo de como devem ser acondicionados os autos do processo.
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NUMERAÇÃO DAS FOLHAS
• A numeração se dará em ordem crescente;
• A primeira folha do processo deve ser a número 1;
• A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso;
• A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha;
• Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a nume-
ração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração);
• As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As 
demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no pro-
cesso.
Exemplo de carimbo:
Localização do carimbo na folha:
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Em caso de erro:
QUESTÕES DE CONCURSO
8. (CESPE-UNB/ANCINE) As peças de um processo devem ser numeradas e 
rubricadas.
9. (CESPE-UNB/STJ) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubri-
cadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.
Comentário
A numeração das primeiras folhas é de responsabilidade do setor de protocolo, 
as próximas folhas incluídas ao processo serão numeradas pelos funcionários 
dos setores que as incluíram.
JUNTADA
• É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da 
anexação ou apensação.
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ANEXAÇÃO
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na 
qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional
Atenção!
Na anexação pode-se juntar documentos soltos (procedimento mais comum) e 
até mesmo processos inteiros, de acordo com a necessidade.
APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria 
tratada, conservando cada processoa sua identidade e independência.
Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional
DESAPENSAÇÃO
É a separação de processos anteriormente apensados.
Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional
Atenção!
Para a prova, é importante lembrar que: a anexação é a juntada de documentos em 
caráter definitivo e a apensação é a juntada em caráter temporário. A separação 
dos documentos apensados é chamada desapensação. Cuidado com questões 
que podem trocar esses conceitos com o intuito de confundir o candidato.
10. (QUADRIX/DATAPREV) A juntada por apensação é a reunião de dois ou 
mais processos que tenham correlação entre si, sem incorporarem-se em 
definitivo, visando a uniformidade de tratamento em matéria semelhante.
Comentário
Apensação: em caráter temporário; anexação: em caráter definitivo.
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11. (CESPE-UNB/IBRAM) Apenso é o documento ou processo juntado a pro-
cesso sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo 
juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma 
procedência, por afinidade de conteúdo. 
12. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-
xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo 
mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-
melhante.
13. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-
xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo 
mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-
melhante.
Comentário
Cuidado com a inversão de conceitos.
ABERTURA DE NOVOS VOLUMES
Portaria Interministerial 1.677/2015
É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no 
máximo, 200 folhas. 
Atenção!
As folhas são numeradas sequencialmente, ou seja, um novo volume começará 
da folha 201 e não da folha 01 e assim sucessivamente.
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DESENTRANHAMENTO
Portaria Interministerial 1.677/2015
Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-
ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do 
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO
Portaria Interministerial 1.677/2015
Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-
ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão 
ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo. 
14. (FUNCAB/SOPH-RO) A separação de parte da documentação de um ou mais 
processos para formação de novo processo é conhecida como:
a. desapensação.
b. diligência.
c. despacho.
d. desmembramento.
e. distribuição.
15. (CESPE-UNB/ANATEL) Parte da documentação de um processo, de acordo 
com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.
Comentário
Atenção ao conceito de desmembramento.
16. (CESPE-UNB/MCT) O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de 
um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
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Comentário
Cuidado para não confundir os conceitos de desmembramento e 
desentranhamento.
DILIGÊNCIA 
Portaria Interministerial 1.677/2015
Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complemen-
tar uma informação equivocada ou incompleta em um processo. 
Portaria 5/2002 - MPOG
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indis-
pensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim 
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. 
17. (FUNIVERSA/CEB) No contexto dos procedimentos administrativos, diligência é
a. o termo que caracteriza a abertura de um processo.
b. a separação física de processos apensados.
c. a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver 
interesse da Administração ou a pedido do interessado.
d. a separação de parte da documentação de um ou mais processos para a 
formação de novo processo.
e. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalida-
des indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao 
órgão que assim procedeu.
Comentário
Diligência é devolver o processo a uma área anterior para se corrigir alguma 
falha apontada.
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18. (CESPE-UNB/MI) O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as 
formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.
ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO
Portaria Interministerial 1.677/2015
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja trami-
tação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a 
produção do documento. 
São três as situações que implicam no arquivamento de um processo:
1) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja pelo atendimento ou 
não do pedido realizado pelo requerente;
2) Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; ou
3) Por decisão motivada de autoridade competente.
19. (CESPE-UNB/FUB) O processo, documento típico das organizações públi-
cas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento 
da demanda.
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GABARITO
1. c
2. a
3. E
4. C
5. C
6. C
7. c
8. C
9. E
10. C
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12. C
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14. d
15. E
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17. e
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�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a 
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.