Manual Técnico Administração de Pessoal

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OBJETIVO
Estabelecer um padrão para as atividades pertinentes a Área de Administração de Pessoal em todas as unidades da PRÓ SAÚDE, bem como as diretrizes para controle dos documentos e registros, incluindo o processo de elaboração, revisão, aprovação, disponibilização e arquivamento, de acordo com a legislação e normas coletivas vigentes.
ABRANGÊNCIA
Este manual tem como abrangência a Sede Corporativa e Unidades Administradas pela Pró-Saúde.
DEFINIÇÕES E SIGLAS
ADP: Administração de Pessoal
WFM: Work Force Management
CLT: Consolidação das Leis Trabalhistas
RPA: Recibo de Pagamento Autônomo
CTPS: Carteira de Trabalhho e Previdência Social
CAGED: Cadastro Geral de Empregados e desempregados
REP: Registro Eletrônico de Ponto
ASO: Atestado de Saúde Ocupacional
ACT: Acordo Coletivo do Trabalho
CCT: Convenção Coletiva do Trabalho
RESPONSABILIDADES
Diretoria de Gestão de Pessoas
Aprovar o Manual e as suas respectivas atualizações
Assegurar e garantir o cumprimento das diretrizes
Gerência de Administração de Pessoal
Elaborar o Manual e suas respectivas atualizações
Diretoria das Unidades
Cumprir e fazer cumprir os procedimentos estabelecidos pelo presente manual.
Equipes de Administração de Pessoal
Cumprir os processos de cada subsistema.
DESCRIÇÃO
FOLHA DE PAGAMENTO
Prazos
Todas as unidades da Pró Saúde devem obedecer aos prazos estabelecidos pelo Cronograma Mensal de Folha de Pagamento que é enviado até o último dia útil do mês anterior à Competência.
O descumprimento dos prazos estabelecidos impacta diretamente no fechamento da Folha de Pagamento, e podem acarretar em atrasos no envio dos arquivos finalizados e consequentemente afeta os prazos estabelecidos pelo eSocial.
Para que a Folha de Pagamento da unidade seja processada é necessário que todos os processos abaixo estejam finalizados:
Recebimento da Planilha de Lançamentos (FORMULÁRIO - PLANILHA DE LANÇAMENTO)
Fechamento do Ponto (WFM-Siqual)
Rescisões Processadas
Admissões Processadas
Informações de Afastamentos e Altas
A ordem de Cálculo e Fechamento das Folhas de Pagamento obedecerá a mesma ordem de finalização dos processos acima, portanto, se um desses processos não estiver fechado ou tiver que ser reaberto, a unidade será a última a ser processada.
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho - Folha de Pagamento
Datas de Pagamento
Pagamento Mensal de salários - Os pagamentos serão realizados até o quinto dia útil de cada mês. Caso a data estipulada seja nos finais de semana ou feriados, o pagamento poderá ser antecipado para o último dia útil antecedente à data fixada.
Adiantamento Quinzenal – Para as unidades optantes, será pago no dia 20 (Vinte) de cada mês. Caso a data estipulada seja nos finais de semana ou feriados, o pagamento poderá ser antecipado para o último dia útil antecedente à data fixada.
	
Pagamento de salário Substituição
Deve ser encaminhado através de Formulário (Salário Substituição) devidamente assinado pela Diretoria para análise da área de DHO (Desenvolvimento Humano Organizacional). 
Após a aprovação, a equipe de ADMINISTRAÇÂO DE PESSOAL da SEDE , fica responsável pelo processamento em folha de pagamento.
Deve ser observada a data limite para envio no Cronograma Mensal de Folha de Pagamento. 
Pagamento de Adicional de responsabilidade Técnica
Enviar Formulário para pagamento do ART devidamente aprovado pela Diretoria local. Deverá seguir o valor estabelecido pelo órgão de Classe da respectiva Categoria Profissional ou CCT.
Salário Contribuição INSS – Duplo vínculo
Para efeito da observância do limite máximo do salário-de-contribuição, o contribuinte individual que prestar serviço, no mesmo mês, a mais de uma empresa, deverá informar a cada empresa , o valor recebido sobre o qual já tenha incidido o desconto de contribuição, mediante a apresentação do comprovante de pagamento.
O contribuinte individual que prestar serviço a empresas e, concomitantemente, exercer atividade como empregado ou trabalhador avulso, para observância do limite máximo de contribuição, deverá apresentar às contratantes o recibo de pagamento de salário relativo à competência anterior à da prestação de serviços ou prestar declaração, sob as penas da lei, de que é segurado empregado, inclusive doméstico ou trabalhador avulso, consignando o valor sobre o qual é descontada a contribuição naquela atividade ou declarando que a remuneração recebida naquela atividade atingiu o limite máximo do salário-de-contribuição e identificando a empresa ou o empregador doméstico que efetuou ou efetuará o desconto sobre o valor por ele declarado.
O prazo para envio do comprovante e/ou Declaração deve obedecer a data estabelecida pelo Cronograma mensal de Folha (Envio da Planilha).
Folha de Pagamento de Autônomos
Necessário enviar toda documentação e formulário (AUTORIZAÇÃO RPA) devidamente preenchido com assinaturas da área Responsável e Diretoria.
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento INSTRUÇÃO DE TRABALHO – AUTÔNOMOS-RPA
Notas Fiscais ou RPA enviada com data retroativa não serão processadas e o processo será devolvido.
A data limite para envio dos processos de Autônomos deve obedecer a data estabelecida pelo Cronograma mensal de Folha.
Pagamento do 13º Salário
Será pago por meio de depósito em conta salário, em duas parcelas, sendo a primeira no dia 30 de novembro e a segunda no dia 20 de dezembro de cada ano.
Aos colaboradores que usufruírem de suas férias a partir de janeiro, poderá ser liberada a primeira parcela do 13º Salário, desde que solicitado via programação anual de férias enviado no mês outubro, no entanto sobre a primeira parcela não deve incidir qualquer desconto, ficando os descontos de imposto de renda, INSS e pensão alimentícia (se houver), para a segunda parcela que deve ser paga conforme prazo mencionado anteriormente.
Responsabilidades
Administração de Pessoal Unidades 
Concluir os processos abaixo dentro do prazo estabelecido pelo Cronograma Mensal de Folha de Pagamento:
Admissões 
Rescisões 
Férias Processadas
Adicionais (Sobreaviso / Salário Substituição)
Alterações
Banco/ Agência/ Conta
Cargo e Salário
Cadastrais
Transferências
Benefícios
Vale Refeição
Vale Transporte
Convênio Médico
Odontológico
Auxilio Creche
WFM-SISQUAL
Tratamento do Ponto eletrônico (Sisqual)
Faltas justificadas e Injustificadas / Atrasos 
Hora Extra
Afastamentos
Multas
Oficio de Pensão Alimentícia
Periculosidade
Insalubridade
Plantonistas
Conferência dos Valores e movimentações informadas
Administração de Pessoal SEDE
Efetuar o processamento de todas as informações recebidas;
Cálculo e Conferência de todos os lançamentos;
Verificar/ conferir as Pensões Alimentícias;
Manutenção nas Tabelas de encargo;
Gerar Guias de Recolhimento INSS / FGTS / IRRF / SINDICAIS;
Gerar SEFIP
Gerar Títulos para Pagamento
Gerar relatórios Gerais de Folha de Pagamento
Controle e Contabilização em folha de todos os Pagamentos 
ADMISSÃO 
Prazos
Os Processos de Admissão deverão ser encaminhados para a área de Administração de Pessoal da SEDE com antecedência mínima de 3 dias úteis (anterior à data de início do colaborador). Atenção especial em vésperas de Feriado e Finais de Semana.
Caso falte algum documento no Processo de Admissão o mesmo será devolvido. 
Exemplo prazos:
Data da admissão: .................................................................................................09/04/2018 
Prazo para envio da documentação de admissão (UNIDADE)...............................04/04/2018 
Prazo para envio processo admissional (SEDE).....................................................06/04/2018
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho - Admissão de colaboradores
Responsabilidades
Administração de Pessoal Unidades 
Recolher documentação original do candidato
Digitalizar Documentação conforme estabelecido peloCHECK-LIST ADMISSIONAL (Formulário-Relação de Documentos Admissionais)
Preencher Planilha de Admissão (FORMULÁRIO - PLANILHA DE ADMISSÕES)
Realizar Qualificação Cadastral no eSocial 
Encaminhar o processo para a área de Administração de Pessoal SEDE
Conferir processos admissionais (Contrato, CTPS) enviados pela SEDE
Colher Assinatura dos novos colaboradores na documentação de admissão
Entregar CTPS aos novo Colaborador
Digitalizar e Indexar documentação assinada no sistema Gigabox
Arquivar documentação
Administração de Pessoal SEDE
Conferir Processos admissionais enviados pela unidade
Realizar o cadastramento dos novos colaboradores nos sistemas Protheus e WFM-Sisqual
Realizar cadastramento de PIS para novos admitidos.
Gerar relatórios de processo admissional (Kit)
Gerar etiqueta para registro em CTPS
Enviar informações para CAGED 
Enviar informações para eSocial
Envio do Kit Admissional para as Unidades
FÉRIAS
Prazos
A programação de férias será realizada pelas Unidades e SEDE até o dia 20 de cada mês obedecendo os prazos legais abaixo:
Entrega do aviso de Férias ao colaborador:	Conforme artigo 135 da CLT é de 30 Dias antes do início do gozo de férias e o colaborador dará recibo ao empregador.
Pagamento de férias: Conforme artigo 145 da CLT serão efetuados até 2 (dois) dias úteis antes do início do respectivo período. 
Alteração das férias: As férias só poderão ser alteradas mediante solicitação com justificativa no período mínimo de 31 Dias que antecede o início do gozo de férias, desde que o colaborador não tenha recebido o Aviso de Férias.
Cancelamento de férias por motivo de demissão por decisão do empregador: As férias somente poderão ser canceladas com antecedência mínima de 31 dias, desde que o colaborador não tenha assinado o Aviso de Férias. Se isso ocorrer o colaborador deverá cumprir período de gozo conforme programado e a demissão sem justa causa só poderá ser efetivada após cumprimento do período de estabilidade, se houver. 
Cancelamento de férias por motivo de demissão por decisão do colaborador: As férias poderão ser canceladas a qualquer momento antes do início do gozo mediante carta de Pedido de demissão do colaborador. Caso já tenha sido realizado depósito do valor correspondente ao pagamento das férias, este deverá ser devolvido pelo colaborador e o respectivo comprovante deverá ser entregue junto com a carta de pedido de demissão. 
Cancelamento de férias por motivo de Afastamento médico: A unidade deverá comunicar o cancelamento das férias para a SEDE imediatamente, mesmo que o colaborador já tenha assinado o Aviso de férias, neste caso o documento será anulado (Solicitar a via ao colaborador). Caso já tenha sido realizado depósito do valor correspondente ao pagamento das férias, este deverá ser devolvido pelo colaborador e o respectivo comprovante deverá ser enviado para a área de Administração de Pessoal da SEDE. 
As férias poderão ser reprogramadas após o retorno do afastamento obedecendo período mínimo de 30 dias anteriores ao início do gozo de férias.
Concessão de férias: Conforme artigo 134 da CLT serão concedidas nos 12 meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito, ou seja, o colaborador deverá retornar de férias antes do início do próximo período aquisitivo, considerando inclusive o Abono pecuniário. 
Com a vigência da Lei nº 13.467 (Reforma Trabalhista), as férias poderão ser concedidas de forma parcelada em até três períodos, desde que haja a concordância do trabalhador. Para o fracionamento do gozo das férias deverão ser observadas as seguintes regras:
Concessão de um período de férias com pelo menos 14 dias; e
Os demais períodos não poderão ser inferiores a 5 dias.
Em relação ao dia para início das férias, este não poderá ocorrer nos dois dias que antecedem a feriados ou ao dia do repouso semanal remunerado do empregado.
A programação dos demais períodos deverá ser feita de uma única vez, e obedecer ao prazo máximo para gozo de férias. 
Vale ressaltar que, havendo o fracionamento em 3 períodos, o último período de gozo deve ocorrer dentro do período concessivo, sob pena de termos que pagar em dobro as férias gozadas depois do período legalmente permitido, isto porque as férias devem ser concedidas dentro dos 12 meses subsequentes à aquisição do direito, período este chamado de "concessivo". 	
Exemplo prazos:
Data de início de gozo de férias................................................................................07/01/2019 
Prazo para a Unidade inserir a programação no sistema...........................................20/11/2018
Prazo para entrega do Aviso de Férias ao colaborador.............................................08/12/2018
Prazo para pagamento das férias pela Unidade........................................................03/01/2019
Definição legal
Período Aquisitivo: É o direito de férias adquirido pelo colaborador a cada 12 (doze) meses de trabalho.
Período Concessivo: É o período que a empregadora tem para conceder as férias ao colaborador. 
Período de Gozo: É o período de descanso das férias pelo colaborador.
Concessão de Férias: Todo “colaborador” terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o colaborador terá direito a férias, na seguinte proporção: 
30 (trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes; 
24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas;
18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas;
12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas. 
Perda de Período Aquisitivo: Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo:
Permanecer em gozo de licença, com percepção de salário, por mais de 30 (trinta) dias; 
Tiver percebido da Previdência Social prestações de acidente do trabalho ou de auxilio doença por mais 180 dias, embora descontínuos, dentro de um mesmo período aquisitivo. 
Número de faltas superior a 32 dias dentro do mesmo período aquisitivo.
Deixar de trabalhar, com percepção do salário por mais de 30 (trinta) dias em virtude de paralisação parcial ou total dos serviços da empresa. Neste caso a empresa comunicará ao órgão local do Ministério do Trabalho, com antecedência mínima de 15 dias, as datas de início e fim da paralisação total ou parcial dos serviços da empresa, e, em igual prazo, comunicará, nos mesmos termos, ao sindicato representativo da categoria profissional, bem como afixará aviso nos respectivos locais de trabalho;
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho - Férias
AFASTAMENTOS
Prazos
A comunicação de afastamentos e/ou altas deve ser realizada diariamente sempre que ocorrer. 
Em casos em que o segurado/colaborador não entregar na data correta os documentos necessários para o início ou término do afastamento, o mesmo deverá escrever carta de próprio punho justificando o respectivo atraso.
As unidades deverão enviar para a Administração de Pessoal SEDE até o dia 20 de cada mês a Planilha de Controle Geral de Afastados (FORMULÁRIO - CONTROLE GERAL DE AFASTADOS).
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho - Afastamento de Colaboradores
Documentos exigidos
Afastamento médico 
Atestado Médico maior do que 15 dias (pode ser a soma de mais de 1 documento, desde que pelo mesmo motivo)
Informação do último dia efetivamente trabalhado
Atestado médico de 120 dias para os casos de licença maternidade
Data de início do afastamento por auxílio doença previdenciário ou auxílio acidente de trabalho será no 16º dia do Afastamento. Para os casos de auxílio maternidade é o primeiro dia que deixar de comparecer ao trabalho, mediante atestado de 120 dias.
Alta médica
Comunicação de decisão do INSS
ASO de retorno ao trabalhoA data de término do afastamento por auxílio doença previdenciário ou auxílio acidente é no dia da alta determinado pelo INSS, após perícia médica. 
Para os casos de auxílio maternidade é o dia seguinte ao último dia do atestado de 120 dias. 
ATUALIZAÇÃO CADASTRAL
É de responsabilidade do colaborador a atualização periódica de Cadastro no sistema e no arquivo, sob pena de divergências cadastrais na conta do FGTS e cadastro do eSocial.
É de responsabilidade da área de Administração de Pessoal local e SEDE promover periodicamente campanhas internas com os colaboradores para Atualização cadastral.
Haverá necessidade de atualização cadastral nos casos abaixo:
Nascimento de Filhos
Exclusão de dependentes 
Mudança de estado civil, alteração no nome (casamento, divórcio, união estável)
Grau de escolaridade
Mudança de endereço
CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO
O controle e manutenção do ponto deverá seguir rigorosamente as determinações da Portaria 1510, Portaria 3.626/91 do Ministério do trabalho e Emprego.
Sistema de Ponto
A Pró Saúde utiliza o sistema WFM – Sisqual.
Obrigatoriedade de marcação
Todos os Colaboradores deverão efetuar o Registro de suas marcações diariamente no Relógio de Ponto Eletrônico – REP, com exceção de:
Diretores
Gerentes
Outros Cargos considerados de confiança
Estagiários
“Art. 62 - Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994) II - os gerentes, assim considerados os exercentes de cargos de gestão, aos quais se equiparam, para efeito do disposto neste artigo, os diretores e chefes de departamento ou filial. (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)” 
Colaboradores em serviços externos deverão solicitar a área de Administração de Pessoal o formulário de Controle de Ponto Manual (FORMULÁRIO - CONTROLE DE PONTO MANUAL).
Período de Apontamento
O período de apontamento de eventos de ponto para folha de pagamento é de 16 de um mês a 15 do mês seguinte. As marcações serão atualizadas no sistema diariamente de 3 em 3 horas e será efetuado automaticamente, em caso de algum problema com o relógio de ponto comunicar imediatamente ao suporte do TI.
Tratativas do Ponto
É de responsabilidade exclusiva do Gestor da área o tratamento das marcações que devem ocorrer sempre no prazo máximo de 48 horas.
A manipulação de marcações é ilegal e passível de falta grave.
Prazos
O prazo para encerramento das tratativas do ponto será estabelecido pelo Cronograma Mensal de Folha de Pagamento e deve ser seguido rigorosamente. 
Em caso de necessidade de reabertura do período para ajustes, o Gestor deverá abrir chamado justificando o motivo da solicitação.
Espelhos de Ponto
É de responsabilidade do gestor da área colher assinatura dos colaboradores nos Espelhos de Ponto e encaminhar para área de Administração de Pessoal no prazo máximo de 15 dias após o encerramento do período de apuração. 
É de responsabilidade da área de Administração de Pessoal digitalizar e indexar os espelhos de ponto assinados no prazo máximo de 30 dias após o encerramento do período de apuração. 
A perda ou extravio dos Espelhos de Ponto é de responsabilidade da área de Administração de Pessoal.
Troca de Escala / Turno e horário de trabalho
As trocas devem ser realizadas somente com prévia autorização da diretoria, sempre respeitando a legislação vigente e/ou convenção coletiva. 
Somente realizar a troca após efetivar a alteração no WFM-Sisqual.
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho – Ponto Eletrônico
RELAÇÕES SINDICAIS
Responsável por Negociações com Sindicatos dos Empregados e/ou Patronais a respeito de Convenções e/ou Acordos Coletivos do Trabalho.
Alçada de aprovação:
Seguindo o Fluxo de Aprovação, a Área de Relações Sindicais-SEDE deverá encaminhar para a Unidade ou Diretoria da SEDE o formulário de Aprovação de reajuste (FORMULÁRIO - APROVAÇÃO DE REAJUSTE POR DATA BASE) com a seguinte alçada de aprovação:
5.7.2 Fluxo de aprovação de reajustes salariais por ocasião de data base:
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho – Relações Sindicais
RESCISÃO DE CONTRATO
Tipos de Rescisão de Contrato
Pedido de demissão/ Aviso prévio indenizado;
Pedido de demissão/ Aviso prévio trabalhado;
Término de contrato na experiência por parte do colaborador;
Término de contrato na experiência por parte do empregador;
Término antecipado de contrato de trabalho por parte do colaborador;
Término antecipado de contrato de trabalho por parte do empregador;
Dispensa sem justa causa/ Aviso prévio indenizado;
Dispensa sem justa causa/ Aviso prévio trabalhado;
Abandono de emprego;
Falecimento;
Dispensa por justa causa;
Rescisão indireta
Prazos
Prazo para realizar os desligamentos
A data limite para realizar os desligamentos de colaboradores será estabelecido pelo Cronograma Mensal de Folha de Pagamento e deve ser seguido rigorosamente.
Casos de Pedido de Demissões e Demissões por Justa causa após a data limite devem informados imediatamente para área de Administração de Pessoal na SEDE.  
O descumprimento das datas estabelecidas pelo Cronograma impacta diretamente no fechamento da Folha de Pagamento das unidades e podem acarretar em atrasos no envio dos Processos de rescisão e consequentemente pagamento de multa (Artigo 477 da CLT)
Prazo para envio dos documentos
O Prazo para envio das informações de Rescisão é no máximo o dia seguinte ao desligamento do colaborador.
Exemplo:
Data da demissão:..................................................................05/03/2018 
Tratamento do ponto até.......................................................05/03/2018 
Data do Envio da Carta Assinada por e-mail:........................06/03/2018
Envio dos Apontamentos (Inclusive ponto) para a ADP.........06/03/2018
Prazo para pagamento das rescisões
A partir de 11 de Novembro de 2017, com a Reforma Trabalhista, o prazo para pagamento independentemente do tipo de rescisão passa a ser de dez dias corridos a partir do último dia trabalhado.
A partir de 11 de novembro de 2017, data em que entrou em vigor a Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista), as empresas estão desobrigadas da homologação junto ao sindicato ou Ministério do Trabalho, podendo acordarem em formalizar o desligamento na própria empresa, independentemente do tempo de emprego. 
O colaborador, tem a opção de se fazer acompanhar por um advogado, no ato da rescisão contratual. 
Observar sempre se há obrigatoriedade, da homologação ser realizada no Sindicato, prevista em Acordo ou Convenção Coletiva.
Documentação necessária
A unidade deverá encaminhar o formulário de Comunicação de Desligamento (FORMULÁRIO- AUTORIZAÇÃO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADOR) devidamente preenchido e assinado pelo Gestor responsável para a área de Administração de Pessoal SEDE com antecedência Mínima de 48 Horas.
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) deve ser realizado obrigatoriamente até a data da Homologação, desde que o último exame médico ocupacional, inclusive o admissional, tenha sido realizado há mais de 90 Dias. 
Para casos de demissões de Motoristas, devem seguir orientação da Portaria 945 (anexo) que determina a realização de Exame Toxicológico.
As unidades que possuem o WFM-Sisqual, todas as informações de ponto (horas extras, faltas, súmulas, adicional noturno, etc), devem ser tratadas no WFM Sisqual até o ultimo dia trabalhado. 
O espelho de ponto deve ser encaminhado junto com processo rescisório devidamente assinado pelo colaborador.
Alçadas de Aprovação:
Para casos de demissão de colaboradores com cargo de Gestão (Gerência ou Diretoria) o documento de Solicitação de desligamento (FORMULÁRIO - AUTORIZAÇÃO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADOR) deve seguir a seguinte alçada de aprovação:
Recomendações Gerais
Planejar as demissões entre Segunda e Quarta-feira.
Evitar fazer demissões em vésperas de feriados.
Cumprir rigorosamenteos prazos acima estabelecidos.
Antes de tomar a decisão da demissão, certifique-se que o colaborador não possui nenhum tipo de estabilidade provisória (Cipeiro, Gestante, férias, etc) ou férias programadas já assinadas.
Importante fazer o tratamento do ponto diário ou no máximo a cada 2 dias para que não ocorram atrasos no cálculo devido a atrasos na informação de rescisão.
Deverão ser seguidas rigorosamente as Instruções contidas no documento Instrução de Trabalho – Rescisão de Contrato de Colaboradores
DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO
Todos os documentos gerados a partir de 01/07/2018 dos colaboradores deverão ser digitalizados e indexados no sistema Gigabox:
Prazos:
Processos de Admissão 
Documentos Pessoais – A digitalização e indexação são de responsabilidade da área de ADMISSÕES-SEDE e serão realizadas no momento da admissão.
Contrato de Trabalho e demais documentos assinados – São de responsabilidade da Unidade e devem respeitar o prazo estabelecido no Cronograma
Processos de Rescisão de Contrato
Documentos para homologação – A digitalização e indexação são de responsabilidade da Unidade e devem respeitar o prazo estabelecido no Cronograma.
ASO – O Atestado de Saúde Ocupacional deverá ser realizado até a data da Homologação do colaborador.
Documentos SESMT –A área de Administração de Pessoal deverá solicitar o prontuário ao setor de SESMT para arquivo dos documentos junto com documentos rescisórios:
PPP
FICHAS DE EPI
ORDENS DE SERVIÇO
Processo de Férias
Aviso e Recibo de férias – A digitalização e indexação são de responsabilidade da Unidade e devem respeitar o prazo estabelecido no Cronograma
Comprovantes de pagamento (Depósito) – Atentar-se aos prazos do cronograma.
DARF - Guia e comprovante de pagamento deverão ser digitalizados e Indexados no Gigabox respeitando prazo do Cronograma.
Documentos Periódicos
Devem ser digitalizados e Indexados no sistema Gigabox sempre que solicitar qualquer alteração cadastral ao colaborador
Espelhos de Ponto
Os Espelhos de Ponto deverão ser organizados por ordem Alfabética Rigorosa após as assinaturas.
Após organizar, devem ser indexados na respectiva pasta do Colaborador no sistema Gigabox
Após a indexação os espelhos de ponto deverão ser arquivos em ordem Alfabética Rigorosa e acondicionados nas Caixas de Arquivo Gigabox.
Todos os espelhos de Ponto deverão ser assinados pelos colaboradores. 
Respeitar o prazo de envio estabelecido pelo Cronograma.
Processos de Folha de Pagamento
Comprovante de Depósito de Folha de Pagamento – Deverá ser digitalizado e indexado a lista com os nomes dos colaboradores, bem como o comprovante de depósito do pagamento
Comprovante de Recolhimento da Guia de FGTS (GRF) / Guia de INSS (GRPS) / DARF (I.R) / Recol. de Contribuição Sind/Assist./Confed., etc - Deverão ser digitalizadas e indexadas as Guias Pagas autenticadas
Pagamento de Pensão Alimentícia - Deverá ser digitalizado o Comprovante de depósito na conta da Pensionista, bem como solicitação de pagamento com nome do colaborador.
Os documentos deverão obedecer rigorosamente os prazos estabelecidos pelo cronograma.
Resolução dos Documentos Digitalizados
Recomendamos que a impressão dos Espelhos de Ponto antes da assinatura seja feita em boa Resolução para que as marcações não fiquem ilegíveis após a digitalização.
Os documentos devem ser digitalizados em Boa Resolução (Recomendamos mínimo 200 DPI).
Documentos que constem assinaturas e autenticações deverão ser digitalizados em MODO COLORIDO.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Formulários
ANTECIPAÇÃO DE TÉRMINO DE CONTRATO APRENDIZ
ANTECIPAÇÃO DE TÉRMINO DE CONTRATO EXPERIENCIA
ANTECIPAÇÃO DE TÉRMINO DE CONTRATO
AUTORIZAÇÃO RPA
AVISO JUSTA CAUSA
AVISO PREVIO INDENIZADO
AVISO PREVIO TRABALHADO
AVISO TÉRMINO DE CONTRATO -ABANDONO DE EMPREGO
AVISO TÉRMINO DE CONTRATO
CARTA DE RECONSIDERAÇÃO
CARTA DE REFERÊNCIA
DECLARAÇÃO DE TRABALHO
DECLARAÇÃO PARA FINANCIAMENTO CEF
DECLARAÇÃO ÚLTIMO DIA DE TRABALHO
TÉRMINO DE CONTRATO APRENDIZ
PLANILHA DE ADMISSÕES
APONTAMENTO RESCISÓRIO
AUTORIZAÇÃO DE HORAS EXTRAS
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
COMUNICADO E AUSÊNCIAS
CONFERENCIA DA FOLHA
MULTA FGTS
PLANILHA DE CORREÇÃO FOLHA
ANTECIPAÇÃO 13º SALÁRIO
SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO SEDE
STATUS FECHAMENTO DE FOLHA DE PAGAMENTO
CHECKLIST_FOLHA_PAGAMENTO
DEVOLUÇÃO CTPS
AVALIAÇÃO DE EXPERIÊNCIA_INDETERMINADO
AVALIAÇÃO DE TÉRMINO DE CONTRATO _PD
PLANILHA DE LANÇAMENTOS_IMPORTAÇÃO
AUTORIZAÇÃO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADOR
CONTROLE DE PONTO MANUAL
CONTROLE GERAL DE AFASTADOS
APROVAÇÃO DE REAJUSTE POR DATA BASE
REFERÊNCIAS
CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas
Boletins Informativos Periódicos
Instrução de Trabalho da área
E-Social
HISTÓRICO DE REVISÕES