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88 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Unidade III 5 A COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Por tudo o que temos estudado neste livro-texto, você já deve ter observado a dificuldade que é fazer comunicação de boa qualidade nas empresas, ponderando todos esses elementos. Há organizações que compreendem essa complexidade e a importância das pessoas nas entidades, envolvendo conflitos, emoções, potencialidades e dificuldades. Essa atitude empresarial tem levado à valorização da comunicação, o que tem refletido de forma positiva, como a socialização dos conhecimentos da área. Contudo, há também uma leva de empresários, com visão apenas administrativa e de lucro, que concebe a comunicação como algo secundário ao seu negócio. Essa postura não tem contribuído muito para ampliar o aumento da compreensão entre as pessoas e para facilitar a solução de conflitos, quase sempre proporcionados pela falta de comunicação. A transformação do mercado, observada com mais afinco a partir dos anos 1990, mostra que atribuir importância a essa área da empresa tem trazido melhor resultado àquelas que levam em consideração a dimensão humana e a comunicação consistente com os diversos públicos e as diversas áreas envolvidas. A comunicação empresarial caracteriza-se como o somatório de todas as atividades de comunicação da empresa. Veja esse comentário de Nassar e Figueiredo (2006, p. 20): A comunicação empresarial é uma verdadeira guerra com muitas frentes de batalha: a frente de batalha voltada para mostrar que a empresa tem uma relação de respeito com a natureza, visando sobretudo a sua preservação (se você quiser, pode chamar de frente de batalha ecológica); a frente de batalha para manter e conquistar novos consumidores; a frente de batalha da comunicação interna, dirigida para os imensos exércitos de trabalhadores engravatados e de uniformes que constituem os recursos humanos das empresas modernas; a frente de batalha das complicadas relações da empresa com os governos e os políticos, ou seja, o lobby empresarial. E a grande frente de batalha da propaganda e da promoção de produtos. Como você refletiria sobre essa definição? Você consegue compreender a dimensão que esse tema tem e o valor estratégico que pode representar para a organização ao negligenciar o assunto no ambiente empresarial? 89 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL A comunicação é um dos principais elementos para o bom andamento de uma instituição; é uma área-chave em que deve prevalecer a qualidade das informações, e o fluxo deve ser livre. As complexidades se mostram inicialmente pelo número de públicos envolvidos, que são múltiplos, com os quais a entidade, necessariamente, precisa se relacionar. Vejamos: 5.1 Públicos de interesse: os stakeholders O relacionamento entre a empresa e a sociedade tem entre seus principais representantes o público externo, que é formado por: • sociedade em geral; • consumidores/usuários; • opinião pública/sociedade; • formadores de opinião – jornalistas, acadêmicos, professores, influenciadores; • governos (municipais, estaduais, federais); • políticos; • concorrentes; • distribuidores. Entre os relacionamentos com o público externo, dos mais importantes são os que são travados com os formadores de opinião, que são representados pela mídia e os diversos meios de comunicação de massa: televisão; revistas; rádio; jornais; mídia externa e internet. Observação Após a internet, os formadores de opinião se multiplicaram muito, hoje qualquer um pode criar um blogue, fazer um canal de vídeo e expor suas opiniões. Se conseguir seguidores, passa a influenciar pessoas a respeito de produtos, programas e pessoas. É mais um público de interesse para as empresas acompanharem. Internamente, a empresa precisa construir boas relações com seu público interno, representado por: • funcionários; • colaboradores; 90 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III • prestadores de serviços; • terceirizados; • acionistas e fornecedores. O público interno é formado pelos colaboradores (funcionários, fornecedores e parceiros). “Trata-se de uma ferramenta estratégica de planejamento que aplica a comunicação interna e a comunicação externa para melhorar o fluxo de informações e o relacionamento organizacional, com o objetivo de garantir sua sustentabilidade no mercado” (VAZ, 2016). “A comunicação empresarial é uma atividade multidisciplinar que envolve métodos e técnicas de relações públicas, jornalismo, assessoria de imprensa, lobby, propaganda, promoções, pesquisa, endomarketing e marketing” (PIMENTA, 2015, p. 98). A partir dessa definição, observa-se que a comunicação empresarial é complexa e depende da utilização de diversas técnicas e gestão eficiente para que aconteça de forma ideal. Se em casa, no seio familiar, com pais, filhos, companheiros, a comunicação não é das atividades mais fáceis, imagine numa empresa em que muitos fatores estão presentes. Os fatores que influenciam a comunicação pessoal também se aplicam à comunicação das organizações. Os públicos de interesse não se resumem aos que já foram citados. Veja: Organização Investidores/ acionistas Outras empresas/ concorrentes Públicos internacionais Líderes de opinião Sindicatos Meios de comunicação FuncionáriosOrganizações sociais Comunidade Consumidores Governo Instituições de pesquisa Fornecedores Comunidade financeira Figura 19 Na visão de Lupetti (2012), podemos destacar ainda os stakeholders-chave: • Força de vendas: indivíduos ligados direta ou indiretamente à organização que realizam a venda dos produtos ou serviços. 91 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL • Intermediários: empresas que atuam entre a entidade produtora e o consumidor final, como distribuidoras, atacadistas, lojas varejistas, lojas de comércio eletrônico. • Influenciadores: são formadores de opinião, que avaliam a empresa, sua marca e produtos e influenciam o julgamento de outras pessoas pelo papel social que ocupam. • Consumidores finais: conjunto de pessoas que possuem certas características em comum que fazem delas consumidoras atuais ou potenciais de determinado produto ou serviço ofertado por uma empresa. • Consumidores empresariais: organizações que consomem os produtos ou serviços ofertados por uma empresa. Figura 20 – A empresa precisa lidar com diversos tipos de público de interesse: os stakeholders 5.2 Desafios em comunicação empresarial Tudo o que uma empresa faz em termos de comunicação é para construir e manter a imagem corporativa. E o que é imagem? Imagem é o que as pessoas veem da empresa, como se fosse um espelho. Os participantes dos processos da empresa, sejam internos, sejam externos, os chamados stakeholders (públicos de interesse), têm uma percepção da empresa, que tem a ver com a identidade corporativa ou a visão que as pessoas têm da organização. Claro que é preciso trabalhar para que essa imagem seja sempre positiva. As empresas modernas entendem que se comunicar com seus diversos públicos é uma necessidade básica para mostrar o que elas fazem para consolidar a imagem institucional e evitar boatos e distorções que a falta de comunicação pode causar, seja no público interno, seja no externo (MATOS, 2004, p. 92). 92 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Quadro 9 Tiposde públicos Definição Exemplos Primários Públicos que afetam diretamente a organização. Clientes, funcionários, acionistas, sócios, fornecedores. Secundários Públicos que não afetam de forma direta, por não estarem engajados em suas transações, porém podem prejudicar a imagem da empresa ao mobilizar a opinião pública. Imprensa, associações de classe, grupos de pressão, organizações não governamentais. Comunicação interna Os funcionários devem ser motivados por meio da comunicação interna, meio pelo qual se desenvolvem valores e técnicas. Pimenta (2015, p. 100) explica que valores como responsabilidade, compromisso, cooperação, solidariedade e dedicação são vitais para o trabalho em equipe. Já as técnicas são formas de comunicação que possibilitam às equipes operacionalizarem melhor seus procedimentos, por exemplo, por meio dos grupos de trabalho, reuniões estruturadas para criar, avaliar e controlar novos procedimentos e métodos de trabalho. Matos (2004) acentua ainda que a comunicação é um fator humanizador para o relacionamento entre a empresa e os colaboradores, uma vez que os funcionários é que vão fazer as mudanças necessárias para a atuação em ambiente globalizado, adotando posturas diferenciadas no atendimento ao cliente. Atendimento ao cliente Os consumidores atuais são bem informados e aprenderam a se amparar no Código de Defesa do Consumidor. Não é viável que nenhuma empresa pense sequer em desafiar as vontades de seu cliente, conhecedor de seus direitos, sabendo do poder que pode exercer nos negócios empresariais. Foi por essa evolução que as empresas passaram a ter atendimentos especiais para seus consumidores, criando o Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC), a figura do ombudsman e as ouvidorias. Ética, lobby e relacionamento com governos Lobby, no Brasil, vem sempre acompanhado da confusão que a palavra traz. Quando pensamos nas confusões políticas de nossos representantes, o pagamento de propinas, o tráfico de influências, geralmente as pessoas falam que eles estão fazendo lobby. Não estão. Lobby, na verdade, é um grupo de pressão na esfera política, um grupo de pessoas ou organizações que tentam influenciar, aberta ou secretamente, as decisões do Poder Público em favor de seus interesses. Talvez a confusão venha desse “secretamente”. Fazer lobby é algo natural. Se uma empresa utiliza determinado elemento na elaboração do seu produto, é justo que acompanhe legislações pertinentes junto ao Congresso, pois se esse item for proibido de um dia para o outro a empresa terá que saber o que fazer a respeito. Essa negociação e discussão com deputados, por exemplo, sobre a proibição ou não desse uso é lobby e não há nada de errado com isso. Ilegal é tentar coagir o deputado a votar a favor ou contra a proibição, ou mesmo se este político exigir dinheiro para fazer essa votação conforme a vontade da empresa. 93 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Lobby literalmente significa “vestíbulo”. É a prática adotada por empresas que desejam defender seus interesses junto aos governos e políticos. No Brasil, essa atividade é frequentemente interpretada como sinônimo de corrupção. Nos Estados Unidos, ao contrário, é regulamentada desde 1946, o que favorece a transparência nas relações entre grupos organizados e poderes públicos (TERCIOTTI; MACARENCO, 2013). Saiba mais Para moralizar um pouco mais essas relações, a profissão do lobista foi reconhecida em 2018. VENTURINI, L. Governo reconhece lobby como profissão. Por que isso ainda diz pouco. Nexo, 21 fev. 2018. Disponível em: <https://www. nexojornal.com.br/expresso/2018/02/21/Governo-reconhece-lobby-como- profiss%C3%A3o.-Por-que-isso-ainda-diz-pouco>. Acesso em: 21 nov. 2018. Responsabilidade social Responsabilidade social, segundo o Livro Verde da Comissão Europeia (2001), é um conceito segundo o qual as empresas decidem, voluntariamente, contribuir para uma sociedade mais justa e para um ambiente mais limpo. Nesse sentido, a organização não trabalharia apenas por seu lucro, mas pelos interesses de toda a sociedade, como os trabalhadores, as comunidades locais, os clientes, os fornecedores, as autoridades públicas e os concorrentes. O cuidado com as relações entre empresa e funcionários faz parte do cuidado com sua imagem e com a responsabilidade social. A concorrência é muito acirrada e a oferta de produtos cada vez mais extensa. Pode-se escolher entre os melhores preços, produtos biodegradáveis, que têm melhor assistência técnica, empresas que respeitam os direitos trabalhistas, entre outras. Cuidados com o meio ambiente também fazem parte da responsabilidade social, e a sustentabilidade é garantir a preservação e qualidade da água, do solo e do ar, em níveis suficientes para manter a vida animal, vegetal e humana para as gerações futuras. Qualquer entidade que não encarar esses desafios em comunicação estará fadada ao fracasso. 5.3 Comunicação institucional Todos os temas comentados em desafios da comunicação fazem parte de um tipo de comunicação muito especial nas empresas, sobre a qual os autores divergem sobre o nome correto. Alguns chamam de relações públicas, gestão da marca, outros de comunicação institucional, responsabilidade social empresarial, mas o objetivo é atuar para proteger e cuidar da marca, buscando criar relações duradouras com os públicos de interesse. Quais públicos? Conforme já comentamos, todos os públicos que de alguma forma se relacionam com a empresa: clientes, funcionários, sociedade de maneira geral, imprensa, governos e outros. 94 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Trataremos aqui pelo nome de comunicação institucional, assim como Kunsch (2009, p. 164), que apresenta a área como “responsável direta, por meio da gestão estratégica das relações públicas, pela construção e formatação de uma imagem e identidade corporativas fortes e positivas de uma organização”. A importância principal da comunicação institucional se deve à necessidade de ampliação de relacionamentos tanto com fornecedores, com clientes e outros públicos, como pela busca da vantagem competitiva. Tudo o que a empresa mostra, dentro ou fora de suas dependências, comunica e atribui-lhe uma imagem, algo que as pessoas podem ver e julgar, atribuindo boas ou más associações. Por exemplo, o visual do local em que a empresa está instalada, o aspecto das pessoas envolvidas no trabalho, a conservação dos veículos de transporte, as condições de trabalho oferecidas aos funcionários e tantas outras possibilidades. Observe que todas essas condições que se relacionam à organização podem comunicar e atribuir-lhe uma imagem positiva ou negativa. Para criar e desenvolver essa imagem, a empresa deve ter uma ação institucional, que se resume na geração de fatos para que sejam comunicados ao público-alvo de interesse para aquela ação, uma vez que uma das funções específicas da comunicação institucional, por meio das relações públicas, é dar atenção ao relacionamento das entidades com seus públicos antes, durante e após as ações institucionais, além de propor estratégias e implementar programas específicos para criar a imagem positiva. Em linhas gerais, a atividade de relações públicas e comunicação institucional realiza muitas funções, como: • Construir uma identidade corporativa consistente e coerente. • Planejar e implementar políticas de responsabilidade social. • Elaborar a política de comunicação da organização. • Planejar e executar a comunicação com o público interno da organização. • Instrumentalizar a alta direção com informações que possam auxiliar na tomada de decisão. • Monitorar comportamento e atitude dos stakeholders.• Estruturar e administrar serviços de atendimento ao consumidor. • Realizar a assessoria de imprensa para manter relacionamento com a mídia. • Gerenciar o relacionamento com os governos e atuar como lobista com os públicos de interesse. 95 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 5.3.1 Branding e relações públicas Brand significa marca em inglês, e é uma palavra utilizada quando falamos em gerenciamento de marcas. Marca é tudo o que nos faz reconhecer uma empresa de forma diferente de outra, como seu nome, seu logotipo, sua fachada. Dizemos que a marca é o maior patrimônio da empresa, assim como o é o nosso próprio nome. Pastore (2018, p. 145) define “elemento de marca como tudo o que caracteriza a marca, como nome, logotipo, slogan, cores e identidade visual”. Todo o investimento em comunicação das organizações serve para que tenham uma imagem positiva perante as pessoas e isso se resulta no valor patrimonial da marca, o brand equity. Observação As ações envolvidas na gestão da marca são chamadas de branding. Pastore (2018, p. 81) explica o brand equity como “o ativo financeiro que a marca representa”. A autora exemplifica com a camiseta da marca Hering, que custa R$ 30,00 a R$ 50,00 e uma da marca JohnJohn, que custa R$ 200,00. Por que será que existe essa diferença toda, uma vez que ambas são camisetas? As pessoas pagam a mais pela JohnJohn só para ter uma camiseta dessa marca, elas valorizam o produto e a marca. Esse patrimônio é gerido por meio de ações que possam criar e manter essa imagem positiva junto aos públicos de interesse, o que é feito por meio da comunicação institucional via relações públicas. Segundo a Associação Brasileira de Relações Públicas (ABRP), relações públicas são definidas como o [...] esforço deliberado, planificado, coeso e contínuo da alta administração para estabelecer e manter uma compreensão mútua entre uma organização pública ou privada e seu pessoal, assim como entre a organização e todos os grupos aos quais está ligada, direta ou indiretamente (PINHO, 2001, p. 83). É no escopo de trabalho de relações públicas que estão as atividades de assessoria de imprensa, o relacionamento com públicos externos e internos, lobby e gerenciamento de crise. Sem dúvida, a questão envolve diversos programas criados para promover ou gerenciar a imagem das organizações ou de seus produtos ou serviços. Kunsch (2009) destaca que as relações públicas auxiliam os subsistemas organizacionais em seus processos de gestão e de relacionamento, fato que as suporte para as entidades cumprirem suas missões e alcançarem seus objetivos. As principais funções de relações públicas são cuidar de “assessoramento, pesquisa, planejamento, execução (comunicação) e avaliação” das relações com todos os públicos envolvidos. Trata-se de função estratégica que busca não apenas cuidar do relacionamento, mas do planejamento dessas ações de relacionamento para que surtam efeito no resultado da companhia. 96 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Assim, o planejamento de relações públicas envolve: • fixar os objetivos de marketing; • escolher as mensagens e os veículos apropriados; • implementar o plano; e • avaliar os resultados. Citemos o exemplo de uma feira de negócios. Você já visitou alguma feira de sua área de atuação? As empresas de determinado setor se juntam para expor num mesmo lugar os seus produtos e suas marcas. Qual o objetivo dessa ação? Trazer ao cliente e ao prospect (possível cliente) as informações que precisam para decidir comprar os produtos, naquele momento e depois. Quanto mais informações tiver, maior a chance de adquirir algum item. A comunicação institucional é acentuada como uma visão estratégica das empresas e fundamenta-se em conceitos abstratos, como identidade, imagem e reputação, e lida com ampla diversidade de públicos. Identidade Identidade é o que vemos da empresa, a manifestação visual da realidade de organização. É representada pelo nome, logotipo, slogan, o conjunto de produtos e serviços por ela ofertados, as instalações físicas, os uniformes, a folheteria (cartão de visita, papel timbrado, envelope), frota de veículos e tudo o que pode tornar tangível os valores, cultura e suas características. Ao observamos o logotipo de uma empresa, nós o reconhecemos como a própria organização e o que ela representa, ou seja, estamos diante de sua identidade empresarial. Os elementos tangíveis dessa identidade expressam a cultura da entidade, são vitais para dar o suporte à formação de uma imagem consistente da organização. Kunsch (2009) identifica três pressupostos da identidade corporativa: A identidade de uma organização está associada a tudo o que é inerente ao seu modo de ser, sua conformação, sua razão de existir. A identidade de uma organização é formada pelo seu lugar social, sua missão, pelo modo de atuação, pelas respostas que fornece ao meio ambiente e pelos insumos que dele recebe para manter-se integrada, atuante e persistente. A identidade de uma organização se constrói a cada instante de sua existência, na relação que mantém com os demais sistemas que lhe são afins, permitindo, com isso, que ela seja reconhecida e aceita como integrante de um sistema maior que a contenha (KUNSCH, 2009, p. 10). 97 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Imagem A empresa trabalha para ter, manter e criar uma excelente imagem junto à opinião pública. A formação da imagem é o principal patrimônio de uma empresa, e hoje é até possível mensurar essa imagem por meio de empresas especializadas que fazem cálculos de percepção da imagem e da marca, o chamado brandy equity. Imagem é o reflexo da identidade da organização, é a forma como os públicos veem e percebem a empresa, o que fica na mente das pessoas em relação a ela. A empresa não cria a imagem, mas disponibiliza elementos tangíveis e estímulos discursivos que, quando lidos pelos receptores, contribuirão para formar a imagem percebida. Pense em uma empresa qualquer. Só de você se lembrar dela já existe uma imagem dela percebida por você em sua mente. Você consegue se lembrar de alguma comunicação dessa entidade? Uma propaganda? Uma campanha institucional? Pense se o que você conhece dela é alinhado ao que você recebe nas ações de comunicação dessa organização. Figura 21 As marcas são nomes, símbolos, ícones que representam uma empresa e a torna diferente de todas as outras e reconhecida como tal. Quando vemos a imagem desse palhaço já lembramos do McDonald’s. Figura 22 98 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III E essa outra marca? Reputação O conceito de reputação é a imagem ao longo do tempo. A imagem é a visão que temos da empresa percebida em nossa mente. Essa imagem, com o passar do tempo, forma a reputação, a visão de longo prazo para a organização. A boa reputação torna-se um diferencial competitivo pela impossibilidade de se copiar essa característica. A reputação requer investimento em longo prazo e pode ser manchada rapidamente com situações negativas, como acidentes graves, erros de conduta de representantes, associação a situações de corrupção, infração de leis e normas. Entenda por que o escândalo da Volkswagen é um problema mundial de saúde pública Em 2016, a Volkswagen, uma das maiores montadoras do mundo, envolveu-se em um problema ético e de responsabilidade social de proporções globais, abalando a imagem, a reputação e a credibilidade da empresa. Acompanhe o caso.Entenda por que o escândalo da Volkswagen é um problema mundial de saúde pública Em setembro de 2017, o governo dos Estados Unidos acusou a marca de fraudar resultados em testes de poluentes em 500 mil veículos vendidos no país – entre eles, as versões TDI dos carros Golf, Jetta, Beetle e Audi A3, produzidas entre 2009 e 2015, além de Passats feitos entre 2014 e 2015. Após o caso cair no noticiário e especulações começarem, a Volkswagen admitiu, no dia 22 de setembro, que 11 milhões de veículos movidos a diesel, em modelos de várias marcas pertencentes ao grupo, foram adulterados. O caso tem sido mencionado na mídia internacional como Dieselgate, em referência ao caso Watergate, grande escândalo da história política dos Estados Unidos. A fraude prejudica a imagem da montadora alemã, já que a empresa que se posicionava como ambientalmente consciente, tendo, em carta de julho de 2014 ao Greenpeace, assumido o compromisso de reduzir as emissões de CO2 até 2020. As ações da empresa sofreram queda abrupta e Martin Winterkorn renunciou ao cargo de presidente executivo da Volkswagen. Nos EUA, a empresa será obrigada fazer um recall e consertar os veículos gratuitamente. A Volkswagen anunciou que separou 6,5 bilhões de euros (cerca de R$ 29 bilhões) para arcar com multas e consertar os carros. O valor equivale a metade do lucro da montadora previsto para este ano. [...] Fonte: Chiapetta ([s.d.]). 99 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Exemplo de aplicação Deixando de lado todo o mal que essa ação causou às pessoas e ao meio ambiente, pense ainda o que aconteceu com a marca. A Volkswagen sempre foi uma das marcas mais queridas e sólidas no ramo automotivo. Pesquise as ações que ela realizou para reverter essa situação. É muito interessante observar como a organização tratou a situação e os efeitos à imagem. Você acredita que a Volkswagen conseguiu reaver sua credibilidade? Se não, acha que obterá êxito? Uma área de comunicação institucional se alimenta de resultados de pesquisa, de uma busca constante por informações sobre o que pensam esses públicos sobre a empresa, os produtos, os dirigentes, as ações e os programas desenvolvidos por ela em um horizonte de tempo específico. Com esses dados, é mais fácil identificar cada uma das necessidades desses públicos. Como destaque entre as ferramentas específicas para a comunicação institucional estão as relações públicas e a assessoria de imprensa, que são permeadas por ações de responsabilidade social como atitude comum para a companhia, realizada e compreendida em todos os âmbitos da empresa. 5.3.2 Responsabilidade social empresarial Deve envolver todas as ações das empresas. Entidades que não dão atenção a esse quesito estão fadadas ao fracasso. A responsabilidade social apresenta-se como uma forma de gerenciar o negócio por meio de um modelo pautado na ética, no relacionamento justo e transparente da organização com seus públicos. Para tal, deve-se contrabalançar e articular assuntos que incluam as metas da empresa com o desenvolvimento sustentável, a questão vai além de distribuir dinheiro para projetos sociais. As empresas passaram a se preocupar em ter uma ação responsável, principalmente com o avanço tecnológico e a informação mais presente, trazendo aos consumidores notícias sobre todos os temas. Esse avanço promoveu a criação do Código de Defesa do Consumidor, e esses fatores combinados levaram à maior importância do cliente e suas opiniões. Existe até normatização internacional para que as empresas adotem atitudes responsáveis, como a ISO 26000, que padroniza essas atividades (ABNT, 2010). O objetivo é a orientação, não se trata de uma lei. Ao fazer o inventário de informações sobre as atividades de responsabilidade social, as empresas já melhoram sua atuação nesse sentido. 5.3.3 Sustentabilidade A exigência da sociedade em busca de melhores comportamentos empresariais ocorre porque o mundo pede ações globais para fomentar o desenvolvimento sustentável e a sustentabilidade do planeta, das nações e das empresas. Na proposta de Elkington (1997), o triple botton line (três ideias a serem tratadas, numa tradução livre): social, econômico e ambiental. Para atender a esses requisitos, nota-se que as empresas devem abordar e cuidar dos fatores sociais e ambientais, sem esquecer do fator econômico e da lucratividade. 100 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Como ações que garantam a sustentabilidade empresarial, podemos citar: • Fatores ambientais: — atendimento à legislação; — impactos ambientais; — produtos ecologicamente corretos; — reciclagem; — tecnologias limpas; — tratamento de resíduos efluentes. • Fatores sociais: — prática de responsabilidade social; — compromisso com o desenvolvimento das pessoas; — promoção e participação em projetos sociais; — suporte à comunidade. • Fatores econômicos — estratégias de negócios; — foco no mercado; — ter um foco definido; — qualidade e custo; — resultado; — vantagem competitiva. A responsabilidade social transformou-se em um diferencial competitivo, quando faz parte da cultura da companhia, e não apenas um catalisador de mídia para as boas ações feitas, ou seja, as atitudes devem ser realizadas de verdade! Essas ações, no entanto, têm potencial para atrair visibilidade e credibilidade às companhias, melhorando a imagem e promovendo bons resultados de lucratividade, pois estão inseridas num contexto que favorece a sociedade como um todo. 101 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Em geral, a área de responsabilidade social é um braço dentro da comunicação corporativa e institucional, sendo administrada pelas relações públicas. Segundo Andrade (2003), pode propor ações das mais diversas ordens: • Apoio ao desenvolvimento social e econômico local. • Preservação do meio ambiente. • Criar ambiente de trabalho agradável. • Proporcionar bem-estar aos funcionários extensivo aos familiares. • Garantir a transparência das informações da empresa. • Criar meios de comunicação que proporcionem informações completas e abundantes aos públicos de interesse. • Defender os interesses dos acionistas nas decisões da empresa. • Propor relacionamento econômico com fornecedores e intermediários com benefícios mútuos. • Buscar a melhoria da lucratividade da empresa por meio da satisfação dos consumidores. Andrade (2003) ainda sugere ações específicas a serem realizadas na comunidade em que a empresa atua: • Política de “portas abertas”. • Reuniões com os líderes da comunidade. • Publicações em geral. • Contribuições para instituições de caridade. • Colaboração com os poderes políticos. • Colaboração com as associações de classe ou profissionais. • Auxílio a clubes esportivos e outras organizações recreativas. • Comemorações de eventos especiais. 102 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III 5.3.4 Marketing social Entre as atividades que as empresas realizam no âmbito de responsabilidade social pode-se incluir o marketing social, que é associado à perspectiva mercadológica. Seu uso, no entanto, já definido por Kotler desde os anos 1970, busca aplicar as ferramentas do marketing para fins sociais, e não apenas com o fito de criar e melhorar a imagem das empresas. O marketing social apresenta a gestão estratégica para promover a aceitação de uma ideia ou causa. As empresas passaram a praticar o marketing social para atender a uma demandada sociedade por uma postura mais sustentável das organizações e, com isso, obter vantagem competitiva. De maneira ampla, Kunsch (2009, p. 110) destaca o marketing social como um projeto que visa implantar e controlar programas que procuram aumentar a aceitação de uma ideia ou prática social num grupo-alvo. Entre as possibilidades em marketing social, podemos elencar o marketing de: • filantropia: doação de recursos a uma instituição beneficente; • campanhas sociais: veiculação de mensagens de interesse público na mídia para difundir uma ideia ou arrecadar recursos para uma causa ou instituição; • patrocínio dos projetos: patrocínio a terceiros ou programas sociais; • promoção social do produto e da marca: uso de marca de instituição na campanha. 5.3.5 Funções de relações públicas A criação de notícias e fatos noticiáveis é uma importante ferramenta de comunicação para a área de relações públicas. A imagem institucional pode ser melhorada com as ações realizadas e que são usadas para atingir os objetivos traçados, conforme veremos a seguir. Criação da identidade visual Ação feita para que o público reconheça e associe imediatamente o nome da empresa à marca. A marca é transmitida por todos os pontos de contato da empresa com os públicos: logotipos, cartões e papéis de carta, folhetos, cartazes, formulários, cartões de visita, instalações, uniformes e vestuário. Publicações Realizado o diagnóstico empresarial, é preciso criar ações de comunicação personalizadas e segmentadas para cada um dos públicos, interno e externo. Segundo Rego (1986, p. 119), “as publicações visam projetar a entidade externamente, para que fique conhecida e, internamente, para assegurar melhor produtividade, o que se reverterá em aumento de vendas e de lucro”. Podemos dizer que a principal função é transmitir a imagem de credibilidade da empresa junto ao mercado. 103 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL A comunicação institucional interna busca fazer publicações que elevem o espírito de solidariedade, estimulando companheirismo, dedicação, motivação, entre outros. Externamente, o objetivo é criar e manter uma boa imagem da empresa, apresentando a organização e seus produtos com suas qualidades a serem admiradas. Obviamente que não se trata apenas de publicações como artigos, é preciso criar e produzir publicações institucionais (jornais e revistas, boletins informativos, sites e perfis nas redes sociais), materiais audiovisuais, como programas de rádios e TVs para o formato tradicional, ou pela internet, tanto para público externo quanto interno (chamados de rádios e TVs corporativas). Além dessas ações, o processo envolve intranet, auxílio na criação dos discursos realizados pelos representantes da organização e relatórios anuais com os resultados da empresa. Figura 23 – A Natura, por exemplo, faz um relatório anual com formatos específicos para cada público: imprensa, acionistas, consumidores, cada um deles com a linguagem adequada e as informações de interesse Eventos São um instrumento de comunicação com formatos diversos e podem ser realizados com várias finalidades: melhorar relacionamento com determinado público para gerar um fato noticiável que atraia o interesse da imprensa; chamar a atenção de públicos específicos para novos produtos; atividades especiais como conferências, seminários, exposições, concursos, passeios, competições e aniversários; apresentações e palestras em associações comerciais ou em reuniões de vendas; atividades de prestação de serviços de interesse público, como contribuir com trabalho voluntário dos funcionários e dos diretores a uma causa social; contribuições em dinheiro para essas causas. Patrocínios Assim como os eventos, possuem diversas formas de realização, incluindo os patrocínios esportivos, culturais, área social e ambiental. Pode ter diversos objetivos, entre os quais: • Criar e melhorar a imagem da marca. 104 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III • Despertar o interesse do público-alvo. • Criar uma identidade atrelada ao tipo de evento que patrocina. • Construir ou reforçar a identidade de uma marca. • Promover um canal de comunicação com o mercado-alvo da empresa patrocinadora. • Potencializar as vendas, conquistando novos clientes e mercados. • Gerar um potencial de repercussão e visibilidade. • Ativar a lembrança da marca da empresa e seus produtos. Gerenciar a imagem e realizar pesquisas Trata-se de acompanhar a imagem da organização para criar uma reputação positiva e munir-se de resultados de pesquisas para mensurar a percepção da imagem da empresa junto aos stakeholders. Isso é feito para monitorar e propor ações que tragam avanço à imagem da entidade e, consequentemente, fazendo que as pessoas tenham melhor percepção sobre a ela. Assessoria de imprensa Como vimos, o relacionamento com a imprensa é essencial. Assim, é preciso se esforçar para sempre ampliar o rol de profissionais conhecidos nos veículos, pois é preciso obter espaço para divulgar a marca, a empresa ou os produtos; relacionar-se com os públicos, por meio das mídias e divulgar dados favoráveis e de interesse da companhia. Essa área funciona de forma integrada ao processo de comunicação externa e cuida das informações e notícias sobre a empresa, distribuindo-as para a mídia em geral (jornal, revista, televisão, rádio e internet), e também consiste no relacionamento com jornalistas e públicos formadores de opinião. Sua atuação é vital para zelar pela imagem organizacional da empresa. A assessoria de imprensa é feita no âmbito das relações públicas e quase sempre é executada pela mesma equipe, pois as funções se sobrepõem, conforme acentuaremos a seguir. Entre as principais funções realizadas pelo assessor de imprensa, que geralmente é um jornalista ou relações públicas, mas pode ser qualquer profissional que tenha afinidade com as funções, é ter boa comunicação e facilidade no trato com pessoas. As atribuições incluem: • Elaborar press releases (texto específico para os jornalistas) e encaminhá-los ao mailing de impresa, junto com o press kit, sugerindo pautas noticiáveis. 105 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL • Releases: conteúdos editoriais sobre a empresa para serem enviados aos veículos de comunicação com o intuito de gerar pauta que ocupe espaço espontâneo na mídia (não pago). • Elaborar o kit de imprensa (press kit) com informações (textos, fotos) para facilitar o trabalho dos jornalistas sobre a empresa. Depois da internet, esse material é on-line e distribuído quase sempre pelo site da empresa. • Divulgar eventos — Monitorar o conteúdo publicado na mídia sobre a organização, por meio da elaboração de clippings de notícias. — Clipping da mídia impressa, eletrônica e digital: monitoramento diário do material veiculado na mídia sobre a organização, vital para a mensuração dos resultados das ações de comunicação da empresa. — Criar e monitorar conteúdo editorial pago: publicidade legal, anúncio institucional, comunicados. — Treinar e orientar os assessorados sobre como se relacionar com a imprensa (media training). • Organizar entrevistas coletivas — Promover encontros periódicos com a imprensa especializada, pois ter bom relacionamento com a mídia é fundamental, inclusive mantendo-a informada sobre a empresa. — Tentar aumentar (no caso de informações positivas) ou neutralizar (no caso de informações negativas) o fluxo de informação veiculado na mídia sobre o assessorado. — Oferecer entrevista exclusiva a um veículo de comunicação específico,com o intuito de valorizar a informação. — Gerenciar mídia espontânea: matérias veiculadas a partir de fatos cobertos pela imprensa ou gerados a partir de release enviado pela empresa para os veículos de comunicação. — Conduzir entrevista coletiva concedida a vários veículos de comunicação sobre assuntos de interesse público. Gestão de crise Observe que essas áreas e atividades estão umas ligadas às outras e é praticamente impossível separá- las. Não dá para tratar de responsabilidade social isoladamente de ações de relações públicas, assim como não dá para falar em ações que usam o marketing social de forma independente da comunicação institucional da empresa. Didaticamente os conceitos são diferentes, mas na prática um planejamento de comunicação institucional deve abranger todos esses pontos. 106 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III 5.3.6 Profissional para comunicação institucional Existe um profissional específico para desempenhar a função de relações públicas, que é reconhecido pela Lei nº 5.377, de 21 de dezembro de 1967. Conforme a lei (BRASIL, 1967, art. 2), deve tratar das seguintes atividades: a informação de caráter institucional entre a entidade e o público, através dos meios de comunicação; a coordenação e planejamento de pesquisas da opinião pública, para fins institucionais; a planejamento e supervisão da utilização dos meios audiovisuais, para fins institucionais; a planejamento e execução de campanhas de opinião pública; do ensino das técnicas de Relações Públicas, de acordo com as normas a serem estabelecidas, na regulamentação da presente Lei. O profissional deve sempre estar bem informado a respeito da empresa e do mercado, bem como possuir boa comunicação oral e escrita, isto é, apto a transmitir as informações aos públicos de interesse. As ações devem ser proativas e monitoradas para rever o que deve ser feito e direcionar melhor os resultados esperados. É preciso destacar fatos que mereçam atenção dos veículos de comunicação. Esses fatos devem ser estimulados e criados na empresa, para criar uma identidade corporativa marcante e diferenciada. Vamos imaginar que uma indústria de tecnologia compre um equipamento de grande porte. Ninguém vai saber disso ou para o que serve o artigo e como vai beneficiar a prestação de serviço que a empresa faz. Isso pode ser um fato comunicável que poderá repercutir positivamente na imagem da entidade. Para isso, serão elaborados releases para serem enviados aos veículos de comunicação de interesse. Assim, o diretor da área pode dar uma entrevista a uma revista técnica do segmento e é possível promover uma visita de acadêmicos da área ao local, que pode gerar diversas pautas para os jornalistas. Veja que há muitas possibilidades! A realização dessas ações deve ser feita com planejamento e mensuração de resultados, integrando um plano de comunicação amplo para compreender-se o caminho que deve ser percorrido para a construção da imagem empresarial. A imagem positiva reverte-se tanto em lucros como na atração de profissionais qualificados para a companhia. 5.4 Customer Relationship Management (CRM) e relacionamento A sigla CRM é a abreviatura em inglês para Gerenciamento de Relacionamento com Clientes. Na maioria das empresas, envolve programas de computador especializados, capazes de gerenciar bancos de dados e informações das empresas para facilitar o relacionamento com os clientes. 107 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Esses programas acumulam muitas referências sobre o cliente, suas necessidades, particularidades, avisos sobre compras, família, entre outros. Dessa forma, a empresa busca oportunidades para encantá-lo, sempre que possível, antecipando-se às suas necessidades, ou atendendo-o de forma satisfatória. Encantar o cliente é a ordem nos negócios! O CRM é a gestão da base de dados, por meio de softwares, para implementação de comunicação direta com públicos segmentados, com o objetivo de atender a estratégias relacionais. CRM não é a mesma coisa que marketing de relacionamento, mas é uma ferramenta que dá suporte para a efetivação de estratégias de relacionamento. A execução de uma estratégia de relacionamento não é algo meramente operacional e solucionável pela aquisição de um software. É uma filosofia de gestão da empresa orientada para a geração de valor para o cliente (MADRUGA, 2007). Observe os indicadores para a organização de um programa de relacionamento: • rentabilidade real do cliente; • frequência do relacionamento; • potencial de expansão de novos negócios; • nível de satisfação do cliente. O relacionamento com o cliente e os programas de CRM foram o caminho natural para o desenvolvimento e a criação das áreas de atendimento ao consumidor. 5.5 Comunicação e atendimento ao cliente As imagens empresariais são representações feitas pelas pessoas em razão das próprias experiências e história de vida de cada um. Se tivermos uma experiência boa ou ruim com um produto, ou com o atendimento de alguma companhia, isso vai determinar uma imagem positiva ou negativa em relação a eles. Segundo Cahen (1990, p. 157), “imagem é o conceito que as pessoas têm e/ou formam sobre as coisas”. Podemos dizer que a comunicação empresarial é responsável pela formação da imagem institucional, o principal patrimônio de uma empresa. A era do cliente há muito propagada tem criado áreas específicas para a empresa atendê-los da melhor forma. Assim, temos o SAC, feito no âmbito pessoal, por telefone, ou virtual (redes sociais e aplicativos próprios ou de comunicação, como WhatsApp), a figura do ombudsman e a ouvidoria, que defendem os interesses do cliente, dentro da organização e para os casos não resolvidos nas instâncias anteriores, a internet e as redes sociais, que se transformaram em um SAC para as empresas e os serviços de reclamações on-line. 108 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Figura 24 – O cliente tem sempre razão. Será? E quando tem, o que devemos fazer? E quando não tem? 5.5.1 Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC) Quando um cliente compra um produto ou serviço, espera receber da empresa um atendimento adequado, sobretudo quando houver algum tipo de dificuldade, como artigo que não funciona, serviço que não se realiza, entrega que não acontece, entre outras. Para atender esses casos, as entidades dispõem (ou deveriam dispor) de Setor/Serviço de Atendimento ao Cliente/Consumidor (SAC). O SAC apresenta-se como o canal de comunicação entre a empresa, os clientes e as áreas internas da companhia. Como clientes podemos entender os clientes finais e os intermediários (revendas, pontos de vendas, franqueados, vendedores). A central de atendimento do SAC é formada pelos canais de atendimento ao consumidor, seja para pedir informações e tirar dúvidas sobre o produto, seja para fazer reclamações e cancelar sua compra. A central de atendimento é um conjunto de soluções e facilidades (equipamentos, sistemas e pessoal) utilizadas para fazer a interface entre os clientes e a empresa. Essas unidades ou departamentos esclarecem dúvidas, prestam informações e registram queixas dos consumidores. Nessas áreas, o cliente tem a possibilidade de ter seu problema resolvido, trata-se de um setor importante no caminho de excelência no atendimento, pois o cliente não pode ser desrespeitado. É preciso acentuar que sua criação foi promovida após a implementação do Código de Defesa do Consumidor, nos anos 1980, e não por bondade das organizações. A área de atendimento ao cliente, por meio do SAC ou de uma central de atendimento,o call center, existe para resolver os problemas dos clientes e evitar empecilhos com a justiça. Vejamos as atribuições do SAC: Ouvir e orientar os clientes. Transformar as informações coletadas em base para desenvolvimento de ações estratégicas. 109 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Envolver as diversas áreas internas, para aperfeiçoar produtos e serviços a partir das questões trazidas pelos clientes. Acompanhar produtos antes e depois de seu lançamento, analisando a reação dos clientes, buscando pontos de atenção e problemas. Criar pesquisas com os clientes para divulgar e lançar produtos, de forma integrada com o marketing. Manter contato com os órgãos de defesa do consumidor. Estabelece comunicação única e personalizada com os clientes. Facilitar o acesso dos consumidores ao fabricante, solucionando reclamações com rapidez e eficiência (CONFEA, 2011, p. 12). As empresas sempre deram tão pouca importância a essa área, que foi preciso termos uma lei para proceder o processo do atendimento ao consumidor. O Decreto nº 6.523/2008 (lei do atendimento ao cliente) propõe algumas regras para esse trabalho, das quais destacamos alguns pontos (BRASIL, 2008). Quadro 10 O atendimento ao cliente deve ser gratuito e custeado pelas empresas – não pode ser cobrado nada do cliente para obter esse atendimento: as ligações devem ser gratuitas e o atendimento deve estar disponível 24 horas por dia, sete dias por semana. A empresa não pode “encerrar” a chamada antes da conclusão do atendimento e, se o atendente transferir o caso para outro setor, não pode pedir que o consumidor repita sua história após o registro pelo primeiro atendente. Não devem ser transferidas ligações para casos de reclamações e cancelamentos de serviços, tendo os atendentes treinamentos cabíveis para resolver essas situações. A empresa deve observar ainda a proibição de veiculação de mensagens publicitárias durante a espera pelo atendimento, sendo possíveis apenas se houver consentimento do consumidor para tal. A empresa obriga-se a fornecer o número de registro da demanda, com data, horário e objetivo da demanda, como manter gravações das chamadas pelo período mínimo de 90 dias. O consumidor tem o direito de acessar esse histórico e conteúdo de seu atendimento, em um prazo máximo de 72 horas, seja por meio eletrônico, seja por correspondência, conforme sua exigência. Os pedidos de informação e os cancelamentos solicitados pelo cliente devem ser processados imediatamente pelo SAC, e outros casos devem ser resolvidos em um prazo máximo de cinco dias úteis, a contar da data de registro. O não cumprimento das regras impõe punições previstas no artigo 56 da Lei nº 8.078/1990 – Código de Defesa do Consumidor – que vão desde multas até a suspensão das atividades da companhia. Os dirigentes dessas áreas devem estar atentos a estes fatores e primarem pela qualidade do atendimento ao cliente. Alguns dos dispositivos utilizados para gerenciar a área e garantir o cumprimento das leis: tempo médio de atendimento (TMA), taxas de abandono e outras métricas propostas pelo call center. Nem todos os segmentos são obrigados a ter um SAC, mas ele é obrigatório (e tem regras definidas por decreto federal) para energia elétrica, telefonia móvel ou fixa, televisão por assinatura, planos de saúde, aviação civil, empresas de ônibus interestaduais, seguradoras, bancos, financeiras, operadoras de cartões de crédito e consórcios. O consumidor deve procurar o SAC de acordo com o problema. Por exemplo, se for sobre a entrega, com o fornecedor, se for para alguma dúvida referente ao produto, com o fabricante. Adaptado de: Brasil (2008). 110 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III 5.5.2 Ombudsman e ouvidoria Ombudsman, termo inglês mantido em nosso uso corrente, significa, em primeira instância, funcionário governamental que investiga as queixas contra órgãos públicos. Na prática brasileira, é um colaborador na empresa que representa o cliente internamente. Quando o SAC não consegue solucionar a demanda do cliente, o ombudsman entra em ação. Se uma entidade resolve ter esse cargo, é importante que o profissional tenha poderes para resolver as questões do cliente, pois sua função é defender e lutar pelos direitos do cidadão. Além do profissional que atende o cliente externo, algumas empresas têm a figura do ombudsman interno, para atuar no mesmo sentido, só que defendendo os funcionários. A ouvidoria não deve ser confundida com o SAC. Segundo o Manual de Boas Práticas de Ouvidorias da Associação Brasileira das Relações Empresa Cliente – Abrarec, em parceria com a Associação Brasileira de Ouvidores/Ombudsmen, a ouvidoria atua na defesa dos direitos dos cidadãos, consumidores e usuários de produtos e serviços no esclarecimento dos seus deveres e na prevenção e solução de conflitos, definindo a ouvidoria como “a instituição que representa os legítimos interesses dos cidadãos no ambiente em que atua, na busca de soluções definitivas” (ABRAREC, 2015, p. 11). Em algumas empresas, apesar de não haver formalmente a figura do ombudsman, existe o ouvidor e a ouvidoria para resolver os casos os quais o atendimento ao cliente não conseguiu solucionar. “A palavra ouvidor surgiu a partir de ombudsman, expressão de origem nórdica, a qual resulta da junção da palavra ombud, que significa ‘representante’, ‘procurador’, com a palavra inglesa man, ‘homem’” (BARROSO FILHO, 2015). Podemos dizer que a ouvidoria representa a mesma função do ombudsman, mas com uma característica mais departamental do que pessoal (NAVAJAS, 2016). É dever da ouvidoria garantir uma avaliação justa e imparcial às demandas dos consumidores, viabilizando um canal de comunicação direto entre o cidadão e as organizações, atuando como segunda instância administrativa no atendimento de suas manifestações. Para isso, ela age de forma independente e estratégica. A ouvidoria deve ser acionada depois de esgotadas as possibilidades de atendimento ou solução por outros canais. Os ouvidores possuem autonomia para, caso necessário, contatar diversas áreas da empresa. Por isso, o serviço pode ser considerado uma última instância (antes de entrar na Justiça) para a solução dos conflitos entre empresa/fornecedor e o cliente. Para abrir uma ocorrência com a ouvidoria, o consumidor deve ter o número do protocolo fornecido pelo SAC em mãos. Hoje não são só as empresas buscam a qualidade máxima no atendimento ao cliente, é uma prática comum em órgãos governamentais, muitos deles possuindo ouvidorias. A cidade de São Paulo possui desde 2001 a Ouvidoria Geral da Cidade de São Paulo (OGM), regulamentada por lei, com a função principal de coordenar e orientar a atuação das demais unidades de ouvidoria dos órgãos e entidades municipais. Há diversas funções no escopo do trabalho: Orientar a atuação das demais unidades de ouvidoria dos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal. 111 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Examinar manifestações referentes à prestação de serviços públicos pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal. Propor a adoção de medidas para a correção e a prevenção de falhas e omissões pelos responsáveis pela inadequada prestação do serviço público. Produzir estatísticas indicativas do nível de satisfação dos usuários dos serviços públicos prestados no âmbito do Poder Executivo Municipal. Contribuir com a disseminação das formas de participação popular no acompanhamento e fiscalização da prestação dos serviços públicos. Identificar e sugerir padrões de excelênciadas atividades de ouvidoria do Poder Executivo Municipal. Sugerir ao Controlador Geral a propositura de medidas legislativas ou administrativas, visando corrigir situações de inadequada prestação de serviços públicos. Promover capacitação e treinamento relacionados às atividades de ouvidoria. Analisar as denúncias e representações recebidas na Controladoria Geral do Município, encaminhando-as, conforme a matéria, às unidades competentes para a adoção das medidas cabíveis (PREFEITURA DE SÃO PAULO, 2014). Vamos conhecer o caso da Ouvidoria da Agência de Autorregulamentação das Associações de Proteção Veicular e Patrimonial (AAAPV): Mais de 90% dos casos levados à Ouvidoria da AAAPV são solucionados em até 10 dias Em funcionamento desde o fim de outubro de 2017, a Ouvidoria da Agência de Autorregulamentação das Associações de Proteção Veicular e Patrimonial (AAAPV) já recebeu dezenas de casos e carrega um número extremamente positivo: mais de 90% foram resolvidos com a mediação da Agência, sem precisar de apoio judicial. Os problemas relatados chegam pelo telefone, e-mail e website da entidade representativa. Atualmente, o mecanismo é visto pelo setor não como uma vitória para o consumidor, mas também para as mútuas. O caminho é simples: após narrar o acontecido, o associado envia documentos que comprovem as alegações, um diretor entra em contato com a associação filiada para ouvir a versão da mútua e, depois, são propostas soluções para satisfazer ambas as partes. 112 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Casos variados De acordo com o diretor responsável pela Ouvidoria, Leandro Ribeiro, as demandas são variadas. “Temos casos ‘simples’, de usuários que estão insatisfeitos com algum reparo feito no veículo e mais complexos, como a demora do pagamento em caso de perda total do veículo. Eles querem maior agilidade nas indenizações e nós ajudamos nisso, claro, com o apoio das filiadas, que têm boa vontade de resolver as coisas de forma pacífica”, comentou. O administrador Kleverton Lemos, de 29 anos, faz parte do quadro de casos mais complexos, resolvidos com a intermediação da Ouvidoria. Lemos se envolveu em um acidente no ano passado e teve o caso classificado como “perda total”. O associado não estava conseguindo entrar em consenso com a mútua para que o pagamento ocorresse de forma mais rápida. Com a ajuda dos ouvidores, ele recebeu os R$ 19 mil referentes a um Renault Megane Dynamique 2008 dez dias após entrar em contato com a Central de Atendimento. Ele conta que ficou sabendo da Ouvidoria pelo site da mútua, que divulga os benefícios da Agência. “Poucas vezes fui tratado com tanto respeito e atenção. E este tratamento foi unânime, da secretária que trabalha na sede, Karla Nascimento, ao diretor Leandro Ribeiro. Estou surpreso e muito satisfeito com o serviço”, comentou. Fonte: Simek (2018). Figura 25 A mobilidade facilitou as comunicações com os clientes e inverteu a ordem das ferramentas tradicionais, na qual a empresa procura o cliente. Agora, o cliente procura a empresa por meio das ferramentas digitais, como as mídias e redes sociais. 113 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 5.5.3 A internet e as redes sociais Após a disseminação da internet, em especial das redes sociais, o atendimento ao cliente e os SACs se transferiram para esses locais. Afinal, os consumidores acostumaram-se a ter suas respostas atendidas mais rapidamente ao “colocarem a boca no trombone”, ganhando uma expressiva visibilidade ao fazer suas reclamações por meio da internet. As empresas passaram a dar atenção a essas queixas de forma muito mais rápida do que pelos canais convencionais, e os consumidores transformaram o microfone desses locais em ponto de referência para saber a qualidade do atendimento ao cliente. O telefone ainda é bastante utilizado, mas a tendência é que o atendimento se transfira quase que totalmente para os canais digitais e aplicativos. O pedido de informações ou a queixa exposta nos canais da internet, seja em blogues, sites, portais ou nas redes sociais, podem ser visualizados por qualquer um e, se não houver uma resposta, causa danos à imagem e à reputação da empresa. O atendimento tradicional, como vimos, segue regras explicitadas pela legislação, mas para o canal on-line não há regulamentação, mas o que importa é a agilidade com que as marcas identificam, respondem e resolvem casos de atendimento. Como encontrar informações sobre esse tipo de atendimento? Como não existe leis, uma empresa com extensa base de dados sobre o tema, mais de 665 clientes que utilizam os softwares vendido por ela, realizou uma pesquisa em 2016, apresentando os resultados em congresso da área (NAVAJAS, 2016). A pesquisa apresentou os seguintes números: de janeiro a julho de 2016, as marcas receberam cerca de 3,9 milhões de casos para atendimento nestes canais. A rede social com mais ocorrências foi o Facebook, com 71%, seguido do Twitter (22%) e do Instagram – rede social que tem poucos casos desse tipo, com apenas 7% das ocorrências. Segundo o estudo, os segmentos mais demandados pelos consumidores no atendimento digital são o de Telecom, varejo, e-commerce e instituições financeiras. Os mais ágeis na resposta ao consumidor são o de serviços públicos e o de Telecom. A empresa que realizou a pesquisa, Sprinklr, encontrou três momentos e o tempo necessário para o atendimento: • Identificação do caso: tempo para detectar uma mensagem nas redes – em 84% das ocorrências, as marcas conseguem identificar as mensagens em menos de um minuto e, assim, já colocá-las na fila de atendimento. • Respostas às mensagens: depois da identificação é preciso responder aos clientes – 77% das respostas são dadas em menos de uma hora, em média das três redes sociais. • Taxa de resolução do caso: quanto tempo os consumidores têm seus problemas resolvidos nas redes sociais. Em média, 24 horas para a solução do caso em 84% dos casos (NAVAJAS, 2016). 114 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Essa pesquisa dá uma ideia da expressividade que cerca o assunto atendimento ao cliente via redes sociais e o tamanho da preocupação que envolve nas empresas. Figura 26 Antigamente, as reclamações se escondiam nas cartas dos leitores dos jornais. Hoje qualquer reclamação assume proporções enormes quando chega à internet. 5.5.4 Sites de reclamação Tendo essa visibilidade aumentada, as empresas se deram conta da dificuldade que seria manter um bom atendimento ao cliente e hoje dispõem de áreas exclusivas para se relacionar e monitorar o que as pessoas vêm dizendo sobre sua marca. Podemos observar que não se trata apenas de resolver o problema do cliente, mas de estar atento ao burburinho realizado em razão de seu atendimento. É uma mudança de paradigma, na qual a empresa precisa ser proativa para falar com seu cliente antes que ele invada as redes sociais e os canais destinados às reclamações como o Reclame Aqui, site que trouxe mais poder ao consumidor, confrontando o que diz o cliente com as respostas das empresas. Reclame Aqui Funcionando desde 2001, foi o primeiro a ter destaque nessa seara. Surgiu após o seu fundador, Mauricio Vargas, ter uma reclamação ignorada por uma empresa. Especializada e com know how importante na área, o Reclame Aqui tem diversas funcionalidades e possui mais de 18 milhões de reclamações cadastradas, com informações abundantes e rankings com organizações que mais e menos recebem queixas, números de atendimentos e, o mais importante, os comentários dos clientes, positivos e negativos,e as respostas das instituições. O site tem sido o terror dos empresários quando se trata de 115 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL reclamações de clientes. Funciona como uma rede social, com login e senha, e pode ser acessado com os dados do Facebook. Cerca de 600 mil pessoas (números de 2018) buscam o site todos os dias para verificar a reputação de entidades e conhecer o histórico de comentários a respeito de seu atendimento antes de comprar, contratar um serviço ou resolver um problema. Outras iniciativas nesse sentido foram localizadas ao realizar essa pesquisa, como o reclamao.com. br e o denuncio.com.br, mas não foram obtidas informações específicas sobre atendimentos e rankings. Você conhecia essas iniciativas? Já usou esses serviços? Teve casos resolvidos? Vale refletir sobre esse tema para propor um atendimento ao cliente de qualidade na organização em que você trabalha ou em seu próprio negócio. Se com todo o aparato de atendimento o cliente ainda continuar com pendências com as empresas, poderá adotar medidas legais por meio do Procon, órgão que regulamenta as relações entre os consumidores e as empresas. 6 A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA Os funcionários podem ficar bastante frustrados ao tomarem conhecimento de fatos que se relacionam à organização por meio do público externo, pelos clientes ou pelos meios de comunicação de massa. Matos (2004) exemplifica a decepção proporcionada ao funcionário que lê o jornal e se depara com uma notícia sobre a empresa, falando de uma crise, ou de uma fusão, por exemplo. Segundo Pimenta (2015), a comunicação interna serve para comunicar/tornar comum a todas as pessoas, de todos os escalões, quais os planos, metas e objetivos da entidade; envolver os funcionários para que contribuam no cumprimento desses objetivos; interação e integração das pessoas, departamentos e áreas para concretizar esses alvos. Para estabelecer um processo de comunicação interna transparente, ágil e participativo, é preciso: • identificar o perfil do público interno; • construir uma rede de canais que garantam a eficiência da comunicação; • definir mensagens-chave e posicionamentos da empresa; • formalizar mecanismos e práticas de feedback. A adoção de práticas em comunicação interna integrando a comunicação empresarial tem mostrado que melhora muito a relação com os públicos de interesse. Hoje o funcionário é parceiro, não mais empregado. 116 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Figura 27 – O foco da comunicação interna são os funcionários 6.1 Fatores que influenciam a comunicação interna nas organizações A comunicação empresarial integra todos os meios, formatos e públicos para que a instituição atinja seus objetivos e construa uma imagem favorável. Os fatores acentuados a seguir influenciam a comunicação eficaz no nível empresarial: estrutura da organização, canais formais e informais, autoridade, especialização do trabalho, propriedade da informação e sobrecarga de informação. Vamos conhecer o assunto. Estrutura da organização Muitas vezes a estrutura da empresa e seus canais formais de comunicação não permitem o fluxo livre e contínuo da comunicação nos diversos níveis, ou não atingem todos os lugares, por causa do tamanho da entidade e da distância entre as unidades, como filiais, lojas e outros. Quanto mais níveis e departamentos, maior é a possibilidade da mensagem ser modificada, atuando como um filtro, acrescentando ou retirando partes do conteúdo da mensagem. Autoridade da administração Apesar de inerente às organizações, a presença da autoridade sempre inibe comunicações livres e abertas. Por outro lado, os subordinados adotam posturas favoráveis em relação à autoridade, evitando expressar problemas, desacordos e comunicações informais. A estrutura de autoridade também deve respeitar a hierarquia da empresa, para que se faça no nível adequado e ser claro sobre quem se comunica com quem. Especialização do trabalho As diversas divisões, departamentos e áreas dificultam a movimentação fluida da comunicação, pois divide a empresa em grupos de interesses, atitudes e vocabulário próprios. Imagine o pessoal da área financeira falando em sua lógica e linguajar característico com as pessoas do marketing da empresa. É uma confusão só! 117 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Propriedade da informação O ato de dividir a informação com os outros membros da instituição é uma dificuldade, pois quem tem informação tem poder, diz um ditado popular. Por isso, encontrar formas de organizar a informação é imprescindível, e os processos de gestão do conhecimento nas empresas estão em voga. A empresa não pode ficar à mercê de determinado funcionário “dono” de uma área e que conhece todos os processos e ninguém mais tem acesso a eles. Sobrecarga de informações Algumas entidades padecem desse mal quando se percebe que a quantidade de informação é mais importante do que a qualidade. Esse excesso pode levar à paralisação do funcionário, por não ter condições de selecionar e analisá-las corretamente e sem saber qual o seu comportamento e atividade a ser realizada, qual sua prioridade. 6.2 Fluxos da comunicação Matos (2004) acentua que a comunicação interna pode ter um fluxo descendente, ascendente, horizontal e transversal (entre pares), conforme mostra a figura a seguir. Descendentes ou up down Da alta direção para os funcionários Ascendentes ou top down Dos funcionários para a alta direção Horizontais/ transversais Entre os funcionários/ departamentos Figura 28 • Direção vertical — Fluxo descendente ou up down: instruções, diretivas, procedimentos e metas saem dos cargos de níveis hierárquicos mais altos para os de níveis mais baixos. É também chamado de centrífuga quando a empresa tem muitos órgãos e departamentos, que dá a ideia para baixo e para fora. Quanto maior o espaço que a entidade pretende atingir, mais pode sofrer perda de informações e a ação dos ruídos. — Fluxo ascendente ou top down: anseios, expectativas, resultados e sugestões saem dos cargos inferiores para os superiores. A comunicação é feita das bases para a altal direção. A tendência é que os funcionários somente informem o que acreditam que seus superiores desejam saber. 118 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III • Direção horizontal e transversal — Fluxo lateral: inclui os dois tipos citados e permite a circulação da informação entre os funcionários ou grupos de um mesmo nível hierárquico e o melhor entrosamento entre os níveis hierárquicos. A dificuldade é se algum grupo retiver informações importantes para controlar outros. 6.3 Rede formal e rede informal As mensagens são transmitidas dentro da empresa pelas redes, que podem ser formais e informais. Nas primeiras, circulam as mensagens oficiais e legitimadas pela estrutura da empresa, utilizando os canais (veículos) formais, conforme serão expostos adiante. Os canais formais também apresentam problemas na comunicação, de cima para baixo: as informações podem ser filtradas, modificadas ou interrompidas, em algum escalão, como o gerencial, a coordenação ou a supervisão. Os superiores só passam aquilo que é relevante aos subordinados. Na comunicação de baixo para cima, acontece a mesma coisa por razões diferentes. Os gerentes médios não comunicam os dados irrelevantes (em especial aqueles que vão de encontro aos seus interesses) aos superiores para evitar que estesfiquem sobrecarregados com informações desnecessárias. Os canais formais também podem inibir o fluxo livre de informações entre os diversos níveis da organização. Quando os canais formais não conseguem manter a comunicação fluente e permeando todos os níveis organizacionais, da direção ao cargo mais baixo da empresa aparecem os canais informais. A rede de boatos é um tipo de comunicação informal e são os vários caminhos pelos quais as comunicações informais atravessam uma instituição. Os boatos sempre começam com índices, algo que sugere alguma situação, como o cheiro de fumaça a indicar que alguém estava fumando por ali, ou quando vemos nuvens escuras no céu e sabemos que há a possibilidade de chuva. Nas empresas, alguns índices podem dar início aos boatos, por exemplo, compra de novos equipamentos e transferência de funcionários, ou fatos, como declarações da diretoria, circular, notícia veiculada na mídia, entre outros. A capacidade de multiplicação dos boatos faz com que eles saiam do controle e da parte interna da empresa, passando a atuar em outros ambientes, como as casas dos funcionários, outras entidades e o mercado. Esses fatores tornaram-se ainda mais preocupantes após a internet, que permite a disseminação de ideias em segundos por meio de e-mails e pelas redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram e outras). Nas redes informais, conhecidas como rádio peão ou rádio corredor, veiculam-se todas as mensagens inadequadas para circulação nas redes formais. Nem toda comunicação informal é rádio peão. Uma conversa entre o chefe e o subordinado é uma comunicação informal, mas não necessariamente para disseminar boatos. 119 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL A comunicação deve respeitar o nível hierárquico da empresa, isto é, quem se comunicará com quem, e dita o fluxo da comunicação que determina o caminho da mensagem, desde o emissor até o receptor, na direção vertical ou horizontal. A comunicação empresarial é a responsável pela imagem da organização perante seu público interno e externo. Mas como evitar a criação e disseminação dos boatos? É importante que a entidade tenha canais para ouvir os funcionários, o que permite monitorar o clima organizacional e antecipar possíveis problemas. Os colaboradores devem ser orientados e sensibilizados quanto às mais diversas situações da empresa. Deve-se primar ainda por canais de comunicação que atendam às necessidades de informação do público interno. O planejamento deve prever campanhas que busquem alcançar os objetivos traçados para a área. Buscar desenvolver as habilidades de comunicação dos funcionários também ajuda a manter boas comunicações na empresa. Você deve ter observado que a comunicação interna deve trabalhar em conjunto com a área de Recursos Humanos, pois muitas ações de melhoria em comunicação interna dependem de treinamento dos funcionários. 6.4 Canais ou veículos de comunicação interna Segundo Chinen (2010), entre os canais de propagação de conhecimento interno estão a intranet, que é utilizada para comunicação rápida e objetiva. A revista e o jornal também integram as unidades e contribuem para o desenvolvimento profissional, além de agregar as famílias dos funcionários, o que é muito bom para causar motivação nesse público. O autor ainda refere-se às reuniões gerenciais, por videoconferência ou presenciais, que facilitam a distribuição das informações gerenciais, os resultados, e a integração dos diversos setores para trabalhar com os mesmos objetivos. Quadros de avisos podem agregar informações gerais e devem ser atualizados constantemente (CHINEN, 2010). A comunicação interna busca elevar o espírito de solidariedade, estimulando companheirismo, dedicação e motivação. Os canais são os recursos ou instrumentos usados para comunicação na empresa e podem ser realizados de forma oral, escrita ou gestual. Acentuamos a seguir os mais utilizados: Figura 29 – As reuniões presenciais de trabalho podem acontecer nos mais variados locais, por exemplo, enquanto se espera pelo cliente 120 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 Unidade III Quadro 11 Comunicação não verbal Gestual, comportamental, olhar, expressões faciais, riso e sorriso, aparência, postura, distância, pontualidade, velocidade da fala, dicção, entonação de voz e ênfase; avisos sonoros e campainhas; cartão de ponto; comunicação visual, o leiaute, o ambiente e a decoração, cores, sinalização interna e a identidade visual, telefone muito baixo ou muito alto; uniformes e vestuário (camisas, bottons e bonés); toque; orientação e proximidade; paralinguagem (qualquer som ou qualidade de voz que acompanha a fala e revela a situação em que o falante se encontra (se ele está bem, mal, alegre, triste, cansado etc.). Recursos visuais Escritos: instruções e ordens escritas, circulares, cartas pessoais, manuais, quadro de avisos, jornais murais, boletins informativos internos e externos (newsletters), panfletos, jornais e revistas, relatórios de atividades, formulários, fax, e-mails, internet/intranet, bilhetes e lembretes, avisos internos, declaração de missão, visão e valores, manuais internos, cartas, ofícios e memorandos, avisos e placas, jornal interno, caixas de sugestões e cartazes. Pictográficos: pinturas, fotografias, desenhos, diagramas e mapas. Escritos pictográficos: cartazes, filmes mudos com legenda, gráficos, diplomas e certificados. Simbólicos: luzes, bandeiras, flâmulas e insígnias. Recursos auditivos diretos Sistemas de rádio, avisos sonoros, telefones, intercomunicadores automáticos e autofalantes. Conversas, entrevistas, reuniões e conferências. Recursos auditivos simbólicos Sirenes, apitos e buzinas, sinos e outros sinais. Recursos audiovisuais Televisões internas, telões e projeções multimídias e via internet, filmes, demonstrações; vídeos, videoconferências, teleconferências. Adaptado de: Torquato (1996, p. 65). É bom lembrar que quase todos os meios apontados no quadro anterior também existem no formato digital, como os informativos, as conversas e os e-mails. Podemos acrescentar toda a gama de comunicações na rede, como o site, as trocas de mensagens eletrônicas, os filmes e vídeos disponibilizados no site e as imagens. Temos ainda as comunicações realizadas por meio dos aplicativos de comunicação, como o WhatsApp e os aplicativos próprios das empresas. Observação House organs são veículos de comunicação dirigidos ao público interno, como os jornais para funcionários, revistas que chegam às casas deles para serem compartilhadas com a família, bem como as newsletters e os informativos. 121 Re vi sã o: V ito r - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 2 9/ 11 /1 8 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Figura 30 – Comunicação verbal e não verbal, como nas placas de trânsito e de sinalização interna nas empresas Assim, superar as barreiras organizacionais à comunicação deve ser uma busca constante. Para isso, os aspectos relevantes devem ser explícitos do modo mais claro possível para obter uma comunicação mais eficaz e significativa. As fontes de informação também devem ser claras e prover informações completas aos receptores. Pensar o ambiente físico de forma a reduzir as divisões entre as pessoas para melhorar a interação e a circulação da informação, sem descuidar da privacidade. 6.5 Endomarketing Mais que apenas comunicação interna, o endomarketing surgiu para motivar o público interno. Ele é formado a partir de ações de marketing voltadas para melhorar a satisfação e a ligação com o público interno. Para que a entidade tenha sucesso, é vital ter funcionários motivados com os objetivos
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