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Unidade II ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Prof. Rodrigo Stolf Legislação sobre eventos A atividade de organização de eventos é regulada pela Lei 11.771 de 17 de setembro de 2008, que trata da Política Nacional de Turismo. Subseção V – Das Organizadoras de Eventos Art. 30. Compreendem-se por organizadoras de eventos as empresas que têm por objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento, organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e assessoria de eventos. 1º As empresas organizadoras de eventos distinguem-se em 2 (duas) categorias: as organizadoras de congressos, convenções e congêneres de caráter comercial, técnico científico, esportivo, cultural, promocional e social, de interesse profissional, associativo e institucional, e as organizadoras de feiras de negócios, exposições e congêneres. 2º O preço do serviço das empresas organizadoras de eventos é o valor cobrado pelos serviços de organização, a comissão recebida pela intermediação na captação de recursos financeiros para a realização do evento e a taxa de administração referente à contratação de serviços de terceiros. Verificar a necessidade de auxílio de profissionais especializados em casos como: Montagem e desmontagem de palcos, arquibancadas, camarotes e praticáveis. Disposição e limpeza de sanitários químicos. Instalações elétricas, de geradores, de som e luz cênica. Estabelecimento de um plano de segurança para situações de incêndio e pânico (PSSIP), documento que deverá trazer desenhos do leiaute, fotografias que descrevam os procedimentos adotados e equipamentos utilizados para casos de incêndios e pânico nos locais da realização de eventos. Projeto e execução de sistema de prevenção contra incêndio. Projetos para acessibilidade de portadores de deficiência. Pagamento do Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad). Procedimentos adequados com as normas da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária). Alvará de Autorização para Eventos Temporários: envolve aspectos como montagem de arquibancadas; estruturas de feiras e eventos; organização de shows; uso de som em eventos e horários programados; companhia de trânsito; uso de fogos de artifícios e outros. Tipos de eventos De acordo com a área de interesse, os eventos podem ser agrupados em: Empresariais (institucionais/promocionais): organizados para enaltecer a imagem institucional das empresas, objetiva aproximar o público-alvo, divulgar e/ou comercializar produtos e serviços. Exemplos: feiras como Fispal; Fipan; Equipotel. Eventos sociais: são aqueles organizados visando a confraternização em ocasiões especiais, como festas de aniversário, baile de debutantes, casamentos, batizados, entre outros. Esportivos: eventos que tratam e enaltecem o tema de esportes, promovendo competições entre os atletas. Exemplos: campeonatos das diversas modalidades, Jogos Olímpicos, Copa do Mundo, corridas e maratonas de rua. Artísticos, culturais, gastronômicos e turísticos: objetivam destacar e divulgar as manifestações culturais, gastronômicas e turísticas, das localidades. Exemplo: Carnaval, Oktoberfest, Festa da Tainha, Festival da Cachaça, Cultura e Sabores de Paraty. Técnico-científicos Eventos que tratam de temas de caráter científico e técnicos, nas diversas áreas como nas ciências humanas, exatas e biológicas. Proporcionam conhecimentos aos profissionais e estudantes. Exemplos: congressos, seminários, simpósios, mesas-redondas. Eventos técnico-científicos a) Palestras Apresentação de um tema pré-definido e de interesse do público participante. Pode ser uma palestra única ou ser realizado um ciclo de palestras que abordam diversos assuntos. Nesse tipo de evento é aberta a participação dos presentes por meio de perguntas. Normalmente as palestras apresentam um tempo de duração pré-estabelecido e são realizadas em locais como salas de aula e auditórios. Os assuntos tratados são distintos e buscam trazer um maior conhecimento sobre o assunto que será exposto. b) Simpósio Caracteriza-se pela presença de diversos palestrantes, com a presença de um coordenador. Os temas na maioria das vezes são científicos e com os especialistas trazendo abordagens distintas sobre os assuntos. Ao final das apresentações ocorrem as perguntas do público. A finalidade desse tipo de evento não é debater os temas, mas possibilitar uma troca de informações a partir das diferentes perspectivas. A partir do evento pode-se gerar publicações de artigos científicos. c) Mesa-redonda Ocorre o debate de temas polêmicos ou de grande interesse da população, com a presença de vários especialistas e de um moderador que tem a função de coordenar o tempo de exposição de cada participante e realizar o debate posterior. Normalmente uma mesa-redonda deve conter de 04 a 09 participantes. O público participa com perguntas dirigidas à mesa ao final do debate. É um tipo de evento que incentiva o intercâmbio de informações e a exposição de diferentes opiniões. A duração do evento geralmente é curta, de 02 a 04 horas no máximo. d) Painel Apresenta o debate e análise de um tema por um pequeno grupo de especialistas e conta com a presença de um moderador/coordenador, geralmente a participação é de um público selecionado e reduzido. São avaliados os problemas e apresentadas alternativas de soluções. Nos painéis nem sempre se obtém uma solução completa ou definitiva, as conclusões podem orientar soluções. Roteiro de painel: definir tema; selecionar coordenador; definir metodologia dos trabalhos; fixar o tempo para debate dos assuntos e perguntas. Geralmente o painel ocorre em duas etapas: apresentação e discussão dos painelistas na primeira etapa e a participação do público na etapa final. Funções de coordenador/moderador: apresentar o tema e os integrantes do painel de acordo com o nível hierárquico; informar aos participantes as regras do painel e o período de tempo permitido para intervenções e perguntas; encerrar o evento. e) Conferência Apresenta a exposição de um tema por um especialista, semelhante a uma palestra, entretanto, é mais formal e geralmente ocorre em locais que oferecem condições mais confortáveis. Deve ser arrumada uma mesa central no evento que, além dos convidados, seja ocupada pelo presidente da mesa, que irá coordenar os trabalhos. Poderá haver a indicação de um moderador/mediador que auxilia o presidente da mesa e os conferencistas. Ao final, geralmente acontecem perguntas da plateia que, dependendo do porte do evento, podem ser por escrito ou verbais. f) Debate: análise de temas, em geral controversos, por especialistas defendendo seu ponto de vista. g) Fórum Evento de caráter mais informal, normalmente organizado por entidades de classe. Traz uma ampla discussão sobre algum assunto de grande interesse. Geralmente dirigido por um coordenador que comanda os convidados e participantes. É um tipo de evento que ocorre em locais amplos e com adequada estrutura de apoio. Ao final do fórum o coordenador da mesa destaca as opiniões e apresenta os resultados das conclusões. Sua duração pode ser de um a vários dias. Interatividade Esse tipo de evento apresenta a exposição de um tema por um especialista, é mais formal e geralmente ocorre em locais que oferecem condições mais confortáveis. A qual tipo de evento refere-se a afirmação? a) Fórum. b) Debate. c) Painel. d) Conferência. e) Mesa redonda. Eventos técnico-científicosh) Seminário Evento com caráter técnico ou profissional, geralmente administrado por um coordenador/moderador. Ocorre a apresentação de um assunto, feita por especialistas. O assunto deve ser de conhecimento do público, que participa através de discussão/perguntas. De modo geral, é dividido em 3 etapas: exposição, discussão e conclusão. Apresenta um número limitado de participantes. Normalmente a participação ocorre por inscrição. Na exposição dos temas há debates de casos práticos e de experiências dos participantes. Após as conclusões são apresentados os relatórios finais do evento. i) Congresso Caracteriza-se por sua realização em vários dias, ocorre durante sua realização, simultaneamente, uma série de outros eventos menores, como workshops, palestras, mesas-redondas, entre outros. Em geral promovido por entidades de diversos setores, com o objetivo de analisar temas específicos. Apresenta assuntos atuais e de interesse específico dos diferentes ramos profissionais. Os assuntos podem ter caráter educacional, técnico, profissional, cultural, entre outros. Esse tipo de evento é realizado, normalmente, em períodos regulares com as localidades-sedes. Sendo modificadas, apresenta uma duração de três a cinco dias em espaços como hotéis, centro de exposições e convenções que ofereçam condições apropriadas. A estrutura operacional de um congresso, em geral, deverá ser composta por mestre de cerimônias, oradores, debatedores, coordenadores e/ou moderador. j) Workshop Evento no qual geralmente ocorre uma parte expositiva seguida de demonstração. Mais utilizado na área comercial/ científica. Busca debater e apresentar soluções para os casos práticos apresentados, pode acontecer como um único evento ou dentro de um grande seminário, congresso, simpósio ou mesmo fórum. k) Oficina Estrutura semelhante à do workshop, porém é mais empregada na área educacional. l) Jornada de trabalho/Encontro técnico Eventos periódicos promovidos geralmente por entidades profissionais, pode ter duração de vários dias e reúne especialistas para as apresentações dos temas, há uma grande troca de informações ente os participantes e ocorre a discussão sobre os assuntos atuais e de interesse específico do público Podem ser criados grupos para discussão, os quais serão separados em salas distintas para tratar dos temas. A condução desses trabalhos é realizada por um coordenador que apresentará as conclusões dos diversos grupos. m) Convenção Encontro geralmente realizado esporadicamente e com duração de vários dias que objetiva a troca de informações e integração do público participante. Possui características semelhantes às do congresso. Em geral, aborda assuntos específicos relacionados com a atividade e/ou interesse profissional dos participantes. Na programação das convenções, podem estar presentes atividades de cultura e lazer, distribuição de prêmios, brindes e sorteios. Exemplos: convenções de quadrinhos; de cinema, entre outras. Eventos empresariais, comerciais, institucionais a) Reunião ordinária e extraordinária As reuniões ordinárias são eventos frequentes em empresas, planejados antecipadamente, geralmente de pequeno porte e que podem ocorrer em diversos momentos do dia. As reuniões extraordinárias são esporádicas e normalmente são realizadas para tratar de um assunto urgente que necessita discussão imediata. b) Rodada de negócios/Encontro empresarial Evento que visa aumentar a relação entre comerciantes, empresários, consumidores e fornecedores de produtos e serviços. Os contatos são pré-agendados e compreendem desde acordos comerciais, venda de franquias, novos empreendimentos, consultoria, apresentação de equipamentos e serviços entre outros objetivos de negócios. Ocorrem, geralmente, simultaneamente a outros grandes eventos. c) Feiras Evento comercial com diferentes portes, que necessita de uma estrutura adequada para que ocorra a exposição de produtos e serviços em estandes. O objetivo principal desse tipo de evento é expor, lançar produtos, realizar contatos e efetuar vendas. O expositor investe na montagem dos estandes para divulgar as empresas para o público. Nesse eventos reúnem-se fornecedores, fabricantes, clientes, entidades financeiras, entre outros, para estabelecer contatos comerciais e comercializar produtos e serviços. As feiras podem possuir caráter exclusivo (restrita a um público específico) ou com livre acesso. d) Salão Os salões apresentam semelhanças com a feira, mas visam, em sua maioria, divulgar e promover os produtos e serviços. O salão pode até proporcionar vendas e negócios imediatos, mas este não é seu objetivo principal, e sim promover institucionalmente as empresas. Exemplo: Salão do Automóvel. e) Mostra Trata-se de um evento de exposição, geralmente pequeno e itinerante, estabelece-se um roteiro dos locais onde a mostra será exposta, muitas vezes com mesmo formato e conteúdo diferenciando apenas nos lugares de exposição da mostra. Objetiva divulgar produtos e serviços. Exemplo: Mostra Internacional de Cinema de São Paulo. f) Leilão Tem curta duração (poucas horas) e reúne as pessoas/ empresas interessadas na venda de artigos como eletrônicos, objetos de arte, imóveis, carros, além de animais como gado de diferentes raças e cavalos. O coordenador do evento é o leiloeiro. Dependendo do nível do evento podem ser oferecidos diferentes tipos de serviços de alimentação como jantares e almoços. Sobre a montagem das feiras, exposições, salões e mostras, Cesca (2008) apresenta sugestões para um profissional de eventos: conseguir um espaço físico adequado, de acordo com o evento e com a proposta do expositor; montar e decorar o stand apropriadamente; contratar recepcionistas e instruí-las; produzir material de divulgação de qualidade (folhetos, folders, prospectos, brindes criativos e catálogos); oferecer alimentos e bebidas ao público participante; promover shows, demonstrações e apresentações audiovisuais. g) Concurso A partir de regras determinadas antecipadamente (critérios de avaliação, premiação, período de duração, participantes, júri etc.), visa a participação do público para divulgação de produtos e serviços. h) Colóquio Semelhante à conferência, tem como finalidade debater assuntos atuais e importantes para sociedade, é realizado principalmente pelo segmento médico e cultural. Há um número limitado de participantes. i) Festival Frequentemente de cunho cultural e artístico, normalmente é periódico. Na atualidade, os festivais gastronômicos são desenvolvidos pelas localidades ou regiões como uma forma de divulgação do destino. Exemplos são o Festival de Cultura e Gastronomia de Tiradentes e o Festival Gastronômico de Búzios. Interatividade Trata-se de um evento de exposição, geralmente pequeno e itinerante, no qual se estabelece um roteiro dos locais onde ocorrerão as exposições, muitas vezes com mesmo formato e conteúdo. A qual tipo de evento refere-se essa afirmação? a) Concurso. b) Mostra. c) Festival. d) Leilão. e) Colóquio. Eventos culturais e sociais a) Exposição: normalmente é um evento fixo, com a intenção de divulgar e comercializar os produtos, como objetos de arte, pinturas e fotografia. As maiores exposições comumente agregam diversos artistas, entretanto, as pequenas são individuais. Um vernissage refere-se à pré-estreia ou ao dia de abertura da exposição. b) Show: apresentação dediferentes tipos de artistas. Poderá ser cobrado ingresso ou não para esse evento. Organização de eventos Os setores mais movimentados diretamente em eventos são: montagem de estandes; comunicação visual e decoração; Segurança; alimentos e bebidas; serviços gráficos; sonorização, iluminação e cenário; limpeza; recepção; hospedagem, pacotes e serviços de receptivo; fotografia; brindes, troféus e placas; recursos audiovisuais; tradução e interpretação; transportes de passageiros e de cargas; comunicação; uniformes e trajes. Em relação à mão de obra, os serviços mais utilizados são: fotógrafos; seguranças; limpeza; cerimonial; garçons/cozinheiros; decoração; eletricistas; telemarketing; animadores e recreadores; recepcionistas. Eventos em A&B Avaliação no momento do fornecimento do serviço. Necessária atenção constante para que o evento ocorra da melhor forma possível. Atender o cliente de modo adequado, superar as expectativas desde o contato inicial até o final do serviço. Na composição do cardápio de um evento deve-se tomar cuidado com as preferências regionais de cada localidade e o clima da época do evento. Regras para uma elaboração de cardápio adequada: qualidade dos produtos de acordo com o orçamento; quantidade suficiente para não haver desperdício; harmonia nas preparações e adequação ao tipo de evento. A elaboração do cardápio de um evento deve levar em conta fatores como: tempo de preparo do cardápio x quantidade de mão de obra x equipamentos x local; número de convidados; custos dos insumos; sazonalidade dos alimentos; fornecedores; ordem de produção; estoque de mercadorias; perfil do público: hierarquia dos cargos, gênero, faixa etária; técnica de serviço; tipologia do evento; hábitos alimentares dos clientes. Buffet – definições A palavra buffet possui as seguintes aplicações: salão para festas e eventos; serviço de alimentação para festas, eventos, feiras, ações promocionais entre outras; mesa ou pranchão onde são expostos alimentos para que as pessoas se sirvam. Exemplos: ponto de buffet, buffet de café da manhã, buffet de sopas. Serviço em buffet O serviço em buffet é bastante prático e com menor custo atrelado (requer menos mão de obra). Pode ser adotado em cafés da manhã, brunch, coffee break, almoços e jantares. Em certas épocas do ano pode-se decorar, como um diferencial e se pertinente ao momento, mesas de buffet por temas como Páscoa, Natal, Réveillon, festejos juninos, festa na praia, entre outros. Para 80 até 100 pessoas é indicado apenas um ponto de buffet. Acima desse número, sugere-se colocar um novo ponto para evitar filas e demoras. Ao colocar um ponto de buffet em um espaço, é preciso calcular e provisionar o espaço com a fila e a circulação das pessoas É preciso ficar atento à reposição das travessas, que não devem ficar vazias. A reposição demorada pode comprometer o serviço e gerar filas desnecessárias. A cozinha tem que estar em sintonia com o atendimento na linha de frente. Café da manhã Mesmo que não seja sofisticado, geralmente é bastante completo. Pode ser servido em estilo self-service, com os itens dispostos em aparador, ou servido pelos garçons na mesa. Normalmente há mesas e cadeiras à disposição para que as pessoas tomem o café da manhã sentadas. Serviços: bebidas (quentes e frias); frutas; pães e bolos; manteiga, requeijão, geleia; frios e queijos; iogurtes; cereais. Exemplo de cardápio – café da manhã Café, leite, chá, chocolate, água mineral e 2 sabores de sucos. Cereais: all bran e muësli com iogurte ou leite. Frutas fatiadas. Seleção de mini croissants e mini muffins. Seleção de brioches e mini pão francês. Manteiga, mel e compotas. Seleção de frios e queijos nacionais. Ovos mexidos com ervas ou omeletes vegetarianos. Interatividade Qual tipo de mão de obra é a menos relacionada com o setor de eventos? a) Fotógrafos. b) Seguranças. c) Garçons. d) Decoradores. e) Maîtres. Welcome coffee Versão mais simples e rápida de um café da manhã. Utilizado quando há menos tempo disponível. Normalmente é servido em estações e as pessoas comem em pé, de forma que o cardápio deve considerar esses fatores. Duração média de 20 a 30 minutos. Exemplo de cardápio – welcome coffee Café, chá, leite, chocolate, 2 tipos de suco. Água mineral com e sem gás. Pão de uva passa com creme. Croissants de queijo e presunto. Petit-fours doces. Brunch Tem origem na Inglaterra, onde devido às baixas temperaturas e nevascas, nos dias de folga as pessoas acordam ou saem de casa muito tarde para o café da manhã e muito cedo para o almoço. Da junção das palavras breakfast (café da manhã) + lunch (almoço) deriva a palavra brunch. No brunch há os mesmos elementos de um café da manhã, porém ao longo do serviço novos pratos vão chegando, dirigindo a refeição para itens próximos de um almoço, com a inclusão de tortas, quiches, saladas, assados, massas, entre outros. Normalmente é servido aos finais de semana, em especial aos domingos e feriados, entre 10h e 16h. É um modelo bastante conveniente para aniversários, batizados e até casamentos, dependendo do horário em que se realiza a cerimônia. Exemplo de cardápio – brunch Cereais com iogurte ou leite Croissants de manteiga e pain au chocolate com geleias Seleção de frios e queijos nacionais Seleção de brioches e mini pão francês Baguete de presunto parma com abobrinha grelhada Pimentões assados, berinjela e abobrinha com queijo feta Salada de frango com maionese de pesto Salada de folhas com avelã e presunto curado Sopa de couve-flor com manjericão Omelete de gruyère e rúcula Batata rosti com cebolete e cebola Nhoque com pancetta ao molho de tomate e manjericão Galeto com couscous de limão Panquecas de salmão com queijo cottage Éclairs com creme de limão Pavlova com compota de frutas vermelhas Ameixas com chocolate branco Frutas fatiadas Café colonial Originário da região serrana como Gramado e Canela, no Rio Grande do Sul, é muito comum no sul do país e em certas localidades mais frias, como Campos do Jordão, em São Paulo. É famoso por sua infinidade de iguarias “caseiras” aliadas a pães, bolos, cucas, doces, biscoitos, sequinhos, salgados diversos e bebidas quentes e frias. Coffee break É oferecido no intervalo de eventos, tanto antes do almoço quanto à tarde. Servido geralmente em ponto fixo e sem a necessidade de que as pessoas se sentem. Tem duração média de 30 minutos. Exemplo de cardápio – coffee break café e leite; variedade de chás; 3 sabores de sucos de frutas; pão de queijo; wrap de frango com cogumelos no pão sírio; finger de queijo branco com peito de peru no pão de centeio; tartelettes de frutas; brownie. Happy hour De origem norte-americana, é composto por coquetéis e drinks servidos no final da tarde, acompanhado de alguns petiscos e de boa música. De maneira geral, tem tom informal e os participantes ficam sentados. Tem duração média de 01h a 02h. Bebidas, inclusive alcoólicas. Sanduíches. Salgados assados e fritos. Amendoins e outros tipos de nozes. Exemplo de cardápio – happy hour pastel de carne seca com catupiry; sanduíchede mortadela; bolinho de mandioca com carne seca; sanduíche de pernil com abacaxi; espetinho de queijo coalho; linguiça petisco; isca de filé; frango a passarinho com lâmina de alho; caldinho de feijão preto. Coquetel É um evento rápido, com duração média de 2h, no qual os convidados ficam em pé para maior socialização e os garçons circulam com as bandejas com os canapés e bebidas. É usado tanto social como profissionalmente. O horário mais indicado para um coquetel de cunho profissional é após o expediente, pois geralmente são servidas bebidas alcoólicas Pode preceder um jantar. O cardápio deve considerar se haverá outras formas de alimentação além do coquetel. Em geral, são servidos canapés frios e quentes ao longo do coquetel. Deve-se incluir ao menos uma opção vegetariana. Normalmente evita-se frituras. Se houver um jantar depois, o menu do coquetel deve funcionar com uma entrada e oferecer opções mais leves, apenas antecipando a refeição principal. Se o coquetel for a única alimentação do evento, deve incluir opções mais substanciosas (canapés com carne, com rosbife, por exemplo) ou até mesmo ter em seu cardápio uma estação quente ou então um pequeno prato, como massa ou risoto. Exemplo de cardápio – coquetel tartar de salmão com alcaparras e molho dill; bruscheta de tomate seco, manjericão e queijo de cabra; croûton de roquefort com nozes; tartelette de camarão e chutney de manga; brandade de bacalhau; kafta de cordeiro e molho de iogurte; croquetes de jamón; aranchini de risoto de cogumelos; folhado de espinafre com gruyère. Queijos & vinhos Festa que pode ser realizada sob qualquer pretexto e em qualquer época. Necessário adaptar ao clima e à ocasião os tipos de queijo e vinho a serem servidos. Em épocas mais frias, devem predominar queijos fortes (exemplo: gorgonzola) e vinhos encorpados, como os tintos. Durante os meses mais quentes, deve-se priorizar os queijos leves, como gouda, vinhos brancos e espumantes. Catering Trata-se de serviços de fornecimento de refeições prontas para locais como companhias aéreas, restaurantes empresariais, hospitais, eventos esportivos e sociais. Interatividade Qual o tempo médio de um coffee break? a) 01 hora. b) 45 minutos. c) 10 minutos. d) 02 horas. e) 30 minutos. ATÉ A PRÓXIMA!
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