Atividade estruturada Fundamentos de sistemas de informação

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Atividade estruturada - FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Descrição da empresa
Minha empresa escolhida foi a empresa que trabalho, é uma empresa do setor de bares e restaurantes, é uma empresa de pequeno porte que funciona em dois turnos diferentes diurno e noturno nos quais são divididos em duas equipes, portanto existem duas equipes operacionais contendo os garçons que tem relacionamento direto com o cliente, cozinheiros, copeiros que trabalham na linha de fundo apenas recebendo os pedidos e instruções feitas pelo garçons e os caixas que tanto atendem os garçons quanto tem um relacionamento direto com os clientes, na área gerencial tem um gerente para cada turno que fazem todo o serviço de tomada de decisão da empresa como recrutamento de funcionários, compra de produtos, controle de qualidade dos produtos e serviços prestados tal como o feedback dos clientes e também fazem reservas, avaliam o fluxo de caixa e determinam as metas de vendas da empresa, na área estratégica é comandada por dois sócios que determinam o futuro da empresa como novas aquisições, investimentos dentre outros, avaliam a situação da empresa no mercado bem como as atividades da concorrência, a parte jurídica e financeira também é controlada pelos sócios da empresa, porém parte do serviço é terceirizado como a consultoria de contadores, também tomam conta da área de marketing da empresa como divulgação e retenção de clientes, controlam toda a cadeia de fornecedores bem como o estoque.
Elicitação sobre a situação da empresa e dos seus sistemas
A empresa se encontra entre as melhores do seu segmento, tem um modelo de negócio próprio com produtos e serviços muito elogiados em sites especializados de gastronomia, portanto, a empresa tem boa visibilidade no mercado como consequência é muito visada pela concorrência que tem aumentado muito recentemente e nisso a empresa vem perdendo pois não aproveita a visibilidade que tem para reter e conquistar novos clientes sendo tímida na divulgação de seus produtos e serviços nas mídias como na internet e por falar em internet ela quase não atua nesse mercado, nem divulgando tão pouco obtendo informações e não oferece nenhum produto e serviço via internet visto que a concorrência já o faz.
O sistema da empresa é terceirizado, ele é especializado para o segmento de restaurantes sendo um dos melhores que há no mercado o nome do sistema é Tronsolution ele integra toda a empresa desde o nível operacional até o nível estratégico da empresa como registros de produtos, controle de estoque, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, balanços financeiros, gerenciamento de banco de dados dentre outros.
E por final tem um sistema de folha de ponto biométrico, que cadastra funcionários com todos seus dados junto com sua digital, que ao colocar sua digital no sistema registra automaticamente sua entrada, horário de lanche e saída da empresa, esses dados são registrados pelo software disponibilizado pela empresa que ajuda na elaboração da folha de pagamento.
A infraestrutura de TI da empresa é composta por cinco computadores e um servidor, conectados por um roteador wireless, configurando a intranet da empresa, a empresa não tem uma área de TI, todos os serviços de manutenção, elaboração desta infraestrutura é feita por terceiros, que geralmente são empresas especializadas locais.
Descrição dos sistemas que estão em cada nível da empresa e suas inter-relações
Nível operacional - No nível operacional os funcionários utilizam apenas o sistema da Tronsoft, o software Tronsolution, os pedidos são inseridos pelos garçons em terminais, esses pedidos são armazenados nos computadores do caixa e também são enviados para impressoras que ficam na cozinha e copa para preparo dos mesmos, todos os pedidos no caixa geram uma conta, que ao ser paga gera cupons ficais, no final do dia tem todas as vendas por mesa, por garçom, tem formas de pagamento, estorno de caixa e também cancelamentos.
Nível gerencial – Todos os dados gerados no nível operacional são usados para controle da mesma como verificar quanto foi vendido, quantos cancelamentos aconteceram, calcular a comissão dos garçons, e controle estoque pois a cada pedido são retirados automaticamente os referentes produtos do estoque, os sistemas utilizados são o da Tronsoft e o Excel. Assim como são registrados novos produtos e/ou são modificados seus receptivos preços, como são incluídos produtos comprados no estoque, as compras são registradas em planilhas do Excel, bem como pagamentos de comissões e adiantamentos, existe uma parte dos documentos que são em papel como notas ficais e recibos, que apenas são representados em planilhas. São feitos relatórios das despesas como pagamentos de conta com fornecedores, conta de água, dentre outros em planilhas
Nível estratégico – Todos os dados dos níveis anteriores são usados, eles são organizados e analisados, são utilizados os sistemas da Tronsoft e também planilhas do Excel, dados são enviados para contadores que fazem as folhas de pagamentos dos funcionários, todo o funcionamento da empresa é registrado em planilhas com auxílio dos dados oriundos do sistema da Tronsoft e as planilhas que são recebidas dos gerentes, com isso é feito o balanço da empresa e as metas de vendas são criadas pelos próprios sócios sem ajuda de nenhum sistema assim como investimentos, cortes de gastos, dentre outros.
Proposta de desenvolvimento de um Data Warehouse (DW)
Para um desenvolvimento de um DW deve-se primeiro observar a empresa e sua infraestrutura neste caso como a empresa é de pequeno porte, então foi escolhido aproveitar sua infraestrutura para reduzir custos, centralizando as informações em um único local. Por se tratar de um comércio a área de vendas foi escolhida como foco na implementação do Data Warehouse visando os seguintes itens:
Informações sobre produtos mais vendidos, maiores clientes.
Vendas por garçom classificando os maiores.
Taxa de ocupação de mesas vs. vendas.
Vendas por período.
Informações de lucros por período.
Dentre outros. Desta forma foi escolhida a estratégia “Bottom-up” criando apenas um Data Mart da área de vendas, possibilitando a implementação de outros Data Marts para outras áreas. Para se obter informações de vendas, vendas por garçom e sazonalidade tornou-se necessário definir como granularidade a informação diária. Como se trata de uma pequena empresa, o volume de dados não é tão preocupante. Como modelo de Data Warehouse foi escolhido o modelo dimensional estrela (Star Schema), pela simplicidade de construção e na facilidade de construção de cubos dimensionais.
Para fazer a extração, transformação e carga, bem como o gerenciamento de baco de dados e a consulta de dados serão utilizadas ferramentas gratuitas disponíveis no mercado.
A abordagem Bottom-up (de baixo para cima em português) e como diz o nome consiste na criação de data marts para posteriormente a criação de um data warehouse completo é solução mais utilizada, pois tem melhores resultados, já que o projeto é evolutivo e corre menos riscos.
O esquema estrela é uma modelagem dimensional em que as tabelas são agrupadas logicamente em áreas do assunto que lembram uma estrela quando são incluídas em um diagrama.
Proposta de desenvolvimento de um comercio eletrônico
Inicialmente para pequenas empresas criarem um sistema de comercio eletrônico é complicado e relativamente caro, a solução mais utilizada no mercado de restaurantes é a hospedagem em serviço de “praça de alimentação virtual” que funcionam como os shoppings virtuais ( na verdade se trata de um e-Marketplace ), devido à alta utilização por parte dos clientes e aceitação do mercado, esses serviços tem focado muito nos smartphones o que é um diferencial muito importante, portanto para garantir o sucesso da proposta foi escolhido uma plataforma de hospedagem terceirizada, é importante ressaltar que esse tipo de serviço apenas funciona como meio ligação entre a empresa e seus clientes nenhuma transação bancária e emissão de nota fiscal é feita ( como se tratade restaurante ao entregar o pedido será feita a cobrança do mesmo ), portanto o sistema de ERP da empresa ainda será utilizado.
A empresa ao contratar o serviço irá cadastrar seus produtos e serviços bem como informar seu horário de funcionamento e a área que atende, essas informações ficarão disponíveis para todos usuários que se cadastraram no serviço, bem como os dados dos clientes ficarão disponíveis para as empresas nas quais efetuarem seus pedidos, porém a política de privacidade será estabelecida pela empresa contratada, informações como pedidos feitos por empresa e os dados dos usuários ficarão disponíveis para a mesma e não há como controlar quem acessa esses dados, geralmente essas empresas usam loggins ( registros de e-mail e senha ) para cadastrar usuários e definir o tipo de acesso que cada tipo de usuário terá, por exemplo o cliente tem acesso ao cardápio e produtos das empresas cadastradas, já as empresas tem acesso aos dados cadastrais dos usuários para a entrega dos produtos, esses serviços permitem a comunicação on-line entre empresa e o cliente.
Quanto aos processos de gerenciamento a empresa terá de se adequar ao sistema, já que ele já vem pronto e não há como personalizá-lo, bem como terá de treinar os funcionários que utilizarão o sistema, esses serviços permitem o controle e monitoramento dos pedidos a integração com o sistema ERP da empresa, bem como a visualização de quantidades de vendas dentre outros, isso pode ser feito via WEB ou através de máquinas POS que são disponibilizadas pela plataforma. 
Proposta de desenvolvimento de um sistema especialista
Para implantação do sistema especialista, foi escolhido a utilização um shell de sistema especialista, por se tratar de uma pequena empresa esse tipo de software é mais indicado.
Um shell de sistema especialista é um sistema especialista vazio, ou seja, não a regras de inferência e nem uma base de conhecimento as quais terão que ser moldadas na implantação do sistema especialista. O sistema poderá ser usado para solução de qualquer problema da empresa, como por exemplo controle de estoque, gerando assim sistemas especialista específicos para as empresas.
As vantagens de usar esse tipo de implantação consistem em simplificar o trabalho de implementação de um sistema especialista, pode ser usado por pessoas sem conhecimento de informática, o criador do sistema preocupa-se somente com a representação do especialista, o shell interpreta o conhecimento representado e o executa em uma máquina, permite depurações e explicações de como o computador chegou a essas conclusões.
Quanto à implantação do sistema especialista a vantagens são:
Criação de repositório de conhecimento, crescimento de produtividade e qualidade, habilidade de resolver problemas complexos, flexibilidade e modularidade, operação em ambientes arriscados, credibilidade, habilidade de trabalhar com informações incompletas ou incertas, dentre outros
E as desvantagens
Dificuldade de aprendizagem (processo de representação do conhecimento), esses sistemas tem os sentidos limitados se comparados com os seres humanos, só são capazes de resolver uma base limitada de problemas, tem desenvolvimento longo e manutenção limitada, dentre outros.
Conclusões sobre as mudanças propostas e seus benefícios.
Com as mudanças propostas a empresa seria mais eficiente processos administrativos trabalhosos seriam mais rápidos e intuitivos, o processo de tomada de decisão seria mais assertivo devido a informações mais precisas, o processo de obtenção de informações sobre as atividades da empresa seria facilitado ajudando no controle e na qualidade dos serviços prestados, a relação com os clientes seria mais próxima podendo ser feita em qualquer lugar seja por computador ou smartphone fazendo com que a empresa ganhe um novo mercado, assim a empresa cortaria custos, diminuiria prejuízos e aumentaria seu lucro, além de se tornar mais competitiva e dinâmica conseguindo ser mais rápida em resposta a mudanças internas e em mudanças externas a empresa.
Sobre cada sistema proposto
O data warehouse – A utilização de data warehouse (armazém de dados em português) é feita para armazenar informações da organização em uma base de dados consolidada, a estrutura da base de dados facilita a criação de relatórios, a análise de grande volume de dados e a obtenção de informações estratégicas para tomada de decisão. A elaboração de um data warehouse é complexa, pois seu funcionamento consiste em uma mineração e agrupamento de uma grande quantidade de dados, já a obtenção de relatórios obtidos deve-se ser rápido e ter a granularidade correta evitam-se excessos de informações.
Comércio eletrônico – O e-commerce ou comércio eletrônico se define com o uso da internet para condução do negócio, se trata sobre a forma que as transações são feitas utilizando a web com meio de negociação, pode ser feito entre pessoas (C2C), entre empresas e pessoas (B2C) e entre empresas e empresas (B2B) dentre outros. O comercio eletrônico teve início em 1995 com a publicidade na web, de lá para cá muitas empresas apostaram de forma errada neste tipo de negócio e faliram assim com grades empresas emergiram tais como Google, Amazon, Netflix dentre outras que dominam o mercado, hoje fica bem claro que se você tem um negócio, para manter suas vendas além de vender do modo tradicional se torna indispensável marcar presença também na internet, porém como todo tipo de investimento tem seus perigos tudo tem de ser muito bem planejado e a empresa tem que se preparar para esse grande passo principalmente se tratando de segurança pois se internet conecta você a quem você quer também pode deixar a porta aberta para a entrada de pessoas mal-intencionadas.
Sistemas especialistas – os sistemas especialistas são sistemas de apoio a tomada decisão, que ajudam a controlar atividades, diagnosticar problemas, entre outras funções. Como diz o nome ele faz o trabalho de um especialista, portanto os sistemas especialistas costumam ser específicos para um tipo de negócio (como contabilidade, administração, controle de estoque e etc.) ou tipo de problema (diagnósticos de doenças, tomada de decisão e etc.) eles levam vantagem em alguns pontos se comprados com especialistas de verdade como custo no longo prazo menor, mesmo desempenho mesmo sobre pressão, não se cansam dentre outros porém tem a desvantagem de não aprenderem com a mesma facilidade que o ser humano, não são criativos, precisão de manutenção que tem que ser feita por um ser humano(isso pelo menos por enquanto), dentre outros.
Conclusão sobre o trabalho
Esse trabalho foi muito rico para mim apesar de ter tido muita dificuldade para desenvolvê-lo, foi de grande ajuda as pesquisas aprendi muita coisa que até então nem sabia que existiam daí as dificuldades surgiram, mais um pouco de pesquisa e leitura, aos poucos tomou formam, confesso estou um pouco inseguro se tratei os assuntos de forma coerente, se desenvolvi tudo que foi pedido, enfim, me empenhei bastante e se errei sei que errar faz parte do processo de aprendizagem e sei que pesquisar e ler sobre esses assuntos seria indispensável para conclusão deste curso. Quanto ao aprendizado obtido com o trabalho foi diverso mais principalmente sobre como observar e desenvolver sistemas entender o que é um sistema e suas interdependências até onde o sistema mudanças, quais implicações essas mudanças podem trazer sejam benéficas ou não, entender as necessidades que uma empresa real tem e as possíveis soluções, percebo que o curso que entrei é muito diverso vai além de computadores, além da tecnologia, tem administração, e o que me pareceu mais claro tudo gira entorno do ser humano seja ele o funcionário que utiliza o sistema, seja ele o cliente desta empresa, seja ele o gerente o dono ou eu aquele que tenta entender e construir esse sistema, não só somos parte deste sistema como somos a principal parte, ou seja, a principal função dos sistemas de informação é auxiliar o ser humano nas suas tarefas diárias de forma a contribuir elevandoa qualidade do trabalho assim como a qualidade de vida facilitando e não atrapalhando, dificultado ou pior impedindo que as pessoas façam atividades diárias.
Referências
LAUDON, K. C.; LAUNDON, J.P. Sistemas de informações gerenciais. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2007
Kimball Group – http://www.ralphkimball.com/
Tronsoft – http://www.tronsoft.com.br/ 
Wikipédia – http://pt.wikipedia.org/wiki/Armazém_de_dados, http://ept.wikipedia.org/wiki/Sistema_especialista e http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informação 
A. Jaques, Patrícia – Professora da Unisinos Portal – http://professor.unisinos.br/pjaques/material/sti/2-ses.ppt.pdf