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APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 1
ARQUIVOLOGIA 
 
Noções de arquivologia: informação, documentação, classificação, arqui-
vamento, registros, tramitação de documentos, cadastro, tipos de arquivos, 
organização e administração de arquivos, técnicas modernas. 
 
ARQUIVOLOGIA 
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é 
uma ciência auxiliar da história. Fonte de consulta para todos 
os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e 
pode documentar o passado de uma nação. 
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a orga-
nização de arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e 
conservação de documentos, títulos e textos de valor perma-
nente e elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa, 
como no que toca à eliminação de peças de valor transitório e 
controle dos arquivos em formação. Inclui também as tarefas 
dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser 
empregado como sinônimo de arquivologia. 
Os arquivos de determinada origem constituem um todo 
orgânico denominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arqui-
vos, no qual se incluem documentos escritos e iconográficos, 
como os audiovisuais, discos, fitas magnéticas e filmes. Co-
meçam também a ser objeto da arquivologia os arquivos 
eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerci-
ais, bancárias, industriais, desde que se revistam de impor-
tância histórica, como ocorre, em alguns casos, com papéis 
de famílias e pessoas ilustres, interessam à arquivística. 
A preocupação dos governos e autoridades em conservar 
determinados documentos em lugares seguros por motivos de 
ordem administrativa, jurídica ou militar, remonta à antiguida-
de, sobretudo no que diz respeito a títulos de propriedade. Os 
eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos 
arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de 
diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir 
da revolução francesa, os arquivos tornaram-se bem público, 
proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, 
cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de res-
ponsabilidade do Estado. 
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas 
medievais surgiu no século XIX, principalmente após a cria-
ção da École des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a 
formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. Em 
meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivís-
tica moderna, com os princípios do respect des fonds (todos 
os documentos originais de uma autoridade administrativa, 
corporação ou família devem ser mantidos em grupos, sepa-
rados segundo a natureza das instituições que os criaram); da 
proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados 
de acordo com as unidades administrativas que os origina-
ram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos docu-
mentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos 
gerais ou de custódia permanente); e da centralização (unida-
de e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais). 
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com 
os progressos da civilização, marcam a arquivologia na se-
gunda metade do século XX. São eles, entre outros: adoção 
de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos; 
uso de microfilmagem de substituição; programas de história 
oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas 
e material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de 
papéis administrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e 
familiares; aparecimento de depósitos intermediários de ar-
quivos ou centros de pré-arquivamento; tentativas de aplicar 
as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico. 
O grande problema da arquivologia contemporânea é o 
volume de papéis criados e acumulados pelas administrações 
e a necessária eliminação de documentos depois de avalia-
dos. O arquivista desenvolve padrões de avaliação, elabora 
planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repeti-
tivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte 
especificam o período de retenção de documentos comuns à 
maioria dos serviços existentes, e tabelas especiais cogitam 
de cada administração em particular. O arquivista pode recor-
rer a especialistas para decidir quanto à destinação dos do-
cumentos. 
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos 
holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert 
Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edição brasileira, Manual 
de arranjo e descrição de arquivos (1960).©Encyclopaedia 
Britannica do Brasil Publicações Ltda. 
CONCEITO 
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, pro-
duzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas 
ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em 
decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas 
e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a 
informação ou a natureza do documento. 
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados. 
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos pro-
duzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível 
federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas ativi-
dades administrativas, judiciárias ou legislativas. Existem três 
espécies de arquivos públicos: correntes, temporários e per-
manentes: 
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, 
que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. 
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arqui-
vos correntes que aguardam remoção para depósitos 
temporários. 
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor 
histórico, científico ou cultural que devem ser preservados 
indefinidamente. 
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos pro-
duzidos ou recebidos por instituições não públicas, ou por 
pessoas físicas, devido a suas atividades específicas. 
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete 
sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de 
natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não 
devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamen-
to que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliá-
ria de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de 
documentos relativos à atividade que desenvolve. Haverá 
contratos de locação, de imóveis residenciais e comerciais; 
opções de venda de casas, apartamentos, terrenos; cartas 
pedindo informações; contratos de compra e venda; certidões; 
traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros 
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma 
editora, por exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, natu-
ralmente, não deve fazer parte do arquivo principal. Tratando-
se, porém, de uma empresa ligada à área educacional, a 
abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fundamental 
a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, 
opções de compra de terrenos e outros documentos próprios 
do ramo imobiliário seriam afastados do arquivo principal. 
IMPORTÂNCIA 
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria 
Constituição Federal, em seus artigos 215 e 216, determina: 
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“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos 
direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e 
apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifesta-
ções culturais. 
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas 
populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outrosgru-
pos participantes do processo civilizatório nacional. 
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas 
de alta significação para os diferentes segmentos étnicos 
nacionais. 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens 
de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou 
em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à 
memória dos diferentes grupos formadores da sociedade 
brasileira, nos quais se incluem: 
I — as formas de expressão; 
II — os modos de criar, fazer e viver; 
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas; 
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais 
espaços destinados às manifestações artístico-culturais; 
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, pai-
sagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e 
científico. 
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, 
promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por 
meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desa-
propriação, e de outras formas de acautelamento e preserva-
ção. 
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a 
gestão da documentação governamental e as provi-
dências para franquear sua consulta a quantos dela 
necessitem. 
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o co-
nhecimento de bens e valores culturais. 
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão pu-
nidos, na forma da lei. 
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios de-
tentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.” 
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 
1824, foi criado em 1836. 
No passado, a preservação do patrimônio documental era 
encarada principalmente por seu valor histórico. Após a Se-
gunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as primeiras 
preocupações com uma nova concepção arquivística, em que 
o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam 
outros aspectos relevantes, como a racionalização da infor-
mação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na 
tomada de decisões. 
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, 
a nova mentalidade que se introduz na administração pública, 
a necessidade de pesquisa constante e sistemática, objeti-
vando particularmente a correta tomada de decisão pela em-
presa privada, favoreceram o surgimento de um novo enfoque 
do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico. 
Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal 
forma que sua importância ultrapassou os limites que até há 
bem pouco tempo existiam. Atualmente, já não se conseguem 
restringir e delimitar o campo de atuação e a utilidade do 
arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento são 
ilimitados. 
ORGANIZAÇÃO 
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcio-
ne condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibili-
dade e acesso: 
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições míni-
mas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra 
incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da 
natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo 
ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão 
na consulta a documentos e assegurar a localização de qual-
quer documento arquivado, ou de qualquer documento que 
tenha sido dele retirado. 
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil 
compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em 
arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de 
documentos não exigem necessariamente um arquivo com-
plexo e de difícil entendimento. 
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvi-
mento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustan-
do-se ao aumento do volume e à complexidade dos documen-
tos a serem arquivados. As normas de classificação não de-
vem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de 
arquivamento. 
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta 
imediata, proporcionando pronta localização dos documentos. 
A procura de documentos de todos os tipos aumentou 
muito nos últimos anos, graças principalmente à necessidade 
cada vez maior de informações. O arquivo não se reduz ape-
nas a guardar documentos; significa também uma fonte ines-
gotável de informações, que pretende atender a todos e a 
todas as questões. 
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO 
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já 
que por meio deles se podem acompanhar assuntos penden-
tes ou que aguardam providências: cartas que esperam res-
postas; duplicatas a cobrar; faturas a pagar; apólices de segu-
ro que devem ser renovadas; lembretes ou controles para 
renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a 
serem assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem 
ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. O 
arquivo de prosseguimento possibilita à secretária constante 
follow up. 
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de 
follow up, precisa ser organizado convenientemente e, para 
isso, existem métodos tradicionais, como o cronológico e o 
alfabético, e modernos, como o de jogos de fichas prontas, o 
de equipamentos compactos, próprios para vários tipos de 
controle, ou os desenvolvidos pela informática. 
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um 
jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um 
jogo de guias numeradas de•1 a 31, representando os dias 
dos meses. Esse ultimo jogo deve ser disposto apos a guia do 
mês em curso. À medida que os dias vão passando, deve-se 
colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com mui-
to movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com 
prazos de 30, 60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de 
três jogos de guias numeradas, de modo que o acompanha-
mento seja trimestral e não mensal, ou, então, que se guar-
dem os documentos em pastas separadas até o momento 
oportuno. 
O método cronológico permite a utilização de pastas ou 
cartões. Havendo opção pelo uso de pastas, será necessária 
uma cópia adicional de todos os documentos que exigem 
prosseguimento e que serão colocados nas pastas por ordem 
alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados após as 
guias que correspondem às datas de acompanhamento. 
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O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de 
cópias adicionais dos documentos, porém exige anotações 
pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. 
Como nas empresas de grande porte o número de cartões ou 
fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e, 
além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento. 
2. Método alfabético: esse método também possibilita o 
uso de pastas ou cartões. As pastas são colocadas em ordem 
alfabética. Nas margens superiores das pastas, deverão cons-
tar: letra correspondente; números de 1 a 31, representando 
os dias do mês; e um indicador móvel que se desloca na 
pasta, servindo para indicar o dia específico. 
Os documentos são postos nas pastas em ordem al-
fabética. Em cada pasta, os documentos são colocados 
em ordem cronológica e, à medida que os dias vão 
passando, os documentos são retirados e o indicador 
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando 
ao dia 1° no início de um novo mês. 
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também exis-
te, embora seja mais trabalhosa, pois exige a anotação de 
todos os pormenores do documento. Os cartões são coloca-
dos nas pastas alfabéticas respectivas, conforme o modelo 
descrito, e seu funcionamento também será o mesmo. 
3. Métodos modernos:surgiram com o próprio desenvol-
vimento das empresas e da tecnologia, notadamente da in-
formática. Existem, entretanto, métodos que oferecem fichas 
já preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, 
de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. Alguns 
trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam 
visíveis e os dados principais são lançados também na mar-
gem superior das fichas, à vista do manipulador, facilitando, 
assim, o manuseio e a consulta. 
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que 
podem ser adaptadas a qualquer empresa. As informações 
necessárias para o correto acompanhamento são fornecidas 
diariamente pelas impressoras, ou por uma tela de terminal de 
microcomputador. A grande vantagem da utilização da infor-
mática, além da rapidez, é a redução da margem de erro. 
REFERÊNCIAS CRUZADAS 
A expressão referências cruzadas é largamente usada pe-
las pessoas que lidam com arquivos, enquanto entre os biblio-
tecários a palavra mais empregada é remissão. 
A principal finalidade das referências cruzadas é a de in-
formar a quem for consultar o arquivo que determinado assun-
to ou nome está arquivado em tal pasta. As referências cru-
zadas podem vir em pequenas fichas, principalmente quando 
colocadas em índices. Quando, porém, guardadas nos pró-
prios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e 
inseridas nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor 
do Mappin provavelmente terá uma pasta com esse nome no 
arquivo, apesar de a razão social dessa loja de departamento 
ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-se, nesse caso, 
que se escreva numa ficha ou folha de papel: 
É muito comum encontrar anotações como “Veja tam-
bém”, indicando que o assunto ou nome possui outras liga-
ções importantes. Suponha-se uma empresa que se dedica 
principalmente ao comércio exterior. E provável que ela arqui-
ve os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada 
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações 
são efetuadas por uma companhia aérea, por exemplo, a 
VARIG. Nesse caso, recomenda-se que se abra uma pasta 
em nome de VARIG, em que poderão ser colocados, por 
exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos cargueiros, 
as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de 
carga aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma 
observação: Veja também Carga Aérea. 
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referên-
cia cruzada. Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e 
fazer uma referência para Carteira de Comércio Exterior, ou 
vice-versa. O importante é que a pasta fique com a forma 
mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja preferí-
vel abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma 
referência cruzada para “INL”, para não se fazer confusão 
com IML (Instituto Médico Legal). 
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois 
ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo, porém, de outro, 
deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referências que 
acarretam volume muito grande de papéis, congestionando, 
consequentemente, o arquivo. 
TRANSFERÊNCIA 
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, 
há aqueles que têm valor de um ano; outros de dois, três, 
cinco ou mais anos; outros, ainda, possuem valor permanente 
e nunca poderão ser destruídos. 
Os documentos também podem ser analisados pela fre-
quência de sua utilização: alguns são muito procurados, ou-
tros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e ainda 
existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, 
não servirão para mais nada. 
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos fi-
cam sobrecarregados de papéis, dificultando o trabalho e, na 
maioria dos casos, a tendência é adquirir móveis novos, na 
tentativa de se resolver o problema de espaço. Solução muito 
mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou destruir o 
que não tem mais valor e transferir o que se encontra em 
desuso ou desatualizado para local apropriado. Assim, trans-
ferência é a operação que visa separar os documentos que 
ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles 
que perderam sua utilidade prática, mas não seu valor. 
A transferência pretende: 
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual; 
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arqui-
vos em uso ou ativos; 
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar docu-
mentos nos arquivos; 
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumen-
tando sua vida útil; e 
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos 
equipamentos. 
Portanto, as transferências de documentos devem 
ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planeja-
das, considerando as diferenças não apenas quanto à 
frequência do uso ou da consulta, mas também quanto 
a seu valor. 
Tipos de arquivo 
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem 
três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo 
morto. 
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e pa-
péis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que 
se encontram em fase de conclusão. 
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que ofere-
cem menor frequência de uso, consulta ou referência. 
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de 
uso, consulta ou referência quase nulas. No entanto, não se 
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deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”, 
mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou 
imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, 
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e re-
gras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes 
serão necessárias a imediata localização e a consulta a pa-
péis em desuso. 
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de exis-
tência deverá manter em seu arquivo morto o registro de 
todos seus antigos empregados, mesmo que entre eles exis-
tam alguns já aposentados ou falecidos. A destruição desses 
registros só será possível ou permitida no caso de se proce-
der a uma completa microfilmagem. 
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos 
transferidos e, no caso de destruição, registro da data em que 
ocorreu a destruição e referência ao conteúdo deles. 
Atualização de arquivo 
Existem três tipos de transferências de documentos ou 
papéis de um arquivo para outro: transferências periódicas, 
transferências permanentes e transferências diárias: 
• Transferências periódicas: as transferências são efetua-
das em intervalos predeterminados, para os arquivos ina-
tivos ou mortos, dependendo da frequência de uso. 
• Transferências permanentes: são transferências reali-
zadas em intervalos irregulares, sem qualquer planeja-
mento. Normalmente, acontecem quando o acúmulo de 
papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapa-
lhar o bom andamento do serviço. A transferência, então, 
irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo in-
teiro terá de ser analisado. 
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, 
porque mantêm em ordem os arquivos ativos. O trabalho 
poderá ser grandemente facilitado se do documento já ar-
quivado constar sua validade ou vencimento, ou marcação 
indicando a data da transferência. Dessa forma, as trans-
ferências podem ser feitas no mesmo instante em que se 
arquiva ou se consulta um documento qualquer. 
Conservação e proteção de documentos 
Determina-se o valor do documento levando em conside-
ração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigên-
cia, que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. Nes-
se sentido, pode-se organizar um quadro ou tabelade prazos 
de vigência para os diversos documentos, facilitando sobre-
maneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classifi-
cados por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e 
temporários. 
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser 
conservados indefinidamente, pois possuem importância 
vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem 
condições de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos; 
escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros de 
ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procura-
ções. 
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados 
indefinidamente, porém não têm importância vital. Como 
exemplo, podem-se relacionar: rela tórios anuais; registros 
de empregados; livros e registros contábeis; recibos de 
impostos e taxas; avaliações; e outros. 
• Temporários: são documentos que têm valor temporário 
de um, dois, cinco ou mais anos. Recomenda-se a con-
fecção de um quadro ou tabela, com anotação da vigência 
do documento que, naturalmente, seguirá critérios deter-
minados pela própria empresa. Assim, são temporários: 
recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; 
extratos bancários; apólices de seguro; folhetos; corres-
pondência; memorandos e outros. 
Os documentos considerados vitais para a empresa, além 
de serem conservados indefinidamente, devem merecer cui-
dados especiais, notadamente de proteção contra incêndios, 
inundações, furtos, desabamentos e outros eventos. A perda 
ou destruição de tais documentos pode, em casos extremos, 
significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algu-
mas formas de proteger esses documentos: 
• Utilização de cofres a prova de fogo. 
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio 
delas a outros lugares para guarda, como cofres de ban-
cos, cofres de filiais da empresa, ou escritórios de advo-
gados. 
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conserva-
ção dos microfilmes em local seguro. 
A conservação e a proteção desses documentos devem 
ser acompanhadas de um registro que especifique o modo, a 
data e o local para onde foram encaminhados, de forma que 
possam ser localizados imediatamente. 
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO? 
Trata-se de uma questão muito comum, princi-
palmente nas grandes empresas. A centrali-
zação dos arquivos proporciona vantagens, 
mas existem desvantagens que naturalmen-
te devem ser conhecidas antes de se tomar 
uma decisão sobre o assunto. As principais 
vantagens da centralização são as seguin-
tes: 
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um 
especialista em arquivística, o que sem dúvida melhora a 
eficiência e a rapidez do trabalho em todas suas etapas. 
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documen-
tos melhora muito, pois a responsabilidade se encontra 
nas mãos de um especialista. 
• Economia: é grande a economia de equipamento; de 
pessoal; de tempo gasto no arquivamento; na localização 
e na preparação de cópias adicionais ou referências. 
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao siste-
ma e métodos de arquivamento, o que não acontecerá se 
houver inúmeros arquivos departamentais. 
• Concentração: os documentos são concentrados por 
assuntos, oferecendo ao consulente visão global. Na des-
centralização, os mesmos assuntos tendem a ficar espa-
lhados pelos diversos arquivos. 
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequen-
temente, alonga sua vida útil. 
Há algumas desvantagens na centralização, que 
precisam ser apontadas: 
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até 
o centro de arquivos; tal fato não ocorre com a descentraliza-
ção, em que o arquivo do departamento se encontra à mão. 
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo 
de pessoas no local onde estão colocados os arquivos, o que 
dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. 
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção 
até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta, 
principalmente se houver muitas pessoas no local. 
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• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir 
todos os arquivos, além de mesas e cadeiras para as diversas 
consultas. 
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito aber-
tos à consulta generalizada, dificultando a manutenção do 
sigilo, tão necessário à vida da empresa. 
• Dispersão: a pasta em que está classificado um do-
cumento, no momento de uma consulta, pode estar com outro 
consulente, em outro departamento. 
As soluções variam de empresa para empresa; o mais 
comum, entretanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, 
centralização parcial. Em princípio, os documentos vão para o 
arquivo central; entretanto; documentos específicos que só 
interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses 
departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados 
no próprio departamento de vendas a relação de representan-
tes ou clientes, seus pedidos, reclamações, correspondência 
de modo geral. 
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente cen-
tralizar o controle e não o arquivo. Um especialista organiza 
um arquivo central, onde deverão ser guardados os documen-
tos de interesse geral, inclusive aqueles que são vitais e/ou 
sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precauções. Em 
seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados 
nos vários departamentos. O conhecimento da empresa e de 
seu organograma é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, 
além da administração do arquivo central, pressupõe a classi-
ficação e a distribuição diária de documentos aos diversos 
departamentos. 
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito 
fácil, já que existem vantagens e desvantagens em todos os 
métodos. O importante é que a empresa decida pelo que for 
mais adequado a suas condições, necessidades e objetivos a 
curto, médio e longo prazos. 
MICROFILMAGEM 
Observa-se na época atual excessivo aumento do número 
de documentos. De um lado, devido à expansão da adminis-
tração pública em todos os setores e em todos os níveis: 
federal, estadual e municipal; de outro, graças ao desenvolvi-
mento das atividades empresariais e ao rápido avanço da 
tecnologia, em todos os setores da economia. 
É crescente a indagação de como e quando se deve pro-
ceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos 
e, por consequência, seu arquivamento e conservação. O 
microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa 
questão. 
O microfilme é um processo de reprodução fotográ-
fica reduzida, chegando a quase 95% do documento 
original. São várias as vantagens obtidas na microfil-
magem de documentos que devem ser transferidos do 
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o micro-
filme será utilizado para arquivos ativos. As vantagens 
são: 
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos 
arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos. 
• Redução do volume: é muito grande a redução do volu-
me de papéis e documentos, o que proporciona economia 
de tempo e mão-de-obra. 
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os 
documentos vitais da empresa ou órgão público, dos ris-
cos de eventos, como incêndio, inundação ou furto, pois, 
além de representarem cópias adicionais desses docu-
mentos, são facilmente guardados em cofres especiais. - 
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabili-
dade, atingindo até 150 anos. 
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de 
reprodução ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita 
dos documentos reproduzidos. 
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo 
elevado, é preciso levarem consideração a economia que 
proporciona com a redução do espaço, de equipamento e 
de pessoal necessário para a manutenção de arquivos 
convencionais, especialmente nas grandes empresas. 
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais 
fácil, agilizando em muito o serviço. Verifique-se, por e-
xemplo, a microfilmagem de cheques compensados. 
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram 
muito nos últimos anos; entretanto, a escolha do produ-
tor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta 
a qualidade e a durabilidade deles. 
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa 
também pode ser auxiliada pela ocorrência de um ou 
mais dos seguintes fatos: 
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os origi-
nais dos documentos; 
• necessidade de conservar os documentos por mais de 
cinco anos; 
• necessidade de conservar os documentos por tempo inde-
terminado ou permanentemente; 
• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de 
incêndio, inundação ou furto. 
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes 
deve seguir o sistema e o método empregados nos arquivos 
de documentos; o arquivo deve vir acompanhado de índices 
que facilitem a pronta localização, bem como deve existir na 
empresa aparelho próprio para a leitura dos microfilmes. 
É muito importante, também, considerar o aspecto legal 
da microfilmagem. A legislação brasileira determina a guarda 
de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamen-
te. A reprodução de um microfilme no formato do documento 
exige, para sua validade, que seja autenticado em cartório e à 
vista do documento original. 
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas 
como substituidora de documentos originais. Antes de mais 
nada, é preciso encarar o microfilme como cópia adicional de 
documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada 
e comprovada. 
EQUIPAMENTOS 
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arqui-
vamento. O conhecimento dos sistemas de equipamento, de 
suas vantagens e desvantagens, irá facilitar em muito o servi-
ço do arquivista. Denomina-se sistema de equipamento a 
maneira como os documentos são colocados no móvel arqui-
vador. São três os sistemas de equipamento: 
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, 
em posição horizontal dentro do móvel arquivador. E um sis-
tema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas reparti-
ções públicas, que amarram ou colocam os documentos em 
pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as mapo-
tecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, 
muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em 
inúmeras empresas. 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 6
 
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, 
heliografias e mapotecas 
As vantagens do sistema são as seguintes: 
• a iluminação é direta; 
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local; 
• as possibilidades de perda de documentos são bas-
tante reduzidas. 
As desvantagens são: 
• ocupa muito espaço; 
• há necessidade de retirar todos os documentos para 
arquivar ou retirar um documento; 
• a consulta é demorada; 
• a consulta exige o deslocamento de outros documen-
tos. 
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do 
móvel arquivador em posição vertical. São dois os tipos nesse 
sistema: 
• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás 
dos outros, com a frente voltada para o arquivista. 
• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado 
dos outros, com a lateral voltada para o arquivista. 
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as e-
xigências do mercado, as pastas ficam suspensas nos arqui-
vos verticais, por meio de braços metálicos apoiados em 
suportes especiais. 
São vantagens do sistema: 
• custo mais baixo; 
• fácil manuseio; 
• fácil conservação; 
• fácil atualização do material arquivado; 
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pe-
queno espaço; 
• consulta rápida e sem necessidade de deslocar ou-
tros documentos. 
São desvantagens do sistema: 
• necessidade de retirar o documento para fazer ano-
tações; 
• iluminação deficiente; 
• pouca visibilidade dos documentos no interior do ar-
quivo. 
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que 
possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O 
sistema é muito empregado em atividades que requerem 
grande quantidade de consultas e necessidade de informa-
ções rápidas. 
Fichários 
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou 
cartões, podendo ser de madeira, de aço, de material plástico 
ou de acríLico. São largamente utilizados e servem a muitas 
finalidades: índices, informações, endereços, relação de clien-
tes, representantes, fornecedores e outras. 
O equipamento deve satisfazer às necessidades da em-
presa e dos serviços a que se destina. Alguns requisitos são: 
• adequação às necessidades do serviço; 
• obtenção de maior economia de espaço; 
• facilidade de acesso; 
• possibilidade de expansão; 
• resistência e durabilidade; 
• garantia de segurança e conservação de documen-
tos; 
• aparência e funcionalidade. 
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que 
podem ser utilizados pelos três sistemas: horizontal, 
vertical e rotativo. A escolha de um dos sistemas, assim 
como do equipamento propriamente dito, deve seguir 
os critérios apontados e outros que são considerados 
essenciais pela empresa ou órgão público e que preva-
lecem numa boa administração. 
1. Cadeado. 
2. Suporte regulável. 
3. Índice alfabético. 
4. Estrutura. 
5. Dispositivo antiimpacto. 
6. Pés antiderrapantes. 
ACESSÓRIOS 
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamen-
to. A correta e eficiente utilização dos mesmos criará condi-
ções favoráveis para o andamento do serviço. 
A escolha acertada dos acessórios está diretamente liga-
da ao sistema e método de classificação e arquivamento 
empregados, assim como ao conhecimento dos tipos e mode-
los existentes no mercado. 
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; ti-
ras de inserção e notações. 
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam 
uma aresta comum chamada vinco. As pastas servem para 
agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e, 
normalmente, têm dimensões padronizadas. Com relação ao 
vinco, as pastas podem ser normais ou sanfonadas, para 
permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem 
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou 
não constar da pasta. As pastas suspensas, largamente usa-
das nos equipamentos modernos, são semelhantes às con-
vencionais, apenas com a particularidade de possuírem dois 
braços metálicos ou outro material que se apóia nos suportes 
laterais do arquivo. 
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pas-
tas ou mesmo menores, com uma saliência na parte superior, 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 7
chamada projeção. As guias servem para dividir as pastas ou 
documentos em grupos. As guias, quanto à projeção, podem 
ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas guias, as 
projeções podem vir em posição central, em diferentes posi-
ções ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, 
três, quatro, cinco ou mais posições. A diferença das posições 
possibilita ao arquivista ampla visibilidade, o que facilita o 
arquivamento ou a localização de documentos. 
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior 
das pastasou das guias que recebem as anotações ou dize-
res pertinentes. Servem para ajudar o arquivista a localizar os 
assuntos no arquivo. As projeções podem ser de papelão, de 
material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas ou 
adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das 
guias e podem ser colocadas posteriormente. 
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após re-
ceberem os dizeres ou inscrições correspondentes, deverão 
ser inseridas nas projeções das pastas ou das guias. Servem 
para indicar a finalidade da pasta ou da guia. 
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas 
tiras de inserção e em seguida inseridas nas pastas ou guias. 
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência 
dos arquivos reside na combinação harmoniosa e funcional 
dos sistemas e métodos de classificação e arquivamento, e 
dos equipamentos e acessórios. 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de 
papéis ou documentos velhos e inúteis, arquivados por mera 
tradição, apóia-se no fato de que a maioria dos arquivos é mal 
organizada, mal administrada e, portanto, dificulta a localiza-
ção imediata das informações desejadas. Mera opinião, pois, 
em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um 
centro atuante de informações, um instrumento de controle 
para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada 
de decisão. 
Entretanto, para que isso aconteça, é necessá-
rio que se decida sobre o sistema de arqui-
vamento que melhor se ajuste a determina-
da empresa. 
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que ori-
enta o que se deve fazer para atingir um fim específico. São 
três os sistemas de arquivamento: direto, indireto e semi-
indireto. 
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, 
sem necessidade de recorrer a um índice. Neste sistema, 
inclui-se, principalmente, o método alfabético de arquivamento 
e suas variações. 
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice 
para ser consultado. O sistema inclui, em especial, o método 
numérico de arquivamento e suas variações. 
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o 
auxílio de índices, mas com a utilização de tabelas em forma 
de cartão. Neste sistema, encontra-se, por exemplo, o método 
automático, variedade do método alfanumérico. 
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à 
empresa, a seu campo de atividade, porte e objeti-
vos de curto, médio ou longo prazos. O principal, an-
tes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial 
que o arquivo representa, considerando-se que é a 
memória viva da empresa. 
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indi-
quem a maneira de proceder, isto é, o que se deve fazer para 
alcançar o fim desejado. Os métodos de arquivamento serão 
analisados mais adiante. 
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLI-
COS 
A administração de documentos oficiais pres-
supõe a existência de um sistema de arqui-
vamento. O conceito de sistema também é 
válido para os órgãos da administração pú-
blica, e as três espécies, direto, indireto e 
semi-indireto, serão empregadas conforme 
os critérios estabelecidos previamente. 
Nas instituições públicas, predomina um modelo de siste-
ma de organização de arquivos em que o documento público 
é controlado desde sua produção. É conhecido como a “teoria 
das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que 
se distinguem três etapas quanto aos documentos: 
• Corrente: os documentos circulam pelos canais deci-
sórios, buscando solução ou resposta. São os arquivos cor-
rentes. 
• Temporária: os documentos apresentam interesse e 
são objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos 
já tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas. São os 
arquivos temporários. 
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultu-
ral e científico. São os arquivos permanentes ou históricos. 
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda 
etapa do sistema, foi um grande avanço e tomou-se 
peça fundamental dentro do sistema de arquivamen-
to da administração pública. São inúmeras as vanta-
gens conseguidas: obtenção de mais espaços físi-
cos pela retirada de documentos dos arquivos cor-
rentes; redução ao essencial da quantidade de do-
cumentos nos arquivos correntes; redução de pes-
soal e consequente economia de custos; controle de 
quantidade e da qualidade dos documentos; melhor 
manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e me-
lhor critério de preservação, controle e eliminação de 
documentos. 
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá 
todas as condições para oferecer subsídios a planos e deci-
sões da administração pública, seja mostrando as relações e 
planejamento do passado, seja evitando duplicidade antieco-
nômica de velhas iniciativas. 
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do 
governo em desenvolver sistemas de informações altamente 
sofisticados, em que a informática assumiu posição de grande 
relevância. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma 
atividade que pode ser realizada eletronicamente através de 
computadores. A tarefa da secretária, neste caso, consiste em 
registrar as informações em programas previa-mente estabe-
lecidos. A empresa contrata um especialista em programação 
(ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deve-
rá preparar um programa segundo as necessidades da secre-
tária. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador 
dispensa o estudo dos métodos tradicionais de classificação 
de informações. O programador apenas executará um pro-
grama depois de ouvir a secretária sobre as reais necessida-
des do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os 
variados métodos de classificação para propor soluções apro-
priadas. Acrescente-se que o estudo dos métodos aqui expos-
tos permite a aquisição de técnicas de classificação e simplifi-
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 8
cação de tarefas. Deixar de aprendê-los é prejudicial até 
mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem estru-
turado. Além disso, a secretária manipula informações escri-
tas (documentos), internas e externas, que ela precisa arqui-
var. 
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a em-
presa ou órgão público deverá decidir qual método de arqui-
vamento irá empregar. O método estabelece o que é preciso 
fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema de arquiva-
mento. 
Um plano previamente estabelecido para a colocação e 
guarda de documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, 
a busca de informações e proporciona uma correta tomada de 
decisão. 
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos 
anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, 
podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos 
governamentais. Todos são bons e apresentam vantagens e 
desvantagens. O importante é que a decisão quanto ao méto-
do leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacio-
nal e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pesso-
as normalmente envolvidas; os serviços prestados; as infor-
mações comumente solicitadas; e os tipos de documento que 
devem ser arquivados. 
São três os principais métodos de arquivamento: alfabéti-
co, numérico e alfanumérico. 
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da 
qual se criaram vários outros. 
Métodos de arquivamento: 
• Método alfabético: 
—específico ou por assunto; 
—geográfico; 
—mnemônico; 
—variadex. 
• Método numérico: 
—simples; 
—dúplex. 
• Método alfanumérico: 
—decimal; 
—automático; 
automático moderno. 
Protocolo 
É o registro das deliberações ou das atas de um con-gresso ou conferência diplomática. Por protocolo 
também se entende o livro em que os escrivães do 
juízo registram o que se passa na audiência e que 
no fim desta é assinado pelo juiz. 
De modo geral, significa o livro onde se registram, em or-
dem, os documentos apresentados numa repartição ou, en-
tão, os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou 
audiência. A principal função do protocolo é autenticar a en-
trega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato que 
deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a 
própria deliberação ou resolução que foi registrada na ata da 
reunião respectiva e que acarretou uma espécie de conven-
ção entre os participantes da assembléia ou congresso. 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores 
encarregados do recebimento, registro, distribuição e movi-
mentação dos documentos em curso; denominação atribuída 
ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de 
registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
É de conhecimento comum o grande avanço que a huma-
nidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se 
as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais 
avanços contribuíram para o aumento da produção de docu-
mentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância 
para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas 
pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por 
descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação 
de massas documentais desnecessárias foi um problema que 
foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os 
arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar 
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de 
um sistema de protocolo. 
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arqui-
vos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Emprés-
timo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao 
Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos 
correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, 
registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como 
Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm 
seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebi-
mento de documentos não sabem, ou mesmo não foram 
orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a 
sua função na instituição. Para que este problema inicial seja 
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de 
preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão 
logo cheguem às instituições, os documentos fossem regis-
trados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de traba-
lho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montan-
te de documentos que chegam as instituições, cumprem suas 
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação 
registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro docu-
mental, afim de que não se perca o controle, bem como sur-
jam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o 
preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas 
que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as 
recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. 
Técnicas de arquivo e protocolo. 
Receber as correspondências, separando as de caráter o-
ficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter parti-
cular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, 
a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, de-
vem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou 
seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se 
(SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. 
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus 
respectivos destinatários; 
Tomar conhecimento das correspondências de caráter os-
tensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem; 
Classificar o documento de acordo com o método da insti-
tuição;, carimbando-o em seguida; 
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao pro-
tocolo. 
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a 
segunda via da ficha ao documento; 
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com 
os dados das fichas de protocolo; 
Arquivar as fichas de protocolo. 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 9
A tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da 
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do pro-
tocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, 
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, a-
companhar o desenrolar de suas funções dentro da institui-
ção. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando 
assim, processos que anteriormente encontravam dificulda-
des, como a não localização de documentos, não se podendo 
assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos 
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou 
recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos 
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer 
uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de 
uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre 
as recomendações com relação a expedição de documentos, 
destacam-se: 
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos 
e completando dados; 
Separar as cópias, expedindo o original; 
Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não va-
lem como regras, visto que cada instituição possui suas tipo-
logias documentais, seus métodos de classificação, enfim, 
surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos 
para a elaboração de rotinas em cada instituição. 
Após a discussão das vantagens de implantação de um 
sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso 
deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro mo-
mento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de 
dados, que venha a atender as necessidades da empresa. 
Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham direta-
mente com o recebimento e registro de documentos, recebam 
um treinamento adequado, para que possam executar essa 
tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, 
todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-
se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números 
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A 
própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, 
se organizados e devidamente registrados, as tarefas que 
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis 
para todos que venham a executá-las., proporcionado assim 
um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro 
que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais 
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da 
forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode 
ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. 
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFOR-
MAÇÕES 
O termo “gestão de documentos” ou “administração de 
documentos” é uma tradução do termo inglês “records mana-
gement”. O primeiro é originário da expressão franco-
canadense gestion de documents e o segundo é uma versão 
iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas varian-
tes, o primeiro parece ser o mais difundido entre nós. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo 
Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de 
documentos como um aspecto da administraçãogeral rela-
cionado com a busca de economia e eficácia na produção, 
manutenção, uso e destinação final dos documentos. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado 
em São Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua ges-
tão de documentos como um “conjunto de medidas e rotinas 
visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, 
classificação, uso primário e avaliação de arquivos”. 
No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de 
documentos o conjunto de procedimentos e operações refe-
rentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquiva-
mento em fase corrente e intermediária, visando a sua elimi-
nação ou recolhimento para guarda permanente” . 
RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA 
MEMÓRIA 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo con-
trole de todos os documentos de qualquer idade desde sua 
produção até sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente), com vistas à racionalização e eficiência admi-
nistrativas, bem como à preservação do patrimônio documen-
tal de interesse histórico-cultural. 
A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de 
vida dos documentos desde sua produção até serem elimina-
dos ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um 
programa geral de gestão compreende todas as atividades 
inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, 
o que garante um efetivo controle da produção documental 
nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das 
transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde 
os documentos geralmente aguardam longos prazos precau-
cionais), do processamento das eliminações e recolhimentos 
ao arquivo permanente (valor histórico-cultural). 
São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da 
gestão, não necessariamente consecutivos: 
1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de 
formulários, implantação de sistemas de organização da in-
formação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos 
administrativos. 
2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de ar-
quivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do 
acesso, mobiliário, materiais, local. 
3. Destinação final dos documentos: programa de 
avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais 
de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros 
e desprovidos de valor probatório e informativo. 
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa deci-
siva no processo de implantação de políticas de gestão de 
documentos, tanto nas instituições públicas quanto nas em-
presas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? 
Para o administrador, que está com seus depósitos abarrota-
dos de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma 
eliminação imediata de papel, com vistas à liberação de espa-
ço físico. No entanto, se o processo de avaliação não for 
efetivamente implantado através das Tabelas de Temporali-
dade, não tardará muito para que a produção e acumulação 
desordenadas preencham novamente todos os espaços dis-
poníveis. 
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valo-
res para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu 
ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guar-
da ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos 
arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preser-
vação do patrimônio documental. 
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar va-
lores e definir prazos de guarda para os documentos de ar-
quivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, 
a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. 
A avaliação deverá ser realizada no momento da produ-
ção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a 
acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numé-
ricos ou cronológicos. Esse é o grande problema no momento 
de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 10 
centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço 
público. O critério de arquivamento dos processos administra-
tivos ainda é o sequencial numérico/cronológico, de acordo 
com o número recebido no protocolo, no momento da autua-
ção. Essa prática resulta na mescla de documentos gerados 
no exercício de funções diversas, o que dificulta a recupera-
ção do contexto original de produção. A avaliação de docu-
mentos arquivados em sequência numérica implica basica-
mente a análise de documento por documento, o que é bas-
tante trabalhoso em face da massa documental acumulada 
com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a eliminação 
sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do 
acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avali-
ação dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa 
visão imediatista, é a liberação de espaços. 
Esse procedimento pode representar um investimento inú-
til quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, 
desprovidos de valor informativo, probatório ou cultural, que 
poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pe-
quenas amostragens. 
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURA-
ÇÃO 
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções 
devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração. 
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pen-
sado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: 
preservação, proteção e manutenção. 
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de 
arte, etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos 
e biológicos que os atacam. 
O principal objetivo portanto da conservação é o de esten-
der a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento 
correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das 
condições ambientais, manuseio e armazenamento. 
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultu-
ral consistindo na conservação desses patrimônios em seus 
estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer 
danos e destruição causadas pela umidade, por agentes 
químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. 
A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção. 
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por ob-
jetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade 
do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos pro-
fissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois 
nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas 
com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose 
da perfeição, em que o mais ou menos não existe" como 
disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. 
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligencia-
do, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empre-
gada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e 
traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de 
modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro. 
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta á-
rea e leva anos para formar um bom restaurador, por estes 
fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar 
para não restaurar" 
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCU-
MENTOS 
1. FÍSICOS 
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no 
processo de degradação dos materiais bibliográficos. 
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo 
que as condições de conservação sejam boas. O papel fica 
com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama 
envelhecimento natural. 
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o 
papel que a deficiência de água 
2. QUÍMICOS 
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um 
índicede acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma 
permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de aci-
dez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países 
tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, 
teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de 
documentos em papel. Dentre as causas de degradação do 
papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem 
extrínsecas. 
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos áci-
dos, ainda que nas condições de conservação mais favorá-
veis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da 
degradação química. 
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na 
documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, per-
gaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu 
necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é 
ainda indispensável para a criação de registros e para ativida-
des relacionadas aos interesses de vida diária. 
3. BIOLÓGICOS 
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves da-
nos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documen-
tos preciosos. Os principais insetos são: 
Anobiídeos (brocas ou carunchos) 
Thysanura (traça) 
Blatta orientalis (barata) 
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte de-
les produzem pigmentos que mancham o papel. 
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção 
contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% 
do total do documento. 
4. AMBIENTAIS 
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento 
que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, 
quando há pouca aeração. 
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvi-
mento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a 
presença de pó. 
5. HUMANOS 
O Homem, ao lado dos insetos e microrganis-
mos é um outro inimigo dos livros e docu-
mentos, embora devêssemos imaginar que 
ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos 
mesmos. 
Gestão documental 
A gestão documental ou gestão de documentos é um 
ramo da arquivística responsável pela administração de 
documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e 
segunda idade). 
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma 
solução de arquivo, organização e consulta de documentos 
em formato eletrônico onde existe toda a informação de 
natureza documental trocada entre os utilizadores da 
aplicação. Esta solução permite a colaboração numa 
organização através da partilha de documentos, beneficia e 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 11 
facilita os processos de negócio de uma empresa. A Gestão 
Documental integrada com outras soluções, como por 
exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a 
informação não estruturada (documentos) importante da 
organização. Num processo de gestão documental o seu 
inicio é quando há a recepção do documento em que este 
passa pela fase de desmaterialização, ou seja, digitalização 
do documento geralmente em formato papel para um formato 
eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato 
eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há 
uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do 
documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a 
publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e 
desactualizado (destruído). Por último, este processo 
disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz 
semelhante a um browser, por exemplo, o Google. 
Vantagens na sua utilização 
As empresas que investem pela solução Gestão 
Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a 
quantidade de documentos em papel, há um ganho na 
produtividade devido a uma uniformização dos processos e 
facilitando a implementação de normas de qualidade. As 
vantagens na sua utilização são as seguintes: 
Redução do custo do número de cópias, aumento de 
produtividade na procura, no re-encaminhamento de 
documentos e redução do espaço de arquivo; 
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da 
consolidação transparente dos documentos eletrônicos 
(originados pela aplicações Office) e de documentos com 
origem em papel; 
Uniformização de Processos de reencaminhamento, 
aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo 
o histórico de versões dos documentos; 
Digitalização dos documentos; 
Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos 
e processos estão sempre disponíveis, independente do local 
onde o utilizador aceda aplicação; 
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação 
dos documentos está facilitada e rápida; 
Formação de um Backup que permite a recuperação da 
informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo 
físico; 
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de 
controlo de acessos e segurança protegendo os seus 
documentos de acessos não autorizados. 
Casos de aplicação 
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo 
de papel está presente em todas as organizações. As 
soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto 
alargados de áreas funcionais: 
Administrativa e Financeira (documentos financeiros) 
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de 
não conformidade) 
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos 
operacionais e controlo de produção) 
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e 
cadernos de encargos) 
Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e 
documentos de Cliente) 
Marketing (estudos de mercado, brochuras e 
especificações de produtos) 
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e 
desenvolvimento) 
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas 
e regulamento) 
AUTOMAÇÃO 
O novo mundo dos arquivos – automação 
.James M. Turner – U. de Montreal 
Introdução 
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, 
é preciso compreender o século XX sob o ponto de vista da 
extraordinária rapidez da evolução tecnológica. É suficiente 
lembrar que diversos atores, cada um tendo uma influência 
profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no cenário 
tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, 
o rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de 
escrever, para nomear somente alguns. A partir da Segunda 
Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, a 
eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretudo os computa-
dores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o 
computador conectado a outros computadores via linhas 
telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de co-
municação de documentos. Desde 1990, a Internet e a World 
Wide Web não cessam de nos espantar por causa do desen-
volvimento quase cotidiano de novas possibilidades de intera-
ção no mundo da informação. 
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conhe-
ceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da 
teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de traba-
lho. Constata-se, entretanto, que apesar de nossa disciplina 
ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é preci-
so rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo 
paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias 
da informação. 
É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. 
Pode-se constatar que são sempre as mudanças tecnológicas 
que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de 
organização da informação. O surgimento de novas e impor-
tantes tecnologias no campo da informação, como nos casos 
do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também mu-
danças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas 
que geravam a informação no momento desses desenvolvi-mentos e pelos séculos seguintes. Essas tecnologias também 
mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Nós 
que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemu-
nhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma veloci-
dade impressionante. 
Histórico recente 
Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de 
computadores nos governos e corporações mais importantes. 
Muito caros, esses aparelhos são sensíveis à temperatura e 
precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com 
acesso controlado. Os computadores não são muito “inteli-
gentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita 
rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser ca-
pazes de tratar de atividades mais “inteligentes”. 
Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho 
buscam a máquina de escrever elétrica, que se espalha du-
rante os anos de 1960 e 1970. Por volta do fim dos anos de 
1970 assiste-se à chegada de aparelhos dedicados ao trata-
mento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão elevados 
que somente as organizações bastante importantes têm con-
dições de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máqui-
nas de escrever eletrônicas chegam ao mercado, mas sua 
utilização não se torna muito difundida em razão da chegada 
quase simultânea dos microcomputadores. 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 12 
O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda 
radicalmente o quadro tecnológico. O computador pessoal 
custa menos que um automóvel. Hoje um computador custa 
muito menos que um carro e é capaz de executar as impor-
tantes operações que os grandes computadores do tipo main-
frame não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo am-
biente, que se instala rapidamente, cria um problema de esca-
la para os aparelhos administrativos, que se vêem impossibili-
tados de seguir tantos desenvolvimentos. 
Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and 
Records Administration, nos Estados Unidos) sobre os arqui-
vos ordinolingues está tão mal estabelecida (aproximadamen-
te 25 anos após o começo da informatização), que a chegada 
da microinformática nos obriga a interrogar sobre a pertinên-
cia dessa política (Bergeron 1992,54). 
Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos im-
portantes se multiplicam: os dados do recenseamento ameri-
cano de 1960, a primeira mensagem de correio eletrônico em 
1964, os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por 
satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e assim por 
diante. Os exemplos americanos são característicos da situa-
ção por toda parte do mundo. 
A situação hoje 
Atualmente a capacidade dos computadores muda de 
modo radical e muito velozmente, abalando assim os funda-
mentos teóricos do arquivismo. Nós transferimos para o am-
biente informatizado as políticas desenvolvidas para os do-
cumentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias 
e a influência dessas últimas sobre nossos métodos de traba-
lho foram de tal ordem que essas políticas não são mais sufi-
cientes. O documento eletrônico tornou-se um conjunto de 
relações ou de trechos de informação, podendo residir em 
diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o rela-
tório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de 
texto, cada um redigido por uma pessoa diferente, empregan-
do um processador textual diferente num ambiente informático 
diverso. Pode-se encontrar na relação das fotos e outros 
gráficos criados com outros sistemas operacionais, assim 
como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas 
operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, 
tudo reunido em um documento eletrônico colocado em pági-
na para a impressão sobre papel ainda por outro sistema 
operacional, e ainda com uma versão diversa para ser insta-
lada no Web. O leitor recebe um simples documento em pa-
pel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico 
deve pensar a organização para a armazenagem, a marcação 
e a preservação de todos esses arquivos, bem como a rela-
ção entre eles. 
Outro problema de capacidade: não se pode mais conser-
var a informação apenas em formato linear. O hipertexto e as 
ligações hipertextuais e hipermidiáticas, assim como as estru-
turas relacionais das bases de dados, acrescentam uma outra 
dimensão e complexificam mais o problema. Por outro lado, a 
chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do 
que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53). 
Outros fatores importantes que contribuem para as mu-
danças fundamentais nas teorias e nas práticas, quando se 
trabalha com os documentos eletrônicos, são a dependência 
diante da mídia e dos aparelhos, a impossibilidade de entre-
vistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua segu-
rança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprie-
tários, de sistemas de exploração, de sistemas operacionais, 
de versões desses sistemas operacionais, bem como o preço 
do desenvolvimento de tudo isso. 
Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de 
que tratam os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se 
já distinguir o conceito de suporte daquele de informação. 
Antes, como a informação estava sempre integrada ao supor-
te, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos 
dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar 
a expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos 
átomos, hoje tratam-se dos bits. 
Questões atuais 
Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as 
questões em cinco categorias: os documentos e seus supor-
tes, a interconectividade, a normalização, a conversão e a 
preservação. Os documentos e seus suportes: A tendência 
para a numerização faz com que quase a totalidade dos ar-
quivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se 
encontrar exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o 
antigo papel pode durar milhares de anos, mesmo em más 
condições. Pode-se maltratá-lo e mesmo assim ler facilmente 
o texto que está relatado sobre o papel. Ao contrário, os su-
portes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melhores 
condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente 
para muitas situações, é claro, mas pouca para a conserva-
ção a longo prazo dos arquivos. O problema é tributário do 
fato de que nossa tendência é adotar, para fins de gestão da 
informação, as tecnologias criadas para outros fins. 
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos supor-
tes, tem-se recorrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se 
o sinal eletrônico sobre um suporte novo a fim de assegurar 
sua sobrevida. Todavia, hoje, os desenvolvimentos tecnológi-
cos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é mais 
suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migra-
ção", ou seja, a prática não somente de copiar um documento 
eletrônico antigo sobre um suporte novo, mas também de o 
converter a uma versão mais recente do sistema operacional 
empregado para o conceber, ou ainda em um outro sistema 
operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de asse-
gurar sua consultabilidade a longo prazo. 
A interconectividade, representada atualmente pela Inter-
net e pelo Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à 
problemática. Não somente pode-se conectar dois computa-
dores via rede telefônica, mas vê-se hoje redes inteiras de 
computadores interligadas em uma vasta super-rede em es-
cala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da 
Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: 
por exemplo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a 
facilidade de consulta pelos usuários, a possibilidade do tele-
trabalho para os arquivistas. Mas até onde deveria ir esta 
presença? Dever-se-ia contentar