101 Dicas Microsoft Excel 4000

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indice.p65 29/6/2004, 17:391
Diretor Editorial
Luis Matos
Editora-assistente
Monalisa Neves
Redatora
Simone Ribeiro de Carvalho
Revisão
Rosangela Cesar
Atualização
Equipe Digerati Books
Capa
José Antonio Martins
Arte e Projeto Gráfico
Patricia Fernandez Ferrari
© 2004 by Digerati Books
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Diretores
Alessandro Gerardi – (gerardi@digerati.com.br)
Luis Afonso G. Neira – (afonso@digerati.com.br)
Alessio Fon Melozo – (alessio@digerati.com.br)
ISBN: 85-89535-39-8
101 dicas Excel
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Ao leitor
O aprendizado de Excel sempre foi algo traumático para a maio-
ria dos usuários que dão os primeiros passos na área de informática.
Isso porque são poucas as pessoas que buscam aprender Excel por-
que gostam efetivamente da ferramenta. Na maioria dos casos: só
por obrigação!
Processo diferente acontece com o aprendizado do Word ou
mesmo do PowerPoint, o qual é motivado, na maior parte das vezes,
pelo desejo de digitar textos ou mesmo fazer animações no compu-
tador. Sabemos que são poucos os verdadeiramente apaixonados
por cálculos...
Lançado há 1 ano, o 101 Dicas de Excel chegou ao mercado
com uma proposta diferenciada: tornar o Excel mais acessível a to-
dos e o seu aprendizado menos traumático, eliminando toda a teo-
ria chata e se concentrando somente na parte prática, por meio de
tutoriais claros e fáceis de seguir.
Assim, consulte o índice do livro, visualize o recurso que deseja
conhecer e, em poucos minutos, poderá aprendê-lo sem nenhuma
complicação.
Para satisfação de toda a equipe, essa fórmula foi muito bem rece-
bida pelos leitores que rapidamente fizeram com que o livro se tor-
nasse um grande sucesso editorial, alcançando expressiva vendagem.
Agora estamos colocando no mercado a segunda edição do 101
Dicas de Excel atualizada para os recursos do Excel 2003, recente-
mente lançado.
Nosso objetivo é desmistificar o Excel, tornando seu aprendizado
fácil e intuitivo. Para isso, mostramos em 101 dicas como pode ser
fácil usar os recursos extremamente poderosos desta ferramenta, eleita
por muitos especialistas como a melhor do pacote Microsoft Office.
Portanto, siga as próximas páginas para dominá-la rapidamente. Cer-
tamente um dia você vai precisar usá-la.
Luis Matos
luismatos@digerati.com.br
Diretor Editorial
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Primeiros passos
Dica 1Dica 1Dica 1Dica 1Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas -------------------------------------------- 8
Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2Dica 2 – Organizando planilhas -------------------------------------------------------------- 8
Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3Dica 3 – Mudando a largura das colunas --------------------------------------------- 9
Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4Dica 4 – Mudando a altura das linhas --------------------------------------------------- 9
Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5Dica 5 – Inserindo linhas e colunas ------------------------------------------------------ 10
Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas ---------------------------- 10
Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas ------------------- 11
Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho -------------------------------------------------- 11
Dica 9 Dica 9 Dica 9 Dica 9 Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho --------------------------------------------- 12
Edição de dados
Dica 10Dica 10Dica 10Dica 10Dica 10 – Autopreenchimento ___________________________ 12
Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11Dica 11 – Copiando valores _____________________________ 14
Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12Dica 12 – Movendo e excluindo células ___________________ 14
Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13Dica 13 – Utilizando o Colar Especial _____________________ 15
Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14Dica 14 – O painel da Área de Transferência _______________ 16
Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15Dica 15 – Localizando e substituindo dados _______________ 17
Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16Dica 16 – Trabalhando com comentários __________________ 19
Dica 17 Dica 17 Dica 17 Dica 17 Dica 17 – Limpando células _____________________________ 20
Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18Dica 18 – Localizando rapidamente células ________________ 21
Criação de fórmulas e funções
Dica 19Dica 19Dica 19Dica 19Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções _________ 22
Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20Dica 20 – Encontrar a média aritmética ___________________ 23
Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21Dica 21 – Calculando o menor e o maior número __________ 24
Dica 22 Dica 22 Dica 22 Dica 22 Dica 22 – Funções para contagem de células ______________ 25
Dica 23 Dica 23 Dica 23 Dica 23 Dica 23 – Trabalhando com porcentagens _________________ 26
Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24Dica 24 – Usando funções lógicas ________________________ 27
Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais ______________ 28
Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26Dica 26 – Adicionando valores ___________________________ 30
Dica 27 Dica 27 Dica 27 Dica 27 Dica 27 – Funções para busca de dados ___________________ 31
Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28Dica 28 – Convertendo medidas _________________________ 32
Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29Dica 29 – Trabalhando com datas e horas__________________ 33
Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30Dica 30 – Arredondando valores _________________________ 34
Índice
indice.p65 29/6/2004, 17:394
Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31Dica 31 – Fazendo verificações nas células com funções É ___ 35
Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32Dica 32 – Planejando Investimentos ______________________ 36
Dica 33 Dica 33 Dica 33 Dica 33 Dica 33 – Calculando pagamentos e juros _________________ 37
Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34Dica 34 – Combinando textos ___________________________ 38
Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35Dica 35 – Encontrando potência, raiz quadrada e logaritmo __ 39
Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36Dica 36 – Encontrando o seno, cosseno e tangente _________ 40
Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37Dica 37 – Assistente de pesquisa _________________________ 40
Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38Dica 38 – Usando o botão Inserir função __________________ 41
Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39Dica 39 – Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ________ 42
Formatando a planilha
Dica 40Dica 40Dica 40Dica 40Dica 40 – Formato Número e Moeda _____________________ 43
Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41Dica 41 – Formato Data e Hora __________________________ 43
Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42Dica 42 – Formato Fração _______________________________ 44
Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43Dica 43 – Formato de CEP, CIC e telefone _________________ 44
Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44Dica 44 – Mesclando células ____________________________ 45
Dica 45 Dica 45 Dica 45 Dica 45 Dica 45 – Inclinando o texto de uma célula _______________ 45
Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46Dica 46 – Ajustando o texto na célula _____________________ 46
Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47Dica 47 – Formatando o texto ___________________________ 47
Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48Dica 48 – Alterando a cor de fundo da célula ______________ 47
Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49Dica 49 – Alterando a borda das células ___________________ 48
Criação de gráficos
Dica 50Dica 50Dica 50Dica 50Dica 50 – Inserindo um gráfico com o assistente ___________ 48
Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51Dica 51 – Alterando o tipo do gráfico _____________________ 50
Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52Dica 52 – Formatando o eixo ____________________________ 50
Dica 53 Dica 53 Dica 53 Dica 53 Dica 53 – Formatando a legenda e título __________________51
Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54Dica 54 – Mudando cores e linhas ________________________ 52
Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55Dica 55 – Inserindo diagramas ___________________________ 53
Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56Dica 56 – Formatando um gráfico 3D _____________________ 54
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Impressão
Dica 57 Dica 57 Dica 57 Dica 57 Dica 57 – Visualizando a planilha antes da impressão_________ 54
Dica 58 Dica 58 Dica 58 Dica 58 Dica 58 – Preparando a página para impressão _____________ 55
Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59Dica 59 – Inserindo cabeçalho e rodapé __________________ 56
Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60Dica 60 – Alterando as margens __________________________ 57
Dica 61 Dica 61 Dica 61 Dica 61 Dica 61 – Definindo a área de impressão __________________ 57
A Internet
Dica 62Dica 62Dica 62Dica 62Dica 62 – Visualizando a planilha em um browser __________ 58
Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63Dica 63 – Salvando como página da web __________________ 59
Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64Dica 64 – Criando hiperlinks ____________________________ 59
Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65Dica 65 – Importando tabelas da internet para uma planilha _ 60
Integração do Excel com outros aplicativos
Dica 66Dica 66Dica 66Dica 66Dica 66 – Vinculando objetos____________________________ 61
Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67Dica 67 – Incorporando objetos _________________________ 62
Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68Dica 68 – Usando hiperlinks para acessar outros programas __ 63
Tabelas dinâmicas
Dica 69Dica 69Dica 69Dica 69Dica 69 – Construindo uma tabela dinâmica _______________ 63
Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70Dica 70 – Modificando uma tabela dinâmica _______________ 64
Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71Dica 71 – Construindo um gráfico dinâmico _______________ 65
Dica 72 Dica 72 Dica 72 Dica 72 Dica 72 – Outras opções de configuração _________________ 66
Aspectos avançados
Dica 73Dica 73Dica 73Dica 73Dica 73 – Procurando arquivos do computador no Excel ____ 67
Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74Dica 74 – Distribuindo texto em colunas __________________ 68
Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75Dica 75 – Vinculando planilhas __________________________ 68
Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76Dica 76 – Personalizando a barra de ferramentas ___________ 69
Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77Dica 77 – Construindo uma nova barra de ferramentas _________ 70
Dica 78 Dica 78 Dica 78 Dica 78 Dica 78 – Ferramenta Solver ____________________________ 71
Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79Dica 79 – Protegendo a planilha _________________________ 73
Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80Dica 80 – Outras opções de proteção _____________________ 73
Índice
indice.p65 29/6/2004, 17:396
Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81Dica 81 – Formatação condicional _______________________ 74
Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82Dica 82 – Rastreando erros na planilha ___________________ 75
Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83Dica 83 – Definindo regras de validação __________________ 76
Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84Dica 84 – Nomeando intervalos de células ________________ 77
Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85Dica 85 – Criando cenários _____________________________ 77
Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86Dica 86 – Usando o recurso Atingir Meta __________________ 78
Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87Dica 87 – Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta 79
Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88Dica 88 – Personalizando o Excel ________________________ 80
Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89Dica 89 – Criando relatórios ____________________________ 81
Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90Dica 90 – Editando relatórios ____________________________ 82
Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91Dica 91 – Construindo um banco de dados ________________ 82
Dica 92 Dica 92 Dica 92 Dica 92 Dica 92 – Usando o formulário de dados __________________ 83
Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93Dica 93 – Classificando dados ___________________________ 84
Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94Dica 94 – Acrescentando um filtro avançado _______________ 85
Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95Dica 95 – Localizando dados com critérios ________________ 86
Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96Dica 96 – Trabalhando com subtotais _____________________ 87
Macros e Programação
Dica 97Dica 97Dica 97Dica 97Dica 97 – Gravando uma nova macro _____________________ 88
Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98Dica 98 – Executando uma macro ________________________ 88
Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99Dica 99 – Outras opções de macro _______________________ 89
Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100Dica 100 – Criando uma função para verificar se um número é par90
Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101Dica 101 – Criando uma função para saber o tipo de um triângulo 91
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8 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Primeiros passos
Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas
Ao iniciar o aplicativo Micro-
soft Excel, você se depara com
uma janela dividida em linhas e co-
lunas. Esta folha quadriculada é
chamada de planilha e é nela que
você vai trabalhar. O encontro de
uma linha com uma coluna é cha-
mado de célula e, para identificar
cada célula, há o que denomina-
mos endereço. Se você um dia já
brincou de batalha naval, não terá
problemas em entender esse ter-
mo, pois cada linha da planilha é
representada por um número, e
cada coluna, por uma letra. Assim,
o encontro da coluna A com a li-
nha 3, resulta na célula A3.
As planilhas de sua pasta de
trabalho são representadas por
abas na parte de baixo da tela.
Aprenda abaixo como inserir ou
excluir uma planilha:
1. Para inserir uma planilha,
clique sobre uma das célu-
las da planilha atual.
2. Em seguida, clique em In-
serir. Surgirá uma tela, na
qual você pode escolher exa-
tamente o que deseja inserir,
como, por exemplo, um gráfi-
co, uma macro etc.
3. Para finalizar, escolha a
opção Planilha.
4. Para excluir uma planilha
existente, clique com o botão
direito sobre a aba correspon-
dente, na parte de baixo da tela.
5. Em seguida, clique em Excluir.
Como todo o seu trabalho esta-
rá dentro de uma ou mais planilhas,
é muito interessante deixá-las orga-
nizadas. Assim, você poupa tempo
quando, no futuro, tiver de buscar
informações dentro das muitas
planilhas da sua pasta de trabalho.
Cada planilha deve ter um nome
condizente com o seu conteúdo;
por exemplo, se você estiver fechan-
do uma folha de pagamento, pode
nomear a planilha correspondente
como Pagamento. Além disso, a or-
dem em que as planilhas são exibi-
das também pode influenciar no
seu trabalho. Para organizar as
planilhas de sua pasta de trabalho
siga estes passos:
Dica 2 – Organizando planilhas
1. Para mudar o nome de uma
planilha, clique com o botão
direito do mouse sobre o
nome atual.
2. Clique na opção Reno-
mear e, em seguida, digite o
nome desejado.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:028
Primeiros passos – 9
3. Para confirmar, basta pres-
sionar a tecla Enter.
4. Você pode mudar a ordem
de uma planilha clicando so-
bre a sua aba e arrastando
para o novo local. Observe
que, antes de soltar o botão
do mouse, uma pequena seta
preta surge na posição em que
a planilha ficará.
5. Se você precisar duplicar
uma planilha, basta repetir o
procedimento anterior, pressi-
onando a tecla Ctrl antes de
soltar o botão do mouse.
6. Além dessas facilidades,
você também pode mudar a
cor da aba, clicando com o
botão direito do mouse sobre
ela e acessando a opção Cor
da guia....
7. Logo após, basta escolher
a cor desejada e clicar em OK.
Dica 3 – Mudando a largura das colunas
As colunas representadas pe-
las letras no alto de sua planilha
podem ser redimensionadas, de
acordo com a sua necessidade.
Existem duas maneiras de mudar
a largura das colunas. Acompanhe
abaixo os procedimentos para au-
mentar ou diminuí-las:
1. Posicione o ponteiro do
mouse entre uma coluna e
outra e observe que ele assu-
mirá a forma de uma seta
preta dupla.
2. Clique e arraste, assim a
largura da coluna à esquerda
da seta será alterada.
3. Note que, no momento em
que você arrasta omouse, é
possível ver a medida exata
da coluna.
4. Para determinar um valor
exato para a largura da colu-
na, clique na coluna desejada
e, em seguida, em Formatar
> Coluna > Largura....
5. Digite um valor para a lar-
gura e pressione Enter.
Dica 4 – Mudando a altura das linhas
Da mesma maneira que é pos-
sível aumentar ou diminuir a largu-
ra das colunas em uma planilha,
você pode mudar a altura das li-
nhas, que são representadas por
números no canto esquerdo da
planilha. Aprenda agora os passos
necessários para alterá-las:
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:029
10 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
1. Coloque o ponteiro do
mouse entre uma linha e ou-
tra, até que apareça uma seta
preta dupla.
2. Em seguida, clique e arraste
para cima ou para baixo. As-
sim, a altura da linha acima da
seta preta será alterada.
3. Para digitar um valor exa-
to para a altura da linha,
vá ao menu Formatar > Li-
nha > Altura....
4. Digite o valor desejado e
pressione Enter.
Dica 5 – Inserindo linhas e colunas
Ao dig i tar dados em uma
planilha de cálculos, você está
sujeito a esquecer de alguma in-
formação e só se dar conta dis-
so no futuro. Neste caso, você
pode aumentar essa planilha,
acrescentando linhas e colunas
vazias. Acompanhe o passo-a-
passo a seguir para saber como
fazer isso:
1. As colunas são sempre
inseridas à esquerda daquela
que estiver selecionada. Por
exemplo, se a coluna vazia
deve aparecer entre as colunas
B e C, clique na coluna C. Você
pode selecionar rapidamente a
coluna toda, pressionando Ctrl
+ barra de espaço.
2. Em seguida, utilize o menu
Inserir > Colunas.
3. Para inserir uma linha, clique
na linha abaixo do local onde
você quer inseri-la. Por exem-
plo, se a linha vazia deve apa-
recer entre as linhas 29 e 30,
selecione a linha 30. Você pode
selecionar rapidamente a linha
toda, pressionando Shift + bar-
ra de espaço.
4. Em seguida, clique no menu
Inserir > Linhas.
Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas
Do mesmo modo que você con-
segue inserir linhas e colunas para
aumentar o tamanho de sua
planilha, é possível excluí-las quan-
do não são mais necessárias, ou so-
mente ocultá-las, caso você queira
apenas esconder alguma informa-
ção sem destruí-la.
1. A maneira mais rápida de
excluir uma linha ou coluna é
clicando com o botão direito
sobre ela e, em seguida, na
opção Excluir.
2. Para ocultar, ou seja, escon-
der uma coluna ou linha, seleci-
one a linha desejada e, em se-
guida, vá ao menu Formatar >
Linha / Coluna > Ocultar.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0210
Primeiros passos – 11
3. Para exibi-la novamente, pres-
sione Ctrl + T. Dessa forma, toda
a planilha será selecionada.
4. Em seguida, clique no
menu Formatar > Coluna /
Linha > Reexibir.
Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas
As barras de ferramentas são
conjuntos de vários botões, que, na
verdade, servem de atalhos para os
itens do menu. Cada uma das bar-
ras tem um fim específico e as mais
utilizadas são: PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão e FFFFFororororormataçãomataçãomataçãomataçãomatação.
A barra PPPPPadrãoadrãoadrãoadrãoadrão contém funções-
padrão do Office, por isso ela é a
mesma para todos os programas.
Nela, você encontra recursos para
criar um novo arquivo, abrir, salvar
ou imprimir um existente, entre ou-
tros. Na barra de ferramentas
FFFFFororororormataçãomataçãomataçãomataçãomatação, há recursos para alte-
rar a aparência de células e textos.
Mas, para que você possa acessar
as outras barras do programa, siga
este procedimento:
1. Clique no menu Exibir >
Barras de ferramentas.
2. Em seguida, escolha a bar-
ra desejada, como, por exem-
plo, a de Figura.
3. Note que em algum local
da tela surgiu um conjunto di-
ferente de botões. As barras
podem ser movimentadas
para qualquer local da tela, o
que facilita o seu trabalho.
Para isso, clique em sua parte
superior (o ponteiro do mouse
ficará preto e com quatro pon-
tas) e arraste.
4. A barra pode ser colocada
em qualquer um dos quatro
cantos da janela ou mesmo ser
deixada no meio da tela.
5. Dê dois cliques no nome da
barra para que ela volte a se
encaixar no menu.
6. Colocando várias barras
lado a lado, provavelmente al-
guns botões ficarão escondi-
dos. Para acessá-los, clique na
seta preta que aparece no
canto direito da barra.
7. Para ocultar as barras, bas-
ta acessar o mesmo menu
(Exibir > Barras de ferra-
mentas) e clicar novamente
no nome da barra (se ela esti-
ver visível, note que antes do
nome aparece um visto).
Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho
A pasta de trabalho é o conjun-
to de planilhas em que você está tra-
balhando. Salvar seu trabalho de
tempos em tempos é muito impor-
tante para garantir que as informa-
ções não sejam perdidas. Portanto,
salve a sua pasta procedendo da
seguinte forma:
1. Se for a primeira vez que a
pasta será salva, utilize o
menu Arquivo > Salvar ou
Arquivo > Salvar Como....
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0211
12 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Tanto a primeira quanto a se-
gunda opção abre a caixa de
diálogo Salvar Como.
2. Na caixa chamada Salvar
em:, localize o disco e o diretório
de destino para a gravação.
3. Em seguida, digite um nome
na caixa Nome do arquivo e
clique no botão Salvar.
4. Com isso, nas próximas ve-
zes em que você for salvar a
pasta, clique na opção Salvar
para simplesmente atualizar o
arquivo e no botão Salvar
como... caso queira salvá-lo
em outro diretório ou com ou-
tro nome.
Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho
Ao salvar a sua pasta de traba-
lho, um arquivo com extensão .xls
é criado no seu disco. Para abrir
esse arquivo e continuar a trabalhar
com suas planilhas, proceda da se-
guinte maneira:
1. Clique no menu Arquivo >
Abrir. Você também pode
pressionar Ctrl + A.
2. Na janela que surgir, localize
o disco e o diretório no qual está
o arquivo. Utilize a caixa Exa-
minar para localizar o disco e,
em seguida, o painel branco que
aparece abaixo para abrir algum
diretório, caso precise.
3. Ao encontrar o arquivo .xls,
selecione-o e clique na seta ao
lado do botão Abrir.
4. A primeira opção simples-
mente abre o arquivo; a se-
gunda abre-o como somente
leitura, ou seja, as alterações
feitas não poderão ser grava-
das posteriormente; escolhen-
do Abrir como cópia, será
criado um novo arquivo .xls,
mas copiando todas as infor-
mações do arquivo que você
selecionou; e a última opção
– Abrir e reparar – é muito
útil para corrigir um arquivo
caso ele esteja corrompido.
5. Escolha a alternativa mais
adequada e dê um clique so-
bre ela para que o arquivo seja
carregado na tela do Excel.
Edição de dados
Dica 10 – Autopreenchimento
Se você digitar um texto qual-
quer dentro de uma célula e preci-
sar gerar uma seqüência dele, como,
por exemplo, os meses do ano, uti-
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0212
Primeiros passos – 13
lize o recurso de autopre-
enchimento do Excel. Com isso, os
dados de que você necessita são
gerados automaticamente, poupan-
do o seu tempo e esforço. Caso você
queira simplesmente copiar os da-
dos, sem a necessidade de gerar uma
seqüência, ou ainda, caso queira co-
piar apenas a formatação de uma cé-
lula para as células vizinhas, também
é possível. Utilizar a ferramenta de
autopreenchimento é muito simples:
1. Ao digitar o texto em uma
célula, clique sobre a alça de
preenchimento (pequeno qua-
drado preto localizado no can-
to esquerdo da célula) e arras-
te até o local desejado.
4. Você ainda pode escolher a
alternativa Preencher forma-
tação somente. Assim, não é
mais o texto que será copiado
para as células vizinhas e sim,
a formatação da célula de ori-
gem, ou seja, a cor da letra, do
fundo, das bordas etc.
5. Algumas opções especiais
podem aparecer neste botão,
dependendo do conteúdoque
você está copiando ou geran-
do a seqüência. No mesmo
exemplo dos dias da semana,
surgem duas opções: Preen-
cher dias e Preencher dias
da semana. A primeira pre-
enche a seqüência com todos
os dias da semana, incluindo
sábado e domingo. A segun-
da opção coloca apenas os
dias de segunda a sexta-feira.
6. É possível personalizar ain-
da mais o preenchimento.
Você pode criar uma lista com
incrementos diferentes de 1,
ou seja, uma lista com núme-
ros que variem de dois em dois
ou de três em três.
7. Para fazer isso, digite o pri-
meiro valor na célula desejada.
8. Selecione a célula digitada
e todas as células vizinhas que
farão parte da seqüência.
9. Clique no menu Editar >
Preencher > Série....
2. Note que surgiu um peque-
no ícone ao lado da seleção,
chamado de Opções de
autopreenchimento. Este
ícone serve para ajudar você
a escolher exatamente o que
deve ser feito.
3. Clique na seta ao lado do
botão. A opção Copiar célu-
las apenas gera cópias da cé-
lula original; a opção Preen-
cher série é a que gera a lista
com a seqüência do que foi
digitado. Se você, por exemplo,
digitou segunda-feira, os ou-
tros dias da semana serão cri-
ados nas células vizinhas.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0213
14 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
10. Escolha se essa seqüência
será apresentada em Linhas ou
Colunas. Escolha Linear e, na
caixa Incremento, digite qual
será a variação dos números.
11. Em seguida, clique em OK.
Dica 11 – Copiando valores
Muitas vezes, você vai precisar
copiar o conteúdo de uma célula
em outro local. Para ajudar nessa
tarefa, além do autopreenchimento
já visto, você pode proceder da se-
guinte forma:
1. Dê um clique na célula a
ser copiada.
2. Clique no menu Editar >
Copiar ou simplesmente pres-
sione Ctrl + C. Observe que a
célula fica com um tracejado
ao seu redor.
3. Em seguida, clique na célu-
la de destino e vá ao menu
Editar > Colar ou pressione
Ctrl + V.
4. Você também pode simples-
mente pressionar a tecla Enter
na célula de destino.
5. Assim que o conteúdo for
colado, note que uma marca in-
teligente surgiu no lado direito
da célula. O nome desse botão
é Opções de colagem.
6. Clique na seta ao lado do
botão e veja as alternativas.
7. Clicando na primeira op-
ção, chamada Manter for-
matação original, além do
conteúdo, a formatação tam-
bém será copiada; a segunda
opção, Fazer correspondên-
cia com a formatação de
destino, ignora a formatação
de origem e permanece com
a formatação da célula de des-
tino; para colar somente a
formatação da célula de ori-
gem, ignorando o seu conteú-
do, escolha a opção Somen-
te formatação.
Dica 12 – Movendo e excluindo células
O conteúdo de cada célula
pode sofrer mudanças de lugar
sempre que você achar necessário.
O processo para mover as células
com seus conteúdos é tão simples
quanto o de arrastar um ícone na
área de trabalho. Além disso, você
ainda pode eliminar as células que
não são mais úteis em sua planilha.
Acompanhe:
1. Selecione a célula (ou
o conjunto de células) a
ser movimentada.
2. Posicione o ponteiro do
mouse sobre uma das bordas
pretas das células selecio-
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0214
Primeiros passos – 15
Dica 13 – Utilizando o Colar Especial
Os recursos de colagem do
Excel vão muito além do simples
Ctrl + V. Caso seja necessário copi-
ar somente o formato de uma cé-
lula, sua largura ou sua fórmula, não
se preocupe, pois tudo isso é pos-
sível com o recurso Colar especi-Colar especi-Colar especi-Colar especi-Colar especi-
al...al...al...al...al.... Com ele, além de colagem,
você pode executar operações en-
tre a célula de origem e a de desti-
no, como, por exemplo, operações
de soma. Nesse caso, o valor da
célula de origem é somado ao da
célula de destino.
1. Selecione a célula de ori-
gem e pressione Ctrl + C para
copiar seu conteúdo.
2. Clique em Editar > Co-
lar especial....
3. Na tela que surgir, observe
que as opções estão divididas
em Colar e Operação.
4. Em Colar, selecione a op-
ção Tudo, caso queira fazer
uma colagem padrão, ou seja,
com valores e formatação.
5. Você pode escolher se
deseja colar a fórmula ou
somente o valor na célula
de destino; para isso, es-
colha Fórmulas ou Valo-
res, respectivamente.
6. Para colar somente a
formatação na célula de desti-
no, escolha a opção Formatos.
nadas e veja que surge, junto
ao ponteiro branco, uma seta
preta de quatro pontas.
3. Clique e arraste as células
selecionadas para o local de-
sejado. Caso haja alguma in-
formação na célula de desti-
no, uma mensagem surgirá
para que você confirme o pro-
cesso. Clicando em OK nessa
mensagem, o conteúdo da
célula de destino será substi-
tuído pelas novas células;
clicando em Cancelar, a mo-
vimentação será ignorada.
4. Ao mover a célula, você
pode pressionar a tecla Ctrl
para que a origem permane-
ça com o seu conteúdo e seja
criada uma cópia dela na cé-
lula de destino.
5. Para excluir uma célula de
sua planilha, basta selecio-
ná-la e clicar no menu Edi-
tar > Excluir....
6. Fazendo isso, uma peque-
na caixa de diálogo surgirá
para que você escolha o que
fazer com as células vizinhas à
que está sendo eliminada, en-
tre deslocá-las para esquerda,
para cima ou excluir efetiva-
mente a linha ou a coluna que
contém a célula selecionada.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0215
16 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
7. Em Operação, você pode
escolher uma das quatro ope-
rações básicas (Adição, Sub-
tração, Multiplicação e Divi-
são). Por exemplo: digite 17 na
célula A2 e 12 na célula B2.
Em seguida, copie a célula A2,
clique na célula B2, acesse a
janela de Colar especial e
selecione a opção Adição.
9. Restam ainda duas opções
na parte de baixo da janela: Ig-
norar em branco e Transpor.
Selecione a primeira para evi-
tar colar valores em branco; já
a opção Transpor serve para
mudar a ordem dos dados co-
piados nas células de destino.
Esse recurso só tem efeito se
você selecionar duas ou mais
células, copiá-las e clicar no lo-
cal de destino na planilha.
10. Em seguida, acesse o Co-
lar especial..., selecione a
opção Transpor e clique em
OK. Veja o resultado:
8. Em seguida, clique em OK.
O valor na célula B2 será 29,
pois os dois números serão
somados e o resultado arma-
zenado na célula de destino.
11. Existem dois resultados
possíveis: se os dados que você
copiou estavam em linhas, ao
colar foram transpostos em co-
lunas; se estavam em colunas,
foram transpostos em linhas.
Dica 14 – O painel da Área de Transferência
O painel de tarefas é um recur-
so que surgiu na versão do Office
XP. Com ele, você pode criar rapi-
damente novas pastas de trabalho,
inserir cliparts na planilha,
pesquisar arquivos e acessar a área
de transferência. O painel da área
de transferência pode armazenar
até 24 itens e o seu conteúdo fica
disponível para qualquer um dos
programas do pacote Office. Veja
abaixo como usá-lo, acessar seu con-
teúdo, limpá-lo e configurá-lo.
1. Quando você copia alguma
informação ou imagem em um
programa do Excel, um item é
adicionado automaticamente
ao painel da Área de trans-
ferência. A maneira mais rá-
pida de abrir esse painel é
pressionar duas vezes segui-
das as teclas Ctrl + C. Você
também pode abri-lo pelo
menu Editar > Área de
transferência do Office....
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0216
Primeiros passos – 17
2. Cada item pode ser visu-
alizado em miniatura dentro
desse painel. Caso queira
colá-lo em alguma parte da
planilha, passe o mouse sobre
ele e clique na seta preta que
aparece ao seu lado.
3. Surgirá um pequeno menu
com apenas dois itens: Colar
e Excluir. O primeiro cola o
item da área de transferência
na célula selecionada. O se-
gundo elimina o item da área
de transferência.
4. Para limpar todo o conteú-
do do painel de uma só vez,clique no botão Limpar tudo,
localizado na parte de cima
do painel.
5. Para configurar esse painel,
use o botão Opções, que fica
na parte inferior do painel.
Esse botão apresenta cinco
opções de configuração:
6. A opção Mostrar ‘Área de
transferência do Office’ au-
tomaticamente permite que o
painel da área de transferên-
cia seja aberto assim que al-
gum dado for copiado; a se-
gunda opção, Mostrar Área
de Transferência do Office
Quando Usuário Pressionar
Ctrl+C Duas Vezes, habilita
essa possibilidade; a opção
Coletar sem mostrar ‘Área
de transferência do Office’
guarda os itens copiados na
área de transferência do Office,
sem, no entanto, exibi-la; a
opção Mostrar ícone da
‘Área de transferência do
Office’ na barra de tarefas
insere um ícone na bandeja da
barra de tarefas do Windows,
tornando bem mais fácil
acessar a área de transferên-
cia a partir de qualquer progra-
ma do Office; a última opção,
chamada Mostrar status ao
lado da barra de tarefas ao
copiar, exibe uma pequena
mensagem ao lado do ícone da
barra de tarefas assim que um
novo item é coletado.
Dica 15 – Localizando e substituindo dados
As informações que você digita
em uma planilha podem tornar-se
muito extensas e certamente você
precisará acessá-las em algum mo-
mento. Para resolver situações
como essa é que existem dois re-
cursos no Office para localizar e
substituir dados:
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0217
18 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
1. Com a planilha aberta,
clique no menu Editar > Lo-
calizar ou pressione Ctrl + L.
2. Na caixa que surgir, digite
o que deseja procurar no cam-
po Localizar.
3. Após a digitação, você pode
clicar no botão Localizar pró-
xima para encontrar a primei-
ra célula em que o texto apa-
rece. Clicando no mesmo bo-
tão, outras ocorrências vão
sendo mostradas até chegar
ao fim da planilha.
4. Clicando no botão Locali-
zar tudo, a caixa de diálogo
é expandida e, na parte infe-
rior, aparecem todas as ocor-
rências do texto procurado.
Então, basta clicar no item
desejado para navegar até à
célula correspondente.
5. Clique no botão Opções
para aperfeiçoar ainda mais a
sua pesquisa.
6. Você pode procurar por
uma célula formatada. Para
isso, clique na seta preta ao
lado do botão Formatar.
7. Em seguida, clique na op-
ção Formatar... e, na caixa de
diálogo que aparecer, escolha
o tipo de formatação que de-
seja encontrar.
8. Você ainda pode determi-
nar o local que será pes-
quisado, utilizando as caixas
Em: e Pesquisar:, que apa-
recem na tela inicial de locali-
zar e substituir.
9. Ao selecionar a opção Di-
ferenciar maiúsculas de mi-
núsculas, você força o Excel
a pesquisar o texto exatamen-
te como você o digitou, ou
seja, respeitando letras maiús-
culas e minúsculas.
10. A opção Coincidir con-
teúdo da célula inteira ser-
ve para encontrar apenas as
células que contenham exata-
mente o texto procurado.
11. Além de localizar, você
também pode substituir as in-
formações por outras. Para
isso, utilize a guia Substituir
da mesma caixa de diálogo.
12. Nela, você encontra duas
caixas de texto: a primeira
serve para inserir o texto a
ser localizado; a segunda, o
texto que vai substituir o que
for encontrado.
dica01_20.p65 30/6/2004, 17:2418
Primeiros passos – 19
13. Nesta tela são encontra-
dos os mesmos botões da tela
anterior. Ao terminar de digitar
e configurar o que for neces-
sário, você pode clicar no bo-
tão Substituir, para ir substi-
tuindo o texto a cada ocorrên-
cia (tendo, portanto, a opção
de pular alguma) ou clicar no
botão Substituir tudo para
substituir todas as ocorrênci-
as de uma só vez.
Dica 16 – Trabalhando com comentários
Se as suas planilhas estão fican-
do lotadas de dados – e, principal-
mente, de fórmulas –, é hora de co-
meçar a colocar algumas “dicas” para
que outras pessoas entendam tudo
o que você fez. O Excel possibilita a
criação de comentários dentro de
cada célula; assim, quando alguém
acessar a planilha e ler cada comen-
tário, entenderá do que se trata e para
que serve a planilha. Cada célula é
capaz de comportar um comentário,
mas o ideal é escolher as células mais
significativas e que precisem mesmo
de comentários.
1. Para inserir um novo co-
mentário em uma célula,
clique sobre ela e acesse o
menu Inserir > Comentário.
2. Note que um pequeno re-
tângulo amarelo aparece ao
lado da célula selecionada.
Digite nesta caixa o texto a
inserir no comentário. Além de
digitar, você pode aumentar
ou diminuir o tamanho da cai-
xa, clicando e arrastando uma
das alças brancas que apare-
cem ao redor dela.
3. As cores do fundo e da fon-
te podem ser alteradas. Essas
opções e muitas outras estão
na caixa Formatar comentá-
rio. Para acessá-la, clique duas
vezes na borda do comentário.
4. Clique na guia Fonte para
mudar o formato do texto do co-
mentário. Você pode escolher
outra fonte, estilo, tamanho, cor
e efeitos. Todas as alterações
podem ser visualizadas dentro
da própria janela.
5. A guia Alinhamento per-
mite escolher a maneira como
o texto será exibido, mudan-
do o alinhamento horizontal e
vertical, a orientação e esco-
lhendo a direção do texto.
6. A guia Cores e linhas é
dividida em três seções: em
Preencher, você pode alterar
a cor do fundo do comentário
(usando a primeira caixa,
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0219
20 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
chamada Cor:) e determinar
uma porcentagem de transpa-
rência para a caixa; em Linha,
você pode mudar a cor, o estilo,
o tracejado e a espessura da li-
nha que envolve o comentário.
7. Após configurar o que for
necessário, clique no botão OK.
8. Para acessar o comentário
de uma célula, basta passar o
ponteiro do mouse sobre ela
(observe que todas as células
com comentários têm uma seta
vermelha na parte superior).
9. Para mudar o texto ou a
formatação de seu comentá-
rio novamente, basta selecio-
nar a célula e clicar no menu
Formatar > Comentário.
10. Finalmente, para eliminar
o comentário da célula, basta
clicar com o botão direito so-
bre a célula e depois clicar em
Excluir comentário.
Dica 17 – Limpando células
Quando você for corrigir as in-
formações digitadas incorretamen-
te em sua planilha, terá de se livrar
desse conteúdo incorreto. Em algu-
mas situações, você pode querer
apenas deixar uma célula ou um in-
tervalo de células sem qualquer
formatação. Tanto o primeiro quan-
to o segundo caso podem ser resol-
vidos num piscar de olhos.
1. A maneira mais simples de
apagar o conteúdo de uma cé-
lula é selecionando-a e pressi-
onando a tecla Delete. Caso
queira usufruir de outras opções
de limpeza de células, acesse o
menu Editar > Limpar.
2. A primeira opção (Tudo),
como o próprio nome diz, vai
limpar tudo na célula: conteú-
do, comentários e formatação.
3. A segunda opção (Formatos)
elimina todos os formatos da cé-
lula, mantendo o conteúdo e o
comentário, caso existam.
4. A terceira opção (Conteúdo
Del), corresponde à tecla Delete
citada acima, apagando apenas
o conteúdo e mantendo a
formatação e o comentário.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0220
Primeiros passos – 21
5. E a última opção (Comen-
tários), apaga apenas o co-
mentário da célula, manten-
do todo o resto.
Dica 18 – Localizando células rapidamente
Da mesma maneira que você
utiliza o recurso LocalizarLocalizarLocalizarLocalizarLocalizar para
buscar dados importantes em
sua planilha ou pasta de traba-
lho, é possível localizar endere-
ços de células. Muitas vezes,
você não tem o conteúdo da cé-
lula em mãos, mas apenas a sua
referência, ou o seu endereço.
Por isso, o Excel disponibiliza
uma ferramenta de localização
rápida de célula.
1. O modo mais simples de ir
para uma célula específica é
digitando o seu endereço na
caixa de nome ao lado da bar-
ra de fórmulas.Basta pressi-
onar Enter após a digitação e
automaticamente a célula
será localizada.
2. Outra alternativa é acessar
o menu Editar > Ir para....
Da mesma maneira, você deve
digitar a referência da célula
na caixa e clicar em OK.
3. Clique no botão Especial,
caso queira configurar seleções
especiais. Por exemplo, você
pode selecionar todas as célu-
las em branco da sua planilha.
4. Ao selecionar a opção Co-
mentários, todas as células
que possuem comentários se-
rão selecionadas.
5. Ao clicar em Especial, sur-
girá uma janela com diversas
opções. Dentre elas está a
opção Objetos, que, quando
clicada, seleciona todos os
objetos da planilha.
6. Outra possibilidade é a op-
ção Constantes. Clicando nela,
todas as células que contiverem
textos que não se alteram, ou
seja, que não possuem fórmu-
las, serão selecionadas.
7. Depois de fazer sua esco-
lha, clique em OK.
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0221
22 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Criação de fórmulas e funções
Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções
1. Digite os seguintes valores
nas células:
A1 – 12
B1 – 30
C1 – 27
D1 – 45
2. Toda fórmula no Excel deve,
obrigatoriamente, começar
com o sinal de igual (=). Por-
tanto, digite-o na célula D3
para começar uma nova fór-
mula. Para construir as fórmu-
las, você utiliza os operadores:
+, -, * e /.
3. Você vai realizar uma soma
simples com os valores
digitados. O resultado aparece-
rá na mesma célula em que a
fórmula for executada. Bem, em
vez de digitar: 12+ 30+27+45,
você deve digitar: A1 + B1 +
C1 + D1. Fazendo isso, caso os
valores dessas células sejam al-
terados, a fórmula continua vá-
lida, pois o Excel fará a soma
dos valores contidos em cada
uma das células, sejam eles
quais forem. Portanto, sempre
utilize os endereços das células
no lugar dos seus conteúdos.
4. Após terminar a digitação,
pressione a tecla Enter e, se
a fórmula não contiver ne-
nhum erro, o resultado apa-
recerá na célula.
5. Porém, como muitos tipos de
cálculos (como soma ou média,
por exemplo) repetem-se com
freqüência, foram criadas as
funções, que são fórmulas pré-
definidas pelo Excel. Para usar
uma função, é necessário se-
guir algumas regras.
6. Vamos criar uma função
para calcular a soma dos va-
lores constantes em algumas
células. Para isso, você vai uti-
lizar a função SOMA. Ela tam-
bém deve começar com o si-
nal de igual. Em seguida,
digite o nome da função e
abra parênteses.
7. Feito isso, informe o inter-
valo de células a ser somado,
separando a primeira e a últi-
ma célula pelo sinal de dois
pontos (:). A fórmula ficará as-
sim: =SOMA(A1:D1).
8. Caso você não queira
digitar o intervalo, também é
possível selecionar as células
com o mouse no momento de
construir a função.
Grande parte do poder do Excel
está na sua capacidade de executar
desde cálculos simples até funções es-
pecíficas e complexas. E, antes de
você começar a aproveitar todos es-
ses recursos, entenda o que são fór-
mulas e funções. As fórmulas são equa-
ções efetuadas entre valores com o
objetivo de chegar a um resultado
específico. No Excel, esses valores são
as células da planilha. Acompanhe a
seguir como criar uma fórmula:
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0222
Primeiros passos – 23
Dica 20 – Encontrar a média aritmética
Um dos cálculos matemáticos
mais usados é o da média. Usan-
do-a, você pode obter um valor
médio a partir de vários argumen-
tos numéricos. Sua aplicação é bas-
tante ampla, principalmente na
área de estatística. Mas, você tam-
bém pode usá-la para tarefas bem
simples, como o controle de no-
tas escolares.
1. Para calcular a média de uma
seqüência de números – caso
esta esteja ordenada em uma
linha ou coluna –, a maneira
mais simples e rápida é usar o
recurso de criação de fórmulas
automáticas. Selecione a célu-
la à direita da lista de valores
que fazem parte da operação.
2. Clique na seta preta que apa-
rece ao lado do botão Auto-
Soma, na barra de ferramentas.
3. Em seguida, clique na op-
ção Média. Observe que a
função é inserida automatica-
mente e a seqüência de nú-
meros fica com um pontilha-
do ao seu redor. Caso você
queira escolher outro interva-
lo ou parte desse intervalo,
basta selecionar com o mouse.
4. Para concluir, basta pres-
sionar a tecla Enter.
5. Agora, se você precisa en-
contrar a média entre o con-
teúdo de células distantes
umas das outras, o processo é
um pouco diferente. Você
pode clicar no mesmo botão
para gerar a função e digitar
as células que serão usadas.
6. Para fazer referência a cé-
lulas fora de seqüência, basta
digitar ponto e vírgula (;) en-
tre elas. Assim: =MÉDIA(C2;
D1;E2;F2;A1;B1).
7. Você também pode mistu-
rar intervalos com valores in-
dependentes, por exemplo:
=MÉDIA(A1:A5;A10).
8. Quando você utiliza a fun-
ção MÉDIA, cada célula do
intervalo escolhido faz parte
do cálculo, a não ser que
exista alguma com valores de
texto. Por exemplo, se o seu
intervalo possui seis células,
sendo que apenas cinco pos-
suem valores numéricos e
uma possui texto, o cálculo
da média será feito apenas
com as cinco numéricas.
9. No entanto, existe uma va-
riação da função MÉDIA, cha-
mada MÉDIAA, que aceita cé-
lulas com textos e valores ló-
gicos, tratando-as como se va-
lessem zero. Sendo assim, ob-
serve abaixo a diferença em
um cálculo feito com o mes-
mo intervalo de células:
dica01_20.p65 29/6/2004, 16:0223
24 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Dica 21 – Calculando o menor e o maior número
Imagine que você esteja cri-
ando uma planilha para armaze-
nar os resultados dos jogos da
Copa do Mundo e deseje criar
uma tabela com a pontuação de
cada equipe. Bem, no final da lis-
ta você pode colocar indicações
da equipe que teve maior pontu-
ação na Copa ou a que teve o
menor saldo de gols. Melhor do
que isso, você pode mostrar a
pontuação de todas as equipes.
Para isso, utilize uma das quatro
funções disponíveis no Excel:
1. Ao criar uma seqüência de
valores contínuos em coluna
ou linha, utilize o recurso de
funções automáticas: clique na
célula abaixo (se estiver em
coluna) ou à direita (se estiver
em linha) da lista.
2. Clique na seta preta ao lado
do botão AutoSoma , na
barra de ferramentas.
3. Em seguida, clique em Min,
caso queira encontrar o me-
nor número ou Máx, caso
queira encontrar o maior.
4. O processo de criação das
funções Mínimo e Máximo é
o mesmo: a única informação
que precisa ser fornecida é o
intervalo de células a ser usa-
do. Como você usou a função
automática, o próprio Excel já
selecionou o intervalo para
você (repare o pontilhado ao
seu redor), mas caso você
queira mudar esse intervalo,
basta selecionar o que deseja
com o mouse.
5. Para completar o processo,
basta pressionar Enter.
6. Se as células que você quer
utilizar para encontrar o mai-
or ou o menor valor não es-
tão ordenadas, você pode cri-
ar a função separando cada
endereço de célula com pon-
to e vírgula (;). Por exemplo:
=MÍNIMO(D30;D50) ou
=MÁXIMO(D30;D50).
7. Porém, essas duas funções
mostram apenas o maior e o
menor valores da lista. Para
saber qual o segundo maior
ou o segundo menor valor, por
exemplo, você tem de usar as
funções MAIOR e MENOR. A
única diferença delas para as
funções MINIMO e MAXIMO
é que nelas é necessário in-
formar se você quer ter
retornado o primeiro, o segun-
do, o terceiro etc. item da lis-
ta. Basta indicar com números
1, 2, 3 etc.
8. Para encontrar o segundo
maior número de uma lista,
por exemplo, a representação
é: =MAIOR(A1:A10;2). Para
encontrar o terceiro menor
valor de uma lista, o correto
é: =MENOR(A1:A10;3), e
assim sucessivamente.
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1424
Criação de fórmulas e funções – 25
Dica 22 – Funções para contagem de células
Controlar a quantidade de vezes
que uma determinada informaçãoaparece em uma planilha pode ser
muito útil no seu dia-a-dia, pois, com
isso, você tem em mãos o número
exato de ocorrências de um dado.
Por exemplo, em uma tabela de pre-
ços, é possível determinar quantos
estão acima de R$ 20,00. Além dis-
so, há também a possibilidade de
contar quantas células vazias exis-
tem em um intervalo. Isso pode ser
útil no caso de você estar digitando
dados em uma planilha muito ex-
tensa, podendo, assim, esquecer de
preencher alguma célula.
1. Para saber quantas células
há em uma planilha com va-
lores que façam parte de um
determinado intervalo, ou
seja, que possuam algum con-
teúdo, seja ele texto, valor ou
fórmula, use a função chama-
da CONT.VALORES. Basta
digitar em uma célula vazia:
=CONT.VALORES( e, em se-
guida, o intervalo a ser verifi-
cado. Você pode selecionar
esse intervalo de células com
o mouse, caso não queira
digitar. Para terminar, feche os
parênteses e pressione Enter.
2. A função vista acima conta
as células que possuem algu-
ma informação e ignora as va-
zias. Para fazer o contrário, isto
é, contar as células de um in-
tervalo que estão vazias, utilize
a função CONTAR.VAZIO. O
processo de criação da fórmula
é o mesmo do anterior, ou seja,
você deve digitar =CONTAR.
VAZIO( e, depois, selecionar o
intervalo a ser verificado.
3. Você ainda pode verificar
quantas células dentro de um
intervalo contêm somente nú-
meros como conteúdo. Para
isso, use a função CONT.
NÚM. Como ela é bastante
utilizada, você pode aprovei-
tar o recurso de criação auto-
mática do Excel. Se a célula
que vai receber a fórmula es-
tiver na seqüência do interva-
lo de células desejado, clique
nela e depois na seta preta ao
lado do botão de AutoSoma
da barra de ferramentas.
4. Clique na opção Contar e
observe o intervalo de células
capturado pelo Excel. Caso
não corresponda ao que você
precisa, basta selecionar o tre-
cho correto com o mouse. Por
fim, pressione Enter.
5. Além de todas essas opções
de contagem, você pode pre-
cisar contar células que depen-
dam de alguma condição ou
regra. Se a condição que você
determinar não for cumprida,
a célula não entra na conta-
gem. Faça isso usando a fun-
ção CONT.SE, no mesmo for-
mato das fórmulas anteriores.
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26 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
6. Digite =CONT.SE( na célu-
la que desejar calcular a fór-
mula. Logo após, selecione ou
digite o intervalo das células
que serão verificadas como,
por exemplo: A1:K11.
7. A segunda parte da criação
dessa fórmula trata do critério
a ser obedecido para que a
contagem seja feita. Suponha
que o intervalo que você sele-
cionou possua números alea-
tórios e você deseja contar
aqueles que estão abaixo de
400. Então, matematicamen-
te, o seu critério seria < 400.
Colocando isso na fórmula, fi-
caria assim: =CONT.SE
(A1:K11;”/<400”). O ponto
e vírgula serve para separar o
intervalo do critério e aparece
automaticamente. As aspas do
critério são obrigatórias.
Dica 23 – Trabalhando com porcentagens
Para muitas pessoas, fazer cálcu-
los envolvendo porcentagens pode
ser a tarefa mais difícil do mundo,
mas, com as fórmulas do Excel, essa
tarefa torna-se muito simples. A apli-
cação da porcentagem é bem am-
pla, pois são incontáveis as situações
em que você pode usá-la: cálculo de
comissão de vendedores, descontos
em pagamentos à vista, porcenta-
gem dos votos de cada candidato
nas eleições, e assim por diante. Veja
alguns casos que utilizam porcen-
tagens e aprenda a melhor maneira
de criá-las:
1. A porcentagem simples de
um valor pode ser calculada
de diversas maneiras. Vamos
fazer um exercício: digite o
valor 14200 na célula A1. Na
célula B1, você vai criar uma
fórmula para encontrar 23%
do valor da célula A1. Você
deve simplesmente multiplicar
o valor pela porcentagem. Fica
assim: =A1*23%.
2. Outra forma de criar esse cál-
culo é digitando 0,23 no lugar
do sinal de porcentagem. O re-
sultado será o mesmo, mudan-
do apenas a forma de escrever.
3. Imagine o caso de uma
planilha de vendas na qual
você deva definir uma fórmula
para encontrar o preço de um
produto que sofreu um descon-
to percentual. Nela, você deve
ter o valor original cadastrado.
Observe a diferença desse cál-
culo para o da porcentagem
simples: aqui, além de encon-
trar o valor do desconto, você
precisa descobrir qual o valor
final do produto.
4. Bem, vamos supor que o
preço do produto esteja na cé-
lula C4 e que a porcentagem
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1426
Criação de fórmulas e funções – 27
esteja fixa na célula B2. Digite,
na célula D4, =C4*B2. Isso
dará a você o valor do descon-
to. Para descobrir o preço fi-
nal do produto, digite em D5:
=C4-B2. Se quiser alterar o
valor final, basta alterar a por-
centagem escrita na célula B2.
e junho. Em maio, a empresa
vendeu 325 produtos e em
junho, 340. É fácil notar que
no mês de junho foram vendi-
dos 15 produtos a mais. Po-
rém, como encontrar esse au-
mento nas vendas em forma
de porcentagem?
7. Supondo que o primeiro
valor está na célula B6 e o
segundo está em B7, digite na
célula C7: =(B7-B6)/B7. A
subtração serve para encon-
trar o aumento nas vendas,
que no caso é 15. A divisão
serve para encontrar o valor
percentual do número 15 com
relação aos 325 da célula B6.
5. O processo de cálculo de
acréscimos é igual ao descrito
acima, mudando apenas o sinal
de subtração pelo de adição.
6. Outra possibilidade é des-
cobrir a diferença entre dois
valores, em porcentagem. Por
exemplo, na mesma planilha
de vendas há uma tabela na
qual estão relatadas as ven-
das totais dos meses de maio
Dica 24 – Usando funções lógicas
Em muitas ocasiões, você vai
precisar criar uma função lógica
para testar se os dados cadastrados
são VERDADEIROS ou FALSOS. Por
exemplo, para calcular o status de
um aluno de uma escola que adota
a média bimestral 7 e só admite um
número de faltas inferior a 10 au-
las, você precisará verificar se o
aluno satisfaz ou não a essas con-
dições. Nesse caso, o status será
VERDADEIRO caso o aluno tenha
média superior a 7 e número de fal-
tas inferior a 10. Caso o aluno não
consiga satisfazer algum dos argu-
mentos, o retorno será FALSO. Veja
como trabalhar com as funções ló-
gicas do Excel:
1. Para criar o status do alu-
no, conforme foi citado, você
deve utilizar a função E. Digite
na célula A1 um valor para a
média final do aluno e na cé-
lula B1 a sua quantidade de
faltas. Na célula C1 digite =E(
para começar a fórmula.
2. Você pode adicionar diver-
sos argumentos a esta função,
basta separá-los com o ponto
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1427
28 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
e vírgula. Então, continue a
função digitando o primeiro
argumento: A1>7; digite o
ponto e vírgula e continue com
o segundo argumento: B1
<10; por fim, feche os parên-
teses. A fórmula final será:
=E(A1>7;B1<10).
3. Para concluir, basta pressi-
onar a tecla Enter.
4. Usando a função E, o re-
sultado só será verdadeiro se
todos os argumentos forem
satisfeitos, mas pode ser que
você queira mudar essa regra
para que a fórmula retorne um
status verdadeiro mesmo que
apenas um dos argumentos
seja satisfeito. É isso que a fun-
ção OU faz.
5. Utilizando as mesmas célu-
las do primeiro exemplo, altere
apenas a função utilizada na
fórmula criada para OU, em vez
de E. Faça alguns testes, mu-
dando os valores das células A1
e B1 e observe que, se um dos
argumentos for verdadeiro, o
retorno será verdadeiro.
Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais
Ao construir sua planilha e as
fórmulas que a compõem, você vai
perceber a necessidade de criar
condições para controlar se um cál-
culo deve ou não ser feito. Em uma
planilha simples de controle de no-
tas, por exemplo, você pode apre-
sentar a situação do aluno no final
do semestre: se ele foi aprovado, re-provado ou ficou em recuperação.
Para fazer essa análise, a média final
do aluno é testada e, dependendo
do seu valor, uma das três mensa-
gens é exibida. A função usada para
realizar essa tarefa é a conhecida
função SESESESESE.
6. Ainda há outra função ló-
gica usada para inverter o va-
lor de um argumento, ou seja,
se o valor de uma célula for
verdadeiro, o retorno será fal-
so, e se o valor for falso, o re-
torno será verdadeiro. Essa
função é chamada NÃO.
7. Você ainda pode misturar
todas essas funções para atin-
gir um resultado mais especí-
fico. Por exemplo: =E(OU(
MÉDIA(A1>7);B1>10)) .
Neste exemplo, é verificada
primeiramente a função OU,
pois ela está dentro da função
E. Então, se o aluno ficou com
mais de 7 na média ou tirou
10 na prova final (E8=10), o
retorno será verdadeiro. De-
pois disso é feito o teste das
faltas (B1>10) e se o resulta-
do for verdadeiro, o resultado
final dessa fórmula também
será verdadeiro.
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1428
Criação de fórmulas e funções – 29
1. Construa uma planilha para
controle de notas com quatro
colunas contendo os valores
das notas dos quatro bimestres;
utilize, por exemplo, da célula
A1 até a célula D1. Em segui-
da, gere a média na quinta
coluna. Na célula F1, digite a
quantidade de faltas desse alu-
no. Em G1, você deve colocar
o status do aluno.
no: ou ele foi aprovado ou foi
reprovado. Para acrescentar
mais possibilidades a essa fór-
mula, você deve criar as cha-
madas funções aninhadas, ou
seja, uma função dentro da
outra. Observe que se o aluno
tem uma média maior do que
sete, o Excel exibe direto a men-
sagem de “Aprovado”; do
mesmo modo, se a média for
menor do que sete, o Excel exi-
be a mensagem de “Reprova-
do”. Agora, criaremos uma
nova condição que diga que, se
o aluno tiver média entre cinco
e sete, ele estará em condição
de recuperação, ou seja, nem
aprovado, nem reprovado.
5. Para conseguirmos verificar
todas as condições pedidas, te-
remos de criar outra função SE.
A fórmula final, portanto, fica
assim: =SE(E1>=5; SE (E1>
=7;”Aprovado”; ”Recupe-
ração”); ”Reprovado”).
2. A estrutura da função SE é
a seguinte:
=SE(teste lógico; resultado
se verdadeiro; resultado se
falso), em que o teste lógico
é a condição a ser verificada,
o resultado se verdadeiro é
o que deve ser feito caso a
condição seja verdadeira e
resultado se falso é o que
deve ser feito caso a condição
seja falsa. No nosso exemplo
de controle de notas, o teste
lógico será a verificação da
média do aluno; se esta for
maior ou igual a sete, a men-
sagem de “Aprovado” deverá
aparecer; se for menor do que
cinco, a mensagem de “Repro-
vado” deverá aparecer.
3. Sendo assim, a fórmula
ficaria:=SE(E1>=7;”Apro-
vado”;”Reprovado”).
4. Mas, dessa maneira, há
apenas duas possibilidades de
determinar a situação do alu-
6. Para completar a fórmula,
acrescente mais um teste que
verifique se as faltas do aluno
não ultrapassam o máximo
permitido, que é 10. Como já
existe um teste lógico – que é
o da média –, você terá de ani-
nhar mais uma função para
atingir esse resultado. Esta é
a função E:
=SE(E(E1>=5;F1<10);SE
(E1>=7;”Aprovado”; ”Recu-
peração”); ”Reprovado”).
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1429
30 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Dica 26 – Adicionando valores
As operações de soma no Excel
vão muito além do simples recurso
de AutoSoma já conhecido. Você
pode, por exemplo, fazer um teste
lógico e, dependendo do seu resul-
tado, fazer ou não a soma de um in-
tervalo. Além disso, é possível pro-
curar em duas tabelas por um de-
1. Para somar informações
selecionadas por algum crité-
rio, utilize a função SOMASE.
Sua estrutura difere um pou-
co da tradicional função
SOMA. O primeiro argumen-
to da função é o intervalo a
ser verificado; o segundo ar-
gumento é o que deve ser en-
contrado; e o terceiro e últi-
mo argumento necessário é o
intervalo de soma, que mui-
tas vezes é o mesmo do inter-
valo de busca.
2. Por exemplo, gere uma ta-
bela com dez nomes de ven-
dedores (repita o nome de al-
guns) da célula A1 até a célu-
la A11. Ao lado de cada
nome, digite a quantidade
vendida por cada um.
3. Na célula B12, digite
=SOMASE( para iniciar a fór-
mula. O primeiro argumento
será o intervalo de A2 até
A11, pois nele será procura-
do o nome de um dos vende-
dores. O segundo argumento
será um dos nomes que você
cadastrou, que deve ser colo-
cado entre aspas. E o terceiro
argumento é o intervalo de
valores a serem somados, no
caso de B2 até B11. A fórmu-
la final fica: =SOMASE(A2:
A11;”Teodoro”;B2:B11).
4. Dessa forma, serão soma-
dos somente os valores que
tenham correspondência com
o vendedor Teodoro.
5. Se você tem duas tabelas
e deseja pegar informações
de uma e procurar na outra,
você pode usar a função
BDSOMA. Por exemplo, ima-
gine uma tabela contendo
quatro campos com os se-
guintes nomes: vendedor,
quantidade, produtos e re-
gião. A segunda tabela deve
ter a mesma estrutura de ca-
beçalhos da primeira, ou seja,
com títulos iguais e na mes-
ma seqüência, assim você
pode procurar todos os pro-
dutos vendidos por um ven-
dedor e somar seus valores.
6. Cadastre na primeira tabe-
la todos os nomes de vende-
dores, os valores de suas ven-
das, os nomes dos produtos e
terminado valor e só somar as in-
formações que interessam a você,
como, por exemplo, os produtos
vendidos por um determinado ven-
dedor, em uma determinada região.
Aprenda agora a usar as funções de
SOMASOMASOMASOMASOMA do Excel:
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1430
Criação de fórmulas e funções – 31
1. A tabela deve conter os se-
guintes campos: Nomes dos
produtos, Preço de compra,
Região de destino, Frete e Pre-
ço de venda, começando a
partir da célula A1. Preencha
as colunas com dados equiva-
lentes, com exceção das colu-
nas Frete e Preço de venda.
2. Abaixo dela, crie uma se-
gunda tabela contendo: Re-
gião e Porcentagem. Digite as
cinco regiões nacionais e, ao
lado de cada uma, a porcen-
tagem correspondente.
3. A função usada para bus-
car a porcentagem correta na
lista é a PROCV. Então, na co-
luna de frete, na célula D2,
digite =PROCV(.
4. Em seguida, digite o que
deve ser procurado, no caso a
célula C2. O segundo argu-
mento é o intervalo de células
que contém a informação pro-
curada. Selecione todas as
células que fazem parte da
segunda tabela e, em segui-
da, coloque o sinal de cifrão
na frente das letras e núme-
ros da referência, pois assim
ela ficará congelada.
5. O último argumento é o
número da coluna que nos in-
teressa dentro da tabela, ou
seja, a coluna que contém o
valor que deve ser retornado.
Nesse exemplo, seria a segun-
da coluna, pois nela está o
valor da porcentagem. A fór-
mula ficaria assim: =PROCV
(C2;$A$15:$B$19;2).
a região em que foram vendi-
dos (Norte, Sul, Leste, Oeste,
Centro). Na segunda tabela,
digite um dos nomes de ven-
dedores e um nome de produ-
to em suas respectivas colunas.
7. Em uma célula à parte, digite
a função: =BDSOMA(. O pri-
meiro argumento dela é a ta-
bela na qual as informações
estão cadastradas (selecione
todas as células que fazem par-
te da primeira tabela, inclusive
os cabeçalhos). O segundo ar-
gumento é o que a função deve
retornar, que, neste caso, é a
quantidade vendida (digite o
nome do campo entre aspas).
O terceiro e último argumento
mostra a tabela que contém os
critérios da pesquisa. Selecio-
ne toda a segunda tabela, in-
clusive os cabeçalhos. A fórmu-
la vai ficar: =BDSOMA
(A1:D21;”quantidade”;
A23:D24).
Dica 27 – Funções para busca de dados
Fazer pesquisas dos dados ca-
dastrados é uma tarefa muito prati-
cada por pessoas que trabalham
com planilhas. Imagine uma
planilha que contenha as conver-
sões de preços de produtos, contan-
do com impostos e frete. Porém, o
valor do frete vai variar de acordo
com a regiãoem que o produto será
entregue; se for, por exemplo, o Nor-
te do País, o frete é equivalente a
5% do preço original do produto.
Bem, como a porcentagem para
cada região é fixa, o ideal é criar uma
pequena tabela à parte.
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1431
32 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
6. Com isso, o valor da por-
centagem que corresponde à
região de frete é calculado na
célula D2. Arraste a alça de
preenchimento até a última
célula da tabela.
7. Na última coluna, calcule o
preço de venda do produto, ou
seja, acrescente o valor do fre-
te ao preço de compra. Assim:
=B2+(B2*D2).
8. Selecione a segunda tabe-
la (de A15 até B19) e pressio-
ne Ctrl + C para copiar. Clique
na célula A21 e clique em
Editar > Colar especial....
Selecione a opção Transpor
e clique em OK.
9. Clique na célula F2. Agora,
você vai aprender como encon-
trar o frete nesta nova tabela
usando a função chamada
PROCH. Digite: =PROCH
(C2;$A$21:$E$22;2). O pri-
meiro argumento é o que será
procurado; o segundo argu-
mento é a referência à nova
tabela na qual o valor será pro-
curado; e o terceiro argumen-
to é o número da linha dessa
tabela que deve ser retornado.
Quando você tinha aulas de Fí-
sica no colégio e aprendia várias fór-
mulas para converter uma coisa em
outra, você jamais poderia imaginar
que existia um programa como o
Excel, que faz isso automaticamen-
te sem que você precise lembrar-se
das fórmulas. No Excel, você conse-
gue converter unidades de medidas
como temperaturas, distância, pesos
etc. Veja como:
1. A principal função usada
para fazer conversões é a
CONVERT. Para usá-la, você
precisa informar basicamente
três argumentos: o primeiro é
o valor a ser convertido; o se-
gundo é a unidade de medida
atual; o terceiro é a unidade
de medida que você quer con-
verter. Sendo assim, digite 45
na célula A1.
2. Em seguida, digite na célu-
la B1: =CONVERT(.
3. Continue construindo a fór-
mula e informe o valor a ser
convertido, que, nesse caso, é
a célula A1.
4. Agora, informe qual é a uni-
dade de medida do número e,
depois, a unidade desejada
para a conversão. Cada uni-
dade de medida possui uma
abreviação, basta colocá-la
entre aspas para que a fórmu-
la fique correta. Por exemplo,
para converter um número de
graus Celsius para Kelvin,
digite “C”;”K”, pois a abrevi-
atura de Celsius é C e de
Kelvin é K. Neste caso, a fór-
mula final ficaria: =CON
VERT(A1;”C”;”K”). O mesmo
serve para outras medidas
como Fahrenheit ou outras.
Dica 28 – Convertendo medidas
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1432
Criação de fórmulas e funções – 33
5. Isso se aplica a todos os ti-
pos de medidas, pois todos
possuem uma abreviatura. Por
exemplo, para converter
metros em polegadas use:
=CONVERT(A1;”m”;”in”).
6. De horas para minutos:
=CONVERT(A1;”hr”;”mn”).
7. De gramas para libras mas-
sa: =CONVERT(A1;”g”;”sg”).
8. Para conhecer o símbolo de
cada unidade de medida, acesse
a ajuda do Excel e pesquise so-
bre a função CONVERT.
Dica 29 – Trabalhando com datas e horas
Manipular datas em uma
planilha fica muito mais fácil se
você usar as funções de data e hora
do Excel. Com elas, você pode, por
exemplo, adicionar meses a uma
data, calcular a diferença entre ho-
ras ou converter uma data em dia
da semana.
1. Na célula A1, digite:
=AGORA(). Essa é a maneira
mais fácil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Você
também pode pegar cada item
da data ou hora utilizando ou-
tras funções. Clique na célula
B1, digite =DIA(A1) e pressi-
one Enter. Observe que
retornou apenas o número
correspondente ao dia da
data. Na célula C1, digite
=MÊS(A1); na célula D1,
digite =ANO(A1); na célula
E1, digite =HORA(A1); na cé-
lula F1, digite =MINUTO
(A1); e na célula G1 digite
=SEGUNDO(A1). Cada célu-
la retornou, respectivamente,
o mês, o ano, a hora, o minu-
to e o segundo retirados da
data na célula A1.
2. Nas células A2, B2 e C2
digite, respectivamente, 2003,
2, 21. Em seguida, digite na
célula vizinha: =DATA(A2;B2;
C2). Com isso, as informações
que estavam nas três células
foram convertidas para uma
data formatada.
3. O mesmo ocorre com as ho-
ras. Digite nas células A3, B3
e C3: 20, 30 e 16, respectiva-
mente. Na célula ao lado
digite a função =TEMPO
(A3;B3;C3).
4. Para encontrar a diferença
(em dias) entre duas datas,
basta fazer uma subtração sim-
ples da data mais atual pela
data mais antiga. Caso você
queira retornar apenas os dias
da semana, utilize a função
DIATRABALHOTOTAL. Os
seus dois argumentos são as
datas inicial e final. Ficaria as-
sim: =DIATRABALHOTOTAL
(A5;A6).
5. Caso você queira que o re-
sultado da diferença seja dado
em meses ou anos, basta usar
as funções MÊS ou ANO, na
diferença das células. Por
exemplo: =A6A5 retorna a
dica21_30.p65 30/6/2004, 17:2533
34 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
diferença em dias; =ANO(A6)
ANO(A5) retorna a diferença
em anos; e =MES(A6)MES(A5)
retorna a diferença em meses.
6. Para saber qual é o dia da
semana correspondente a
uma data, utilize duas fun-
ções: DIA.DA.SEMANA e
TEXTO. Portanto, para encon-
trar o número do dia da se-
mana, digite em A4: =DIA.
DA.SEMANA (A1). Para que
apareça o texto em vez do
número, use a função TEXTO
em conjunto com a função
DIA.DA. SEMANA. Ficaria as-
sim: =TEXTO(DIA.DA.SEMA
NA(A1);”ddd”). As letras no
final da função indicam
quantos caracteres terá o tex-
to retornado.
Dica 30 – Arredondando valores
Utilizando as funções de arredon-
damento do Excel, você pode trun-
car um número, arredondá-lo para
cima ou para baixo. Acompanhe:
1. Digite na célula A1 o valor
32,78. Você vai arredondar
esse número para cima e para
isso vai utilizar a função AR
REDONDAR.PARA.CIMA .
Seus argumentos são simples:
o primeiro é o valor que deve
ser arredondado, no caso, a
célula A1. O segundo argu-
mento é o número de casas
decimais que você deseja exi-
bir (caso não queira exibir ca-
sas decimais, digite 0). A fór-
mula, então, é: =ARRE
DONDAR.PARA.CIMA(A1;0).
2. Além dessa função, você tem
a possibilidade de usar as fun-
ções PAR e IMPAR, para arre-
dondar para o próximo núme-
ro par ou ímpar, respectiva-
mente. Basta digitar o nome da
função e colocar o endereço da
célula entre parênteses. Assim:
=PAR(A1) e =ÍMPAR(A1).
3. O mesmo processo se apli-
ca para arredondar um núme-
ro para baixo, porém, utilize a
função ARREDONDAR.
PARA.BAIXO. Por exemplo:
=ARREDONDAR .PARA .
BAIXO(A1;0).
4. A função que tem a finali-
dade de arredondar um núme-
ro para cima ou para baixo é
a ARRED. Para utilizá-la, de-
termine qual é a célula a ser
arredondada e, em seguida,
informe quantos dígitos deci-
mais ela terá. Caso você não
queira casas decimais, apenas
digite 0. A fórmula então fica:
=ARRED(A1;0).
5. Para truncar um valor, ou
seja, ignorar suas casas deci-
mais e permanecer apenas
com a parte inteira, utilize
TRUNCAR. A função fica:
=TRUNCAR(A1).
6. Para alterar somente o for-
mato desse número sem,
contudo, modificá-lo, seleci-
one a célula na qual você
deseja aumentar ou diminuir
as casas decimais e clique no
botão Aumentar casas de-
cimais ou Diminuir casas
decimais, presentes na bar-
ra de formatação.
dica21_30.p65 29/6/2004, 16:1434
Criação de fórmulas e funções – 35
Dica 31 – Verificando células com funções É
Se você precisa controlar o
conteúdo de alguma célula, para,
por exemplo, saber se existem
erros ou se ela está vazia, pode
fazê-lo facilmente utilizando as
chamadas funções ÉÉÉÉÉ. O retorno
delas será sempre VERDADEIRO
ou FALSO.
1. Digite na célula A1 uma
fórmula incorreta, como:
=A2*B. Em seguida, na célu-
la B1 digite =ÉERROS(A1).
Veja que o retorno é a men-
sagem VERDADEIRO, pois essa
função verifica se a célula A1
possui qualquer tipo de erro.
2. No entanto, essa função ape-
nas verifica se existe um erro,
não informando qualé ele. Para
resolver isso, use a função
TIPO.ERRO. Nesse caso, a fun-
ção seria =TIPO.ERRO(A1). O
retorno dela é sempre um nú-
mero que corresponde a cada
tipo de erro:
Sendo assim, você pode criar
uma função que verifique qual
é o tipo de erro e exiba uma
mensagem para o usuário,
como, por exemplo:
=SE(TIPO.ERRO(B12)=2;”Você
não pode dividir um núme-
ro por zero”;”OK”).
3. Para verificar, por exemplo,
se a célula A1 está vazia,
digite =ÉCÉL.VAZIA(A1).
4. Você também pode conferir
se o conteúdo de uma célula é
um número, facilitando o con-
trole de erros futuros. Para fazer
essa verificação, utilize a função
ÉNÚM, como em =ÉNÚM(A1),
que verifica o conteúdo de A1.
Se a função retornar FALSO, sig-
nifica que o conteúdo dessa cé-
lula não é numérico.
Observação: você pode usar
essa função em conjunto com
a função SE para confirmar
se o conteúdo é mesmo nu-
mérico e só então fazer al-
gum cálculo. Isso evita que
ocorram erros na fórmula.
Por exemplo:
=SE(E(ÉNÚM(A2)=VERDA
DEIRO;A2>7);”a meta foi
atingida”;”a meta não
foi atingida”).
5. Da mesma forma que você
pode verificar se o conteúdo é
numérico, é possível saber se
ele é texto, referência ou lógi-
co. Para isso, use, respectiva-
mente, as funções: ÉTEXTO,
ÉREF e ÉLÓGICO.
6. Por fim, você ainda pode con-
ferir se o conteúdo de uma cé-
lula é composto por qualquer
valor que não seja texto. Nesse
caso, se o conteúdo for um nú-
mero, uma referência ou um
valor lógico, o retorno será VER-
DADEIRO. A função que faz essa
verificação é a É.NÃO.TEXTO.
1
2
3
4
5
6
7
#NULO!
#DIV/0!
#VALOR!
#REF!
#NOME?
#NÚM!
#N/D
dica31_41.p65 29/6/2004, 16:2535
36 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
Dica 32 – Planejando investimentos
Ao planejar um investimento
ao longo de vários anos, você vai
querer saber qual será o valor ob-
tido no final de tanto tempo. Por
exemplo, se você guardar R$
150,00 por mês ao longo de oito
anos, recebendo juros de 1,2% ao
mês, quanto será que você vai ter
no final das contas? Bem, consi-
derando taxas e mensalidades fi-
xas, você primeiro deve determi-
nar quantos pagamentos de juros
serão feitos, mult ipl icando a
quantidade de anos pelos 12 me-
ses que compõem cada ano. Siga
os passos abaixo:
1. Na célula B2 digite Taxa
de juros mensal e em C2
digite 1,20%.
2. Na célula B3 digite Perío-
do em meses e em C3 digite
a fórmula =8*12, para saber
durante quantos meses será
feito o depósito dos juros.
3. Na célula B4 digite Valor a
ser depositado e em C4 digite
15; esse é o valor que você
pagará ao longo dos meses.
4. Na célula B5 digite Valor
presente e na célula C5 digite
0, uma vez que estaremos su-
pondo que na sua conta pou-
pança não existe nenhum valor.
5. Você já tem todas as infor-
mações necessárias para cal-
cular o valor de seu investi-
mento no final de oito anos.
Para chegar a esse resultado,
use a função VF – que signifi-
ca valor futuro, ou seja, o va-
lor que você terá em mãos
após o último depósito do seu
investimento. Os argumentos
necessários para a construção
dela são: a taxa de juros, o
número de períodos, o valor
por período (que é represen-
tado com um negativo por se
tratar de um pagamento), o
valor presente (caso exista,
também é representado com
um negativo para que não in-
terfira no cálculo que você
deseja efetuar agora) e o tipo,
que indica se os pagamentos
serão feitos no início ou no fi-
nal de cada período (defina 1
para início e 0 para final). Na
célula B7, digite Valor futu-
ro, e, em C7, construa a fun-
ção. A fórmula final é:
=VF(C2;C3;C4;C5;1). O re-
sultado será R$ 27.107,56.
6. Agora, imagine que você de-
seje ter um determinado valor
ao final de um período e queira
saber qual tem de ser o valor
presente para atingir esse obje-
tivo. Por exemplo, se o seu ob-
jetivo é obter R$ 40.000,00 de
seu investimento, pagando o
mesmo valor mensal, à mesma
taxa de juros, durante o mesmo
período, quanto você precisa ter
como investimento inicial? A
função usada para calcular isso
é a VP – que significa valor pre-
sente –, e sua estrutura é seme-
lhante à da função VF.
7. Na célula B10, digite Va-
lor desejado ao final do in-
vestimento, e, na célula C10,
digite 40000.
dica31_41.p65 29/6/2004, 16:2536
Criação de fórmulas e funções – 37
8. Na célula B11, digite Valor
presente necessário, e em
C11, coloque a fórmula para cal-
cular o valor presente. Ficaria
assim: =VP(C2;C3;C4;-C10;1).
Dica 33 – Calculando pagamentos e juros
1. Na célula B2, digite Taxa
de juros anual, e em C2,
digite 12%.
2. Em B3, digite Período em
meses, e na célula C3, digite 12.
3. Digite Valor do emprésti-
mo na célula B4 e 6000 na
célula C4.
4. Para calcular o valor mensal
a ser pago para esse emprésti-
mo, use a função PGTO. Seu
primeiro argumento consiste na
taxa de juros periódica (para
mudar essa taxa de anual para
mensal, basta dividi-la por 12);
o segundo argumento é o perí-
odo; e o terceiro argumento é o
valor presente, ou seja, o valor
do empréstimo. Em B6, digite
Valor mensal a ser pago, e
na célula C6, digite a fórmula
final: =PGTO(C2/12;C3;C4). O
resultado obtido será R$ 533,09.
5. Agora vamos supor a situa-
ção inversa, ou seja, você está
pagando uma mensalidade e
não sabe qual a taxa de juros
mensal. Para descobri-la, va-
mos utilizar a função TAXA.
Aproveite as informações
inseridas anteriormente e
digite na célula B7: Se o va-
lor mensal fosse e na célula
C7, digite 600.
6. Na célula B8, digite A taxa
de juros seria, e na célula C8,
digite a função TAXA. Sua es-
trutura é a seguinte: informe
primeiro o período de paga-
mento, no caso a célula C3. Em
seguida, digite o valor mensal
(com o sinal negativo por se
tratar de pagamento), que se-
ria a célula C7; por último, in-
forme qual o valor total do
empréstimo, que em nosso
exemplo é a célula C4. A fór-
mula final fica: =TAXA(C3;
-C7;C4). O resultado será 10%
de juros mensais.
7. Para encontrar o valor men-
sal a ser depositado para atin-
gir um determinado valor da-
qui alguns anos, você também
deve utilizar a função PGTO.
Digite Taxa de juros anual
na célula B12 e 6% em B13.
8. Na célula B13, digite Perí-
odo em anos, e na célula
Se você pediu um empréstimo e
agora deseja saber quanto irá pagar
por mês para cobrir o valor empres-
tado, o Excel pode te ajudar. É possí-
vel saber a taxa de juros aplicada so-
bre um determinado valor que está
sendo pago em um período ou ain-
da saber quanto você deve deposi-
tar em um período para chegar a um
valor futuro estimado.
dica31_41.p65 29/6/2004, 16:2537
38 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
C13, digite 10. Em B14, digite
Quantia desejada, e em
C14, digite 80000.
9. Digite Valor mensal a ser
pago na célula B16 e, em C16,
calcule finalmente o valor com a
seguinte fórmula: =PGTO(C12/
12;C13*12;0;C14). Observe
que a taxa de juros foi dividida
por 12, e o período, multiplicado
por 12, pois o resultado deve ser
um valor mensal. O 0 na fórmu-
la é o valor presente, que, neste
caso, não é usado. O que foi usa-
do é o argumento de valor futu-
ro, pois você ainda não tem esse
valor. O resultado desse cálculo
deve ser R$ 488,16, que signifi-
ca que, para economizar
R$ 80.000,00 ao longo de 10
anos, a uma taxa de juros de 6%
ao ano, você tem de depositar
R$ 488,16 por mês.
Dica 34 – Combinando textos
1. Você pode juntar o conteú-
do de duas células que tenham
somente texto, formando uma
terceira célula. Para isso, você vai
utilizar a função CONCATENAR.
Digite o seu primeiro nome na
célula A1 e, na célula B1, digite
seu sobrenome. Na célula C1,
digite a função =CONCA-
TENAR(A1;” “;B1). As aspas
vazias servem para deixar um
espaço em branco entre o nome
e o sobrenome.
2. Do mesmo modo, você pode
juntar textos e números. Se, por
exemplo, tiver o texto José na
célula A2 e o número 10 na célu-
la