Módulo IV_ Gerenciar documentos arquivísticos

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Módulo IV: Gerenciar documentos
arquivísticos
Módulo IV: Gerenciar documentos arquivísticos
Site: Ambiente Virtual de Aprendizagem MOOC
Curso: Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental
Livro: Módulo IV: Gerenciar documentos arquivísticos
Impresso por: Ana Maria Figueirêdo Aguiar
Data: sexta, 6 mar 2020, 10:45
https://mooc.escolavirtual.gov.br/
Sumário
1. Introdução
2. Recepcionar e registrar
3. Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de sigilo
4. Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar
5. Tramitar, acessar a documentação e restaurar
6. Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação
7. Avaliar, destinar e microfilmar
8. Referências Bibliográficas
1. Introdução
recepção; 
registro; 
classificação da documentação e da segurança da informação; 
instrução; 
reconstituição; 
digitalização; 
tramitação; 
acesso; 
restauração; 
preservação; 
arquivamento; 
desarquivamento; 
avaliação; 
destinação e microfilmagem da documentação; 
precedidos da implementação e planejamento de diretrizes; e 
políticas de gestão documental na organização. 
O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização:
proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
recupera documentos com segurança;
proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
contribui na melhoria do atendimento ao cliente.
2. Recepcionar e registrar
Recepcionar
Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, sejam eles externos ou
internos, e que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso. 
A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de protocolo, ao qual
compete, entre outras incumbências, receber os documentos e fomentar a sua expedição
e tramitação.
Registrar
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística, por
meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Destina-se a facilitar sua
recuperação, bem como controlar a movimentação do documento ou processo, e fornecer informações aos
interessados por suas características fundamentais.
Para os documentos processuais, efetua-se também a autuação, termo que caracteriza a abertura do processo,
observando os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações que requeiram análises, informações,
despachos e decisões de diversas unidades organizacionais.
3. Classificar a documentação e Classificar a
informação quanto ao grau de sigilo
Classificar a documentação
Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira
adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a partir de
um plano que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser
uniforme, mantendo sempre um padrão.
Nessa etapa, será realizada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos no exercício de suas
funções e atividades, efetuando-se a seleção da categoria de assuntos sob a qual serão classificados, a fim de serem
arquivados e acessados.
Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar o controle e a rápida
recuperação de informações e posterior aplicação da temporalidade documental, aumentando a eficiência,
efetividade e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Classificar a informação quanto ao grau de sigilo.
Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de proteção ou medidas
especiais, pelo fato do conhecimento de seu conteúdo ser restringido a um determinado
meio ou número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer prejuízo à organização.
A proteção da informação não deve ser privilégio de organizações militares, serviços de
espionagem ou indústrias de alta tecnologia, ela pode e deve ser aplicada até, por exemplo, a uma pizzaria, para
evitar a perda da exclusividade de utilização de uma receita de massa da avó do proprietário, de excelente sabor, e
que é seu diferencial de mercado.
A classificação da informação é de vital importância para que as organizações possam direcionar os seus recursos
para ações e sistemas que promovam sua segurança.
Sabendo-se o nível de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informações com as quais a organização
trabalha, esta pode gerar políticas de segurança da informação específicas para cada recurso.
4. Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar
Instruir a documentação
Nessa fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês. São as informações e métodos que
descrevem como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a possibilitar a rápida solução
dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentação à formação da produção e gestão documental. As unidades
organizacionais devem instruir seus processos e dossiês, cuja responsabilidade será do titular da unidade ou do
servidor.
Reconstituir
A reconstituição ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado,
extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de um
processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da
Unidade Administrativa, onde o processo extraviou-se.
Digitalizar
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer
documento que contenha informação relevante para a instituição pode ser digitalizado e convertido em formatos
digitais.
Esse processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e
colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
Essa conversão também transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez digitalizados, poderão
ser disponibilizados em vários formatos de mídias, como CDs, DVDs, Pendrives ou ainda em unidades de discos
removíveis.
5. Tramitar, acessar a documentação e restaurar
Tramitar
O trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento
de sua função administrativa.
Pode ser referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado como
distribuição, que é a remessa de documentos, processos ou dossiês às unidades que
decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos,
processos ou dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação
O acesso consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e da disponibilização do acesso a
esses, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem
por finalidade disponibilizar a documentação ou acesso a elas, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos
internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos. 
Restaurar
A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de medidas que tem
como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo
do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de
intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do
material.
6. Arquivar, preservar a documentação e desarquivar
a documentação
Arquivar
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente,
a sua organização lógica e funcional. Arquivar, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma
instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
1. Os documentos produzidos por uma instituição podemreceber ainda outra divisão, de acordo com a função
que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou documentos de atividade-fim. 
Documentos de atividade-meio: refletem um conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e
realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de caráter
instrumental e acessório.
Ex.: frequência de servidor.
2. Documentos de atividades-fim: Documentos que refletem o conjunto de operações que a instituição leva a
efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de documentos de
caráter substantivo para seu funcionamento. 
Ex.: autos de infração.
Preservar a Documentação
Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo, as instalações do
acervo devem seguir, em grande parte, às especificações exigidas para a guarda de documentos: prevendo-se um
local com condições adequadas, com controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento
apropriados, laboratórios de reprodução, conservação e reparos.
Os suportes modernos apresentam desde a sua produção fatores intrínsecos de deterioração, pois não existe
preocupação com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, é ácido e frágil, um disquete dura poucos anos
e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou
conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.
São fatores extrínsecos:
umidade e temperatura;
radiações luminosas;
poeira e poluição atmosférica;
ataques biológicos (insetos e micro-organismos);
catástrofes (enchentes, incêndios);
manuseio e acondicionamento.
Desarquivar a Documentação
No desarquivamento, ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva
voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há
necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento.
Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento não se perca, ou seja, conferir se
solicitante tem autorização para requisitar, caso trate de documento que requeira autorização; conferir os dados
do documento requisitado; informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o
caso, informar quando este tiver grau de sigilo e restrição de acesso ou outras informações que impossibilite o
desarquivamento.
7. Avaliar, destinar e microfilmar
Avaliar
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de
arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou
qualquer outro.
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a
acumulação desordenada, e segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.
Destinar
Na destinação, há que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental, acumulado em
decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos,
desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final, que poderá provocar a eliminação daqueles
destituídos de valor informativo ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório. Por
exemplo: identificar os documentos que mudaram de mídia: de pen drive para CD; 
Microfilmar
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos
documentos por processo fotográfico.
A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n° 1.799, de 30 de
janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.
Você pode aprofundar-se um pouco mais sobre esse conjunto de procedimentos em Gestão
Documental com o Manual de Gestão da Informação e Documentação da Previdência Social -
MGID - Módulo II
8. Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e conhecimento, ago.
2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924.