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FACULDADES NORDESTE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO AGEU DE BRITO PACHECO BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP SAP EM EMPRESAS: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA QUE UTILIZA A TI COMO ATIVIDADE FIM FORTALEZA 2017 AGEU DE BRITO PACHECO BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP SAP EM EMPRESAS: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA QUE UTILIZA A TI COMO ATIVIDADE FIM Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Sistemas de Informação, das DEVRY-FANOR, como requisito para obtenção do título de Bacharel em Sistemas de Informação. Orientador: Prof. Msc. Silvio Amarante. FORTALEZA 2017 Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Bruna de Melo Medeiro CRB3/1256 004 P177b Pacheco, Ageu de Brito. Benefícios da implantação do erp sap em empresas: estudo de caso em uma empresa que utiliza a ti como atividade fim. / Ageu de Brito Pacheco. -- 2017. 63 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Faculdade Nordeste, 2017. Orientador: Prof. Ms. Silvio, Amarante. 1. Sistemas de Informação. 2. Sistema Integrado de Gestão (ERP). 3. Dificuldades e Benefícios. I. Amarante, Silvio. II. Título. AGEU DE BRITO PACHECO BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO ERP SAP EM EMPRESAS: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA QUE UTILIZA A TI COMO ATIVIDADE FIM Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de Sistemas de Informação, da Faculdades DEVRY-FANOR como requisito para obtenção do título de Bacharel em Sistemas de Informação, tendo sido aprovado pela banca examinadora composta pelos professores abaixo. Aprovado dia: ____/____/______. BANCA EXAMINADORA ________________________________________ Prof. Msc. Silvio Roberto Martins Amarante ________________________________________ Prof. Msc. Germano Fenner ________________________________________ Prof. Msc. Anderson Boettge Pinheiro Dedico esse trabalho ao meu único e supremo Salvador, Mestre e Senhor, Jesus Cristo, a minha amada esposa Mayara, a minha pequena filha Márian e aos meus preciosos pais Orivaldo e Angela, por simplesmente serem o que são! Minha base e fortaleza. Amo vocês! AGRADECIMENTOS Agradeço, primeiramente а Deus qυе permitiu qυе tudo isso acontecesse, ао longo da minha vida, е não somente nestes anos como universitário, mas que em todos os momentos é o maior mestre qυе alguém pode conhecer. Аоs meus pais, irmã е a toda minha família que, cоm muito carinho е apoio, nãо mediram esforços para qυе еυ chegasse аté esta etapa dе minha vida. Agradeço também a todos os professores que me acompanharam durante a graduação, em especial ao Prof. Silvio Amarante, responsável pela realização deste trabalho. A esta universidade, sеυ corpo docente, direção е administração qυе oportunizaram а janela qυе hoje vislumbro υm horizonte superior, eivado pеlа acendrada confiança nо mérito е ética aqui presentes. Agradeço à minha querida e amável tia Suélida que com paciência e carinho, conseguiu corrigir os meus textos e por ser uma excelente pessoa, a qual me orgulho. A todos qυе direta оυ indiretamente fizeram parte dа minha formação, о mеυ muito obrigado. AGRADECIMENTO ESPECIAL Meu agradecimento mais profundo só poderia ser dedicado a uma pessoa: minha Esposa e minha filha. O tempo todo ao meu lado, incondicionalmente. Nos momentos mais difíceis, que não foram raros neste último ano, sempre me fazendo acreditar que chegaria ao final desta difícil, porém gratificante etapa. Este período nos mostrou a verdade sobre nosso relacionamento: somos uma Família! Sou grato por cada gesto carinhoso, cada sorriso, e ansioso por estar ao seu lado, com nossa filha, o resto da minha vida. Obrigado Mayara e Márian, meus amores. RESUMO Este trabalho de pesquisa tem como propósito analisar os impactos da implantação do sistema integrado de gestão a fim de mostrar sua importância em uma empresa que utiliza a T.I como atividade fim. Pretende-se por meio deste, elencar os efeitos da tecnologia da informação na área de negócios, através do estudo de caso de implantação de um sistema ERP em empresa sediada no Ceará, onde o uso do ERP foi empregado como opção de melhoria da gestão e controle dos processos da organização, buscando auxiliar positivamente na tomada de decisões. De forma a fornecer os subsídios necessários a aplicabilidade deste estudo, o presente trabalho traz um apanhado teórico do desenvolvimento dos ERP’s e seu histórico de mudanças, enfatizando os principais conceitos relacionados à tecnologia da informação e os benefícios alcançados com a evolução desta área. Partindo do princípio que a realidade empresarial caracterizada por um cenário competitivo e globalizado, onde informações sobre desempenho são requisitos primordiais para sobrevivência das companhias, o presente trabalho utilizou-se de uma pesquisa qualitativa descritiva através do estudo de caso na empresa com base em um questionário aplicado a colaboradores de diversas áreas e setores. Dentre diversos aspectos analisados, a pesquisa enviada aos funcionários teve como objetivo elencar as características positivas e negativas de se trabalhar com um sistema ERP, procurando entender as melhorias e dificuldades enfrentadas durante o processo de implantação, bem como ambientar-se as necessidades e atual conjuntura dos colaboradores e seu relacionamento com a tecnologia da informação. Palavras-Chave: Sistemas de Informação, Sistema Integrado de Gestão (ERP), Dificuldades e Benefícios. ABSTRACT This research work has as purpose to analyze the impacts of the implementation of the integrated management system in order to show its importance in a company that uses T.I as an end activity. The purpose of this paper is to list the effects of information technology in the business area, through the case study of ERP system implementation in a company headquartered in Ceará, where the use of ERP was used as an option to improve management and Control of the organization's processes, seeking to positively assist in decision-making. In order to provide the necessary subsidies for the applicability of this study, the present work presents a theoretical overview of the development of ERPs and their history of changes, emphasizing the main concepts related to information technology and the benefits achieved with the evolution of this area. Assuming that business reality characterized by a competitive and globalized scenario, where performance information is a prime requirement for company survival, the present study used a descriptive qualitative research through a case study in the company based on a questionnaire Applied to employees from different areas and sectors. Among the analyzed aspects, the research sent to the employees had the objective of listing the positive and negative characteristics of working with an ERP system, trying to understand the improvements and difficulties faced during the implementation process, as well as to adjust the needs and current situation of employees and their relationship with information technology. Keywords: Information Systems, Enterprise Resource Planning (ERP), Difficulties and Benefits. LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1: Principais módulos ................................................................................. 23 FIGURA 2: Sistema de arquitetura SAP ................................................................... 26 FIGURA 3: SAP modules ......................................................................................... 28 FIGURA 4: SAP messagesever dispatcher ............................................................. 29 FIGURA 5: Qual a vantagem competitiva mais esperada com a implantação do ERP? ...................................................................................................... 38 FIGURA 6: Quais os maiores desafios com a utilização de sistemas ERP? ............ 39 FIGURA 7: Qual o principal objetivo da implantação de um ERP? .......................... 40 FIGURA 8: Quais as principais características associadas ao uso de um sistema ERP? ..................................................................................................... 41 FIGURA 9: Na sua opinião, quais as áreas que mais se beneficiam com a implantação de um sistema ERP? ........................................................ 42 FIGURA 10: Quais as principais dificuldades encontradas no processo de implantação de um sistema ERP? ........................................................ 43 FIGURA 11: Dentro do que chamamos de ciclo de vida de sistemas ERP, qual a etapa mais importante para empresa? .................................................. 45 FIGURA 12: Qual o aspecto que pode influenciar negativamente o sucesso da implantação do sistema ERP? ............................................................... 46 FIGURA 13: Qual o principal papel do Funcional no processo de implantação de sistemas ERP? ...................................................................................... 47 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 09 1.1 Problemática ..................................................................................................... 10 1.2 Motivação .......................................................................................................... 11 1.3 Objetivos ........................................................................................................... 12 1.3.1 Objetivo geral ............................................................................................ 12 1.3.2 Objetivos específicos ................................................................................ 12 1.4 Metodologia ...................................................................................................... 13 1.4.1 Delimitação da pesquisa ........................................................................... 14 1.4.2 Protocolo da pesquisa ............................................................................... 14 1.4.3 Instrumento de pesquisa – questionário ................................................... 15 1.5 Estrutura do trabalho ....................................................................................... 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................ 17 2.1 Sistemas de informação .................................................................................. 17 2.1.1 Sistemas de informações operacionais .................................................... 18 2.1.2 Sistemas de apoio gerencial ..................................................................... 19 2.1.3 Sistemas de informações estratégicas ..................................................... 19 2.1.4 História e evolução dos sistemas .............................................................. 20 2.2 Sistemas – ERP ................................................................................................ 21 2.2.1 Características do sistema ERP ............................................................... 23 2.3 ERP – SAP ........................................................................................................ 24 2.3.1 Breve histórico .......................................................................................... 25 2.3.2 Arquitetura SAP ........................................................................................ 25 2.4 Kernel do SAP .................................................................................................. 28 2.5 Linguagem ABAP ............................................................................................. 30 2.6 Diferença entre ERP SAP e demais ERP’s ..................................................... 31 2.7 ABAP x Java ..................................................................................................... 32 2.7.1 Comparação .............................................................................................. 32 2.7.2 Sintaxe ....................................................................................................... 32 2.7.3 Independência da plataforma ................................................................... 33 2.8 Por que usar o software SAP? ........................................................................ 34 3 ESTUDO DE CASO .............................................................................................. 35 3.1 O sistema ERP implantado .............................................................................. 36 3.2 Questionário ..................................................................................................... 37 3.3 Resultados ........................................................................................................ 38 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 50 5 REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 52 ANEXOS .................................................................................................................. 54 9 1 INTRODUÇÃO Desde o começo da história das organizações o registro de informações úteis para o bom andamento de suas atribuições faz parte de suas rotinas. Manusear dados, modificar e produzir informação necessária à tomada de decisão é uma tarefa diária de diversos setores da organização. Por esse motivo a cada dia vem aumentando a necessidade das empresas por um meio de gerenciar essas informações e poder gerar estratégias que possibilitem a tomada de decisão. A tomada de decisão, segundo Oliveira (2004), é a conversão das informações analisadas em ação. Os desafios impostos levam os administradores a buscar informações que espelhem fielmente a real situação das organizações, para que o processo decisório seja efetuado de forma eficaz, para alcançar os resultados pretendidos. Para isso, faz-se necessária a utilização de sistemas de tecnologia da informação. O sistema de informação se faz necessário diante de um grande volume de informações criadas pela organização. Com isso as informações são manipuladas e trazem uma visão macro do negócio, facilitando e agilizando as tomadas de decisões. Um tipo de sistema de informação é o sistema ERP – Enterprise Resource Planning. Sua base é composta por vários módulos que englobam as diversas áreas das empresas. O ERP sincroniza, faz a integração e controla os processos de uma empresa com o uso da tecnologia da informação. A sua forma ampla de atuar pode se adaptar a qualquer tipo de empresa da microempresa a multinacional, seja indústria ou prestadora de serviços. A atuação do ERP será definida pela empresa e modelada de acordo com os módulos que forem implementados para utilizarem a mesma base de dados. Esses tipos de sistemas foram criados para suprir as necessidades das empresas de trabalhar de forma conjunta os diversos micro-sistemas de sua base dessa forma o processo é visto como um todo, com um objetivo único, mostrando as atividades de acordos com os processos, melhorando a gestão em tempo real. O diferencial do ERP é o fato de ser um sistema integrado, único e abrangente, trazendo assim confiabilidade nas informações. Com isso tem-se um controle unificado dos dados. Pode-sedizer que com o uso do ERP todos os processos da empresa conversam entre si e o cruzamento de dados se torna uma tarefa menos complexa. 10 Esse estudo irá se basear nos sistemas ERP, pois o mesmo pode trazer vantagens para a organização como podem ser citados: aumento de valor percebido pelos investidores e pelo mercado; agilidade nas oportunidades de negócios; visibilidade; base única; informação em tempo real; atendimento a requerimentos globais, regionais e locais em um único sistema. O ERP é considerado a porta de entrada para a integração entre as empresas da cadeia de fornecedores e está se tornando uma plataforma para aplicações de data mining, gerenciamento da cadeia e sistemas de informação para executivos. De acordo com Stamford (2000), o ERP tem como função potencializar a gestão de informações na empresa, trazendo assim mais receitas e lucros para organizações em qualquer tipo de cenário. 1.1 Problemática As empresas que tem a Tecnologia de Informação (TI) como produto fim crescem gradativamente em número e porte, buscando diversas novas oportunidades no mercado através da informatização de processos e ferramentas de apoio a atividades de muitas naturezas. O dia a dia dessas empresas é marcado pela forma como os processos são tratados pela obtenção de informação de forma ágil e eficaz. A grande concorrência no ambiente organizacional exige cada dia mais uma nova visão das práticas e técnicas de seus gestores, e não só os gestores como também os demais colaboradores, que precisam obter mais conhecimento e transforma-se em uma profissional participante nas operações das organizações e tendo um bom entendimento da regra de negócio como um todo. Em relação a se manter no mercado essas empresas de TI se posicionam estrategicamente em relação às suas atividades. Esse sucesso se deve ao tipo de produto a ser utilizado. Empresas de tecnologia de grande porte usam a tecnologia como finalidade meio em seus setores como: vendas, compras, comercial, RH, etc. Independentemente do mercado em que atua uma empresa, para montar sua estratégia, deve buscar a melhor forma de obter a informação, seja interna (clientes, bases de dados, relatórios periódicos) ou externa (realidade do mercado, concorrentes). Nesse cenário se faz necessário o uso dos sistemas de informação que buscam captar, processar e transformar os dados em informações necessárias para ajudar na tomada de decisão, também ajuda na solução de problemas internos 11 das empresas e as prepara para lidar de forma competitiva com o mercado. Com base no que foi dito esse estudo busca fazer uma análise sobre as vantagens e as dificuldades encontradas em uma implantação de um sistema ERP, tendo sido escolhido o sistema SAP R/3 (versão do SAP que abrande a tecnologia de cliente/servidor). Será verificado também o motivo que leva as empresas a recorrer a um ERP e mais precisamente porque escolher o SAP e fazer um estudo das etapas envolvidas nesse processo (implementação). Dessa forma algumas perguntas podem ser feitas: A ferramenta SAP – ERP engloba os processos de uma empresa do ramo de tecnologia da informação? Compensa para a empresa o custo/benefício da implantação desse sistema? A mudança na empresa se dá apenas no âmbito tecnológico? E por fim, o ERP – SAP contempla as reais necessidades da empresa? 1.2 Motivação O Brasil foi classificado o sétimo mercado de software no mundo, segundo a pesquisa feita pelo Projeto Massachussets Institute of Technology (MIT), que teve notoriedade em três nichos de mercado: processamento de dados, atividades de banco de dados e desenvolvimento de sistemas. O mercado de desenvolvimento de software no Brasil vem se tornando a cada dia mais concorrido visto que se aumenta a ampla concorrência global. Mais como o mercado de desenvolvimento pode se destacar de seus concorrentes? A resposta é simples: através qualidade de serviços ou trabalhando com um baixo custo de serviços. O que se pode afirmar nos dois casos é o investimento em inovações que a concorrência terá dificuldade para copiar. Existe uma emergente busca das empresas de software brasileiras com a satisfação de seus clientes, com o tempo de produção de seus colaboradores e com os valores de seus projetos. Trabalhar com qualidade é o primeiro desafio para conquistar clientes no mercado atual, e a mesma é o instrumento necessário para que as empresas e instituições prestadoras de serviços no mundo atual, afirmam Hernon e Altman (1998). Nessa busca por mais produção, qualidade e busca de padrão nos processos de criação de Software, redução nos custos, agregar valor ao negócio, qualidade, e 12 com planos de exportação de serviço de software como um produto acabado, aumenta-se o investimento na implementação de projetos e microempresas (incubadoras) dentro das empresas que já trabalham com desenvolvimento de software. Contando com a grande tendência do mercado brasileiro em trabalhar a terceirização neste segmento. (LEITE, 1997). 1.3 Objetivos Esta seção apresenta o objetivo geral e também os objetivos específicos deste trabalho. 1.3.1 Objetivo geral O objetivo geral deste trabalho é analisar e comparar os recursos oferecidos pelos sistemas de gerenciamento de informações com foco na ferramenta SAP que gerenciam as informações geradas pela organização trazendo um estudo analítico e aplicado a essa solução, a fim de identificar onde cada solução pode ser melhor empregada na solução dos problemas em relação a outras ferramentas de mercado. 1.3.2 Objetivos específicos Para que se alcance o objetivo geral, torna-se necessário a definição de objetivos específicos definidos abaixo: Estudo sobre os sistemas de informações e suas áreas de atuação em empresas de tecnologia da informação. Entendimento do conceito de ERP em um âmbito geral e técnico. Análise da ferramenta de gerenciamento de informações SAP fazendo um comparativo com outras ferramentas. Realizar uma pesquisa com os stakeholders da ferramenta SAP para a obtenção de dados para estudo. 13 1.4 Metodologia Segundo Gerhardt e Silveira (2009, p. 10) a pesquisa é formulada por uma apuração minuciosa dos dados extraídos em forma de formulário visando dessa forma a obtenção de uma massa de dados para a criação de informação que auxiliaram na tomada de decisões, usando como ferramenta a pesquisa cientifica no caso desse trabalho uma pesquisa aplicada. Pode-se entender a pesquisa em questão como uma ferramenta para se buscar a opinião e a visão dos usuários do sistema, dessa forma temos uma visão menos teórica e passamos a ver mais claramente a realidade dos usuários em relação ao sistema em questão. Para realização do estudo utilizamos o método exploratório, que tem por finalidade proporcionar maiores informações sobre o assunto em questão. Além disso, facilita a delimitação do tema a ser trabalhado e utiliza como ferramenta de trabalho levantamento bibliográfico e documental, entrevistas abertas e estudo de caso, sendo este o item mais importante do trabalho, pois é nele que serão destacadas as opiniões dos profissionais em suas experiências com uso do sistema ERP e as facilidades que ele pode trazer para rotina contábil das organizações. Na visão de Vergara (1998, p. 45). A pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada sobretudo no nível da especulação. Aplica-se esta pesquisa para trabalhar em uma situação específica por meio dos conhecimentos obtidos, solucionando os problemas presentes neste estudo de caso, ou seja, tem a finalidade prática. A pesquisa propriamente dita foi realizada com estudode caso, que segundo Robert Yin (2014, p. 05), pode ser compreendido como uma estratégia metodológica do tipo exploratória, descritiva e interpretativa que cumpre bem a função de busca de novas descobertas. Para o autor existem várias fontes e evidências que podem ser utilizadas em estudo de caso, todas com seus pontos fortes e suas fragilidades. Entre as principais temos: documentos, registro em arquivos, entrevistas, observação direta, observação participante e artefatos físicos. Para complementar as informações 14 fizemos uso de questionários para apuração de dados quantitativos relativos ao estudo de caso em questão. A partir da visão abrangente do assunto será realizada uma seleção, síntese e análise dos dados e das informações, com base nas técnicas de análise documental. Além da fundamentação teórica e revisão da literatura, serão realizadas pesquisas exploratórias com objetivo de obter informações não apenas da implementação do sistema, mas principalmente sobre o papel do profissional, sua importância e contribuição para o sucesso do empreendimento. 1.4.1 Delimitação da pesquisa O caso escolhido para análise foi de uma empresa especialista em geração de software situada no município de Fortaleza no Ceará, que faz uso do sistema ERP SAP. Essa empresa faz parte de uma multinacional que atua tanto na venda do ERP como em seu uso em suas atividades meio como: compras, vendas, controladoria, financeiro, RH, etc. Esse sistema (SAP) foi implantado na organização em 1996 e a mesma permanece até hoje utilizando o sistema, aplicando melhorias tanto a nível operacional como a nível de gestão de negócios. O processo de implantação do ERP na filial de Fortaleza iniciou-se em 2014, entrando o sistema em produção em janeiro de 2016. Atualmente encontra-se em um grau de amadurecimento, em termos de utilização, satisfatório para realização da pesquisa com a temática proposta. Esse tempo foi delimitado como necessário, para que a empresa superasse o período de estabilização do sistema e as operações relacionadas à utilização e gestão se encontram estabelecidas. Há maturidade na operação do sistema, como também na implantação de melhorias corriqueiras na unidade. 15 1.4.2 Protocolo da pesquisa O protocolo de pesquisa tem como objeto apresentar com detalhes todos os procedimentos e regras seguidos durante a pesquisa, desde a apresentação aos entrevistados até a apresentação dos dados coletados. Apresentação da Pesquisa (primeiro contato): apresentação do pesquisador, apresentação da pesquisa e justificativa para a execução da mesma. Convite para participar da pesquisa e coleta de dados para envio da pesquisa por email. Envio da Pesquisa por email (segundo contato): envio de email contendo apresentação formal do pesquisador e da pesquisa, como também o questionário propriamente dito. Recebimento das respostas dos entrevistados também por email. Tabulação dos dados recolhidos na pesquisa. Análise e relato dos aspectos abordados em cada um dos itens do questionário. Formulação do resultado da pesquisa para compor o capítulo 3 deste trabalho. 1.4.3 Instrumento de pesquisa – questionário O questionário foi elaborado com 11 questões, sendo 10 objetivas, onde deveriam marcar 1 para os aspectos de maior relevância e 5 para os aspectos de menor relevância, e mais 2 perguntas subjetivas, onde o entrevistado pôde expressar sua opinião particular e de própria vivência no processo de implantação em questão. Todos os entrevistados receberam as mesmas questões no mesmo formato do questionário, ficando apenas as duas questões subjetivas para que cada um expresse suas considerações pessoais. 1.5 Estrutura do trabalho No capítulo 1, será apresentado uma abordagem introdutória sobre sistemas de informação e mais precisamente sobre sistemas de gestão empresarial (ERP), bem como, uma visão do cenário nacional sobre a tecnologia da informação. Também será feito demonstrada a ferramenta utilização para a elaboração da pesquisa bem como sua delimitação e os instrumentos utilizados. 16 No capítulo 2, será feito uma fundamentação teórica das tecnologias que os ERP utilizam para o desenvolvimento de suas aplicações bem como suas vantagens e desvantagens e as comparações do sistema ERP SAP com os demais ERP do mercado. Será apresentado também o conceito de sistemas de informação, bem como seu funcionamento no âmbito das organizações. No capítulo 3, será feito um estudo de caso baseado em um questionário desenvolvido com perguntas sobre o ERP SAP que será aplicado a um público alvo que já ultima o mesmo, com base nesse material será feito um estudo mostrando graficamente os principais quesitos da implantação do ERP na organização. No capítulo 4, serão feitas as considerações finais sobre este trabalho, mostrando quais os principais tipos de ERP e analisando mais profundamente o ERP SAP. Foram analisados também o processo de implantação do sistema na organização e seus principais desafios. Esse estudo será concluído com a aplicação de um questionário trazendo a visão de colaboradores que utilizam o ERP SAP como ferramenta padrão. 17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Para fundamentação teórica da pesquisa, foi realizada uma revisão sobre a fundamentação da tecnologia da Informação, onde se busca trazer algumas definições básicas e essenciais para contextualização deste trabalho. Também, foi feita uma revisão da literatura acerca da implantação de sistemas integrados, com foco na implantação dos ERP’s. 2.1 Sistemas de informação Um sistema de informação refere-se a uma coleção de múltiplos equipamentos envolvidos na disseminação de informação. O hardware, o software, as conexões e informações do sistema de computadores, os usuários do sistema de informação e a habitação do sistema fazem parte de um sistema de informação. Existem vários tipos de sistemas de informação, incluindo os seguintes tipos comuns: sistemas de suporte operacional, incluindo sistemas de processamento de transações. sistemas de gerenciamento de informação. sistemas de suporte à decisão. sistemas de informação executivos. Os sistemas de informação envolvem recursos para informações compartilhadas ou processadas, bem como as pessoas que gerenciam o sistema. As pessoas são consideradas parte do sistema porque sem elas, os sistemas não funcionariam corretamente. Esses sistemas têm como propósito recolher, processar e transformar os dados em informações para tomada de decisão. De acordo com Pereira e Fonseca (1997, p. 239): Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações. O foco desses sistemas é a solução de problemas internos das empresas. Dessa forma, preparam as empresas para a competitividade do mercado, ou seja, dão ferramentas para que as organizações possam se manter no mercado e fiquem 18 um passo à frente no processo de tomada de decisão para solucionar problemas. Para Schimidt (2002), a base de sistemas de informação são os relativos ao dado e à informação. Os dados representam o item bruto a ser trabalhado, primário e isolado, que sozinho não tem significado real, e não possui nenhuma informação significativa a empresa. As informações são esses dados manipulados e processados dentro das regras da organização que tem um sentido para o processo, que tem importância e é utilizada para ajudar no processo da tomada de decisão. Schimidt (2002) divide em três níveis de administração do processo de tomada de decisão. Essas decisões ocorrem de acordo com o tipo dessas informações, sendo assim, do nível estratégico para operacional, tendocaracterísticas de não-estruturadas para estruturadas, ou seja, com ou sem dependências de outros módulos, respectivamente. Quanto às decisões de nível tático ou gerencial, têm-se caracterizado como uma combinação das outras duas, isto é, semiestruturada. Assim, de acordo, com o nível a que se destinam, os sistemas de informação têm subdivisões com as seguintes denominações: a) sistemas de informações operacionais; b) sistemas de informações gerenciais; c) sistemas de informações estratégicas. 2.1.1 Sistemas de informações operacionais Os Sistemas de Apoio as Operações Empresariais abrangem o processamento de operações e transações mais acessadas, em seu detalhe, incluindo seus respectivos procedimentos. Manipulam os dados críticos das operações trazendo informações imprescindíveis ao funcionamento em conjunto da empresa, melhorando a tomada de decisão das diversas áreas da empresa. Como exemplos de sistemas de apoio as operações, tem-se: planejamento e controle de produção: o nome do produto, a data da produção; faturamento: o item de venda, o preço, a data de faturamento, o valor do item; contas a pagar e a receber: o valor do título, a data de vencimento; estoque: o código do material, o tipo de material; folha de pagamento: o salário, o provento, o nome do funcionário; contabilidade fiscal: o valor do lançamento, a natureza. 19 2.1.2 Sistemas de apoio gerencial Os Sistemas de Apoio Gerencial são os que buscam trazer informações e apoio à tomada de decisões específicos para os gestores. Dentre os tipos de sistema de apoio gerencial, temos: sistema de suporte da decisão e o sistema de informação gerencial. Os sistemas de informação gerencial são aqueles que dão suporte ao planejamento, controle e organização da empresa, trazendo informações confiáveis para tomada de decisão. Conforme Oliveira (2011, p. 11): “o sistema de informação gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informações necessárias ao processo decisório”. É verificado também que os sistemas de informação gerencial, tem a dinâmica de mudança para atender as necessidades da organização, trazendo ferramentas para que ela possa sobreviver no mercado. 2.1.3 Sistemas de informações estratégicas Sistema de Informação Estratégica (SIE) consiste em uma ferramenta que tem como objeto a criação de análises e relatórios para a organização visando levantar informações importantes e cruciais para a empresa trazendo assim uma melhor visão do mercado. Os conceitos básicos de informações estratégicas são: traçar metas e estratégias específicas que possam fazer a organização crescer, em oposição a objetivos genéricos, como o aumento de lucro ou redução de custos; mede a performance em padrões pré-definidos, e disponibiliza essa informação a quem toma as decisões estratégicas; gestão do "capital intelectual", gestão do poder intelectual da organização. Gestão baseada em atividade (ABM, Activity based management), que faz um filtro em clientes e fornecedores nos termos de seus custos e benefícios totais à organização, fazendo a verdadeira comparação se o projeto será realmente lucrável para a empresa. Os SIE traz a tecnologia a seus produtos, serviços ou processos de negócios para dessa forma trazer uma fatia maior do mercado e gerando assim uma maior 20 competitividade. Manipula a informação e auxilia no processo de decisão estratégica. Os sistemas de informação vêm agregar junto com as organizações para que juntos possam passar por mudanças e melhora nos processos operacionais, pois trazem uma eficácia no tratamento da informação para que a mesma seja útil e crucial no processo de tomada de decisões. 2.1.4 História e evolução dos sistemas Em meados da década de 1950, quando começou o avanço tecnológico e gestão corporativa nas empresas, a tecnologia que existia tinha como base as grandes infraestruturas dos mainframes que primeiramente rodavam os sistemas de controle de estoques – primeira atividade se falando de sistemas integrados. Esse processo era caro e lento – mas já se comparado ao processo manual já era considerado bem rápido, porém ao alcance de poucas empresas. Com a chegada da década de 1970, com a expansão econômica e a maior popularização da computação foram gerados os MRP’s (Material Requirement Planning ou Planejamento das Requisições de Materiais), antecessores dos sistemas ERP. Eles foram criados na forma de conjuntos de sistemas, também chamados de módulos, que trocavam informações entre si e que traziam a facilidade do planejamento do uso dos materiais e a administração das mais diversas etapas dos processos produtivos. O sistema ERP foi criado como uma evolução do sistema MRP que atendia exclusivamente sobre informações referentes a necessidades de materiais, depois esse sistema (MRP) começou a englobar a área de manufatura e mudou de nome para MRP II. Com o passar do tempo foi-se aumentando a necessidade de informações que atingissem todas as fases da cadeira produtiva, tornando-se totalmente imprescindível para tomada de decisão gerencial. Quando a integração englobou todas as áreas da empresa e toda sua cadeia produtiva foi adotada a nomenclatura ERP. Para Caiçara Junior (2012), os sistemas ERP’s têm seu começo oficial no âmbito mundial no começo da década de 1990. Porém, no Brasil, a primeira implantação desse sistema ocorreu por volta de 1997 e 1998. Devido ao alto custo de implementação, eram viáveis apenas as grandes corporações e multinacionais. Ainda segundo o autor: 21 Segundo Souza e Zwicker (2000), os sistemas ERP surgiram trazendo a necessidade de processamento rápido de sistemas integrados, trazendo a realidade que as empresas tendem para a terceirização de todas as atividades que fogem ao seu foco principal de negócio. Também contribuíram para a expansão dos sistemas ERP o aumento do leque de opções disponíveis no mercado, a evolução da tecnologia utilizadas por esses sistemas (banco de dados relacionais, processamento cliente/servidor) e muitos cases de sucessos (empresas e organizações) com a implantação do ERP. 2.2 Sistemas – ERP A sigla ERP (Enterprise Resource Planning), traduzida para o português quer dizer Planejamento dos Recursos da Empresa. Esses sistemas chegaram como facilitadores da busca pela informação e também como uma alternativa para o controle dos processos internos da empresa, trazendo a integração dos processos de negócio com uma base unificada de dados, em tempo real. Afeta a empresa em todos os seus setores abrangendo dimensões, culturais, organizacionais ou tecnológicas, refinando os processos de negócios usando tecnologia da informação. Esse sistema é um modelo unificado para gestão empresarial que é composto por diversos módulos que unificam informações e processos de uma empresa em um só banco de informações. Com esse modelo de módulos o funcionamento do ERP melhora as decisões que envolvem os custos, pois integra etapas como compra, vendas, faturamento, produção e gestão do estoque, reduzindo o desperdício e diminuindo o tempo das atividades reduzindo a base dos custos por todas as áreas. Além disso, tem como vantagem a emissão de relatórios, integridade dos dados e aplicação de um único critério em todas as atividades da organização. O ERP vem se popularizando nos últimos anos pela sua utilização pelas organizações em escala mundial. Para Rocha (2004) o ERP é uma novidade que trouxe grande mudança nos softwares de processamento da informação. Com a característica de troca rápida de informações entre os setores da empresa, ele integra as informações relevantes as operações que geram valor na produção da empresa, melhorando a tomada de decisões empresariais. É um “software” criado com intuito de automatizar os processosdo negócio, trazendo informações resultantes das solicitações realizadas 22 e tornando-as disponíveis, em tempo real, para as pessoas destinadas a essa informação na empresa. Um ERP é um software de planejamento dos recursos empresariais que integra as diferentes funções da empresa para criar operações mais eficientes. Integra os dados-chaves e a comunicação entre as áreas da empresa, fornecendo informações detalhadas sobre as operações da mesma (BUCKHOUT et al. apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002, p. 278). Para Colangelo Filho (2001), não existe uma definição única e inquestionável sobre o tema “sistema ERP”. Porém para simplificar, pode-se classificá-lo como um software que permite às empresas: melhorar a eficácia de processos críticos ao negócio abrangendo várias áreas como: finanças, controles, logística (suprimentos, fabricação e vendas), recursos humanos; uniformizar processos e compartilhar dados entre setores; criar e utilizar informações. O sistema ERP tem a característica de ser um software adquirido pronto, quando a empresa implanta um sistema dessa natureza por ser um sistema pronto para o uso, ou seja, a mesma que adaptar seus processos e estratégias ás funcionalidades do ERP e se adequar as novas regras de negócio trazidas pelo novo sistema. É sabido também que podem ser realizadas customizações de acordo com as necessidades da empresa, mas no geral algumas regras do negócio devem ser mantidas buscando fidelizar a proposta inicial de um sistema ERP (CAIÇARA JUNIOR, 2012). De acordo com Miltello (1999), o ERP controla os processos da empresa, trabalhando e processando suas informações. Nesse tipo de sistema a documentação é essencial, todos os processos são documentados e contabilizados, gerando artefatos (regras) de negócio bem definidas trazendo maior controle sobre os processos cruciais da organização, como a administração de custos, controle fiscal e estoques. A implantação desses sistemas põe fim a utilização de vários softwares que trabalhavam de forma independente uns dos outros, onde em alguns casos existiam informações redundantes e não confiáveis. Para Colangelo Filho (2001), as principais áreas de aplicação dos sistemas ERP podem ser classificadas como: Finanças e Controles, que compreendem a: contas a pagar, tesouraria, orçamentos, custos, etc. Operações e Logísticas, que 23 compreendem a: faturamento, entrada de pedidos, previsão de vendas, etc. Recursos Humanos, que compreendem a: recrutamento e seleção de pessoal, treinamentos, salários, folha de pagamento, etc. Na Figura 1 são apresentados alguns desses módulos: FIGURA 1 – Principais módulos Fonte: Imagem adaptada pelo autor a partir de Pinheiro (2009, p. 4). 2.2.1 Características do sistema ERP Na concepção de Caiçara Junior (2012), a forma que os sistemas ERP se baseiam segue o modelo cliente-servidor e é formada por três camadas: de apresentação, de aplicação e base de dados sendo uma referência ao modelo MVC (modelo, camada e visão). A função de cada camada é: camada de apresentação: é formada por um software que permite fazer a comunicação com o usuário, geralmente traz uma interface gráfica amigável e intuitiva para o usuário. É nessa camada que o usuário insere, consultam, atualizam e excluem os dados do sistema (CRUD). É utilizada pelo cliente; 24 camada de aplicação: é a responsável pelo funcionamento do sistema, integração dos módulos e processamento das informações; base de dados: é a camada mais interna e a responsável pelo gerenciamento dos dados. É a armazenada no servidor (id ibid., p. 93). Ainda de acordo com o autor supracitado, as principais características de um ERP são: QUADRO 1: Características do ERP Possui banco de dados único O objetivo principal de um ERP é integrar as diversas áreas funcionais, dessa forma, faz-se necessário o uso de um banco de dados único, que é compartilhado por toda a empresa. São pacotes comerciais Para a criação de um ERP são necessários muitos anos de estudo de processos empresariais e sobre as rotinas organizacionais e possui uma estrutura interna padrão adaptável a diversos segmentos de negócios. Apresenta estrutura modular Com o surgimento do ERP as aeras funcionais da organização passaram a ser chamadas de MÓDULOS. Um sistema ERP é dividido em módulos integrados entre si e que compartilham uma mesma base de dados. É desenvolvido com base nas bestpractices Quanto um ERP é projetado a empresa criadora do mesmo procurar usar as melhores práticas aplicadas a cada segmento, trazendo um desenvolvimento consistente que traga, de fato, vantagens competitivas para a organização que está implantando o sistema. Fonte: Adaptado pelo autor a partir de Caiçara Junior (2012, p. 93). 2.3 ERP – SAP O sistema de informação SAP é uma ferramenta que auxilia o processamento de dados para a organização trazendo assim maior controle nas operações e tomada de decisões, traz em si uma junção de módulos que se comunicam de forma conjunta e interagem de forma unificada, por esse motivo torna-se importante seu manuseio se feito por profissionais capacitados devido a sua complexidade (Adaptado pelo autor a partir de BRANDÃO JUNIOR; FERREIRA, 2006). Tem como objetivo principal a gerencia das informações da organização, ou seja, as regras de negócio. Entre os benefícios oferecidos por essa ferramenteira podemos destacar o banco de dados unificado que ajuda na integridade dos dados e 25 comunicação entre módulos, a tecnologia de cliente/servidos que mantem o serviço unificado em todos setores e filiais da empresa e todos esses dados são processados em tempo real, destacando-se também o aumento na produtividade e precisão nas informações. 2.3.1 Breve histórico Em 1972, cinco empresários na Alemanha tinham uma visão do potencial de negócios da tecnologia. Começando com um cliente e poucos funcionários, a SAP estabeleceu um caminho que não só transformaria o mundo da tecnologia da informação, mas também alteraria para sempre a forma como as empresas fazem negócios. O primeiro produto comercial da SAP foi o SAP R/98. O produto usou o conceito de armazenamento de dados centralizado e isso melhorou a manutenção dos dados. Em 1976, a SAP mudou sua sede para Walldorf, na Alemanha. SAP é oficialmente conhecido como SAP AG. Depois de 3 anos com o lançamento do SAP R/2, expandiu suas capacidades para muitas outras áreas e isso trouxe o conceito de banco de dados centralizado em um único local. Em 1992, a SAP veio com o SAP R/3. Todas as unidades SAP estão espalhadas por várias áreas do mundo, buscando atender e gerando grande apoio ao cliente. Seus produtos são desenvolvidos nos laboratórios SAP que são laboratórios altamente mantidos. O Active Global Support é o suporte fornecido aos clientes SAP em todo o mundo. SAP é um exemplo permanente de inovação juntamente com a sua visão. 26 2.3.2 Arquitetura SAP O sistema SAP ERP é comumente estruturado em uma arquitetura cliente/ servidor de três camadas. A arquitetura de três camadas é a recomendada porque ela permite alta escalabilidade e flexibilidade, mas a SAP também pode ser implantada em arquiteturas de duas e uma camada. A Figura 2 fornece uma ilustração gráfica das diferenças entre essas arquiteturas. FIGURA 2 – Sistema de arquitetura SAP Fonte: Imagem retirada do site: <http://www.saptraininghq.com/sap-system-architecture/>. Camada de apresentação A camada de apresentação está tipicamente localizada em PC’s de usuários empresariais e fornece a Interface Gráfica SAP (SAP GUI). A SAP GUI é uma aplicação leve que pode ser instalada em qualquer computador que execute o MS Windows ou Mac OS e fornece a interface de comunicação entre o utilizador e o sistema SAP ERP. 27Camada de aplicação A camada de aplicação é basicamente o coração do sistema SAP ERP. Ele executa a lógica de negócios, responsável pelo processamento de transações de clientes, trabalhos de impressão, execução de relatórios, coordenação de acesso ao banco de dados e interação com outros aplicativos. É possível distribuir a lógica do aplicativo entre várias máquinas de servidor em situações em que a carga excede o poder de processamento de um único servidor. Camada de banco de dados O banco de dados é usado para armazenar dois tipos de objetos: os dados gerados pelo negócio e os programas de aplicação SAP. Os dados gerados por empresas representam objetos de dados criados por usuários como parte de vários processos de negócios. Por exemplo, as ordens de venda ou os registros mestre de clientes são classificados como os dados gerados pelo negócio. Os programas de aplicação SAP são rotinas escritas em ABAP (linguagem de programação especial utilizada no SAP) que são carregadas nos servidores de aplicação SAP a partir do banco de dados em tempo de execução. É possível usar bancos de dados de fornecedores diferentes (por exemplo, Oracle ou Microsoft) e cabe à empresa decidir qual fornecedor de banco de dados escolher. Normalmente, a licença de banco de dados está no preço de aquisição da implantação. A camada de banco de dados possui os mais altos requisitos de disponibilidade, confiabilidade e desempenho, pois geralmente cada sistema SAP é implantado em uma instância de banco de dados. Portanto, o desempenho da camada de banco de dados determina em última instância a escalabilidade de toda a instalação do SAP ERP. Há situações em que três níveis podem ser reduzidos para dois ou um. A possibilidade destas situações depende do poder de processamento disponível e do número de utilizadores empresariais. Por exemplo, é possível instalar os três níveis SAP em um único computador para fins de demonstração. Por outro lado, grandes instalações produtivas da SAP requerem vários servidores poderosos para cada ma das camadas, a fim de garantir um bom desempenho do sistema SAP. 28 Acima dessas camadas, a arquitetura SAP pode ser segmentada em vários módulos de aplicativos. Cada módulo contém os programas de aplicativos SAP e dados de negócios relacionados a uma área de negócios específica, como contabilidade financeira (FI) ou gerenciamento de materiais (MM). A Figura 3 ilustra os módulos de aplicação que são incluídos no sistema SAP ERP. FIGURA 3 – SAP modules Fonte: Imagem retirada do site: <http://skybluestechnologies.blogspot.com.br/2013/05/what-is-sap- module-sap-modules-list.html>. 2.4 Kernel do SAP Agora que sabemos quais são os componentes e as camadas do sistema SAP ERP, vamos ver como funciona o SAP. Como foi explicado acima, o coração (ou Kernel) do sistema SAP está na camada de aplicação (servidor de aplicativos). O servidor de aplicativos recebe entrada e exibe a saída para a camada de apresentação (SAP GUI). Além disso, armazena dados na camada do banco de dados. 29 O kernel do sistema SAP é uma coleção de programas executáveis e ferramentas auxiliares para o processamento da lógica de negócios. Todos os processos do kernel que são iniciados ou parados são chamados de instância SAP. O sistema SAP ERP geralmente contém várias instâncias de tal forma que cada instância é executada em um computador servidor dedicado. Cada instância SAP contém um dispatcher e vários processos de trabalho. O dispatcher(distribuidor) distribui tarefas para um dos processos de trabalho (Figura 4). O sistema SAP tem diferentes tipos de processos de trabalho que foram criados para várias tarefas. A lista de seus tipos são, respectivamente: - D: Processos de trabalho de diálogo que são responsáveis pelo processamento de solicitações transacionais on-line dos usuários. - B: Processos de trabalho em lote que são responsáveis pelo processamento de trabalhos em segundo plano agendados no sistema SAP. - V: Atualizar os processos de trabalho responsáveis pela execução das atualizações no banco de dados. Essas atualizações podem acontecer de forma assíncrona aos processos de lote e de diálogo. - S: Processos de trabalho de spool que são responsáveis por habilitar a impressão no sistema SAP. - G: Processos de trabalho de gateway que são responsáveis por habilitar a comunicação entre aplicativos (por exemplo, entre SAP R/3 e SAP R/2). Somente um processo de trabalho de gateway é necessário por um sistema SAP. FIGURA 4 – SAP message sever dispatcher Fonte: Imagem retirada do site: <https://sap-certification.info/basis/free-training/sap-message-server- dispatcher/>. O sistema SAP ERP pode conter várias instâncias de aplicativo SAP, mas entre essas instâncias deve haver uma instância especial chamada instância central 30 (CI). A instância central tem dois componentes adicionais chamados o processo de mensagem (M) e o servidor de enqueue (E). O processo de mensagem (M) da instância central é usado para estabelecer a comunicação entre várias instâncias de aplicação incluídas no sistema SAP. Por exemplo, quando um usuário efetua login no sistema SAP, ele é automaticamente atribuído pelo processo de mensagem a uma das instâncias de aplicativo disponíveis. Em seguida, todas as solicitações transacionais relacionadas a esse usuário serão reencaminhadas pelo processo de mensagem para a instância de aplicativo escolhida. O servidor enqueue (E) da instância central é usado para gerenciar bloqueios nas tabelas do banco de dados. Esses bloqueios garantem que as atualizações de banco de dados são executadas em uma sequência adequada e garantir a consistência dos dados de negócios. 2.5 Linguagem ABAP A Linguagem ABAP é uma das muitas linguagens de quarta geração (4GLs) desenvolvidas pela primeira vez na década de 1980. Originalmente, era a linguagem de relatório do SAP R/2, uma plataforma que permitia que as grandes corporações construíssem aplicativos de negócios mainframe para gerenciamento de materiais e contabilidade financeira e de gestão. Essa linguagem vem da abreviatura de Allgemeiner Berichts Aufbereitungs Prozessor, alemão para "processador de preparação de relatório genérico", mas foi mais tarde renomeado para o Inglês Advanced Business Application Programming. A linguagem ABAP foi uma das primeiras a incluir o conceito de Bancos de Dados Lógicos (Os bancos de dados lógicos são programas ABAP especiais que recuperam dados e os disponibilizam para o uso em programas específicos. O uso mais comum de bancos de dados lógicos é na leitura de dados de tabelas de banco de dados, ligando-os a programas ABAP executáveis.), que fornece um alto nível de abstração do(s) nível(s) básico(s) de banco de dados. Ela foi originalmente usada pelos desenvolvedores para implementar a plataforma SAP R/3. Também foi concebido para ser utilizado pelos clientes SAP para melhorar as aplicações SAP – os clientes podem desenvolver relatórios 31 personalizados e interfaces com a programação ABAP. A linguagem foi voltada para clientes mais técnicos com experiência em programação. O ABAP permanece como a linguagem para a criação de programas para o sistema cliente-servidor R/3, que a SAP lançou pela primeira vez em 1992. À medida que o hardware evoluiu nos anos 90, mais e mais aplicativos e sistemas da SAP foram escritos na ABAP. Em 1999, a SAP lançou uma extensão orientada a objetos para a ABAP chamada ABAP Objects, juntamente com a versão 4.6 do R/3. Em 2001, todas as funções, menos as mais básicas, foram escritas na ABAP. A plataforma de desenvolvimento atual da SAP, a NetWeaver, suporta ABAP e Java. O ABAP tem uma abstração entre as aplicações de negócios, o sistema operacional e banco de dados. Isso garante que os aplicativos não dependem diretamente de um servidorespecífico ou plataforma de banco de dados e podem ser facilmente transferidos de uma plataforma para outra. 2.6 Diferença entre ERP SAP e demais ERP’s ERP é um sistema de gestão empresarial que compreende um conjunto integrado de módulos de software. Ele foi concebido para auxiliar os processos de negócios internos relacionados de uma empresa. A principal característica de todos os sistemas ERP é que todos eles trabalham em uma abordagem de banco de dados compartilhado. Esta base de dados é capaz de executar múltiplas funções e, ao mesmo tempo, pode ser utilizada por diferentes unidades de negócio ou processos. Esses sistemas tem sido uma poderosa ferramenta para facilitar o fluxo de informação em toda a empresa. Ele gerencia vários sistemas, mas fornece uma solução integrada. Algumas das principais áreas funcionais do software ERP incluem Contabilidade e Finanças, Distribuição, Manufatura e Gerenciamento de Serviços. As soluções ERP oferecem uma gama de benefícios. Hoje em dia, o mercado tem muitas opções de ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX, OpenERP etc.). Pode-se encontrar um ERP de acordo com suas necessidades de negócios e orçamento da empresa. O que diferencia a SAP de outros ERPs é a complexidade de processos de negócios diferentes e únicos que ela pode gerenciar. Como exemplo podemos citar 32 a indústria de petróleo e gás, para a qual a SAP é líder de mercado, porque é a única que pode lidar com as complexidades e processos de negócios envolvidos em tal. Mas note que a SAP não é para todos. A quantidade de processos definidos e a entrada de dados necessária é justificável para grandes organizações, que têm amplos recursos humanos e processos de negócios definidos para todas as atividades. Além disso, vale a pena notar que ele tem o maior custo de implementação atualmente, então escolhê-lo para qualquer organização pode ser um passo muito grande. Existem muitos outros ERP que são adaptados para pequenas, médias e até grandes organizações com processos de negócios não tão complexos. 2.7 ABAP x Java A Linguagem ABAP é muito mais antiga do que a linguagem Java. Enquanto a Java foi lançada pela Sun Microsystems em 1995, a ABAP foi criada pela SAP nos anos 80 como linguagem de relatório para a sua aplicação de negócios SAP R/2. Até hoje, a ABAP é usada principalmente dentro da SAP, bem como por clientes e consultores SAP, para desenvolver, modificar e estender aplicativos SAP, como SAP R/3 ou SAP ERP. A mais nova solução de plataforma da SAP NetWeaver suporta ABAP e Java. Java, por outro lado, nunca foi concebido para ser usado dentro de uma determinada empresa ou apenas para um determinado produto, mas focado em um mercado mais amplo desde o início. É agora amplamente utilizado em muitas áreas de programação diferentes, como computação em rede, aplicações web ou software de negócios. Todos os conceitos suportados pela linguagem ABAP desde a primeira versão ainda são suportados e todas as palavras-chave ainda são válidas, o que é uma das razões pelas quais a ABAP tem muitas mais palavras-chave do que Java. 2.7.1 Comparação Esta é uma comparação do ABAP com a linguagem de programação Java. Como duas linguagens de programação orientadas a objeto, há muitas semelhanças conceituais. No entanto, as duas linguagens com histórias completamente diferentes 33 também têm muitas diferenças. Este estudo documenta as fortes semelhanças gerais das línguas e aponta as áreas onde as línguas são diferentes. Ambas as linguagens foram projetadas com cuidado, e se uma linguagem tem uma característica outra falta é o resultado de uma decisão de design consciente. 2.7.2 Sintaxe Enquanto a sintaxe do Java é baseada em C e C ++, a sintaxe do ABAP não é inteiramente baseada em um idioma anterior, mas tem alguns elementos de sintaxe em comum com o COBOL. Por exemplo, cada instrução termina com um ponto e vírgula (;) em Java, enquanto o ABAP usa um ponto (.). As sequências de caracteres são cercadas por aspas duplas em Java (") e aspas simples (') em ABAP. Os comentários são indicados por // ou / * em Java e por * ou" em ABAP. Espaços em branco geralmente são ignorados em Java, enquanto ele pode fazer a diferença na ABAP. Parâmetros em chamadas de método são dados a ordem especificada em Java, enquanto os nomes de parâmetro geralmente têm que ser dados em ABAP. O Java suporta um ou nenhum parâmetro de retorno de um método e qualquer número de parâmetros de importação, enquanto o ABAP suporta também vários parâmetros de exportação ou alteração. Ambos os idiomas não suportam a sobrecarga do operador também. Para muitos dos operadores em Java (+, -, =), ABAP oferece built-in palavras-chave funcionais (ADD, SUBTRACT, MOVE). Além disso, ABAP e Java não permitem a aritmética de ponteiros, através da qual certos endereços na memória podem ser explicitamente acessados em linguagens como C, que são consideradas inseguras por alguns designers de linguagem. 34 Exemplo: ("Hello World") 2.7.3 Independência da plataforma O código Java pode ser executado independentemente em um cliente ou centralmente em um servidor. O código Java não é compilado em código de máquina, como muitas outras linguagens, incluindo ABAP, mas em código de byte. Este código é interpretado pela máquina virtual Java (JVM), que converte o código de byte no código da máquina. Assim, o Java pode ser executado em qualquer plataforma para a qual tal JVM está disponível. O código ABAP geralmente não é executado diretamente em um cliente, mas em um servidor de aplicativos. Os clientes geralmente se conectam ao servidor via SAPgui ou um navegador da Web (BSP, WebDynpro). Portanto, os aplicativos ABAP podem ser usados em qualquer cliente para o qual um cliente SAPGui ou um navegador da Web esteja disponível. 2.8 Por que usar o software SAP? O software SAP oferece às empresas uma plataforma sob a forma de software Enterprise Resource Planning (ERP) para gerenciar seus bancos de dados separados que executam sua empresa. Ele foi comercializado pela primeira vez para pequenos empresários como uma forma de oferecer um único usuário um método de contabilidade que irá integrar gestão de ativos, custos, produção, operações, pessoal e planilhas financeiras. Inicialmente, o programa SAP foi concebido para proporcionar às empresas a capacidade de trabalhar a partir de um banco de dados compartilhado, em toda a empresa. Desde então, ele evoluiu para substituir todas as 35 planilhas da empresa por um único pacote de contabilidade de usuário dentro do sistema de gerenciamento de negócios da empresa. A principal razão para usar o SAP para sua empresa é que isso significará melhor precisão nas informações. Outra razão pela qual sua empresa deve usar a SAP é que agora se pode incluir pacotes completos de internet que sua empresa pode usar com novas plataformas de e-business. Os programas SAP mais recentes são executados de uma forma que utiliza um modelo denominado cliente/servidor, que inclui pacotes completos para internet. Os aplicativos de negócios SAP funcionam como um sistema de gerenciamento de cadeia. Oferece opções de gerenciamento de relacionamento com o cliente. 36 3 ESTUDO DE CASO1 O estudo foi realizado em uma multinacional, uma empresa que atua no ramo de TI na América Latina com atuação em diversas áreas do mercado e presente em vários países do mundo. Com 30 escritórios na América do Norte, América Latina, Europa e Ásia. Por meio de seus 15 centros de entrega globais nos EUA, México, China, Brasil, Argentina, Espanha e Índia, a empresa diminui o tempo de entrega das soluções de negócio, reduz o custo das aplicações existentes, oferece aplicações mais bem projetadas e testadas, e produz resultados mais previsíveis paragrandes empresas em mais de 20 países¹. Com seu modelo de entrega de serviços on-site e on-shore (atendimento direto no cliente ou prestação de serviços no escritório de forma remota) e com sua marca registrada Global Nearshore™, a empresa ajuda os CIOs a aumentarem o valor da TI nos seus negócios. Mediante o crescimento e evolução do grupo empresarial ficou inevitável a sua adaptação para um sistema que desse suporte as suas diversas atividade. Em janeiro de 2014 a empresa iniciou um projeto para a implantação do Sistema Integrado – ERP, com mão de obra interna. O projeto durou dois anos e em agosto de 2016 foi dado o “Go Live” passando a usar o sistema integrado implementado em todas as suas operações. O projeto visou além de implementar um sistema de informação integrado, a melhoria dos serviços corporativos prestados as unidades de negócio como: a) aprimorar os serviços do Centro Corporativo; b) proporcionar transparência e confiabilidade; c) uniformidade dos processos e das informações geradas; d) reduzir o tempo e os custos para coleta e sumarização de dados; e) prover informações consolidadas e atualizadas; f) ganhar em eficiência; g) promover a melhoria contínua. 1 SOFFTEK.COM. Site. Disponível em: <http://www.softtek.com/pt/sobre-a-softtek/historia>. Acesso em: 19 maio 2017. 37 3.1 O sistema ERP implantado Em 2014, com a nova gestão da área de TI foi elaborado um Plano Estratégico de Informação (PEI) que abrangia as maiores demandas de tecnologia da informação da empresa, com reformas tanto na infraestrutura (redes e hardware) como nos processos (sistemas). Na etapa de levantamento de informações foi verificado que a empresa tinha problemas de interface entre os sistemas utilizados. Para resolver esse empecilho, em 2013, a gerência de T.I começou a estudar um novo sistema ERP para a empresa. O estudo para saber qual seria o sistema ERP a ser implantado pela empresa iniciou-se com a apresentação dos sistemas de quatro fornecedores que através de apresentações para uma equipe formada por gerentes de várias áreas da empresa. Após várias reuniões e análise das propostas foi feita a escolha do sistema a ser adotado usando como medida uma análise por pontuação aplicada pela equipe. A escolha foi pelo sistema SAP R/3, mas antes da aquisição, a equipe de avaliação visitou algumas empresas no Brasil que adotaram o ERP para verificar de perto o seu funcionamento. A seleção da empresa que ia implementar o projeto seguiu a mesma lógica utilizada para avaliação e escolha do fornecedor que manteria o sistema. Foram recebidas propostas de seis empresas de consultoria com avaliação por pontuação da mesma forma da escolha do sistema, também feita pela equipe. Assim, foram escolhidas três consultorias. A seleção final foi feita pelo item custo/benefício. Apresentadas as necessidades do negócio e do mercado começou a fase de implantação de um sistema capaz de sanar as lacunas existentes entre os departamentos. Com a implantação do sistema ERP SAP R/3, existe um controle maior nos processos. De acordo com o questionário, o usuário entende que a finalidade do ERP “é fornecer informações seguras e ágeis para as áreas da empresa”. O ERP modificou a estrutura do grupo, tanto fisicamente como vem tentando modificar culturalmente, agindo de maneira integrada em todos os processos, dando suporte necessário aos gestores na tomada de decisão. Alguns que eram realizados 38 isoladamente, hoje passaram a ocorrer de maneira simultânea. Em outras palavras, há uma sinergia entre as atividades desenvolvidas pelos setores, nessa mudança melhorou-se o rastreio das informações, trazendo assim maior controle das movimentações da empresa em determinado período. O resultado da pesquisa mostrou uma melhoria em cada setor e também uma integração entre eles. O padrão nos processos ajudou os colaboradores a ter mais confiança a execução de suas atividades trazendo clareza, rastreabilidades e segurança das informações. Os usuários através do questionário também listaram as dificuldades encontradas no uso do ERP: a) trabalhar com módulos interligados, que muitas vezes são mapeados de forma insatisfatória; b) mudança de procedimentos; c) mudança de cultura dos funcionários; d) falta de treinamentos adequados. A empresa usou o método de treinamento presencial e à distância para a capacitação dos usuários, o objetivo era levar, a cada um dos colaboradores atingidos pela mudança, o conteúdo que fará parte da sua nova rotina; capacitá-los para as mudanças advindas do projeto. Foi necessário prover-lhes mais do que apenas treinamento sobre como operar o processo e/ou o sistema. Esta iniciativa demanda atenção desde o início do projeto. Os treinamentos foram feitos da seguinte forma: a) capacitação da equipe de projeto (Kick – off e conhecimento do sistema, ferramentas e metodologias a serem utilizadas); b) capacitação e treinamento dos multiplicadores; c) capacitação e treinamento dos usuários finais; d) pós Go – Live (manutenção do material de treinamento; treinamento novos usuários; treinamento novas funcionalidades). O objetivo desses treinamentos seria a redução dos riscos e elevação da aceitação dos funcionários. 39 3.2 Questionário Esse estudo de caso foi realizado com a obtenção de dados através da aplicação de questionário. Foi aplicado um questionário que compõe os resultados que será exposto (ANEXO I). Todos os profissionais entrevistados são usuários do sistema SAP e faziam parte da equipe que trabalhava com o sistema legado (anterior) da empresa objeto de nosso estudo de caso, quando da aquisição e implantação do sistema ERP. Os entrevistados responderam à pesquisa ordenando todas as respostas de cada questionamento conforme o grau de importância, na opinião de cada um. A resposta mais importante de cada questionamento deveria receber pontuação 1 (um), e os itens com menor importância teriam a pontuação incrementada. Para consolidar os resultados, foi feito o somatório dos valores atribuídos pelos participantes aos itens de cada resposta. Assim, o item que obteve a menor pontuação dentro da questão foi o item de maior importância na opinião dos entrevistados. 3.3 Resultados Para entender melhor quais as qualidades e defeitos encontrados dentro de um sistema integrado ERP, foi realizado uma entrevista com os colaboradores da organização. Umas das principais razões para a escolha do grupo empresarial foi o acesso ás informações e contato com os colaboradores, ajudando no desenvolvimento e esclarecimento dos processos estudados. As perguntas foram elaboradas de acordo com a experiência de profissionais que já trabalham na área (plenos e sênior) que mediante a um prévio documento a eles enviado foi finalizado o formulário que seria entregue aos outros colaboradores. As perguntas foram formuladas separada por alguns temas principais: Implantação do ERP, dificuldades encontradas e o papel do colaborador na ferramenta. Com o material (perguntas) previamente escolhidas foi feita uma nova revisão por parte de outros colaboradores também com experiência no mercado que validaram alguns pontos e incluíram outras perguntas, de sorte que no final desse processo obteve-se o formulário abaixo descrito. 40 Seguem abaixo os resultados finais de cada questionamento, enumerados em ordem de importância: 1) Qual a vantagem competitiva esperada com a implantação do ERP? 1º Gestão Integrada 2º Eficiência Operacional 3º Suporte ao Negócio Global 4º Crescimento 5º Redução dos Custos FIGURA 5 - Qual a vantagem competitiva mais esperada com a implantação do ERP? A primeira pergunta que foi feita diz respeito à vantagem competitiva esperada com a implantação de um sistema ERPe os colaboradores responderam a principal vantagem dessa implantação é a gestão integrada do negócio, seguida pela eficiência operacional e pelo suporte ao negócio global. O crescimento e a redução de custos aparecem em última colocação. Esse resultado mostra que os colaboradores têm tido uma preocupação e uma visão geral do negócio da empresa. Quando a gestão integrada aparece como principal vantagem, comprovamos que a empresa não é administrada por departamentos alheios as demais rotinas do negócio, o que ocorre atualmente é a 41 gestão integrada de todos os processos organizacionais e é nesse aspecto que o ERP oferece ferramentas que possibilitam essa gestão. O segundo aspecto mais relevante é a eficiência operacional, ou seja, os colaboradores estão mais voltados para a eficiência dos processos administrativos do negócio. Retrabalhos operacionais são comumente geradores de falhas que comprometem a informação. Com isso a informação uma vez inserida no sistema, pode ser reutilizada por vários processos sem redigitação. O que temos agora é uma atuação mais dinâmica e participativa, que vem trazendo maior eficiência operacional às organizações. 2) Quais os maiores desafios com a utilização de sistemas ERP? 1º Integração complexa com outros sistemas 2º Falta de customização em torno de estratégias de negócios específicas 3º Alto custo de aquisição e implantação 4º Dificuldade de acessar ou extrair informação útil FIGURA 6 – Quais os maiores desafios com a utilização de sistemas ERP? O desafio do custo foi o mais votado pelos colaboradores, pois a aquisição e implantação de um ERP ainda são muito onerosos para as organizações. Sabemos que é um custo justificado, por envolver tecnologia e profissionais altamente capacitados, mas que ainda não é acessível para um universo grande de organizações. 42 É importante o planejamento para aquisição de um ERP, pois o custo deve ser bem mensurado e avaliado se há possibilidade de realização do projeto de implantação do ERP. A fase inicial desse planejamento é a especificação de requisitos, processo muito importante para mensurar o nível de aderência do sistema e com isso avaliar os custos necessários para customização e desenvolvimento das funcionalidades exigidas pelo negócio. Em seguida, o desafio para a customização do ERP para melhor aderência aos processos do negócio, vem como o segundo tópico mais apontado pelos colaboradores. A grande dificuldade quando se trata de customização vem em decorrência da adaptação do sistema ao tipo de negócio da empresa, que muitas vezes possuem processos especialistas, decorrentes da natureza de suas operações. Temos no mercado sistemas ERPs que se adaptam a todos os tipos de negócios. Para ajudar a vencer esse desafio, as empresas precisam de analistas que conheçam muito bem os detalhes de seus processos, fazendo a especificação de requisitos para outra equipe especializada na ferramenta. Essa sinergia entre os dois times possibilita a adaptação das funcionalidades do sistema, e muitas vezes a criação de novas funcionalidades específicas para o negócio. 3) Qual o principal objetivo da implantação de um ERP? 1º Controle e segurança de processos 2º Melhoria e integração dos processos de negócio 3º Melhoria da qualidade e da visibilidade da informação 4º Uniformização da plataforma e das práticas 43 FIGURA 7 – Qual o principal objetivo da implantação de um ERP? Ao apontarmos os objetivos da implantação de um ERP, segundo os colaboradores entrevistados, a melhoria e integração dos processos de negócio ficou como primeira opção mais votada. Ela tanto trata da integração dos processos, mas também preza pela melhoria deles. Os processos tendem a melhorar com a implantação de um ERP, tanto pela integração como pela segurança gerada pelo uso do sistema. Geralmente um conjunto vasto de regras e validações são impostos aos usuários ao executarem as atividades no sistema, tornando praticamente nula a possibilidade de falhas e má utilização. Em segundo lugar os colaboradores entrevistados apontam o controle e segurança de processos como parte essencial dessa implantação. Hoje em dia as grandes companhias desenham seus processos de modo a obter maior eficácia e menor custo, para isso, o controle e segurança sobre esses processos é de grande importância para que os objetivos sejam alcançados. Essa segurança e controle são garantidos com o uso de um ERP porque nele os processos são interligados e consequentemente se houver alteração em um processo, ele irá impactar no processo seguinte. 4) Quais as principais características associadas ao uso de um sistema ERP: 1º Apoio à tomada de decisões alicerçadas por informações seguras e relevantes 2º Automatização e integração dos processos da organização 3º Produção e disponibilização de dados e informações em tempo real 44 4º Compartilhamento de dados, informações e práticas do negócio FIGURA 8 – Quais as principais características associadas ao uso de um sistema ERP? Segundo os entrevistados, ao elencar as principais características associadas ao uso do ERP a opção que apresentou maior pontuação foi o apoio à tomada de decisões. O apoio à tomada de decisões alicerçadas por informações seguras e relevantes demonstra o quanto o papel do colaborador está voltado ao fornecimento de informações úteis para o negócio e como a segurança dessas informações é constante preocupação para os profissionais. Esse é o principal papel da TI para as organizações e na prática tem sido preocupação dos gestores das empresas. Em segundo lugar os colaboradores optaram pela eficiência nos processos da organização, ou seja, a automatização evita o retrabalho, tão comum por anos nos setores de T.I e que hoje já não faz parte do dia a dia dos profissionais. 5) Na sua opinião, quais as áreas que mais se beneficiam com a implantação de um sistema ERP? 1º Contabilidade, Custos e Finanças 2º Planejamento, Compras e Produção 3º Logística 4º Vendas e Marketing 5º Qualidade 45 FIGURA 9 – Na sua opinião, quais as áreas que mais se beneficiam com a implantação de um sistema ERP? Os colaboradores entrevistados defendem que as áreas que mais se beneficiam com a implantação de um ERP são: contabilidade, custos e finanças. Podemos citar algumas características que trazem grandes benefícios para essas áreas: a contabilidade conta com a automatização dos lançamentos contábeis, normalmente gerados em tempo real após a execução dos processos. Os analistas de custos têm à sua disposição todo o detalhamento do custo de materiais assim como o custo operacional dos processos de fabricação. Já o time de finanças ganha bastante com a automatização nos processos de contas à pagar e à receber, graças às interfaces de integração do ERP com os sistemas bancários. Em seguida são apontados como beneficiários do uso do ERP as áreas de planejamento, compras e produção, que tendo seus processos desenhados de maneira condizente no sistema, tem maior controle da produção e da produtividade da operação. A sinergia entre essas três áreas é um dos principais focos e preocupações no processo de implantação do ERP. Baseando-se no plano de vendas, o time de planejamento determina o plano de produção, que por sua vez demanda o consumo dos materiais a serem comprados. As informações geradas por esse conjunto de processos comumente chamados de “supply chain” (cadeia de suprimentos) são vitais para a apuração do custo da empresa. 46 6) Quais as principais dificuldades encontradas no processo de implantação de um sistema ERP? 1º Identificação e mapeamento de requisitos funcionais e operacionais dos processos 2º Ter profissionais capacitados para administrar a implantação do sistema, com conhecimentos contábeis e de tecnologia
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