Atividade relatório (A3)

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Atividade: “Pratique e Compartilhe” - Unidade 03
Disciplina: Gestão das Organizações
Discente: Tiago Araújo Freaza dos Santos
RELATÓRIO DAS FERRAMENTAS DE GESTÃO - COMO O OUTBACK BRASIL APRESENTOU O MELHOR RESULTADO DA REDE NO MUNDO?
INTRODUÇÃO
Se observarmos com atenção, constataremos que no dia-a-dia de uma empresa uma série de atividades são realizadas e decisões são tomadas e, muitas vezes, sem ter uma direção comum para onde tudo aponta. Em outras palavras, muitas situações são vividas tendo em vista apenas o presente, o momento atual, e não o futuro e como aquela ação pode impactar positivamente ou negativamente nos negócios da empresa.
Isso é observado tanto no ambiente interno, em tudo o que deve ser administrado e executado, como também na atuação externa, na maneira como a empresa se relaciona com os clientes, concorrentes e com o mercado em geral. A falta de um plano orientador gera ações desvinculadas e, por vezes, maléficas para o futuro da empresa, e se que só serão percebidas com o passar do tempo.
Uma compra maior pode ser interessante no momento, mas causar impacto negativo no futuro da empresa; uma ação de marketing pode ser muito atraente no hoje, mas corre o risco de encaminhar a empresa para uma direção que ela não gostaria e que só perceberá no futuro (pela ausência da estratégia); a contratação ou demissão de funcionários pode ser uma medida para a solução de problemas pontuais, mas que pode gerar problemas ainda maiores no futuro. E assim poderíamos discorrer por todos os departamentos da empresa.
Em meio às muitas mudanças que o mercado e a empresa sofrem em um curto espaço de tempo, ter um plano que dita os objetivos e os meios de alcançá-los pode fazer toda a diferença para o sucesso e segurança da empresa.
ESTRATÉGIAS E PLANOS DE AÇOES TOMADAS
A estratégia empresarial surge então como a ferramenta, a base, o fundamento para o crescimento da empresa. A estratégia não é importante somente para cumprir boas práticas de administração, mas é de fato algo bom para a empresa: durante o desenvolvimento da estratégia, a empresa amplia o seu conhecimento sobre o mercado e toma decisões mais coerentes, e durante a execução, a empresa sabe que estará pisando em um solo firme e toda a empresa pode caminhar em uma mesma direção. Ter uma estratégia empresarial não é um luxo apenas para as grandes empresas, mas deve ser uma prioridade para todas as empresas.
Em uma estratégia uma série de fatores deve ser considerada:
O negócio da empresa e sua composição;
Os produtos e serviços oferecidos;
Os concorrentes diretos e indiretos;
Os clientes, potenciais clientes e os não-clientes;
Os fornecedores e parceiros;
As ações de marketing e comerciais;
As pessoas envolvidas;
O planejamento financeiro e de captação de recursos;
Os riscos e as oportunidades envolvidas no negócio;
O cronograma de implantação;
Entre outros.
A OUTBACK BRASIL soube bem aplicar estas estratégias no seu negócio usando ferramentas importantes da Administração Contemporânea, que foram:
Matriz SWOT
SWOT é uma sigla para as palavras em inglês: strengths, weaknesses, opportunities e threats. No bom e velho português: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Mas o brasileiro – sempre criativo – mexeu um pouquinho nesta ordem para fazer com que a sigla, no território nacional, fosse FOFA.
Enfim, chame da forma que preferir. A matriz SWOT, ou FOFA, nada mais é do que definir as forças e fraquezas do ambiente interno para que a empresa aproveite as oportunidades e evite as ameaças do ambiente externo.
Ambiente Interno
São todas aquelas questões sobre as quais a empresa pode agir. Ou seja: tudo o que é de domínio da organização de certa forma. Fazem parte do ambiente interno:
· Cartela de clientes;
· Cultura organizacional;
· Colaboradores próprios e terceirizados;
· Equipamentos e tecnologias utilizadas; 
· Filiais; 
· Investimentos; 
· Frotas; 
· Sedes; 
· Políticas, contratos, ativos físicos e digitais.
Ademais, o fato de a empresa exercer certo controle sobre o ambiente interno faz com que ela possa listar todas as forças e fraquezas relacionadas a ele. 
Em síntese, pontos fortes e fracos. Questões que são referência ou diferenciais competitivos e demandas que precisam de mais atenção ou necessitam ser melhoradas.
Ambiente Externo
Envolve tudo aquilo que não está nas mãos da empresa. Logo, as coisas sobre as quais a organização não exerce nenhum tipo de controle. São exemplos de fatores externos:
· Questões climáticas, desastres naturais;
· Variação cambial;
· Taxas e juros de mercado; 
· Crises econômicas, 
· Eleições, leis, normas, políticas; 
· Embargos;
· Guerras e conflitos.
Desse modo, olhando para o ambiente externo será possível estabelecer as oportunidades e ameaças – elementos essenciais para criar a matriz SWOT aliada ao planejamento estratégico. Trata-se de observar os cenários favoráveis e desfavoráveis, o que pode contribuir para a organização e o que pode influenciar os negócios de maneira negativa.
Mas o interessante da análise SWOT, é que ela permite que os líderes tenham uma visão geral dos pontos positivos e negativos nos dois ambientes. Para, depois, descobrir qual é o caminho mais seguro que a empresa pode seguir para atingir seus objetivos. 
MATRIZ SWOT – “FOFA”
1) Defina suas forças
O que a OUTBACK BRASIL fez melhor do que a concorrência?
Talvez a empresa tenha uma equipe matadora, talvez o ambiente de trabalho seja reconhecido nacionalmente pela inovação. Pense em questões estruturais, tecnológicas, culturais, logísticas, contratuais, tipo uma empresa padrão, com benefícios que melhoram a qualidade de vida dos colaboradores, equipamentos novos, estrutura física recém-reformada, liderança horizontal.
2) Aponte suas fraquezas
Em seguida, observe quais são os fatores internos negativos ou que precisam de melhorias para otimizar o desempenho da organização e a qualidade das entregas.
O que seus concorrentes fazem melhor do que você?
Portanto, tente enxergar o que ainda não está bom. Preste atenção aos feedbacks de colaboradores e clientes. Observe as dificuldades que a equipe enfrenta diante do mercado, veja quais são os pontos que impedem o seu crescimento.
As fraquezas podem estar relacionadas aos seguintes fatores:
· Falta de recursos;
· Localização da sede, 
· Acessibilidade;
· Comportamento da liderança;
· Falhas na comunicação;
· Falta de presença na mídia; 
· Baixo desempenho;
· Salários em desacordo com o mercado.
Exemplos: infelicidade da equipe de vendas com o novo gestor, um prédio que não tem estacionamento, colaboradores que não recebem treinamentos nem participam de eventos externos, equipes infladas devido ao crescimento desgovernado.
3) Liste suas oportunidades
Logo após, entenda quais são os fatores externos que podem beneficiar a empresa de alguma maneira. É o tipo de coisa que está ali, só esperando que alguém enxergue.
De que forma, por exemplo, a transformação digital pode beneficiar os negócios?
Em resumo, preste atenção às mudanças regulamentares, aos novos aspectos econômicos, à jornada de consumo das pessoas. Bem como aos lançamentos do mercado, às possibilidades de novas parcerias, às tendências locais e globais. Informe-se e estude para identificar novas chances de crescer!
Exemplos: cursos online sobre temas de interesse, possibilidade de buscar investidores, forte presença online, recursos tecnológicos avançados, novos postos de trabalho.
4) Enxergue as ameaças
Por fim, faça uma lista de tudo o que está lá fora e pode prejudicar os negócios. São fatores que fogem do seu controle, elementos com o famoso efeito surpresa.
Que tipo de ocorrência pode desestabilizar a organização?
Ou seja, controle as ações da concorrência, identifique como está o share de mercado, tome cuidado com lançamentos e descontinuações de produtos ou serviços, identifique ainda tendências e gere insights que possam revelar como será o futuro para o seu segmento de atuação. O que será que as pessoas esperam daqui por diante? O que você precisa mudar para se adaptar ao novo cenário e atender a expectativascada vez mais altas?
Exemplos: ferramenta do concorrente com nova funcionalidade, fornecedor mal visto, escassez de profissionais especializados, baixa ou alta do dólar.
Dessa forma, com todas as informações em seus respectivos espaços, é hora de otimizar o uso da sua matriz SWOT. Confira nossas dicas a seguir! 
Outra Ferramenta Abordada pela OUTBACK BRASIL Foi;
Analise 5W2H
A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:
Os 5W:
What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?) 
Os 2H:
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)
Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira.
Como fazer 5W2H na prática
Como você já deve ter percebido, esta é uma ferramenta extremamente útil e flexível. Com inúmeras possibilidades, você pode e deve usá-la para tornar mais palpável o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Ou seja, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas, ou mesmo para o dia a dia da empresa, utilizando a ferramenta para definir os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.
Nesse momento, ainda não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento. Para começar a utilizar a ferramenta 5W2H em sua empresa você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica. Ou, ainda, qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar sua equipe sobre o que precisa ser feito.
A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:
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Para a OUTBACK BRASIL, que uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da metodologia 5W2H auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
Matriz BCG
A Matriz BCG é uma metodologia criada na década de 70, por Bruce Henderson, que permite analisar graficamente os produtos de uma marca em relação ao seu desempenho no mercado.
O nome BCG vem da empresa de consultoria onde Bruce trabalhava quando desenvolveu esse conceito, a Boston Consulting Group.
O método é todo aplicado com base no portfólio de produtos da empresa, analisando o ciclo de vida de cada um, seu desempenho no mercado e o potencial de crescimento desse mercado no qual está inserido.
Seu objetivo é ajudar na tomada de decisões importantes.
A ferramenta permite identificar, através da análise gráfica, quais produtos tiveram bom desempenho e devem ser mantidos e quais estão requerendo muito esforço, mas não estão gerando os resultados esperados.
A importância de utilizar a Matriz BCG
É perfeitamente normal as empresas em alta no seu segmento terem no portfólio de produtos alguns que não apresentam a mesma taxa de crescimento e participação no mercado. Mesmo em time que está ganhando, há peças que precisam ser ajustadas. É justamente por essa razão que muitas empresas conseguem se estabelecer a longo prazo.
Afinal, elas são constantemente forçadas a pensar melhorias para seu mix de produtos. Quem trabalha com vendas, especialmente, deve conhecer e utilizar a Matriz BCG. Ela é uma importante arma para fornecer insights sobre o desempenho do produto e seu futuro na empresa. Além disso, a representação gráfica dos quadrantes da matriz ajuda na tomada de decisões importantes de forma rápida e clara. Sem o embasamento, não há a mínima garantia de que investir em um produto ou tirá-lo do mercado é a melhor estratégia. Seria o mesmo que entrar em uma sala escura e ter uma definição com base no tato.
Complicado, não é mesmo?
Como funciona
Ferramentas administrativas por vezes são um tanto complexas. Não é o caso da Matriz BCG.
Sabendo os conceitos necessários, a representação gráfica se torna bastante simples e intuitiva. Basicamente, funciona da seguinte maneira: imagine um plano cartesiano.
O eixo vertical representa a taxa de crescimento do mercado.
O horizontal, a taxa de participação nesse mercado.
Cada eixo desse plano tem dois setores, o que resulta em quatro quadrantes ao todo.
Os dados de cada produto são analisados individualmente e, então, é feita a classificação dele de acordo com os critérios de cada quadrante.
Depois de classificado, é possível planejar estratégias e estabelecer metas a fim de mover os produtos pelos quadrantes conforme seu desempenho.
Para facilitar, veja só como fica a representação gráfica da Matriz BCG:
Classificação dos quadrantes
Como acabamos de explicar, teremos um plano cartesiano para construir a Matriz BCG. Logo, o portfólio de produtos estará dividido em quatro quadrantes. Para ajudar você a classificar cada produto, vamos explicar agora o que cada quadrante representa.
Ponto de interrogação
Os produtos deste quadrante são aqueles que ainda não geram muitos lucros, mesmo com um certo grau de investimento em marketing e vendas. Acontece bastante com produtos em fase de lançamento, os quais ainda não fornecem uma base sólida para dados e nem muito conhecimento por parte do público.
Estrela
Como o próprio nome sugere, são as estrelas do seu portfólio de produtos e geram uma receita alta. Porém, é necessário um alto investimento para que eles alcancem a performance desejada nas vendas e todo esse lucro.
Vaca leiteira
Esses são aqueles produtos que também geram uma alta receita, mas ao contrário das “estrelas”, a receita vem de forma orgânica e gratuita, sem um alto custo para incentivar as vendas. Geralmente, são aqueles produtos que já estão bem estabelecidos no mercado e, por terem uma boa percepção por parte dos consumidores, acabam se “autopromovendo” e gerando lucro naturalmente. Não é à toa que esse é o quadrante preferido e mais almejado de toda a Matriz BCG.
Abacaxis
Como nem todo produto ou serviço é um sucesso entre os consumidores, há aqueles que têm baixa performance nas vendas. Segundo a Matriz BCG, são classificados como abacaxis. Temos aí um momento crucial no ciclo de vida desse produto. Se o plano para recuperar sua força requerer um alto investimento, talvez a saída mais fácil seja o cancelamento da linha e a sua retirada do portfólio.
Outra Ferramenta que Pode Ser Usada ou Foi Pela OUTBACK BRASIL Foi:
Ferramenta Brainstorm?
Falar sobre Brainstorm não é fácil. Basicamente, é uma técnica que muitos profissionais usam, e podem até fazê-la diferente do proposto a seguir, mas com toda a certeza os princípios devem são mantidos.
O Que é?
Brainstorm é uma palavra em inglês cuja tradução é “tempestade mental”. É uma metodologia de exploração de ideias, visando a obtenção das melhores soluções de um grupo de pessoas.
Já vi o Brainstorm ser mencionado como “chuva de Ideias”, mas ele é muito mais que isso. Falando de forma simplória, ele é um bate-papo direcionado, que pode favorecer ou não o surgimento de ideias novas, que ajudem na solução de problemas ou situações.
O Brainstorm não é espontâneo. É uma técnica cujo princípio básico reside na ausência de julgamentos ou de autocríticas.
A partir do Brainstorm, chegamos à ideias de qualidade, ou até à solução de uma situação ou problema. Além disso, traz a vantagem de ter seu mérito distribuído, pois é o resultado do trabalho de toda uma equipe.
Como Aplicar o Brainstorm?
Uma solução muito simples e eficaz é o diagrama de causa e efeito, ou se preferir “diagrama de espinha de peixe”.
Ele é uma forma visual de levantamento de causas e efeitos, quecombinados com os princípios do Brainstorm tem ótimos resultados.
Podemos organizar num quadro um diagrama como o de cima e, em seguida, um grupo de pessoas levanta quais são os fatores ou as espinhas do peixe que levam ao seu objetivo.
Usando ainda da Brainstorm, elas levantam parâmetros que influenciam nessas espinhas de forma organizada e clara. Ao final, usando um quadro branco e alguns post-its, têm-se de forma visual todo um diagrama de causa e efeito. Tornando muito mais fácil trabalhar para alcançar os objetivos.
Ferramenta Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa também é conhecido por diversos outros nomes, tais como:
Diagrama Espinha de Peixe;
Diagrama Causa e Efeito;
PDCA espinha de peixe;
Árvore de causas espinha de peixe;
Diagrama dos 6Ms.
Independentemente do nome que você prefere usar, é fácil entender o que é o diagrama de Ishikawa.
Ele é uma ferramenta visual, em formato de gráfico, criada pelo engenheiro Kaoru Ishikawa em 1943 e aperfeiçoada nas décadas seguintes. Sua função é auxiliar as análises das organizações na procura da causa principal de um problema. O Diagrama, portanto, tem como objetivo ajudar a equipe a chegar nas causas reais de problemas que acometem nos processos organizacionais de uma empresa. Ou seja, seu propósito é descobrir os fatores que resultam em uma situação indesejada na organização.
Origem da ferramenta diagrama de Ishikawa
A ferramenta diagrama de Ishikawa foi criada pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, no ano de 1943. Seu sucesso na gestão da qualidade parte da motivação de Ishikawa ao criar a ferramenta. Seu projeto foi desenvolver uma ferramenta que fosse utilizável por qualquer pessoa, desde os colaboradores “chão de fábrica” até a diretoria.
Assim, por ser uma ferramenta visual, o gráfico do diagrama de Ishikawa é muito utilizado para auxiliar na organização e no raciocínio da equipe. Dessa forma, com sua representação gráfica, ele auxilia a equipe a chegar nas causas-raiz que diminuem a produtividade da organização.
Como Usar o Diagrama de Ishikawa
O Diagrama espinha de peixe é uma representação gráfica simples de ser construída e de fácil entendimento. Por isso, traz diversos benefícios para a organização e para a equipe que a utiliza. Alguns desses benefícios são:
Melhor visibilidade dos problemas a serem enfrentados
Identificação das possíveis causas de forma ágil e assertiva;
Hierarquização e priorização das causas encontradas;
Registro visual intuitivo que facilita futuras análises;
Aperfeiçoamento dos processos e melhoria contínua;
Exploração dos desdobramentos do problema na empresa;
Envolvimento de toda a equipe na gestão da qualidade e na melhoria de processos; 
Organização das ideias do grupo, com foco e objetividade. O Diagrama de Ishikawa traz muitos benefícios para as empresas quando bem utilizado. Ele pode ser usado em conjunto com outras metodologias, como as reuniões de Brainstorming (tempestade de ideias), que potencializam o rendimento dos encontros e ajudam a equipe a expor suas ideias e pontos de vista.
Portanto, é importante considerar algumas limitações e requisitos para o seu bom desenvolvimento. Por exemplo, o método, por si só, não identifica a gravidade das causas. Além disso, ele precisa de pessoas organizadas, que saibam coordenar reuniões e que tenham características de liderança para desdobrar a ferramenta.
Como fazer um diagrama de Ishikawa passo a passo:
Defina claramente o problema a ser analisado por sua equipe;
Desenhe uma seta horizontal que aponte para a direita e faça um quadrado na extremidade dessa seta;
Escreva seu problema central dentro desse quadrado;
Faça traços diagonais no corpo da seta, que serão as categorias das suas causas encontradas;
Realize um brainstorming com sua equipe para definir as possíveis causas. Essa é a parte mais demorada e trabalhosa do método, portanto, é importante focar em seus detalhes para que ela seja bem realizada;
Dentro das categorias definidas pela equipe, insira as causas encontradas;
Você pode enumera-las de acordo com sua gravidade ou importância. Uma boa ferramenta para ajudar nessa hierarquização é a Matriz de Priorização.
Detalhamento do passo 4: o diagrama 6M
Você viu que o diagrama de Ishikawa também é chamado de diagrama 6 M, mas por quê?
Na verdade, Kaoru Ishikawa definiu 6 tipos de causas que, na maioria das vezes, são a razão da existência do problema que se busca solucionar. cada uma dessas causas se inicia com a letra M, por iso o nome diagrama 6M.
Os 6 Ms de Ishikawa são:
Método
Máquina
Medida
Meio ambiente
Material
Mão de obra
Para entender melhor cada um deles, você pode fazer uma pergunta, que ajuda a descobrir como esse M pode estar influenciado o problema que sua equipe está estudando e procurando solucionar.
Conheça essas perguntas e use ao empregar o diagrama 6M:
Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?
IMPORTANTE: Para construir as categorias no passo 4, você pode criar as suas próprias, de acordo com cada necessidade específica de sua empresa. Você também pode seguir a lógica do 6M, que são as categorias originais do método. Porém, fique atento se elas realmente se aplicam ao seu negócio.
Exemplos de Diagrama de Ishikawa
Compreender esse conceito do diagrama de Ishikawa de forma abstrata e descritiva pode ser complexo. Por isso, trouxemos aqui alguns exemplos do diagrama de Ishikawa, confira cada um deles. Assim, com certeza, você visualizará com mais precisão o que é e como fazer o diagrama espinha de peixe.
Exemplo de diagrama de Ishikawa criado pela Siteware para ilustrar sua construção:
Exemplo de diagrama de Ishikawa para descobrir as causas de um produto com defeito:
Exemplo de diagrama de Ishikawa para descobrir as causas de atraso no trabalho:
 
Exemplo de diagrama de Ishikawa para descobrir as causas de produtos com defeito:
 
Exemplo de diagrama de Ishikawa para descobrir as causas de problemas na aprovação de nota fiscal eletrônica:
CONCLUSÃO:
Um dos erros mais comuns das empresas é deixar com que seus processos sejam interferidos por pequenos problemas e falhas, sem aprofundar em suas causas ou contra-atacá-las. Assim, isso acaba deteriorando sua rotina, o que leva a prejuízos e deixa a empresa cada vez menos produtiva.
Por isso, com as ferramentas mais importantes da gestão empresarial e da administração aqui citadas, ajuda a manter essas atividades em constante aprimoramento e facilita a solução dos seus problemas, desde os mais simples até os mais complexos.
São ferramentas versáteis, de fácil entendimento e visualização, que eleva o nível de compreensão da equipe sobre todos os processos. Além disso, pode ser utilizado nas mais diversas áreas de dentro de organizações de todos os segmentos. Portanto, investir nesses tipos de gestão e ferramentas de solução de problemas é um dos melhores caminhos para atingir o sucesso na condução de uma empresa!
Referencias: 
https://www.agendor.com.br/blog/matriz-swot-como-fazer/
https://www.treasy.com.br/blog/5w2h/
https://klickpages.com.br/blog/matriz-bcg/
https://issomesmo.com/o-que-e-brainstorm/
https://www.siteware.com.br/