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Permissions@hbsp.harvard.edu ou 617.783.7860 HBR.ORG JUNHO DE 2015 REIMPRESSÃO R1506J ADMINISTRANDO A SI MESMO Conquistando Distração Digital Dois especialistas em administrar a sobrecarga por Larry Rosen e Alexandra Samuel Este documento é autorizado apenas para revisão do educador por Oscar Javier Celis Ariza, Universidade Estácio de Sá até fevereiro de 2017. A cópia ou publicação constitui violação de direitos autorais. Permissions@hbsp.harvard.edu ou 617.783.7860 S IN A N K O Ç A S LA N /IS T O C K P H O T O EXPERIÊNCIA Administrando a Si Mesmo Conquistando a Distração Digital Dois especialistas em administrar a sobrecarga SOBRECARGA DIGITAL pode ser o problema determinante do ambiente de trabalho atual. Todos os dias e noites, em computadores, laptops, tablets e smartphones, nós somos bombardeados com tantas mensagens e alertas que mesmo quando queremos nos concentrar, é praticamente impossível. E quando somos tentados a procrastinar, a diversão está apenas a um clique. Essa cultura de constante conexão impacta no lado profissional e pessoal. Nós desperdiçamos tempo, atenção e energia em informações e interações relativamente sem importância, nos mantendo ocupados, mas produzindo pouco valor. Como Clifford Nass e seus colegas na Universidade de Stanford mostraram, as pessoas que regularmente lidam com diversas fontes de conteúdo não prestam atenção, memorizam ou administram suas tarefas tão bem quanto aqueles que focam em uma coisa de cada vez. O resultado é a produtividade e engajamento reduzidos, ambos no escritório e em casa. As informações do Grupo de Pesquisa de Sobrecarga, um consórcio não lucrativo de profissionais de negócio, pesquisadores e consultores, relatam que trabalhadores de conhecimento nos Estados Unidos desperdiçam 25% de seu tempo lidando com seus fluxos de dados enormes e crescentes, custando $997 bilhões anualmente para a economia. A maioria das pessoas concorda com a solução: Controlar a sobrecarga digital ao invés de deixá-la controlar você. Mas como, exatamente, alguém faz isso? Nós perguntamos a dois especialistas: Larry Rosen, um psicólogo e Alexandra Samuel, uma tecnóloga. Nós suspeitamos que seus cenários desiguais os levariam a oferecer dramaticamente conselhos diferentes, e nós estávamos corretos. Rosen acredita que deveríamos recusar sistematicamente o fluxo de informação e focar em mais atividades que aumentam a energia. Samuel argumenta que a melhor maneira de lutar contra a distração digital é com o uso estratégico de ferramentas digitais. Tomadas juntas, suas soluções oferecem um manual útil de como podemos começar a enfrentar este desafio enorme e crescente. 2 Harvard Business Review Junho de 2015 COPYRIGHT © 2015 HARVARD BUSINESS SCHOOL PUBLISHING CORPORATION. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. Este documento é autorizado apenas para revisão do educador por Oscar Javier Celis Ariza, Universidade Estácio de Sá até fevereiro de 2017. A cópia ou publicação constitui violação de direitos autorais. Este documento é autorizado apenas para revisão do educador por Oscar Javier Celis Ariza, Universidade Estácio de Sá até fevereiro de 2017. A cópia ou publicação constitui violação de direitos autorais. Permissions@hbsp.harvard.edu ou 617.783.7860 PARA A REIMPRESSÃO DO ARTIGO LIGUE PARA 800-988-0886 OU 617-783-7500 OU VISITE HBR.ORG Dê uma pausa POR LARRY ROSEN 1980s)—uma lista de 66 pares de atividades para descobrir quais eles fizeram tipicamente em conjunto. As perguntas incluíam, por exemplo, "Você se conecta à internet e manda mensagem simultaneamente?" e "Você manda emails e come ao mesmo tempo?" Em 2008, Baby Boomers responderam sim para 59% dos pares, em média; os números foram 67% para Gen Xers e 75% para Net Gen. Em 2014 as porcentagens foram—67% para Baby Boomers, 70% para Gen X, e 81% para Net Gen. Enquanto isso, os membros da Geração "i"(nascidos nos anos 90), a quem adicionamos ao segundo estudo, foram engajados em surpreendentes 87% das atividades pareadas, mesmo quando eles encontraram um nos pares difícil por si só. Infelizmente, as evidências mostram que o tempo é possível apenas quando ao menos tecnológicas? Algumas pessoas referem- se ao uso excessivo de aparelhos digitais como um vício. Porém já que a maioria de nós parece não ter grande satisfação partir do comportamento — uma característica determinante do vício—Eu não a classificaria como tal. Mais exatos são os termos como FOMO (medo de ficar por fora), FOBO (medo de estar desconectado) e nomofobia (medo de ficar sem celular)—todas as formas de ansiedade que estão no limite da obsessão ou compulsão. As pessoas estão constantemente checando seus laptops, tablets e celulares, pois se preocupam em receber novas informações depois de todos, responder muito lentamente `uma mensagem de texto ou um email, ou estar atrasado para comentar ou gostar de alguma postagem em uma rede social. Diversos estudos comprovam este Marco, um gerente de 38 anos em uma empresa de aplicativos educacionais, costumava começar todos os dias com seu smartphone, checando-o e respondendo mensagens antes de sair da cama. Durante o almoço ele leu as notícias em seu aplicativo da CNN, e até mesmo quando dirigia para o trabalho, ele não conseguia resistir a olhar seu telefone. No escritório ele ficava tão distraído por emails recebidos e mensagens de texto que ele tinha problemas em completar tarefas importantes, e colegas reclamavam sobre seu fracasso em engajar-se em reuniões. Larry Rosen é um professor de psicologia na Universidade do Estado da Califórnia Dominguez Hills, e co-editor do livro The Wiley Handbook of Psychology, Technology and Society (Wiley, 2015). esta multitarefa não é sempre bem- sucedida: Fazer duas coisas bem ao mesmo um tarefa é automática. Então, sim, você pode andar e mascar chiclete simultaneamente. Mas checar o email enquanto participa de uma teleconferência? Olhar seu feed do Facebook e ainda realizar um trabalho significativo? Pesquisadores demonstraram que a mera presença de um telefone faz as pessoas serem menos produtivas diagnóstico do problema. Em meu laboratório descobrimos que muitas pessoas, independentemente da idade, checam seus smart-phones a cada 15 minutos ou menos e ficam ansiosos se não são permitidos a fazerem. Minha colaboradora Nancy Cheever trouxe 163 estudantes para uma sala de conferências, pediu que eles se sentassem sem conversar, fazer algum trabalho ou usar seus telefones e depois avaliou a ansiedade deles durante a hora seguinte. Apesar de usuários Noites em casa eram passadas em seu telefone ou laptop ao invés de interagir com sua esposa e filhos. Marco confessou que tudo isto a mim após Utilize princípios comportamentais para desligar-se do uso de aparelhos digitais. eu conversar com a escola de seus filhos, e então ele perguntou se eu poderia ajudá-lo a mudar seus hábitos. Eu assegurei a ele que poderia, e que ele não estava sozinho. Nos últimos anos, psicólogos examinaram as mudanças dramáticas no relacionamento humano com a tecnologia. Considere um estudo que eu e meus colegas realizamos em 2008 e reproduzimos ano passado. Nós demos a pessoas em três grupos Etários — Baby Boomers, Geração X, e a Geração Net (nascidos nos anos e menos confiantes, e que alunos que são interrompidos enquanto estudam demoram mais para aprender o material e sentem-se mais estressados. Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, Irvine, mostrou que trabalhadores normalmente fazem uma tarefa por aproximadamente três minutos antes de trocar para outra (normalmenteuma comunicação eletrônica) e que leva aproximadamente 20 minutos para que retornem a tarefa anterior. Por que estamos nos deixando ser debilitados por distrações de smartphone leves não demonstraram mudança, usuários moderados vivenciaram um alerta inicial que nivelou, e aqueles acostumados a checar seus telefones durante todo o dia sentiram sua ansiedade aumentar imediatamente e continuar aumentando. Como nós acalmamos a ansiedade e assim evitamos distração? Quando converso com alunos, pais, professores e líderes empresariais, eu recomendo três estratégias— tudo o que envolve desviar da tecnologia aos poucos para recuperar o foco. Junho de 2015 Harvard Business Review 3 Este documento é autorizado apenas para revisão do educador por Oscar Javier Celis Ariza, Universidade Estácio de Sá até fevereiro de 2017. A cópia ou publicação constitui violação de direitos autorais. Permissions@hbsp.harvard.edu ou 617.783.7860 EXPERIÊNCIA Primeiro, utilize os princípios comportamentais para desligar-se de seus aparelhos digitais. Permita-se checar todos os modos de comunicação eletrônica, e então desligue tudo e silencie seu telefone. Ajuste um despertador para 15 minutos, e quando ele tocar se dê um minuto para uma checagem tecnológica. Repita o processo até que você esteja confortável em aumentar seu tempo fora da rede para uma hora ou mais. Uma segunda estratégia é inspirada pela pesquisa de Nathaniel Kleitman, que estabeleceu que nossos cérebros trabalham em ciclos de descanso de atividade por 90 minutos e não somente quando estamos dormindo, mas também quando estamos acordados. Então você deve fazer uma pausa de recarga a cada hora e meia, da cozinha a noite. Dentro de um mês ele foi capaz de ignorar seus aparelhos em intervalos de meia hora, e ele se sentiu mais feliz e mais energético, assim como mais atento e produtivo. Apesar de nós recorrermos à tecnologia para aliviar nossas ansiedades, a superdosagem apenas agrava as mesmas. Para quebrar o ciclo, devemos limitar o uso de nossos aparelhos. Apenas então podemos recuperar nossa habilidade de concentração. nos E.U.A, Europa e Ásia gastam uma média de mais de cinco horas por dia na internet, e 64% se preocupam quando eles não tem acesso. Tiffany Sauder, a fundadora presidente de Element Three, uma agência de promoção de marca e marketing, conhece o desafio que a conectividade constante causa para um executivo em um negócio em crescimento. Após apreciar o sucesso repentino em 2011 e conseguir um acordo de adiantamento com um grande cliente, ela estava pronta para criar uma identidade pública mais forte para a empresa e para ela mesma. Ela sabia que precisava começar usando o Twitter, porém desenvolver uma presença na rede social parecia um grande trabalho para alguém que já estava sobrecarregado especialmente se você possui multitarefas com a tecnologia, que faz o cérebro estar excessivamente ativo. Até mesmo uma caminhada de 10 minutos ao ar livre é suficiente para ter um efeito calmante. Você também pode escutar música, Combata com o fogo fogo pelas mensagens que recebia a cada dia. "E-mail era um pesadelo," ela diz. "Parecia que eu trabalhava para minha caixa de mensagens e não para mim mesma." A tecnologia não era o problema veja arte, pratique exercício ou medite. Por fim, mantenha a tecnologia fora do seu quarto. A Fundação Nacional do Sono (NSF) e a Mayo Clinic notaram que o uso de aparelhos que emitem uma luz azul de LED é prejudicial ao seu sono—um período crítico que consolida o que você aprendeu durante o dia, enquanto remove informações POR ALEXANDRA SAMUEL da Tiffany; o sua maneira de usar era. Como muitos executivos que vejo, ela não estava explorando ferramentas designadas para fazer comunicações online tão concentrada e produtiva quanto possível. O primeiro passo é abandonar o mito de "manter-se atualizado"—a crença de que você será capaz processar todos os seus emails, ler tudo de importante que você abstenha-se a ver materiais sem valor e os subprodutos tóxicos do atividades neuronais diárias. NSF recomenda digitais por uma hora antes de dormir, enquanto Mayo Clinic sugere o escurecimento das telas usada a noite, mantendo-as a 14 polegadas de seu rosto, e removendo as do quarto quando você estiver pronto para dormir. O objetivo é bloquear a liberação de neurotransmissores que energizam seu cérebro ao invés de promover a produção de melatonina, que permite você descansar. Eu convenci Marco a periodicamente desconectar e, quando usar tecnologia, fazer pausas para recarregar. Ele começou a fazer caminhadas curtas fora de seu escritório e a colocar seu telefone em uma gaveta Alexandra Samuel é especialista em envolvimento online e autora de Work Smarter with Social Media (Harvard Business Review Press, 2015). Ela previamente liderou a rede social R&D para o líder de inteligência do consumidor Vision Critical (que trabalhou com algumas das empresas mencionadas neste artigo). Dados todos os meio que a tecnologia impõe exigências em nosso tempo, nos esquecemos que ferramentas digitais devem na verdade facilitar nossas vidas. E utilizadas corretamente, elas podem. A partir das minhas duas décadas pesquisando como as pessoas usam a tecnologia, eu aprendi que não é somente possível lutar fogo contra fogo—é essencial. "Desligar" não é simplesmente uma solução viável na era digital; com tanto trabalho, comunicação e socialização ocorrendo nas telas, poucos de nós podemos nos permitir ficar desconectados por frações significantes do expediente de trabalho (ou até mesmo noites e finais de semana). Uma pesquisa recente da Tata Communications mostrou que pessoas na mídia, e enviar postagens atenciosas para suas redes sociais sem falhar. Ao invés disso, seus objetivos devem ser organizar e limitar as informações que você recebe, e agilizar o trabalho de ler, responder e compartilhar o que importa. Por exemplo, poucos emails precisam de atenção imediata, e algumas novidades da indústria simplesmente não são relevantes para seu trabalho. Pode ser um desafio restringir o que vem para sua caixa de mensagem; a maioria das pessoas que eu aconselhei está aterrorizada em perder alguma coisa. Mais uma vez que eles começam a filtrar o barulho e trabalho agitado, eles descobrem que são mais eficazes na comunicação com clientes e colegas, mantendo-se informados sobre 4 Harvard Business Review Junho 2015 Este documento é autorizado apenas para revisão do educador por Oscar Javier Celis Ariza, Universidade Estácio de Sá até fevereiro de 2017. A cópia ou publicação constitui violação de direitos autorais. Permissions@hbsp.harvard.edu ou 617.783.7860 JO N A T H A N L I PARA A REIMPRESSÃO DO ARTIGO LIGUE PARA 800-988-0886 OU 617-783-7500 OU VISITE HBR.ORG suas áreas, e na construção de seus perfis sociais, tudo isso com investimentos de tempo relativamente modestos. Email pode ser uma das maiores distrações. Se você sempre tem acúmulo desordenando sua caixa de entrada, ou se você é tão empenhado em responder as mensagens que você parece não achar tempo para o resto do seu trabalho, então automatizar pelo menos parte do trabalho oferece grandes benefícios. Outlook, Gmail e a muitas outras grandes ferramentas de email permitirão que você estabeleça regras e filtros para garantir que apenas as mensagens mais essenciais cheguem a você prontamente. Você pode direcionar mensagens menos urgentes automaticamente em outras pastas e verificá-las mais tarde. Os tipos de emails que você provavelmente não precisa ver imediatamente incluem informativos, recibos de compras, notificações internasde empresas, alertas de mídias sociais, mensagens das quais você é somente copiado, e até mesmo pedidos de reuniões (se eles aparecem em seu calendário e podem ser verificados lá ao invés). Lembre-se de que estas mensagens não estão desaparecendo— estão em pastas esperando para serem lidas assim que lhe for conveniente. Designe uma hora para isso todo dia ou semana, dependendo do conteúdo. Filtras seu email fará com que seja mais fácil e rápido selecionar verificar as mensagens que realmente chegarem em sua caixa de entrada. E se você está preocupado que uma mensagem importante falhará em chegar, você sempre pode dar uma olhada periodicamente em tudo o que recebeu (selecione "Todos os Emails" no Gmail, ou procure seu email pela letra "a" para criar uma visualização acessível). Quando se trata do consumo de notícias, a automatização oferece as mesmas recompensas. A maioria de nós sintoniza em uma ampla variedade de estabelecimentos, líderes intelectuais e conversas, mas se você está procurando por toda a internet ou analisando muitas postagens ou artigos de redes sociais você não deveria se incomodar, você está perdendo tempo. Ao invés disso, faça as informações mais relevantes chegarem à você usando um aplicativo de leitor de notícias como feedly (minha recomendação principal, pois funciona em ambos computadores e aparelhos de celular), Flipboard ou Reeder. Você pode seguir ou se inscrever nas suas fontes de notícias favoritas, blogs e discussões de tópicos para coletar os todos os itens mais pertinentes em um só lugar. Então reserve horários específicos — uma vez por dia, ou mesmo algumas vezes por semana—para lê-los. Você terá os maiores ganhos a partir deste método se você for bem específico sobre os tipos de artigos que surgirem em seu caminho. Para estabelecer um feed customizado Ferramentas de automatização podem agilizar consideravelmente o processo de decidir o que ganhará sua atenção. de artigos, por exemplo, experimente diferentes combinações de palavras-chave, hashtags e operadores em um mecanismo de pesquisa (tal como "produtividade E #automatização") e então transformar seus resultados em um ou mais feeds (sindicalização realmente simples)RSS. Nem todos os mecanismos de pesquisa oferecem feeds RSS, e alguns os tornam um pouco difíceis de serem encontrados, mas uma vez que você tem URLs para os que criou, você pode copiá-los no seu aplicativo de leitor de notícias. Lembre-se de que você não pode e não precisa ler tudo, você está a procura de estórias e conhecimentos relevantes na sua área, além de um pouco de conteúdo extra que te dá algo novo para pensar—e algo único para compartilhar. O que dizer de sua produção digital? Gostar, marcar como favorito e tweeting ajuda a criar sua credibilidade profissional e desperta novas relações, mas manter essa presença online leva muito tempo. Por isso eu aconselho executivos sobrecarregados a automatizar pelo menos parte do trabalho. Uma maneira fácil é a partir do leitor de notícias que você instalou. A maioria destes aplicativos oferecem opções com um clique para postagem no twitter, LinkedIn e Facebook. Mas é ainda mais eficiente usar uma ferramenta como Hootsuite, Buffer ou Social Inbox, dos quais permitem a você alcançar múltiplas redes de um lugar e agendar postagens com antecedência. Uma vez que você configurou um sistema como este, você pode criar atualizações que valem a pena de uma semana em menos de uma hora. Enquanto você lê através das estórias no seu leitor de notícias, simplesmente coloque itens que valem na fila para serem baixados, adicionando comentários quando necessário. Essa extensão natural e com pouco esforço de sua leitura assegura que você tenha uma presença diária confiável na rede social quando você não tiver tempo para procurar os últimos links compartilháveis. Hoje Tiffany está colhendo os benefícios da automatização. Ela confia nos filtros do Gmail para separar informativos de marketing e notificações de redes sociais de itens que devem ser vistos, para que quando ela verifique seu email durante o dia ela possa focar nas mensagens que mais importam. Ela reserva alguns períodos cada semana para ficar em dia com os outros, e ela usa Social Inbox para enviar postagens baseadas no que ela acha no informativo de indústrias. Ela não está mais trabalhando para sua caixa de mensagens; ela recuperou horas a noite para si mesma; e a Element Three está prosperando. A automatização não pode eliminar a distração digital, mas pode ajudar você a lutar a batalha. Filtros de emails, leitores de notícias, programadores de postagem e outras ferramentas podem agilizar significativamente o processo de decidir o que ganha sua atenção. Isso irá te ajudar a sentir-se menos sobrecarregado e mais capaz de se concentrar nas tarefas mais importantes, no trabalho ou em casa, online ou offline. HBR Reimpressão R1506J Junho 2015 Harvard Business Review 5
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