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Brasília-DF. Gestão de Processos Elaboração Julio Cesar Ferreira dos Passos Produção Equipe Técnica de Avaliação, Revisão Linguística e Editoração Sumário APrESEntAção ................................................................................................................................. 5 orgAnizAção do CAdErno dE EStudoS E PESquiSA .................................................................... 6 introdução.................................................................................................................................... 8 unidAdE i Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos ................................................................. 11 CAPítulo 1 Introdução à temátICa: ConCeIto de Gestão de ProCessos ....................................... 13 CAPítulo 2 o ConCeIto do ProCesso e exemPlos ............................................................................ 17 CAPítulo 3 CaraCterístICas e Partes dos ProCessos: InPuts, transformação e outPuts ............. 22 unidAdE ii QualIdade aPlICada na Gestão de ProCessos ............................................................................. 36 CAPítulo 1 Introdução à temátICa: Gestão da QualIdade em ProCessos ..................................... 38 CAPítulo 2 ConCeItos de QualIdade em ProCessos ......................................................................... 44 CAPítulo 3 sIstemas e ProCedImentos Para a QualIdade dos ProCessos ....................................... 48 unidAdE iii Projeto de ProCessos ProdutIvos ............................................................................................... 53 CAPítulo 1 Introdução à temátICa: Projeto de ProCessos Produtos e servIços ........................ 54 CAPítulo 2 Projeto detalhado do ProCesso .................................................................................... 64 CAPítulo 3 temPo de atravessamento aPlICado ................................................................................ 72 unidAdE iV teCnoloGIa de ProCessos ............................................................................................................. 74 CAPítulo 1 Introdução à temátICa: teCnoloGIa de ProCessos ...................................................... 76 CAPítulo 2 ConCeIto de teCnoloGIa do ProCesso ......................................................................... 81 CAPítulo 3 teCnoloGIa de ProCessamento de materIaIs e Informação ........................................ 86 rEfErênCiAS ................................................................................................................................. 96 5 Apresentação Caro aluno A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa reúne elementos que se entendem necessários para o desenvolvimento do estudo com segurança e qualidade. Caracteriza-se pela atualidade, dinâmica e pertinência de seu conteúdo, bem como pela interatividade e modernidade de sua estrutura formal, adequadas à metodologia da Educação a Distância – EaD. Pretende-se, com este material, levá-lo à reflexão e à compreensão da pluralidade dos conhecimentos a serem oferecidos, possibilitando-lhe ampliar conceitos específicos da área e atuar de forma competente e conscienciosa, como convém ao profissional que busca a formação continuada para vencer os desafios que a evolução científico-tecnológica impõe ao mundo contemporâneo. Elaborou-se a presente publicação com a intenção de torná-la subsídio valioso, de modo a facilitar sua caminhada na trajetória a ser percorrida tanto na vida pessoal quanto na profissional. Utilize-a como instrumento para seu sucesso na carreira. Conselho Editorial 6 organização do Caderno de Estudos e Pesquisa Para facilitar seu estudo, os conteúdos são organizados em unidades, subdivididas em capítulos, de forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de textos básicos, com questões para reflexão, entre outros recursos editoriais que visam tornar sua leitura mais agradável. Ao final, serão indicadas, também, fontes de consulta para aprofundar seus estudos com leituras e pesquisas complementares. A seguir, apresentamos uma breve descrição dos ícones utilizados na organização dos Cadernos de Estudos e Pesquisa. Provocação Textos que buscam instigar o aluno a refletir sobre determinado assunto antes mesmo de iniciar sua leitura ou após algum trecho pertinente para o autor conteudista. Para refletir Questões inseridas no decorrer do estudo a fim de que o aluno faça uma pausa e reflita sobre o conteúdo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocínio. É importante que ele verifique seus conhecimentos, suas experiências e seus sentimentos. As reflexões são o ponto de partida para a construção de suas conclusões. Sugestão de estudo complementar Sugestões de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo, discussões em fóruns ou encontros presenciais quando for o caso. Atenção Chamadas para alertar detalhes/tópicos importantes que contribuam para a síntese/conclusão do assunto abordado. 7 Saiba mais Informações complementares para elucidar a construção das sínteses/conclusões sobre o assunto abordado. Sintetizando Trecho que busca resumir informações relevantes do conteúdo, facilitando o entendimento pelo aluno sobre trechos mais complexos. Para (não) finalizar Texto integrador, ao final do módulo, que motiva o aluno a continuar a aprendizagem ou estimula ponderações complementares sobre o módulo estudado. 8 introdução De maneira geral, a gestão de processos e operações diz respeito àquelas atividades orientadas para a produção, geração e emissão de um bem físico de uma empresa para o mercado bem como a prestação de serviços. Nessa perspectiva, o termo “processo” está ligado, de forma intuitiva, às atividades fabris, enquanto a palavra “operações” está em linha com a prestação de serviços aos clientes. Nas indústrias, as tarefas que são objeto da gestão de processos estão concentradas nas fábricas (também conhecidas como plantas fabris ou industriais). Analisando uma estrutura organizacional das fábricas em seu organograma, descobrimos que muito das atividades gerenciadas estão voltadas para a gestão e ganho de competitividade da empresa no mercado. Na verdade, é que, ao longo dos tempos, a designação de gestão de processos vem sendo confundida somente com a atividade fabril, o que não é verdade. Ao ouvi-la, muitos profissionais logo imaginam um local cheio de máquinas, pessoas andando de um lado para o outro, produtos sendo fabricados, veículos realizando carga e descarga e assim por diante. Não resta dúvida de que esses são processos e fazem parte da gestão de processos, mas ainda é uma visão limitada. Deve-se considerar aqui, também, que a gestão de processos deve incluir a gestão das operações efetuadas em bancos, hospitais, academias, hotéis e empresas de manutenção. Ou seja, tudo pode e deve ser gerenciado pela a gestão de processos. Nessa perspectiva, é de extrema importância que os profissionais de todos os níveis foquem esforços na busca do desenvolvimento e uso de técnicas gerenciais que busquem melhorar os processos desenvolvidos nas empresas de maneira que os clientes procurem produtos e serviços diferenciados. Assim, a temática desta disciplina envolverá métodos, técnicas e metodologias que otimizem os processos das empresas de maneira que ela se torne eficiente e competitiva através de seus produtos e serviços. 9 objetivos » Apresentar os principais conceitos de processo e a sua gestão: entradas, saídas, encadeamento, abrangência e desdobramento. » Analisar os princípios fundamentais e técnicas para projetar e avaliar processos produtivos. » Capacitar o aluno a identificar anomalias operacionais, realizar mapeamento de processos, conhecer e aplicar métodos de solução de problemas. » Tornar o aluno capaz de aplicar conceitos da gestão de qualidadepara gerenciar processos produtivos. 10 11 unidAdE i introdução Ao ConCEito E à gEStão dE ProCESSoS De maneira bem resumida, a gestão de processos dedica-se na atividade de gestão estratégica dos recursos escassos envolvendo recursos humanos, tecnológicos, informacionais e outros, de sua interação e das operações que produzem e entregam bens e serviços, visando atender às necessidades e/ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. É importante ressaltar também que se deve compatibilizar a esse objetivo as necessidades de produtividade e eficiência no uso dos recursos que os objetivos estratégicos da empresa necessitam. Diante dessa perspectiva, nessa unidade vamos realizar uma introdução à temática e ao conceito da gestão de processos, apresentando sua importância para o desenvolvimento das atividades e a competitividade das empresas no mercado. Embora a análise seja realizada no ambiente organizacional, é válido lembrar que os processos devem também serem analisados entre as organizações integrantes da cadeia de suprimentos, fato que será da mesma maneira estudado nesse tópico. Com o passar dos anos, a bibliografia especializada em administração e engenharia de produção se tornou rica e ainda recebe diversas contribuições com as inovações implantadas tanto nas áreas de processos de produção de produtos quanto de serviços. Realizar uma revisão do estado da arte se torna oportuna nos capítulos dessa unidade com o objetivo de sedimentar os conceitos dos processos que serão apresentados e exemplificados nas organizações do mercado. A gestão de processos, em primeiro momento, a análise de suas características e partes importantes constituintes considerando as entradas (inputs), o processo de transformação e as saídas (outputs). O tópico oferece a oportunidade de analisar como uma matéria-prima pode impactar o processo de transformação e o produto final entregue ao cliente no que tangue a custo, qualidade, prazo e competitividade da empresa. Por último, e não menos importante, os processos e operações, de maneira geral, devem ser analisados sob a ótica de sua abrangência considerando os seus diversos níveis de 12 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos planejamento e voltado para as necessidades que os clientes buscam serem atendidas. Embora a redução de custos e o aumento da qualidade sejam alvos da grande maioria das empresas, a missão, visão e valores devem ser contemplados em toda a estratégia dos processos organizações na busca de sua competitividade. Que esse seja o primeiro passo de muitos a serem dados na busca do conhecimento na gestão de processos e que após sua leitura a visão a respeito das empresas, organizações e operações seja melhor compreendido e assimilado. Excelente Leitura à Todos! 13 CAPítulo 1 introdução à temática: conceito de gestão de processos o mercado da indústria 4.0 É impossível começar a nossa conversa a respeito da gestão de processos sem realizar uma análise do mercado atual quanto às tecnologias empregadas para ganho de eficiência no atendimento do cliente. Diariamente, somos expostos a uma quantidade enorme de informações: notícias, dados estatísticos, e-mails de promoções, aplicativos de comunicação e redes sociais são somente alguns exemplos gerados de informações para a rotina de qualquer cidadão. A figura 1 ilustra a quantidade de informação presente nos smartphones de muitos indivíduos. figura 1. Quantidade de informação presente na rotina da sociedade. fonte: <https://farm5.staticflickr.com/4162/34484882616_c501f99f5f_b.jpg . Assim como em nossas vidas, a informação no ambiente corporativo, organizacional e industrial também está presente em alto volume o que torna a gestão das operações e processos dotada de alta complexidade para as equipes responsáveis. Diante desse novo cenário informacional, a indústria atinge um novo patamar e se revoluciona pela quarta vez na história. Assim, surge um conjunto de ferramentas e pilares tecnológicos chamado de Indústria 4.0. https://farm5.staticflickr.com/4162/34484882616_c501f99f5f_b.jpg 14 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos Assim como todos os processos que conhecemos, a indústria passou por diversos graus evolutivos ao longo da história da humanidade. No vídeo “Manufatura Avançada: a indústria 4.0 no Brasil” o Professor Ari Costa apresenta de forma muito breve o conceito de manufatura avançada (indústria 4.0) e como os processos evoluíram até os dias de hoje. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=EqDI35yxszg> A Indústria 4.0 busca agregar diversas áreas de avançado conhecimento tecnológico para a melhoria da eficiência e gestão dos processos produtivos das organizações. Vamos analisar um conceito presente na bibliografia especializada. Para Corrêa (2017) A quarta revolução industrial ou Indústria 4.0 representa a denominação de uma estrutura fabril que envolve diversas tecnologias para automatização de processos, bem como a agilidade e assertividade na troca de informações não somente no ambiente da organização, mas também entre parceiros da cadeia de suprimentos. Como é possível constatar na definição apresentada, a Indústria 4.0 tem por objetivo automatizar processos e agilizar a troca de informações nas diversas etapas de gestão bem como entre as empresas que se propõem a gerar um produto ou serviço para os clientes. Com a alta produção de informações e a concorrência acirrada em atender os clientes no menor tempo possível, as empresas buscam tomar decisões cada vez mais rápidas e assertivas, aumentando a sua competitividade no mercado. Com a globalização e o livre comércio de produtos e serviços ao redor do mundo, reflita de que maneira a Quarta Revolução Industrial pode auxiliar na gestão de processos realizados pelas empresas em suas transações. Pense quais principais processos podem ser melhorados com a tecnologia, não somente dentro da empresa, mas também em toda a cadeia de suprimentos. Pilares tecnológicos da indústria 4.0 Para alcançar esse objetivo, a indústria com o modelo 4.0, ou dotada da revolução mais atualizada no ambiente industrial, deve conter os seguintes pilares tecnológicos em sua estrutura de gestão (Figura 2). 15 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I figura 2. Pilares tecnológicos presentes na Indústria 4.0. fonte: elaborada pelo autor, 2018. Todos os pilares tecnológicos da Indústria 4.0 tem por objetivo garantir a segurança, velocidade e informação correta para que a tomada de decisão seja realizada com foco no que o cliente realmente necessita. A gestão de processos amparada por cada um desses pilares torna-se mais eficiente e eficaz quando bem operado pelas equipes das empresas. Um processo, por ser responsável pela geração do produto ou serviço, detém em suas atividades a geração de valor que é percebido pelo cliente. Nesse sentido, o processo necessita ser gerenciado por meio da tecnologia que vai auxiliar na sua melhoria operacional. Por exemplo, um processo dotado de robôs autônomos possui menor probabilidade de gerar erros na produção de um produto. Outro exemplo, é o planejamento realizado com o auxílio da simulação, que oferece a oportunidade de a empresa testar, antecipadamente, diversos processos produtivos mesmo antes de serem instalados fisicamente. Os processos por serem dotados de tamanha importância para as organizações, devem a todo custo serem automatizados ou dotados de tecnologia para a sua gestão? Somente o emprego da Indústria 4.0 com suas tecnologias é suficiente para a garantia da competitividade das empresas? Qual a sua opinião a respeito dessa temática? É importante ressaltar, no entanto, que toda a tecnologia empregada, deve ser muito bem estudada e analisada antes de serem adotadas, pois como é costumeiro dizer: a tecnologia por si só não garante eficiência na gestão de processos, mas a forma de como implantar e conduzir essas tecnologiasalinhadas às estratégias da empresa é que vão gerar os benefícios esperados. 16 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos Atualmente, qualquer processo que gere um produto ou serviço no mercado deve ter suas atividades e resultados gerenciados pela tecnologia e o conceito de Indústria 4.0 se faz presente no leque de opções para auxiliar as empresas na busca da gestão otimizada. Um processo que possui seus resultados apurados e armazenados com a computação em nuvem oferece mais segurança aos gestores que necessitam de informação para a tomada de decisão, conforme mostra a figura 3. figura 3. Computação em nuvem em processos produtivos. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2017/09/11/09/53/industry-2738423_960_720.jpg>. Um dos benefícios gerados para a gestão de processos da computação em nuvem é a possibilidade de o gestor gerenciar toda uma produção a distância, podendo até realizar mudanças no tipo de produto a ser produzido para atender a uma demanda urgente do cliente. A figura 3 mostrou a integração do gestor com o processo através da computação em nuvem. Como é possível perceber, caro aluno, a gestão de processos no mercado atual é algo complexo e de extrema importância para a competitividade da empresa no atendimento dos clientes, pois eles estão mais exigentes e necessitam de opções diversificadas para obter um produto ou serviço. A Indústria 4.0 oferece a possibilidade de os profissionais se anteciparem aos gostos dos clientes, alterar a demanda de atendimento conforme leis que são aprovadas de última hora e a diversificar os produtos oferecidos. Agora que já conhecemos a realidade do mercado atual e a importância da Indústria 4.0 para os processos das empresas, convido você, aluno, a assistir o vídeo do grupo de pesquisas SASI da Universidade de São Paulo. Nesse vídeo é apresentado o conceito da Indústria 4.0 e como ela pode ajudar nos processos das empresas. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=WAZ54__Xi0o>. https://cdn.pixabay.com/photo/2017/09/11/09/53/industry-2738423_960_720.jpg https://www.youtube.com/watch?v=WAZ54__Xi0o 17 CAPítulo 2 o conceito do processo e exemplos o conceito de processo Para que seja relevante o aprendizado com relação à gestão de processos é necessário que você, caro aluno, tenha uma visão sistêmica das empresas. Nessa perspectiva, um processo empresarial fornece informações e contempla uma imagem relevante de como as empresas efetivamente funcionam. Se olhássemos somente os departamentos típicos nas organizações constataremos que cada um deles têm seu próprio conjunto de objetivos, um conjunto de recursos com capacidades para alcançar esses objetivos, e gerentes e funcionários responsáveis pelo desempenho. Complementando essa ideia, alguns processos, como o faturamento, podem ser tão específicos que estão contidos inteiramente dentro de um departamento único, como contabilidade (figura 4). figura 4. exemplo de um processo presente no setor de contabilidade. •Conferência data •Assinatura recebido •Conferência data •Assinatura recebido Recepção Fatura •Comparação de valores praticados versus orçados •Anotação ressalvas •Autorização pagamento •Comparação de valores praticados versus orçados •Anotação ressalvas •Autorização pagamento Análise Valores •Aplicação data de pagamento •Efetivação pagamento •Emissão comprovante •Aplicação data de pagamento •Efetivação pagamento •Emissão comprovante Pagamento fonte: elaborada pelo autor, 2018. Já no conceito de um processo, no entanto, pode ser muito mais amplo. Um processo pode ter seu próprio conjunto de objetivos, envolvem um fluxo de trabalho que atravessa os limites departamentais e requer recursos de vários departamentos. Além disso, é possível constatar que um processo amplo possui processos menores que contemplam atividades específicas para entrega do produto ou serviço, conforme mostrado na figura 5. 18 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos figura 5. Processo típico. Processo de Transformação Processo A Processo B Processo C fonte: elaborada pelo autor, 2018. Mas afinal de contas, o que vem a ser um processo? Vamos conhecer um conceito dentro da literatura de gestão amparado por Nigel Slack, um grande teórico da administração da produção. Para Slack (2002), Processo, ou simplesmente função produção, na organização, representa a reunião de recursos destinados à produção de seus bens e serviços. Qualquer organização possui um ou vários processos porque produz algum tipo de bem e/ou serviço. Entretanto, nem todos os tipos de organização, necessariamente, denominam o processo como função produção por este nome. É possível constatar que o processo é um conjunto de atividades e recursos que se relacionam entre si para a geração de produtos e serviços ao mercado consumidor. Vale destacar também que um processo de uma determinada empresa pode se relacionar com outros processos de outras empresas na cadeia de suprimentos. Como já conhecemos o conceito de processo, vamos assistir o vídeo do link abaixo sobre o processo ao longo de uma cadeia de suprimentos. O vídeo está em inglês, mas possui legendas. Gostaria que você se atentasse para os diversos processos presentes para que um produto, no caso uma garrafa de água, seja concebido e distribuído ao longo da cadeia de suprimentos. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=E1viFYWocGU>. A chave para o sucesso, em muitas organizações, é uma compreensão aguda de como seus processos funcionam, uma vez que uma organização é tão eficaz quanto seus processos. Portanto, o gerenciamento de operações é relevante e importante para todos os profissionais que atuam em processos, independentemente de tamanho, porque todos os departamentos têm processos que devem ser geridos efetivamente para obter uma vantagem competitiva. https://www.youtube.com/watch?v=E1viFYWocGU 19 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I Exemplos de processo Dentro de uma cadeia de suprimentos, muitas empresas envolvem seus fornecedores de matéria-prima em seus processos para que a qualidade do produto gerado obtenha a qualidade que o cliente espera. Um exemplo típico é de uma grande empresa produtora de salgadinhos e batatas industrializados. Com o objetivo de obter a textura, sabor e preço almejado pelo cliente a empresa promove mensalmente aos seus fornecedores de batata treinamentos para a melhoria dos processos de cultivo. figura 6. Processo de plantio e cultivo de batatas. fonte: <https://visualhunt.com/photos/l/7/your-france-man.jpg>. Para que a estratégia da empresa fabricante de batata frita industrial fosse seguida, ela promoveu cursos e orientações do cultivo correto das batatas de seus fornecedores. Dessa maneira, conseguiu receber batatas com a qualidade, custos e prazos corretos para garantir o produto adequado para o consumidor final. É interessante notar que as empresas não estão simplesmente preocupadas com a correta gestão de seus processos internos, mas também de seus parceiros para que todos obtenham os lucros e ganhos advindos do mercado que está cada vez mais competitivo. A gestão de um processo, assim como vimos em nosso primeiro tópico, é beneficiada quando se utiliza a tecnologia de informação presente na Indústria 4.0 para melhorar seu nível de serviço ao cliente. Muitas empresas de serviços lançam mão de pesquisas junto aos clientes durante o uso de seus produtos com o objetivo de oferecer maior valor agregado. Um exemplo típico é o do mercado de hotéis que disponibilizam aplicativos de avaliação, busca e disponibilização de dados para os clientes durante a sua estada. https://visualhunt.com/photos/l/7/your-france-man.jpg 20 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos figura 7. aplicativo de pesquisa para acompanhamento do processo de estada do cliente. fonte: <https://farm1.staticflickr.com/651/32505017105_3fe88d642a_c.jpg>. É possível constatar quea gestão de um processo de um serviço prestado ao cliente torna-se, em muitos casos, complexo de ser administrado, pois o produto/serviço está sendo consumido no mesmo momento em que está sendo produzido e, dessa maneira, quando gerenciado através de um aplicativo fica mais eficaz agradar os gostos dos clientes. Nesse processo, o cliente é o principal Input no processo para que ele mesmo seja abastecido com informações relevantes para a tomada de decisão dos gestores de processo da empresa. Os processos para a geração de serviços de uma sociedade tais como de saúde, educação e segurança pública são eficientes de uma maneira geral? Seria possível obter melhorias com a implantação de tecnologias para a gestão desses processos de serviços? Gostaria que você pensasse na construção de um processo que poderia melhorar o nível de serviço prestado à população em uma dessas três instâncias citadas. A gestão de processos, tanto na produção de produtos como na de serviços, deve ser praticada, tanto na busca da eficiência no uso de recursos utilizados como na geração de valor agregado para o cliente. Diariamente, os clientes recebem em seus smartphones ofertas de produtos e serviços a serem consumidos no mercado o que potencializa a probabilidade de consumo junto as empresas. É necessário, no entanto, que as empresas gerenciem seus processos de maneira que os custos, prazos e qualidade praticados sejam adequados ao que o cliente precisa e diferenciados de seus concorrentes. https://farm1.staticflickr.com/651/32505017105_3fe88d642a_c.jpg 21 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I Um processo deve ser gerenciado paulatinamente contendo metas e atividades claras para todos os envolvidos. Como vimos, uma empresa, para se tornar diferenciada no mercado, deve buscar melhorias não somente em seu ambiente interno, mas também nos processos de parceiros. Acompanhar o processo da prestação de serviços em tempo real é importante para entender os gostos dos clientes e saber se o processo está adequado com suas necessidades. Finalmente, é importante ressaltar que o corpo de colaboradores, principalmente na área de serviços, deve ser levado em consideração com relação ao treinamento adequado para contato com os clientes que estão recebendo o serviço. De nada adianta a implantação de tecnologias nos processos se os colaboradores não estão engajados no uso e estratégia da empresa para atendimento do cliente. Como dissemos em tópico passado: a tecnologia por si só não se basta para se atingir os objetivos da organização. Vamos conhecer agora as características e principais elementos de um processo. 22 CAPítulo 3 Características e partes dos processos: inputs, transformação e outputs o processo e seus elementos Agora que já conhecemos o conceito de processo e foram apresentados alguns exemplos, vamos explorar um pouco mais seus elementos e características. Essa análise se torna importante para conhecermos esquemas teóricos que via de regra representam muito bem a grande maioria dos processos presentes nas empresas, principalmente nas fábricas. A figura 8 possui um esquema que representa todas as partes importantes de um processo bem como sua inter-relação no ambiente interno e externo da empresa. figura 8. Processos e seus elementos. Entradas ou Inputs • Trabalhadores • Gerentes • Equipamentos • Máquinas • Energia • Matéria Prima • Mão de Obra • Clientes, Pacientes ou consumidores de serviços. Clientes Internos e Externos Informações de Desempenho Processos de Transformação 1 2 3 4 5 Saídas ou Outputs • Produtos • Serviços • Clientes satisfeitos • Pacientes Curados. fonte: adaptada de Krajewski, ritzman e malhotra, 2012. Conforme podemos constatar na figura 9, os processos se iniciam com as entradas (Inputs) que adentram o processo de transformação e podem ser representadas pelas matérias-primas que sofrerão alterações para agregarem valor ou se transformarem em produto, pelos trabalhadores e gerentes que vão operar e gerenciar o processo de transformação e as máquinas e equipamentos que serão utilizados para transformar a matéria-prima em produtos. 23 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I Diante da figura 8, pense em um produto qualquer de seu uso diário, tal como uma caneta, copo de vidro ou mesmo o seu smartphone. Quais seriam as entradas desse produto? Quais seriam as etapas de transformação? Se tiver dificuldades, pesquise na internet e conheça seu processo produtivo para que você sedimente melhor a ideia de processo em seu conhecimento. A figura 9 abaixo contém a imagem de um exemplo de entrada no processo representada pelo minério de ferro que será transformado em aço. figura 9. minério de ferro como exemplo de entrada no processo da produção do aço. fonte: <https://farm9.staticflickr.com/8508/8427293837_b92590bb7f_c.jpg>. Em serviços temos o próprio cliente entrando no processo em busca de um processo que resolva um problema ou melhore sua situação, tal como os serviços médicos em que o paciente entra no processo, recebe tratamento e sai curado do hospital, conforme mostra a figura 10. figura 10. Paciente como entrada no processo de serviço. fonte: <https://farm5.staticflickr.com/4210/34959811244_9fee78ed88_c.jpg>. 24 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos O processo de transformação é representado por todas as etapas que vão produzir o produto ou serviço, desde o seu início até a entrega para o cliente, que estão representadas na figura 8 pelos círculos numerados de 1 até 5, nesse caso. Pode-se perceber que as setas presentes entre os círculos representam o fluxo de produtos semiacabados e matérias- primas que fluem ao longo dos processos. Em cada um desses processos (círculos) podemos ter diversos recursos empregados tais como máquinas, equipamentos, energia elétrica, trabalhadores e ferramentas que estão dedicados em realizar as tarefas correlatas para geração do produto para o processo seguinte, conforme mostra a figura 11. figura 11. Processos sequenciados para a geração do produto final. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2017/08/15/13/25/aluminium-2643883_960_720.jpg>. As saídas (outputs) são representadas pelos resultados e objetivos de uma empresa e do processo de fabricação, ou seja, produtos e serviços em que a organização se propõe a produzir para o mercado. É válido chamar atenção para o fato de que um produto semiacabado de uma empresa, pode ser um produto final para um fornecedor que o produz. A figura 12 mostra um exemplo de saída de um processo representado por veículos armazenados prontos para serem vendidos. https://cdn.pixabay.com/photo/2017/08/15/13/25/aluminium-2643883_960_720.jpg 25 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I figura 12. veículos aguardando para serem comercializados como produtos finais. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2013/11/20/18/51/autos-214033_960_720.jpg>. O mesmo se aplica à área de serviços, em que um serviço gerado por um fornecedor pode ser matéria-prima de um produto final de outra empresa. Na prestação de serviços, por exemplo, de um tratamento médico, é possível ter pacientes que foram tratados, diagnosticados e que saem do processo curados. O mesma lógica serve para um cliente que vai ao cinema em busca de entretenimento e sai do processo satisfeito com o serviço. Os clientes de um processo podem ser classificados como internos ou externos. Os clientes internos são representados pelos diferentes departamentos e áreas que recebem produtos e serviços das demais áreas. Por exemplo, a área de distribuição física de uma empresa pode ser encarada como um cliente interno da área de produção, pois necessita receber os produtos acabados e embalados para que realize as entregas aos clientes finais. Nessa perspectiva, todos os departamentos são considerados clientes de processos predecessores em uma organização para que o objetivo de entregado produto final seja concretizado. Já os clientes externos são representados não somente pelos consumidores finais do produto, mas também por todas as empresas que estão distribuídas ao longo da cadeia de suprimentos. Por exemplo, uma empresa de plantio de soja é considerada um cliente de uma empresa de fertilizantes que fornece seu produto, conforme mostra a figura 13. https://cdn.pixabay.com/photo/2013/11/20/18/51/autos-214033_960_720.jpg 26 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos figura 13. empresa fornecedora de fertilizante. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2017/05/06/20/04/field-2290743_960_720.jpg>. o controle do processo e seus elementos Todos os processos possuem como base de toda a gestão e tomada de decisão das empresas as informações do desempenho realizado ao longo do tempo. Essas informações servem de diretrizes para que a empresa possa modificar ou manter seu processo alinhado com os objetivos e busca dos clientes. Além disso, tais informações podem ser representadas pela quantidade de itens produzidos, índice de reclamações referente a um serviço prestado, volume de entregas realizadas no prazo, o custo por unidade fabricada, valores de faturamento mensal, representatividade percentual de mercado, informações de concorrentes, produtos similares e muitas outras informações geradas. Agora que já conhecemos mais dos processos e seus elementos, convido você a assistir ao vídeo sobre o processo produtivo da celulose. Observe as entradas, processos de transformação e as saídas geradas em todas as etapas. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=zlsN_Sw5oyM> É válido destacar, também, que um processo interage com o seu ambiente externo no qual está inserido. Ou seja, a gestão de um processo eficiente deve levar em consideração as modificações políticas e econômicas da sociedade bem como as comunidades que interagem com as unidades fabris da organização. O ambiente externo também inclui comunidades e o meio ambiente natural onde a empresa atua para que a produção seja sustentável e socialmente correta com relação às suas atividades. Todas as atividades de um processo geram impactos positivos e negativos para o ambiente externo no qual se está inserido e é responsabilidade da empresa que essas operações sejam cuidadosamente analisadas. https://cdn.pixabay.com/photo/2017/05/06/20/04/field-2290743_960_720.jpg https://www.youtube.com/watch?v=zlsN_Sw5oyM 27 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I Análise de processos e operações Nesse tópico do material vamos analisar com um pouco mais de profundidade os processos quanto à produção de produtos e serviços. Com o aumento da competitividade de mercado muitas empresas que eram somente voltadas para a gestão de um processo de produção de um produto físico, agora estão agregando valor aos seus clientes com a prestação de serviços com o objetivo de se diferenciarem da concorrência, como é o caso de empresas fabricantes de impressoras e multifuncionais. figura 14. empresa fabricante de impressora também fornece o serviço de manutenção das máquinas. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2017/03/27/13/33/printer-2178754_960_720.jpg>. Atualmente, as empresas que necessitam adquirir uma impressora para emitir seus documentos não adquirem mais a máquina junto aos fornecedores fabricantes, mas sim os serviços de impressão através de contratos. Dessa maneira, em caso de qualquer problema com o equipamento, a empresa fornecedora realiza a manutenção constantemente nas máquinas, reduzindo o índice de quebras e aumentando o nível de serviço prestado aos clientes. Esse misto de fornecimento entre produtos e serviços vem ganhando muito espaço no mercado, pois além de aumentar a satisfação do cliente, otimiza os recursos das empresas fornecedoras. Sabermos que não somente as grandes empresas estão se dedicando em tornar seu produto disponível no mercado com qualidade, mas também oferecer serviços agregados para os clientes. Quais seriam os outros produtos dotados dessa possibilidade em agregar o serviço como diferencial para o cliente e aumento da competitividade da empresa? Será que essa modalidade poderia ser aplicada ao fornecimento de equipamentos hospitalares, por exemplo? Algumas empresas possuem processos que “produzem somente produtos físicos e outras, apenas serviços, mas a maioria produz um composto dos dois” (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 41). A figura 15 apresenta um esquema onde é possível perceber empresas quanto ao grau do processo para a geração de produto ou serviço. https://cdn.pixabay.com/photo/2017/03/27/13/33/printer-2178754_960_720.jpg 28 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos figura 15. análise do processo quanto ao grau para a geração de produto ou serviço. fonte: adaptada de slack, Chambers e johnston, 2002. Como podemos constatar, existem empresas que estão dedicadas em gerar produtos físicos puros, como é o caso da produtora de combustíveis, e empresas dedicadas em fornecer serviços, como as de terapia e Coaching. Na região central da imagem, temos as lanchonetes e restaurantes que atuam de forma mista, fornecendo produtos físicos (alimentos e bebidas) e serviços (atendimento ao cliente). Analisando o processo de produção de um produto físico, é importante chamar atenção para o fato de que um possui características de tangibilidade, pode ser estocado e transportado, a produção acontece antes do consumo e longe do contato do cliente, além de oferecer a oportunidade de se perceber facilmente a qualidade por meio da mensuração de seus atributos. Já o processo de produção de um serviço possui características distintas do produto físico. Os serviços são intangíveis, não podem ser estocados ou transportados, a produção e o consumo são simultâneos e o contato com o cliente é alto para a prestação do serviço. A qualidade também é muito diferente quando o julgamento depende da percepção do cliente quanto ao seu gosto e costume. Em ambas as situações o processo deve ser gerenciado de maneira a estar alinhado com o que o cliente necessita, exigindo da empresa posturas flexíveis de produção e atendimento. No processo de produção de um bem físico, embora a padronização ofereça qualidade ao produto final, existe também a exigência do cliente quanto à flexibilidade e variedade de opções de produtos procurados, o que exige maiores mudanças no processo produtivo das empresas e demandam custos. 29 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I O processo produtivo de serviços possui a complexidade ligada ao treinamento da equipe de profissionais que vão ter o contato direto com o cliente que procura a empresa. Nessa perspectiva, é muito importante o treinamento das equipes quanto à cordialidade e, principalmente, à presteza no fornecimento do serviço, pois a empresa será avaliada nesse processo. O mapeamento de processos é uma prática importante na análise dos processos das organizações. O artigo a seguir mostra um estudo realizado em uma prestadora de serviços de seguros, demonstrando a importância da gestão de processos em serviços. Link: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_855_17627. pdf>. Como dissemos no início desse tópico, os produtos e serviços estão se fundindo, pois as empresas estão buscando se diferenciar e agregar valor para os clientes. Cada vez mais, a distinção entre serviços e produtos é ao mesmo tempo difícil e não particularmente útil (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002, p. 42). As tecnologias presentes na Indústria 4.0 estão alterando a intangibilidade dos serviços gerados para o mercado. Muitos varejistas utilizam a internet cada vez mais com o objetivo de “transportar” seus serviços para as casas dos clientes com atendimento diferenciado. figura 16. serviço prestado por varejista via internet. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2017/03/13/17/26/ecommerce-2140604_960_720.jpg>. O mesmo se aplica aos produtosde software vendidos sob a forma de uma mídia física (CD) que são classificados como produto físico e oferecem o mesmo software na internet como opção para baixar e obter serviços diferenciados. Empresas fornecedoras http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_855_17627.pdf http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_855_17627.pdf 30 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos de ERPs (Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais, em português) além de fornecerem os softwares realizam todo o treinamento e dão suporte mesmo após a implantação dos sistemas nos processos e operações das empresas. Agora que já sabemos um pouco mais sobre a análise dos processos quanto aos seus produtos e serviços, vamos estudar os níveis apresentados dentro das empresas. Vamos lá! níveis dos processos A gestão de processos envolve níveis de tomada de decisão que visam auxiliar as estratégias das empresas no atendimento do que o cliente necessita. A estratégia das organizações, além de conter a visão, missão e os valores que direcionam as ações, possui objetivos para obter crescimento no mercado, ter lucro, prover dividendos para os acionistas, contribuir com a comunidade, fornecer produtos e serviços de qualidade, progredir tecnologicamente, prover o bem-estar dos empregados, ganhar prestígio, desenvolver a organização e satisfazer as necessidades dos consumidores (MOREIRA, 2015, p. 6). A gestão de processos preocupa-se com o planejamento, a organização, a direção e o controle das operações que geram produtos e serviços, de maneira a se harmonizarem com os objetivos da organização, conforme apresenta o diagrama de fluxo da figura 17. 31 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I figura 17. análise do processo quanto ao grau para a geração de produto ou serviço. •Transformar planejamento em ações •Designar tarelas e responsabilidades •Avaliação de desempenho •Aplicação de medidas corretivas •Processo de organização de recursos •Organização de pessoas, matéria prima, equipamentos e capital •Linhas de ação •Base para atividades •Momentos para as ações ocorrer Planejamento Organização DireçãoControle fonte: adaptada de moreira, 2015. De acordo com o diagrama de fluxo da figura 18, a tomada de decisão na gestão de processos se inicia no planejamento, dando bases para todas as atividades gerenciais futuras ao estabelecer linhas de ação que devem ser seguidas para alcançar os objetivos estabelecidos, bem como estipula o momento em que essas ações devem ocorrer. O planejamento deve ocorrer de maneira que os objetivos estipulados sejam factíveis de serem alcançados. Muitos profissionais e especialistas da área de gestão afirmam que no Brasil o planejamento não é realizado e quando feito é mal estruturado e executado. Nessa perspectiva, convido você a refletir. É possível planejar melhor os processos em nossas empresas e mesmo na área pública com o objetivo de obter níveis de serviços melhores e produtos de qualidade. O que você acha? A organização envolve a atividade de combinação dos recursos que serão utilizados para a geração dos produtos e serviços para o mercado tais como mão de obra, máquinas, instalações, equipamentos e matérias-primas a serem consumidas. Os recursos são essenciais para a realização das atividades planejadas, no entanto, devem ser organizados de forma coerente para uma melhor eficiência. A direção estará focada em transformar os planos estruturados pela alta gestão em ações que auxiliem o alcance dos objetivos. Em outras palavras, é o processo de 32 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos transformar planos que estão no papel em atividades concretas, designando tarefas e responsabilidades específicas às equipes, motivando-as e coordenando esforços. Por último, e não menos importante, temos o controle que busca realizar a avaliação do desempenho planejado para a operacionalização do processo. Estuda o desenvolvimento das atividades realizadas pelos empregados dos setores específicos da organização e atua sugerindo correções para o alcance dos objetivos em caso de problemas. O planejamento e as tomadas de decisões podem ser classificados, basicamente, em três grandes níveis, como podemos constatar na figura 18. figura 18. níveis de tomada de decisão na gestão de processos. fonte: adaptada de moreira, 2015. De maneira resumida, os planos e decisões realizados no nível estratégico possuem escopo mais amplo, envolvendo políticas corporativas, escolha de linhas de produtos, localização de novas fábricas, centros de distribuição ao longo da malha logística, unidades de atendimento, projeto de processos e aquisição de novas tecnologias. Nesse nível, o processo decisório demanda maior tempo para ser concretizado e o risco para o negócio é maior. No nível tático, o escopo é menos abrangente e as atividades objetivam a alocação dos recursos para realização da produção do produto ou serviço. Nas unidades fabris, o planejamento tático ocorre em nível de fábrica, envolvendo médio prazo e moderado grau de risco. 33 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I O nível inferior da pirâmide é constituído pelo nível operacional que desenvolve tomadas de decisões nas operações produtivas, contendo curtos prazos de tempo para serem concretizadas. São executadas e gerenciadas tarefas rotineiras como a alocação de demanda para as áreas e a própria programação diária de produção e a gestão dos estoques. Para aprofundar mais o conhecimento a respeito dos níveis de tomada de decisão em processos, convido-lhe a assistir ao vídeo do professor José Antônio Rosa, onde é explicado o planejamento estratégico das empresas. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=KJb2QVEsuKc>. Os planos e decisões dos níveis mais altos da organização com relação aos processos são passados para os níveis mais baixos e ambos devem conter os mesmos objetivos para que o atendimento do cliente com a comercialização de produtos e serviços gerados sejam de qualidade e eficientes. O controle do processo aliado aos objetivos estabelecidos auxilia a organização a atingir os objetivos e a se manter competitiva no mercado. Nesse sentido, os níveis de tomada de decisão em processos são importantes para a organização. Vamos conhecer agora a abrangência na gestão de processos produtivos de maneira que a análise considere não somente o ambiente interno da organização, mas todas as empresas parceiras do ambiente externo ao longo da cadeia de suprimentos. Abrangências dos processos Como já comentamos superficialmente em capítulos anteriores, a gestão de processos não se limita somente ao ambiente interno da organização, ela também presente em operações que são consideradas estratégicas para a empresa atender o mercado e seus clientes. Hoje, encontram-se no mercado não somente empresas competindo entre si, mas redes de empresas, ou mesmo, cadeias de suprimentos concorrentes que estão alinhadas para um objetivo comum: atender o cliente. Ao longo das cadeias de suprimentos, são realizadas atividades que visam entregar um pacote de valor para o cliente final que vai pagar por um produto ou serviço, conforme mostra a figura 19. https://www.youtube.com/watch?v=KJb2QVEsuKc 34 UNIDADE I │ INtroDUção Ao CoNCEIto E à GEstão DE ProCEssos figura 19. Cadeia de suprimentos e seus processos abrangentes fonte: adaptada de Corrêa e Corrêa, 2017. Na figura 19 é mostrado, através dos quadrados ondulados, os diversos processos ao longo de uma cadeia de suprimentos interligada pelas setas indicando a construção dos produtos em cada etapa, partindo da matéria-prima, passando pela produção e distribuição até a chegada no mercado consumidor. Como exemplo, analisando essas diversas fases, verificamos, da esquerda para a direita, os processos de aquisição de matéria-prima, onde são realizadas operações que visam extrair da natureza osinsumos necessários para a produção dos produtos finais. Esse tipo de atividade envolve pessoal capacitado para que os impactos ambientais sejam reduzidos e a empresa torne-se sustentável, agregando valor para o cliente final. Convém ressaltar que essas atividades devem ocorrer para que seja gerado um pacote de valor para o cliente de maneira a atender ou superar suas expectativas. Desse vasto conteúdo de atividades, em grande parte definidas em termos de engenharia e projeto de processos, qualquer empresa presente na rede necessita, em algum momento, decidir estrategicamente quais dessas atividades irá executar com recursos próprios e quais irá terceirizar. Em diversas estratégias empresariais, a terceirização acaba sendo a mais optada e praticada entre as empresas. Muitas empresas detentoras de grandes marcas, tais como de vestuários e acessórios esportivos, acabam por terceirizar todas as operações de produção, montagem, logística e distribuição para dar foco no que realmente está no seu foco de atuação (core business). Nessa perspectiva, a empresa foca no desenvolvimento, processo criativo e inovação de seus produtos e toda a parte operacional fica a cargo de produções e prestadoras de serviços terceirizadas. 35 Introdução ao ConCeIto e à Gestão de ProCessos │ unIdade I A abrangência dos processos produtivos relaciona o que a empresa vai realizar internamente de suas operações para atender o cliente e o que ela vai terceirizar na cadeia de suprimentos. Com o objetivo de sedimentar ainda mais o aprendizado a respeito desse conceito, assista a este vídeo da logística da Nike, onde toda a operação é realizada por um operador logístico. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=6WFgBC07kqs>. A abrangência dos processos ao longo da cadeia de suprimentos, onde circulam predominantemente materiais com existência física, é grande. As empresas de serviços também devem gerenciar redes de fornecimento que podem ser tão ou mais complexas que as redes de operações que produzem produtos. A figura 20 ilustra o fluxo de processos em uma cadeia de suprimentos de serviços hospitalares. figura 20. Cadeia de suprimentos de serviços. fonte: adaptada de Corrêa e Corrêa, 2017. Conforme podemos constatar na figura 20 existem fluxos de serviços prestados dos fornecedores para os clientes. Nesse caso, temos o fabricante do equipamento que fornece serviços para a locadora, essa, por sua vez, presta serviços para o hospital que por sua vez, atende os clientes durante os procedimentos médicos. É válido ressaltar que todos esses fluxos de serviços obtêm remuneração através do fluxo de pagamento exercido no final da cadeia pelos clientes. A abrangência na gestão de processos possui importância relevante, uma vez que eles não se limitam aos ambientes empresariais. Ao longo dessa unidade vimos muitos exemplos em que a competitividade de uma empresa depende de uma rede de suprimentos inteira onde todos devem operar alinhados com o que o cliente necessita para atender os seus requisitos. https://www.youtube.com/watch?v=6WFgBC07kqs 36 unidAdE ii quAlidAdE APliCAdA nA gEStão dE ProCESSoS Não é difícil constatar que todo o processo produtivo deve conter qualidade para atender o cliente. Eliminar os desperdícios e atividades que não agregam valor é uma ação que deve fazer parte da rotina dos profissionais que gerenciam processos, tornando assim a empresa mais competitiva e diferenciada no mercado. Será que todos os processos de minha empresa estão dotados da qualidade almejada pelos meus clientes? Diante dessa reflexão, caro aluno, iniciamos a Unidade II de nosso material da disciplina Gestão de Processos. Muito discutimos sobre os conceitos dos processos, as características de produtos e serviços, as tecnologias agregadas nas operações e agora precisamos atrelar o assunto “qualidade na gestão de processos”. Nessa perspectiva, vamos conhecer os conceitos de gestão da qualidade que são aplicados a gestão de processos e como essa importante ciência ajuda os gestores e equipes a alcançarem os objetivos estipulados, além de orientar a tomada de decisão de forma que atenda aos requisitos dos clientes. Os conceitos abordados nesta unidade serão os mais consagrados, ditados pelos principais gurus da qualidade, bem como a sua evolução ao longo da história da indústria. Um dos objetivos é abordar o assunto da qualidade ligada à gestão dos processos de produtos e serviços. Inicialmente, vamos realizar uma introdução à temática gestão da qualidade em processos e justificar a sua importância através de reflexões práticas que estão presentes no mercado consumidor. Apesar de o surgimento da qualidade ter ocorrido no século passado, no Oriente, suas ferramentas e recomendações são válidas e replicáveis até os dias atuais nas empresas. Como dissemos, vamos conhecer com um pouco mais de detalhes os conceitos da qualidade e relacionar esses temas aos processos. Vamos discutir também sobre uma das 37 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii maiores dificuldades em quantificar a qualidade em processos de serviços, pois muito dessa qualidade está ligada à percepção do cliente que utiliza o serviço da empresa. Vamos abordar de uma maneira prática os sistemas e procedimentos para a qualidade dos processos existentes nas organizações nacionais e internacionais de padrões. Além dos programas de qualidade já bastante disseminados no mercado, vamos conversar um pouco sobre a gestão ambiental dos processos quanto a sua padronização na ISO 14000. Espero que o estudo desta aula seja produtivo e de qualidade para que você possa explorar ainda mais a gestão da qualidade nos sistemas de produção! 38 CAPítulo 1 introdução à temática: gestão da qualidade em processos A qualidade no contexto atual de mercado A geração de bens e serviços deve ser amparada por padrões e modelos que definem o que é adequado para atendimento dos clientes. Para que esses padrões estejam ligados aos produtos e aos processos de produção, a qualidade tem papel fundamental e participa dessas operações desde os primórdios. A indústria automobilística contou com muito avanço da qualidade para geração de seus primeiros veículos, como mostra a figura 21. figura 21. o automóvel foi um dos primeiros produtos a empregar a qualidade em seus processos de produção. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2012/10/10/04/46/oldtimer-60521_960_720.jpg>. A gestão da qualidade possui importância extremamente elevada nos processos produtivos e conta com a tecnologia e instrumentos de metrologia para que os padrões estejam de acordo com o exigido pelo cliente e o mercado. Um dos instrumentos bastante utilizados na gestão de padrões de produtos pode ser visto na figura 22, o micrômetro. https://cdn.pixabay.com/photo/2012/10/10/04/46/oldtimer-60521_960_720.jpg 39 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii figura 22. micrômetro – instrumento de metrologia para medição de padrões de qualidade. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2013/03/01/19/23/gauge-88268_960_720.jpg>. Desde a Revolução Industrial, quando Taylor já realizava suas experiências com o estudo das atividades dos trabalhadores medindo a eficiência do trabalho, a qualidade ganhou muito espaço na gestão das empresas e hoje não existem processos que estejam isentos de terem qualidade. O casal Gilbreth também colaborou muito para que a qualidade dos processos fosse levada a cabo nas organizações através de tempos, movimentos e desperdícios operacionais presentes na construção civil. Após os estudos realizados pelo casal, o tempo passou e chegamos ao Japão do pós-guerra que estava totalmente devastado após ser impactado por duas bombas nucleares, fato que arruinou toda a indústria japonesa. No entanto, embora tenha passado por momentos difíceis, o Japão se reinventou com a colaboração de consultores americanos dos quais, quem recebeu maior destaque foi o Doutor Edward Deming, que após ter as suastentativas de implementação de padrões de qualidade nos Estados Unidos frustradas, viajou para o Oriente onde realizou uma verdadeira revolução na qualidade e excelência de processos. Deming aliou os padrões e ferramentas da qualidade com a disciplina e necessidade japonesa em se tornar referência na indústria mundial, o que tornou seus estudos e experiências conhecidos mundialmente e até hoje servem de modelos de excelência para todos os ramos da indústria de produtos e serviços. A década de 1980 foi marcada por rápidas tentativas de mudança no conceito sobre qualidade nos EUA, principalmente para imitar os resultados obtidos pelos japoneses que estavam aplicando as teorias do Dr. Deming e da Qualidade Total, Controle Estatístico de Processo, Just in Time, Kaizen etc. Assim, após avanços nos modelos de gestão, surgem frentes como a ISO, o Programa Nacional de Qualidade e as ferramentas Seis Sigma. As culturas e metodologias enxutas https://cdn.pixabay.com/photo/2013/03/01/19/23/gauge-88268_960_720.jpg 40 UNIDADE II │ QUAlIDADE AplIcADA NA GEstão DE procEssos de produção são largamente utilizadas nas empresas e se tornam requisitos básicos de padrões de qualidade para atendimento das exigências dos clientes. Atualmente, embora a qualidade e suas ferramentas estejam largamente divulgadas e espalhadas no mercado, ainda existe uma lacuna muito grande na busca da excelência de processos de produção e atendimento dos clientes. O que se observa é que nem sempre o planejamento realizado pela empresa é de fato implementado nas operações das organizações o que torna o nível de serviço prestado ainda insuficiente para a competitividade. De acordo com o nível de serviço prestado pela grande maioria das empresas, você acredita que ainda existam pontos a serem melhorados? Pense em alguma situação já vivenciada durante a aquisição de um produto ou serviço. Ainda existem pontos a melhorar nos processos para que a qualidade seja alcançada? Vamos conhecer algumas empresas que se tornaram referências na gestão da qualidade. referências na qualidade ao longo da história Devido à necessidade de se reconhecer que a qualidade precisa ser um esforço da empresa como um todo, foi desenvolvido no final da década de 1980, nos EUA, o prêmio Malcolm Baldrige, um conjunto abrangente de orientações que depois de implementadas envolveria todas as pessoas da empresa. Uma das referências na gestão da qualidade de processos é a Motorola, que em 1980 inovou em seus processos produtivos realizando diversas análises para se ganhar novamente a confiança dos clientes que estavam decepcionados com a qualidade dos produtos comercializados. Através de estudos estatísticos e metodologias quantitativas de gestão, a Motorola criou a ferramenta “6 Sigma” de análise. Na verdade, essa metodologia aglutina um conjunto de ferramentas estatísticas que analisam o comportamento dos padrões gerados nos processos e por comparação dos números as equipes tomam a decisão para que a operação volte à sua normalidade com relação à qualidade. Com o passar do tempo, a metodologia 6 Sigma também foi adotada em outras duas grandes empresas: a General Electric e a Allied Signal que conseguiram conquistar grandes fatias de mercado devido ao sucesso da gestão de qualidade em seus processos. 41 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii É importante ressaltar que a preocupação com a qualidade tem sido uma constante desde o início do século XX. Isso se deve, em parte, à maciça migração das atividades agrícolas para uma sociedade industrial, o que está presente até os dias de hoje nas empresas do mercado. Como dissemos no primeiro tópico dessa unidade, a indústria japonesa foi palco de muitas inovações e implementações de ferramentas de qualidade, pois havia a necessidade de se alcançar a indústria americana em competitividade. Durante esses processos, quem ganhou destaque foi a Toyota Motor Company que teve como mentor de implementação das melhorias o engenheiro Taiichi Ohno. Sob a forte pressão para trazer a Toyota para os níveis mundiais de excelência, Ohno implementou o que ele denominou de Sistema Toyota de Produção (STP) ou Produção Enxuta, que buscava eliminar tudo o que não agregava valor para os clientes, ou seja, os desperdícios. Com o avanço de seus estudos, treinamento das equipes e a busca pela melhoria contínua (Kaizen), Ohno conseguiu reverter o cenário da indústria automobilística japonesa, pois não somente utilizou ferramentas quantitativas de gestão para medir o desempenho dos processos, mas inovou com a criação de uma nova cultura de produção onde o desperdício não tinha lugar. A Toyota fez escola no Japão e no mundo, e hoje é uma das referências mais notáveis em qualidade e excelência no atendimento do mercado. Muitas empresas utilizam suas ferramentas até hoje para se manter competitiva, independentemente de sua área de atuação. Para se ter ideia, os conceitos do STP são aplicados na prestação de serviços, operações logísticas e no gerenciamento de toda cadeia de suprimentos. Atualmente, temos diversas empresas que aprenderam com as metodologias antigas na gestão da qualidade e ainda vem inovando para se manter como as escolhidas dos clientes, tais como a Apple, Google, Mazda, Unilever e tantas outras que inovam constantemente em qualidade para atender os clientes. Convido você a assistir a um vídeo a respeito da história da gestão da qualidade nas principais empresas. Note que muitas organizações utilizam a qualidade como item básico para a competitividade. Link: <https://www.youtube.com/watch?v=Qfyp1_tpQyE&t=84s>. Essas foram algumas das empresas que possuem excelência em qualidade em seus processos produtivos para atender os clientes. Embora seja de certa forma óbvio para a https://www.youtube.com/watch?v=Qfyp1_tpQyE&t=84s 42 UNIDADE II │ QUAlIDADE AplIcADA NA GEstão DE procEssos grande maioria dos estudos, vamos comentar um pouco sobre os objetivos e benefícios da qualidade nos processos. objetivos e benefícios de um processo de qualidade Agora que conhecemos um pouco das referências em qualidade no mercado, vamos estudar quais são os motivos que movem as empresas para conseguir implantar a qualidade nos seus processos produtivos e tornar o cliente mais feliz durante a aquisição do produto. figura 23. Cliente adquirindo produto. fonte: <https://cdn.pixabay.com/photo/2016/06/05/20/47/paying-1438142_960_720.jpg>. Um dos principais objetivos da qualidade é orientar a indústria para desenvolver, processar e entregar produtos e serviços com padrões elevados de excelência, isto é, reduzir variações nos processos e produtos gerados de maneiras que atenda às necessidades dos clientes. Deve-se eliminar a variação, defeitos, erros e falhas, estender a qualidade para além das expectativas dos clientes. Sabe-se que todo o processo é dotado de variações e por mais que se controle, elas ocorrem minimamente. A qualidade busca desenvolver procedimentos para serem aplicados a todos os processos com o objetivo de reduzir a variação. Estipula-se também como meta, produzir mercadorias e serviços dentro da qualidade, eliminando os defeitos, reduzindo os custos de desenvolvimento e produção, bem como https://cdn.pixabay.com/photo/2016/06/05/20/47/paying-1438142_960_720.jpg 43 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii o tempo de ciclo para atender os clientes. A capacidade de eliminar defeitos advém, mais uma vez, do Sistema Toyota de Produção (STP) que possui a ferramenta Poka Yoke (Mistake Proofing). Traduzindo, essa ferramenta garante que o processo seja a prova de erros, não gerando falhas para o processo. A partir do momento em que o processo está livre de erros e defeitos, a empresa consegue aumentar a margem de lucro de suas operações. Isso ocorre devido à eliminação dos desperdícios e geração de gastos e custos desnecessários das atividades onde a produção ocorre. Eliminando o retrabalho dosprocessos, as empresas não necessitam estender horários de trabalho ou utilizar matérias-primas de forma duplicada, o que incorre em menos horas extras e perda de materiais. Consequentemente, a satisfação dos clientes é melhorada de forma substancial, tornando o processo próximo a zero defeito, erro ou falha. Nessa estratégia, busca- se usar uma estrutura dirigida por dados para atacar defeitos e melhorar o nível de qualidade de seus produtos e serviços. Uma prática bastante disseminada no mercado, principalmente para empresas que estão iniciando suas operações, é o benchmark que busca por parâmetros e exemplos de organizações bem-sucedidas para melhorar os processos internos. Dessa maneira, as empresas utilizam parâmetros para comparar o nível de qualidade entre empresas, unidades de negócio, departamentos, processos, máquinas e produtos para atingir a excelência. Agora que você já conhece os conceitos de gestão da qualidade, convido-lhe a realizar a análise de um caso aplicado dessa importante ciência, lendo o artigo “Gestão da qualidade em empresas de diferentes segmentos do mercado têxtil: um estudo multicaso”. Link: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_tn_wic_136_866_18032. pdf>. http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_tn_wic_136_866_18032.pdf http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_tn_wic_136_866_18032.pdf 44 CAPítulo 2 Conceitos de qualidade em processos Principais conceitos de qualidade Desde a era primitiva, o homem já se preocupava com a qualidade de suas ferramentas e artefatos de caça. Os conceitos e as ferramentas da qualidade evoluíram paulatinamente ao longo do tempo, acompanhando a progressão histórica dos processos produtivos, chegando hoje ao ponto de serem considerados instrumentos básicos da própria administração empresarial (COSTA NETO; CANUTO, 2012). Para Juran (1991), qualidade é a adequação ao uso e é avaliada pelo usuário ou cliente. Do ponto de vista gerencial, a qualidade é feita de três processos que são: o planejamento, o controle e a melhoria (JURAN, 1991). Como podemos perceber, Juran (1991) estrutura três processos da gerência de qualidade: planejamento, controle e melhoria. Nesse sentido, o planejamento é focado na criação de uma cultura voltada à necessidade de melhoria contínua alinhada às necessidades dos clientes. O controle busca analisar o que foi planejado com o que foi realizado, buscando alinhar as discrepâncias operacionais. Finalmente, a melhoria busca dar suporte para a realização dos processos, de forma a implantar melhorias, estabelecer treinamentos para as equipes. Para Crosby (1994), qualidade é a conformidade com os requisitos. Nesse sentido, o autor tinha convicção de que os requisitos de um produto necessitam ser definidos e especificados de maneira clara. Além disso, a qualidade seria medida pela geração de custos, ao que se deu o nome conhecido de “custo da qualidade”. Tais custos consideram todos os gastos da não conformidade, ou seja, erros e anomalias geradas pela falta de qualidade. (CROSBY, 1994) Já para Feigenbaun (1994), qualidade é um conjunto de características do produto ou serviço em uso, as quais satisfazem as expectativas do cliente. Todo produto ou serviço deve estar alinhado, obrigatoriamente, com o que o cliente precisa e busca. Finalmente, Deming (1990) define que a qualidade é consoante às exigências e às necessidades do consumidor. Assim como Feigenbaun (1994) definiu que a qualidade deve estar alinhada às necessidades dos clientes com ações que atendam a essas expectativas. 45 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii Diferentemente dos demais gurus da qualidade, esse autor fez uso intenso de ferramentas estatísticas para controlar as especificações de produtos na qualidade. Através de suas pesquisas, auxiliou a indústria japonesa a se reestabelecer no mercado após a Segunda Guerra e seus ensinamentos são seguidos até hoje. Abordagens da qualidade Para que a qualidade possa ser aplicada e analisada com mais detalhes algumas abordagens foram definidas. Embora a que nos interessa seja a abordagem focada na fabricação ou no processo, acredita-se que valha a pena conversar sobre as demais abordagens. Vale ressaltar também que, embora ainda seja passível de discussão entre os especialistas e gurus, foram definidas entre as organizações algumas abordagens quanto ao conceito da qualidade em diferentes modos de se analisar o produto ou serviço. Vamos conhecer agora essas abordagens. » A Qualidade Transcendental (QT) define e ilustra a qualidade como sendo atributo do produto reconhecido mundialmente. Além disso, a qualidade é apresentada como um sinônimo de excelência no mundo, fato que é constatado através das grandes marcas que são comercializadas em diversos países. » A Qualidade Focada no Produto (QFP) demonstra que a qualidade é atrelada a variáveis e atributos que podem ser medidos e controlados dentro do produto ou serviço. Dessa maneira, a qualidade pode ser vista como algo mensurável, refletindo as características dos produtos através de acessórios e demais itens. » A Qualidade Focada no Usuário (QFU) é voltada para os quesitos que o usuário acredita ser importante para suprir suas necessidades. Algumas definições presentes na bibliografia consideram que é uma das metas da qualidade de se adequar ao usuário final a fim de resolver um problema ou suprir uma necessidade, ou seja, a qualidade deve estar focada no usuário final. » Na Qualidade Focada no Valor (QFV) a qualidade sugere uma abordagem que está relacionada com as potencialidades do produto ou serviço gerado com o seu respectivo preço, que devem estar alinhadas às necessidades 46 UNIDADE II │ QUAlIDADE AplIcADA NA GEstão DE procEssos dos clientes. Nesse caso, o cliente irá adquirir o produto que esteja dentro das suas capacidades financeiras. » A Qualidade Focada na Fabricação (QFF) objetiva a qualidade para adequar-se às atividades geradoras de produtos ou serviços de maneira que tudo esteja dentro de normas e especificações. Os sistemas produtivos e processos fazem parte do foco da qualidade de maneira a assegurar que o planejado no projeto seja atendido. Assim, existem órgãos que auditam processos produtivos com o objetivo de manter a fabricação de qualidade, tais como a ISO e a ABNT. Essas são as abordagens da qualidade utilizadas nas empresas. O que nos chama atenção é o fato de não somente o produto ou serviço ser alvo da qualidade, mas também os processos que os geram. A qualidade focada na fabricação ou processo volta-se para que as empresas tenham procedimentos e padrões aplicados na geração de produtos e serviços. No início, a grande maioria das organizações se preocupavam em melhorar seus processos produtivos e, a partir do aprendizado gerado, buscavam (e buscam até hoje) melhorar continuamente as operações. Todos os anos as empresas contratam consultorias ou mesmo estruturam times de profissionais que têm por objetivo analisar os processos com o objetivo de melhorá-los. Algumas perguntas direcionadoras para a melhoria dos processos geralmente são feitas, tais como: » Como é feito o processo atualmente? » Quantas pessoas são necessárias para realizar determinada operação? » Onde deve ser localizado o estoque de produtos mais representativos para a empresa? » Quantos fornecedores de matéria-prima temos atualmente? É possível reduzir essa quantidade? » Quantos veículos são necessários para realizar a nossa expedição diária? » Quais são os processos que mais agregam valor para o produto? » É possível mudar o atendimento dos clientes para reduzir o tempo? » Qual o custo de materiais empregados na produção? 47 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii Esses são alguns dos questionamentos realizados para que a qualidade possa ser implementada nos processos das empresas. É válido ressaltar que a qualidade prega sempre a padronização dos processos para que se reduzamas variações. No entanto, a melhoria da qualidade deve ser algo contínuo na empresa de maneira que ela sempre aprimore o atendimento ao cliente. Convido a você a realizar a leitura complementar do site da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), onde é possível complementar os conhecimentos a respeito da qualidade focada em processos. Link: <http://www.fnq.org.br/informe-se/artigos-e-entrevistas/artigos/qualidade- total-e-gestao-de-processos-convergencia-e-alinhamento>. 48 CAPítulo 3 Sistemas e procedimentos para a qualidade dos processos Sistemas de certificação em qualidade Agora que já conhecemos os principais conceitos da qualidade, serão apresentados os principais sistemas de gestão e certificação que têm por objetivo alinhar os processos e produtos da empresa de maneira a gerar a competitividade de mercado junto aos clientes. Um sistema de certificação possui como objetivos orientar as organizações na busca de padrões e excelência para atender ao mercado. Com a velocidade das informações e as operações na busca de atender os clientes, muitos erros e falhas operacionais são cometidos pelas organizações, tornando as operações dotadas de desperdícios e custos elevados. Um sistema de certificação visa fornecer procedimentos de como atender ao mercado com a qualidade que o cliente busca, ao mesmo tempo em que a organização seja eficiente em seus processos tendo custos praticados iguais aos que foram planejados inicialmente. A certificação de qualidade aplicada aos processos da empresa garante não somente a competitividade no mercado, mas também abre oportunidades de novos aprendizados para a organização como um todo, além de garantir a segurança operacional durante a produção de produtos e serviços. As atividades realizadas durante o processo de prestação de serviço junto aos clientes devem ser amparadas e direcionadas por um padrão estruturado de maneira que oriente as equipes na busca do objetivo que o cliente necessita atingir. Outro ponto que vale ser destacado é que padrões melhoram o processo de treinamento de novos integrantes e equipes quando chegam na empresa. Os processos de certificação também são importantes para que as organizações se tornem modelos a serem seguidos por outras empresas, o que gera motivação para melhorias contínuas na grande maioria dos processos, promovendo qualidade de vida não somente para o ambiente interior, mas para a relação com a sociedade. 49 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii Os órgãos de certificação estão presentes em todo o mundo e realizam treinamentos, processos de implantação e auditoria para que os processos estejam sempre alinhados com o que buscam os clientes e a sociedade. Sistema de certificação iSo 9000 Conforme já adiantamos em tópicos anteriores, a qualidade é uma função sistêmica porque envolve e influencia todas as outras atividades da organização e também, em contrapartida, é influenciada por todas elas. É importante ressaltar que a evolução da aplicação dos conceitos de qualidade está relacionada à normalização. A normalização é conceituada como uma atividade destinada a estabelecer diretrizes tendo em vista a obtenção de previsibilidade dos processos, produtos e serviços, de maneira que a gestão da empresa consiga tomar ações para evitar defeitos, reclamações ou inconformidades. Diante da necessidade da criação de órgãos internacionais, foi criada, em 1945, uma federação mundial chamada International Organization for Standardization (ISO – Organização Internacional para Padronização, em português). Essa federação mundial de órgãos internacionais de normalização sediada em Genebra tem por objetivos preparar e emitir normas técnicas. Como é possível perceber, a gestão da qualidade necessita do esforço das pessoas para que seja efetiva em todos os níveis da empresa, partindo do operacional até o mais alto e estratégico. Nessa perspectiva, a ISO 9000 é composta por uma família de normas e regras que auxiliam as organizações a implantar o padrão em seus processos. Em se tratando da documentação típica de um sistema de gestão da qualidade ISO 9000 para o processo, essa pode ser alocada nos três níveis da organização, envolvendo o estratégico, o tático e o operacional, sendo esse último acima dos registros e evidências dos processos. A figura 24 ilustra essa hierarquização documental da qualidade. 50 UNIDADE II │ QUAlIDADE AplIcADA NA GEstão DE procEssos figura 24. documentação Iso 9000 e os níveis da organização e processo. fonte: adaptada de toledo, 2013. O processo de certificação de qualquer organização se inicia com os seguintes dizeres: “Diga o que você faz, prove que você faz o que você diz fazer”. Dessa maneira, a organização começa a dar os primeiros passos na direção de seus processos de certificação. Concluindo, a ISO 9000 tem sido utilizada para conquistar e manter mercados, bem como otimizar os processos produtivos, reduzindo os desperdícios através da qualidade elevada, redução dos desperdícios para racionalização e padronização do trabalho, comprometimento das equipes, gestão de recurso e melhoria contínua. Para se informar ainda mais sobre a ISO 9000 segue abaixo o link do site da organização onde estão disponíveis todas as informações sobre padrões das empresas. Link: <https://www.iso.org/home.html> Prêmio nacional da qualidade (Pnq) O Prêmio Nacional da Qualidade (PNQ) foi instituído no ano de 1992 pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) que é uma organização não governamental sem fins lucrativos. O PNQ é um reconhecimento, sob a forma de um troféu, da excelência na gestão da qualidade nas organizações sediadas no Brasil. https://www.iso.org/home.html 51 Qualidade aplicada na Gestão de processos│ unidade ii figura 25. troféu do Prêmio nacional da Qualidade. fonte: <http://www.cemig.com.br/pt-br/atendimento/corporativo/PublishingImages/trofeu%20PnQ.jpg>. Atualmente, o PNQ vai muito além do que uma simples premiação para as organizações. A empresa que conquista esse prêmio habilita-se a promover a melhoria da qualidade na gestão e o aumento da competitividade no mercado. Nessa perspectiva, o processo de premiação do PNQ visa estimular o desenvolvimento cultural, político, científico, tecnológico, econômico e social do país como um todo, consequentemente, elevando a competitividade do mercado internacional. Geralmente, o PNQ também é utilizado como modelo a ser seguido pelas organizações que buscam o contínuo aperfeiçoamento de seus sistemas produtivos de produtos e serviços. Outra finalidade a ser citada é que o PNQ visa à divulgação das melhores práticas das empresas ganhadoras com o objetivo de disseminar conhecimento e desenvolvimento para o mercado, estimulando, assim, o processo de benchmarking (processo que visa à consulta, pesquisa, análise ou prática de melhores práticas para a sua empresa). O quadro 1 fornece o detalhamento dos pilares analisados pelo PNQ, principalmente em processos. 52 UNIDADE II │ QUAlIDADE AplIcADA NA GEstão DE procEssos Quadro 1. detalhamento dos pilares analisados pelo PnQ. Pilar do Critério Descrição Liderança Examina o sistema de liderança da organização e o comprometimento pessoal dos membros da direção, disseminação e atualização de valores e princípios organizacionais que promovam a cultura da excelência, considerando as necessidades de todas as partes envolvidas. Estratégias e planos Examina em detalhes o processo de formulação e implementação das estratégias, incluindo a definição de indicadores, desdobramento das metas e planos para todos os setores da organização e o acompanhamento dos ambientes internos e externos. Clientes Examina como a empresa identifica, analisa e compreende as necessidades e expectativas dos clientes e dos mercados; divulga os seus produtos, marcas e ações de melhoria; estreita sua relação com os clientes e avalia sua insatisfação. Sociedade Examina como a organização contribui econômica, social e ambientalmente de
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