GUARDA DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS

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GUARDA DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS – TABELA PRÁTICA 
OBRIGATORIEDADE DA GUARDA 
O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido 
o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam 
pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal 
específica, bem como os documentos, arquivos e demais papéis que serviram 
de base para escrituração comercial e fiscal. 
Armazenamento em Meio Eletrônico, Óptico ou Equivalente 
Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de 
lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, 
óptico ou equivalente. 
O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do 
documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em 
procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e 
autenticidade estabelecidos pelo art. 2º-A da Lei 12.682/2012, e pelo art. 1º 
da Medida Provisória 2.200-2/2001. 
Os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, 
ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a 
legislação específica. 
Os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente 
poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição 
dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem. 
Base: ADI RFB 04/2019. 
DISPOSITIVOS LEGAIS 
Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da 
documentação comercial e fiscal, que são: 
1) o artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros 
obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes 
dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos 
créditos tributários das operações a que se refiram. 
2) o artigo 37, da Lei 9.430/19196 determina que os comprovantes de 
escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis 
futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda 
Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. 
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/lei-12682-2012.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/mp2200-2_2001.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/ato-declaratorio-interpretativo-rfb-4-2019.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
3) o artigo 4 do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve 
conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam 
pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil 
devem observar os prazos societários e da legislação comercial. 
No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à 
administração tributária, quando solicitados. 
TABELA RESUMO 
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de 
documentação ou arquivo: 
DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO 
MÍNIMO DE 
GUARDA 
BASES 
Arquivos digitais e SPED: 
ECD/EFD/NFe 
05 anos (ver nota 
2) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Comprovantes de Rendimentos 
Pagos e de Retenção na Fonte 
05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
DARF 
(PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL/IPI) 
05 anos (ver nota 
3) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Declaração Imposto Territorial Rural 
- DITR 
05 anos Art. 40 do Decreto 
4.382/2002, art. 195 do 
CTN, art. 37 da Lei 
9.430/1996 e o art. 4º do 
Decreto-Lei 486/1969. 
Escrituração Contábil Fiscal – ECF 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Outras declarações fiscais 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Declaração Operações Imobiliárias - 
DIMOB 
05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Declaração da Pessoa Jurídica - 
Inativa e Simples 
05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Pedido Eletrônico de Restituição e 05 anos § 2º do art. 73 da IN RFB 
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/decreto4382.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/decreto4382.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/instrucao-normativa-rfb-1717-2017.htm
Declaração de Compensação - PER-
DCOMP 
1.717/2017, art. 195 do 
CTN, art. 37 da Lei 
9.430/1996 e o art. 4º do 
Decreto-Lei 486/1969. 
Demonstrativo de Notas Fiscais - 
DNF 
05 anos 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Demonstrativo do Crédito Presumido 
- DCP 
05 anos 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Declaração do Imposto de Renda 
Retido na Fonte - DIRF 
05 anos Art. 26 da Instrução 
Normativa RFB 1.033/2010, 
art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Documentos relativos a retenções 
tributárias sobre as NFs de Prestação 
de Serviços 
05 anos 
Lei 8.212/1991, art. 31, § 
11. 
Exames Médicos (Admissão, 
Demissão e Periódico) 
20 anos 
Portaria 3.214/1978, NR - 7 
Extratos Bancários 05 anos Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Folha de Pagamento 10 anos CF, art. 7º, XXIX 
Folha de Ponto 05 anos CF, art. 7º, XXIX 
Formulário CAGED 10 anos 
Port. MTb 2.115/1999, art. 
1º, § 2º 
GFIP (FGTS - RE / GR) 30 anos Decreto 99.684/1990 
GPS 
10 anos (ver nota 
4) 
Decreto 3.048/1999, art. 348 
GR Contribuição Sindical / 
Assistencial 
05 anos 
CTN - Lei 5.172/1966, art. 
174 
Recibos de Pró-Labore e Outros 
Pagamentos 
05 anos 
CF, art. 7º, XXIX 
Laudo PPRA 20 anos Portaria 3.214/1978, NR-9 
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente Não há 
Livro Diário 05 anos (ver nota 
2) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Livro Razão 05 anos (ver nota Art. 195 do CTN, art. 37 
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/instrucao-normativa-rfb-1717-2017.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/instrucaorfb1033_2010.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/instrucaorfb1033_2010.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/trabalhista/lei8212.htm
http://www.guiatrabalhista.com.br/legislacao/nr/nr7.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
2) da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Livros de Entradas e Saídas 05 anos após o 
último 
lançamento (ver 
nota 2) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Livro Registro de Inventário 05 anos após o 
último 
lançamento (ver 
nota 2) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Livros: Apuração do ISS e ICMS 05 anos após o 
último 
lançamento 
Art. 195 do CTN, art. 37 
daLei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Livros de Atas de Assembleia Permanente Não há 
Notas Fiscais e Cupons Fiscais 05 anos (veja nota 
1) 
Art. 195 do CTN, art. 37 
da Lei 9.430/1996 e o art. 
4º do Decreto-Lei 486/1969. 
Orçamentos / Contratos de Obras 
Até o final da 
garantia 
Não há 
Processos Trabalhistas Permanente Não há 
Prontuários de Funcionários Permanente Não há 
RAIS 10 anos 
Decreto-Lei 2.052/1983, 
arts. 3º e 10 
Recibo de Vale Refeição 05 anos CF, art. 7º, XXIX 
Recibo de Vale Transporte 05 anos CF, art. 7º, XXIX 
Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis 
deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do 
ativo. 
Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve 
prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a 
compensação total dos respectivos prejuízos. 
Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a 
DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da 
referida compensação. 
Nota 4: Em função da Súmula 8 do STF, entende-se que a documentação 
previdenciária tenha novo prazo de guarda estabelecido em 5 anos. 
 
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm
http://www.normaslegais.com.br/legislacao/tributario/lei9430.htm