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Tesouraria
Para um melhor entendimento e aproveitamento deste conteúdo, sugerimos a leitura e compreensão prévia dos tópicos “Contas a pagar” e “Contas a receber”.
Tesouraria - Podcast
Qualquer movimentação financeira em uma empresa, como depósitos em banco, pagamento de despesas, pagamento de fornecedores, gera entrada ou saída de valores, desta forma, para que se tenha controle, é importante existir documento de comprovação para cada uma das movimentações. Todos os documentos fiscais e não fiscais, gerados nessas movimentações, passam pelo setor de tesouraria de uma empresa.
As funções da tesouraria, desta forma, referem-se ao controle dos recursos disponíveis (em bancos e em caixa), a elaboração e a análise do fluxo de caixa, a conciliação bancária e o planejamento das ações para suprimento de caixa.
Com relação aos pagamentos, toda a atenção é necessária. Deve-se evitar processamentos em dinheiro, pois o mais adequado é utilizar cheque, TEDs e DOCs, sendo que os cheques devem ser cruzados e nominais. Essas formas de processamento geram comprovantes e, portanto, são mais seguras.
É preciso cuidar para que todos os valores, recebidos e pagos pela tesouraria, sejam efetivados por meio de documentos comprobatórios, pois qualquer diferença pode causar prejuízos às finanças da empresa.
O tesoureiro tem a tarefa árdua de lidar com o dinheiro da empresa, o que representa uma responsabilidade muito grande, pois qualquer problema que houver com relação a valores, é dele a inteira responsabilidade para explicar o ocorrido. Desta forma é fundamental que este profissional tenha pleno conhecimento de contabilidade, de fluxo de caixa e de funcionamento da tesouraria.
Veremos agora como a tesouraria movimenta todos os recursos financeiros de uma empresa.
Fluxos e processos - O fluxo de caixa representa a movimentação do dinheiro no caixa da empresa, ou seja, o montante recebido e gasto pela empresa, durante um determinado período de tempo. Através dele a empresa projeta todas as suas entradas e saídas; sendo ele também um instrumento muito utilizado para a tomada de decisões.
Um fluxo de caixa comum, pode conter os seguintes elementos:
Entradas:
· Vendas à vista e a prazo
· Empréstimos bancários
· Recebimentos de juros etc.
Saídas:
· Compras à vista e a prazo
· Pagamento dos empréstimos
· Impostos
· Juros
· Fornecedores etc.
Ao realizar o fluxo de caixa, sendo o saldo negativo (o valor das entradas no mês é menor que as saídas), mesmo computando o saldo anterior, será necessário que o gestor reveja os gastos e encontre uma alternativa para conseguir aumentar as entradas.
Caso aconteça o contrário, ou seja, o valor das entradas seja maior que o das saídas, o saldo ficará positivo, indicando que a empresa, além de cumprir com todas as suas obrigações financeiras, tem um excedente positivo no fluxo de caixa. Esse controle do fluxo de caixa é simples, você poderá utilizar uma planilha no Excel, mas se desejar, algumas planilhas encontram-se disponíveis online.
O fluxo é controlado diariamente pelo tesoureiro, que poderá utilizar uma planilha auxiliar ou um livro caixa para o controle de todas as entradas e saídas.
Por exemplo:
Se no primeiro dia do mês, a empresa recebeu R$ 3.000,00 no caixa e pagou despesas com diárias, no valor de R$ 1.200,00, e despesas com combustível, no valor de R$ 300,00, no final do dia ela terá um saldo de R$ 1.500,00 para prestar contas.
Basicamente é assim que funciona o controle, mas tudo deve ser realizado com base em documentos que comprovem cada uma das movimentações.
Recebimentos
Os recebimentos representam a principal fonte de recursos de caixa na maioria das empresas.
O principal risco é o não recebimento, mas a empresa deve tomar algumas providências para diminuir o risco, como um controle rigoroso dos contratos e o recebimento pela rede bancária.
Para o cliente inadimplente, a empresa deve oferecer várias formas de negociação, como parcelamento, uma cobrança amigável e, em caso extremo, a cobrança judicial.
Conciliação bancária
A conciliação bancária deve ser realizada periodicamente em uma empresa, para que ela possa identificar as diferenças dos extratos bancários, comparando com os controles internos financeiros.
A pessoa responsável pela conciliação bancária deverá verificar se os lançamentos e as datas do controle interno estão iguais às informações do extrato bancário.
Esses controles internos são realizados através de planilhas de conciliação.
Como realizar uma planilha de conciliação?
Vamos analisar um exemplo de conciliação da empresa ADM Eletrônicos, confrontando seus registros internos com um extrato bancário.
Planilha de conciliação - Mês de agosto de 200X
	DATA
	HISTÓRICO
	DÉBITO
	CRÉDITO
	SALDO
	D/C
	02/08
	Saldo anterior
	
	
	R$ 2.014,00
	C
	05/08
	Depósito em dinheiro
	
	R$ 550,00
	R$ 2.564,00
	C
	06/08
	Depósito em cheques
	
	R$ 5.420,00
	R$ 7.984,00
	C
	07/08
	Crédito ref. Desconto de duplicatas
	
	R$ 8.940,00
	R$ 16.924,00
	C
	10/08
	Débito folha de pagamento
	R$ 10.470,00
	
	R$ 6.454,00
	D
	15/08
	Pagamento cheque nº 887
	R$ 530,00
	
	R$ 5.924,00
	D
	16/08
	Depósito em cheques
	
	R$ 1.250,00
	R$ 7.174,00
	C
	16/08
	Saldo
	
	
	R$ 7.174,00
	C
O primeiro passo é realizar diariamente o controle de todas as movimentações que envolvem o banco. Depois de verificar as movimentações, é necessário conferir se o saldo final do banco está fechando com o controle interno financeiro. Agora é o momento de conferir se as datas e os valores estão corretos.
Caso ocorram diferenças nos lançamentos, é preciso corrigir o controle interno e buscar explicação para as divergências, para que o saldo esteja idêntico ao do banco.
No exemplo citado anteriormente, o saldo do banco está de acordo com o saldo do controle interno, mas, na maioria das vezes, ocorrem divergências, as mais comuns são:
· Cheques lançados pela empresa e ainda não compensados pelo banco.
· Cheques estornados.
· Alguns créditos e débitos lançados pelo banco que não foram lançados pela empresa.
· IOF
· Juros etc.
Provisão de pagamento
Todas as contas a pagar devem ser provisionadas mensalmente.
O que quer dizer isso?
Nada mais é do que separar um valor para pagamento de uma obrigação futura, ou seja, realizar a provisão desse valor no fluxo de caixa.
É um controle feito a partir de pagamentos que acontecem regularmente e estão baseados em históricos de movimentação, como contas fixas com telefone, água, energia elétrica, aluguel etc.
Exemplo:
Imagine-se como auxiliar administrativo, trabalhando na tesouraria de uma empresa, uma de suas tarefas é o lançamento diário, no sistema, de todas as despesas provisionadas.
Como saber quais despesas provisionar?
Todas as despesas que são mensais e têm pouca variação de um mês para o outro, como as contas de água, energia elétrica, aluguel, tarifas bancárias, entre outras, precisam ser provisionadas.
Mas qual o valor a ser provisionado?
Você terá de considerar um valor aproximado, com base nos meses anteriores. No momento em que as contas chegarem na empresa, você conhecerá o valor exato, deixando de ser uma provisão e passando a ser uma conta a pagar.
Os gestores utilizarão esse controle para auxílio nas tomadas de decisões.
Extratos bancários (emissão e controle)
Se você tem conta corrente em algum banco, sabe a importância de um extrato bancário, pois este é um documento fornecido pelo banco para o controle de todas as entradas e saídas de valores de sua conta.
É o documento que ajuda a controlar a conta corrente. Através dele, é possível saber quais movimentações ocorreram em um determinado período, ou seja, tudo que entrou e saiu da conta corrente.
Os extratos bancários podem ser emitidos na agência, no caixa eletrônico ou na internet, sendo essa última a maneira mais prática, ágil e sem custo de emissão do documento.
É muito importante realizar a conferência do seu extrato bancário, para que, caso você não reconheça alguma transação, possa avisar o banco de forma imediata, evitando prejuízos causados por roubo do cartão de crédito, por exemplo, ou porhackers na internet.
As empresas trabalham da mesma forma, é através dos extratos que elas conseguem realizar a conciliação bancária, ou seja, a conferência de cheques depositados e descontados, transferências realizadas, retiradas de dinheiro, tarifas bancárias, recebimento de clientes, impostos etc
É possível concluir que o setor de tesouraria movimenta todos os recursos financeiros da empresa, diariamente, tanto em relação a dinheiro quanto à movimentação bancária, é o setor responsável pelo tesouro da empresa. Utiliza como ferramenta o fluxo de caixa, através do qual são provisionados todos os recebimentos e pagamentos.
Por fim, como a tesouraria não trabalha somente com o dinheiro da empresa, mas também com as contas bancárias, ela também é responsável pelas conciliações diárias, através da conferência dos extratos fornecidos pelos bancos e a movimentação financeira interna.