Módulo 4 - Exercicio_Avaliativo

Prévia do material em texto

Questão 1
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como:
recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação,
instrução, etc. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos
documentos arquivísticos proporciona à organização, além de muitos outros
aspectos, a proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos
funcionários e dos usuários ou clientes. Assinale a alternativa incorreta em relação
às etapas do gerenciamento dos documentos arquivísticos:
 
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos, processos ou
dossiês, sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e
distribuídos, quando for o caso.
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do documento
arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de
um número identificador e de uma descrição informativa.
c. Classificar a documentação: é um processo que tem por finalidade reunir
temas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se
pontos primordiais nos cuidados com a documentação.
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que
é acessível somente para uma pessoa.  A alternativa está incorreta.
Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de proteção ou
medidas especiais pelo fato do conhecimento de seu conteúdo ser restringido a
um determinado meio ou número de pessoas, cujo comprometimento possa
trazer prejuízo à organização.
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de processos e
dossiês. São as informações e métodos que descrevem como proceder com os
processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a possibilitar a rápida
solução dos mesmos.
Sua resposta está correta.
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como:
recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação,
instrução. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos
arquivísticos proporciona à organização: proteção dos interesses do órgão ou
entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegura e
documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a
pesquisa histórica; mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
recupera documentos com segurança; proporciona respostas mais precisas e com
melhor tempo; e ainda contribui para a melhoria do atendimento ao cliente.
A resposta é:
Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é
acessível somente para uma pessoa.
Questão 2
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades de
reconstituição, digitalização, tramitação, acesso e restauração. De acordo com o
conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, ligando cada conceito à etapa
correspondente:
Ocorre quando um documento, dossiê ou
processo é danificado, extraviado, perdido ou
roubado. No caso de extravio ou destruição
dos autos de um processo ou dossiê, sua
reconstituição será obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade Administrativa
onde o processo extraviou-se.

Processo de conversão de documentos físicos
para o formato digital.

Trâmite é o curso do documento, desde a sua
produção ou recepção até o cumprimento de
sua função administrativa. 
Consiste na pesquisa e localização do
documento, processo ou dossiê e na
disponibilização do acesso a eles, verificando
aqueles documentos que possuem restrições
de acesso e os classificados com grau de
sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a
documentação ou o acesso a ela, para análise
e subsídio de decisão e encaminhamentos
internos, bem como atender às requisições
de informações dos clientes externos.

É feita a partir de um conjunto de medidas
que tem como objetivo a reversão de danos
físicos e químicos que um documento sofreu
ao longo do tempo e do uso. Objetiva
revitalizar a concepção do documento
original por meio de intervenção técnica, de
modo a não comprometer a integridade e o
caráter histórico do material.

Sua resposta está correta.
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado,
extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de
um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se.
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê ou processo é
danificado, extraviado, perdido ou roubado.
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.
Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de
documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha
informação relevante para a instituição pode ser digitalizado e convertido em
formatos digitais.
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa.
Reconstituir
Digitalizar
Tramitar
Acessar a documentação
Restaurar
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até
o cumprimento de sua função administrativa. Pode ser referido também como
tramitação ou movimentação, caracterizado como distribuição, que é a remessa de
documentos, processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria
neles tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do documento,
processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles
documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de
sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para
análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às
requisições de informações dos clientes externos.
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do documento, processo
ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos
que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por
finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio
de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de
informações dos clientes externos.
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a
reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo
e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de
intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter
histórico do material.
Feedback: A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de
medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um
documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do
documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer
a integridade e o caráter histórico do material.
Questão 3
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O arquivamento dos documentos compreende a sequência de operações
intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos, além de
assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação
na fase corrente até a sua destinação final. Para que a guarda dos documentos seja
ordenada, a escolha do método de arquivamento é essencial. Devem-se considerar
as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto
pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Acerca do
arquivamento dos documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações
abaixo:
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os
documentos produzidos por uma instituição, mas,
principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional,
portanto, é organizar a documentação produzida e
recebida por uma instituição de forma que a informação
nela contida possa serresgatada com agilidade.

O método de arquivamento alfabético ocorre quando o
elemento principal para a recuperação da informação é o
nome. Já o método geográfico considera o local (cidade,
estado e país) como o elemento principal para a
recuperação da informação.

O método numérico simples acontece quando o elemento
principal para a recuperação da informação é o assunto.

O método de arquivamento mais usado em sistemas de
protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os
documentos, e não as pastas. 
O método ideográfico considera que o elemento principal
para a recuperação da informação é o número do
documento. A ordenação dos números deverá seguir a
modalidade numérica (decimal ou duplex). 
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos
produzidos por uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica
e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma
instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com
agilidade.
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de documentos, ou
seja, arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por
uma instituição, mas é, principalmente, a sua organização lógica funcional. É
organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição, de forma que
a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento
principal para a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico
considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a
recuperação da informação.
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de arquivamento
ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome,
já o geográfico ocorre quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o local (cidade, estado e país).
Verdadeiro
Verdadeiro
Falso
Verdadeiro
Falso
Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a
recuperação da informação é o assunto.
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece quando o elemento
principal para a recuperação da informação é o número do documento, e o
numérico-cronológico quando o número do documento vier associado à data.
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o
cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas.
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento cronológico é o
mais usado em sistemas de protocolo e é adotado em repartições públicas. Nesse
método numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão
arquivados por ordem cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem
numérica.
Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal para a
recuperação da informação é o número do documento. A ordenação dos números
deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex).
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o elemento principal
para a recuperação da informação é o assunto.
Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais precisas, além de
contribuir para melhoria do atendimento ao cliente. As atividades de preservação,
desarquivamento, avaliação, destinação e microfilmagem garantem a guarda
ordenada e a proteção da informação contida nos documentos. De acordo com o
conteúdo estudado, julgue os itens abaixo:
A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o
acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as
instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as
especificações exigidas para a guarda de documentos, não
havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade
e temperatura.

No desarquivamento ocorre a retomada de um
documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado
e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite
de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre
quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar
valores e definir prazos de guarda para os documentos de
arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o
filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou
qualquer outro.

Na destinação não se garante o acondicionamento ou a
estocagem do ativo documental, acumulado em
decorrência do exercício das atividades, e não se
asseguram a preservação e o acesso de conjuntos
arquivisticos, desde sua formação, na fase corrente, até a
sua destinação final.

A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e
preservação de informações, através da captação das
imagens dos documentos por processo fotográfico. 
Sua resposta está correta.
Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de
cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em
grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, não
havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura.
Feedback: Item errado, pois a atividade de preservar trata de medidas de longo
prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações
do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda
de documentos, devendo-se prever um local com condições adequadas, com
controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário correto e
acondicionamento apropriados.
Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo
ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de
retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre
quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um
documento.
Falso
Verdadeiro
Verdadeiro
Falso
Verdadeiro
Feedback: Afirmação correta, já que no desarquivamento ocorre a retomada de um
documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à
atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram
arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.
Verdadeiro - A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e
definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou
qualquer outro.
Feedback: Item correto. A atividade de avaliação consiste fundamentalmente em
identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o
disquete, o disco óptico ou qualquer outro.
Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo
documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, e não se
asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua
formação, na fase corrente, até a sua destinação final.
Feedback: Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há que se garantir o
acondicionamento ou estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência
do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação e o acesso de
conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação
final, que poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo
ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório.
Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de
informações, através da captação das imagens dos documentos por processo
fotográfico.
Feedback: Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a isto, armazenar e
preservar informações, através da captação das imagens dos documentos por
processo fotográfico.