Ar Limpo

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Ar Limpo – Manutenção de Sistemas de Ar Condicionado 
Análise Contextual:
Uma pequena empresa de instalação e manutenção de aparelhos de ar condicionado passou por um rápido crescimento em suas atividades, em decorrência de tornar-se representante técnico de um grande fabricante nacional.
Atualmente a empresa possui os seguintes funcionários:
· Um Gerente Geral, proprietário da empresa;
· Uma Secretária;
· Uma pessoa responsável pelo processo de Contas a Pagar
· Uma pessoa responsável pelo processo de Contas a Receber
· Uma pessoa responsável pela organização e elaboração de Ordens de Serviços para os técnicos;
· Uma pessoa responsável pela elaboração de propostas e orçamentos
· Um Gerente Técnico, que coordena a equipe técnica de campo;
· Cinco técnicos de campo.
Exceto os técnicos de campo, os demais funcionários utilizam computadores desktop para o exercício de suas atividades.
Embora possua uma rede de computadores, a empresa não possui servidor, e as informações a respeito de cada atividade ficam armazenadas no computador do respectivo responsável, não existindo nenhum procedimento de backup formalizado.
A rede de computadores é utilizada para acesso à Internet, envio/recebimento de e-mails e compartilhamento de uma multifuncional A4 jato de tinta.
O serviço de comunicação de dados é composto por uma conexão ADSL (Banda Larga) residencial, IP dinâmico, com velocidade contratada de 2MBPS.
O sistema de telefonia opera na modalidade PABX, onde a Secretária exerce o papel de telefonista, anotando recados ou transferindo as ligações para a pessoa responsável.
A empresa não possui nenhum tipo de sistema de apoio às operações, sendo que todos os documentos (texto, planilhas, etc) são elaboradas em um pacote de automação de escritórios (editor de texto, planilha eletrônica e gerador de apresentações).
O serviço de e-mail utilizado é contratado de um provedor (www.provdados.com.br) e os e-mails dos funcionários possuem o sufixo nome@provdados.com.br.
Contabilidade e Folha de Pagamento são atividades executadas por escritórios terceirizados, no entanto existe um grande volume de troca de informações (via e-mail, telefone e correspondências) com esses escritórios.
Alguns problemas relatados pelo proprietário:
· Quando algum computador apresenta problemas, um técnico conhecido da empresa é chamado e efetua a manutenção do mesmo. Geralmente, esse técnico demora de um a dois dias para prestar o atendimento, após ter sido chamado. Nesse tempo o funcionário fica sem computador e não pode acessar seus dados. Isso chega a ocorrer, em média, três dias por mês. Geralmente, as causas relatadas são: vírus de computador (40%), problemas no HD (20%), teclado/mouse (10%), substituição de fonte (20%), erros de disco (10%); 
· Em torno de dois dias por mês a impressora também apresenta problemas frequentes e, neste caso, a manutenção é bem mais demorada, porque precisa ser encaminhada para uma assistência técnica. Já houve casos em que a empresa ficou 17 dias sem impressora e os documentos que precisavam ser impressos foram encaminhados para uma gráfica rápida. Causas relatadas: problemas em tonners (65%), mecanismo de engate de papel (15%), sujeira no mecanismo (20%);
· Como provedor de internet é focado em usuários residenciais, é frequente que os e-mails deixem de funcionar. Ultimamente isso tem ocorrido em perto de quatro dias por mês. Causas prováveis: qualidade do serviço prestado (100%);
· O sistema de telefonia apresenta problemas constantes, ficando em média meio dia sem funcionar, até que a empresa de manutenção possa enviar um técnico para o local. Neste ano, isso tem acontecido em torno de seis dias por mês. Causas relatadas: fonte (20%), relés e circuitos (30%), coolers de resfriamento (20%), fonte (10%), sujeira (10%), placas de voz (10%);
· Outro problema com a central telefônica é que, sendo de tecnologia antiga, não há espera musical e, quando o funcionário está com a linha ocupada, a ligação fica retornando para a secretária de minuto em minuto. Diariamente estamos perdendo clientes por esse motivo. Causa: falta de pessoal para atendimento (100%);
· Nos fechamentos contábil, comercial e produção, toda a equipe demora muito tempo para levantar, tabular e calcular todos os dados, visto que os documentos ficam descentralizados nos computadores. Eu fico com muitas dúvidas sobre a veracidade das informações além, claro, de insatisfeito com a demora, principalmente em relatórios rápidos que constantemente precisam ser apresentados ao fabricante. Isso tem acontecido, geralmente, nos dez últimos dias do mês, que é época de fechamentos e prestação de contas ao fabricante. Causas: documentos descentralizados (30%), qualidade de alimentação de dados (40%), dificuldades de tabulação (10%), sobrecarga de tarefas dos funcionários, que impede um levantamento rápido e confiável (20%).
Desafio:
Preocupado com a melhoria da qualidade de gestão da empresa, o proprietário contratou sua equipe para elaborar um pequeno planejamento de TI com o objetivo de gerenciar, de forma segura, todo o processo administrativo da mesma.
Para tal, sua equipe deverá elaborar um Relatório de Recomendações orientando o proprietário a o que fazer para que seu objetivo seja atingido.
Para defesa dos argumentos da equipe, poderá ser utilizada uma ferramenta de Mapas Mentais podendo, caso necessário, utilizar Mapas Conceituais.