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Belo Horizonte, 05 de Julho de 2014 Método para jovens consultores Felipe Pires e Raphael Castro 0. Sistema de Gestão Aquila 1. Diagnóstico 2. Planejamento 3. Execução e Controle 4. Ação Corretiva e Padronização AGENDA Método para jovens consultores Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 E S T R A T É G IC O M E L H O R IA S E S T R U T U R A IS O P E R A C IO N A L R E S U L T A D O F IN A N C E IR O T Á T IC O M E L H O R IA S D E C O M P E T IT IV ID A D E GERAÇÃO DE VALOR OUTROS CUSTOS E DEPESAS FIXOS VARIÁVEIS ATIVOS FIXOS ATIVOS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS GESTÃO DO ORÇAMENTO GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE ANOMALIAS PLANO ESTRATÉGICO Visão sistêmica Sistema de Gestão Aquila Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 GERAÇÃO DE VALOR OUTROS CUSTOS E DEPESAS FIXOS VARIÁVEIS ATIVOS FIXOS ATIVOS OPERACIONAIS RECURSOS HUMANOS GESTÃO DO ORÇAMENTO GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE ANOMALIAS PLANO ESTRATÉGICO Visão sistêmica Modelo mental LO N G O P R A ZO – 5 A N O S E S T R A T É G IC O M E L H O R IA S E S T R U T U R A IS C U R TO P R A ZO - D IÁ R IO O P E R A C IO N A L R E S U L T A D O F IN A N C E IR O M ÉD IO P R A ZO – EX ER C ÍC IO T Á T IC O M E L H O R IA S D E C O M P E T IT IV ID A D E VISÃO 0. Sistema de Gestão Aquila 1. Diagnóstico 2. Planejamento 3. Execução e Controle 4. Ação Corretiva e Padronização AGENDA Método para jovens consultores Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Maturidade de Gestão Durante do diagnóstico, classificamos as empresas em Faixas de Maturidade: 0% - 20% 21% - 40% 41% - 60% 61% - 80% 81% - 100% Criação da base de gestão Desenvolvimento de controle de processo Controle Estatístico do processo Controle de entrega e satisfação do cliente Alta velocidade e interfaces Oportunidade: 2% da receita Meta: ~ 33% da oportunidade Impacto esperado em EBITDA: Oportunidade: 2% da receita Meta: ~ 100% da oportunidade Ambição: 1% - 3% do valor total dos 4 processos Ambição: 5% do valor total dos 4 processos Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Mapa de Oportunidades - Gestão …e identificamos oportunidades de melhoria na gestão Cliente: Indústria de Alimentos Cliente: Construção Pesada Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Foco em Resultados Olhamos para os demonstrativos financeiros (DRE, Balanço e Fluxo de Caixa)... Receita Bruta Deduções sobre vendas Receita Operacional Líquida Custos do produto vendido Lucro Bruto Despesas comerciais Despesas gerais e administrativas Depreciação Amortização Lucro Operacional (EBIT) Receitas financeiras Despesas financeiras Lucro Antes do Imposto de Renda Imposto de Renda EBITDA Lucro Líquido do Exercício Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Mapa de Oportunidades Financeiras ... E identificamos oportunidades financeiras que garantam a taxa de retorno mínima de 6:1 Cliente: Indústria de AlimentosCliente: Máquinas de Construção Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Mapa de Oportunidades Financeiras ... Para definir a ambição e o plano de voo do projeto COMO O QUE 0. Sistema de Gestão Aquila 1. Diagnóstico 2. Planejamento 3. Execução e Controle 4. Ação Corretiva e Padronização AGENDA Método para jovens consultores Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 O Método PDCA Localizar oportunidades Processo é capaz? Análise de Fatos e Dados Sim: Ver e Agir Executar os Planos de Ação Gestão à Vista Rituais de Gestão Ações Corretivas Padronização Não: Definir a meta e montar plano de ação Executar Ações Ver e Agir Treinar os envolvidos Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 O que mudou PROBLEMA ANÁLISE DO FENÔMENO ANÁLISE DO PROCESSO PLANO DE AÇÃO OPORTUNIDADE ANÁLISE DE FATOS E DADOS PROCESSO É CAPAZ? S/N S: VER E AGIR Problema gera resistência, oportunidade desperta o interesse N: META E PLANO DE AÇÃO Nome difícil de assimilar. O que seria o fenômeno? Antes de aprofunfdarmos na análise de causas, identificamos se o processo é capaz. Se for capaz, partimos para o ver e Agir, que garante resultado mais rápido. Distinguimos o Plano de Ação para as ações Ver e Agir. Estas são de alto impacto e fácil implementação. Sempre começamos por elas. Se o processo não for capaz, definimos a meta, aprofundamos na análise de causa e elaboramos o plano de ação. Antes Depois Porque Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades FOCO DAS OPORTUNIDADES AUMENTO DE RECEITA REDUÇÃO DE CUSTOS REDUÇÃO DE DESPESAS VARIAÇÃO DO CAPITAL EMPREGADO 1.1 – Olhar para as oportunidades nos 4 blocos Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades RECEITA CUSTOS DESPESAS CAPITAL EMPREGADO (+) RECEITA Faturamento de Vendas Deduções das Vendas (Impostos) (-) CUSTOS Mercadoria - DRE (BD DIN) Frete - DRE (BD DIN) Custo - DRE GERAÇÃO DE VALOR (-) DESPESAS Alugueis e arrendamentos Despesas bancarias Despesas com pessoal Despesas com vendas Despesas tributárias Embalagens Manutenção e conservação Material de consumo Outras despesas com pessoal Outras despesas gerais Publicidade Serviços de terceiros Tarifas Públicas Veículos EBITDA (+) RECEITA FINANCEIRA (-) DESPESA FINANCEIRA (-) IMPOSTO DE RENDA LUCRO LÍQUIDO (+) ∆ CAPITAL OPERACIONAL (∆NCG) (-) ∆ CONTAS A RECEBER (+) ∆ CONTAS A PAGAR (-) ∆ ESTOQUE FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL (-) INVESTIMENTOS FLUXO DE CAIXA OPERACIONAL LIVRE (+) REC. DE EMPR. OU APORTES (-) PAGAMENTO DE EMPRÉSTIMOS (-) DEDUÇÕES (estornos) PARCIAL + SALDO ANTERIOR (-) A IDENTIFICAR (+) ∆ FLUXO DE CAIXA LIVRE Binômio Volume e Preço, Mix, Conversão, Frequência de Compra, Potencial de Cliente Ativo (PCA), Cross Selling, Cobertura, Roteirização, Segmentação, etc. Matéria Prima, Produtividade, Perdas, Desperdícios, Variabilidade, Ociosidade, OEE, Manutenção, etc. Desperdícios, Centralização, Sinergia, Despadronização, Contratos, Descontroles, etc. Ciclo Financeiro Estoques PMR PMP Utilização de Ativos Estrutura e custos de dívida Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades FabricarTransportar Satisfação Movimentar EstocarCliente Fornecedor Transportar FONTES DE LACUNAS 1.2 - Olhar para as oportunidades nos processos (por meio dos indicadores). Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Fins x Meios A gestão deve ter foco nos resultados (FINS). É aqui que as oportunidades devem ser buscadas e as metas definidas. (efeito)(causas) PROCESSO PRODUTOS F o rn ec ed o re s F o rn ec ed o re s C lie n te s C lie n te s Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Como localizar? Análise de VariabilidadeHistórico Comparativo (interno ou externo) Desvio desagregado Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Como localizar? Análise de Bolhas Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - InstitutoAquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Competitivo Tem como alvo específico as práticas dos concorrentes. Competitivo Tem como alvo específico as práticas dos concorrentes. Interno Procura pelas melhores práticas que ocorrem dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Interno Procura pelas melhores práticas que ocorrem dentro da própria organização em unidades diferentes (outros departamentos, sedes, etc.). Funcional Compara processos similares entre organizações independentemente do setor de atividade (empresas não concorrentes). Funcional Compara processos similares entre organizações independentemente do setor de atividade (empresas não concorrentes). Tipos de Benchmark:Tipos de Benchmark: Análise Comparativa: Benchmark Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Como comprovar a oportunidade através de uma Lacuna Financeira? Cálculo das Lacunas Financeiras Indicador: Retrabalho (%) Meta: Reduzir o retrabalho de 10% para 5% a partir de Janeiro de 2014 Indicador Referência Indicador de Meta Lacuna Indicador Parâmetro Indicador Financeiro Lacuna Financeira (R$/Mês) Média último 8 meses Meta a ser atingida (Referencia – Meta) Causador do Problema Indicador transformador para R$ (Lacuna Indicador X Parâmetro X Indicador Financeiro) Retrabalho Retrabalho Lacuna Retrabalho Volume de Produção (Kg) Custo Produto (R$/Kg) R$ 10% 5% 5,0% 150.000 3,0 R$ 22.500,00 Retrabalho (%) X Volume (Kg) X Custo (R$/Kg) = R$ Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Como comprovar a oportunidade através de uma Lacuna Financeira? Fechamento (%) X Fluxo (No Projetos) X Ticket médio (R$/projeto) = R$ Receita Adicional Cálculo das Lacunas Financeiras Indicador: Prazo de Contratos Registros e Conformes no Banco (Dias) Meta: Diminuir o prazo dos Contratos Registrados e Conformes no Banco (Associativo) de 161 para 100 dias até Nov/2014 Indicador Referência Indicador de Meta Lacuna Indicador Parâmetro Indicador Financeiro Lacuna Financeira (R$/Mês) Média dos últimos 12 meses Meta a ser atingida (Meta - Referência) Causador do Problema Indicador transformador para R$ (Lacuna Indicador X Parâmetro X Indicador Financeiro) Registro (Dias) Registro (Dias) Lacuna Registro (Dias) Taxa de Aplicação do Recurso (%/Dia) Valor da Carteira (Associativo) (R$) R$ 161 100 61 0,019% R$300.000.000 R$3.500.000 Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 1 - Localizar Oportunidades Dinâmica 1 Cada trainee deve citar como foi localizada uma oportunidade no seu projeto atual, descrevendo: 1) Qual análise foi usada? 2) Qual o impacto financeiro da oportunidade? Em qual bloco (Receita, Custos, Despesas ou CE) impacta? 3) Se foi implementada ou não e o porquê. Duração: 20 minutos Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 2 - Análise de Fatos e Dados � COLETA DE DADOS � ESTRATIFICAÇÃO � ANÁLISE DE PASSAGEM � PRIORIZAÇÃO � VISITAS AO LOCAL � CONVERSAS COM PESSOAL OPERACIONAL CONHECER A OPORTUNIDADE POR MEIO DE FATOS E DADOS A análise de fatos e dados tem por objetivo entender as características da oportunidade identificada Quanto mais tempo você gastar aqui, mais fácil será capturar esta oportunidade Quanto mais tempo você gastar aqui, mais fácil será capturar esta oportunidade Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 2 - Análise de Fatos e Dados Onde está a oportunidade? X Não necessita ser estratificada!Necessita ser estratificado! DISTRIBUIDA / ABRANGENTE: Representa o consolidado de vários oportunidade menores CONCENTRADA / FOCADA Oportunidade específica Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 2 - Análise de Fatos e Dados Dicas 1) Olhar sempre sobre diferentes ângulos 2) Cuidado: a ordem de abertura dos dados pode faciliatar ou dificultar o entendimento das características do problema. Vale uma pequena reflexão antes de iniciar. 3) A maior parte dos gestores ignora esta etapa. Pula da oportunidade macro para a ação direto (sem fazer análise de fatos e dados e sem analisar a capacidade do processo). Esta costuma ser uma grande contribuição nossa nas empresas. Aprofundar no entendimento dos problemas que muitas vezes eles já conhecem superficialmente. 4) Quando não temos os dados registrados, necessitamos implantar a coleta dos mesmos. Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 2 – Análise de Fatos e Dados Dinâmica 2 Cada trainee deve citar uma análise de fatos e dados que fez em seu projeto. 1) Qual era o problema 2) Como foi estratificado? 3) Qual o balanço final? Ajudou ou não agregou? Duração: 20 minutos Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 3 – O Processo é capaz? De acordo com a análise de fatos e dados É POSSÍVEL CAPTURAR AS OPORTUNIDADES ? É POSSÍVEL CAPTURAR AS OPORTUNIDADES ? Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 3 – O Processo é capaz? O Processo é capaz? SIM VER E AGIR SIM VER E AGIR NÃO DEFINIR A META E MONTAR O PLANO DE AÇÃO NÃO DEFINIR A META E MONTAR O PLANO DE AÇÃO Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 4 – Ações Ver e Agir Devemos sempre começar por aqui, pois a partir das ações ver e Agir já é possível obter os primeiros resultados. Ações podem ser executadas imediatamente e trazem resultados de impacto imediato Alto Impacto e Fácil implementação Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 4 – Ações Ver e Agir Dicas 1) Sempre começamos por aqui. É o caminho mais rápido para entregar resultados e conquistar a confiança do cliente. Com estas ações, costumamos “pagar” o projeto nos três primeiros meses. 2) Cuidado: Muita gente pula da oportunidade para o Ver e Agir, sem conhecer as características da oportunidade (sem foco) e se o processo é capaz. Resultado: Ação não surte efeito ou demora a ser executada. Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação • Onde queremos chegar. • Tem objetivo + prazo + valor • Tem um dono definido (pessoa física) • É rigorosamente perseguida. O que é a meta? Dúvidas frequentes? • Qual o % das oportunidades devemos buscar? • Podemos revisar as metas? Em quais circunstâncias? • As metas do projeto devem ser definidas sobre o orçamento (projetado) ou sobre o realizado (passado)? E o cálculo dos ganhos? • Todo projeto deve ter uma meta? • A meta pode ter mais de um dono? • Como ter certeza se a meta será alcançada? • Quais cuidados devemos ter ao definir uma meta? Como escalonar? • Outras ??? Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação As metas estabelecidas devem estar alinhadas com a estratégia da empresa e as responsabilidades precisam estar claras para cada colaborador. Diretores VPs CEO Gerentes indicador de sucesso ao obter resultados através das pessoas sobre as quais você exerce influência indicador de sucesso ao obter resultados através das pessoas sobre as quais você exerce influência indicador de sucesso ao obter resultados com seus própriosesforços. indicador de sucesso ao obter resultados com seus próprios esforços. �Metas Esforço Próprio indicador de sucesso ao obter resultados através das pessoas que trabalham para você. indicador de sucesso ao obter resultados através das pessoas que trabalham para você. ���Metas de Equipe � Metas de Influência Alinhar as metas Novidade, só o Aquila tem essa metodologia!!! Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação Priorização5 Porquês?Elaboração do Diagrama de Causa e EfeitoBrainstorming Objetivo: Como estabelecer um plano de ação? Identificando as causas que impedem a captura de uma oportunidade: Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Causas Priorizadas Ações PropostasAnálise de Causa 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação A1 B3 C2 Causa 1 Causa 2 Causa 3 Ação 1 Ação 2 Ação 3 Plano de Ação O QUÊ QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO O Plano de Ação é que põe a gestão em movimento Para cada causa priorizada precisamos de pelo menos 1 ação Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 Objetivo: Bloquear as causas fundamentais através das contramedidas O Quê Quem Quando Onde Por que Como Definir as contramedidas a serem realizadas para bloquear a causa fundamental Definir o nome do responsável pela implementação da ação, que deverá ter autoridade sobre a execução da ação Definir a data em que a ação irá se realizar Definir onde a ação será realizada Descrever a importância da execução da ação e a relação entre causa e efeito Detalhar as etapas de execução da ação, identificando os responsáveis por cada etapa, quando necessário 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação • Utilizar sempre um verbo no infinitivo (trocar, treinar, modificar) para descrever a ação; • Atenção para não utilizar ações que não sejam capazes de realizar um bloqueio efetivo da causa raiz, como: “garantir”, “manter”, e etc.; O Que: • Sempre deve conter o nome de uma ÚNICA pessoa, não deve ser preenchido com departamentos ou cargos. • Esta pessoa não é necessariamente o executante da ação, mas é o responsável pela execução da ação. Poderá executar pessoalmente a tarefa ou coordenar a execução, delegando atividades para outras pessoas; Quem: Dicas Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação • Sempre uma data específica (dia, mês e ano), não deve-se utilizar prazos subjetivos como “sempre que necessário”, “imediatamente”, “permanente”, daqui a 30 dias e etc.; • Colocar início e término (previsto e realizado). • Descreve a razão para a execução da ação proposta, normalmente iniciando-se com “Para”; Quando: Por Quê: Onde: • Local onde a ação será executada; Dicas Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação • Quase todas as ações de um Plano possuem um grau de complexidade que exige detalhamento para que haja plena compreensão da ação. • Tente colocar todas as etapas de detalhamento possíveis como sub-itens e sempre que tiver diferentes responsáveis, assim como datas, deve-se relacionar os nomes e datas; • Utiliza-se verbos no gerúndio (verificando, analisando, trocando, comprando) para detalhar a execução da ação. Como: Dicas Source: Centro de Estudos Avançados – Aquila Schweiz AG, Zurich – © Copyright - Instituto Aquila 2013 5 – Definir a Meta e Montar o Plano de Ação • Metas desafiadoras com planos de ação tímidos • Ações que não atacam as causas • Análise de causas mal feitas gerando ações superficiais que não resolvem os problemas. • Ações de rotina inseridas em planos de melhoria • Ações tomadas sem análise de consequências para as interfaces • Consultor aceita ações propostas pelo cliente sem criticar • Prazos mal definidos: muitas ações para uma mesma pessoa num período curto. Erros comuns Dicas Práticas
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