Manual 0382

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Julho, 2020
Joana Costa
UFCD: 0382
GESTÃO DO TEMPO E ORGANIZAÇÃO DO
TRABALHO
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
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Objetivos Gerais
 Aplicar técnicas de gestão do tempo no âmbito da atividade profissional.
 Aplicar os princípios de organização do trabalho em equipa e elaborar um plano de
ação pessoal.
Conteúdos
 Gestão do tempo
 Auto-avaliação na gestão do tempo
-Tempo como recurso
- Leis e princípios de gestão de tempo
- Identificação de características pessoais
- Análise de desperdiçadores de tempo
 Planeamento na gestão do tempo
- Determinar metas e objetivos
- Elaboração de planos detalhados, diários e semanais
- Utilização de check-lists
- Definição e gestão de prioridades
 Técnicas de gestão do tempo
- Organização do dia de trabalho
- Agrupamento de tarefas
- Controlo das interrupções e dos telefonemas
- Utilização da agenda como recurso estratégico
- Otimização das novas tecnologias
 Organização do trabalho
 Trabalho em equipa
- Organização e condução de reuniões
- Produção de resultados através de reuniões
- Delegação de tarefas à equipa de apoio comercial
 Plano de ação pessoal
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
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Índice
1. Gestão do tempo.......................................................................................................... 6
1. 1. Auto-avaliação na gestão do tempo.....................................................................6
1.1.1. Tempo como recurso....................................................................................... 6
1.1.2. Leis e princípios da gestão de tempo...............................................................9
1.1.3. Identificação de características pessoais....................................................... 14
1.1.4. Análise de “desperdiçadores de tempo”....................................................... 15
1. 2.Planeamento na gestão do tempo.......................................................................18
1.2.1. Determinar metas e objetivos........................................................................20
1.2.2.Elaboração de planos detalhados, diários e semanais................................... 21
1.2.3. Utilização de check-lists ................................................................................ 26
1.2.4. Definição e gestão de prioridades..................................................................26
1. 3. Técnicas de gestão do tempo..............................................................................29
1.3.1. Organização do dia de trabalho..................................................................... 29
1.3.2. Agrupamento de tarefas................................................................................ 30
1.3.3. Controlo das interrupções e dos telefonemas...............................................32
1.3.4. Utilização da agenda como recurso estratégico............................................36
1.3.5. Otimização das novas tecnologias................................................................. 37
2. Organização do Trabalho............................................................................................38
2. 1. Trabalho em equipa.............................................................................................39
2.1.1. Organização e condução de reuniões............................................................40
2.1.2. Produção de resultados através de reuniões.................................................43
2.1.3. Delegação de tarefas à equipa de apoio comercial.......................................44
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2.2. Plano de ação pessoal.......................................................................................... 46
Conclusão........................................................................................................................ 48
Bibliografia e webgrafia..................................................................................................49
Anexos.............................................................................................................................50
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
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1. Gestão do tempo
Todos nós sabemos, pelo menos teoricamente, que a vida não é só trabalho. Mas o
dia-a-dia vai-nos demonstrando que este vai invadindo e reduzindo assustadoramente
outras dimensões fundamentais para o equilíbrio e bem-estar do ser humano: a família,
o convívio social e cultural e a dimensão psicológica.
Os níveis de pressão com que somos confrontados no exercício das nossas
atividades profissionais são hoje consideravelmente maiores, sendo-nos solicitado que
façamos cada vez mais, melhor e, se possível, em menos tempo.
Ora, na pretensão de uma rentabilização máxima dos recursos básicos que temos à
nossa disposição, os padrões de exigência são cada vez mais elevados. Se o dia tem
sempre as mesmas 24 horas, como conseguimos rentabilizar estes recursos?
A resposta é incontornável: planeando de forma mais eficiente e profissional o
trabalho (pessoal e da equipa); selecionando de forma equilibrada as tarefas e
separando criteriosamente as atividades urgentes das importantes.
1. 1. Auto-avaliação na gestão do tempo
1.1.1. Tempo como recurso
O tempo, visto aos olhos do conhecimento atual científico, é um conceito
abstrato e relativo, em conexão com o espaço, cujo desenvolvimento se encontra
estritamente relacionado com o conceito de adaptação à realidade. É um conceito
relativo e uma experiência psicológica individual visto que muitas vezes ouvimos dizer
que as horas parecem segundos quando estamos de férias ou os segundos parecem
uma eternidade em situações adversas. Aparentemente, para uns, o tempo avança
com lentidão, para outros avança rapidamente.
Definição de gestão do tempo
Gerir o tempo é a capacidade de decidir o que é importante na sua vida, tanto a
nível profissional como pessoal, e de atribuir prioridade a certos aspetos de forma a
completar as tarefas de que necessita e as que considera realmente importantes.
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A gestão do tempo pode ainda ser definida como um plano de utilização e de
controlo do tempo, da forma mais eficiente e eficaz possível. Este plano será adaptável
e flexível de modo a poder ajustar-se ao dia-a-dia e à mudança.
Na gestão do tempo é essencial fazer a distinção de dois conceitos: o que
controlo e o que não controlo.
Uma boa gestão do tempo dá-nos a possibilidade de manter o equilíbrio das nossas
vidas, ao mesmo tempo que permite identificar onde é que está o desequilíbrio.
A gestão do tempo é uma capacidade que...
 pode ser aprendida;
 pode ser praticada;
 pode ser melhorada ao longo do tempo.
O que não posso controlar? O que posso controlar?
Situações imprevisíveis: ex. Morte,
doença, acidentes, eventos naturais
como tempestades, sismos,...
Acontecimentos da vida diária
(rotina) e o modo como reajo às
situações imprevisíveis
A reter...
Gestão do tempo implica eficiência.
Com eficiência, adquirimos controlo.
Logo, há uma chave para o controlo do tempo: a priorização!
Importante ter serenidade
para aceitar o que não se
controla.
Importante ter coragem
para enfrentar e mudar a
favor do bem-estar e da
produtividade.
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A gestão do tempo é uma ferramenta essencial que tanto pode ser utilizada
nas empresas como na vida pessoal, permitindo a organização de metas pessoais e
profissionais com menor dispêndio de energia física e mental.
Gerir o nosso tempo é importante para conseguirmos atingir os nossos
objetivos na vida. Muitas pessoas perdem tempo, a desempenhar atividades rotineiras
e ineficazes que:
 levam a aumento do stress;
 proporcionam pouca satisfação.
Apresentamos algumas das vantagens associadas a boa gestão do tempo edesvantagens decorrentes de uma desadequada gestão:
Na vida pessoal a gestão do tempo permite: conseguir mais no trabalho, em
casa ou nos tempos livres; redução do stress; ter mais energia; ser mais auto-
disciplinado; ter mais alvos em que concentrar os esforços; ter motivação para atingir
objetivos; ter sucesso na carreira; aumento da autoestima, da autoconfiança e da
auto-realização.
Na vida profissional, uma boa gestão de tempo permite: aumentar a confiança
e produtividade; desenvolver uma maior capacidade de explorar oportunidades de
carreira: aumentar a organização dos métodos de trabalho; ser mais eficaz no controlo
das interrupções, melhorar a capacidade de trabalhar em áreas de destaque, ser mais
eficaz nas reuniões e na criação de um bom espírito de equipa.
Desvantagens da má gestão do tempo Vantagens da boa gestão do tempo
Desvalorização do homem e da
organização
Valorização do Homem e da organização
Perda de autoridade Maior responsabilização
Perturbação Melhor comunicação
Penalização Mais justiça
Custos mais elevados Maior rentabilidade
Falhas no desempenho Melhor desempenho
Impossibilidade de previsão do tempo Favorecimento da previsão do tempo
Menos tempo livre Mais tempo disponível
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Gerir o tempo é a capacidade de decidir o que é importante na vida, tanto a
nível profissional como pessoal, e de atribuir prioridade a certos aspetos de forma a
completar as tarefas de que necessita e as que considera realmente importantes.
A gestão do tempo pode ainda ser definida como um plano de utilização e de
controlo do tempo, da forma mais eficiente e eficaz possível. Este plano será adaptável
e flexível de modo a poder ajustar-se ao dia-a-dia e à mudança.
1.1.2. Leis e princípios da gestão de tempo
A – Lei dos ritmos biológicos
Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. O nosso ciclo
energético sofre alterações ao longo do dia, na sequência do nosso ciclo biológico.
Os estudos indicam que, a seguir ao almoço, o nosso nível de energia está mais
baixo devido a fatores fisiológicos relacionados com o fenómeno da digestão. A curva
de energia varia de indivíduo para indivíduo; há pessoas cujo pico de energia é logo
pela manhã, ao passo que para outras é à noite.
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Se souber respeitar o seu ritmo biológico e se gerir o seu dia de acordo com o
seu ciclo de eficácia, aumentará notavelmente a produtividade, sem necessidade de
efetuar grandes mudanças. Os períodos de quebra de eficácia devem ser aproveitados
para descansar, ou utilizados, por exemplo, para contactos sociais e atividades de
rotina.
Ao aprendermos a escutar o nosso organismo potenciamos o nosso ritmo
natural e o tempo pode ser otimizado através da planificação de determinadas
atividades em determinados períodos do dia.
B – Lei de Parkinson
Verifica-se que a
distribuição do trabalho
varia em função do
tempo disponível e não
do tempo necessário.
A figura mostra que:
Curva A – o colaborador
recebe uma tarefa para
executar na semana 0.
Familiarizar-se com a tarefa,
reflete sobre o que deve
fazer, procura compreender
o problema. Solicita
informações e delega parte
das tarefas. Executa o
trabalho e termina-o dentro
do prazo. Bons resultados.
Curva B – o colaborador
põe de lado o trabalho. Inicia
a tarefa já próximo do prazo estabelecido para a sua conclusão. Procura
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informações à pressa e trabalha sobre pressão. Termina com atraso. Resultados
medíocres.
Curva C – trabalho iniciado tardiamente, como em B, mas sem atingir o objetivo.
Algum tempo de trabalho inútil. Não há resultados concretos ou são claramente
insuficientes.
C – Lei das sequências homogéneas de trabalho
A interrupção de um
trabalho leva a que se perca
eficácia e levará mais tempo do
que se fosse executado de modo
contínuo.
As perturbações e
interrupções do trabalho devoram
grande parte do tempo. Após cada
interrupção é necessário retomar o encadeamento dos pensamentos anteriores e a
fazer um grande esforço de reflexão. Em duas horas de atividade ininterrupta de
trabalho pode-se avançar rapidamente enquanto que, com interrupções frequentes,
para efetuar o mesmo trabalho serão necessárias três ou mais horas.
Tempo de execução: 120 minutos Bons resultados!
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Tempo de execução: 150 a 180 minutos Resultados frequentemente dececionantes!
D – Lei de Pareto (20/80)
Com muita frequência, a partir de um pequeno
período de tempo atinge-se grande parte dos
resultados. O essencial leva pouco tempo, o acessório
muito! Por isso é fundamental distinguir o essencial
do acessório e concentrar os nossos esforços no
ESSENCIAL!
Apenas 20% dos nossos esforços geram 80% dos
nossos resultados.
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E – Lei da contraprodutividade
Para além de um certo limite, a produtividade do tempo investido decresce e
torna-se negativa. É importante saber parar e posteriormente retomar! Aqui mais uma
vez é essencial conhecer o ritmo biológico próprio.
F – Lei da
alternância
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; não fazer mais do que
uma coisa de cada vez e fazê-la bem!
G – Lei da dimensão subjetiva do tempo
O tempo tem uma
dimensão objetiva e uma
dimensão subjetiva, que é
função do interesse pela
atividade exercida.
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1.1.3. Identificação de características pessoais
Porque perdemos tempo?
 falta de objetivos claros: específicos, mensuráveis, possíveis, realistas e
definidos no tempo;
 falta de planeamento eficiente: o quê e quando, o que é possível de realizar por
agenda, “planeador” de parede ou “to do lists” (lista de afazeres);
 falta de autodisciplina.
Depende igualmente das características individuais de cada um,
nomeadamente ao nível da:
 capacidade de ser disciplinado no trabalho;
 capacidade para dizer “não”;
 capacidade de ser disciplinado ao telefone;
 capacidade de controlo e de gestão de mim próprio;
 capacidade de comunicação;
 capacidade de ser disciplinado em reuniões;
 capacidade para rever sistemas e procedimentos.
Fazemos normalmente:
 O que gostamos antes do que não gostamos;
 O que é mais rápido antes do que demora mais tempo;
 O que é mais fácil antes do que é mais difícil;
 O que sabemos antes do que é novo;
 O que é urgente antes do que é importante;
 O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos;
 O que está anotado na agenda antes do que não está;
 O que provem dos outros antes das nossas prioridades;
 O que está à nossa frente antes do que é importante;
 Adiamos a execução de uma tarefa até ao limite máximo;
 Fazemos as coisas em função das suas consequências.
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Características pessoais que nos fazem ganhar tempo
 estilo de trabalho: dinâmico, pró-ativo, multifuncional, discreto, ágil e objetivo.
 estilo interpessoal: negociador, líder, capaz de tomar decisões, cooperativo,
comunicativo, social e persuasivo.
 estilo de pensamento: lógico, flexível, adaptável, sistémico e estratégico.
Para aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe, importa, finalmente, que
tenha sempre presentes duas dimensões: a eficiência – fazer a tarefa de forma
otimizada, rápida ou com menos gastos – e a eficácia – executar bem a tarefa. Sendo
ambas fundamentais, importa, contudo, não perder de vista o objetivo último, que é o
de alcançar resultados, isto é, ser eficaz!
Habitue-se a questionar, com regularidade, a sua eficácia:
 Quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coisas não essenciais?
 Há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e mais rapidamente,
melhorando os processos de trabalho?
 Em que tarefas gastou mais tempo do que julgava?Eficiência Eficácia
Execução (como fazer) Resultados (o que fazer)
Processos, normas, métodos Objetivos, resultados
Execução mais rápida com menor esforço e
menor custo
Execução em função dos fins
Desempenho interno Gerar alternativa
Solução de problemas Otimização dos recursos
Cumprimento de deveres Obtenção de resultados
Resumindo:
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Embora os problemas variem de uma pessoa para outra, existem algumas
dificuldades comuns em muitas situações profissionais.
Exemplos:
 Ter demasiado trabalho e tempo insuficiente;
 Trabalhar para além das horas normais de trabalho;
 Pessoal sem formação adequada;
 Prazos impossíveis de cumprir;
 Reuniões que duram para além do tempo necessário;
 Pressão no trabalho que compromete a vida pessoal;
 Interrupções e distrações;
 Crises inesperadas;
 Tempo gasto em deslocações para reuniões e encontros;
 Falta geral de controlo e de disciplina;
 Falta de formação em novas tecnologias;
 Sentir-se pressionado e levar trabalho para casa.
1.1.4. Análise de “desperdiçadores de tempo”
A nossa cultura prepara-nos algumas armadilhas:
 fazemos muitas coisas;
 assumimos muitas responsabilidades;
 dizemos sim a muitas oportunidades.
Somos esmagados por:
 planos que não podem ser executados;
 compromissos que não podem ser honrados;
 agendas e prazos que não podem ser cumpridos.
Fazemos parte de uma sociedade rica materialmente, mas pobre em relação ao
tempo. A qualidade do tempo dedicado ao convívio humano desapareceu das nossas
vidas. Vários estudos revelam que após 4 ou 5 horas de trabalho, os nossos gestores
podiam ir embora para casa. No entanto, permanecem na empresa a fazer horas
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extra... Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava, podendo dedicar-
se a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rica, mais a pessoa trabalha. O
trabalho passou de privilégio a castigo. E para quem não tem grandes capacidades
económicas, obriga-se a trabalhar cada vez mais para poder fazer face às despesas
gerais familiares e ter um pouco mais de qualidade de vida.
Contudo, em ambos os casos, desperdiçamos muito tempo, que poderia ser
aproveitado de outra forma.
Fatores que “devoram” o nosso tempo e nos fazem gastá-lo sem qualquer proveito:
Cronófagos Soluções
Perfeccionismo Não fazer melhor do que é solicitado. O ótimo é inimigo dobom.
Querer fazer tudo Delegar.
Fazer muitas coisas ao mesmo
tempo Fazer uma coisa após a outra. Fixar prioridades.
Colaboradores e colegas que não
respeitam prazos
Fixar prazos e escrevê-los na agenda. Introduzir o princípio
do compromisso voluntário. Cumprir prazos e encorajar
constantemente os outros a fazê-lo.
Frequentes interrupções
telefónicas
Analisar as mensagens recebidas. Fixar períodos de não
interrupção. Desviar chamadas por ocasião de reuniões.
Adiar as coisas desagradáveis Liquidar antes de mais as tarefas desagradáveis ou pelomenos realizá-las parcialmente.
Trabalhar sem plano de ação,
sem fixar prioridades
Fixar objetivos para cada dia. Fazer as coisas importantes
antes das coisas urgentes.
Interrupções frequentes
provocadas por visitas internas
Concentrar os contactos com os subordinados/colegas.
Uma entrevista bem preparada vale mais do que
numerosas conversas espontâneas.
Fadiga e falta de autodisciplina Harmonizar o tempo de trabalho com o tempo de lazer.Adquirir bons hábitos de trabalho.
Contactos/reuniões não
preparadas sem objetivos Fixar os objetivos do contacto. Preparar documentação.
Adiamento de tarefas
O que me faz adiar o trabalho?
 Tarefas complicadas;
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 Preferir conviver a trabalhar;
 Falta de concentração e de autodisciplina;
 Existência de conflitos;
 Não estar familiarizado com a tarefa;
 Desejo de manter a zona de conforto (só fazer aquilo que se sabe fazer bem);
 Receio de cometer erros.
Como ultrapasso o adiamento?
1. Pensando que as tarefas são importantes;
2. Começando pelas tarefas desagradáveis;
3. Dividindo as tarefas em ações mais pequenas, atribuindo-lhe prioridades;
4. Construindo uma lista de verificação das tarefas (já executadas e que faltam
executar).
1.2. Planeamento na gestão do tempo
O melhor método de atividade? Fazer o plano do seu trabalho e, depois, fazer o
trabalho do seu plano.
Baden-Powell
O planeamento é o pensamento que antecede a ação. Planear é estabelecer
metas e fixar objetivos, determinar as atividades a realizar; a sua sequência de
execução e prazos de cumprimento.
Questões a colocar:
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Finalidades da planificação:
 Projetar o futuro;
 Definir objetivos realizáveis e claros;
 Estabelecer uma organização da ação por forma a alcançar os objetivos
definidos;
 Controlar a ação desenvolvida, interpretando os desvios ao estabelecido;
 Disciplinar a forma de pensar e agir;
 Rentabilizar recursos humanos;
 Possibilidade de eliminar práticas de trabalho rotineiras, erróneas ou
desatualizadas.
Obstáculos ao processo de planeamento
 Dificuldade em pensar em termos de futuro
 Dificuldade em aceitar a necessidade de mudar
 Dificuldade em trabalhar em grupo
 Falta de preparação em termos de competências sociais e relacionais
 Poucos conhecimentos técnicos no que se refere ao planeamento
 Falta de tempo
 Ausência de disciplina
 Ausência de motivação
 Comunicação deficiente
 Falta de hábito relativamente à sistematização dos processos de trabalho
 Existência de rotinas ultrapassadas.
Prever, planificar e hierarquizar são os grandes pilares de uma organização de
tempo mais eficaz.
Ter objetivos previstos para o nosso dia-a-dia permite-nos concentrar naquilo
que realmente devemos fazer, evitando distrações e esquecimentos.
Planear exige tempo, pelo que muitas vezes é ignorado, mas “1 minuto de
planificação pode significar menos 10 minutos na execução”. Deste modo, pode ser
bastante recompensador.
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1.2.1. Determinar metas e objetivos
Alice perguntou: Gato Cheshire... pode me dizer qual o caminho que eu devo tomar?
Isso depende muito do lugar para onde você quer ir – disse o Gato.
Eu não sei para onde ir! – disse Alice.
Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.
(Alice no País das Maravilhas - Lewis Carroll)
Numa boa organização há sempre um plano de ação escrito e acessível a todos.
Assim, as pessoas que fazem parte da organização sabem e sentem-se envolvidos nos
planos existentes, e têm conhecimento do seu papel no atingir dos objetivos. Cada vez
mais nos é exigido que pensemos em termos de objetivos e que orientemos as nossas
condutas para a obtenção de resultados, dentro de prazos previamente estabelecidos.
Este exercício que nos é requerido constitui um desafio constante, obrigando-
nos permanentemente a:
 orientar o raciocínio e a ação para o futuro;
 definir exatamente para onde queremos ir;
 estabelecer prioridades.
Como definir um objetivo/ meta de forma adequada?
Existem cinco critérios (REMAR) para a fixação de objetivos e metas adequados:
Exemplo correto Exemplo incorreto
(relevantes)
Aumentar o nível de
produtividade em “x”%, a
partir do próximo mês
Promover formação
profissional (numa área
desajustada às necessidades)
(específicos)
Reduzir o tempo médio de
realização da tarefa “x” em 5
minutos
Melhorar a qualidade de vida
(mensuráveis)
Diminuir o nº de reclamações
em 15% a partir do próximo
mês
Melhorar, tanto quanto
possível, as técnicas de
trabalho
(alcançáveis)
Obter a certificação de
qualidade, de acordo com as
Normas ISO9000, no prazo de
1 ano
Formar o pessoal de vendas em
técnicas avançadas de
marketing, no prazo de 2 dias
(registáveis)
“Controlar a pontualidade dos
trabalhadores”
Exemplo:
Entrada ao serviço 9.00h
Melhorar o clima social da
empresa (registaro quê, onde
e como?)
https://www.pensador.com/autor/lewis_carroll/
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Para além destas regras, um objetivo/meta deve permitir dar resposta às
seguintes questões:
 Para onde quero ir?
 O que quero realizar? O que devo evitar?
 Qual é o resultado final que quero alcançar?
 Em que prazo pretendo atingi-lo?
 Que condições tenho que respeitar?
 De que apoios necessito?
A definição de objetivos permite:
 Aumentar a autoconfiança;
 Ajudar a produzir mais e melhora o desempenho;
 Ajudar a decidir como usar o tempo;
 Eliminar e clarificar expectativas;
 Aumentar a motivação;
 Ajudar a diminuir o stress e a ansiedade.
Em suma quem planeia concretiza mais. Quem não planeia pode ter sucesso
ocasional a curto prazo, mas longo prazo irá eventualmente sentir-se num caos à
medida que as condições de trabalho e a competição o forem cercando cada vez mais.
1.2.2. Elaboração de planos detalhados, diários e semanais
Se preparar um registo de tempo, este dar-lhe-á informações, que lhe
mostrarão como é que o tempo desaparece. Este registo de tempo:
 poderá ser diário ou semanal;
 dá informações sobre a altura em que teve interrupções;
 dá informação sobre a espécie de interrupções;
 revela quais as horas do dia em que tem mais sossego para executar
tarefas relacionadas com o trabalho.
A agenda seja ela tradicional (papel) ou eletrónica (telemóvel, app, computador,
tablet...) é um valioso instrumento de planificação e esquematização do trabalho, daí
que não se devam regatear esforços a geri-la da melhor maneira.
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Na realização do seu plano de trabalho, há que ter em consideração:
- Em primeiro lugar, deve definir-se os objetivos e posteriormente elaborar
tarefas que levam aos objetivos.
- De seguida, é imprescindível estabelecer as prioridades para todas as
atividades. Estabelecer a prioridade centrando-se na tarefa.
- Um trabalho complexo deve ser dividido. Posteriormente deve estimar-se
quanto tempo pode ou deve disponibilizar-se para cada parte, permitindo uma
sequência proveitosa para cada conjunto de atividades.
- Reservar um espaço para os imprevistos, porque de certeza que eles irão
ocorrer;
- Respeitar ao máximo o seu ritmo de trabalho. Cada pessoa tem o seu próprio
relógio interno que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho. Para trabalhar com eficácia,
é essencial conhecer bem o próprio ritmo e aprender a fazer uso dele.
A investigação indica que a maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de
atenção e assimilação por volta do meio-dia. O fim de tarde parece igualmente eficaz.
No entanto convém sublinhar que cada pessoa tem os seus ritmos biológicos e
intelectuais próprios.
Muitos fatores entram em jogo: o temperamento, os hábitos individuais e as
condições exteriores. O nível de energia e de performance flutuam ao longo do dia
inteiro, pelo que convém descobrir quando se funciona otimamente e quando se
funciona menos bem.
Assim, compete ao indivíduo observar-se e descobrir as suas horas mais
rentáveis, as horas em que por norma se sente com mais energia e capacidade de
assimilação. Estas devem ser aproveitadas para realizar as tarefas mais complexas. As
tarefas mais fáceis ou que exijam menores níveis de concentração (tarefas rotineiras,
por exemplo) podem ser deixadas para ocasiões de menor frescura.
O padrão de energia pode ser também influenciado pela alimentação. Logo a
seguir a uma refeição, a capacidade de concentração diminui, pelo que é aconselhável
ingerir refeições ligeiras antes de grandes esforços intelectuais. Isto porque, de acordo
com os estudos, a seguir ao almoço, o nosso nível de energia está mais baixo devido a
fatores fisiológicos relacionados com o fenómeno da digestão.
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Plano/ agenda semanal
Um plano semanal deve descrever aquilo que pretende concretizar até ao final
dessa mesma semana e as ações necessárias para conseguir fazê-lo. Os planos
semanais podem ser elaborados na sexta-feira para a semana que se segue; ou então
durante o fim-de-semana ou segunda-feira logo de manhã.
Os planos semanais podem ser simples ou complexos. O exemplo abaixo pode
servir de ponto de partida para os planos semanais.
Depois de finalizado deverá ser mantido à mão para consultá-lo com frequência.
O plano semanal é por vezes mais eficaz para as pessoas do que o plano diário,
porque permite uma visão mais abrangente das tarefas e da altura certa para as
executar.
Plano/ agenda diário
Após a elaboração do plano semanal, pode-se passar ao plano diário. Em cada
dia estabelecem-se os objetivos e vão-se acrescentando outras tarefas que irão
aparecer e que aparentemente têm de ser feitas.
A melhor hora para planear o dia seguinte é ao fim do dia, o mesmo se passará
com o plano semanal ao fim de cada semana. Sendo possível avaliar o que se fez ou o
que ficou por fazer. De manhã não há necessidade dessa preocupação, a memória está
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fresca porque não houve a preocupação durante a noite com as coisas que haveria de
ter feito.
As folhas de planeamento diário devem especificar as atividades a desenvolver,
que prioridades, o tempo que demoram e o horário para cada tarefa.
Regras a observar na elaboração de um plano:
 Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano,
tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao máximo os momentos
de pressão.
 Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e longo prazo.
 Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leitura. Se lhe der
jeito, use símbolos e cores.
Exemplo:
Ao fazer o plano diário deve:
 Agrupar as atividades relacionadas.
 Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocupar o tempo
todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho,
deixando os restantes 40% para os imprevistos.
 Tornar rentável o espaço entre acontecimentos.
 Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir.
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 Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em que a sua energia
e concentração estão mais elevadas (reserve a parte da tarde para as tarefas de
rotina, período do dia em que um grande número de pessoas já revela uma
menor frescura)
 Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte,
na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.
De seguida apresentam-se algumas reflexões sobre atitudes que poderá colocar
em prática para melhorar a gestão da agenda:
 Conserve a agenda 24 horas por dia (por esta razão é muito importante o seu
tamanho, pois devem caber todas as anotações);
 Faça as anotações a lápis de modo a que as alterações não afetem a sua
apresentação (no caso de ser agenda ou plano em papel)
 Tenha um controlo total da agenda, pois não é conveniente que a mesma
esteja à disposição de muitas pessoas;
 Anote as ideias que surjam de forma imprevista e que não podem ser
trabalhadas e pensadas nesse momento;
 Anote as alterações, os cancelamentos ou os adiamentos;
 Coloque um visto nas tarefas concluídas.
Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos seus
objetivos mais importantes. Trabalhe a partir do topo da sua lista. Caso surjam
imprevistos avalie o grau de prioridade e trate deles em conformidade. Não os utilize
como desculpa para o distrair. No final de cada dia reveja o que foi concluído e remeta
para a frente os itens que têm de ser concluídos. Depois redefina-os em termos de
prioridade com os itens do dia seguinte.
O formato da sua lista não é importante. Pode fazê-la em qualquer lado: numa
agenda, numa folha de papel em branco ou num formulário de sua autoria. Encontrará
disponível em papelarias ou na internet uma grande variedadede plannings.
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
25
1.2.3. Utilização de Check-lists
Uma lista de verificação (checklist) é uma
lista de itens que devem ser verificados. Algumas
vezes, os itens são colocados como perguntas para
serem respondidas.
A vantagem duma checklist é que ela foca a
atenção do revisor nos potenciais problemas que
poderão surgir na realização das tarefas. Qualquer
falha encontrada deve ser analisada para verificar se
o item da lista garante o foco neste problema.
Os itens da checklist que não são eficientes
em encontrar erros durante a inspeção devem ser
removidos, pois uma grande quantidade de itens na
checklist irá prejudicar a eficiência da inspeção.
Em suma, a checklist serve para...
 documentar rotina;
 possibilitar a verificação dos itens.
Simples, porém muito eficaz! Utilize a sua lista de
“coisas a fazer” para esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão constar reuniões e
compromissos além do tempo necessário para realizar itens com prioridade na sua
lista.
1.2.4. Definição e gestão de prioridades
Devemos fazer uma listagem das tarefas a realizar contudo é importante
separá-las em função da lógica urgência /importância. Trata-se de uma técnica de
gestão do tempo essencial para impedir que as coisas urgentes e importantes sejam
deixadas para último, ou que fiquem por fazer por falta de tempo.
Coisas a fazer hoje
 Tratar dos preparativos para a
viagem
 Reunião de revisão orçamental
às 10 horas
 Reservar sala para a
conferência de 4.ª feira
 Telefonar ao agente de
seguros
 Marcar consulta no dentista
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
26
Tarefas importantes – são estratégicas e são as que contribuem direta ou
indiretamente para o alcance dos objetivos a que nos propomos, ajudam a
desenvolver o negócio e a conseguir obter rentabilidade e lucro.
Usualmente, dada a sua importância, requerem níveis de concentração e criatividade
mais elevados, pelo que implicam uma maior duração na sua realização. Devem ser
executadas sem interrupções, em períodos de otimização intelectual.
Tarefas urgentes – são operacionais e ajudam a manter o funcionamento normal do
dia-a-dia. Devem ser realizadas num período relativamente imediato e implicam uma
duração mais curta na sua realização. Podem ser executadas rapidamente e num
ambiente usual, com interrupções ou em períodos de menor rentabilização intelectual,
dependendo obviamente da tarefa.
 Faça agora e bem feito
 Faça logo
 Não perca muito tempo
com isso
 Delegue
 Exige bastante tempo
 Merece esforço
 Não deixar de lado,
senão passa à condição
de urgente
 Delegar eventualmente
 Faça depois ou tente
negociar para eliminar
essa tarefa.
As tarefas podem (e devem) ser repartidas por 4 categorias:
 Importante e urgente;
 Importante, não urgente;
 Urgente, não importante;
 Desperdício de tempo (não urgente e não importante)
Tarefa Importante e urgente – Prioridade 1
São tarefas que têm que ser feitas de imediato. Exemplos:
 crises e imprevistos;
 projetos com prazos determinados;
 atividades a serem executadas sob pressão externa;
 situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos;
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
27
 problemas familiares.
Tarefa Importante e não urgente – Prioridade 2
São tarefas que terão influência significativa na conclusão dos projetos. Irão
tornar-se de Prioridade 1 a curto prazo. Exemplos:
 atividades de efeito a curto prazo;
 trabalho levado para casa que pode ser feito no dia seguinte;
 resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros.
Tarefa Urgente, não importante – Prioridade 3
São tarefas que não são importantes, mas que exigem intervenção imediata. Exemplos:
 prevenção de um problema;
 planeamento;
 prospeção de oportunidades;
 fortalecimento de relacionamentos pessoais e profissionais;
 procura de novas metodologias de trabalho;
 reflexão e auto-avaliação.
Tarefa não urgente e não importante: Desperdício de tempo – Prioridade 4
São tarefas que usamos para nos convencermos a nós próprios que estamos
muito ocupados. Não devem fazer parte do nosso plano de ação. Exemplos:
 manter-se ativo para parecer que trabalha muito;
 reuniões e discussões infindáveis e sem motivo;
 hiperatividade social no trabalho;
 arquivo morto.
As tarefas, já com as prioridades atribuídas, podem ser englobadas numa útil
lista de coisas a fazer. As tarefas mais complicadas deverão ser feitas no período em
que estamos mais ativos e mais atentos.
Devemos conceder intervalos (de 10 minutos) a nós próprios, quando estamos
a executar as tarefas mais complicadas, de modo a sentirmo-nos com mais energia
quando as retomarmos: 45 minutos é o tempo aceite para manter níveis de
concentração elevados.
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
28
1.3. Técnicas de Gestão de Tempo
1.3.1. Organização do dia de trabalho
Antes da organização diária é essencial a organização do nosso espaço de
trabalho. É fundamental que ele se encontre limpo, organizado e livre de tudo aquilo
que não é necessário para as nossas tarefas diárias.
Observe a sua secretária:
1. Está coberta de papel?
2. O tabuleiro dos pendentes está sempre a deitar fora?
3. Tem muitas pessoas à espera que lhes telefone?
4. Nunca consegue cumprir prazos?
5. Leva trabalho para casa?
6. Tem que fazer horas extras, porque não acabou o trabalho?
7. O computador está cheio de post-its?
8. Sente-se cheio de stress?
Mesmo que apenas duas destas descrições se apliquem a si, precisa de
repensar a forma como gere o seu tempo no local de trabalho...
Como vamos então arranjar tempo para nos organizarmos?
 pode ser necessário fazer umas horas extras;
 pode ser necessário ficar a trabalhar até tarde;
 pode ser necessário trabalhar durante o fim-de-semana.
O que pode causar perder tempo com a família ou com os amigos.
Orientações para ajudar a trabalhar de forma mais eficiente:
 analise a sua eficácia;
 anote os maus hábitos dos membros da sua equipa, colegas e chefias que
prejudiquem a sua eficácia;
 considere os objetivos prioritários no trabalho (máximo: 3);
 considere as suas áreas de responsabilidade (quais são as minhas funções na
organização?).
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
29
Importante ainda:
• Definir e clarificar os objetivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;
• Centrar-se nos objetivos e não nas atividades;
• Estabelecer, pelo menos, um objetivo por dia e atingi-lo;
• Registar regularmente o tempo;
• Eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana
• Planificar o tempo; elaborar planos de curto, médio e longo prazo.
• Escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objetivos, prioridades e
tempos estimados;
• Preconizar limites de tempo por tarefa;
• Eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
• Acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.
Ao organizar o seu dia de trabalho será prudente também evitar, tanto quanto
possível, marcar compromissos:
 Para o princípio da manhã (deve dar-se, ao menos, uma margem de
segurança de 30 minutos após o início do expediente) ou fim da tarde, para permitir
uma gestão mais eficaz das tarefas planificadas e para fazer face a imprevistos,
deixando também intervalos de pelo menos 15 minutos entre cada um;
 Logo a seguir a uma ausência (viagem profissional, férias, doença, etc.), para
permitir que assuntos sejam primeiramente postos em dia.
1.3.2. Agrupamento de tarefas
A divisão em categorias e a junção do trabalho podem ser chamados de
"agrupamento". Se processar as informações e as tarefas semelhantes em lotes,
reduzirá dessa forma, o desperdício. Podendo executar cada tarefa de forma mais
eficiente.
Muitos elementos do trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que lhe
permitirão concluir tarefas semelhantes no mínimo tempo possível. Levando a
vantagensóbvias na gestão do tempo.
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
30
O agrupamento de tarefas permite, assim, que se prepare e organize de uma só
vez, ao invés de ter de fazê-lo várias vezes se o trabalho for feito aleatoriamente.
Proceda ao agrupamento de tarefas de acordo com o tipo ou similaridade.
Estabeleça horários para atendimento ao público e/ou
estagiários/funcionários/colegas de trabalho; preencha todos os relatórios de uma vez;
estabeleça intervalos durante o dia para ler e responder a e-mails, pois se fizer isto
durante todo o dia irá desperdiçar muito tempo, enfim, agrupe a tarefas.
Mais uma vez é fundamental preparar o dia antes de o começar, fazer uma lista
das tarefas e enumerar o que se quer ter feito até ao final do dia, mas de modo flexível.
Convém que a lista seja realista e exequível, caso contrário ocasionará frustração, pois
chegamos ao final do dia e constatamos que não fizemos tudo aquilo a que nos
propusemos.
Podemos igualmente dividir a lista de tarefas em três secções:
 Tarefas que têm que ser realizadas;
 Tarefas que devem ser realizadas;
 Tarefas que seria bom realizar.
Exemplo de planeamento de tarefas
Tarefas que têm que ser realizadas (Tarefas tipo A)
Prioridade Exemplo de tarefa Passos Tempo
1
Trabalhar no relatório X
para apresentar na reunião
com a administração.
1. Pesquisa;
2. Seleção da informação;
3. Estrutura e índice;
4. Gráficos e tabelas;
5. Textos com conteúdos;
6. Conclusões;
7. Cronograma.
3 horas
Tarefas que têm que ser realizadas (Tarefas tipo B)
Prioridade Exemplo de tarefa Passos Tempo
2 Preparar uma reunião deequipa
1. Estrutura e assuntos
2. Preparar informações e
distribuir;
3. Argumentos para cada
40 minutos
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
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ponto;
4. Estratégias para pedir
sugestões;
5. Estratégias de controlo de
participação;
6. Encerramento.
Tarefas que têm que ser realizadas (Tarefas tipo C)
Prioridade Exemplo de tarefa Passos Tempo
3 Telefonemas
1. Devolver chamadas
telefónicas a pessoas que
não conseguiram falar
comigo;
2. Fazer telefonemas
urgentes;
3. Preparar telefonema para
dar feedback ao cliente
(atraso no projeto).
40 minutos
4 E-mails
1. Identificar e selecionar;
2. Abrir e responder a
assuntos urgentes;
3. Reencaminhar assuntos
para tratamento.
35 minutos
In Gestão Emocional de Equipas (2008)
1.3.3. Controlo das interrupções e dos telefonemas
Segundo vários estudos, as perdas de tempo no trabalho são originadas
sobretudo por:
 Chamadas telefónicas desnecessariamente longas, repetitivas ou imprevistas;
 Interrupções constantes de colegas, clientes, fornecedores, etc.;
 Falta de pessoal;
 Má perceção das instruções recebidas;
 Perfeccionismo em excesso;
 Dificuldade na gestão de assuntos pessoais;
 Lacunas de formação ou incapacidades;
 Dificuldades e comunicação;
 Indefinição de objetivos;
 Objetivos demasiado ambiciosos;
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
32
 Local de trabalho confuso/ desorganizado;
 Equipamento insuficiente, subdimensionado ou defeituoso;
 Resistência humana à mudança;
 Dificuldade em dizer não;
 Insegurança;
 Fadiga/ doença.
Dado que muitas das perdas de tempo resultam de fatores controláveis
parcialmente, indicam-se algumas formas de o fazer, melhorando cada uma das
atividades desenvolvidas:
 Chamadas telefónicas
o Preparar a chamada com os pontos a abordar
o Cingir-se aos pontos essenciais
o Pedir para ligar mais tarde se estiver ocupado de momento
o Abordar a questão por e-mail sempre que possível
o Escolher a altura do dia mais propícia para efetuar chamadas (aquela em
que houver menos interrupções, que exija menos concentração ou em que
não haja coincidência de prazos)
Ex.: O telefone toca.
- É do escritório do Dr. Morais.
- Posso falar com ele, por favor?
- Lamento, mas o doutor não está.
- Sabe a que horas poderei encontrá-lo?
- Não, desculpe, mas não sei. Quer deixar mensagem?
- Ah, não. Obrigado. Voltarei a ligar mais tarde.
Este exemplo demonstra que a informação que se pretendia receber não foi
conseguida.
Um inquérito recentemente elaborado conduziu ao resultado deprimente de
que 60% das chamadas telefónicas não produziam a informação pretendida à primeira
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
33
tentativa. Provou também que apenas menos de 10% das pessoas que ficavam de ligar
ligavam de facto.
Com formação adequada o/a técnico/a poderá aprender a lidar com uma
chamada deste tipo de forma muito diferente.
- Cumprimento (por exemplo: bom dia).
- Daqui fala o Pedro, da firma Ferreira & Ferreira Lda. O Sr. Morais está?
- Estou a contar que ele volte entre as 3 e as 3 e meia.
- É algum assunto de que eu possa tratar, Sr.Pedro?
- Sim, creio que sim. Poderia...
Quando adiantamos o nosso nome desta forma, incentivamos as pessoas que
estão do outro lado do fio a apresentar-se também. Escapamos, assim, à desnecessária
pergunta “Quem Fala?”, em especial naqueles casos em que o nosso interlocutor acha
que temos a obrigação de lhe reconhecer a voz.
Sabendo com quem estamos a falar, podemos decidir o que lhe vamos
transmitir. Podemos dar-lhe, “notícias más” duma forma positiva. Indicámos-lhe um
período durante o qual o Dr. Morais estará livre para receber e fazer chamadas.
É um fator positivo dar liberdade às pessoas para trabalharem com
independência (e não à sombra de outra pessoa): poupa tempo e satisfaz o desejo de
autonomia das pessoas.
Como preparar a lista de chamadas a fazer?
1. Decida quem vai contactar e pense numa alternativa para o caso de essa pessoa
estar.
2. Anote o número, indicativo, extensão/departamento e mantenha essa
anotação junto de si.
3. Tome umas quantas notas rápidas sobre o que vai dizer ou pedir.
4. Organize todos os papéis a que necessitar de recorrer.
5. Faça a chamada. Nunca deixe o telefone tocar mais de cinco vezes.
6. Quando atenderem o telefone:
a. Diga quem fala;
b. Explique em linhas gerais o que o levou a telefonar;
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
34
c. Envie a mensagem ou a pergunta e verifique se a outra pessoa percebeu
bem.
7. Se não puder obter uma resposta imediata, não fique à espera. Ofereça-se para
telefonar outra vez e combine a hora.
8. Volte a ligar à hora que marcou.
Como ganhar tempo nas chamadas recebidas:
 reduzindo as conversas sociais;
 dando respostas breves e diretas;
 ouvindo ativamente;
 pensando na possibilidade de instalar um atendedor ou voice-mail;
 pensando na hipótese de recusar chamadas numa parte do dia;
 fazendo um resumo do conteúdo da conversa;
 tendo por perto caneta e papel para anotações;
 agradecendo à pessoa por ter ligado;
 se disser que liga de volta, não deixe de o fazer.
Princípios gerais da utilização do telefone no escritório
 os telefones devem ser atendidos tão rápido quanto possível, de preferência
nunca depois dos três toques;
 quem atende, deve ter os conhecimentos necessários;
 quem atende deve ser capaz de encaminhar chamadas para o departamento
adequado;
 as mensagens devem ser corretamente entregues ao destinatário;
 suspenda a chamada se tiver necessidade de falar com outra pessoa;
 se não sabe responder a uma questão, não responda! Assegure ao interlocutor
que liga assim que tiver uma resposta.
 Interrupções
A interrupção de um trabalho leva a que se perca eficácia e levará mais tempo
do que se fosse executado de modo contínuo. Após cada interrupção é necessário
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
35
retomar o encadeamento dos pensamentos anteriores e a fazer um grande esforço de
reflexão. Em duas horas de atividade ininterrupta de trabalho pode-se avançar
rapidamente enquanto, com interrupções frequentes, para efetuar o mesmo trabalho
serão necessárias três ou mais horas. Daí ser importante:
o Arranjar “truques” para quando o interrompem no seu trabalho:
 Continuara olhar para o monitor
 Fazer perguntas fechadas
 Responder com monossílabos
 Não parar ao ser-se interpelado no caminho, etc.
o Dizer que a altura não é oportuna de forma assertiva
o Refugiar-se num local que não favoreça as interrupções
o Desviar a extensão para um colega ou para a caixa de mensagens
1.3.4. Utilização da agenda como recurso estratégico
Seja agenda tradicional (papel) ou eletrónica, a agenda deve ser utilizada como recurso
estratégico:
 anotar acontecimentos importantes num futuro próximo para evitar
esquecimentos;
 usar a função alarme do computador no caso das agendas eletrónicas/ digitais.
As agendas eletrónicas atualmente estão disponíveis em diversos formatos e
permitem:
 Uma forma interativa de gestão do tempo;
 Uma maior rapidez de consulta, uma maior interligação e exploração de
assuntos afins;
 Uma apresentação diária, semanal ou mensal;
 Uma possibilidade de transportar a informação para outra pessoa, outra
máquina ou outro documento;
 Proceder à alteração de dados rapidamente;
 Interligar diversas agendas (chefe e restante equipa);
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
36
 Visualizar fichas para contactos, assuntos, hierarquização de tarefas, etc.;
 Uma cuidada apresentação do produto final.
1.3.5. Otimização das novas tecnologias
A tecnologia rodeia-nos atualmente e é inegável as transformações que impôs
às nossas vidas e ao funcionamento das empresas. Com as inovações tecnológicas que
surgem diariamente, o fluxo de trabalho nas empresas mudou e com ele estabeleceu-
se uma nova forma de relacionamento entre as pessoas e as empresas. Por isso é
crucial saber tirar o melhor partido do que a tecnologia nos tem para oferecer,
melhorando a nossa produtividade, satisfação e bem-estar no local de trabalho,
E-mails
Os e-mails são uma forma muito eficaz para a gestão do nosso tempo mas é
necessário criar determinadas regras quanto à sua utilização. Caso contrário, tornam-
se um enorme desperdiçador de tempo. Então podemos atender a:
 Definir remetente por cores - se tivermos os remetentes definidos por cores,
saberemos quem são os interlocutores prioritários e os que devemos abrir em
primeiro lugar;
 Utilizar a funcionalidade de filtrar o spam (lixo eletrónico) – filtrar os
endereços que não queremos receber para uma pasta específica;
 Estabelecer determinados períodos para consulta e resposta a e-mails –
definir períodos de tempo para consulta dos e-mails (exemplo: uma vez de
manhã, outra ao final da tarde, três vezes por dia, de duas em duas horas, de
meia em meia hora, etc.), dependendo obviamente do quão dependente está
o nosso trabalho da revisão dos e-mails.
Internet
A Internet é um excelente meio ao alcance para pesquisa, recolha de
informação e forma de comunicação. Contudo, caso seja utilizada de forma desregrada,
“navegar na Internet” pode tornar-se um vício e, consequentemente, um
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
37
desperdiçador de tempo. A sua utilização deve estar associada a objetivos e finalidades
perfeitamente definidas. Deve tentar não desviar-se do objetivo a que se propõe,
como por exemplo, entrar em sítios que, apesar de lhe suscitarem curiosidade, vão
descentrá-lo do seu propósito. Aconselham-se as seguintes medidas:
 Definir o objetivo da pesquisa ou consulta – temas, palavras, fontes, sítios, etc.;
 Lista de favoritos organizada – devem adicionar-se os sítios mais importantes
ou de utilização frequente à lista de favoritos, de modo a que estejam sempre
acessíveis quando necessário de forma mais fácil e rápida.
Microsoft Messenger/ WhatsApp
O Messenger ou o WhatsApp ou qualquer outra aplicação digital de
comunicação pode beneficiar bastante a comunicação numa empresa se for utilizado
para fins profissionais e que garantam a eficiência no dia-a-dia de trabalho. Todavia,
quando utilizado abusivamente, indiscriminadamente e com fins exclusivamente
pessoais, constitui um ladrão de tempo. Deve ser utilizado apenas para:
 Esclarecimento de dúvidas de trabalho – utilizado como um meio de
comunicação interna na empresa;
 Assuntos do foro profissional – não deve ser utilizado para conversas triviais e
fora do âmbito do trabalho. Desta forma se utilizamos estas plataformas no
nosso local de trabalho devemos ter uma grande capacidade para não ceder à
tentação de ir verificar as mensagens pessoais enquanto estamos a utilizá-lo
para fins profissionais, especialmente se o acedemos através do telemóvel
pessoal.
2. Organização do Trabalho
A organização do trabalho é, nos dias de hoje, um dos parâmetros de medição
de eficiência e eficácia dos trabalhadores das empresas. É importante ter consciência,
portanto, das nossas ações diárias no que à organização do trabalho diz respeito para
atingirmos níveis mais elevados de produtividade, bem-estar e satisfação global no
local de trabalho.
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
38
2.1. Trabalho em equipa
Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso, e trabalhar em
conjunto é a vitória.”
Henry Ford
A equipa é um conjunto de pessoas que contribuem para alcançar um objetivo
comum, agindo de forma coordenada.
Este sistema necessita de uma gestão inteligente, e de uma constante
monitorização por parte de todos os seus elementos. Os erros cometidos terão de ser
assinalados, as formas de atuação remodeladas, e o sistema reestruturado, para que a
equipa trabalhe sempre de forma eficaz e harmoniosa.
Para que uma equipa funcione é necessário um ingrediente fundamental e
muitas vezes, escasso: tempo. Tempo para que se ajustem as diferenças individuais, se
fomente uma visão partilhada e uma organização interna: papéis, objetivos, perceções
individuais, relações interpessoais, graus de autonomia, etc..
Fatores que determinam as equipas funcionais e disfuncionais:
Retirado de https://www.utad.pt/tutoria/wp-content/uploads/sites/40/2017/docs/trabalho-em-equipa.pdf
Existem vantagens e desvantagens relacionadas com o trabalho em equipa de acordo
com a imagem abaixo indicada:
https://www.utad.pt/tutoria/wp-content/uploads/sites/40/2017/docs/trabalho-em-equipa.pdf
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
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Retirado de https://www.utad.pt/tutoria/wp-content/uploads/sites/40/2017/docs/trabalho-em-equipa.pdf
Para retirar o melhor proveito do trabalho em equipa é essencial uma excelente
organização do trabalho, a definição clara de papéis, funções e responsabilidades,
limites e regras claramente definidos, uma comunicação clara, direta e assertiva entre
os membros, o fortalecimento do espírito de grupo e sem sombra de dúvida um bom
líder, capaz de aproveitar e potenciar o melhor de todos e de cada um em prol da
equipa e da empresa, respeitando as individualidades.
2.1.1. Organização e condução de reuniões
As reuniões fazem parte do dia-a-dia na gestão de uma empresa mas devem, na
medida do possível, seguir as seguintes regras:
 Agendamento por antecipação – é importante que cada participante que seja
informado com uma antecipação razoável que garanta integração da reunião
com as restantes atividades do seu dia-a-dia. E tendo em consideração os seus
compromissos e tarefas (urgentes e importantes)
https://www.utad.pt/tutoria/wp-content/uploads/sites/40/2017/docs/trabalho-em-equipa.pdf
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
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 Planeamento – o plano da reunião cabe ao gestor e implica uma planificação
que contemple os assuntos a tratar, a estrutura e sequência, e os tempos de
discussão para cada assunto;
 Difusão dos temas e pontos a discutir – a difusão por antecipação dos assuntos
a discutir permite que os participantes possam estar melhor preparados,
através do avanço com ideias, propostas, argumentos, etc.. Se todos souberem
o que vai ser tratado vão mobilizar-se e envolver-se mais e, também, estar mais
orientados para os objetivos;
 Orientação para objetivos – asreuniões não devem desviar-se do assunto que
contribui para o alcance dos objetivos a que se propõe, para tal é importante
gerir elementos monopolizadores, atitudes de críticas destrutivas e outros
elementos que inviabilizem a obtenção dos objetivos;
 Ações futuras e compromissos dos participantes – deve terminar com um
balanço sobre o que foi discutido e decidido, com ênfase no avanço dos
trabalhos e com a atribuição de tarefas pelos diversos participantes;
 Cumprimento do tempo estabelecido – deve ser planeada com tempos de
discussão para cada ponto e não se desviar em demasia do tempo previsto para
a mesma;
 Contar com a presença de elementos válidos – é escusada a presença de
elementos que não têm um papel significativo (quer pelo cargo, quer pela
competência que desempenham no projeto);
 Esclarecimento de dúvidas de trabalho – utilizado como um meio de
comunicação interna na empresa;
 Assuntos do foro profissional – não devem ser utilizados para conversas triviais
e fora do âmbito do trabalho.
Antes de se marcar uma reunião deve refletir-se acerca da sua finalidade:
 Qual a necessidade da reunião?
 O que pretende alcançar?
 Qual o tempo necessário/disponível?
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
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Agenda da reunião
 Lista de assuntos que vão ser debatidos;
 Deve ser curta, clara e simples;
 Deve conter data, hora, local e objetivos da mesma;
 Deve indicar os participantes e as suas funções;
 Deve indicar o tempo dedicado a cada ponto da reunião;
 Deve ser sempre distribuído o agendamento antes da reunião.
Aspetos práticos a ter em conta antes da reunião:
 Local (onde?);
 Material necessário (o que preciso?);
 Horário (quando?);
 Função dos participantes (Quem faz o quê?);
 Ordem de trabalhos.
Durante as reuniões
A Principal técnica de que a pessoa que está a dirigir a reunião se deve servir é ser
hábil a colocar as questões que vão provocar discussão, não se afastar do assunto que
está a ser tratado, ir resumindo o que é dito, rejeitar habitualmente o que for
irrelevante e convocar pessoas calmas.
Para que a reunião seja produtiva, os participantes deverão:
1. Estar por dentro do assunto a tratar;
 Saber qual o objetivo da reunião;
 Estar interessados;
 Mostrar-se conscienciosos (em particular no que se refere à preparação
antecipada para a reunião).
2. Chegar à hora marcada e ir munidos dos documentos necessários.
3. Estar preparados para defender com firmeza os seus pontos de vista:
 Não se afastar do assunto;
 Estar disposto a escutar as outras opiniões;
 Deixar-se influenciar dentro de limites razoáveis.
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
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4. Ser disciplinado e paciente:
 Preparar-se para contribuir, dando as suas melhores ideias e relatando a
sua experiência, duma forma sucinta e no momento oportuno.
5. Ser sincero ao aceitar a decisão tomada, submetendo-se ao controlo do
presidente e, ainda, desempenhando a tarefa que lhes for atribuída dentro do
prazo previsto.
6. Poderão também revelar a sua capacidade para:
 Produzir novas ideias.
 Ajudar a esclarecer e a desenvolver as ideias das outras pessoas.
 Escutar.
 Ajudar a manter a discussão dentro do objetivo previsto.
 Pedir esclarecimentos e síntese.
Não deverá permitir que se expressem batalhas interdepartamentais ou
políticas de gabinete, como forma de injetar “ordens de trabalhos” sub-reptícias na
reunião.
Não esquecer ainda que durante a reunião o líder deve:
 Ter disponibilidade para ouvir coisas novas
 Anotar toda a informação útil
 Esclarecer todas as dúvidas na reunião
 Contribuir para a discussão de ideias
 Distribuição de tarefas
2.1.2. Produção de resultados através das reuniões
Uma vez terminada a reunião, o líder da equipa ou a pessoa responsabilizada
por ele, deve:
 Rever as notas tiradas na reunião
 Executar todas as tarefas atribuídas
 Fazer uma planificação do que ainda falta fazer
 Redistribuir as tarefas pendentes pelos colaboradores competentes por forma a
produzir-se o resultado esperado;
0382 - Gestão do tempo e Organização do trabalho
Joana Costa
43
 Monitorizar o trabalho de cada elemento da equipa.
2.1.3. Delegação de tarefas à equipa de apoio comercial
A delegação consiste em encarregar outra pessoa de uma tarefa pela qual
quem delega fica como último responsável. Os princípios fundamentais da delegação
são a autonomia e o controlo.
Saber quando e como delegar é uma pedra basilar na gestão eficaz do tempo
no local de trabalho.
Muitas pessoas não entendem a diferença entre delegar uma tarefa e declinar a
sua responsabilidade nela. Muitos têm receio de delegar, caindo na armadilha de
pensar que é mais rápido e mais fácil se forem eles a fazer tudo.
Porque receamos delegar?
 desejo de perfeccionismo;
 falta de confiança nos colegas mais novos;
 crença de que detemos mais poder se mantivermos o máximo de tarefas
possível;
 continuar com a responsabilidade.
A delegação permite:
 tirar maior partido da sua equipa;
 ter mais tempo para as tarefas que de facto lhe competem;
 ter mais tempo para as suas prioridades.
A delegação promove:
 o desenvolvimento das capacidades do seu pessoal;
 a motivação da sua equipa.
O que é e o que não é delegável
Numa primeira linha de tarefas delegáveis aparecem, sem dúvida, as
vulgarmente designadas de “operacionais de nível inferior”.
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A título de exemplo:
 Atividades repetitivas;
 Operações de menor importância;
 Detalhes que ocupam mais tempo;
 Atividades para as quais, quem delega, se sinta menos preparado.
Pelo contrário, não será uma boa ideia delegar áreas-chave, como, por exemplo,
o planeamento estratégico, a gestão ocasional de crises, os assuntos confidenciais de
recursos humanos, a gestão da carteira de clientes importantes.
Tarefas não delegáveis:
 Liderança: Essencial para impulsionar e administrar um projeto.
 Sistema de recompensas: Estabelecimento de níveis gerais e individuais de
remunerações financeiras e não financeiras significativas;
 Controlo: Trata-se da responsabilidade pela eficácia de desempenhos mais
favoráveis.
 Pessoal: Demonstração de interesse pela carreira e pelo desempenho
pessoal, procedendo a avaliações e tomando decisões confidenciais sobre
promoções, revisões, contratações e demissões.
 Clientes-alvo: Atenção redobrada no relacionamento com estes
destinatários.
 Estratégia: Estabelecimento de planos para o futuro e seleção de meios
para a sua consecução.
 Comunicações: Assegurar a eficiente e regular transparência interna de
informações.
 Resultados: Avaliar os resultados e a aplicação de medidas corretivas no
caso de desvio das metas propostas.
Plano prático de delegação
As cinco fases que um qualquer processo de delegação deve respeitar:
1- Aceitação da responsabilidade por parte do colaborador que vai receber a
delegação;
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2- Transmissão à pessoa habilitada (ao colaborador em quem vai delegar) da tarefa
delegada;
3- Comunicação perfeita – explicitação de todos os pormenores importantes para uma
boa execução da tarefa;
4- Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da
tarefa delegada;
5- Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de
desenvolvimento do colaborador).
2.2. Plano de ação pessoal
O Plano de Ação é o planeamento de todas as ações necessárias e específicas
que serão utilizadas para atingir um resultado final.
Há um ganho significativo em ser flexível ao montar o seu plano de ação, há
várias maneiras de se alcançar um objetivo ou meta. Se um conjunto de ações não der
resultado, um outro poderá dar.
A maioria de nós tem uma visão a curto prazo da vida. Quer fazer o seu
trabalho, chegar a casa e ter tempo suficiente para se divertir. Mas se não tiver uma
visão a longo prazo e nãosouber para onde quer que a sua vida vá, não pode planear
como lá chegar.
Imagine que está a atravessar uma colina, podemos perfeitamente ver os
objetivos que se encontram no primeiro plano e rapidamente os alcançamos (objetivos
a curto prazo). De seguida, existe um plano médio que está menos próximo (objetivos
a médio prazo). O último plano encontra-se nas colinas mais altas e por isso mais
distante (objetivos a longo prazo).
Assim quando planeamos devemos sempre planear estes três níveis:
Objetivos a longo prazo – implicam planeamento e pensar no futuro, e o planeamento
da vida dessa forma depende dos valores. Independentemente da definição dos
objetivos, das estratégias que utilizamos e do esforço que fazemos para a sua
realização, existem sempre obstáculos, situações desconhecidas e inesperadas que por
vezes inviabilizam ou enviesam a sua concretização. Por outro lado, mesmo que os
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definamos, podem existir alterações que são do nosso desejo e, por isso, seguimos
outros caminhos e delineamos outros objetivos. Depois de pensarmos no futuro,
devemos pensar também no passado, pois isso poderá ajudar a evitar não esquecer de
integrar alguns passos fundamentais. Um bom plano responderá sempre a questões: O
quê? Quando? Quem? Onde? Como? Porquê?
Objetivos a médio prazo – são definidos quanto ao seu início e fim. Podem ser
realizados nos próximos meses ou nos próximos anos. Deve formular-se um plano
operacional com um número de metas a atingir e deve possuir medidas para a
concretização da tarefa. É importante que esse plano tenha em consideração a
resposta às questões: O quê? Quando? Quem? Onde? Como? Porquê? Quais são as
suas metas e objetivos para os próximos três meses? O que é importante que termine,
que continue e que inicie? Daqui a um ano ou dois, o que deverá estar diferente?
Objetivos a curto prazo – são tangíveis e imediatamente alcançáveis, salvo algum
impedimento inesperado. Pode ser o que definimos para hoje, amanhã ou até para a
semana.
Precisa de uma ideia objetiva sobre a sua vida futura. Em vez de se ajustar à
vida cedendo às exigências dos outros, reagindo a crises ou simplesmente executando
tarefas por acomodação, pode controlá-la. Mas para o fazer precisa de saber o que
realmente pretende.
O que gostaria de fazer daqui a cinco, dez, vinte anos? O que gostaria de ter
alcançado na idade da reforma? Como gostaria de passar o tempo a partir dai?
Procurar tornar a vida o mais próxima dos sonhos. Definir as suas metas e objetivos na
vida ajudá-lo-á a atingir os seus sonhos ou caminhar na direção deles. Ao definir as
suas metas pode organizar a sua vida de acordo com elas.
A reter…
 Decida o que realmente quer da vida.
 Não tenha receio de desejar as estrelas.
 Utilize a regra 80/20 para decidir o que é importante.
 Lembre-se que pode alcançar grandes feitos dando pequenos passos.
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 Defina as suas metas e objetivos para cada área da sua vida.
 Estabeleça objetivos atingíveis, mensuráveis e positivos.
 Ordene as suas metas e objetivos por prioridades.
 Não desperdice tempo em atividades que não contribuem para as suas metas.
Conclusão
Para uma boa gestão do tempo e organização do trabalho, é importante:
 Definir objetivos
 Gerir prioridades;
 Evitar/gerir/ eliminar os desperdiçadores de tempo;
 Envolver a equipa;
 Avaliar tarefas;
 Aprender a arte da delegação;
 Dar importância à vida além do trabalho;
 Ter consciência da importância da prevenção do stress, para o bem-estar físico
e psicológico.
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Joana Costa
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Bibliografia
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Anexos
Esquema - Resumo
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	1.Gestão do tempo 
	1.1. Auto-avaliação na gestão do tempo
	1.1.1. Tempo como recurso
	1.1.2.Leis e princípios da gestão de tempo
	A – Lei dos ritmos biológicos
	B – Lei de Parkinson
	C – Lei das sequências homogéneas de trabalho
	D – Lei de Pareto (20/80)
	E – Lei da contraprodutividade
	Para além de um certo limite, a produtividade do t
	F – Lei da alternância
	G – Lei da dimensão subjetiva do tempo
	1.1.3.Identificação de características pessoais
	Porque perdemos tempo?
	Características pessoais que nos fazem ganhar temp
	1.1.4.Análise de “desperdiçadores de tempo”
	1.2.1. Determinar metas e objetivos
	Tarefa Importante e urgente – Prioridade 1
	Tarefa Importante e não urgente – Prioridade 2
	Tarefa Urgente, não importante – Prioridade 3
	Tarefa não urgente e não importante: Desperdício d
	Microsoft Messenger/ WhatsApp 
	2.Organização do Trabalho
	2.1.Trabalho em equipa
	Agenda da reunião
	Aspetos práticos a ter em conta antes da reunião:
	2.2.Plano de ação pessoal
	Conclusão
	Bibliografia 
	Anexos