Henrique Machado dos Santos - DOCUMENTOS DIGITAIS - CONSIDERAÇÕES SOBRE OS IMPACTOS DAS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO FRENTE A PRESERVAÇÃO DIGITAL

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DOCUMENTOS DIGITAIS: CONSIDERAÇÕES SOBRE OS IMPACTO S DAS 
TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO FRENTE A PRESERVAÇÃO DIGI TAL 
Digital Documents: Observations on the Impact of Information Technology Face to Digital 
Preservation 
 
Henrique Machado dos SANTOS1 
Daniel FLORES2 
 
 
RESUMO: 
Os constantes avanços das tecnologias da informação proporcionaram a produção e disseminação 
de documentos digitais. Entretanto os mesmo avanços desencadeiam a obsolescência das 
tecnologias, que pode ocasionar a perda destes documentos digitais. Desta forma, o presente 
trabalho tem por objetivo realizar uma reflexão sobre os impactos das tecnologias da informação 
com relação a preservação de documentos digitais. A metodologia consiste na breve revisão de 
literatura composta por materiais previamente publicados que são analisados de forma qualitativa. 
A questão da preservação digital é levantada como uma alternativa para minimizar os efeitos da 
obsolescência tecnológica. Mesmo assim, ainda não há uma solução definitiva para o problema, 
mas sabe-se que é preciso conscientizar os custodiadores desta documentação para implementar 
políticas e estratégias de preservação digital. 
 
Palavras-chave: Tecnologia da informação. Documento digital. Obsolescência tecnológica. 
Preservação digital. 
 
ABSTRACT : 
The constant advances in information technology have provided the production and dissemination 
of digital documents. However the same advances trigger the obsolescence of technologies, which 
may cause the loss of these digital documents. Thus, this study aims to develop a reflection on the 
impacts of information technology in relation to preservation of digital documents. The 
methodology consists of brief literature review consists of previously published materials that are 
analyzed qualitatively. The issue of digital preservation is raised as an alternative to minimize the 
effects of technological obsolescence. Even so, there is still no definitive solution to the problem, 
but it is known that it is necessary to provide custodians of this documentation to implement 
policies and digital preservation strategies. 
 
Keywords: Information technology. Digital document. Technological obsolescence. Digital 
preservation. 
 
 
1 Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal de Santa Maria, membro do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM: 
GED/A. E-mail: henrique.gralha@gmail.com 
2 Doutor em Documentação pela Universidade de Salamanca (Espanha), professor do Curso de Arquivologia e do 
Mestrado em Patrimônio Cultural da Universidade Federal de Santa Maria, líder do Grupo de Pesquisa CNPq-UFSM: 
GED/A. E-mail: dfloresbr@gmail.com 
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1 INTRODUÇÃO 
 
Vive-se em um cenário de constantes avanços na área das tecnologias, dentre estes, 
destacam-se as tecnologias da informação, as quais revolucionaram os meios de criação, 
armazenamento e transmissão de dados. Parte destes dados, quando estruturados e registrados, se 
tornarão documentos, ou seja, um registro dotado de potencial administrativo, jurídico, probatório, 
cultural ou informacional. 
Com o passar dos tempos o documento se tornou mais complexo, isto pode ser atribuído ao 
progresso científico e tecnológico proveniente do século XIX. Desta forma, ocorreu uma rápida 
mudança em diversos campos do conhecimento e em suas relações interdisciplinares, 
proporcionando o surgimento de novas profissões e especialidades (PAES, 2004, p. 16). Dentro 
desta questão de complexidade do documento é apontada a sua expansão para o meio digital. O fato 
de documentos serem produzidos por meio de computadores revolucionou a sua própria concepção, 
expandindo suas fronteiras e redefinindo teorias, principalmente no campo da Arquivologia e 
Ciência da Informação. 
A tecnologia da informação mudou as formas de produção, difusão e acesso ao 
conhecimento e isto se refletiu nos documentos. E com a disseminação da Internet foi possível 
encurtar as noções de tempo e espaço para a transmissão dos documentos (DORNELES; CORRÊA, 
2013). Logo, há uma quantidade valiosa de documentos e conhecimentos sendo compartilhada em 
formato digital, e parte significativa destes registros não possuem um equivalente em meio 
tradicional, ou seja, impresso. 
Considerando as questões apresentadas, este artigo tem por objetivo realizar uma reflexão de 
caráter introdutório sobre os impactos das tecnologias da informação e a influência dos documentos 
digitais na sociedade contemporânea. Destacam-se também os riscos aos quais estes registros estão 
sujeitos, apontando questões pertinentes quanto a sua preservação em longo prazo. A metodologia 
aplicada consiste numa brevíssima revisão de literatura de materiais previamente publicados. 
Assim, os dados coletados são analisados de forma qualitativa e distribuídos em seções temáticas. 
 
2 O PARADOXO DA EVOLUÇÃO DAS TECNOLOGIAS E DA FRAGILIDADE DOS 
DOCUMENTOS DIGITAIS 
 
Os métodos de registro se transformaram conforme a evolução das civilizações, isto 
compreende desde os desenhos nas cavernas, passando pelos pergaminhos, pelo papel, até chegar 
aos documentos digitais. Dentre as mudanças ocorridas pode-se destacar a forma do documento, 
inicialmente apenas textual, que posteriormente se expandiu. 
A capacidade de processamento dos computadores evoluiu assim como a qualidade dos 
softwares disponíveis, e isto impulsionou o surgimento de documentos na forma textual, sonora, 
imagens fixas e imagens com noção de movimento. Da mesma forma, surgiram documentos 
complexos contendo estes diferentes tipos de informação que representam um único documento 
(BODÊ, 2007). Além disso, observa-se que a diversidade da informação digital não se limita aos 
tipos, há também dentro dos próprios tipos (THIBODEAU, 2002). Dentro da categoria imagens 
fixas tem-se subcategorias que são diferentes formatos de arquivo, por exemplo, “tif”, “jpg” e “png” 
são diferentes formatos de arquivo que podem representar a mesma imagem fixa. A mesma 
subdivisão que ocorre com as imagens fixas também ocorre com os documentos textuais, sonoros, 
imagens com noção de movimento e documentos complexos. Há um universo de tecnologias sendo 
desenvolvidas e já em uso pela sociedade, desta forma, os acervos precisam trabalhar com 
documentos de diversas naturezas. 
As tecnologias transformaram os hábitos e os costumes da sociedade, implicando assim, em 
novas perspectivas de consumo e possibilidades de negócios. Logo, ocorreu uma adaptação do 
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passado ao contexto atual, que por vezes disfarça a própria mudança. No entanto, é preciso 
compreender que o passado deixou um profundo legado, o qual é a base para influenciar o 
contemporâneo (LOPES, 2004). 
Observa-se que os computadores facilitaram a gestão e o acesso às informações, logo, o 
advento do documento digital desencadeou uma gama de vantagens como a economia de espaço 
físico e o acesso mesmo que à distância. No entanto, os documentos digitais possuem 
complexidades e especificidades decorrentes de sua natureza digital. Desta forma, tanto a 
obsolescência tecnológica, quanto o uso inadequado dos computadores, podem levar a perca de 
documentos relevantes, deixando lacunas irrecuperáveis nos acervos. Logo, a ausência de 
procedimentos de segurança e preservação ameaçam a presunção de autenticidade e os níveis de 
confiabilidade dos documentos digitais, pois eles podem ser facilmente alterados, duplicados, 
convertidos, e falsificados sem deixar vestígios aparentes (CORRÊA, 2010; FERREIRA, 2006; 
PAES, 2004; ROCHA; SILVA, 2007). Pode-se dizer que os documentos digitais apresentam 
vantagens e desvantagens adicionaisquando comparados aos documentos convencionais. 
Há notáveis diferenças entre o documento digital e o tradicional além dos mecanismos de 
produção e armazenamento, como, por exemplo, a leitura direta e a relação inseparável do suporte. 
A informação do documento digital é codificada em bits, assim, a leitura é mediada por softwares, 
igualmente codificados em bits, os quais somente são acessíveis através de computadores 
(RONDINELLI, 2013). Neste sentido, há transformações nos métodos de interação entre os 
indivíduos, bem como na concepção do documento. Pode-se dizer que estas mudanças mediadas 
pelas tecnologias da informação são apenas transformações decorrentes dos avanços desta época e 
não uma ruptura com os registros do passado. 
Entretanto, ao passo que as tecnologias continuam a evoluir, estas vão substituir as velhas 
tecnologias que serão descartadas de forma rápida. As novas tecnologias são aceitas visando ganhar 
maior eficiência, eficácia, ou vantagem competitiva. Porém é fundamental que não se perca a 
capacidade de acessar documentos digitais de caráter histórico (HEMINGER; ROBERTSON, 
2000). Neste sentido é fundamental garantir a compatibilidade entre os formatos e as versões dos 
documentos, caso contrário poderá ocorrer erros de leitura, inacessibilidade e até mesmo a 
corrupção de dados, levando a perda de documentos digitais. 
Destaca-se que os ciclos de obsolescência são cada vez mais curtos, assim, as tecnologias 
tornam-se ultrapassadas com uma velocidade cada vez mais rápida. Neste contexto de inovação e 
renovação é preciso coerência para não perder documentos de valor ímpar para a sociedade, no 
entanto esta preocupação ainda é pouco discutida. 
Ressalta-se que a desenfreada demanda por tecnologias da informação vem afetando as 
instituições gestoras de documentos, e assim, conceitos e técnicas de gestão documental estão sendo 
ignorados pela eficiência administrativa. Desta forma, documentos digitais que precisam ser 
preservados em longo prazo, não vêm recebendo o tratamento necessário (INNARELLI, 2011). E 
desta forma, a negligência está desencadeando problemas institucionais que deixam lacunas 
irrecuperáveis na memória social e organizacional. 
A evolução das tecnologias ocorreu visando a produção e a disseminação, ou seja, durante o 
seu desenvolvimento nunca houve a preocupação em preservar o material produzido. Erros como 
este já vem impactando em perdas definitivas de documentos digitais, dentre elas, a degradação das 
mídias de armazenamento e a incompatibilidade dos equipamentos de hardware e software. 
Realmente, as mídias de armazenamento representam uma preocupação adicional, pois uma 
vez que o documento é perdido fisicamente não há como recuperá-lo. Observa-se que a evolução 
das mídias mostra um cenário preocupante, segundo Conway (2001) a capacidade de registrar 
informações aumentou, entretanto a durabilidade das mídias de armazenamento foi reduzida de 
modo equivalente (CONWAY, 2001). Ou seja, atualmente um maior volume de dados está sendo 
armazenado por mídia e estas mídias possuem durabilidade cada vez menor, o que configura um 
alto fator de risco para a guarda em longo prazo. 
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Resumidamente, a evolução das tecnologias da informação apresenta um ponto contraditório 
que é a rápida obsolescência bem como a sua vulnerabilidade das mídias de armazenamento. Desta 
forma, documentos que devem ser preservados em longo prazo são armazenados em mídias de curta 
duração e acessados através de um contexto de hardware e software que está em constante 
mudança. Salienta-se que não há como prever os avanços das tecnologias da informação, mas sabe-
se que é preciso preservar os documentos que serão produzidos no futuro para as gerações 
subsequentes. 
 
3 O DESAFIO E A MISSÃO DE PRESERVAR DOCUMENTOS DIGITAIS EM LONGO 
PRAZO 
 
Tendo em vista que os documentos digitais estão constituindo parte significativa da 
memória coletiva, bem como parte das funções administrativas em geral, torna-se fundamental a 
salvaguarda destes registros de modo que cumpram as funções para as quais foram criados. No caso 
dos materiais criados com fins culturais, estes deverão ser preservados de forma permanente, assim 
como os documentos que adquirirem valor histórico após uma criteriosa avaliação. Sem entrar em 
detalhes das atividades de avaliação de documentos, função da Arquivologia, ressalta-se a 
necessidade de garantir o acesso em longo prazo a estes materiais digitais. 
O advento da internet e o desenvolvimento de ferramentas de acesso à informação 
impulsionaram soluções orientadas ao armazenamento e a gestão em meio digital. Logo, a 
preservação digital de longo prazo vem surgindo em meio à expansão das tecnologias da 
informação e comunicação (MÁRDERO ARELLANO, 2008). 
A prática de preservação digital consiste em garantir que os documentos digitais sejam 
acessados e interpretados corretamente por tecnologias futuras, as quais são diferentes das usada no 
momento da criação do documento (FERREIRA, 2006). Desta forma, a preservação digital consiste 
no conjunto de procedimentos e esforços para preservar e garantir o acesso em longo prazo com 
garantias de integridade e autenticidade. Para isso, é preciso definir uma política de preservação que 
disponha de tecnologias adequadas e dos recursos necessários para estabelecer uma infraestrutura 
confiável para a execução dos métodos de preservação digital. 
No atual contexto de incertezas, as atividades de preservação digital emergem com urgência, 
pois enquanto a tecnologia avança novos formatos de documentos são criados e a sua complexidade 
vai aumentando. Pode-se dizer que o risco eminente da perca é muito maior do que se possa 
imaginar. 
A pesquisa, o ensino e a sociedade em geral dependem da informação digital. Logo, o 
avanço do conhecimento requer a preservação e a garantia de acesso a esses registros por 
tecnologias do futuro. Além disso, deve-se garantir que os dados serão interpretados corretamente 
pelos usuários (SAYÃO, 2010). Observa-se que a preservação digital adiciona um conjunto de 
novos desafios para bibliotecas e arquivos que vai além da tarefa existente de preservar o 
patrimônio documental em formatos tradicionais (HEDSTROM, 1998). No contexto atual, é preciso 
preservar documentos digitais e tradicionais, ambos serão produzidos de forma aleatória, não se 
sabe o que será digital e o que será em formato tradicional, apenas conhece-se a sua relevância 
como registro. Tendo estas questões em vista é preciso planejar e implementar políticas e 
metodologias capazes de efetuar a manutenção destes novos registros documentais. 
Diversos estudos como os de Ferreira (2006), Márdero Arellano (2008), Rothenberg (1999), 
Santos e Flores (2014), Santos (2005), Saramago (2002), Thibodeau (2002), e Thomaz (2004), vem 
apresentado estratégias de preservação digital, que são procedimentos operacionais que visam a 
manutenção da integridade dos documentos digitais. Estes trabalhos destacam, principalmente, as 
estratégias de migração, emulação, encapsulamento, refrescamento e preservação da tecnologia. Há 
de se destacar que há outras estratégias sendo debatidas, mas estas são as mais encontradas na 
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literatura especializada, além disso, não há estratégia que solucione todos os problemas decorrentes 
da obsolescência tecnológica. 
De certa forma, as instituições e as pessoas que custodiam documentos digitais devem 
atentar para o planejamento, a definição de políticas, os investimentos em infraestrutura, e a escolha 
de estratégias de preservação digital. Caso contrário, não haverá nenhuma garantia de recuperação 
destes materiais. 
 
4 PALAVRAS FINAIS 
 
Tendo em vista os constantes avanços das tecnologias da informação e a sua aceitação pela 
sociedadede modo geral, pode-se vislumbrar um cenário de dependência, que muitas vezes passa 
despercebido pelos indivíduos de modo geral. Há um grande volume de dados sendo produzido e 
armazenado em meio digital e que não vem recebendo um tratamento adequado. 
O contexto em que se vive é de grande produção de documentos de valor cultural, histórico 
e informativo, por intermédio de computadores. Entretanto este patrimônio documental encontra-se 
ameaçado pelos riscos de perda e inacessibilidade. A própria evolução tecnológica acaba por 
aumentar estes riscos, tecnologias vão se tornando obsoletas e ficando “esquecidas”, e por vezes, os 
documentos produzidos nestas tecnologias obsoletas não recebem tratamento, ou seja, não são 
submetidos a estratégias de preservação digital. 
Por fim, destaca-se a importância de desenvolver um plano de preservação a partir de uma 
equipe multidisciplinar contemplando profissionais das áreas de Administração, Arquivologia, 
Ciência da Informação, Informática, entre outras que orem necessárias. Além do mais, a instituição 
que custodia materiais digitais deverá dispor de recursos técnicos e financeiros suficientes para 
atender a demanda de preservação em longo prazo. Considerando que ainda não há uma solução 
imediata para o problema, assim, é necessário incentivar a pesquisa da preservação em longo prazo, 
com o objetivo de explorar a prática, além de preencher lacunas teóricas. 
 
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