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Setor protocolo, termos 
específicos e arquivos especiais
Fabrício Mariano
Setor protocolo
Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, 
distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
A função do setor de protocolo é autenticar a entrega de um documento 
ou evidência de uma deliberação ou fato que precise ser anotado ou regis-
trado. Uma vez definida a protocolização do documento deverão ser anota-
dos abaixo do carimbo o número e a data da primeira distribuição e código 
do assunto a que se refere, elaborando, assim, um resumo do assunto a ser 
lançado na ficha de protocolo.
Resolução de questões
1. (Arquivologia – Cesgranrio) Uma ficha apresenta os seguintes dados: 
procedência, data de entrada, data do documento, número, código do 
assunto, espécie, número de origem, assunto, distribuição, data, rece-
bido. Trata-se de uma ficha de:
a) descarte.
b) destinação.
c) avaliação.
d) provisão.
e) protocolo.
Solução:
 Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, registro, classifica-
ção, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
Logo, a ficha de protocolo armazena informações sobre a movimenta-
ção do arquivo.
 Gabarito: E
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* Mestre em Economia 
pela Wisconsin Internatio-
nal University. Pós-gradu-
ado em Finanças e Gestão 
Corporativa pela Univer-
sidade Candido Mendes 
(UCAM). Graduado em 
Física pela Universidade 
Federal do Rio de Janeiro 
(UFRJ).Professor do Ins-
tituto de Administração 
do Rio de Janeiro (IARJ). 
Professor de cursos pre-
paratórios para concursos.
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Setor protocolo, termos específicos e arquivos especiais
2. (UFRJ/Arquivista) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer crité-
rios que visam otimizar sua administração de maneira coerente e efi-
caz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre 
a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o 
que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem res-
peito, visando não apenas a eliminação, mas, principalmente, assegurar 
a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: 
os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para 
atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura 
deve ser total. Essa noção remete à interpretação do plano de:
a) descarte.
b) destinação.
c) levantamento.
d) organização.
e) triagem.
Solução:
 Destinação é o ato de decidir o que fazer com a massa documental.
 Gabarito: B
Terminologia específica
A seguir, algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.
Acervo � : é o conjunto de documentos de um arquivo.
Acesso � : é a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, 
caso este seja liberado por autoridade competente e esse documento 
seja sigiloso, temos a desclassificação desse material de arquivo.
Administração de arquivo � : é a direção, supervisão e coordenação das 
atividades administrativas e técnicas de uma instituição.
Administração de documento � : metodologia de programas para con-
trolar: criação, uso, normalização, manutenção, guarda, proteção e 
destino de documentos.
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Amostragem � : técnica de seleção de documentos representativos de 
um conjunto.
Anexação � : juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, para refe-
rência, o número do processo mais antigo.
Anexo � : documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de 
conteúdo, em caráter definitivo.
Apensação � : juntada em caráter temporário, feita com o objetivo de 
elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a 
sua identidade e independência.
Apenso � : documento juntado a processo sem contudo passar a inte-
grá-lo.
Arquivista � : profissional de arquivo de nível superior.
Arquivística � : princípios e técnicas.
Arquivo administrativo � : arquivo com predominância de documen-
tos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição; 
expressão usada em oposição a arquivo técnico.
Arquivo técnico � : arquivo com predominância de documentos decor-
rentes do exercício das atividades-fim de uma instituição; expressão 
usada em oposição a arquivo administrativo.
Arranjo � : processo que, na organização de arquivos permanentes, con-
siste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das sé-
ries dentro dos fundos.
Atividade-fim � : expressão que designa as atividades desenvolvidas 
em decorrência da finalidade de uma instituição.
Atividade-meio � : expressão que designa as atividades que dão supor-
te à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Avaliação � : processo de análise e seleção de documentos de arquivo, 
que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são 
atribuídos.
Ciclo vital dos documentos � : sucessivas fases por que passam os do-
cumentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guar-
da permanente.
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Classificação � : organização dos documentos de um arquivo ou cole-
ção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. 
É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, 
selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e 
determinar o código para a sua recuperação; ato pelo qual se atribui a 
documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de 
acesso. Também chamada classificação de segurança.
Descarte ou eliminação � : exclusão de documentos do acervo de um 
arquivo, após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma ins-
tituição ou pessoa.
Descrição � : conjunto de procedimentos que, levando em conta os ele-
mentos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, repre-
sentam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Dossiê � : unidade de arquivamento pertinente a um determinado as-
sunto ou pessoa.
Espécie de documento � : é o seu aspecto formal: filme, planta, ata etc.
Fundo ou núcleo � : a principal unidade de arranjo estrutural fundamen-
tado no princípio da proveniência, que é o princípio segundo o qual 
devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos prove-
nientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.
Fundo aberto � : conjunto ao qual podem ser acrescentados novos do-
cumentos, em função do gerador do arquivo continuar em atividade. 
Também referido como núcleo aberto.
Fundo fechado � : fundo que, em função do fato do gerador do arquivo 
não se encontrar mais em atividade, não receberá acréscimos de do-
cumentos de data posterior à sua existência. Também referido como 
núcleo fechado.
Gêneros de documentos � : designação dos documentos segundo as-
pectos de sua representação nos diferentes suportes: textuais, audio-
visuais, iconográficos.
Índice � : lista sistemática para facilitar a localização.
Juntada � : ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a ou-
tro. Termo também aplicado à junção de documentos a um processo.
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Protocolo � : denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação de docu-
mentos em curso.
Tabela de equivalência � : instrumento de pesquisa auxiliar que dá equi-
valência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, 
em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.
Valor probatório ou valor legal � : valor intrínseco que permite a um 
documento de arquivo servir de prova legal.
Resolução de questões
1. (TSE – Técnico Judiciário – CESPE) Uma das espécies documentais mais 
utilizadas nos órgãos do Poder Judiciárioé o processo. É comum a jun-
tada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. 
A juntada por anexação significa:
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em 
matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo 
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo in-
teressado e que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, 
desde que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões re-
cursais relativas a um mesmo interessado.
Solução:
Anexação � : juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, para 
referência, o número do processo mais antigo.
Apensação � : juntada em caráter temporário, feita com o objetivo de 
elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo 
a sua identidade e independência.
 Gabarito: B
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2. (TRE/PB – Técnico Judiciário – FCC) A qualidade pela qual os documen-
tos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura 
e o funcionamento da instituição responsável por sua acumulação é 
conhecida como
a) valor probatório.
b) prescrição.
c) jurisprudência.
d) princípio da proveniência.
e) vigência.
Solução:
Valor probatório ou valor legal � : valor intrínseco que permite a um 
documento de arquivo servir de prova legal.
 Gabarito: A
3. (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC) Quando o arquivo de uma entida-
de passa a conviver com o de outras, nas instituições de guarda per-
manente de documentos, recebe o nome de
a) série.
b) setor.
c) grupo.
d) seção.
e) fundo.
Solução:
Fundo ou núcleo � : a principal unidade de arranjo estrutural funda-
mentado no princípio da proveniência, que é o princípio segundo o 
qual devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos 
provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.
 Gabarito: E
4. (UFRJ/Arquivista) Receber o documento, ler o documento identifican-
do o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o 
seu conteúdo, localizar o código, utilizando o índice, quando necessá-
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rio, anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) 
folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas corres-
pondentes às operações de:
a) prescrição.
b) notação.
c) avaliação.
d) classificação.
e) restauração.
Solução:
Classificação � : organização dos documentos de um arquivo ou 
coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de 
Arranjo. É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de do-
cumentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser 
arquivados e determinar o código para a sua recuperação.
 Gabarito: D
5. (UFRJ/Arquivista) Muitas instituições produzem e acumulam docu-
mentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critérios técnicos ou 
científicos, incorrendo em problemas de difícil solução para os arqui-
vistas. Assim, garantir condições de conservação da documentação de 
valor permanente, aumentar o índice de recuperação da informação, 
conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa docu-
mental dos arquivos são objetivos da:
a) descrição.
b) indexação.
c) avaliação.
d) disseminação.
e) codificação.
Solução:
Avaliação � : processo de análise e seleção de documentos de arqui-
vo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que 
lhes são atribuídos.
 Gabarito: C
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Arquivos especiais e especializados
Arquivos especializados são aqueles que têm sob sua custódia os docu-
mentos resultantes da experiência humana em um campo específico. Pode 
reunir vários gêneros em relação a um único assunto. Por exemplo, arquivo 
médico, arquivo de engenharia etc.
O arquivo especial é composto de documentos arquivísticos, de gêneros 
diferentes do textual (materiais), como o arquivo audiovisual, iconográfico, 
cartográfico. Dependem do auxílio de uma tecnologia para que o conteúdo 
seja acessado. Também podem ser definidos como arquivos que têm sob sua 
guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo, por essa razão, 
tratamento especial.
Sendo assim, os arquivos especiais e especializados estão inseridos no 
campo da Arquivologia e dispõem de técnicas corretas para sua organiza-
ção. Para o arquivista o que importa é a informação, independente do supor-
te (papel, CD, DVD etc.).
Arquivos especiais
Arquivo fotográfico
Um documento fotográfico é uma fotografia em positivo ou negativo. O 
método de arquivamento para esse tipo de arquivo é desenvolvido em cinco 
fases: recepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.
Recepção e identificação � : as unidades responsáveis pela emissão das 
fotografias devem encaminhá-las juntamente com os negativos ao 
arquivo com as informações necessárias ao seu registro (data, local, 
evento, identificação das pessoas). É necessário um canal aberto entre 
as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida.
Preparo � : o método numérico é o mais adequado no arquivo fotográ-
fico devido à simplicidade e recuperação. A fotografia recebe um nú-
mero de registro no seu verso, esse número do verso da fotografia será 
atribuído também a seu negativo, envelope ou pasta.
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Registro � : depois de numerados, retiram-se das fotografias todos os 
elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes, 
assuntos, eventos, datas, lugares etc.
Arquivamento � : devido aos diferentes suportes, podemos dividir a 
guarda do material em três arquivos : fotografia, negativo, álbum. 
Pesquisa � : meio de recuperar a informação visual organizada pelo ar-
quivamento.
Conservação � : para evitar ação da umidade, as fotografias devem ser 
guardadas soltas em pastas suspensas, que contenham o mesmo nú-
mero de registro dado a elas, em ordem crescente.
Identificação de pessoas � : folha de papel cristal, sobre o qual se dese-
nha o contorno das cabeças, numerando-se e relacionando abaixo os 
nomes correspondentes.
Negativo � : os negativos devem ser arquivados individualmente em en-
velopes próprios para esse fim. O número correspondente ao negativo 
deve ser transcrito em uma tira de reserva.
Álbum � : arquivo em separado, pois não possui padrão.
Arquivos de fita magnética/filme/disco
Fita magnética é uma fita recoberta por uma camada magnética, capaz de 
armazenar informações sob a forma de sinais eletromagnéticos. O processo 
de arquivamento é semelhante aos aplicados no arquivo de fotos. Também 
se utiliza o método numérico.
Banco de dados ou fichas � : índice remissivo contendo informações 
que irão auxiliar a pesquisa.
Fita � : tempo de duração e data de gravação, comprimento da bitola do 
filme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, rotação.
Arquivos de recortes de jornais
Em geral, são arquivos por assunto, podendo utilizar qualquer um dos 
métodos usuais (dicionário, enciclopédico, decimal etc.).
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Automação
O suporte é o próprio computador, são os bancos de dados em que são 
armazenados registros sobre determinado assunto.
Microfilmagem
A microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documen-
to, em formato altamentereduzido. Início em 1835 com a reprodução de 
diminutas imagens fotográficas, gera economia de espaço, racionalização da 
informação, integridade da informação e versatilidade na duplicação.
O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio 
de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficien-
te, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e a baixo custo.
Arquivos digitais
As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais 
produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital. 
Governos, organizações e cidadãos podem utilizar o documento digital como 
fonte de prova e informação, além de garantia de direitos.
Os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à obsoles-
cência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar 
em risco o patrimônio arquivístico digital.
De acordo com o artigo 1.º, §2.º, Resolução 20, de 16 de julho de 2004,
Art. 1.º [...]
§2.º Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado 
em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São 
exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio 
eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em 
movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
No caso de documentos informáticos ou eletrônicos, existe a possibilida-
de de armazenamento de grande quantidade de informação em um espaço 
altamente reduzido, ou seja, mais informação armazenada utilizando menor 
quantidade de suporte.
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Metadados
Metadados (DD ou Dicionário de Dados), ou Metainformação, são dados 
sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata 
aquele dado, geralmente uma informação inteligível por um computador.
Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, 
que costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, 
devem acompanhar o documento digital no momento da transferência ou 
recolhimento.
Exemplos: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produ-
ção, data da transmissão, data do recebimento etc.
Resolução de questões
1. São imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso 
dos documentos digitais:
a) metadados.
b) softwares.
c) autor do documento.
d) tamanho dos arquivos.
e) data de criação do documento.
Solução:
 Os metadados asseguram a autenticidade de documentos digitais, 
além de auxiliar no processo de compreensão destes.
 Gabarito: A
2. Disco flexível (disquete) e disco rígido (winchester) são exemplos de 
suporte:
a) informático.
b) sonor.
c) micrográfico.
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d) iconográfico.
e) filmográfico.
Solução:
 Disquete e disco rígido são suportes informáticos, assim como o papel 
é um suporte textual.
 Gabarito: A
3. (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC) No mundo dos documentos ele-
trônicos,
a) o princípio da proveniência é substituído pelo da pertinência.
b) há densidade máxima de informação em um mínimo de suporte.
c) a descrição deve privilegiar os instrumentos seletivos.
d) não há necessidade de proceder à avaliação.
e) a classificação por assunto é preferível à abordagem funcional.
Solução:
 Os documentos eletrônicos permitem uma grande quantidade de 
informação em pequenos espaços, ou seja, há densidade máxima de 
informação em um mínimo de suporte.
 Gabarito: B
4. (UFRJ/Arquivista) “Documento elaborado por meio de um computa-
dor, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e ou-
tros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias 
eletrônicas de massa”, é o documento:
a) sistemático.
b) mutável.
c) sonoro.
d) imagnético.
e) eletrônico.
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Solução:
 Documento eletrônico é o gênero documental integrado por documen-
tos em meio eletrônico, ou somente acessíveis por equipamentos ele-
trônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.
 Gabarito: E
Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro. 
Academia, 2010.
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONÍVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONÁRIO de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. 
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organização de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de 
Janeiro: FGV, 2005.
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